ISER hanke Esiselvityksen ohjausryhmä 10.12.2010 Itä-Suomen sairaanhoitopiirin muodostaminen HANKESUUNNITELMA Alustava
Tausta Kuopion yliopistosairaalan erityisvastuualueen strategiaohjelmassa (ERVA strategia) esitettiin mm., että Itä-Suomen alueella toimivien Etelä-Savon, Itä- Savon ja Pohjois-Savon sairaanhoitopiirien sekä Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymän (jäljempänä kuntayhtymät) sekä näiden jäsenkuntien kesken selvitetään mahdollisuudet Itä-Savon sairaanhoitopiirin muodostamiseksi. Asiassa on edetty kuntayhtymien ja kuntien kesken käytyjen keskustelujen pohjalta valmistelemalla tätä varten muodostetussa yhteisessä ohjausryhmässä em. järjestelyä koskeva esiselvitysraportti (ks. liite 1). Tästä 13.06.2010 valmistuneesta raportista on saatu marraskuun 2010 alkuun mennessä Itä-Suomen kuntayhtymien ja niiden jäsenkuntien sekä Itä-Suomen Yliopiston lausunnot. Saaduissa lausunnoissa on otettu lausuntopyynnön mukaisesti kantaa siihen, katsovatko lausunnonantajat, että Itä-Suomen sairaanhoitopiirin muodostamista koskevaa valmistelutyötä voidaan jatkaa laaditun esiselvitysraportin pohjalta. Lausunnoissa on myös esitetty näkemyksiä ja evästystä asian jatkovalmistelua varten. Kaikki lausunnon antajat Iisalmen kaupunkia lukuun ottamatta katsoivat, että asian valmistelua tulee jatkaa esiselvityksen linjanvetojen pohjalta. Yhteenveto lausuntoihin sisällytetyistä, jatkovalmistelua koskevista evästyksistä on tämän hankesuunnitelman liitteenä 2. Kun lausunnonantajat (yhtä lukuun ottamatta) katsovat valmistelutyön jatkamisen perustelluksi, esitetään tässä hankesuunnitelma jatkovalmistelua varten. Hankesuunnitelmassa on otettu huomioon saaduissa lausunnoissa annetut evästykset. Tässä esitettävä hankesuunnitelma on laadittu lausunnoilla olleen esiselvityksen valmistelleessa valmisteluvaiheen ohjausryhmässä. Hankesuunnitelma on alustava, ja se käsitellään vielä hankkeelle muodostettavassa ohjausryhmässä. Hankkeen tavoitteet ja tehtävät Tässä esitettävän hankesuunnitelman tarkoituksena on kuvata Itä-Suomen sairaanhoitopiirin muodostamista koskevan valmistelutyön (jäljempänä ISER hanke) sisältö, tehtävät ja työvaiheet, hankeorganisaatio, aikataulutus, tarvittavat resurssit, hankkeen kustannukset ja rahoitus sekä hankkeen aikaista viestintää koskevat menettelytavat. Hankesuunnitelma perustuu lausunnoilla olleeseen esiselvitykseen, jonka mukaan Itä-Suomen sosiaali- ja terveydenhuollon erityispalveluita varten muodostetaan uusi kuntayhtymämuotoinen organisaatio (jäljempänä ISER yhtymä). Järjestelylle on esiselvityksessä asetettu seuraavia päätavoitteita: ISER yhtymän tulee turvata tulevissa terveydenhuollon kasvavien tarpeiden ja niukkenevan talouden vaatimuksia koskevissa oloissa erikoissairaanhoidon ja lainsäädännön tarkoittamien muiden sosiaali- ja terveydenhuollon erityispalvelujen saatavuus tasapuolisesti Itä-Suomen väestölle 2
