Koulutustarvekartoituksen menetelmät koulutuksen kehittäjille vanhustenhoidossa Kaksipäiväisen koulutuksen konsepti ja materiaali Leonardo da Vinci ohjelman valtioiden rajat ylittävälle projektiryhmälle Vanhustenhoidon parantaminen koulutuksen kehittäjien kompetenssiprofiileilla (PP 146 552)
Koulutuksen kohderyhmä: Koulutus suunniteltiin Vanhustenhuollon parantaminen koulutuksen kehittäjien kompetenssiprofiileilla -projektin valtioiden rajat ylittävälle projektiryhmälle. Koulutukseen osallistui 20 henkilöä viidestä eri maasta: Saksasta, Suomesta, Iso- Britanniasta, Puolasta ja Turkista; 18 naista ja 2 miestä. Erilaisten kulttuuritaustojen lisäksi osallistujien ammatillisissa pätevyyksissä oli myös eroja: vanhustenhoidon ammattilaisia, laatuvaltuutettuja, laadunhallinnan valtuutettuja, vanhustenhoidon ammattilaisten koulutuskeskusten johtajia sekä koulutuksen tutkijoita. Paikka ja ajankohta: Koulutus pidettiin vajaan nelipäiväisen, ensimmäisen valtioiden rajat ylittävän konferenssin kolmantena ja neljäntenä päivänä Burgholzin koulutuskeskuksessa Wuppertalissa / Saksassa. Ensimmäisenä koulutuspäivänä työskenneltiin 9.00 12.30 ja lounastauon jälkeen 13.30 16.30, toisena päivänä 9.00 12.30; tämän jälkeen konferenssi päätettiin. Esittelijä: Prof. Dr. Christiane Schiersmann (jatkokoulutuksen professori) Heidelbergin yliopiston (Ruprecht-Karls-Universität) kasvatustieteellinen seminaari, Akademiestr. 3, D 69117 Heidelberg schiersman@ews.uni-heidelberg.de Karkea suunnitelma ja yhteenveto teemoista: 1. päivä Koulutustarvekartoituksen välttämättömyyden perustelut (suppea) Koulutustarpeen määritelmän sopiminen (Input) Tarvearvioinnin konseptit nopeasti muuttuvina aikoina (Input ja keskustelu) Tarvearvioinnin strategiat / menetelmät: henkilöstön kanssa käytävät keskustelut, työpaja, kyselylomake (työskentely pienryhmissä aineiston pohjalta, tämän jälkeen töiden esittely/keskustelu yhteisistunnossa)
2. päivä Koulutustarvearvioinnin strategioiden toteutus Yrityskohtaisen konseptin kehittäminen tarvekartoitukseen (työskentely ryhmissä todellisten tapausten parissa) Ryhmätöiden tulosten esittely yhteisistunnossa Päätös
Yksityiskohtainen suunnitelma Torstai, 23.11.2006, klo 9.00 12.30 ja 13.30 16.30 Aihe: Koulutustarvekartoituksen metodit vanhustenhoidon koulutuksen kehittäjille osa 1 Koulutustarpeen/koulutustarvekartoituksen määritelmä Käsitteen selvitys: Kompenssit vs. tietämys Valikoitujen tutkimusmenetelmien hyvät ja huonot puolet : kyselylomake, haastattelu, työpaja, keltaiset sivut ja SWOT-analyysi Aineiston arviointi OS = Osallistujat PT = Parityö RT = Ryhmätyö YI =Yhteisistunto Fläppi = fläppitaulu SL = Seinälehti PH = Piirtoheitin Aika n. Aihe / Toimintatapa Välineet / materiaali Kommentit 9.00 Alkutervehdys Esittelijä esittelee itsensä aiheeseen liittyen Koulutusohjelman selvitys 9.15 Esittelykierros OS: Assosiaatioita (positivisia sekä negatiivisia) aiheesta koulutustarvekartoitus, tulosten visualisointi 9.25 10.15 Huutoäänestys: Koulutustarvearvioinnin välttämättömyyden perustelu ja tulosten visualisointi Koulutuksen ja tarpeen määritelmien sopiminen (Input) OS istuvat opiskeluryhmissä. fläppitaulu, tussit fläppitaulu Tavoite: saada näkemys aiheeseen OS istuvat opiskeluryhmissä, kukin kansallisuus omassa ryhmässään, jotta he voivat tukea toisiaan kielellisesti (kääntäminen) ja sisällöllisesti (kouluttajat/koulutuksen kehittäjät). Assosiaatioiden kerääminen, jotta saadaan selville osallistujien subjektiiviset asenteet aiheeseen tarvekartoitus. Induktiivinen menetelmä, jotta osallistujat voivat sopia koulutustarvekartoituksen perusteluista ja tavoitteista. Tämä on
