Käyttöopas. Sijaisrekisteri KUNTAREKRY 6.4

Käyttöopas Sijaisrekisteri KUNTAREKRY 6.4 Elbit Oy/ KL-Kuntarekry Oy 2014 Page 1 of 84

Päivämäärä: Heinäkuu 2014 Tekijänoikeus 2014 Elbit Oy Ohjelmisto: "Elbit Skills versio 6.4" Huomautus Elbit Oy varaa oikeuden muutoksiin ohjelmistossaan ja tässä dokumentissa ilman ennakkoilmoitusta. Luottamuksellisuus Tämä dokumentti on luottamuksellinen ja tarkoitettu asiakkaan sisäiseen käyttöön. Dokumenttia tai sen osaa ei saa julkaista tai luovuttaa kolmannelle osapuolelle ilman Elbit Oy:n kirjallista suostumusta Ohjelmistolisenssi Elbit Skills ohjelmistoa saa käyttää ainoastaan lisenssiehdoissa määritetyllä tavalla. Ohjelmistoon ei saa tehdä muutoksia ilman Elbit Oy:n kirjallista lupaa. Takuu ja vastuu Elbit Oy ei takaa Elbit Skills ohjelmiston eikä käsikirjan laatua tai toimivuutta mihinkään erityiseen tehtävään. Ohjelmisto lisensioidaan käyttöön sellaisenaan. Elbit Oy tai sen valtuuttama jälleenmyyjä eivät vastaa ohjelmiston käytöstä mahdollisesti aiheutuvista vahingoista. Tekijänoikeus Tämä käsikirja on tekijänoikeuslain alainen. Sitä ei saa edes osittain kopioida ilman Elbit Oy:n kirjallista lupaa muuhun kuin Elbit Skills ohjelmistolisenssin omistavan organisaation sisäiseen koulutuskäyttöön. Tavaramerkit Microsoft ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä tai tavaramerkkejä Yhdysvalloissa ja/tai muissa maissa. Muut tuotteet ja tuotenimet voivat olla tavaramerkkejä tai rekisteröityjä tavaramerkkejä, jotka kuuluvat omistajilleen. Page 2 of 84

Sisällysluettelo 1 Sijaisrekisterin etusivu... 7 1.1 Omat sijaistarvelistaukset... 8 1.2 Valmiit sijaistarvelistaukset... 8 1.3 Uusi sijaistarve... 8 1.4 Etsi hakijoita... 8 1.5 Sijaisrekisterin hallinta... 8 2 Sijaistarvelistaukset... 9 2.1 Omien sijaistarvelistausten tallennus... 9 2.1.1 Sijaistarvelistan suodatus... 10 2.1.2 Sijaistarvelistan sarakkeiden valinta... 11 2.1.3 Oman listauksen tallentaminen... 12 2.2 Sijaistarpeiden hakeminen... 13 2.3 Sijaistarpeiden järjestäminen sarakeotsikon mukaisesti... 13 2.4 Sijaistarvelistanäkymän alapalkin toiminnot... 13 2.4.1 Sijaistarpeen tiedot... 13 2.4.2 Kopioi sijaistarve... 13 2.4.3 Ota käsittelyyn... 14 2.4.4 Hae sijaista sijaistarpeeseen... 14 2.4.5 Muokkaa kiinnityksiä... 14 2.4.6 Vapauta kiinnitys... 14 2.4.7 Peruuta sijaistarve... 14 2.4.8 Poista sijaistarve... 14 3 Sijaistarpeen kirjaaminen ja täyttäminen... 15 3.1 Sijaistarpeen kirjaaminen järjestelmään... 15 3.1.1 Sijaistarpeen ajankohta ja työvuorot... 16 3.1.2 Yksikkö, johon sijaista tarvitaan... 16 3.1.3 Sijaisen hakuehdot... 17 3.1.4 Viestintä sijaisen kiinnittämisestä... 17 3.1.5 Sijaistarpeen muut tiedot... 18 3.1.5.1 Vastuuhenkilö... 18 3.1.5.2 Kuvaus, Erityistarpeet, Lisätietoja ja Mihin mennessä sijainen on löydettävä... 18 3.1.6 Keikkakalenteri... 18 3.1.6.1 Julkaisu keikkakalenterissa... 18 3.1.6.2 Keikkakalenterin kautta ilmoittautuneet... 19 3.1.7 Sijaistarpeeseen kohdistettavat toiminnot sijaistarvenäkymän alapalkissa... 19 3.1.8 Sijaistarpeen muokkaus... 19 Page 3 of 84

3.2 Sijaisen hakeminen sijaistarpeeseen... 20 3.3 Yhden, kokonaan käytettävissä olevan sijaisen manuaalinen kiinnitys sijaistarpeeseen... 21 3.4 Useamman tai osittain käytettävissä olevien sijaisten manuaalinen kiinnitys sijaistarpeeseen... 22 3.4.1 Useamman sijaisen käytettävyyden tarkistaminen... 22 3.4.2 Useamman sijaisen kiinnittäminen... 23 3.4.3 Useamman henkilön kiinnittämisen sekä osittaisen kiinnityksen muita vaikutuksia järjestelmässä... 24 3.5 Sijaisen valinta ja kiinnittäminen automaattisella SMS-haulla... 25 3.5.1 Automaattisen SMS-haun käynnistäminen... 25 3.5.2 Automaattinen SMS-hakuprosessi... 26 3.5.3 Sijainen löytyi automaattisella SMS-haulla... 27 4 Etsi hakijoita... 28 4.1 Henkilöhaku... 28 4.2 Etsi sijaisrekisteristä... 29 4.2.1 Hakijoiden etsiminen sijaisrekisteristä... 29 4.2.1.1 Hakukriteereiden määrittäminen... 29 4.2.1.2 Hakuehtojen tallentaminen... 30 4.2.1.3 Haun suorittaminen... 30 4.2.1.4 Hakuvahti... 30 4.2.2 Hakijoiden selaaminen Sijaisrekrytoinnit -näkymässä... 31 4.2.3 Hakemusten lukeminen ja haastatteluiden sopiminen... 32 4.2.3.1 Hakijalista... 32 4.2.3.2 Hakijan CV-näkymä... 33 4.2.3.3 Hakijan yhteystietojen muokkaus... 34 4.2.3.4 Viestintä hakijoiden kanssa... 34 4.2.3.5 Hakijan tietojen tulostaminen perustulostustoiminnolla... 34 4.2.3.6 Hakijan tietojen tulostaminen/tallentaminen asiakirjapohjien avulla... 34 4.2.3.7 Hakijan poistaminen... 34 4.2.3.8 Hakemuksen vanheneminen... 34 4.2.4 Haastatteluissa tehtävät kelpoisuus ja tarkastusmerkinnät... 35 4.2.4.1 Hakijan kelpoisuus tehtävään... 35 4.2.4.2 Hakijan kelpoisuus opetusaineisiin... 36 4.2.4.3 Hakijan kelpoisuus yksiköihin... 36 4.2.4.4 Todistuksien, lupien ja sertifikaattien tarkastus ja lisäys... 37 4.2.4.5 Työkokemuksen tarkastus ja kokemuksien merkitseminen opettajakokemukseksi ja/tai oleelliseksi työkokemukseksi... 37 4.2.4.6 Koulutuksen tarkastus... 39 4.2.4.7 Hakijan tilan muuttaminen... 39 4.2.4.8 Hakijan mahdollisuus itse kiinnittää itsensä sijaisuuteen... 40 4.2.4.9 Hakijan kommentointi... 40 4.2.5 Hakijan käytettävyyden näkeminen ja muokkaaminen... 41 5 Sijaisrekisterin hallinta... 42 5.1 Sijaisrekrytointi-ilmoituksen tekeminen... 42 Page 4 of 84

5.1.1 Taustaa... 42 5.1.2 Sijaisrekrytoinnit -näkymä... 42 5.1.3 Sijaisrekrytointi-ilmoituksen tekeminen järjestelmässä... 43 5.1.3.1 Kokonaan uusi rekrytointi tyhjältä pöydältä tai rekrytointipohjaa hyödyntäen... 44 5.1.3.2 Uusi rekrytointi vanhaa rekrytointia pohjana käyttäen... 45 5.1.4 Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot... 46 5.1.5 Työpaikkailmoitus... 47 5.1.5.1 Työpaikkailmoitusnäkymä... 47 5.1.5.2 Työpaikkailmoitusnäkymän toiminnot... 48 5.1.6 Hakulomake... 49 5.1.6.1 Hakulomakenäkymä... 49 5.1.6.2 Hakulomakenäkymän toiminnot... 49 5.1.7 Julkaisu... 50 5.1.7.1 Julkaisun tekeminen eri julkaisupaikoille (esim. Kuntarekry.fi tai intranet sivut)... 50 5.1.7.2 Julkaisu te.palvelut.fi (MOL) palvelussa... 52 5.1.7.3 Julkaisu Kuntarekry.fi sivuilla ja omilla kotisivuilla... 52 5.1.7.4 Julkaisu lopettaminen suunniteltua aiemmin, ilmoituksen poistaminen internet sivustolta... 53 5.1.7.5 Sisäisen haun julkaiseminen... 53 5.1.7.6 Hakuajan jatkaminen... 53 5.1.7.7 Aiemmin julkisena olleen ilmoituksen julkaiseminen uudelleen te-palvelut.fi (mol):ssä... 53 5.1.8 Rekrytointipohjat... 54 5.2 Sijaisrekisterin tilastoraportit... 55 5.2.1 Sijaistarpeiden tilastot... 56 5.2.1.1 Hakukriteerit... 56 5.2.1.2 Raportin lopputulos... 56 5.2.2 Sijaishakijoiden käsittely... 59 5.2.2.1 Hakukriteerit... 59 5.2.2.2 Raportin lopputulos... 59 5.2.3 Sijaishakijoiden demografia... 61 5.2.3.1 Hakukriteerit... 61 5.2.3.2 Raportin lopputulos... 61 5.2.4 Kävijätilastot... 63 5.2.4.1 Hakukriteerit... 63 5.2.4.2 Raportin lopputulos... 64 5.2.5 Sijaisrekisterin tilastoraporttien tulostaminen jatkotyöstäminen... 64 5.3 Henkilökohtaiset asetukset... 65 5.3.1 Lähetä minulle sähköpostia oman yksikön uusista sijaistarpeista... 65 5.4 Sijaisrekrytoinnin asetukset (käytössä vain Valssi -asiakkailla)... 66 5.4.1 Yleistä... 66 5.4.2 Organisaatiokohtaiset ja järjestelmäkohtaiset asetukset... 66 5.4.3 Kentät, jotka eivät ole käytössä... 66 5.4.4 Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot... 67 Page 5 of 84