ISER yhtymän tulee varmistaa yliopistollisena työnantaja-organisaationa erityispalvelujen henkilöstön osaaminen ja saatavuus nähtävillä olevassa vaikeutuvassa työvoimatilanteessa ISER yhtymässä painotetaan tuottavuuden ja vaikuttavuuden parantamista hyödyntämällä muodostuvan suuren organisaatiokokonaisuuden antamia mahdollisuuksia mm. työnjaon kehittämisessä, toiminnallisten päällekkäisyyksien poistamisessa sekä oheis- ja tukipalvelujen rationaalisessa järjestämisessä Em. tavoitteiden toteuttamiseksi ISER hankkeen tehtävänä on saada aikaan ehdotus Itä-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän perustamissuunnitelmaksi, laatia ehdotus Itä-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän perussopimukseksi, valmistella toimenpide-ehdotukset kuntayhtymän perustamisesta aiheutuvien järjestelyjen toteuttamista koskevaa päätöksentekoa varten, huolehtia ehdotusten saattamisesta kuntiin ja kuntayhtymiin päätettäväksi mm. erikseen sovittavia esittelytilaisuuksia, hankeaikaista viestintää ja informaatiota järjestäen sekä käynnistää kuntien ja kuntayhtymien perustamispäätösten perusteella toimeenpanovalmistelu. Em. tehtävät kuvataan lähemmin jäljempänä vaiheittain. Hankekokonaisuus Kyseen ollessa merkittävästä rakenteellisesta uudelleenjärjestelystä Itä-Suomen erikoissairaanhoidossa jäsennetään hankekokonaisuus vaiheisiin. Hankkeen päävaiheet ja niiden suuntaa-antava aikataulutus käy ilmi seuraavasta. ISER hankekokonaisuus päävaiheineen SUUNNITTELUVAIHE Perustamissuunnitelma Perussopimus Toimenpide-ehdotukset päätöksentekoa varten PÄÄTÖKSEN- TEKOVAIHE Perustamispäätökset TOIMEENPANO- VALMISTELUVAIHE TOIMINNAN KÄYNNISTYMINEN 2010 2011 2012 2013 2014 Tarkoitus on, että suunnitteluvaihe vuoden 2011 ja alkuvuoden 2012 aikana toteutetaan sillä tarkkuudella ja konkreettisuusasteella, että päätöksentekijöillä 3
on riittävät edellytykset vuoden 2012 kuluessa päättää kuntayhtymän perustamisesta. Kun nämä päätökset on tehty, käynnistyy toimeenpanosuunnitteluvaihe vuoden 2013 alussa. Toimeenpanosuunnittelua ja toiminnan käynnistämistä varten on tuolloin tehtävä oma yksityiskohtaisempi työsuunnitelmansa. Suunnitteluvaiheen tehtävät Itä-Suomen sairaanhoitopiirin perustamista varten laaditaan perustamissuunnitelma. Suunnitelmaan sisältyvät seuraavat valmistelutehtävät: Suunnitteluvaiheen keskeiset tehtävät PERUSTAMISSUUNNITELMA ISER TOIMINTAMALLIN MÄÄRITTELY (kliiniset palvelut, sairaanhoidolliset palvelut, tukipalvelut) palvelurakenne ja palveluverkko liikelaitosten välinen työnjako ja osaamiskeskusmalli perusterveydenhuollon asema sekä erikoissairaanhoidon ja peruspalvelujen yhteistyö muu toiminnallinen kuvaus ORGANISAATIOMALLIN MÄÄRITTELY yhtymäorganisaatio ja päätöksenteko toimintaorganisaatio ja sisäinen organisaatiojäsennys sääntörakenne OHJAUSJÄRJESTELMÄN MÄÄRITTELY omistussuhteet, omistajaohjaus, investoinnit suunnittelu, budjetointi, seuranta ja raportointi KESKEISTEN HALLINNOLLISTEN JÄRJESTELYJEN LINJANVEDOT kiinteistöt, kiinteä pääoma ja käyttöomaisuus taloushallinto ja materiaalitoimi henkilöstöhallinto tietohallinto ARVIO JÄRJESTELYJEN KUSTANNUSVAIKUTUKSISTA Tarkoitus on, että kunkin em. tehtäväkokonaisuuden valmistelua