Örumin 6-numeroisten tuoteryhmien käyttöönotto Yleistä Örumilla on tähän mennessä ollut käytössään 3-numeroiset alennusryhmät ja 6-numeroiset seurantaryhmät. Useimmille käyttäjille on riittänyt että ohjelmaan on perustettu nämä 3-numeroiset alennusryhmät. Käytännössä 3-numeroinen alennusryhmä on ollut 6-numeroisen seurantaryhmän 3 viimeistä numeroa. Erikoistapauksina ovat olleet nettohinnoitellut 9-alkuiset alennuskoodit (900, 930, 950 ym. jotka ovat olleet 3-numeroisia.). Nyt Örum on kuitenkin luopunut näistä 3-numeroisista alennusryhmistä. Jatkossa puhutaan vain 6- numeroisista ryhmänumeroista. Tämä johtuu siitä että alennusryhmiä on muutettu paljon. 3- numeroiset ryhmät ovat olleet vanha jäänne. Kuitenkin tässä vaiheessa suurin osa tiedoista on mahdollista siirtää 3-numeroisilta ryhmiltä 6-numeroisille Örumin toimittaman käännöstaulukon avulla. Esimerkiksi vanha ryhmä 005 muuttuu nyt 101005:ksi. Poikkeuksen 6-numeroisuuteen tekevät edellä mainitut 9-alkuiset nettoryhmät, jotka ovat jatkossakin 3-numeroisia. Näillä mahdollistetaan hinnoittelun joustavuus. Tuotteella voi siis jatkossakin olla erillinen seurantaryhmä ja alennusryhmä. Esimerkiksi seurantaryhmänä 502045 ja alennusryhmänä 940 (=40 % alennus). Koska kyseisiä uusia tuoteryhmiä on lähes 200 kpl, on FuturSoftilla tehty kauppiaan puolesta osa työstä, jotta käyttäjiltä onnistuisi siirtyminen käyttämään uusia tuoteryhmiä ilman suurempia ongelmia. Samalla tarkoituksena on että vältyttäisiin jatkossa jopa vuosien ajan ongelmilta siinä, että vanhat ryhmät sekoittaisivat toimintaa. Sen takia kannattaa toimia ohjeen mukaan, jotta jatkossa vältytään ongelmatilanteilta kuten että ostohinnat ovat väärin, asiakkaille menee täysin vääriä alennuksia, omahinnoittelu ei mene oikein jne. jne. Tietojen siirtäminen uusille numeroille tapahtuu seuraavassa kerrottavalla tavalla ohjelman Tietojen muokkaus-toiminnolla. Näitä toimintoja ajettaessa on tärkeä tietää mikä itsellä on Örumin toimittajanumero. Normaalisti se on 4. Osalla asiakkaista on kuitenkin poikkeava toimittajanumero, jonka vuoksi toimittajanumero pitää syöttää kun toimintoja ajetaan läpi. 2005.1 ohjelmapäivityksen teko Ensin päivitetään uusi tuotantoversio 2005.1 päivitysohjeiden mukaan. Kannattaa myös tutustua tarkkaan päivityksen yhteydessä versiosta postitettuun ohjevihkoon. OIKEA VERSIO ON SIIS ENSIN OLTAVA PÄIVITETTYNÄ! Varmuuskopiointi ja listausten teko Ennen toimenpiteiden aloittamista syytä ottaa ja tallettaa ohjelmasta täydellinen varmuuskopio. Suosituksena on että se otetaan ZIP- levylle, tai vaihtoehtoisesti cd-levylle tai nauhalle.
Toisena varmuustoimenpiteenä on syytä tulostaa lista Örumin tuoteryhmistä, jotta niille määrätyt ostoalennukset ja muut tiedot ovat tallessa paperilla josta ne voidaan tarkistaa siirtojen jälkeen. Tämä tehdään kohdassa Lisäohjelmat Raportointi, Ryhmät- välilehden raportilla Tuoteryhmälista. Raportti rajataan laittamalla Toimittajanumeroksi Örumin numero. Listaa voidaan käyttää tarkistuslistana ajojen jälkeen. Yhteistä kaikille muunnosajoille Tässä yleinen periaate miten kaikki ajot suoritetaan. Ne tapahtuvat kaikki samalla tavalla. - Ensin mennään päävalikon välilehdelle Tietojen ylläpito - Sieltä löytyy toiminto Tietojen muokkaus. Käynnistetään se. - Ensin tulee varoitus siitä että varmuuskopiointi on oltava otettuna ensin, koska näitä muokkaustoimintoja ei voi jälkeenpäin perua. Ruudun vasemmassa laidassa on lista toimintoryhmistä. Mene listalla kohtaan Örumin ryhmät, eli napsauta sitä. Oikeaan laitaan tulee tällöin seuraavan kuvan mukainen lista. Suorita kohdat huolellisesti seuraavien ohjeiden mukaan, neuvotussa järjestyksessä! Kaikkia vaiheita ei ehkä ole välttämätöntä ajaa, oman harkinnan mukaan. Uusien tuoteryhmien perustaminen - Uusien tuoteryhmien perustaminen on ensimmäinen vaihe. Se tapahtuu toiminnoilla 1 ja 2. - Napsautetaan kohtaa 1. Örumin uusien 6-numeroisten tuoteryhmien perustaminen 1. - Tämä tulee tällöin siniseksi. - Paina tämän jälkeen painiketta Käynnistä valittu toiminto. Avautuu pienempi ikkuna jossa syötetään toimittajanumero.
