Valmistautunut on varautunut Arkipäivän (liike)toiminnan häiriöiden hallinnan menettelyt tukevat toimintaa mahdollisissa poikkeusoloissa
Toiminnan jatkuvuudenhallinta: HUOVI-portaali jatkuvuussuunnittelun apuvälineenä 13.12.2011 Johtaja Tuija Kyrölä 2
Yhteiskunnan toimintaedellytysten turvaaminen häiriötilanteissa Materiaalinen huoltovarmuus Materiaalinen varautuminen: turvavarastot velvoitevarastot varmuusvarastot ajoneuvovaraukset henkilövaraukset tilavaraukset tuotantovaraukset Toiminnallinen huoltovarmuus Yritysten ja niiden toimintaverkostojen toimintojen jatkuvuus Yhteistoiminta elinkeinoelämän ja viranomaisten välillä Yhteistoiminta järjestöjen kanssa Laki huoltovarmuuden turvaamisesta 1390/1992, Vnp huoltovarmuuden tavoitteista 2008
Perinteiset huoltovarmuuteen liittyvät varautumisen toimenpiteet Varastointi Valmiussuunnitelmat Yhteystiedot Toimipaikkatiedot Resurssitiedot Päivitys joka 2. vuosi VAP-varaukset Päivitys 2-3 vuoden välein Ajoneuvovaraukset - Päivitys 2-3 vuoden välein Poikkeusolojen valmiusharjoitukset Näillä yrityksen perinteisillä huoltovarmuustoimilla varmistellaan lähinnä viranomaisen toimintaa poikkeusoloissa. Ts. nämä yrityksen toimenpiteet eivät varmista yrityksen toiminnan jatkuvuutta tämän päivän häiriötilanteissa.
HVO:n uudet työkalut HUOVI-portaalista Ohjeita mm.: - riskianalyysiohje - SOPIVA-sopimusmallit ja suositukset Sovellukset: - Kypsyysanalyysi toiminnan jatkuvuudenhallinnan menettelyjen arvioimiseksi - CRISIM-mediasimulaattori jatkuvuusharjoitusten tueksi
HUOVI pähkinänkuoressa Portaali 1) Hajautettu käyttäjähallinta Pooli Pooli Pooli - yrityksen pääkäyttäjä Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys kutsuu kaikki yrityskäyttäjät TP TP TP TP TP TP TP TP TP 2) Käyttäjäroolien keskeisyys 3) Toimintojen yksinkertaisuus
Odotuksia yrityksille Valtakunnallinen Yritys Oy Alueellinen Toimija Oy Paikallinen Oy Oyyritys Yritys Yrittäjä Ammatinharjoittaja Huoltovarmuuskriittinen yritys - Jatkuvuussuunnitelma; riskienhallinnan osana - Kriittisten kumppaneiden toimintakyvyn varmistaminen sopimuksin - Liiketoiminnan jatkuvuudenhallinnan kypsyysarviointi ja kehittämissuunnitelmat - Ymmärrys oman toiminnan merkityksestä yhteiskunnan huoltovarmuudelle Ei HVK-yritys (hvk-yrityksen merkittävä alihankkijana / sopimuskumppani) - Palvelun/toiminnan riskienhallintasuunnitelma - Palvelun / toiminnan jatkuvuuden varmistamat menettelyt - Ymmärrys oman toiminnan merkityksestä verkoston osana sitoutuminen verkoston toimintakyvyn varmistamiseen
Jatkuvuussuunnittelulla turvataan yrityksessä kriittisen toiminnan jatkuvuus Liiketoimintalähtöistä ja riskitietoista päätöksentekoa riskien hallinnan toteuttamisesta jatkuvuussuunnittelusta jatkuvuussuunnitelmien toteuttamisesta jatkuvuudenhallinnan johtamisesta ja investoinneista