varten annetaan hankkeen ohjausryhmän toimesta yksityiskohtaisemmat tehtäväksi annot jäljempänä esitettäville hankeorganisaation toimijoille. Toinen suunnitteluvaiheen keskeinen valmistelutehtävä on muodostettavan kuntayhtymän perussopimuksen laadinta. Perussopimus valmistellaan kuntalain asiaa koskevien säännösten mukaisesti. Perussopimus valmistellaan rinnan perustamissuunnitelman kanssa siten, että ne keskenään ovat yhteen sovitettuja. Perustamissuunnitelman ja perussopimuksen valmistuttua valmistellaan kuntien ja nykyisten kuntayhtymien päätöksentekoa varten yhteenveto päätettävistä asioista, mukaan lukien ehdotusten toteuttamisen seurausvaikutukset, joihin mm. kuuluvat nykyisten kuntayhtymien purkamiseen liittyvät järjestelyt. 4
Päätöksentekovaiheen tehtävät ISER yhtymän perustamisesta päättävät yhtymän jäsenkunnat. Kun kyse on merkittävästä rakenteellisesta uudelleenjärjestelystä, on perusteltua, että hankeorganisaatio luo järjestelmällisen viestintäyhteyden kuntiin ja myös kuntayhtymien organisaatioihin ja informoi avoimesti hankkeen edistymisestä, järjestää perustamissuunnitelman ja perussopimuksen valmistuttua näitä koskevia esittelytilaisuuksia päättäjille, kuntien ja kuntayhtymien ja niiden yksiköiden johdolle ja henkilöstölle erikseen laadittavan suunnitelman pohjalta sekä laatii tiivistetyn yhteenvedon päätöksenteon kannalta keskeisistä päätettävistä asioista (yhdenmukaiset esityslistatekstipohjat). Hankkeenaikaista viestintää ja vuorovaikutusta sekä kuntien ja kuntayhtymien päättäjien että henkilöstön kanssa pidetään ensisijaisen tärkeänä. Jotta hankeorganisaatio ei muodostuisi ylisuureksi, lähdetään tässä siitä, että kuntayhtymät yhdessä hankeorganisaatioon kuuluvien jäsentensä kanssa kukin omalla alueellaan huolehtivat säännöllisesti viestinnästä ja tarvittavasta keskustelusta esim. kuntayhtymäkohtaisia ohjausryhmiä muodostamalla tai muulla laajan kuntakentän tavoittavalla tavalla. Toimeenpanosuunnitteluvaiheen tehtävät Perustamispäätösten tultua tehdyiksi käynnistyy toimeenpanosuunnitteluvaihe, jossa kyse on perustetun kuntayhtymän toiminnan käynnistämisen valmistelusta. Koska tähän liittyvät tehtävät riippuvat olennaisesti perustamissuunnitelmasta ja sen yhteydessä hyväksytyistä linjanvedoista ja järjestelyistä, laaditaan toimeenpanosuunnittelua varten erikseen vielä yksityiskohtaisempi oma työsuunnitelmansa. Tässä yhteydessä sovitaan mm. rekrytoitavan johdon toimeenpanovalmistelun tehtävistä ja muista valmisteluvastuista perustettavan kuntayhtymän nimiin. Toimeenpanosuunnittelun keskeisiä tehtäviä ovat: kuntayhtymän ja sen alueorganisaation toimielinten asettamisen valmistelu, toimivan johdon rekrytointiin liittyvien kysymysten valmistelu, yksikkötason organisaation, sen johtosuhteiden, kustannuspaikka- ym. tunnistetietojen määrittely, tarvittavien toimintasääntöjen sekä päätösvallan ja delegointikysymysten valmistelu (päätösvaltamatriisi), kuntayhtymän ja sen liikelaitosten identifiointiin liittyvät tehtävät (kuten kuntayhtymän ja liikelaitosten omat