HENKILÖSTÖN SIIRTOA JA PALKKAHALLINTOA VALMISTELEVAN TYÖRYHMÄN KOKOUS Aika perjantai 7.4.2017 klo 12.00 14.00 Paikka Lapin pelastuslaitos, johtokeskus Koskikatu 61 Skype-yhteys Osallistujat Asiantuntija Terhi Suoraniemi, JHL Seija Jäntti, Jyty Satu-Sirpa Koskinen, Tehy Katja Juopperi, Super Seija Hiltunen, JUKO Reijo Huhtala, SPAL Timo Satomaa, Pardia Antti Mulari, Savukoski Sari Eero, Pello Leena Mantere, Lapin liitto (vara: Aino Poikajärvi) Minna Rautionaho, Lapin pelastuslaitos Timo Tammilehto, Lapin sairaanhoitopiiri Soili Vesterinen, Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri Jukka Rusanen, KEHA-keskus (skype) Terttu Juotasniemi, Rovaniemen kaupunki Johanna Aho, Rovaniemen kaupunki Pertti Hemminki, prosessivastaava, Lapin Sote-hanke (skype) Marja Perälä, maakuntauudistuksen esivalmistelu Jussi Päkkilä, klo 13.45 saakka Tiedoksi Anita Lammassaari, Kolpeneen erityishuoltopiiri Kaisa Post, Lapin aluehallintovirasto 1. Kokouksen avaus Maakuntauudistuksen esivalmistelun projektipäällikkö Marja Perälä avasi kokouksen ja toivotti osallistujat tervetulleeksi henkilöstön siirtoa ja palkkahallintoa valmistelevan työryhmän ensimmäiseen järjestäytymiskokoukseen.
Sovittiin, että otetaan heti alkuun pelastuslaitoksen esittely. 2. Pelastuslaitoksen esittäytyminen Pelastuslaitoksen toimintaan esitteli lyhyesti Mika Hyvärinen Lapin pelastuslaitokselta 3. Kokouksen järjestäytyminen Henkilöstöjärjestöjen esityksestä päätettiin, että puheenjohtajaksi nimetään työnantajapuolen edustaja. Valittiin työryhmän puheenjohtajaksi henkilöstöjohtaja Soili Vesterinen Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiristä ja varapuheenajohtajaksi henkilöstöjohtaja Timo Tammilehto Lapin sairaanhoitopiiristä. Hyväksyttiin, että työryhmän sihteerinä toimii Marja Perälä Lapin maakuntauudistuksen esivalmistelusta. 4. Työryhmän kokoonpano ja tehtävät sekä työryhmän työskentelyn periaatteet Käytiin läpi lyhyesti työryhmän kokoonpano ja maakuntauudistuksen esivalmistelun ohjausryhmän antamat tehtävät. Työryhmä kantoi huolta valmistelun henkilöstöresursseista. Nähtiin tärkeäksi, että jo väliaikaishallinnon vaiheessa tässä työssä olisi riittävästi valmistelijoita sekä lisäksi avustavissa tehtävissä riittävästi tekijöitä. Hyväksyttiin ohjausryhmän antamat periaatteet työskentelytavoista sekä sovittiin tähän työryhmään liittyen lisäksi seuraavaa: kokousten välissä asioita työstetään sovitulla työnjaolla kokoukset toimivat yhteisenä keskustelufoorumeina työryhmän käyttöön otetaan yhteinen työtila työryhmän pöytäkirjat toimitetaan mahdollisimman pian kokouksen jälkeen osallistujille 3 päiväksi kommentoitavaksi ja sen jälkeen ne julkaistaan lapinmaakunta.fi sivustolla jokaisen kokouksen jälkeen laaditaan lyhyt tiedote, jossa kerrotaan työryhmän työskentelystä tiedotteet kohdennetaan ensisijaisesti uudistuksessa mukana olevien organisaatioiden edustajille työryhmän kokouksia pidetään vuorotellen eri organisaatioissa ja samassa yhteydessä esitellään organisaation toiminta lyhyesti ja mahdollisesti varataan tilaisuus kiertää fyysinen työympäristö läpi näin saamme tietoa ketä olemme, mistä tulemme ja minkälaisessa fyysisessä työympäristössä työskentelemme Huomioiden tekniset ongelmat tähän kokoukseen liittyen sovittiin, että kokoukseen valmisteltu materiaali lähetetään osallistujille sähköpostitse mahdollisimman pian tutustumista varten. 5. Ajankohtaista valtakunnan tasolta