Ennakoiva toiminnan jatkuvuussuunnittelu yrityksessä Johtaa riittävään jatkuvuudenhallintakykyyn (ISO 22399) Haluttu toiminnan taso Tilanteesta riippuen eri toimijat aktivoituvat. Häiriötilanne Toipumisen nopeuttaminen HUOVIn kypsyysanalyysi Haittavaikutuksen lyhentäminen ja menetysten pienentäminen Aika Riskienhallinta - Liiketoiminta - Tukitoiminta Jatkuvuussuunnittelu - Liiketoiminta - Tukitoiminta - Kriisinhallinta Häiriön hallinta Kriisin hallinta Jatkuvuussuunnitelman keinojen käyttöönotto - Liiketoiminta - Tukitoiminta Päätös Toipuminen Uudelleen aloittaminen
Esimerkkejä häiriöistä ja uhkista Vakava sähkönsaatavuusongelm a Vakava tietoverkkohäiriö Talouden epätasapaino Varaosien / materiaalien / komponentti en saatavuus Laajamittainen tulva / myrsky Pitkäkestoinen kuljetushäiriö Elintärkeän kohteen tuhoutuminen Vakava ydinvoimalaonnettomuus Itämeren kauppamerenkulun estyminen Työvoimavaje Vahingonteko Vaarallisen tartuntataudin leviäminen Terrori-isku Aseellinen selkkaus Tulipalo Polttonesteiden saatavuus Aseellisen selkkauksen uhka
Esimerkki: Huoltovarmuuden kannalta kriittisen tuotantotoiminnan riskikartan muodostaminen Palvelutoimittajat Teknologian toimitushäiriö Energian saantihäiriö Henkilöstö Kiinteistöt Raakaaineiden saantihäiriö Käyttäjätukipalveluhäiriö Tuotantoteknologia LVI Hankinta Teknologia Johtaminen Tuotanto Energia Tilaus/toimitus Hallinto Yritys Rahoitus Omistusrakenne Raaka-aineet Materiaalit Komponentit Talous Laskutus Hyödyketoimittajat Kuljetushäiriö Materiaalien saantihäiriö Komponenttien saantihäiriö Maksuliikennehäiriö Osaamisvaje LVIsaantihäiriö Käyttöpalveluhäiriö Tietoliikennehäiriö Syy vrs. seuraus: Vaje, rikko, vaurio, häiriö, onnettomuus, terrorismi, sota
Yritysten valmius jatkuvuudenhallinnan kehittämisessä 3. taso on hyvä Arvioi oma tasosi kypsyysanalyysilla II Dokumentoitu ja sovittu I riskienhallintamenettely Ajatuksia, aikomisia ja puheita Jatkuvuudenhallinnan kehittämishankkeet Kriittisten kumppanien III sopimuksissa häiriöiden hallintamenettelyt Koordinoitu Jatkuvuusharjoitukset Vastuuhenkilö Jatkuvuudenhallinnan nyky- ja tavoitetilan tunnistaminen (kypsyysarviointi) IV V Kriittisten kumppanien toimintakyvyn varmistaminen Jatkuvuudenhallinnan menettelyjen auditointi Liiketoiminnan toimintavarmuuden kehittämistä
15
16
HUOVIn käyttäjämäärät (päiv. 8.11.2011) Käyttö alkoi elokuussa 2010. Rekisteröityneitä käyttäjiä 1.3.2011 500 1.6.2011 952 28.9.2011 1400 8.11.2011 1500 Huoltovarmuuden tilannekuvan muodostaminen, seuraava sivu. Kypsyysanalyysin vuosikierto päättyy 15.12.2011.