tunnukset, yksiköiden nimet, osoitteet, puhelinnumerot, sähköposti ja muut yhteystiedot, sekä Y tunnukset, opasteet, logo yms.), viranomaisilmoitusten (kuten STM, THL, Valvira, Tilastokeskus, Kuntaliitto, Kela, Keva, Avi, verottaja, Patentti- ja rekisterihallitus, Viestintävirasto jne.) tekeminen, tiedonannot yhteistyökumppaneille ja muille intressipiireille (kuten sopimuskumppanit, ostopalvelutuottajat, yksityiset ja kolmannen sektorin organisaatiot, työmarkkinajärjestöt, pankit, vakuutusyhtiöt, tietojärjestelmätoimittajat jne.), tarvittava kuntalais- ja potilastiedottaminen, 5
asiakirjahallinto (kuten kirjaamo- ja arkistointiasiat, postin käsittely, jakelu, kierto, tiedoksi saattaminen, lomakkeistot ja asiakirjastandardit jne.) ensimmäisen toimintavuoden suunnitelmien, palvelusopimusten, talousarvion ja käyttösuunnitelmien valmistelu, seurannan ja raportoinnin toteuttamisen valmistelu sekä useat muut toiminta- ja hallintorutiineihin liittyvät tehtävät. Tarkoitus on, että toimeenpanosuunnittelussa perustettavan uuden kuntayhtymän nimiin suoritettavaa valmistelutyötä varten rekrytoidaan joko väliaikainen tai vakituinen toimiva johto sekä asetetaan kuntayhtymän toimielimet tai niiden valtuuksin varustetut väliaikaiset toimielimet (järjestelytoimikunta tai vastaava). Erityisvastuualueyhteistyön hyödyntäminen Suunnitteluvaiheeseen sisältyy huomattavan paljon valmistelutyötä, johon liittyviä tehtäviä on jo suoritettu tai edelleen suoritetaan osana KYSin erityisvastuualueen strategian toteuttamista erityisvastuualueyhteistyönä. Tämä valmistelu hyödynnetään ISER hankkeessa päällekkäisten tehtävien välttämiseksi. ISER hankkeen tehtäviä varten annetaan hankkeen ohjausryhmän toimesta erikseen toimeksi annot, joissa muun ohella määritellään myös se, miten erityisvastuualueen strategian toteuttamisen yhteydessä valmistunut ja valmistuva aineisto otetaan huomioon. ISER hankeorganisaatio Toimeksiantajana ISER hankkeessa katsotaan toimivan saatujen lausuntojenkin perusteella Itä-Suomen kuntayhtymät ja niiden jäsenkunnat, jolloin kyseessä on em. toimijoiden yhteishanke. Hankkeen hallinnoijana toimii Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, joka muodollisesti asettaa hankkeen ohjausryhmän, muut valmisteluryhmät ja valmistelijat. Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri huolehtii hankkeen hallinnosta, taloudesta ja hankeorganisaation toimintaan liittyvistä käytännön järjestelyistä. Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri seuraa hankkeen kustannuksia ja laskuttaa näistä Itä-Suomen kuntayhtymiä aiheuttamisperusteisesti kuntayhtymien asukaslukujen mukaisessa suhteessa. Hankkeen ohjausryhmään ehdotetaan nimettäväksi kunkin neljän kuntayhtymän alueen kunnista kolme edustajaa sekä kustakin kuntayhtymästä kaksi edustajaa. Kunkin kuntayhtymän alueen kuntien ehdotetaan sopivan edustajistaan siten, että ohjausryhmässä ovat edustettuina kunkin kuntayhtymän alueen suuret, keskisuuret ja pienet kunnat. Kuntayhtymien kahdesta edustajasta toisen suositellaan olevan luottamushenkilön