KUOPION KAUPUNKI 1(7) Kuopion kaupungin LASKUTUS- JA PERINTÄOHJE YLEISPERIAATTEET 1 2 LASKUTUS 3 4 5 Näitä ohjeita noudatetaan kaikkien kaupungille tulevien saatavien laskutuksessa ja perinnässä ellei toisin ole säädetty tai määrätty. Saatavat on laskutettava ja perittävä tehokkaasti, nopeasti ja taloudellisesti. Laskutus tapahtuu vahvistettujen taksojen, hinnoitteluohjeiden, päätösten tai sopimusten perusteella. Jatkuvan tai pitempiaikaisen asiakassuhteen ja työsuorituksen yhteydessä voidaan käyttää myös ennakko-, arvio- tai osalaskutusta. Tällöin on pyrittävä siihen, että laskutettava määrä vastaa sen hetkistä kaupungin saatavaa. Kirjallisia sopimuksia tehtäessä ja muissakin tapauksissa on otettava huomioon mahdollisuus ja tarve ennakkolaskutukseen. Laskutus on toimitettava välittömästi sen jälkeen, kun sen toimittamisen edellytykset ovat olemassa, tai käytön ja laskutuksen ollessa jatkuvaa, vähintään kerran kuukaudessa, ellei muuta ajanjaksoa ole sovittu tai vahvistettu. Ennakot, arviot ja osaerät maksuunpannaan sovituin aikavälein. Tasauslaskutus suoritetaan vähintään kerran vuodessa. Laskutus hoidetaan rahatoimiston hyväksymällä laskutusjärjestelmällä, joka on suoraan saatavareskontran alainen tai josta on yhteys saatavareskontraan. Laskutusta varten velallisesta on hankittava seuraavat tiedot: 1. Täydellinen nimi henkilö- tai yhteisötunnuksineen - yhtiön, yhdistyksen tai toiminimen nimi kauppa- tai yhdistysrekisterin mukaisena - toiminimen yhteydessä aina myös vastuullisen henkilön täydellinen nimi henkilötunnuksineen
KUOPION KAUPUNKI 2(7) - rekisteröimättömien yhtiöiden, yhtymien ja ryhmien osalta asioita hoitavan ja laskusta vastuussa olevan henkilön täydellinen nimi henkilötunnuksineen 2. Velallisen tarkka osoite (postilokero ei kelpaa osoitteeksi) 3. Laskutusosoite, mikäli se on muu kuin velallisen osoite Lasku on laadittava selkeälukuiseksi ja siitä tulee ilmetä: 1. Velallisen täydellinen nimi ja laskutusosoite 2. Laskun päiväys, numero ja eräpäivä 3. Maksun myöhästymisestä aiheutuvat viivästysseuraamukset 4. Veloituksen markkamäärät ja perusteet riittävästi yksilöitynä sekä ajankohta, milloin palvelu tai hyödyke on luovutettu 5. Arvonlisäverotuksen edellyttämät tiedot 6. Pankkiyhteydet 7. Laskuttajan yhteyshenkilö mahdollisia lisäselvityksiä taikka muistutuksia varten 8. Määräaika muistutusten tekemiseen. 6 Laskujen eräpäiväksi merkitään 14. päivä niiden lähettämisestä lukien, ellei muuta ole sovittu tai säädetty. Maksun suorittaminen on asetettava yleensä ehdoksi lupien ja käyttöoikeuksien luovutukselle. Postitse lähetettävät tutkimustulokset yms. maksulliset lausunnot laskutetaan ensisijaisesti postiennakolla. 7 Laskutuksesta huolehtii se toimintayksikkö, joka on suorittanut työn tai luovuttanut hyödykkeen taikka jonka toiminnasta syntyy muu laskutusperuste, ellei laskutusta määrätä jonkin muun toimintayksikön tehtäväksi. Laskujen numerointi on järjestettävä niin, että laskut eri laskutusjärjestelmien osalta ovat yksilöitävissä ja laskutuksen hoito myös maksuntarkkailun osalta valvottavissa. 8 Laskutuksen perusteena olevat päätökset, tilaukset, tilankäyttövaraukset, sopimukset ja muut asiakirjat on laadittava sellaiseen muotoon, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot huomioon ottaen myös arvonlisäveron ja että laskutus niiden perusteella saadaan yksiselitteiseksi. Lisäksi asiakirjoihin on otettava viivästysseuraamuksia koskeva lauseke.