5.4.4.1 Lupahakemustoiminnon käyttöönotto... 67 5.4.4.2 Työpaikkailmoituksen liittäminen lupahakemukseen... 67 5.4.4.3 Rekrytointisuunnitelman liittäminen lupahakemukseen... 67 5.4.4.4 Mitä tietokenttiä on käytössä lupahakemuksessa ja rekrytoinnin hallinnollisissa tiedoissa... 67 5.4.4.5 Tietokenttien pakollisuus ja lukittuminen... 67 5.4.5 Rekrytointisuunnitelma... 68 5.4.6 Työpaikkailmoituksen kentät... 69 5.4.6.1 Kenttien käyttöönotto... 69 5.4.6.2 Tietokenttien pakollisuus... 69 5.4.6.3 Tiedon näkyminen avoimet tehtävät listalla (ei tarvita Kuntarekryssä)... 70 5.4.7 TE-PALVELUT.FI (MOL) julkaisun asetukset... 71 5.4.8 Rekrytoinnin työavain... 72 5.4.9 Valintaesitys... 72 5.4.10 Palkkaus... 72 5.4.11 Hakulomakkeen kentät... 72 5.4.11.1 Kenttien käyttöönotto... 72 5.4.11.2 Tietokenttien pakollisuus... 73 5.4.11.3 Uusi hakemus -ilmoituksessa... 73 5.4.12 Kiitos hakemuksesta viesti... 73 5.4.13 Parametrit... 73 5.4.13.1 Parametrien hallinta teknisenä toteuttamisena... 73 5.4.13.2 Hakulomakkeen Hakemus tehtävään välilehden parametrit... 74 5.4.13.3 Hallinnollisten tietojen parametrit (organisaatiokohtaiset)... 74 5.4.13.4 Rekrytoinnin tilat... 74 5.4.13.5 Hakijoiden soveltuvuus... 74 5.4.13.6 Ammattialat ja tehtävänimikkeet... 74 5.4.13.7 Hakemus tehtävään välilehden kiinnostusalueet... 76 5.4.14 Rekrytoinnin hallinnan ohjeet... 77 5.4.15 Sijaisrekisterin viestintäasetukset... 77 5.4.15.1 Perusasetukset... 77 5.4.15.2 Sijaisten käsittelyyn ja automaattisiin tekstiviestihakuihin liittyvät asetukset... 78 5.4.15.3 Hälytykset sijaistarpeista... 82 5.4.16 Sijaisrekisterin muut asetukset... 84 Page 6 of 84

1 Sijaisrekisterin etusivu Sijaisrekisterin etusivunäkymästä päästään suoraan rekrytointimoduulin eri toimintoihin. Alla kuva etusivunäkymästä. SIjaisrekisterin etusivunäkymä jakautuu viiteen osioon: 1) Omat sijaistarvelistaukset, 2) Valmiit sijaistarvelistaukset, 3) Uusi sijaistarve, 4) Etsi hakijoita sekä 5) Sijaisrekisterin hallinta. Page 7 of 84

1.1 Omat sijaistarvelistaukset Omat sijaistarvelistaukset osioon käyttäjä voi tehdä suoria linkkejä juuri sellaisiin sijaistarvelistauksiin, joita tarvitsee. Omissa listauksissa ei alkutilassa ole näkyvillä yhtäkään omaa listausta, vaan käyttäjän tulee ensin tehdä itselleen haluamansa listaukset. Osiossa on lisäksi hakukenttä, johon kirjoitetulla hakusanalla käyttäjä voi suoraan etsiä haluamaansa sijaistarvetta. Etusivulta tehty haku, etsii rekrytointeja kaikista avoimista sijaistarpeista. Omien listausten tekeminen on kuvattu tämän oppaan kappaleessa, jossa käsitellään sijaistarvelistanäkymää. Oman listauksen saa poistettua klikkaamalla punaista rastia listauksen nimen perässä. 1.2 Valmiit sijaistarvelistaukset Valmiit sijaistarvelistaukset osiossa on kiinteästi näkyvillä tietyt linkit, joista päästään sijaistarvelistauksiin, vaikka omia listauksia ei olisikaan tehtynä. Näistä linkeistä sijaistarvelistalle siirryttäessä näytetään sijaistarpeista aina tietyt oletustiedot /-sarakkeet. Tässä osiossa näytetään lisäksi linkki listaukseen, joka käyttäjällä istunnon aikana viimeksi oli auki. 1.3 Uusi sijaistarve Uusi sijaistarve -osiosta käyttäjä voi aloittaa uuden sijaistarpeen tekemisen. 1.4 Etsi hakijoita Etsi hakijoita osiossa on linkit Henkilöhaku sekä Etsi sijaisrekisteristä toimintoihin. 1.5 Sijaisrekisterin hallinta SIjaisrekisterin hallinta osiossa on linkit seuraaviin toimintoihin: Sijaisrekrytoinnit Tilastoraportit Henkilökohtaiset asetukset Sijaisrekisterin asetukset Page 8 of 84

2 Sijaistarvelistaukset Sijaistarvelistanäkymään päästään moduulin etusivulta omien listauksien sekä valmiiden listauksien kautta. Näkymässä näytettävät sijaistarpeet, riippuvat siitä, millaisella linkillä listanäkymään on tultu. Lisäksi käyttöoikeudet rajaavat mitä sijaistarpeita käyttäjälle listanäkymässä näytetään. Käyttäjä pystyy personoimaan listausnäkymää mieltymystensä mukaiseksi. Listausnäkymässä pystytään: Tallentamaan omia sijaistarvelistauksia o Suodattamaan listalla olevia sijaistarpeita o Valitsemaan, mitä sarakkeita taulukossa on Hakemaan tiettyjä sijaistarpeita listauksesta Järjestämään sijaistarpeet sarakeotsikon mukaisesti nousevaan tai laskevaan järjestykseen Kohdistamaan toimintoja listalla oleviin sijaistarpeisiin 2.1 Omien sijaistarvelistausten tallennus Listausnäkymässä sijaistarpeet näytetään taulukkomuotoisesti. Käyttäjä pystyy itse valitsemaan mitä sijaistarpeita (eli mitkä filtterit on valittuna) ja mitä sarakkeita hän näkymässä näkee. Filtteröinti ja sarakkeiden valinta tehdään taulukon yläpuolella oikeassa reunassa olevan jakoavaimen takaa. Filtteröinnin ja sarakevalinnat voidaan tallentaa etusivunäkymässä näkyväksi omaksi sijaistarvelistaukseksi. Page 9 of 84

2.1.1 Sijaistarvelistan suodatus Klikattaessa taulukon yläpuolella olevaa jakoavainpainiketta, avautuu listan yläpuolelle suodattimia, joilla voidaan määrittää, millaisia rekrytointeja listanäkymässä näytetään. Klikattaessa painiketta uudestaan, suodattimet saadaan takaisin piiloon. Sijaistarve listaa voi suodattaa seuraavien tietojen mukaan: 1) Sijaistarpeen tila 2) Yksikkö 3) Tehtäväalue 4) Keikkakalenterijulkaisu 5) Aika Sijaistarpeen tilan mukaan suodatettaessa näytetään listalla kaikki suodattimeen valitussa tilassa olevat sijaistarpeet. Yksikön mukaan suodatettuna näytetään listalla kaikki suodattimeen valittuun yksikköön kirjatut sijaistarpeet. Ajan mukaan suodatettuna listalla näkyy sijaistarpeen vuorot jotka alkavat annetulla ajanjaksolla (esim. jos haetaan yhden kk ajalta, löytyy sijaistarpeet joiden vuoron alkamispäivä on yhtäsuuri tai suurempi kuin kuukausi taaksepäin). Tehtäväalueen mukaan suodatettaessa näytetään listalla kaikki ne sijaistarpeet, jotka on kirjattu tehtävänimikkeeseen, joka kuuluu suodattimeen valittuun tehtäväalueeseen. Keikkakalenterijulkaisun mukaan suodatettuna voidaan erikseen listata sellaiset sijaistarpeet, jotka ovat/eivät ole julkaistuna keikkakalenteriin tai joissa on ilmoittautuneita. Tilasuodattimessa on valittavissa seuraavat vaihtoehdot: Omat sijaistarpeet = Käyttäjän itse lisäämät sekä sellaiset, joissa hänet on merkitty vastuuhenkilöksi Tänään lisätyt avoimet = Avoimet sijaistarpeet, jotka on lisätty järjestelmään tänään Tänään tai eilen lisätyt sijaistarpeet = Missä tahansa tilassa oleva sijaistarve, joka on lisätty järjestelmään tänään tai eilen Uudet sijaistarpeet = Tilassa Uusi oleva sijaistarve. Uusi tilassa sijaistarve on kun ketään ei ole kiinnitetty, kukaan ei ole ottanut sitä käsittelyyn, SMS-hakuja ei ole tehty, sitä ei ole perutettu se ei ole vanhentunut jne. Avoimet sijaistarpeet = Sijaistarve on nk. avoin jossain seuraavista tiloista: Uusi, Otettu käsittelyyn, SMS-haku käynnissä, SMS-haku keskeytetty, SMS-haku päättynyt sijaista ei löytynyt, Osittain kiinnitetty, Sijaista ei ole kiinnitetty määräaikaan mennessä. Lisäksi avoimessa sijaistarpeessa tulee olla jonkin vuoron päättymispäivä tänään tai tulevaisuudessa Page 10 of 84

Kiinnitetyt sijaistarpeet = Sijainen kiinnitetty käsin, Sijainen kiinnitetty SMS-haulla, Sijaistarve osittain kiinnitetty Sijaistarpeet, joihin on kiinnitys tehty 24 tunnin sisällä = Muutoin sama kuin Kiinnitetyt sijaistarpeet, mutta kiinnitys tulee olla tehty 24 tunnin sisällä Vanhentuneet sijaistarpeet = Muutoin sama kuin avoimet sijaistarpeet, mutta osittain kiinnitettyjä ei näytetä ja sijaistarpeen aloituspäivä tulee olla menneisyydessä Peruutetut sijaistarpeet = Sijaistarpeet, jotka ovat tilassa Peruutettu, eli jotka on peruutettu sijaistarpeen peruutustoiminnolla Kaikki sijaistarpeet = Ei rajoituksia 2.1.2 Sijaistarvelistan sarakkeiden valinta Klikattaessa taulukon yläpuolella olevaa jakoavainpainiketta, avautuu listan yläpuolelle kentät, joista voidaan valita taulukossa näytettävät sarakkeet. Klikattaessa painiketta uudestaan, suodattimet saadaan takaisin piiloon. Sijaistarvelistalla voi olla seuraavat sarakkeet: ID = Järjestelmän antama sijaistarpeen tunnus Tehtävänimike = Tehtävänimike, joka sijaistarpeen tehtävänimikkeeksi kirjattiin, eli tehtävänimike jollaista sijaista haetaan Yksikkö = Yksikkö, joka sijaistarpeeseen kirjattiin, eli yksikkö, johon sijaista haetaan Työvuoro alkaa = Työvuoron alkamispäivämäärä. HUOM! sarakkeessa näytetään punaisella kuvakkeella kiireelliset sijaistarpeet. Sijaistarve on kiireellinen, kun se alkaa vuorokauden kuluessa. Mikäli aikaväli sarake ei ole käytössä, myöskään punainen kiireellisyyskuvake ei näy Työvuoro päättyy = Työvuoron päättymispäivämäärä. Työvuoro = Sijaistarpeeseen kirjatut työvuorot, eli työvuorot, joita sijaisuus sisältää Tila = Sijaistarpeen käsittelyn tila Kiinnitetty sijainen = Henkilö, joka sijaistarpeeseen on kiinnitetty (mikäli kiinnitys on jo tehty) Vastuuhenkilö = Tässä näytetään sijaistarpeeseen kirjattu vastuuhenkilö TAI jos joku on korvamerkinnyt ko sijaistarpeen itselleen sijaistarvelistan alla olevalla Ota käsittelyyn painikkeella, näkyy tässä tämän henkilön nimi Page 11 of 84