ja toisen viranhaltijajohtoon kuuluvan. Lisäksi ohjausryhmään pyydetään yksi edustaja Itä-Suomen Yliopistosta. Näin ollen ohjausryhmässä on yhteensä 21 jäsentä. Ohjausryhmä voi lisäksi tarvittaessa kutsua asiantuntijoita. Kuntayhtymät voivat tarpeen mukaan järjestää hanketta varten omia alueellisia seuranta- tai ohjausryhmiä tai muulla tavoin järjestää alueellaan osallistumismahdollisuudet hankkeeseen. Ohjausryhmän kokoon kutsujana toimii Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin hallituksen puheenjohtaja. Ohjausryhmä valitsee ensimmäisessä kokouksessaan 6
varsinaisen puheenjohtajan sekä varapuheenjohtajan ja sopii ohjausryhmän sihteerin tehtävien hoitamisesta. Ohjausryhmä ohjaa ja seuraa selvitystyötä, linjaa valmistelutehtävien piiriin kuuluvia kannanottoja sekä omasta puolestaan päättää sille valmisteltujen ehdotusten hyväksymisestä. Ohjausryhmä päättää myös perustamissuunnitelman ja perussopimusehdotuksen hyväksymisestä toimitettavaksi kuntien ja kuntayhtymien päätöksentekoa varten. Ohjausryhmä käsittelee myös sille suoraan projektipäällikön valmistelemat asiat, jotka koskevat lähinnä perussopimusta, organisaatiota, johtosuhteita, sääntöjä ja ohjausjärjestelmää sekä valmisteluryhmien toimeksiantoja ja koordinaatiota. Valmisteluryhmät huolehtivat hankkeen tehtävien valmistelusta ja niihin liittyvien ehdotusten tekemisestä. Valmisteluryhmät asetetaan seuraavia asiakokonaisuuksia varten: ISER toimintamallin suunnittelu ( toimintamalliryhmä ) Toimintamalliryhmän tehtävänä on erityisvastuualueen työnjakoselvityksiä hyödyntäen määritellä Itä-Suomen erikoissairaanhoidon palveluverkko ja rakenne, liikelaitosten välinen työnjako ja osaamiskeskustoiminta liikelaitoksen toiminnan käynnistyessä, erikoissairaanhoidon ja sairaanhoidollisten palvelujen toimintaorganisaatio sekä perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen kanssa toteutettava yhteistyö samoin kuin järjestelyt siinä tapauksessa, että peruspalvelujen yhteistoiminta-alue toteutetaan kuntien päätösten mukaan sairaanhoitopiirin hallinnossa. Toimintamalliryhmässä ovat jäseninä kuntayhtymien johtajaylilääkärit ja hallintoylihoitajat sekä yksi kunkin kuntayhtymän alueella toimivan kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon edustaja eli yhteensä 12 jäsentä. ISER talouden ja tukipalvelujen suunnittelu ( talous- ja tukipalveluryhmä ) Talous- ja tukipalveluryhmän tehtävänä on erityisvastuualueen asiaa koskevia selvityksiä hyödyntäen tehdä ehdotukset ISER yhtymän kiinteistöjen ja kiinteän pääoman omistuksesta/hallinnasta, käyttöomaisuuden järjestelyistä, peruspääoman muodostamisesta, hallinnon ja huollon tukipalvelujen sekä taloushallinnon järjestämisestä ja resursoinnista. Talous- ja tukipalveluryhmä ehdotetaan muodostettavaksi erityisvastuualueen tukipalvelutoimikuntaa muokkaamalla siten, että siihen kuuluu yksi edustaja kustakin Itä-Suomen kuntayhtymästä täydennettynä yhdellä kunkin kuntayhtymän alueen kunnan edustajalla. Keski-Suomen sairaanhoitopiirin edustaja ei tähän kokoonpanoon