- Syötä tähän Örumin toimittajanumero (joka se yrityksessänne on). - Paina Suorita- näppäintä. - Tulee ilmoitus Toiminto tuhoaa tietokannan tietoja. Haluatko varmasti suorittaa sen? - Vastaa siihen Kyllä. Ohjelma lisää uudet 6-numeroiset tuoteryhmät jos ne puuttuvat. HUOM!Jos näitä ryhmiä löytyy ennestään, tulee yllä oleva virheilmoitus Primary key jokaiselta tuoteryhmältä joka löytyy ennestään. Nämä ilmoitukset voi kaikki kuitata Kyllänäppäimellä. Ajo ei korvaa vanhoja tietoja jos niitä löytyy. Ilmoituksia ei kannata kuitata Enter näppäimellä, tai ajo alkaa helposti uudestaan. Lopuksi tulee ilmoitus Muokattiin xxx riviä.. Kuittaa ilmoitus OK:lla ja paina Sulje. Johtuen ryhmien suuresta määrästä, pitää tämän jälkeen ajaa erikseen toiminto 2. Örumin uusien 6-numeroisten tuoteryhmien perustaminen 2 joka perustaa loput ryhmät. Aja se täysin samalla tavalla kuin ensimmäinen ajo. Ostoalennusprosenttien siirtäminen vanhoilta uusille tuoteryhmille Kun on varmistuttu että kaikki uudet tuoteryhmät ovat tulleet perustetuksi, voidaan päivittää näille uusille tuoteryhmille ostoalennusprosentit vanhoista 3-numeroisista ryhmistä. Tämä tapahtuu ajoilla 3 ja 4. Ajo tapahtuu samalla tavalla kuin edellä, eli tiivistettynä seuraavasti: - Valitse siniseksi 3. Örumin ostoalennusten päivittäminen 3-numeroisilta tuoteryhmiltä 6- numeroisille 1 - Paina Käynnistä valittu toiminto- näppäintä - Syötä Örumin toimittajanumero ja paina Suorita-näppäintä. - Paina Suorita - Kuittaa varoitus - Ajo alkaa - Lopuksi tulee ilmoitus Muokattiin xxx riviä. Kuittaa se OK:lla. - Paina Sulje HUOM! Ajo ei päivitä mahdollisia erikoisalennuksia jotka on määritelty viikko- tai kuukausitilauskenttiin. Ne on tarvittaessa syötettävä /tarkistettava erikseen. Tämän jälkeen ajetaan jälleen lisäksi toinen ajo eli 4. Örumin ostoalennusten päivittäminen 3- numeroisilta tuoteryhmiltä 6-numeroisille 2.
Uusien tuoteryhmien tietojen tarkistaminen Kun yllä olevat ajot on suoritettu, on syytä tarkistaa ja muuttaa ne tiedot joita automaattiajot eivät ole koskeneet. Eli jokainen Örumin tuoteryhmä on käytävä läpi kohdassa Tiedot- välilehti ja Tuoteryhmät. Tämä siis tapahtuu laittamalla ylhäältä toimittajanumeroksi Örumin toimittajanumero ja painamalla Rajaa- näppäintä, jolloin Örumin tuoteryhmät tulevat ruutuun. Tästä listalta käydään läpi 6- numeroiset ryhmät ja katsotaan, että niiden tiedot ovat kuten pitäisi. Ja täydennetään ne tarpeen mukaan. Tärkein tieto on ostoalennus-%, jonka pitäisi siis olla siirtynyt vanhalta ryhmältä. Eli tarkistetaan että esim. vanhan 005 ryhmän ostoalennus on siirtynyt ryhmälle 101005. Olennaisimmat tiedot näkyvät suoraan näytöllä, joten aikaisemmin tulostetun listan mukaan on helppo käydä läpi tuoteryhmät. Jos virheitä löytyy, ne korjataan muuttamalla tietoja Tiedotnäppäimellä. Tärkeimpiä määriteltäviä tietoja ovat etenkin: - Alekategoria (=alennusmatriisin kirjain jos käytetään alennusmatriisia) - Pääryhmä - Hinnoittelukertoimen käyttötapa - Hinnoittelukertoimet - Viikko- ja kuukausitilaus alennus- % (jos näitä määritelty) Muiden tietojen osalta toimitaan tarpeen mukaan (tiliöinti, lisäalennukset jne.) Vanhojen 3-numeroisten alennusryhmien poistaminen Kun tiedot on tarkistettu, vanhat 3-numeroiset alennusryhmät voidaan poistaa. Se tapahtuu toiminnolla 5. Örumin vanhojen 3-numeroisten alennusryhmien poisto samalla tavalla kuin edelliset muokkaustoiminnot. Eli tarkistusten jälkeen mennään takaisin Tietojen ylläpito / Muokkaustoiminnot ja suoritetaan toiminto 5. Aja se samalla tavalla kuin aiemmat ajot. Vanhojen asiakasalennusten siirto uusille tuoteryhmäkoodeille Jos asiakkaita varten on tehty kohdassa Tiedot 6-välilehti ja Myyntialennukset tuoteryhmäkohtaisia asiakasalennuksia, näiden 3-numeroisten alennusryhmien osalta voidaan suorittaa muunnostoiminto joka muuntaa alennuksissa 3-numeroiset alennusryhmät 6-numeroisiksi tuoteryhmiksi. Tämä tapahtuu suorittamalla toiminto 6. Örumin vanhojen 3-numeroisten tuoteryhmäalennusten siirto 6-numeroisiksi. Tämä tapahtuu samalla tavalla kuin edelliset muokkaustoiminnot.