Tarvearvoinnin konseptit nopean muutoksen aikoina (Input ja keskustelu) Kahvitauko 10.35 Koulutustarvekartoituksen menetelmät: johdanto Fläppitaulu Aivoriihi 10.55 60-minuutin RT kyselylomake-, haastattelu- ja työpajamenetelmistä: Näitä menetelmiä työstetään seminaariaineiston sekä omien kokemusten pohjalta, Seminaarimoniste tärkeää, koska koulutustarvearvioinnin merkityksellisyys ei välttämättä ole tiedossa organisaation johdon edustajilla. Osanottajien tulee tosin laatuvaltuutettuina tehdä työtä vakuuttaakseen muut koulutustarvekartoituksen merkityksestä ja siten olla itse avoimena erilaisille perusteluille. Tavoite: Työn lopputulokseksi tulisi työstää käsitys, että tarpeelle ei ole objektiivista määritelmää, vaan se kuvaa neuvotteluprosessin tulosta sosiaalisessa järjestelmässä. Nopean muutoksen aikoina erityinen vaikeus piilee siinä, että tarpeen arvioinnin ja toimeenpanon suunnitteluhorisontit lyhentyvät jatkuvasti. Olemassa olevien tietojen kokoaminen Olemassa olevien tietojen ja kokemusten arvottaminen Tarvearvioinnin erilaisten menetelmien työstäminen tapahtui säästösyistä. Koko ryhmän kanssa yhdessä työstäminen ei olisi
kullekin ryhmälle yksi menetelmä. 12.30 Lounastauko 13.30 RT:n esittely aiheesta: kyselylomake, jonka jälkeen - 14.00 keskustelua aiheesta ollut aikataulullisista syistä toteutettavissa. Lisäksi pienryhmissä työskentelyn etuna on, että omia kokemuksia voidaan vaihtaa intensiivisemmin sekä keskustella konkreettisista kysymyksistä. Ryhmät jakaantuivat kiinnostuksen mukaan. Näin jokaisen oli mahdollista syventyä menetelmään, joka oli itselle vieraampi. Kulloinenkin esittävä ryhmä liittää teoreettiseen panostukseen omat kokemuksensa ja suosituksensa. Kahvitauko Juomat / keksit 14.15 RT: esittely aiheesta: haastattelu, jonka jälkeen ks.ed. keskustelua aiheesta 14.35 RT:n esittely aiheesta: työpaja, jonka jälkeen keskustelua ks.ed. aiheesta 15.00 Input ja keskustelu: keltaiset sivut Seminaarimoniste Keltaiset sivut kuvaavat tiedonhallinnan menetelmää, jonka voi helposti lisätä koulutusarvioinnin aihepiiriin. Se on hyvä pohja jo olemassa olevien tietojen ja valmiuksien dokumentointiin. 15.15 RT: Yrityskohtaisen konseptin kehittely tarvekartoitukseen (työskentely ryhmissä todellisten tapausten parissa) Fläppitaulu, juontokortit, tussit, Ryhmien muodostus: 2 koulutuksen kehittäjää + yksi kollega samaa
16.00 Työtehtävän selvittäminen ja avoimet kysymykset Palautteen anto ohjelman perusteella esittelijälle ja projektitiimille: Mikä on asenteesi koulutustarvekartoitusta kohtaan tämän päivän jälkeen? Haluatko vielä lisätä jotain, jolla voisi olla meille merkitystä? 16.30 LOPPU kalvot, kannettavat tietokoneet kansallisuutta Konseptin tavoitteena on antaa teoriapainotteinen katsaus tarvearvioinnin aihepiiriin ja organisaatioille konkreettista apua käyttöönottoon. Lisäksi konkreettinen siirto tarjoaa kulloisessakin käyttötilanteessa ennemminkin mahdollisuuden tarkistaa, ovatko kysymykset pysyneet avoimina menetelmälle. Ryhmät työskentelevät intensiivisesti, tarvitsevat toisena seminaaripäivänä vielä vähän aikaa saadakseen tuloksensa esiteltävään muotoon. Ensimmäinen palautekysymys peilaa seminaarin aihetta ja sen tarkoituksena on etenkin selvittää, muuttiko konkreettinen tekeminen asenteita teemaa kohtaan. Toinen palautekysymys tarjoaa mahdollisuuden mainita näkökulmia, jotka eivät liity koulutuksen sisältöön, esim. oppimisilmapiiristä tai järjestelyistä.