osallistu. Näin ollen talous- ja tukipalveluryhmässä on yhteensä 8 jäsentä ISER henkilöstösuunnittelu ( henkilöstöryhmä ) Henkilöstöryhmän tehtävänä on määrittää ISER yhtymään siirtyvät virat ja työsuhteet sekä siirtyvä henkilöstö, valmistella henkilöstön siirtosopimukset, henkilöstöpolitiikan keskeiset periaatteet, henkilöstöhallinnon ja sen piiriin kuuluvien toimintojen järjestelyjä koskevat linjanvedot. Samoin henkilöstöryhmässä laaditaan ehdotus ISERin henkilöstön yhteistoimintajärjestelmäksi sekä henkilöstöpalvelujen linjanvedoiksi. Henkilöstöryhmässä laaditaan myös ehdotus siitä, miten henkilöstöpolitiikka ja palvelusuhteet ja niiden edut yhtenäistetään. Henkilöstöryhmään kuuluu yksi edustaja kunkin kuntayhtymän henkilöstöjohdon piiristä sekä henkilöstöjärjestöistä yksi kunkin pääsopijapuolen edustaja. Näin ollen henkilöstöryhmässä on yhteensä 8 jäsentä 7
ISER tietohallintosuunnittelu ( tietohallintoryhmä ) Tietohallintoryhmän tehtävänä on ensimmäisessä vaiheessa ISER tietohallinnon ja tietojärjestelmäkehityksen pidemmän aikavälin tavoitetilan ja kokonaislinjanvetojen määrittely ja vaiheistetun etenemissuunnitelman laadinta em. tavoitetilan saavuttamiseksi (ns. tiekartta). Tietohallintoryhmä ehdotetaan muodostettavaksi erityisvastuualueen tietohallintotoimikuntaa muokkaamalla siten, että siihen kuuluu yksi edustaja kustakin Itä-Suomen kuntayhtymästä täydennettynä yhdellä kunkin kuntayhtymän alueen kunnan edustajalla. Keski-Suomen sairaanhoitopiirin edustaja ei tähän kokoonpanoon osallistu. Näin ollen tietohallintoryhmässä on yhteensä 8 jäsentä Kaikille valmisteluryhmille laaditaan erikseen yksityiskohtainen toimeksianto. Kaikilla valmisteluryhmillä on oikeus myös kutsua ryhmään asiantuntijoita valmistelun kohteena olevien osa-alueiden mukaisesti. Kun valmisteluryhmien työ edellyttää joissakin vaiheissaan oman toimen ohella suoritettavan työn lisäksi täydentävää resursointia, otetaan tämä huomioon hankkeen budjetoinnissa mm. siten, että valmisteluryhmien vetäjät voivat määräajaksi irrottautua virkatehtävistään tai heidän tuekseen voidaan järjestää työpanosta joko hankkeeseen osallistuvien kuntayhtymien piiristä tai ulkopuolelta ohjausryhmän erikseen tekemin päätöksin. Projektipäällikkönä toimii ulkopuolinen asiantuntija määräaikaisessa työsuhteessa Pohjois-Savon sairaanhoitopiiriin. Hänen tehtävänään on ohjausryhmän apuna ohjata, koordinoida ja seurata valmistelutyötä sekä valmistella ohjausryhmälle ehdotuksen perussopimukseksi, organisaatiota, johtosuhteita, sääntöjä ja ohjausjärjestelmää sekä valmisteluryhmien toimeksiantoja ja koordinaatiota koskevat esitykset sekä koostaa perustamissuunnitelmaraportin ja yhteenvedon päätöksentekoa varten. Projektikoordinaattori tarvitaan ISER hankkeeseen ohjausryhmän ja valmisteluryhmien työn käytännön järjestelyjen koordinaatioon, tarvittavien tietoaineistojen hankintaan, erillisselvityksiin, ERVA selvitysten ja suunnitelmien ja ISER hankkeen koordinointiin, hankkeen aikaiseen viestintään sekä projektipäällikön kanssa sovittavan työnjaon mukaisiin valmistelutehtäviin. Projektikoordinaattori ehdotetaan nimettäväksi kuntayhtymien henkilöstön piiristä. Hänellä tulisi olla riittävä terveydenhuollon suunnittelu- ja kehittämistehtävien kokemus sekä hyvät yleistiedot terveydenhuollon toiminnoista, lainsäädännöstä, hallinnosta ja taloudesta niin potilashoidon kuin tukipalvelujenkin osalta. Hankeorganisaatiota voidaan edellä sanotun perusteella kuvata seuraavasti: 8