+ riskianalyysiohje
Kypsyysanalyysi osana liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelua ja johtamista
Kypsyysanalyysi jatkuvuudenhallinnan arvioinnin ja kehittämisen työkaluna Toteutus Päätösten toimeenpano + riskianalyysi Kypsyysanalyysi Analysointi Vaatimuksia - Nykytila - Tavoitetila Kehitystarpeita Päätökset etenemisestä Vertailut: Edut ja haitat Vaihtoehdot Päätösten teko Keinojen tunnistaminen HUOVI ei vertaile vaihtoehtoja, ei tee päätöksiä eikä toteuta toimenpiteitä
Kypsyysanalyysin arviointikohteet ja - kysymykset (Sisällön kehittäminen: n. 20 poolia /n. 6 hlöä 3 työpajaa * 3h ) Jatkuvuudenhallinnan suunnittelu ja toteutus Toteutetut hankkeet Johtaminen (11) Toimintaperiaatteet (13) Henkilöstö (5) Prosessit (40 +) Prosessivalmius Osaaminen Kumppanuudet ja resurssit (31) Tietotekninen valmius
Ote kypsyysanalyysin raportista: 1.1 Jatkuvuudenhallinnan strateginen ohjaus
2.3 Vakavan häiriötilanteen hallintamenettelyt
Yritysten jatkuvuudenhallinnan analyysitiedot muodostavat yhden tietolähteen pooleille alan kehittämiskohteista Yrityksen toimintojen jatkuvuudenhallinnan nyky- ja tavoitetilat - Johtaminen - Toimintaperiaatteet - Henkilöstö - Kumppanuudet ja resurssit - Toimintojen jatkuvuus - Mittarit Toimenpideraportit (excel + pdf) Vertailutietona keskiarvo alan vastauksiin Järjestelmä tuottaa alan yritysten vastauksista keskiarvot Poolin tilannekuva: Alan yritysten jatkuvuudenhallinnan nyky- ja tavoitetilat - Johtaminen - Toimintaperiaatteet - Henkilöstö - Kumppanuudet ja resurssit - Toimintojen jatkuvuus - Mittarit -> Poolin tilannekuvaraportti -> Tukee poolin huoltovarmuuden tilannekuvan muodostamista ja toiminnan suunnittelua
Poolikohtaisten tilannekuvien muodostumisen tila 1.12.2011 HUOM: Tilanne muuttuu viikoittain Energiahuoltosektori Teollisuussektori Kuljetuslogistiikkasektori Finanssialan sektori Tietoyhteiskuntasektori Elintarvikehuoltosektori Terveydenhuoltosektori Alkutuotantopooli Elintarviketeollisuuspooli Kauppa- ja jakelupooli Voimatalouspooli - aluetoimikunnat - kaukolämpöjaosto - kotimaisten polttoaineiden jaosto Öljypooli - maakaasujaosto Ilmakuljetuspooli Maakuljetuspooli Vesikuljetuspooli Terveydenhuoltopooli Vesihuoltopooli Tekstiili- ja jalkinepooli Graafinen pooli Joukkoviestintäpooli Tietoverkkopooli Tietotekniikkapooli Aluepooli - TIVA-toimikunnat Rahoitushuoltopooli Vakuutusalan pooli Kemian pooli Teknologiapooli Elektroniikkapooli Metsäpooli Muovi- ja kumipooli Rakennuspooli - aluetoimikunnat = tilannekuva 2011 (yli 5 analyysiä) = analyysi kesken ainakin viidellä = ei tilannekuvaa 2011
Tilannekuva tukee toiminnan jatkuvuudenhallinnan varmistamista (kypsyysanalyysi) Yritykset Huoltovarmuusorganisaatio Tilannekuva - yritys - toimiala Poolin tilannekuva HVO:n tilannekuva Kehittämisen toimenpiteet Yhteistoimintatarpeet Huoltovarmuustoiminnan kehittämisen perusta Yhteistoimintatarpeet Toimintavarmuus ja toiminnan jatkuvuus häiriötilanteissa