KUOPION KAUPUNKI 3(7) 9 Vähäiset saatavat voidaan jättää kokonaan laskuttamatta kaupunginkamreerin päättämään määrään saakka. Tätä ratkaistaessa on saatavat koottava saman laskutuskohteen osalta. (Saatava katsotaan vähäiseksi, jos se on alle 10 euroa. Talousjohtaja 29.8.2001 55B.) Pienet tai epävarmat saatavat on perittävä käteisellä, ellei ole erityisiä syitä laskutukseen. Mikäli pienet erät joudutaan laskuttamaan käteissuorituksen asemesta, niin laskun loppusummaan lisätään pienlaskutuslisä, elleivät maksun lakisääteisyys tai muut olosuhteet aseta rajoituksia laskutuslisän käyttämiselle. Kaupunginkamreeri määrää pienerän ja pienlaskutuslisän suuruuden. (Pienlaskutuslisä on 5 euroa ja se lisätään alle 35 euron suuruiseen laskuun siinä tapauksessa, että saatava joudutaan laskuttamaan käteissuorituksen asemesta. Talousjohtaja 29.8.2001 55B.) VAKUUDET 10 Saatavien turvaamiseksi edellytetään asiakkaalta vakuutta sellaisissa tapauksissa, joissa kysymyksessä on huomattava riski, asiakassuhde on tilapäinen tai vakuuden vaatimista on muutoin pidettävä tarkoituksenmukaisena. Vakuuskysymyksiä koskevat ohjeet antaa saatavasta vastaava viranomainen. MAKSUN SUORITUS JA VIIVÄSTYMINEN 11 12 Maksu katsotaan suoritetuksi kaupungille sinä päivänä, jolloin se on kuitattu vastaanotetuksi kaupungin pankkitilille tai kassaan. Maksuntarkkailussa tulee ottaa huomioon eräpäivän siirtymistä koskevat säännöt. Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, on viivästysajalta perittävä korkolain mukainen viivästyskorko, ellei muuta ole sovittu tai säädetty, ja viivästysmaksu, jonka määrän vahvistaa kaupunginhallitus.
KUOPION KAUPUNKI 4(7) Kaupunginkamreerilla tai perintää hoitavalla lakimiehellä on oikeus sovitella viivästyskoron määrää, mikäli se muodostuisi kohtuuttomaksi. Vähäiset viivästyskorot ja -maksut voidaan jättää perimättä, mikäli ne joudutaan erikseen laskuttamaan ja niiden määrä on pienempi kuin 9 :n 1 momentissa tarkoitettu määrä. Toistuvissa laskutuksissa viivästyskorko ja -maksu voidaan veloittaa seuraavan laskutuksen yhteydessä. 13 Mikäli maksu viivästyy eikä lykkäystä ole myönnetty, on velallista muistutettava laiminlyönnistä viimeistään 21 päivän kuluessa eräpäivästä, ellei laskutusteknisistä tai kustannustekijöistä muuta johdu. Tällöin on määrättävä uusi eräpäivä, laskettava ja ilmoitettava viivästyskorko ja viivästysmaksu sekä seuraamukset, jotka laiminlyönnin jatkumisesta aiheutuvat. Jos kaupungilla on ennestään velalliselta perinnässä olevaa saatavaa, voidaan uusi, erääntynyt saatava liittää ilman muistutusmenettelyä velalliselta perittäviin eriin. Mikäli kaupungilla on velalliselle maksettavia palkkoja, avustuksia tai muita suorituksia, on kuittausoikeutta yleensä käytettävä aina, kun se kuittausta koskevien säännösten perusteella on mahdollista. 14 Maksun viivästyessä on toimitukset tai palvelukset keskeytettävä, ellei ole erityisiä syitä muunlaiseen menettelyyn. Luottotappioiden ehkäisemiseksi on suurehkoja sopimuksia tehtäessä ja palveluja myytäessä hankittava tarvittaessa asiakkaan luottotiedot. Mikäli laskutuksesta on valitettu tai lasku on todettu virheelliseksi, on laskuttavan ja perivän yksikön tiedotettava toisilleen toimenpiteistään. Laskutusta ja perintää suorittavien toimintayksiköiden tulee seurata velallisten maksukykyä ja ilmoittaa puolin ja toisin ne asiakkaat, joilla on ollut maksuhäiriöitä. Mikäli velallinen on haettu konkurssiin tai velallinen on hakenut julkista haastetta, velkajärjestelyä taikka yrityssaneerausta, tulee virastojen ja laitosten ilmoittaa saatavistaan kaupunginlakimiehen toimistoon kaupungin etujen valvomista varten.