TOIMEKSIANTAJAT; KUNTAYHTYMÄT JA KUNNAT Perustamispäätökset, muu päätöksenteko Valmistelutyön organisointi ISER -OHJAUSRYHMÄ projektipäällikön ja -koordinaattorin avustamana Valmistelutyön ohjaus ja koordinointi Toimeksiannot valmisteluryhmille Hallinto-, organisaatio-, sääntö- ja johdon rekrytointiasioiden valmistelu Perustamissuunnitelman ja perussopimuksen valmistelu Muut valmisteluryhmien ja projektipäällikön ja koordinaattorin valmistelemat asiat Toimintamalliryhmä Palveluverkko- ja palvelurakennekysymykset Työnjako- ja osaamiskeskusjärjestelyt Toimintaorganisaatio PTH yhteistyö Muut toiminnalliset kysymykset Talous- ja tukipalveluryhmä Tilojen, pääoman ja käyttöomaisuuden, siirtyvien sopimusten määrittely Materiaalitoimen ja muiden tukipalvelujen järjestäminen Budjetointi, laskentatoimi ja muu taloushallinto, aloittava tase Henkilöstöryhmä Siirtyvien virkojen/työsuhteiden järjestelyt Siirtosopimukset ja kuulemismenettelyt Henkilöstöhallinnon ja yt järjestelmän järjestelyt Henkilöstöetujen harmonisointi Tietohallintoryhmä Tiekarttaselvitys Etenemissuunnitelma ISER yhtymän tietohallinnon suunnittelu Kuten aiemmin on todettu, varsin merkittävänä pidettävän rakenteellisen muutoshankkeen osallistumista, vuorovaikutusta ja viestintää varten voidaan em. hankeorganisaation rinnalla toimeksiantajien (Itä-Suomen alueen kunnat ja kuntayhtymät) piirissä muodostaa omia, kuntien ja kuntayhtymien päättäjät/asiantuntijat tavoittavia, alueellisia ohjaus- ja seurantaryhmiä tai muita em. tarkoitusta palvelevia järjestelyjä sen mukaan, mitä kunnat ja kuntayhtymät asiasta sopivat. Sikäli, kun tällaisia järjestelyjä tehdään, hankkeen ohjausryhmä kuulee järjestelmällisesti hankkeen kuluessa em. tahoja. Hankkeen kustannukset ja rahoitus ISER hankkeen kustannusarvio perustetaan seuraaviin näkökohtiin: Kustannusarvio koskee koko hanketta (01.01.2011 31.12.2013) Palkat ja palkkiot perustuvat siihen, että projektipäällikkö toimii määräaikaisena työntekijänä tuntiveloituksen pohjalta ja että projektikoordinaattori palkataan määräaikaiseen kuukausipalkkaiseen työsuhteeseen suunnitteluvaiheen ajaksi (01.01.2011 30.03.2012) sekä päätöksentekovaiheen aikana erikseen sovittavin työpanoksin (yhteensä n. 2 henkilötyökuukautta) Valmisteluryhmien resursoinnissa lähdetään siitä, että kuntayhtymien tai kuntien henkilöstöä voidaan valmisteluryhmien työn, ohjausryhmässä erikseen määriteltäviin tehtäviin irrottaa määräajaksi hankkeeseen ja että valmisteluryhmien työn tukena voidaan tarvittaessa ohjausryhmän erikseen tekemin päätöksin käyttää ulkopuolisia asiantuntijoita. Irrotettavan työnpanoksen määrän arvioidaan olevan yhteenlaskettuna 12 henkilötyökuukautta, mikä työpanos sisältyy palkkoihin/palkkioihin alla olevassa taulukossa 9