Maakuntauudistuksen esivalmistelun ohjausryhmän henkilöstö- ja talousasioiden verkostovastaava Jussi Päkkilä kertoi ajankohtaiset kuulumiset valtakunnallisesta palvelukeskusten perustamisesta. Maakuntien valmistelijoille on lähetetty ohjeet siitä, miten henkilöstö- ja talousasioiden osalta on tarkoitus edetä. Ohjeen mukaisesti kunkin maakunnan tulee valita talous- ja henkilöstöasioihin liittyvien palvelujen tuotantoyhtiö tämän vuoden aikana. Maakunta voi yksin tai yhdessä kuntien kanssa myös perustaa oman yhtiön, mutta tämä ei ole suositeltavaa huomioiden visio, jonka mukaan tulevaisuudessa tehtävät on tarkoitus keskittää muutamaan tuotantoyhtiöön. Lapin maakunta selvittää tämän kevään aikana onko löydettävissä yhteistä tahtotilaa tulevan maakunnan ja kuntien kanssa yhteiselle tuotantoyhtiölle vai järjestääkö jokainen toimija palvelut parhaaksi katsomallaan tavalla. Maakunnalla on käyttövelvoite hankkia palvelut yhtiöltä, mutta kunnilla on vapaus myös jatkossa edelleen päättää, miten omat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut se järjestää. Maakuntien ja kuntien yhteistyön mahdollisuuksia tukipalveluissa selvitetään kuluvan kevään aikana nyt käynnissä olevalla yhdyspintoja koskevalla kyselyllä, mutta myös myöhemmin järjestettävissä työpajoissa. Asia on esillä myös maakuntauudistuksen esivalmistelun ohjausryhmän kokouksessa huhtikuussa. Talous- ja henkilöstöpalvelujen lisäksi tarvitaan ratkaisut ICT-palveluista sekä sote-palveluihin liittyvistä tukipalveluista, joita ovat ainakin kiinteistö-, ateria- ja siivouspalvelut. Kun maakunnan tuotantoyhtiö on valittu, käynnistyy mahdollisimman pian henkilöstön tietojen siirtäminen. Tämä työ on suunniteltava tässä henkilöstön siirtoa valmistelevassa työryhmässä niin, että se sujuu häiriöttömästi ja kaikki tarvittavat tiedot saadaan siirrettyä ennen 1.1.2019. Aikataulu todettiin tiukaksi huomioiden siirtyvän henkilöstön määrä Lapissa, mutta myös muissa maakunnissa. Valtakunnallisesti on noussut esille tarve tehdä tukipalveluihin liittyviä henkilöstösiirtoja tuotantoyhtiöön jo ennen vuoden 2019 alkua. Tämä osaltaan mahdollistaisi toisaalta maakunnan henkilöstöä koskevan osaamisen siirtymisen tuotantoyhtiöön ja mahdollistaisi tietojen keruun sujumisen. Keskusteltiin alustuksen pohjalta ja todettiin tilanne haasteelliseksi. Maakunnan toiminnan käynnistymiseksi nähtiin tärkeäksi, että kirjanpito toimii ja henkilöstön palkat juoksee. Pohdittiin tarvitaanko henkilöstöltä suostumuksia vai mahdollistaako voimaanpanolaki siirrot ilman tätä? Henkilöstön osalta kannettiin huolta erilaisten sopimusten siirtymisestä ja jatkuvuudesta sekä tietojen kokoamisen organisoinnista. Tuotiin tiedoksi, että kuntatyönantajalle tulee kolme erilaista jaostoa: kunnat, maakunnat sekä niiden yhtiöt. Liikkeenluovutuksen periaatteesta toivottiin tietoa ja yhteistä keskustelua. Palkkaharmonisaation osalta todettiin, että sen toteutuminen ei liene mahdollista vuoteen 2019 mennessä ja paikallisten sopimusten osalta jouduttaneen hakemaan alkuvaiheessa konsensusta. Lopuksi nostettiin esille tarve huomioida tulevassa työsuunnitelmassa ja valmistelussa myös työsuojeluorganisaation rakentaminen. 6. Henkilöstöä koskevat nykytilan selvitykset Prosessivastaava Pertti Hemminki Lapin Sote-Savotta hankkeesta kertoi, että hankkeen yhteydessä on kerätty kaikki tarvittavat tiedot siirtyvästä SOTE-henkilöstöstä ja parasta aikaa tätä raakaa dataa
käsitellään ja se luovutetaan työryhmän käyttöön kokonaisuudessaan. SOTE-henkilöstön osalta lähtötilanne osoittaa, että se on varsin kirjava ja yhdenmukaistamiselle on selkeästi tarpeita. Myös tässä yhteydessä nostettiin esille huoli henkilöstöresursseista, joilla lähdetään käsittelemään, analysoimaan ja arvioimaan erilaisten toimenpiteiden tarvetta kerätyn materiaalin pohjalta. Muiden kuin sotetehtävien osalta on myös kerätty tietoa nykytilasta. Vaikka tieto on kerätty yhdenmukaisella lomakkeella, organisaatioiden antamat selvitykset ovat keskenään hyvin erilaisia. Nämä on kuitenkin koottu yhteenvedoksi, joka luovutetaan niin ikään tälle työryhmälle. Kokousmateriaalien yhteydessä toimitetaan kerätystä tiedosta yhteenveto. Maakuntaan siirtyvien muiden kuin sote-tehtävien osalta lähtötilanne ei ole yhtä kirjava. Esimerkiksi valtion organisaatioilla on varsin yhdenmukaiset periaatteet ja palkkausjärjestelmät käytössä. Tuotiin tiedoksi, että lisäksi valtakunnallisesti on kerätty tukipalveluissa työskentelevää henkilöstöä koskevaa tietoa, joiden tulokset löytyvät oheisen linkin takaa: http://alueuudistus.fi/artikkeli/-/asset_publisher/talous-ja-henkilosto-seka-ict-palveluidennykytilanteesta-tehty-kartoitus-valmistunut Karkealla tasolla maakuntaan siirtyvän henkilöstön määräksi on arvioitu 8.000 9.000 henkilöä. SOTE-tehtäviin kytkeytyvien tukipalveluiden (kiinteistö-, ateria ja siivouspalvelut) henkilöstöstä ei ole kerättyä tietoa vielä olemassa. Nämä tiedot on tarpeen koota, kun tiedetään, miten nämä palvelut jatkossa tullaan organisoimaan maakunnan ja kuntien omina ratkaisuina tai näiden yhteistyössä. 