KUOPION KAUPUNKI 5(7) PAKKOPERINTÄ 15 16 KIRJANPITO 17 18 Jos saatava on ulosottokelpoinen ilman tuomiota tai päätöstä, lähettää se toimintayksikkö, jonka perittäväksi tulo kuuluu, saatavan perimispyynnön suoraan ulosottoviranomaiselle. Mikäli saatava ei ole ulosottokelpoinen ilman tuomiota tai päätöstä, lähettää maksuntarkkailusta vastaava toimintayksikkö perimispyynnön kaupunginlakimiehen toimistoon, ellei pakkoperintää ole sovittu jonkun muun tehtäväksi. Saatavien perintä voidaan antaa lain sallimissa rajoissa myös perintätoimiston tehtäväksi. Eräpäivän jälkeinen suoritus on otettava vastaan, vaikka saatava on pakkoperinnässä. Tällöin on viivästyskoron ja viivästymisestä aiheutuvien maksujen lisäksi perittävä asian hoidosta siihen mennessä syntyneet erityiset kulut. Pakkoperinnästä voidaan luopua, jos perimiskustannukset muodostuvat suhteettoman suuriksi perittävään määrään nähden tai on todennäköistä, ettei saatavaa pystytä perimään velallisen varattomuuden, tuntemattomuuden tms. takia. Laskutus kirjataan suoriteperusteisesti eli heti laskutuksen jälkeen myyntisaamisiin. Kirjanpito ja saatavareskontra on järjestettävä niin, että saatavien kertymistä ja perintätoimenpiteitä voidaan jatkuvasti seurata. Tulojen perinnäsä, saatavien maksuntarkkailusta ja täsmäytyksestä vastaa reskontraa hoitava toimintayksikkö. Reskontran ja kirjanpidon täsmäytys on tehtävä kuukausittain. Saamisiin kirjatut virheelliset laskut korjataan hyvitys- tai lisälaskuilla. Arvonlisäverollisten laskujen korjauksessa on huomattava oikaista myös veron osuus. Tulojen oikaisut kirjataan tuottojen vähennykseksi. Luottotappiot sen sijaan on kirjattava luonnettaan vastaaville kulutileille, yleensä muihin kuluihin.
KUOPION KAUPUNKI 6(7) 19 KÄTEISPERINTÄ 20 21 22 Epävarmat saatavat on kirjanpitolain mukaan poistettava tileistä. Laskutusta hoitavan tulosalueen tulee ilmoittaa epävarmat saatavat rahatoimistolle kirjattavaksi ennen tilinpäätöksen laatimista. Tileistä poistamisesta päättää tulosalueen esityksestä kaupunginkamreeri. Poistetut saatavat, joiden suuruus on merkittävä ja joiden perintään on mahdollisuuksia, on luetteloitava ja niistä pyrittävä saamaan suoritus siihen saakka kunnes saatava vanhenee. Jos kyseessä on erityisen suuri saatava, on saatavan vanheneminen estettävä. Poistetut saatavat voidaan antaa myös perintätoimiston hoitoon. Vahvistetun taksan tai hinnoittelun mukainen maksu peritään ensisijaisesti käteissuorituksena silloin, kun asiakaskosketus on välitön ja suorite tai palvelu heti käytettävissä taikka tarkoin yksilöitynä tiedossa. Käteisperintää on käytettävä erityisesti silloin, kun kannettavat maksut ovat pieniä, asiakkaalla ei ole maksuvaraaa tai kysymyksessä on tuntematon ja satunnainen asiakas. Käteisperinnässä on maksuliikeohjeissa määrätyn lisäksi noudatettava seuraavia yleisohjeita: 1. Kuittilomakkeiden, lippujen ja lipukkeiden hankinnan hoitaa rahatoimisto tai sen ohjeiden mukaan muu toimintayksikkö; 2. Kuittien jakelu ja käytön seuranta hoidetaan rahatoimistossa tai sen ohjeiden mukaan muussa toimintayksikössä; 3. Kertyneet maksut tilitetään määräajoin tai määräsummin joko rahatoimistoon tai kaupungin pankkitilille; 4. Kuittien kannat ja tilityskuitit järjestetään ja säilytetään siten, että maksujen kanto ja niiden tilitys on välittömästi tarkastettavissa; 5. Muutoin noudatetaan rahatoimiston antamia ohjeita. Maksu voidaan suorittaa pankkien yleisesti hyväksymillä maksuvälineillä. Niiden käytössä noudatetaan pankin ja rahatoimiston antamia ohjeita.
KUOPION KAUPUNKI 7(7) ERINÄISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ 23 24 Rahatoimistolla on oikeus antaa tarvittaessa näihin ohjeisiin perustuvia ja näitä täydentäviä laskutusta, perintää ja tilinpitoa koskevia ohjeita sekä tulosalueet sisäisiä ohjeita, jotka on lähetettävä rahatoimistolle ja tarkastustoimistolle tiedoksi. Nämä ohjeet tulevat voimaan 1.1.1999 lukien. Samalla kumotaan kaupunginhallituksen 21.12.1992 hyväksymä laskutus- ja perintäohje siihen 17.1.1994 tehtyine muutoksineen. Hyväksytty kaupunginhallituksessa 7.12.1998.