SMS id Keikkakalenteri = Mikäli sijaistarpeeseen on etsitty ehdokkaita automaattisella tekstiviestihaulla, näkyy tässä sarakkeessa tekstiviestihaun SMS ID, jota esim. hakija käyttää vastatessaan, että haluaa sijaisuuden = Tässä sarakkeessa näytetään, onko ko sijaistarve julkaistu keikkakalenterissa ja onko siihen ilmoittautuneita Käyttäjä pystyy valitsemaan, mitä sarakkeita hänellä listausnäkymässä on. Nämä valinnat tehdään listan oikeassa ylänurkassa olevalla vihreällä jakoavaimella samalla tavalla kuin järjestelmän muissakin listausnäkymissä. Sarakevalinnat pysyvät voimassa kunnes järjestelmästä kirjaudutaan ulos. 2.1.3 Oman listauksen tallentaminen Kun halutut suodatukset ja sarakevalinnat on tehty, voidaan joko 1) suorittaa haku, jolloin listanäkymään haetaan filttereitä vastaavat sijaistarpeet, 2) tallentaa haku omaksi listaukseksi etusivulle tai 3) sulkea filtterinäkymä. Jos haku tallennetaan omaksi listaukseksi, voidaan valita tallennetaanko sen olemassa olevan listauksen päälle vai kokonaan uutena listauksena. Page 12 of 84

2.2 Sijaistarpeiden hakeminen Sijaistarvelistan yläpuolella olevaan hakukenttään kirjoitettavalla hakusanalla voidaan etsiä listalla olevia sijaistarpeita. Haku kohdistuu seuraaviin sarakkeisiin: ID Tehtävänimike Yksikkö Vastuuhenkilö SMS ID Haku kohdistuu näihin kenttiin, vaikka ko sarake ei olisikaan valittu käyttöön. 2.3 Sijaistarpeiden järjestäminen sarakeotsikon mukaisesti SIjaistarvelistaa voidaan järjestää sarakeotsikon mukaisesti nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Tämä tapahtuu sarakeotsikkoa klikkaamalla. Kun sarakeotsikosta klikkaamalla lista on järjestetty, voidaan järjestystä muuttaa nousevaan tai laskevaan järjestykseen sarakeotsikon vieressä olevilla nuolipainikkeilla. 2.4 Sijaistarvelistanäkymän alapalkin toiminnot Sijaistarvelistan alapalkin toimintoja käytetään siten, että ensin valitaan listalta haluttu sijaistarve (merkitään rasti sijaistarverivin alussa olevaan ruutuun) ja tämän jälkeen valitaan haluttu toiminto alapalkista. 2.4.1 Sijaistarpeen tiedot Tällä päästään tarkastelemaan sijaistarpeen tarkempia tietoja. Sama toiminto tehdään tuplaklikkaamalla sijaistarvetta sijaistarvelistalla. 2.4.2 Kopioi sijaistarve Sijaistarpoeen kopiointitoiminnolla avautuu Uusi sijaistarve näkymä johon on kopioitunut listalta valittuna olleesta sijaistarpeesta kaikki muut, paitsi seuraavat tiedot: Ajankohta, kellonaika, vuoro Sijaistarpeen syy Page 13 of 84

Muut tiedot kohdasta ei kopioidu Mihin mennessä pitää löytää, eikä Vastuuhenkilö mutta muut tiedot kopioituvat Keikkakalenteri kohdasta ei kopioidu rasti Julkaistu keikkakalenterissa, mutta kuvaukset kopioituvat 2.4.3 Ota käsittelyyn Tällä toiminnolla käyttäjä voi merkitä sijaistarpeen itselleen käsittelyyn, jolloin käyttäjä merkitään sijaistarpeen vastuuhenkilöksi. Sijaistarve muuttuu tilaan Otettu käsittelyyn. Sijaistarpeen voi ottaa käsittelyyn, vaikka se olisi jo jollain toisella käsittelyssä. Sijaistarpeen on oltava tilassa Uusi sijaistarve, jotta sen tila muuttuu Sijaistarve otettu käsittelyyn. 2.4.4 Hae sijaista sijaistarpeeseen Tällä toiminnolla nähdään sijaistarpeeseen sopivat sijaiset. 2.4.5 Muokkaa kiinnityksiä Mikäli sijaistarve on tilassa osittain kiinnitetty, päästään tästä muokkaamaan tehtyjä kiinnityksiä. 2.4.6 Vapauta kiinnitys Tällä toiminnolla voidaan sijaistarpeeseen kiinnitetty sijainen vapauttaa. Sijaistarve muuttuu vapautuksen jälkeen tilaan Uusi sijaistarve. Kiinnityksen vapauttamisesta EI lähetetä automaattisesti viestiä kenellekään, vaan tarvittava viestintä on muistettava hoitaa muulla tavalla. 2.4.7 Peruuta sijaistarve Tällä toiminnolla peruutetaan sijaistarve. Sijaistarve muuttuu tilaan Peruutettu ja mikäli asetuksissa on määritetty käyttöön toiminto Viesti sijaistarpeen peruutuksesta, lähtee asetuksissa määritettyyn osoitteeseen tieto sijaistarpeen peruutuksesta. 2.4.8 Poista sijaistarve Tällä toiminnolla sijaistarve poistetaan järjestelmästä. Page 14 of 84

3 Sijaistarpeen kirjaaminen ja täyttäminen 3.1 Sijaistarpeen kirjaaminen järjestelmään Sijaistarpeen kirjaaminen järjestelmään aloitetaan etusivunäkymän Uusi sijaistarve painikkeella. Käyttöoikeuksissa on määritetty kuka uusia sijaistarpeita voi luoda, minkä lisäksi käyttöoikeuksissa määritetään, mihin yksiköihin sijaistarpeita käyttäjä voi kirjata. Klikattaessa Uusi sijaistarve painiketta, avautuu alla oleva näkymä. Page 15 of 84

3.1.1 Sijaistarpeen ajankohta ja työvuorot Tähän kohtaan kirjataan sijaistarpeen ajankohta ja työvuorot. Sijaishakijat ovat kertoneet sijaishakemuksessaan käytettävyytensä eri ajankohtiin sekä työvuoroihin. Kun sijaisia haetaan sijaistarpeisiin, tähän kirjoitetut tiedot rajaavat sitä, keitä sijaiskandidaatteja löydetään. Mikäli kysymyksessä on pidempi, esimerkiksi muutaman päivän sijaisuus, voidaan jokainen päivä kirjata erikseen, mutta tällainen sijaisuus voidaan kirjata myös yhtenä ajanjaksona. Tämä on täysin sijaistarpeen kirjaajan päätettävissä. Kun järjestelmä etsii sijaisia tarpeeseen, se löytää sekä kokonaan että osittain käytettävissä olevat sijaiset, mutta esittää oletuksena ensin ne sijaiset, jotka ovat kokonaan käytettävissä. Kokonaan käytettävissä olevilla tarkoitetaan sijaisia, jotka ovat käytettävissä kaikkiin sijaistarpeesen kirjattuihin ajankohtiin/vuoroihin. Osittain käytettävissä olevalla tarkoitetaan, että tällainen sijainen on käytettävissä jo(i)(hinkin kirjattuihin ajankohtiin/vuoroihin. Sijaistarpeen ajankohdan päivämäärät voidaan kirjoittaa joko suoraan päivämääräkenttiin muodossa pp.kk.vvvv tai valitsemalla ajankohdat kalenterista, joka avautuu klikkaamalla ajankohtakentän vihreää kuvaketta. Uusia ajanjaksoja sijaistarpeeseen voidaan lisätä Lisää aikajakso painikkeella. ajanjakson voi poistaa valitsemalla haluttu ajanjakso ja klikkaamalla Poista aikajakso. Sijaistarpeen alkamisajankohta on aina pakollinen tieto. 3.1.2 Yksikkö, johon sijaista tarvitaan Tähän kohtaan valitaan yksikkö, johon sijaista tarvitaan. Yksikkö valitaan järjestelmään tehdystä organisaatiorakenteesta. Klikattaessa yksikkökentän vihreästä kuvakkeesta, avautuu yksikkövalintadialogi, josta yksikkövalinta tehdään. Järjestelmä ehdottaa yksiköksi automaattisesti yksikköä, jossa käyttäjä on. Sijaiskandidaatit on haastatteluvaiheessa merkitty kelpoisiksi joihinkin yksiköihin. Haettaessa sijaista tarpeeseen, etsitään kandidaatteja, jotka on merkitty kelpoiseksi sijaistarpeeseen merkittyyn yksikköön. Yksikkö on pakollinen tieto jokaisessa sijaistarpeessa. Page 16 of 84

3.1.3 Sijaisen hakuehdot Sijaistarvetta kirjattaessa tehtävänimike on aina pakollinen tieto. Sijaiskandidaattien tietoihin on haastatteluvaiheessa merkitty, ovatko he kelpoisia johonkin tehtävänimikkeeseen tai ovatko he päteviä eikelpoisena. Tässä kohdassa sijaistarpeen kirjaamista valitaan, halutaanko ko sijaistarpeeseen etsiä pelkästään tehtävään päteviä kandidaatteja vai myös päteviä ei-kelpoisia. Hakuehdot voi myös valita tallennetuista hakupohjista, joita on tehty Etsi sijaisrekisteristä toiminnolla. Lisäksi hakuehtoja voi lisätä Valitse hakukriteerit toiminnolla, jolla voi valita useita hakukriteereitä samanaikaisesti tai Lisää hakuehto painikkeella, jolla voi lisätä yhden hakukriteerin kerrallaan. Mikäli kyseessä on opettajan sijaisuus, voidaan Lisää opetusaine painikkeella lisätä hakuehdoksi aineita, joita sijainen opettaa ja lisäksi voidaan merkitä tuleeko sijaisen olla kelpoinen vai riittääkö myös pätevä eikelpoinen sijainen kyseiseen aineeseen. 3.1.4 Viestintä sijaisen kiinnittämisestä Mikäli halutaan, että järjestelmä informoi jotakuta, kun sijaistarpeeseen kiinnitetään henkilö, tulee nämä määritykset kirjata sijaistarpeeseen. Viesti voidaan lähettää sähköpostitse tai tekstiviestinä tai molempina. Sijaistarvetta kirjatessa tulee merkitä rasti ruutuun, mikäli viesti halutaan lähettää, minkä lisäksi tulee merkitä halutun vastaanottajan sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Page 17 of 84