Perjantai, 24.11.2006, klo 9.00 12.30 ja 13.30 16.00 Aihe 1: Koulutustarvekartoituksen metodit vanhustenhoidon koulutuksen kehittäjille Osa 2 Arviointimenetelmien kehitys projektin käyttöön + palaute Projektisuunnittelun kehitys: Kenelle? Milloin? Miten? Miten arvioidaan? OS = Osallistujat PT = Parityö RT = Ryhmätyö YI = Yhteisistunto Fläppi = Fläppitaulu SL = Seinälehti PH = Piirtoheitin Aika Aihe / Toimintatapa Menetelmät / materiaali Kommentit n. 9.00 Alkutervehdys Työtehtävän kertaus Fläppitaulut, juontokortit, tussit, kalvot, kannettavat tietokoneet RT: päättävä keskustelu ja esitysten valmistelu Kahvitauko (ryhmien vapaasti pidettävissä) Juomat / keksit 10.45 Ryhmätöiden tulosten esittely yhteisistunnossa maaryhmittäin Fläppitaulu, kannettava tietokone, videotykki Tarvearvioinnin erilaisten konseptien peräkkäinen esittely on välttämätöntä, jotta voidaan taata kokemustenvaihto. Näin osanottajat voivat oppia toisiltansa. Sitä paitsi informaatio edesauttaa suurempaa avoimuutta. 12.20 Loppupalaute Yleinen katsaus seminaarista: Mikä oli hyvää, heräsikö vielä ideoita? 12.30 LOPPU
9 Aineistoa koulutustarvekartoitukseen 1 Työpaperi: Kirjallinen työntekijäkysely Ennen kirjallisen kyselyn suorittamista on hyvä selvittää seuraavat kaksi kohtaa: 1. Ketkä osallistuvat kyselyyn ryhmän koko, kyselyn aiheen ja kyselyyn osallistuvien välinen yhteys 2. Kyselyn tavoitteet mitä halutaan saada selville? Kyselylomaketta laadittaessa tulee ottaa huomioon seuraavat seikat: 1. Kysely kannattaa tehdä kirjallisena silloin, kun halutaan tehdä kysely suurelle määrälle työntekijöitä. 2. Kysymysten tulee olla helposti ymmärrettäviä ja yksiselitteisiä, koska vastaajalle ei ole mahdollisuutta varmistaviin kysymyksiin. 3. Kyselylomakkeen pituuden tulee olla kohtuullinen vältä tarpeettomia kysymyksiä: tarkista jokaisen kysymyksen kohdalla Mitä haluat tietää? 4. Järjestä yksittäiset kysymykset aihekokonaisuuksien mukaan Esimerkki: I. Kysymykset liittyen täydennyskoulutustoimenpiteisiin II. Kysymykset liittyen tietokonevarusteluun ja sen merkitykseen Voit käyttää kyselyssä kahta erilaista kysymystyyppiä: 1. Suljetut kysymykset: annat vastausvaihtoehdot valmiiksi, kyselyyn osallistuja merkitsee oman valintansa. Esimerkkejä: Arviointi: pitää paikkansa pitää osittain paikkansa ei pidä paikkaansa Listaus: Word Excel Outlook 1 Seuraavat materiaalit ovat peräisin teoksesta: C. Iller/A. Sixt (2004): Flexibel. Praktisch. Zielgenau. Handbuch für kleine und mittlere Unternehmen zur Ermittlung des betrieblichen Weiterbildungsbedarfs. o.o. (BeKUM)
10 2. Avoimet kysymykset: kyselyyn osallistuva voi kirjoittaa vastauksensa tyhjiin kohtiin. Esimerkki: Avoin kategoria kuten Muuta Mihin täydennyskoulutukseen osallistuit viime vuonna? On kuitenkin otettava huomioon, että avoimet kysymykset ovat vaikeampia arvioida.