Vaatimuksia toimittajaverkostolle / alihankkijoille 36
Jatkuvuudenhallinnan kehittämisen välineet Suositukset omaan toimintaan Yritys SOPIVA Suositukset sopimuksiin Yritys Toteutumisen arviointi HUOVI Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys Yritys
Suositusten käytön tavoitteet Parantaa verkostoissa tuotettujen tuotteiden ja palveluiden toimitusvarmuutta Luoda sopijaosapuolille yhteiset toiminnan jatkuvuudenhallinnan perusteet, yhteinen kieli Tukea toiminnan jatkuvuudenhallinnan menettelyjen liittämistä osaksi toimijoiden arkipäivää Ylläpitää win-win-win tilannetta Yrityksen / toimipaikan toimintavarmuus paranee Yrityksen / toimintaverkoston toiminnalle kriittisten sidosryhmien toimintavarmuus paranee Yhteiskunnan huoltovarmuus paranee 38
Suositukset ja mallisopimuslausekkeet Suosituksissa on 28 toiminnan jatkuvuudenhallinnan kohtaa Ylin johto asettaa tavoitteet, määrittää strategian sekä organisoi toiminnan Jatkuvuudenhallinta on sovittua usein usean toimijan yhtäaikaista toimintaa Osa hyvää hallintotapaa, normaalia toimintatapaa ja palvelua Mallisopimuslausekkeita on neljä soveltaminen tarpeiden mukaan Sitova Toiselta vaativa Malli 1 Malli 3 Tahdonvaltainen Molemminpuolinen Malli 2 Malli 4 39
Toiminnan jatkuvuudenhallinnan suositukset 15.5.2009 Versio 1.0 15.5.2009 Versio 1.1 PALVELUSOPIMUS PALVELUSOPIMUS Esimerkki sopimuskohdasta (sitova alihankintamalli) Toiminnan jatkuvuus SISÄLTÖ: SISÄLTÖ: 1. Sopimuksen osapuolet 1.Sopimuksen 2. osapuolet Sopimuksen tärkeää. tausta 2.Sopimuksen 3. tausta Sopimuksen tarkoitus 3.Sopimuksen 4. tarkoitus Sopimuksen kohde 4.Sopimuksen 5. kohde Muut investoinnit 5.Muut investoinnit 6. Vastuu 6.Vastuu 7.Force Majeure 8.toimivaltuus Force Majeure 9.Suojaaminen Toimivaltuus oikeudenkäynneiltä 10.Salassapito Suojaaminen oikeudenkäynneiltä 11.Erimielisyydet Salassapito 12.Sopimuksen Erimielisyydet voimassaolo 13.Sopimuksen Sopimuksen purkaminenvoimassaolo 14.Sopimuksen Sopimuksen päättymisestä purkaminen johtuvat ehdot 15.Sopimuksen Sopimuksen muuttaminen päättymisestä johtuvat 16.Sopimuksen ehdot siirto 16. Sopimuksen muuttaminen 17. Sopimuksen siirto Tässä sopimuksessa sovittujen palveluiden toimitusvarmuus on erittäin Osapuolet toteavat, että Palveluntarjoajan häiriönsietoa ja palveluiden toimitusvarmuutta voidaan kehittää toiminnan jatkuvuussuunnittelun avulla. Osapuolet korostavat lisäksi yhteistyön merkitystä toimintavarmuuden hallinnassa. Näistä syistä osapuolet liittävät tämän sopimuksen liitteeksi 1 toiminnan jatkuvuuden hallintaa koskevat suositukset. 7.TOIMINNAN JATKUVUUS Suositus Palveluntarjoaja on tutustunut kyseisiin suosituksiin, verrannut omaa toimintaansa niihin ja vakuuttaa Asiakkaalle toimintansa täyttävän kyseiset suositukset tämän sopimuksen voimassaoloajan. Palveluntarjoajalla on tämän sopimuksen voimassaoloajan velvollisuus, Asiakkaan niin erikseen pyytäessä, esittää Asiakkaalle selvitys siitä, miten Palveluntarjoaja on liitteen 1 suositukset täyttänyt. 40