3.1.5 Sijaistarpeen muut tiedot 3.1.5.1 Vastuuhenkilö Tähän tietokenttään valitaan, kuka on sijaistarpeen hoitamisen vastuuhenkilö. Organisaatiot pystyvät itse omassa prosessissaan ja ohjeistuksessaan päättämään/ohjeistamaan, kuka henkilö sijaistarpeen kirjaajan tulee tähän valita. Tässä valittu henkilö näkyy vastuuhenkilönä sijaistarvelistalla. 3.1.5.2 Kuvaus, Erityistarpeet, Lisätietoja ja Mihin mennessä sijainen on löydettävä Nämä ovat tietokenttiä, joihin voidaan kirjoittaa lisätietoja sijaistarpeesta. Organisaatiot pystyvät itse päättämään/ohjeistamaan, mitä näihin kenttiin kirjoitetaan. Mihin mennessä sijainen on löydettävä kenttiin (pvm, klo) asetettuna ajankohtana lähtee Viestintä sijaisen kiinnittämisestä -kenttään kirjatulle henkilölle sähköpostiviesti/tekstiviesti jos sijaista ei ole löytynyt. Kun määräaika on ohitettu, sijaistarpeen tilaksi muuttuu Sijaista ei löytynyt. 3.1.6 Keikkakalenteri 3.1.6.1 Julkaisu keikkakalenterissa Mikäli sijaistarve halutaan julkaista keikkakalenteriin, valitaan rasti kohtaan Julkaise keikkakalenteriin. Keikkakalenterissa sijaistarpeen näkevät vain ne henkilöt, jotka ovat haastattelussa todettu kelpoisiksi ko sijaistarpeeseen. Näille henkilöille voidaan tässä yhteydessä lähettää myös ilmoitus sijaistarpeen julkaisemisesta keikkakalenteriin. Viestin voi lähettää joko tekstiviestillä tai sähköpostilla. Sijaistarpeen kuvaus keikkakalenterissa kenttään kirjoitettu tieto näkyy keikkakalenterissa sijaistarpeen kuvauksena: ikään kuin sijaistarpeen työpaikkailmoituksena. Yhteyshenkilö keikkakalenterissa kenttään kirjoitettu tieto näkyy keikkakalenterissa sijaistarpeen kuvaus kentän alapuolella ja siihen tavallisesti kirjoitetaan sen henkilön yhteystiedot, jolta sijaishakijat voivat kysyä lisätietoja sijaistarpeesta. Page 18 of 84

3.1.6.2 Keikkakalenterin kautta ilmoittautuneet Mikäli halutaan, että järjestelmä informoi jotakuta, kun joku ilmoittautuu sijaistarpeeseen keikkakalenterissa, tulee nämä määritykset kirjata sijaistarpeeseen. Viesti voidaan lähettää sähköpostitse tai tekstiviestinä tai molempina. Sijaistarvetta kirjatessa tulee merkitä rasti ruutuun, mikäli viesti halutaan lähettää, minkä lisäksi tulee merkitä halutun vastaanottajan sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Ilmoittautuneet otsikon viereen tulee nimi- ja puhelinnumerolista henkilöistä, jotka ovat ilmoittautuneet keikkakalenterin kautta sijaistarpeeseen. Lisäksi ilmoittautuneet listalla näytetään mahdollisia lisätietoja, joita ilmoittautuneet ovat ilmoittautumisen yhteydessä kirjoittaneet. Ilmoittautuneet listalta sijaistarpeen käsittelijä pääsee katsomaan hakijan CV:tä, minkä lisäksi ilmoittautuneet listalta voidaan kiinnittää sijaistarpeeseen joku ilmoittautuneista sijaisista. Tämä tapahtuu valitsemalla haluttu sijainen ja klikkaamalla listan oikealla puolella olevaa Kiinnitä painiketta. 3.1.7 Sijaistarpeeseen kohdistettavat toiminnot sijaistarvenäkymän alapalkissa Kun sijaistarve on kirjattu ja kaikki tarvittavat/halutut tiedot on annettu, voidaan sijaistarve 1) tallentaa, 2) ottaa käsittelyyn tai 3) poistaa, minkä lisäksi voidaan suoraan hakea kandidaatteja ko tarpeeseen. 3.1.8 Sijaistarpeen muokkaus Sijaistarpeen muokkaus tapahtuu valitsemalla haluttu sijaistarve sijaistarvelistalta. Tämän jälkeen avautuu sama näkymä, kuin uuden sijaistarpeen kirjauksessa. Page 19 of 84

3.2 Sijaisen hakeminen sijaistarpeeseen Kun sijaistarve on kirjattu järjestelmään, voidaan siihen hakea sijaisehdokkaita Hae sijaisia sijaistarpeeseen painikkeella. Klikattaessa painiketta, avautuu hakijalistanäkymä, jossa kaikki hakijat ovat sopivia sijaisia ko tarpeeseen. Hakijalistalla näytetään boldattuna (=lihavoituna) sellaiset hakijat, jotka ovat aiemminkin olleet sijaisena sijaistarpeeseen merkityssä yksikössä ja mikäli on käytetty hakuehtona Hae soveltuvia ei-kelpoisia, niin hakijalistalla näytetään myös hakijan kelpoisuus haettuun tehtävänimikkeeseen. Listalla näytetään oletusarvoisesti sellaiset sijaisehdokkaat, jotka ovat käytettävissä koko sijaistarpeeseen merkitylle ajanjaksolle/vuoroihin. Listan yläpuolella on linkki, josta klikkaamalla listalle saadaan myös osittain käytettävissä olevat ehdokkaat, eli sellaiset, jotka ovat käytettävissä joihinkin kirjattuihin ajankohtiin/vuoroihin. Kun listauksella näytetään myös osittain käytettävissä olevat ehdokkaat, näytetään myös heidän käytettävyysprosenttinsa. Käytettävyysprosentti lasketaan siitä, miten moneen sijaistarpeeseen merkittyyn ajankohtaan/työvuoroon sijainen on käytettävissä. Edellisen lisäksi hakijalistalle tulevat hakijat täyttävät ainakin seuraavat ehdot: 1. He ovat kelpoisia (tai päteviä ei-kelpoisia, hakukriteereistä riippuen) siihen tehtävänimikkeeseen, joka sijaistarpeeseen kirjattiin 2. He ovat kelpoisia siihen yksikköön, joka sijaistarpeeseen kirjattiin 3. He ovat tilassa Haastateltu Soveltuu sijaiseksi 4. Mikäli sijaistarpeeseen kohtaan sijaisen hakuehdot kirjattiin hakuehdoksi todistus, lupa, sertifikaatti tai osaaminen, niin tämä on hakijalta tarkistettu ja se on voimassa (mikäli voimassaoloaika on ollenkaan annettu 5. He täyttävät muutkin sijaistarpeeseen kirjatut sijaisen hakuehdot Hakijalistalta päästään lukemaan hakijan tietoja joko tuplaklikkaamalla hakijaa tai valitsemalla hakija listalta merkitsemällä rasti hakijan nimen eteen ja klikkaamalla listan alapuolella olevaa Hakemuksen tiedot painiketta. Hakijoille voidaan lähettää tästä näkymästä sähköposti- ja kirjepostiviestejä sekä tekstiviestejä. Sähköpostija kirjepostiviestien sekä tekstiviestien lähettäminen on kuvattu tässä oppaassa rekrytointimoduulin hakemusten käsittely kappaleessa. Lisäksi hakijalistalta pystytään tulostamaan listalta valitun hakijan tietoja joko perustulostuksella tai asiakirjapohjatulostuksella. Myös nämä on kuvattu tässä oppaassa rekrytointimoduulin hakemusten käsittely kappaleessa. Kun sijaishakemuksia on luettu ja mahdollisesti soiteltu (ja/tai muuten viestitty) sijaishakijoiden kanssa, voidaan tehdä päätös, kuka sijaistarpeeseen valitaan. Tällöin voidaan valittu sijainen kiinnittää sijaistarpeeseen Kiinnitä sijainen painikkeella. Tämä toiminto on kuvattu tarkemmin seuraavassa kappaleessa. Page 20 of 84

Mikäli halutaan jättää väliin sijaisten kanssa erikseen sopiminen, voidaan sijaisen valinnassa ja kiinnittämisessä käyttää automaattista SMS-hakua. Myös tämä on kuvattu omassa kappaleessaan jäljempänä. HUOM! Automaattista SMS-hakua voi käyttää ainoastaan kokonaan käytettävissä oleviin ehdokkaisiin. 3.3 Yhden, kokonaan käytettävissä olevan sijaisen manuaalinen kiinnitys sijaistarpeeseen Kun sijaishakemuksia on luettu ja mahdollisesti soiteltu (ja/tai muuten viestitty) sijaishakijoiden kanssa, voidaan tehdä päätös, kuka sijaistarpeeseen valitaan ja kiinnitetään kyseinen hakija sijaistarpeeseen. Kiinnitys tehdään siten, että valitaan koko sijaistarpeen ajaksi käytettävissä oleva sijaisehdokas listalta ja kiinnitetään hänet sijaistarpeeseen Kiinnitä sijainen painikkeella. Manuaalista kiinnitystä ei voi tehdä, mikäli sijaistarpeeseen on meneillään automaattinen SMS-haku. Kun klikataan Kiinnitä sijainen painiketta, avautuu alla oleva dialogi: Tässä dialogissa voidaan vielä kirjoittaa Lisätietoja sijaistarpeen käsittelijöille. Tämä tietokenttä on sama, kuin sijaistarpeen kirjaamisen vastaava kenttä. Lisäksi tässä dialogissa voidaan valita, lähetetäänkö kiinnityksestä sähköposti ja/tai tekstiviesti jollekin. Tämä tapahtuu siten, että valitaan rasti halutun viestinlähetysmuodon kohtaan ja kirjoittamalla sähköposti ja/tai puhelinnumero, johon viesti lähtee. Mikäli sijaistarvetta kirjatessa vastaaviin kenttiin kirjoitettiin tietoja, näkyvät nämä tiedot myös tässä dialogissa. Tavallisesti viesti kiinnityksestä lähetetään sijaistarpeen kirjanneelle esimiehelle ja/tai henkilölle, joka on vastaanottamassa sijaista töihin. Viesti, joka kiinnityksestä lähtee, on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa. Kiinnityksen jälkeen valitut viestit lähtevät, sijaistarvelistalla näytetään kiinnitetyn hakijan nimi ja sijaistarpeen tila muuttuu Sijainen kiinnitetty tilaan. Page 21 of 84

3.4 Useamman tai osittain käytettävissä olevien sijaisten manuaalinen kiinnitys sijaistarpeeseen 3.4.1 Useamman sijaisen käytettävyyden tarkistaminen Mikäli sijaishakijalistalta huomataan, että kokonaan käytettävissä olevia hakijoita ei ole tarjolla, tai muuten vaan halutaan ottaa useampi hakija yhtä sijaistarvetta hoitamaan, voidaan hakijalistalta valita useampi hakija ja klikata Kiinnitä sijainen painiketta. Kun klikataan Kiinnitä sijainen painiketta avautuu näkymä, joka kertoo valittujen hakijoiden käytettävyyden ko sijaistarpeeseen. Tästä kuva alla. Yllä olevassa näkymässä näytetään riveinä valitut hakijat ja sarakkeina ovat hakijan nimi, matkapuhelinnumero sekä sijaistarpeen vuorot. Vuorojen sarakeotsikoissa kerrotaan päivä sekä vuoro, joka sijaistarpeeseen on merkitty. Taulukon soluissa näytetään värikoodeilla hakijan käytettävyys kuhunkin vuoroon. Vihreä väri tarkoittaa, että hakija on käytettävissä Keltainen väri kertoo, että hakijalla on joko jokin ei-käytettävissä merkintä käytettävyyskalenterissaan tai hänet on järjestelmässä kiinnitetty johonkin toiseen sijaisuuteen jossain toisessa organisaatiossa. Keltaisissa soluissa oleva vuorotieto kertoo, mihin vuoroihin hakija ei ole käytettävissä Punainen väri kertoo, että hakija on jo kiinnitetty toiseen sijaisuuteen samassa organisaatiossa, kuin mihin kyseessä oleva sijaistarve on tehty Page 22 of 84