11 Toteutus Tiedota työntekijöitä etukäteen tulevasta kirjallisesta kyselystä ja anna heille mahdollisuus tarkentaviin kysymyksiin, jotta vältyttäisiin mahdollisilta peloilta ja epäilyksiltä. Määritä sitova ajankohta, johon mennessä työntekijöiden tulee palauttaa täytetyt kyselylomakkeet. Järjestä kyselylomakkeiden palautus siten, että vastaajien anonymiteetti säilyy, käytä esim. jonkinlaista postilaatikkoa. Tiedota asianomaisia arvioinnin jälkeen saaduista tuloksista. Arviointi Arviointi voidaan suorittaa erilaisten arviointiapuvälineiden avulla omien tietojen ja taitojen mukaan. Käsin laskeminen on helppo ja edullinen vaihtoehto. Voit käyttää jokaiselle kysymykselle ja vastausvaihtoehdolle laskentalomaketta. Mikäli kyse on suuremmasta määrästä kyselylomakkeita, voit laatia yksinkertaisia laskelmia ja toistuvuuksia Excel-ohjelman avulla. Lisäksi on olemassa sarja erilaisia tilastollisia ohjelmia (esim. SPSS), joiden avulla voit laskea toistuvuuksia tai riippuvuuksia. Tämä on tietenkin mahdollista vain, mikäli sinulla omaat vastaavat ohjelmat ja tilastotieteen taidot ja mikäli kyselylomakkeiden määrä on vastaavan suuri.
12 Työpaperi: Kyselylomakkeen sisältö 1. Kyselylomakkeen otsikko Esim. Kysely yritys XY:n työntekijöille koskien uuden tietokoneohjelman käyttöönottoa 2. Lyhyt johdanto Mistä kyselyssä on kyse, ketkä siihen osallistuvat ja mihin tarkoitukseen kysely tehdään. 3. Lyhyet käyttöohjeet Esimerkkejä: Huomaathan yksittäisten kysymysten kohdalla kursiivilla kirjoitetut ohjeet, jotka ohjaavat sinut kyselylomakkeen läpi. Monivalinta on mahdollinen. Kaikkia tietojasi käsitellään ehdottoman luottamuksellisesti. 4. Kysymykset Esimerkki: Ote aihekokonaisuudesta II. Kysymyksiä liittyen tietokonevarusteluun ja sen merkitykseen Uutta tietokoneohjelmaa käyttöön otettaessa on tärkeää tutustua työpaikkasi tekniseen perusrakenteeseen. 11. Mitkä seuraavista sinulla on käytössäsi työpisteessäsi? Monivalinta mahdollinen a) Oma tietokone b) Outlook c) Internetyhteys 12. Onko tietokone työssäsi tärkeä? ei lainkaan vähän melko hyvin 13. Millaiset taidot sinulla on seuraavista ohjelmista? a) Word ei lainkaan vähäiset hyvät b) Excel ei lainkaan vähäiset hyvät c) Outlook ei lainkaan vähäiset hyvät 5. Kiitoksen muotoilu Esimerkki: Kiitos yhteistyöstäsi
13 Työpaperi: Henkilöstön kanssa käytävät keskustelut Henkilöstön kanssa käytävien keskustelujen valmistelu sovi keskustelun ajankohta työntekijän kanssa (ja tarvittaessa myös toisen johdon edustajan kanssa). anna työntekijällesi mahdollisuus valmistautua keskusteluun ilmoittamalla hänelle keskustelun keskeisimmät aiheet jo etukäteen. huolehdi siitä, että keskusteluun varataan tarpeeksi aikaa ja tila, jossa teitä ei häiritä. Henkilöstön kanssa käytävien keskustelujen toteutus Laadi etukäteen keskustelupohja. Se auttaa sinua jäsentämään keskustelua ja estää unohtamasta tärkeitä kohtia. Muotoile kysymyksesi mahdollisimman avoimiksi, jotta työntekijällä on mahdollisuus kuvata asioita omasta näkökulmastaan. Viittaa aiempiin keskusteluihin ja sovittuihin asioihin, luo silmäys ajassa taaksepäin. Jos asioista sovitaan sitovasti, se