Ulkopuolista asiantuntemusta (ostopalvelut) vaativiin tehtäviin (kuten omaisuuslaskenta-, käyttöomaisuus-, vuokrahinnoittelu- ja peruspääoman muodostamis- sekä tietojärjestelmäkysymykset) varataan 120 000 euroa Ohjausryhmän ja valmisteluryhmien matka- ja kokouskulut perustuvat arvioon, jonka mukaan ohjausryhmän kokouksia hankkeen aikana tarvitaan 12 ja valmisteluryhmien kokouksia yhteensä 32 Toimeenpanovalmisteluvaiheen kustannuksiin sisältyvät muodostettavan kuntayhtymän toimivan johdon palkkauskulut ajalta 01.04.2013 31.12.2013. Toimeenpanovaiheen aikana rekrytoitavaan johtoon sisältyy kuntayhtymän johtajan sekä kolmen muun toimialan (lääketieteen ja hoitotyön sekä talousja henkilöstöjohdon alueiden) johdon työpanos Muihin kuluihin on sisällytetty arvioidut kustannukset viestinnän, tiedotus-, esittely- ja seminaaritilaisuuksien järjestämisestä Hankkeen suunnitteluvaiheen kustannusarvioksi muodostuu seuraavaa: Menolaji Kustannusarvio, euroa Palkat ja palkkiot (sivukuluineen) 610 000 Palvelujen ostot 120 000 Kokous- ja matkakulut 65 000 Muut menot 25 000 Yhteensä 820 000 Hankekulujen rahoituksessa lähdetään siitä, että hankkeelle haetaan valtion rahoitusta (KASTE ohjelma tai vastaava muu kansallinen rahoitus). Mikäli em. valtion rahoitusosuus saadaan, arvioidaan oman rahoituksen osuuden olevan 410 000 euroa. Omasta rahoitusosuudesta huolehtivat hankkeeseen osallistuvat kuntayhtymät ja se ehdotetaan jaettavaksi kuntayhtymien kesken aiempien käytäntöjen mukaisesti näiden väestöpohjien mukaisessa suhteessa. Viestintä Viestintä ISER -hankkeessa on valmistelutyön alusta lähtien avointa. Tämä koskee sekä ulkoista että erityisesti sisäistä viestintää. Ulkoista viestintää varten avataan hanketta varten oma internet sivusto, jossa tiedotetaan valmistelun etenemisestä ja tuloksista ohjausryhmän tiedottein. Asia valmistellaan ohjausryhmässä erikseen. Medialle toimitettavista tiedotteista ja/tai mahdollisista tiedotustilaisuuksista sovitaan ohjausryhmässä niin ikään erikseen. Päätöksentekijöille suunnattu valmisteluvaiheen tiedotus hoidetaan kuntayhtymäkohtaisesti kuntayhtymien johdon toimesta hyödyntäen mahdollisia kuntayhtymäkohtaisia organisointijärjestelyjä. Perustamissuunnitelman valmistuttua informoidaan siitä kuntien ja kuntayhtymien päättäjille erikseen järjestettävissä seminaariluontoisissa tilaisuuksissa. Järjestelyistä sovitaan ohjausryhmässä erikseen. Sisäisestä eli kuntayhtymien henkilöstölle kohdennettavasta viestinnästä huolehditaan siten, että kuntayhtymien johto tiedottaa järjestelmällisesti hankkeen etenemisestä ja ohjausryhmän valmisteluaikaisista linjauksista omassa kuntayhtymässään mm. yhteistyötoimikuntien kokouksissa, intranetissä sekä tarvittaessa erikseen hoidettavin tiedottein ja tiedotustilaisuuksin. Henkilöstön edustajien osallistuessa valmistelutyöhön huolehtivat he osaltaan tiedotuksesta henkilöstölle ja henkilöstöjärjestöille. 10