3.4.2 Useamman sijaisen kiinnittäminen Tässä samassa näkymässä voidaan myös kiinnittää hakijoita sijaistarpeeseen. Kiinnittäminen tapahtuu merkitsemällä rastit ruutuihin halutun henkilön ja vuoron kohdalle. Tässä näkymässä ei pysty käyttämään automaattista tekstiviestihakua. Alla olevassa esimerkissä kiinnitetään sijaistarpeeseen kaksi eri henkilöä. Kiinnitysvalinnoista kuva alla. Järjestelmä estää hakijan kiinnittämisen sijaistarpeen vuoroon vain siinä tapauksessa, että hakija on tilassa kiinnitetty. Huomioitavaa siis on, että kuten esimerkiksi yllä olevassa kuvassa, hakija (jal5) ei ole käytettävissä la 17.3. yövuoroon, johon sijaista ollaan hakemassa, mutta järjestelmässä on mahdollista kiinnitys tehdä. Tällaisessa tilanteessa oletuksena on, että rekrytoija on jutellut hakijan kanssa ja hakija on ilmoittanut, että hän voi sijaisuuden tulla tekemään, vaikka kalenterinsa mukaan ei olekaan käytettävissä. Järjestelmä ei myöskään pakota valitsemaan jokaiseen vuoroon sijaista, eli sijaisuuden jokaiseen vuoroon ei tarvitse valita sijaista ollenkaan. Sama organisaatio pystyy kiinnittämään saman sijaisen vain yhteen vuoroon/pv. Eli jos samassa organisaatiossa on tehty esim. kaksi sijaistarvetta joista toinen aamuvuoroon ja toinen iltavuoroon samalle päivälle, sama hakija ei tule esiin iltavuoroon sijaista haettaessa jos hänet on jo aamuvuoroon kiinnitetty. Ei vaikka sijainen olisi merkannut itsensä myös iltavuoroon käytettäväksi. Kun kiinnitysrastit on laitettu paikoilleen, klikataan alaosan toimintopalkista Tallenna kiinnitykset. Tällöin hakijalta kysytään Onko sijaistarpeen tila täysin kiinnitetty? Mikäli sijaisuuden jokaiseen vuoroon on valittu henkilö, voidaan valita Täysin kiinnitetty, jolloin järjestelmä tulkitsee, että sijaisuus on täysin käsitelty, sijaiset ovat löytyneet jne. Eli sijaistarve menee tilaan Sijainen löytynyt ja sijaistarve ei esimerkiksi näy avoimien tai keskeneräisten sijaistarpeiden listalla. Täysin kiinnitetty voidaan valita myös, vaikka jokaiseen vuoroon ei olisikaan valittu henkilöä. Tällöin käytännön tilanne saattaa olla se, että johonkin vuoroon ei tarvitakaan ketään, tai jokin vuoro hoituu Page 23 of 84

työaikajärjestelyillä tms. Eli tässäkin tapauksessa sijaistarve menee tilaan Sijainen löytynyt ja sijaistarve ei esimerkiksi näy avoimien tai keskeneräisten sijaistarpeiden listalla. Mikäli tässä vaiheessa valitaan Osittain täytetty, menee sijaistarve ko tilaan. Tällöin sijaistarve näkyy edelleen keskeneräisten ja avoimien sijaistarpeiden listalla ja siihen voidaan edelleen hakea sijaisia ja puuttuviin vuoroihin voidaan kiinnittää sijaisia ja kiinnityksiä voidaan muokata jne. Osittain täytetty tilaan sijaistarve jätetään yleensä silloin, kun jokaiseen vuoroon ei ole pystytty vielä kiinnittämään sijaista. Kiinnityksien tallennuksen yhteydessä lähtee viesti kiinnityksistä niihin puhelinnumeroihin/sähköposteihin, jotka sijaistarpeen tietoihin on kirjattu kohtaan Viestintä kiinnityksistä. Työnhakijoille ei automaattisesti lähde mitään viestiä. Alla kuva sijaistarvelistauksesta sen jälkeen, kun sijaistarpeeseen, jossa on kolme vuoroa, on kiinnitetty kaksi sijaista ja kiinnityksen yhteydessä sijaistarve on merkitty tilaan Osittain täytetty. Sijaistarve listalla näytetään, että ko sijaistarve on tilassa osittain täytetty ja tilamerkinnän perässä näytetään, että kaksi kolmesta vuorosta on täytetty. Jokaisen täytetyn vuoron kohdalla on lisäksi kerrottu, kuka siihen on kiinnitetty. Myös sijaistarpeen tarkemmissa tiedoissa näytetään kuka mihinkin vuoroon on kiinnitetty. 3.4.3 Useamman henkilön kiinnittämisen sekä osittaisen kiinnityksen muita vaikutuksia järjestelmässä Alla on listattu tähän liittyviä muita ominaisuuksia/toiminnallisuuksia Osittain täytetty tilassa olevan sijaistarpeen tiedoissa ei pysty muokkaamaan: o Vuoroja, joihin kiinnitys on jo tehty o Yksikköä sekä sijaisen hakukriteereitä o Keikkakalenterijulkaisua Osittain täytettyihin sijaistarpeisiin voidaan lisätä vuoroja Osittain täytetty sijaistarve ei näy keikkakalenterissa, vaikka se olisi sinne julkaistu. Hakija ei pysty keikkakalenterin kautta ilmoittautumaan vain johonkin sijaistarpeen vuoroon, vaan hakija ilmoittaa kiinnostuksensa koko sijaistarpeeseen. Kun osittain täytettyyn sijaistarpeeseen haetaan lisää hakijoita ja siirrytään käytettävyysnäkymään, näytetään siellä aina myös jo tehdyt kiinnitykset Kun sijaisuuteen kiinnitetään useampi henkilö, lähtee sijaistarpeen tiedoissa kohdassa viestintä kiinnityksestä määritettyihin puhelinnumeroihin ja sähköpostiosoitteisiin tieto usean henkilön kiinnityksestä. Tätä varten on viestiasetuksissa oma viestipohja. Mikäli sijaistarve on tilassa Osittain täytetty ja saavutetaan sijaistarpeeseen merkitty ajankohta, jolloin sijainen täytyy viimeistään olla löytynyt, lähtee sijaistarpeen tiedoissa kohdassa viestintä Page 24 of 84

kiinnityksestä määritettyihin puhelinnumeroihin ja sähköpostiosoitteisiin tieto usean henkilön kiinnityksestä. Tätä varten on viestiasetuksissa oma viestipohja. Sijaistarpeisiin liittyvissä tilastollisissa raporteissa sijaistarpeet, joihin on kiinnitetty useampi henkilö, tulkitaan täytetyksi, kun kiinnitysten tallennusten yhteydessä on valittu vaihtoehto Täysin kiinnitetty Hakijan CV-tietojen Tehdyt sijaisuudet osio päivittyy sen mukaan, miten hänet on sijaistarpeeseen kiinnitetty 3.5 Sijaisen valinta ja kiinnittäminen automaattisella SMS-haulla 3.5.1 Automaattisen SMS-haun käynnistäminen Kun sijaistarve on kirjattu ja sijaistarpeeseen on haettu ehdokkaita ja näkymään on tullut lista sijaistarpeeseen sopivia, kokonaan käytettävissä olevia kandidaatteja, voidaan tässä näkymässä valita, kenet halutaan ottaa mukaan SMS-hakuun. SMS-hakuun valittuja voidaan ryhmitellä kolmeen ryhmään. Mikäli kaikille halutaan lähettää haku yhtä aikaa, valitaan kaikki ryhmään yksi. Kun valinnat on tehty, painetaan alapalkissa olevaa Tekstiviestihaku painiketta. Tällöin avautuu alla oleva ikkuna. Lähetettävä tekstiviesti Lisätietoja tekstiviestiin Tässä kentässä näkyy viesti, joka sijaisehdokkaille on lähdössä. Suurin osa lähtevää viestiä on etukäteen kirjoitettu sijaisrekisterin viestintäasetuksissa. Tähän kenttään kirjoitettu teksti tulee osaksi ehdokkaille lähetettävää tekstiviestiä. Näet esikatselun Lähetettävä tekstiviesti kentässä. Kentän oikealla puolella on laskuri, joka näyttää viestin pituuden. Page 25 of 84