tulee tehdä kirjallisesti ja esittää työntekijälle. On suositeltavaa kirjata keskustelun sisältö lyhyesti ylös. Henkilöstön kanssa käytävien keskustelujen jälkityöstö Laadi pöytäkirja ja anna siitä keskustelukumppanillesi kopio hänen omaan käyttöönsä. Mitkä ovat keskustelun sisällölliset aihealueet? Mikäli keskustelua käytetään koulutustarvekartoituksen välineenä, voivat seuraavat kannat/aihealueet olla tärkeitä: Tehtäväprofiili (tehtävät, kyvyt ja vastuu) Tavoitteet (niin työtekijän kuin myös yrityksen) Vaikeudet (missä jokapäiväisen työn kulun ongelmat ja vaikeudet syntyvät?) Parannusehdotuksia (mikä voitaisiin tehdä paremmin, missä muutostarve on syntynyt?) Tavoite-todellinen tilanne-tasapaino (tasapaino vaatimus- ja soveltuvuusprofiilien välillä) Tarkistuslista työntekijän kanssa käytävä keskustelu -ajankohta sovittu työntekijän kanssa -käytettävissä rauhallinen tila -keskustelun tavoitteet selvitetty -keskustelupohja laadittu -työntekijää on informoitu keskustelun sisällöstä ja tavoitteesta
14 Työpaperi: Kehityskeskustelu 2 Mitä tulee ottaa huomioon tavoitteita muotoiltaessa? Tee tavoitteista mahdollisimman konkreettisia! Mitä haluan saavuttaa? Mitä yritykseni tulee saavuttaa? Määritä mittasuhteet! Mistä voin tunnistaa, onko tavoitteet saavutettu? Aseta selkeät aikarajat! Mihin mennessä haluan saavuttaa tavoitteeni? Pidä toimintaedellytykset mielessä! Millaisia edellytyksiä tavoitteiden saavuttamiselle on? Tiedota kaikkia työntekijöitä yrityksen tavoitteista! Valmistautuminen kehityskeskusteluun Valmistaudu keskusteluun huolellisesti. Laadi keskustelupohja, jonka perusteella toteutat keskustelun, näin tärkeät asiat eivät unohdu ja keskustelu sujuu kootusti. Anna työntekijälle aikaa valmistautua keskusteluun, voit antaa hänelle esim. valmistelevia kysymyksiä: Miten voin (työntekijänä) vaikuttaa siihen, että tavoite XY saavutetaan? Missä asioissa onnistuin kuluneena vuonna? Missä kuluneena vuonna oli ongelmia? Missä tarvitsin tukea? Mitä minun tulisi ehdottomasti mainita keskustelussa? Missä määrin tavoitteet vastaavat tehtäviäni? Työstä arviointijärjestelmää 1= tavoite saavutettu täysin 2= tavoite saavutettu suurimmaksi osin 3= tavoite saavutettua vain osittain 4= tavoitetta ei saavutettu 2 Vrt. Böhmer 2002
15 Kehityskeskustelujen toteutus Mahdollinen keskustelun kulku: Kerro aluksi keskustelun tavoite. Luo kertaava katsaus kuluneeseen vuoteen. Aloita aina positiivisella palautteella. Esitä omia huomioitasi pohjaten faktoihin ja tietoihin kuvaile esim. tyypillisiä tilanteita ja konkreettisia tuloksia. Analysoi yhdessä työntekijän kanssa ongelmia, jotka ilmenivät edellisin tavoitteisiin pyrkiessä ota selville, mikä aiheutti ongelmia. Muotoile yhdessä työntekijän kanssa tavoitteita, jotka tulisi saavuttaa seuraavan kvartaalin/vuoden aikana. Älkää lyökö lukkoon liian montaa tavoitetta työstäkää realistisia tavoitteita, jotka työntekijä voi saavuttaa käytössä olevilla keinoilla ja mahdollisuuksilla. Analysoi yhdessä työntekijän kanssa mahdollisia ongelmia, joita voi ilmetä tavoitteeseen pyrkiessä. Tähän kannattaa varata aikaa ja paneutua kunnolla.