Hinnaston päivittäminen Jos päivität hinnaston Autolinkistä / Autolinkki TTJ2 palvelusta, ei hinnaston tulkintaohjetta ole normaalisti tarvetta muuttaa, vaan hinnastopäivitys voidaan tehdä suoraan. Autolinkistä voidaan hakea jo ennestään tuoteryhmänumero jopa 10 merkkiä pitkänä. JOS päivität edelleen hinnaston Örumin hinnastodisketiltä (joita jaetaan nykyään vain lähinnä erikoistapauksissa), pitää hinnaston tulkintaohjetta muuttaa. Tällöin katso FuturSoftin hinnastojen tulkintaohjeiden sivulta ohje tulkintaohjeen muuttamiseksi. Päivitetty ohje tulee sivulle ennen kuin diskettihinnastoja jaetaan. MUUTA HUOMIOITAVAA, mm. vanhentuneet tuotekoodit Kun Örumin uusia hinnastoja ajetaan, päivitetään vain ne tuotteet, jotka löytyvät uudesta hinnastosta. Vanhentuneiden tuotteiden osalta ei tietoja päivitetä. Eli niiden ryhmät jäävät myös vanhoiksi 3-numeroisiksi. Tämä voi aiheuttaa tilanteita, että ohjelma ei ehdota myyntitilanteessa myytävälle tuotteelle lainkaan alennusta, koska vanhat tuoteryhmät on poistettu ja niiden asiakasalennukset on muutettu uusille tuoteryhmille. Pääryhmäkohtaista hinnoittelua/alennuskäytäntöä käyttäville asiakkaille tämä ei ole välttämättä ongelma, koska vanhoilla tuotekoodeilla on olemassa 6-numeroinen seurantaryhmä ja ohjelma tunnistaa niiden kuuluvan oikeaan pääryhmään. On kuitenkin todennäköisestä että tällöin on monesti kyseessä epäkurantti tuote, johon normaali alennuskäytäntö ei päde ja hinnoittelu/alennukset pitää näissä tapauksissa suorittaa käsin. Toisena vaihtoehtona on määritellä kaikille näille vanhentuneille tuotteille käsin uusi tuoteryhmäkoodi tuotteiden hallinnassa (Tiedot-välilehti / Tuotteet). Tämä voidaan tehdä seuraavasti: - Ota ruksi pois kohdasta Näytä myös passiiviset tuotteet - Valitse Toimittaja-kohtaan Örum Oy - Laita kohtaan Varastossa >0 - Paina Rajaa-näppäintä. Tällöin listalle tulevat varastoidut Örumin tuotteet. Jos tuotteiden varastosaldoja ei ylläpidetä AutoFutur Prossa, niin varastorajaus voidaan jättää pois. - Painamalla Ctrl+R saadaan näkyviin lisärajaukset - Laita kohtaan Viimeksi hinnastopäivitetty rajaukseksi 1.1.1990 1.1.2005 - Painamalla Ok:ta ja vastaamalla Kyllä tulevaan kysymykseen, tulee näyttöön ne tuotteet, jotka ovat varastoitu ja joiden tietoja ei ole päivitetty 1.1.2005 jälkeen (=Örumin hinnastopäivitys ei ole päivittänyt tietoja) Tämän jälkeen uudet tuoteryhmät määritellään käsin jokaiselle tuotteelle erikseen tai käyttämällä Muuta valittuja toimintoa. Muista että sekä seurantaryhmä että alennusryhmä tulee oikein. Örumin 6-numeroisten tuoteryhmien tyyppi pitää tästä eteenpäin olla ALENNUS+SEURANTA. Kun nämä ajot ajetaan, tämä tulee tyypiksi automaattisesti. 9- alkuisille tyyppi on oltava ALENNUS.