Odotusajat Haun voimassaoloaika Lisätietoja: Nimi Esimerkiksi jos valitaan kenttään toisen ryhmän odotusaika 30 min, lähetetään tälle toiselle ryhmälle SMS-haku 30 min haun käynnistyksen jälkeen, mikäli kukaan ensimmäisestä ryhmästä ei ole sijaisuutta vastaanottanut. Vaikka SMS-haku olisikin käynnistynyt jo toiselle ryhmälle, ovat ensimmäisenkin ryhmän hakijat vielä haussa mukana ja jos joku heistä ensimmäisenä vastaa haluavansa sijaisuuden, hän sen myös saa Tähän valitaan, miten kauan tekstiviestihaku on voimassa, eli miten pitkään vastauksia odotetaan niiltä hakijoilta, joille viesti nyt lähetetään. Tähän kenttään kirjoitettu tieto, menee valitulle henkilölle valinnan jälkeen Lisätietoja: Puhelinnumero Tähän kenttään kirjoitettu tieto, menee valitulle henkilölle valinnan jälkeen Muuta lisätietoa Tähän kenttään kirjoitettu tieto, menee valitulle henkilölle valinnan jälkeen. Tähän voi kirjoittaa esimerkiksi työpaikan osoitteen, lisätietoa töihin tulemisesta tms. Hakutuloksen lähettäminen Tähän kirjattuihin osoitteisiin/numeroihin lähetetään tieto siitä, kuka sijaistarpeeseen on kiinnitetty. Mikäli jo sijaistarvetta kirjatessa vastaaviin kenttiin kirjattiin tietoja, näkyvät ne tässä valmiiksi. Toiminto on sama kuin manuaalisen kiinnityksen Viesti kiinnityksestä toiminto. Tavallisesti viesti kiinnityksestä lähetetään sijaistarpeen kirjanneelle esimiehelle ja/tai henkilölle, joka on vastaanottamassa sijaista töihin. Viesti, joka kiinnityksestä lähtee, on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa. 3.5.2 Automaattinen SMS-hakuprosessi Sijainen löytyy: Haku käynnistetään, jolloin valituille hakijoille lähtee viesti Sijaisuus tarjolla Ensimmäinen joka vastaa viestiin myöntävästi, saa sijaisuuden ja järjestelmä kiinnittää ko henkilön sijaisuuteen Toinen sijaishakija (ja muut siitä eteenpäin), joka vastaa myöntävästi, saa takaisin viestin, että sijaisuus on täytetty (viestin sisältö on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa) Ensimmäinen sijaishakija, joka sijaisuuteen kiinnitettiin, saa vastausviestin, jossa onnitellaan sijaisuuden saamisesta ja tämän viesti mukana menee lisätietoja sijaisuudesta sekä keneltä voi kysyä lisätietoja tarvittaessa (asetuksissa määritetty viesti, jossa mukana viestiä käynnistettäessä Lisätietoja antavan henkilön yhteystiedot kohtaan kirjoitetut tiedot) Mikäli SMS-hakua käynnistettäessä kohtaan Hakutuloksen lähettäminen valittiin, että kiinnityksestä lähetetään viesti jollekin (esim. sijaistarpeen kirjanneelle esimiehelle), niin järjestelmä lähettää viestin kiinnityksestä (viestin sisältö on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa) Mikäli joku vastaa sijaistarjoukseen myöntävästi liian myöhään, hänelle menee vastausviesti, että hakuaika on päättynyt (viestin sisältö on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa). Sijaista ei löydy Haku käynnistetään, jolloin valituille hakijoille lähtee viesti Sijaisuus tarjolla Kukaan ei vastaa haun voimassaoloaikana myöntävästi Mikäli automaattista tekstiviestihakua käynnistettäessä kohtaan Hakutuloksen lähettäminen valittiin, että kiinnityksestä lähetetään viesti jollekin (esim. sijaistarpeen kirjanneelle esimiehelle), niin järjestelmä lähettää viestin että sijaista ei ole löydetty (viestin sisältö on määritetty sijaisrekisterin viestintäasetuksissa) Mikäli joku vastaa sijaistarjoukseen myöntävästi liian myöhään, hänelle menee vastausviesti, että hakuaika on päättynyt Mikäli SMS-haku keskeytetään sen voimassaoloaikana, lähtee tieto peruutuksesta tekstiviestillä kaikille niille hakijoille, joille alkuperäinen sijaisuustarjousviestikin lähti. Tieto peruutuksesta lähtee haussa mukana olleille Page 26 of 84

hakijoille myös silloin jos SMS-haun käynnissä ollen tarpeeseen kiinnitetään käsin työntekijä, joko suoraan hakijalistalta tai keikkakalenterin kautta. 3.5.3 Sijainen löytyi automaattisella SMS-haulla Kun sijainen löytyy SMS-haulla, tapahtuu sijaisen kiinnitys sijaistarpeeseen automaattisesti. Kiinnityksen jälkeen, sijaistarvelistalla näytetään kiinnitetyn hakijan nimi ja sijaistarpeen tila muuttuu Sijainen kiinnitetty tilaan. Page 27 of 84

4 Etsi hakijoita 4.1 Henkilöhaku Henkilöhakutoimintoon pääsee sekä sijaisrekisterin että rekrytointimoduulin etusivunäkymästä Henkilöhaku painikkeella. Molemmista painikkeista avautuu alla oleva näkymä. Hakunäkymässä voidaan erikseen valita haetaanko hakijoita kohdistetuista rekrytoinneista, avoimista rekrytoinneista vai sijaishakijoista vai joistain näiden yhdistelmästä. Kun näkymään tullaan rekrytointimodulista, on oletuksena valittu kohdistettu rekrytointi ja kun näkymään tullaan sijaisrekisteristä, on oletuksena valittu sijaishakemus. Käyttöoikeudet vaikuttavat hakuun seuraavasti: Henkilöhaku kohdistetuista rekrytoinneista -> haetaan hakijoita niistä rekrytoinneista, joihin käyttäjällä on oikeus Henkilöhaku avoimista rekrytoinneista -> käyttäjällä täytyy olla oikeus hakea avoimista rekrytoinneista ja järjestelmä hakee hakijoita niistä avoimista rekrytoinneista, joihin käyttäjillä on oikeus. Henkilöhaku sijaishakemuksista -> Käyttäjällä täytyy olla oikeus Etsi sijaisrekisteristä -toimintoon ja hakijoita haetaan niiden organisaatioiden hakijoiden joukosta, mihin käyttäjällä on oikeus luoda sijaistarpeita Hakutuloksena näytetään lista hakukriteereihin sopivista hakijoista. Mikäli samalta hakijalta löytyy useampia hakemuksia, näytetään nämä kaikki. Klikkaamalla hakijaa, päästään tarkemmin tarkastelemaan hänen hakemustaan ko rekrytoinnissa. Page 28 of 84

4.2 Etsi sijaisrekisteristä 4.2.1 Hakijoiden etsiminen sijaisrekisteristä Etsi sijaisrekisteristä toiminnolla pystytään etsimään sijaishakijoita koko sijaisrekisteristä. Käyttäjä näkee hakijan sijaisrekisterissä, mikäli hakija on hakulomakkeella ollut kiinnostunut niistä maantieteellisistä kunnista JA niistä ammattialueista, joissa käyttäjän organisaatio toimii TAI hakija on ollut kiinnostunut käyttäjän työnantajaorganisaatiosta TAI hakija on jättänyt hakemuksensa käyttäjän organisaation sijaisrekrytointiilmoituksen kautta. Täten Etsi Sijaisrekisteristä toiminnolla voidaan löytää myös sellaisia hakijoita, jotka ovat jättäneet hakemuksensa jonkin muun työnantajaorganisaation ilmoituksen kautta, kuin käyttäjän organisaation ilmoituksen kautta. Klikattaessa Etsi sijaisrekisteristä painiketta etusivulla avautuu alla oleva näkymä. Tässä näkymässä pystytään hakemaan sijaispoolissa olevia sijaisia halutuilla kriteereillä. Lisäksi tässä näkymässä pystytään tallentamaan hakuehtoja, joita voidaan hyödyntää myös sijaistarpeita kirjatessa. 4.2.1.1 Hakukriteereiden määrittäminen Sijaisten hakuehdot -kohtaan määritetään hakuehdot, joilla sijaispoolista halutaan etsiä sijaisia. Hakuehtoja voi lisätä joko valitsemalla tallennetun raporttipohjan tai Valitse hakukriteerit painikkeella, jolla voi lisätä useamman hakukriteerin yhtä aikaa tai Lisää hakuehto painikkeen avulla, jolla voit lisätä yhden hakukriteerin kerrallaan. Klikattaessa valitse hakukriteerit painiketta avautuu lista tietokentistä, joita rekrytointimoduulin asetuksissa on hakulomakkeelle valittu käyttöön. Tästä listasta voidaan valita haluttu tietokenttä, jota halutaan käyttää hakuehtona, esimerkiksi Sukupuoli, jolloin tämä tietokenttä tulee näkyviin sijaistarpeen hakuehdoksi. Tämän jälkeen voidaan asettaa haluttu hakukriteeri, esim. Nainen. Page 29 of 84

Tällä tavalla voi sijaistarpeeseen liittää halutut hakuehdot, joilla sijaiskandidaatteja järjestelmästä haetaan. Mikäli hakuehtoja ei anneta ollenkaan, näyttää järjestelmä kaikki ne hakijat, jotka käyttäjällä on järjestelmässä oikeus nähdä. HUOM! Tällaisen haun tekeminen saattaa kestää todella kauan, koska järjestelmässä saattaa olla satoja tai tuhansia hakijoita. Hakukriteereiden alla olevaan Hakemuksen tila -kenttään voit valita millaisessa tilassa olevia hakijoita haluat etsiä. Kun etsitään uusia hakijoita haastatteluun, valitaan tässä valikossa Uusi hakemus. Alinpana olevaan sijaisrekrytoinnit kenttään voidaan valita, jokin rekrytointi, mikäli halutaan kohdistaa haku hakijoihin, jotka vat jättäneet hakemuksensa johonkin tiettyyn rekrytointiin. 4.2.1.2 Hakuehtojen tallentaminen Kun olet antanut hakuehdot, voit tallentaa hakuehdot. Tallennus tapahtuu hakuehtojen alla olevalla Tallenna hakuehdot painikkeella. Tallennetulle haulle tule antaa nimi. Haku kannattaa nimetä mahdollisimman informatiivisesti, esim.: Lähihoitajan tehtävistä kiinnostuneet uudet hakijat, joilla on Valvira-sertifikaatti. Tallennetut hakuehdot ovat käytettävissä sekä tässä Etsi sijaisrekisteristä näkymässä että sijaistarpeita kirjattaessa. Tallennettu haku käytettävissä kaikilla niillä henkilöillä, jotka kuuluvat tallentajan kanssa samaan organisaatioon. 4.2.1.3 Haun suorittaminen Kun olet antanut hakuehdot, voit suorittaa haun kriteereiden alla olevalla Hae painikkeella. Hae painikkeen painamisen jälkeen tulee näkyviin hakijalista. Järjestelmässä on rajoitettu hakijamäärää, joka listalla maksimissaan näytetään. Mikäli järjestelmä antaa virheilmoituksen, että hakijoita löytyy liian paljon, tulee hakuehtoja muuttaa siten, että hakijoita ei löydy liian isoa määrää. 4.2.1.4 Hakuvahti Tallennettu haku voidaan asettaa sijaisvahdiksi. Kun työnhakija jättää uuden hakemuksen, tarkistetaan, täyttääkö työnhakija asetetun vahdin ehtoja, ja jos täyttää, sijaisvahtivahti ilmoittaa siitä hakuvahdin järjestelmään itselleen tallentaneelle sähköpostitse. Valmiiksi tallennettuun hakuun (jotka siis näkyvät kaikille saman yksikön henkilöille) voi kuka vain yksiköstä asettaa sijaisvahdin itselleen. Sijaisvahti asetetaan päälle valitsemalla alasvetovalikosta haluttu tallennettu haku jolloin Käytä sijaisvahtina valintaruutu tulee esiin. Kun laittaa ruutuun ruksin, hakuvahti aktivoituu päälle. Hakuvahdin saa pois päältä poistamalla ruksi samaisesta paikasta, jolloin ohjelma kysyy vielä varmistusta toimenpiteelle. Huom. Jos joku poistaa tallennetun haun johon vahti on asetettu, poistuu haun mukana kyseiseen hakuun asetetut vahdit kaikilta. Ohjelma ilmoittaa hakua poistettaessa jos jollain on kyseiseen hakuun vahti asetettuna. Page 30 of 84

4.2.2 Hakijoiden selaaminen Sijaisrekrytoinnit -näkymässä Sen lisäksi, että hakijoita voi etsiä sijaisrekisteristä, voidaan hakijoita selata sijaisrekrytoinnit näkymän kautta. Tuplaklikkaamalla haluttua sijaisrekrytointia saadaan näkyviin hakijalista hakijoista, jotka ovat jättäneet hakemuksensa tiettyyn sijaisrekrytointiin. Page 31 of 84