16 Työpaperi: Kehityskeskustelujen jälkityöstö Tarkistuslista jälkityöstö ja itsearviointi Johdinko kehityskeskustelun tyydyttävästi? Kyllä Ei Valmistauduinko keskusteluun perusteellisesti? Kyllä Ei Pystyinkö luomaan hyvän ilmapiirin keskustelulle? Kyllä Ei Aloitinko positiivisella palautteella? Kyllä Ei Annoinko keskustelukumppanille tarpeeksi tilaa hänen mielipiteilleen? Kyllä Ei Johdinko keskustelua vahvasti? Kyllä Ei Pystyinkö muotoilemaan konkreettisia tavoitteita Yhdessä keskustelukumppanin kanssa? Kyllä Ei Ovatko tavoitteet tarpeeksi realistisia? Kyllä Ei Voitiinko tavoitteiden saavuttamiselle määrittää ajankohta? Kyllä Ei Onko tavoitteet määritelty positiivisesti? Kyllä Ei Pystyttiinkö määrittämään konkreettisia toimenpiteitä tavoitteen saavuttamista varten? Kyllä Ei Voiko työntekijä saavuttaa tavoitteet itsenäisesti käytettävissä olevien välineiden avulla? Kyllä Ei Kiinnostaako tavoite työntekijää? Tuleeko tavoitteen saavuttaminen olemaan hänestä hauskaa? Kyllä Ei Mikä sujui erityisen hyvin? Minkä pitäisi sujua paremmin seuraavassa keskustelussa? Miten työntekijä mielestäni koki keskustelun? Antoiko työntekijä palautetta? Jos kyllä, millaista se oli?
17 Työpaperi: Kehityskeskustelujen dokumentointi Työntekijä Johdon edustaja Johdon edustaja Nimi: Nimi: Tehtävänkuvaus: Keskustelun syy Osasto: Viimeisimmän kehityskeskustelun päivämäärä: Erityisiä huomioita: Sovittujen tavoitteiden luonnostelu Alatavoitteet Millaisia toimenpiteitä tarjotaan tavoitteiden saavuttamiseen? Esim. pätevöitymistoimenpiteitä Millä aikavälillä tavoitteet tulisi saavuttaa? Työntekijän kommentit Työntekijän allekirjoitus Esimiehen allekirjoitus
18 Työpaperi: Ohjattu työpaja Ohjatussa työpajassa, jossa osanottajia on 8-15, voidaan n. 3-4 tunnin aikana työstää tuloksia, jotka auttavat selvittämään ryhmän koulutustarvetta. Ohjatun työpajan valmistelu Ensiksi tulee selvittää seuraavat kohdat: Kenen tulisi osallistua työpajaan? Mikä on työpajan päämäärä? Seuraavaksi tulee ilmoittaa asianomaisille, että tulossa on työpaja aiheesta XY ja mitä varten tällainen tilaisuus järjestetään. Erityisesti kokemattomien ohjaajien on hyvä toteuttaa työpaja tukeutuen keskustelupohjaan tai inputteihin. Tämä tarkoittaa, että työstät useampia johtokysymyksiä tai inputteja, joiden pohjalta keskustelet osallistujien kanssa tai toteutat ryhmätyön, jossa käsitellään kysymyksiä. Kysymystekniikka Kysymykset ovat hyödyllisiä ryhmäprosessien ohjauksessa. Tällöin kysymyksillä on erilaisia funktioita. Kysymykset: toimivat johdatuksena keskusteluun tai ryhmätyöhön jatkavat keskustelua tai ryhmätyötä Tällöin tulee ottaa huomioon, että kysymykset muotoillaan tarpeeksi avoimiksi, jotta vastausvaihtoehtojen määrä on mahdollisimman suuri. Lisäksi kysymysten tulee olla kaikille ymmärrettäviä ja niiden tulee innostaa osallistujia vastaamaan. Vältä kysymyksiä, joihin voi vastata kyllä/ei tai kysymyksiä, jotka ovat kuulustelunomaisia, lisäksi tulisi mielellään välttää kompakysymyksiä tai epämiellyttäviä kysymyksiä. Input-tekniikka Inputit ovat lyhyitä sisällöllisiä johdantoja (esim. esimerkki ongelmasta tai tyypillisen työtilanteen lyhyt esittely), joiden avulla päästään sisälle aiheeseen. Ne välittävät: tarvittavat tiedot työpajan aiheesta, saattavat osallistujien tiedot samalle tasolle, antavat kuvan ongelma-alueista.