Miten onnistua jatkuvuudenhallinnan kehittämisessä? 41
HUOVIn työkalut tukevat yrityksen jatkuvuudenhallinnan kehittämistä Riskianalyysi: - Riskiarviointiohje - Riskien koontilomake Kypsyysanalyysi: - Nykytilan arviointi - Tavoitetilan määrittely Sopimukset: - Osapuolten häiriöiden hallinnan menettelyt raportit Toiminnan jatkuvuusriskit -dokumentoitu ja luokiteltu 1. Toimenpideehdotukset 2. -laaja: Vertailutieto 1. Kriittiset toimittajat 2. Vaihtoehtoiset toimijat Jatkuvuussuunnittelu on osa liiketoiminnan suunnittelua Jatkuvuudenhallinta on on osa tuotannon /palvelujen tuottamisen toimintavarmuutta 1. Kehittämissuunnitelma 2. Jatkuvuussuunnitelmat Liiketoiminnan jatkuvuudenhallinnan prosessi: Nykytilan arviointi osa liiketoimintasuunnittelua Strategian kehittäminen Menettelyjen suunnittelu ja toteutus Riski- ja vaikutusanalyysi Käyttöönotto ( koulutus, harjoitukset) Toiminta liiketoimintaympäristössä
HUOVI-portaalin palvelut osaksi yrityksen liiketoiminnan suunnittelua ja toteutusta Toimintaympäristöt Liiketoimintasuunnittelu Liiketoimintatavoitteet: tuotteet, palvelut, asiakkaat Liiketoiminta: toiminnot, prosessit, resurssit ja kumppanit Liiketoiminnan riskit, häiriöt, riippuvuudet 1 Jatkuvuudenhallinnan menettelyjen arviointi 2 Jatkuvuudenhallinnan menettelyt kumppanien sopimuksissa 3 Jatkuvuudenhallinnan kehittämisen tarpeet 4 1 2 3 4 Riskianalyysi Kypsyysanalyysi Sopimuksiin liitettävät häiriöiden hallinnan menettelyt Analyysin raportit Liiketoimintasuunnitelmat + Jatkuvuudenhallinnan kehittämisen suunnitelma (toimintavarmuus ja toiminnan jatkuvuus häiriötilanteissa)
Lopuksi
Jatkuvuussuunnittelun tukimateriaalia valmisteilla Häiriötietopankin häiriökuvauksia voidaan käyttää yrityksessä jatkuvuus- ja kriisinhallintasuunnitelmien tekemisen tukena häiriön aikaisen toiminnan ohjeistuksen tukena (toimintakortit) omien häiriötilanteiden kuvauksien tekemisen perustana jatkuvuus- / kriisiharjoituskuvauksen suunnittelun perustana ei tarvitse lähteä ns. tyhjältä pöydältä
Jatkuvuussuunnittelun tukimateriaali yrityksille Nämä löytyvät HUOVIsta viimeistään helmikuussa 2012 HVO Jatkuvuussuunnitteluprosessimalli (kysymykset) tukee HVO Häiriötietopankki Häiriötilanteiden kuvauksia Yritys Häiriötilanteiden toimintakortit tukee tukee HVO Jatkuvuusharjoituksen suunnitteluohje (kysymykset) tukee Yritys Jatkuvuusharjoitussuunnitelma ja - ohjelma (lomake)
Mediasimulaattori CRISIM tukee todenmukaista harjoituksen toteutusta Verkkotyökalu, joka toimii Harjoituksen johtamisvälineenä Tilannekuvan välityskanavana Kaikkien harjoituksesta tehtyjen uutisten julkaisualustana ja sosiaalisen median simulaattorina Ohjelmiston toimittaja: Countsec Oy
Yhteystiedot Huoltovarmuuskeskus Pohjoinen Makasiinikatu 7 A 00130 Helsinki, Finland 040 5455 465 Tuija.kyrola@nesa.fi CRISIM ohjelmisto: Ralf Sontag / Atte Kokkinen HUOVI ja SOPIVA: www.huoltovarmuus.fi www.nesa.fi 48