4.2.3 Hakemusten lukeminen ja haastatteluiden sopiminen Hakemuksia luettaessa käytetään järjestelmän hakijalista- ja CV-näkymiä. Näistä näkymistä voidaan hakijoille lähettää sähköpostia ja tekstiviestejä sekä muuttaa hakijan tilaa hakemuksen käsittelyprosessin mukaisesti. Esimerkiksi, kun hakija päätetään kutsua haastatteluun, muutetaan hänen tila Kutsuttu haastatteluun. Tämän jälkeen sijaisrekisterin Etsi sijaisrekisteristä toiminnolla saadaan nopeasti lista hakijoista, jotka haastatteluun on kutsuttu. Nämä näkymät ja toiminnot on kuvattu tässä kappaleessa. 4.2.3.1 Hakijalista Kun haku on suoritettu, käyttäjälle avautuu lista henkilöistä, jotka vastasivat antamiasi hakuehtoja. Listalla näkyy hakijan nimi, viimeisin työkokemus, työkokemuksen määrä yhteensä, hakijan koulutustaso, hakijan matkapuhelinnumero ja sähköposti sekä hakijan ikä. Käyttäjä pystyy näistä tiedoista valitsemaan, mitä hakijalistalla näytetään. Hakijalistalla näytettävien sarakkeiden valinta tehdään hakijalistan oikeassa yläkulmassa olevan vihreän jakoavain painikkeen takaa. Sarakevallinnat tallentuvat käyttäjän henkilökohtaisiin asetuksiin ja kun käyttäjä seuraavan kerran tulee tähän näkymään, on hänen tekemät valinnat edelleen voimassa. Hakijalistaa pystytään filtteröimään listan oikeassa yläkulmassa olevan valikon avulla. Hakijalistalle on valittavissa Kaikki hakijat, jolloin listalla näytetään kaikki hakuehdot täyttäneet hakija, minkä lisäksi listalle voidaan valita Tarkastetut sijaishakija, jolloin listalla näytetään vain sellaiset hakuehtoihin sopineet hakijat, jotka ovat tilassa Haastateltu Soveltuu sijaiseksi. Mikäli listalla on enemmän kuin 50 hakijaa, jakautuvat nämä eri näkymille ja tällöin hakijalistan yläpuolelle tulevat esim. linkit 1-50 51-100 jne. Page 32 of 84

4.2.3.2 Hakijan CV-näkymä Hakijalistalta päästään hakijan CV-näkymään tuplaklikkaamalla hakijaa. Hakijan CV-näkymässä näytetään hakijasta ne tiedot, jotka organisaatio on rekrytoinnin asetuksissa valinnut käyttöön hakulomakkeelle JA joihin hakija on täyttänyt tietoja. Tässä näkymässä voidaan lukea hakijan tietoja ja mikäli hän vaikuttaa sopivalta ehdokkaalta sijaiseksi organisaatioonne, hänet voidaan haastatteluun. Hakijaa voidaan Cv-näkymässä myös kommentoida erilliselle kommenttipalstalle. Kun hakija kutsutaan haastatteluun, muutetaan hakijan tila Tarkastusmerkinnät välilehdellä tilaan Kutsuttu haastatteluun. Tilamuutoksen jälkeen on tärkeää muistaa tallentaa tilamuutos tilan alapuolella olevalla Tallenna painikkeella. Mikäli hakijaa ei CV:n perusteella kutsuta haastatteluun, voidaan hänen tilansa muuttaa Ei haastatella. Samalla tavalla hakijan tilaa muutetaan hakemuksen käsittely- ja haastatteluprosessin edetessä. Page 33 of 84

4.2.3.3 Hakijan yhteystietojen muokkaus Sijaishakijan puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta pystytään muokkaamaan, mikäli käyttäjän käyttöoikeusprofiili sen sallii. Kun käyttäjällä on oikeus muokata näitä tietoja on hänellä hakijan CV:llä näkyvissään Muokkaa yhteystietoja linkki, josta avautuu dialogi, jossa muokkauksen voi tehdä. 4.2.3.4 Viestintä hakijoiden kanssa Hakemuksia käsiteltäessä voidaan hakijoille lähettää sähköpostia, kirjepostia tai tekstiviestejä. Viestintä tapahtuu hakijalistanäkymässä siten, että valitaan listalta hakijat (merkitään rasti hakijan nimen edessä olevaan ruutuun), joille halutaan viestejä lähettää ja painetaan Lähetä viesti tai Lähetä tekstiviesti painiketta näkymän alaosan toimintopalkissa. CV-näkymästä voi lähettää viestejä yhdelle hakijalle kerrallaan ja siellä toimintopainikkeet löytyvät näkymän yläosan toimintopalkista. 4.2.3.5 Hakijan tietojen tulostaminen perustulostustoiminnolla Perustulostustoiminto tulostaa hakijan tiedot sellaisena, kun ne näytöllä ovat. Tämä toiminto on käyttökelpoinen silloin, kun esimerkiksi nopeasti täytyy saada hakijan tiedot paperille. 4.2.3.6 Hakijan tietojen tulostaminen/tallentaminen asiakirjapohjien avulla Tämä toiminto hyödyntää järjestelmään tehtyjä asiakirjapohjia. Asiakirjapohjiin voidaan tehdä esimerkiksi asetteluja ja muotoiluja organisaation haluamalla tavalla. Asiakirjapohjatulostus on tässä oppaassa kuvattu tarkemmin rekrytoinnin etusivunäkymää käsittelevässä kappaleessa. 4.2.3.7 Hakijan poistaminen Pelkästään sijaisrekrytointiin hakemuksen jättänyttä hakijaa/hakemusta ei voi poistaa. Jos hakija haluaa ennen hakemuksen vanhenemista ettei hänen hakemustaan huomioida, hän merkitsee portaalissa itsensä ei käytettävissä - tilaan. 4.2.3.8 Hakemuksen vanheneminen Sijaisrekrytointiin jätetty hakemus vanhenee 6kk jälkeen ellei hakemusta päivitetä välillä järjestelmässä, eikä hakijaa myöskään ole tuona aikana kiinnitetty mihinkään sijaisuuteen. Hakemuksen vanhenemisesta lähtee hakijalle automaattisesti muistutusviesti ennen vanhenemista jotta hän tietää päivittää hakemuksensa niin halutessaan. Ellei hakija päivitä hakemusta, hänelle lähtee viesti hakemuksesi on vanhentunut. Tällöin järjestelmä muuttaa hakijan tilaksi ei käytettävissä. Muistutusviestit + viestin lähettämisajankohta ovat järjestelmäkohtaisia ja määritellään järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Page 34 of 84

4.2.4 Haastatteluissa tehtävät kelpoisuus ja tarkastusmerkinnät Haastattelussa hakijan tiedot tarkastetaan ja hakija merkitään kelpoisiksi sijaisuuksiin. Nämä merkinnät tehdään Hakijan CV-näkymän Tarkastusmerkinnät välilehdellä. Tähän näkymään pääset esimerkiksi hakutoiminnon avulla -> hakijalista -> hakijan CV-näkymä. Huomioitavaa, että samasta organisaatiosta vain yksi henkilö kerrallaan voi tehdä tarkastusmerkintöjä samalle hakijalle. 4.2.4.1 Hakijan kelpoisuus tehtävään Tarkastusmerkinnät näkymässä näet, mihin tehtäväalueisiin hakija on osoittanut kiinnostuksensa hakulomakkeella. Lisäksi näet, mitä tehtävänimikkeitä näiden tehtäväalueiden alla organisaatiossanne on. Tässä näkymässä voit merkitä hakijan kelpoiseksi eri tehtävänimikkeisiin. Kelpoisuustietoa käytetään, kun hakijoita haetaan sijaistarpeisiin. Sijaistarpeisiin kandidaatteja haettaessa haetaan pelkästään sellaisia hakijoita, jotka on täällä merkitty kelpoiseksi sijaistarpeessa määritettyyn tehtävään. Page 35 of 84

Mikäli hakija ei ole kelpoinen tehtävään, mutta on Kelpoinen epäpätevänä tai Pätevä ei-kelpoisena, merkitse hakijan tietoihin tämä tarkastusmerkintä. Tällainen hakija tulee ehdokkaaksi sijaistarpeeseen, kun sijaistarvetta kirjattaessa on valittu, että myös Pätevät ei-kelpoiset käyvät sijaiseksi ko tarpeeseen. Haastattelussa usein tulee tilanne, että hakija on kelpoinen myös muihin tehtäviin, kuin mistä hän on ollut kiinnostunut. Hakijan kanssa kannattaa sopia, että hänet merkitään kelpoiseksi myös näihin tehtäviin, jolloin potentiaalisten sijaisten määrä kasvaa, samoin kuin kasvaa hakijan mahdollisuus saada sijaisuuksia. Kelpoisuusmerkintäosion alapuolella on painike Lisää tehtäväalueita. Tästä pystytään lisäämään hakijan tietoihin tehtäväalueita ja sitä kautta hänet voidaan merkitä kelpoiseksi myös muihin tehtäviin, kuin pelkästään niihin, joista hän on hakulomakkeella ollut kiinnostunut. Muista tallentaa kelpoisuusmerkinnät. 4.2.4.2 Hakijan kelpoisuus opetusaineisiin Tarkastusmerkinnät näkymässä näet, mihin opetusaineisiin hakija on osoittanut kiinnostuksensa hakulomakkeella ja voit merkitä hakijan kelpoiseksi eri opetusaineisiin. Listan alapuolella on painike Lisää aineita, josta pystytään lisäämään hakijan tietoihin myös muita kuin niitä aineita, joista hän on hakulomakkeella ollut kiinnostunut. Haettaessa kandidaatteja sijaistarpeisiin, näytetään pelkästään sellaisia hakijoita, jotka on täällä merkitty kelpoiseksi sijaistarpeessa määritettyihin opetusaineisiin. Mikäli hakija ei ole kelpoinen opettamaan jotain ainetta, mutta on Kelpoinen epäpätevänä tai Pätevä eikelpoisena, merkitse hakijan tietoihin tämä tarkastusmerkintä. Tällainen hakija tulee ehdokkaaksi sijaistarpeeseen, kun sijaistarvetta kirjattaessa on valittu, että myös Pätevät ei-kelpoiset käyvät sijaiseksi. Muista tallentaa kelpoisuusmerkinnät. 4.2.4.3 Hakijan kelpoisuus yksiköihin Tarkastusmerkinnät näkymässä merkitään seuraavaksi, missä yksiköissä hakija voi toimia sijaisena. Tämä tapahtuu näkymän Kelpoisuus yksiköihin osiossa. Valitse yksiköt painikkeella avautuu yksikkövalintadialogi, josta voi valita yksiköt, joissa hakija voi toimia sijaisena. Page 36 of 84