19 Tällöin tulee ottaa huomioon, että inputit ovat lyhyitä ja täsmällisiä. Mikäli aihe sen sallii, aiheen visualisointi graafisella esityksellä tai vastaavalla voi olla mielekästä. Korttikyselytekniikka Korttikyselyn käyttö mahdollistaa sen, että kaikki asianomaiset voivat ilmaista mielipiteensä aiheeseen samaan aikaan. Tämä soveltuu erityisen hyvin silloin, kun haluat saada aktivoitua myös osallistujat, joka ovat yleensä hiljaa. Korttikyselyn avulla voidaan listata ja kerätä: ongelmakohtia ratkaisuja ideoita Toteutukseen tarvitaan muistiinpanokortteja, tussikyniä, neuloja ja liikuteltavia väliseiniä. Seinille voi myös ripustaa käärepaperia, jonka päälle kortit kiinnitetään teipillä. Osallistujien tulee ottaa huomioon, että: he kirjoittavat isolla ja selkeästi he kirjoittavat vain yhden ongelman/idean per kortti ideaa/ongelmaa ei ole valmiiksi arvioitu Osallistujat kuvailevat yksi tai pienissä ryhmissä kortteja, tämän jälkeen niistä keskustellaan ja ne kiinnitetään lajiteltuina liikuteltaville väliseinille. Ohjaaja voi auttaa ryhmiä lajittelussa kysymyksillä. Lajittelussa tärkein kysymys kuuluu: mitkä kuuluvat yhteen ja mikä on tämän aihealueen yläkäsite. Arviointi Arviointi ei ole kovinkaan työlästä ryhmän osallistumisen sekä tulosten ja mahdollisten toimenpiteiden yhteisen työstämisen johdosta. Kannattaa kuitenkin nähdä sen verran vaivaa, että kerrot ryhmälle lyhyesti tärkeimmistä tuloksista sekä sovituista toimenpiteistä, jotka olet myös jo merkinnyt tulosraporttiin. Jos olet käyttänyt korttitekniikkaa, voit kuvata seinille kiinnitetyt kortit ja laatia näin lisäksi kuvapöytäkirjan. Ohjaajan rooli Ohjaaja ei ole johtaja eikä asiantuntija, joka tuntee aiheen paremmin kuin osanottajat. Ohjaajan tulee olla neutraali. Mitä tämä tarkoittaa sinulle yrittäjänä, joka haluaa toteuttaa työpajan työntekijöiden kanssa? Älä vastaa osanottajien kysymyksiin, vaan anna ryhmän vastata niihin, vain siten voit säilyttää puolueettomuutesi, lisäksi tämä aktivoi ryhmää. Esitä ryhmälle lyhyitä inputteja tai kysymyksiä. Näin pidät oman puheaikasi lyhyenä ja annat ryhmän tuottaa itse tulokset. Älä arvioi sanottua, vaan tee siitä vain yhteenveto, jossa ilmaiset ryhmän mielipiteitä ja sanomisia.