7. Yhteisen tavoitetilan muodostaminen henkilöstön siirtojen osalta sekä näkemys eri osa-alueista, joita tarvitaan tavoitetilaan pääsemiseksi Asetettiin työryhmän työskentelylle tavoitteeksi, että se työstää konkreettisen, realistisen ja käytännönläheisen työsuunnitelman ja aikataulutuksen väliaikaishallinnolle siitä, minkälaisin toimenpitein luodaan edellytykset, että henkilöstön siirtyminen sujuu mahdollisimman häiriöttömästi ja turvataan henkilöstön palkan maksu sekä asioiden sujuminen uudistuksesta huolimatta. Tämän lisäksi hahmotellaan pidemmän tähtäimen tavoitetilaa, johon pyritään pidennetyllä aikataululla. Tässä tavoitetilassa voidaan huomioida esimerkiksi palkkojen harmonisointiin liittyvät toimenpiteet. Keskusteluun nousi tavoitetilaan ja toimenpiteisiin liittyen seuraavaa: huomioidaan tavoitteelliset aikataulut suunnitelman pohjana esimerkiksi tukipalveluyhtiön valinta mietitään osana toimintasuunnitelmaa myös viestintään liittyvän koordinaation tarvetta ja mahdollisia toimenpiteitä, jotta henkilöstö saa tarvitsemaansa tietoa uudistuksen eri vaiheista ja valmistelusta väliaikaishallinnon rajallinen toimivalta, mikä käytännössä tarkoittaa, että monissa asioissa päätöksiä voidaan tehdä vasta, kun maakuntavaltuusto on aloittanut työskentelynsä 1.3.2018 o kaikki tärkeät päätökset voidaan tehdä aikaisintaan keväällä 2018 valmisteluun panostaminen, jotta asiat voidaan sitten aikanaan päättää nopeasti ja jouhevasti valmistelun tulee olla laadukasta ja esitysten perusteltuja
hyödynnetään mahdolliset uudenlaiset viestintäkanavat ja tavat viestiä esimerkiksi videoklipit, joiden avulla tieto saadaan kaikille saman sisältöisenä arvioidaan luottamusmiesten ja työnantajien tapaamisen tarve ja miten sellaiset voitaisiin organisoida valmistelun eri vaiheissa Sovittiin, että puheenjohtaja ja sihteeri rakentavat tämän kokouksen keskustelujen pohjalta ensimmäisen työsuunnitelman rungon, jota muut kommentoivat ja täydentävät. Yhteiseksi tavoitteeksi asetettiin, että yhteisen kommentoinnin pohjalta työryhmällä olisi seuraavassa kokouksessa ensimmäinen hahmotelma työsuunnitelmasta keskustelun ja jatkotyöstämisen pohjana. 8. Muut mahdolliset asiat Todettiin, että ei ollut muita mahdollisia asioita. 9. Sovitaan seuraavien kokousten aikataulut Pöytäkirjan kohdassa 4 oli sovittu, että seuraavat kokoukset pidetään: keskiviikkona 26.4.2017 klo 14.00 torstaina 4.5.2017 klo 12.00 ja tiistaina 30.5.2017 klo 10.00 Seuraava kokous pidetään joko Lapin sairaanhoitopiirin toimitiloissa tai TEHY:n Lapin aluetoimistossa. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen ja kiitti osallistujia hyvästä vuorovaikutuksesta. Puheenjohtaja tiivisti kokouksen keskeisiksi viesteiksi kokoustiedotteeseen seuraavat asiat: työryhmä on nimetty ja sen työskentely on käynnistynyt järjestäytymiskokouksella puheenjohtajaksi valittiin Soili Vesterinen ja varapuheenjohtajaksi Timo Tammilehto työryhmä työstää työsuunnitelmaa väliaikaishallinnon vaiheeseen, työsuunnitelman mukaisten toimenpiteiden tavoitteena on mahdollistaa henkilöstölle mahdollisimman häiriötön siirtymä uuteen maakuntaan ja turvata palkanmaksu sekä asioiden hoituminen uudistuksesta huolimatta työsuunnitelma laaditaan kesäkuun maakuntauudistuksen ohjausryhmän kokoukseen Kokouksen lopuksi osallistujille varattiin mahdollisuus tutustua Lapin Pelastuslaitoksen fyysisiin toimitiloihin.