20 Anna ryhmälle tarpeeksi aikaa ja tilaa mielipiteiden vaihtoon ja tulosten löytämiseen, keskeytä keskustelu vain, mikäli se muuttuu asiattomaksi. Työpaperi: Koulutustarvetyöpajan mahdollinen suunnitelma Aika Sisältö / Menetelmä Vastaava 09:15-09:30 Alkutervehdys ja työpajan tavoitteiden selvitys 09:30-09:35 Jako työryhmiin Otetaan luku 09:35-09:45 Johdanto käytettyihin Tiivistelmä menetelmiin, esim. kyselykorttimenetelmä 09:45-10:45 Tehtävien jako Ryhmätyö Esimerkki A: Tarve ei ole vielä kovinkaan konkreettinen: Millaista täydennyskoulutusta toivotaan? Millaisia muutoksia uskot kohtaavasi tulevina vuosina päivittäisessä työssäsi, ympäristössäsi jne.? Millaisia haasteita tämä asettaa työllesi? Esimerkki B: konkreettinen tarve Otetaan käyttöön uusi tietokoneohjelma: Mitä odotat uudelta ohjelmalta? Mitä hyötyä/helpotusta ohjelmasta on mielestäsi? Mikä voi aiheuttaa ongelmia? Millaista koulutusta tulet konkreettisesti tarvitsemaan? 10:45-11:00 Tulosten esittely Ryhmä esittelee tulokset 11:00-11:15 Tauko 11:15-12:00 Keskustelu yhteisistunnossa Keskustelu Esimerkki A: Ryhmätulosten ja avoimet yhteinen arviointi ja kysymykset arvioidun tarpeen konkretisointi. Esimerkki B: Millaiset toimintaedellytysten tulee täyttyä, jotta voit tehdä ohjelmalla mielekkäästi töitä? Sovitaan mahdollisista
toimenpiteistä. 21
22 Todistus Lomake A on suorittanut laitoksessamme/instituutissamme seuraavan kurssin: Kurssin kuvaus ja laatu Kurssin kesto ja laajuus Kurssilla käsiteltiin seuraavia aiheita: Kurssi on suoritettu menestyksekkäästi ja siitä todisteena: diplomi läsnäolotodistus Paikka/Aika Allekirjoitus/Leima
23 Yellow Pages (Keltaiset sivut) 3 Mitä? Tietämyskartta toimii tiennäyttäjänä työntekijöille heidän työssään tärkeisiin tiedonkantajiin: Informaalisen tiedon kohdalla on tehokkaampaa mahdollistaa pääsy sellaisten ihmisten luo, joilla on kulloinenkin asiantuntemus, kuin yrittää kodifioida tämä tieto. Suuret yritykset ylläpitävät tällaisia hakemistoja tavallisesti Intranetissä. Myös paperiversioilla on tehtävänsä tietämyksen hallinnassa edellyttäen, että niissä on kaikki olennainen tieto ja että niitä päivitetään jatkuvasti. Miksi? Helpottaa pääsyä tärkeiden tiedonkantajien luo Nopeuttaa spesifisissä kysymyksissä sopivien yhteyshenkilöiden löytämistä Helpottaa pätevien tiimien muodostamista Miten? Yrityksen toimialaluettelossa on seuraavat tiedot jokaisesta työntekijästä: Nimi Ala, osasto, ryhmä Puhelinnumero Sähköpostiosoite (jos olemassa) Kotisivu Intranetissä (jos olemassa) Pätevyys Ammatillinen kokemus Projektityökokemus Erikoisalat Jatkokoulutus Erityinen tietotaito, erityistaidot (myös varsinaisen ammattialan ulkopuoliset) Tämänhetkinen tehtäväkenttä Tärkeää! Keltaisten sivujen käytettävyyden kannalta ratkaisevaa on hakemiston jatkuva päivitys, mukaan luettuna vanhentuneiden tietojen poistaminen. Päivitys tulisi tehdä tasaisin väliajoin. Jokainen työntekijä on itse vastuussa siitä, että hänen tietonsa hakemistossa ovat ajantasaiset. On kuitenkin suositeltavaa, että tämä tarkistetaan 3 Lähde: Wuppertaler Kreis e.v. (2000). Wissensmanagement in mittelständischen Betrieben. Ein Leitfaden. Köln: Deutscher Wirtschaftsdienst, S. 84
24 ainakin niin kauan kunnes oman profiilin hoitamisesta on tullut kaikille itsestään selvä osa yrityskulttuuria!
25 Hanke on rahoitettu Euroopan komission tuella. Tästä julkaisusta (tiedotteesta) vastaa ainoastaan sen laatija, eikä komissio ole vastuussa siihen sisältyvien tietojen mahdollisesta käytöstä. Paritätische Akademie im Paritätischen Bildungswerk LV NW e.v. Loher Str. 7 D - 42283 Wuppertal Germany http://www.bildung.paritaet-nrw.org