Yksikkövalinta vaikuttaa siihen, että hakija löytyy sijaisehdokkaaksi, kun sijaistarpeeseen etsitään sijaisia. Sijaistarpeessa määritetään mihin yksikköön sijainen tarvitaan. Ehdokkaaksi sijaistarpeeseen nousevat ainoastaan sellaiset sijaishakijat, jotka on merkitty kelpoisiksi sijaistarpeeseen kirjattuun yksikköön. 4.2.4.4 Todistuksien, lupien ja sertifikaattien tarkastus ja lisäys Sijaisen hakemuksen tarkastusmerkinnät näkymän kohdassa Vaaditut todistukset, luvat, sertifikaatit ja osaamiset näkyvät ne Todistukset, luvat jne., joiden suhteen hakija on hakulomakkeella merkinnyt, että hänellä nämä ovat. Tarkastusmerkinnät näkymässä pystytään lisäksi lisäämään hakijalle ko. asioita listan alla olevilla painikkeilla. Näitä asioita pystytään lisäämään järjestelmän globaalin pääkäyttäjän ylläpitämiltä listoilta. Näkymästä mallikuva alla. Hakijan todistukset, luvat ja sertifikaatit sekä osaamiset pystytään myös tarkastamaan tässä näkymässä. Tarkastus tapahtuu merkitsemällä rasti Tarkastettu ruutuun. Lisäksi tarkistuksen yhteydessä voidaan merkitä esim. jonkin luvan voimassaoloaika sekä lisäkommentteja. Kun haetaan sijaisia sijaistarpeeseen ja hakuehtoina on esimerkiksi jokin sertifikaatti tai lupa, haetaan vain sellaisia hakijoita, joilla ko sertifikaatti tai lupa on tarkastettu ja se on voimassa (mikäli voimassaoloaika on merkitty). Mikäli voimassaoloaikaa ei ole ollenkaan merkitty tarkastusnäkymässä, hakija löytyy haun lopputulokseen, mikäli hakukriteerinä ollut todistus, lupa sertifikaatti tai osaaminen on tarkastettu. Tässä näkymässä hakijalle lisätyt osaamiset, todistukset ja sertifikaatit näkyvät myös järjestelmän muille käyttäjille, mutta tarkastusmerkinnät ovat organisaatiokohtaisia. Esimerkiksi jos Teuvan rekrytoija lisää hakijalle jonkin todistuksen ja tekee sille tarkastusmerkinnät, näkyy tämä todistus yhtenä rivinä myös esimerkiksi Rovaniemen rekrytoijalle, mutta Teuvan rekrytoijan tekemät tarkastusmerkinnät eivät Rovaniemellä näy. Tässä näkymässä hakijalta ei pystytä poistamaan todistuksia, osaamisia tai sertifikaatteja. Poistamisen pystyy tekemään ainoastaan hakija itse jättäessään hakemusta. Muista tallentaa tehdyt lisäykset ja tarkastusmerkinnät 4.2.4.5 Työkokemuksen tarkastus ja kokemuksien merkitseminen opettajakokemukseksi ja/tai oleelliseksi työkokemukseksi Tarkastusnäkymässä työkokemukset näytetään alla olevan kuvan mukaisessa taulukossa. Page 37 of 84

Työkokemuksen tarkastus tehdään valitsemalla haluttu työkokemusrivi ja klikkaamalla taulukon alla olevista toimintopainikkeista Merkitse tarkastetuksi. Tämän jälkeen taulukon Tarkistettu sarakkeessa näkyy, kuka tarkistuksen teki ja milloin. Lisäksi työkokemuksia voidaan luokitella Opettajakokemukseksi ja/tai Oleelliseksi työkokemukseksi. Luokittelu tehdään valitsemalla haluttu työkokemusrivi ja klikkaamalla taulukon alla olevasta painikkeesta. Luokiteltaessa jokin työkokemus opettajakokemukseksi, siirtyy ko työkokemusrivi näkymään myös varsinaisen työkokemustaulukon alla olevaan Opettajakokemus taulukkoon. Varsinaisessa työkokemustaulukossa oleva Opettajakokemus: Kyllä/Ei sarake on työnhakijan hakulomakkeella tekemä merkintä. Näin ollen on siis mahdollista, että työnhakija ja työnantaja luokittelevat eri kokemukset opettajakokemuksiksi. Luokiteltaessa jokin työkokemus oleelliseksi työkokemukseksi, muuttuu työkokemustaulukon sarakkeen tiedot vastaavasti. Opettajakokemus- ja oleellinen kokemus luokituksia pystytään hyödyntämään Etsi sijaisrekisteristä hakutoiminnossa sekä sijaisen hakukriteereinä haettaessa sijaisia sijaistarpeeseen. Voidaan esimerkiksi tehdä haku, jossa kysytään etsi hakijat, joilla löytyy oleelliseksi merkityistä työkokemuksista tehtävänimike Sairaanhoitaja. Page 38 of 84

4.2.4.6 Koulutuksen tarkastus Myös koulutukset voidaan tarkastusnäkymässä merkitä tarkastetuiksi. Tarkastusmerkinnät näkymässä näkyvät hakijan hakulomakkeillaan valitsemat tiedot. Näiden tarkastus suoritetaan merkitsemällä rasti Tarkastettu ruutuun. Muista tallentaa tarkastusmerkinnät. 4.2.4.7 Hakijan tilan muuttaminen Haastattelun ja tarkistusmerkintöjen tekemisen jälkeen hakijan tila muutetaan vastaamaan haastattelun lopputulemaa: mikäli hakija todettiin potentiaaliseksi sijaiseksi johonkin tehtävään, merkitään hänen tilakseen Haastateltu Soveltuu sijaiseksi. Muista tallentaa tilamuutos. Kun järjestelmällä etsitään sijaista sijaistarpeeseen, etsitään ainoastaan sellaisista hakijoista, joiden tila on Haastateltu Soveltuu sijaiseksi. Hakija voi luonnollisesti haastattelun jälkeen päätyä myös esimerkiksi tilaan: Haastateltu ei sovellu sijaiseksi tai Haastateltu tietoja täydennettävä. Näissä tiloissa olevat hakijat eivät tule ehdolle sijaistarpeisiin, vaikka heidän tietonsa onkin tarkastettu tai vaikka heidät olisi johonkin tehtävään/yksikköön merkitty kelpoiseksi. Page 39 of 84

4.2.4.8 Hakijan mahdollisuus itse kiinnittää itsensä sijaisuuteen Mikäli hakija todetaan niin hyväksi sijaiskandidaatiksi, että hän voi ilman muuta toimia sijaisena hänelle kelpoisiksi määritetyissä tehtävissä, voidaan hänelle antaa mahdollisuus itse kiinnittää itsensä sijaisuuteen. Tämä määritys tehdään tilamuutoskentän alapuolella olevaan Salli hakijan kiinnittää itsensä keikkaan ruutuun. Tämä ruutu on näkyvillä, mikäli se on sijaisrekisterin asetuksissa valittu käyttöön. Kun hakijan tiedoissa tämä ruutu on valittu, hakija pystyy keikkakalenterissa kiinnittämään itse itsensä sijaisuuteen. 4.2.4.9 Hakijan kommentointi Hakijasta voidaan kirjoittaa kommentteja sekä CV-näkymässä että tarkastusmerkintänäkymässä oikeassa reunasa olevalle kommenttipalstalle. Lisäksi tarkastusmerkintänäkymässä voidaan antaa hakijasta kommentti erilliseen kommenttikenttään. Tähän kenttään kirjoitettu kommentti näkyy mm. hakijalistoilla, kun etsitään hakijoita sijaistarpeisiin. Page 40 of 84

4.2.5 Hakijan käytettävyyden näkeminen ja muokkaaminen Hakijan tietojen kolmannella välilehdellä Käytettävyys käyttäjä näkee ja pystyy muokkaamaan hakijan käytettävyystietoja, mikäli hänen käyttöoikeutensa sen sallivat. Muokkaus tehdään samalla tavalla, kuin hakija tekee sen rekrytointiportaalissa. Page 41 of 84

5 Sijaisrekisterin hallinta 5.1 Sijaisrekrytointi-ilmoituksen tekeminen 5.1.1 Taustaa Sijaisrekrytointi-ilmoituksella EI tarkoiteta perinteistä kohdistettua rekrytointi-ilmoitusta. Vaikka sijaisrekrytointi-ilmoituksen tekeminen rekrytointijärjestelmässä on kutakuinkin samanlaista, kuin kohdistetunkin rekrytointi-ilmoituksen, niin sijaisrekrytointi-ilmoitus poikkeaa kohdistetusta rekrytointiilmoituksesta käyttötarkoituksensa puolesta. Sijaisrekrytointi-ilmoituksen tarkoitus on toimia kanavana, josta sijaisuuksista kiinnostuneet hakijat jättävät hakemuksiaan järjestelmän sijaishakijapooliin. Sijaisrekrytointiilmoituksesta EI myöskään suoraan valita sijaisia sijaisuuksiin. Sijaisrekrytointi-ilmoituksen sisällön ei näin ollen tarvitse olla läheskään niin tarkka, kun kohdistetun rekrytointi-ilmoituksen, vaan siinä enemmänkin markkinoidaan sijaisuuksia organisaatiossa. Rekrytointiilmoituksen tehtävänimikkeenä voi olla esim. Hae meille sijaiseksi ja itse ilmoitus pitää sisällään yleisluonteisen kuvauksen sijaisuuksista organisaatiossa, kuvauksen sijaishakemusten käsittelyprosessista sekä sijaisten valintaprosessista. On hyvin yleistä, että organisaatiolla on esimerkiksi kaksi tai kolme sijaisrekrytointi-ilmoitusta. Esimerkiksi eri toimialoille voi olla oma ilmoituksensa. Syynä tähän on yleensä se, että eri toimialoilla halutaan hakulomakkeella kysyä hakijoilta erilaisia asioita. Mikäli pyrittäisiin pitämään vain yksi sijaisrekrytointiilmoitus, jota kautta kaikki sijaisuuksista kiinnostuneet jättäisivät hakemuksensa, jouduttaisiin hakulomakkeella tekemään liikaa kompromisseja ja eri tehtäviä hakevista hakijoista saattaisi jäädä jotain oleellista kysymättä. Huomioitavaa kuitenkin on, että vaikka sijaisrekrytointi-ilmoituksia järjestelmässä olisikin useampia, niin näihin ilmoituksiin tulleet hakemukset menevät kuitenkin kaikki samaan Pooliin, josta ne ovat käytettävissä sijaishakuihin. Sama koskee myös muiden rekrytointijärjestelmän käyttäjäorganisaatioiden ilmoitusten kautta tulleita hakemuksia: eli sijaisrekisterissä on olemassa yksi iso hakijapooli, johon kaikki hakijat menevät hakemuksensa jätettyään. 5.1.2 Sijaisrekrytoinnit -näkymä Sijaisrekrytointeihin päästään Sijaisrekisteri modulin etusivulla olevasta linkistä. Sijaisrekrytoinnit linkistä avautuu lista niistä sijaisrekrytoinneista, joita käyttäjällä on oikeus järjestelmässä nähdä. Page 42 of 84

Listalla olevien sijaisrekrytointien käsittely tapahtuu samalla tavalla kuin kohdistettujen rekrytointienkin: Valitsemalla halutun sijaisrekrytoinnin ja painamalla alapalkin oikeassa reunassa olevaa Rekrytoinnin hallinta painiketta, päästään katsomaan ja muokkaamaan sijaisrekrytoinnin hallinnollisia tietoja, hakuilmoitusta, hakulomaketta ja julkaisua. Tuplaklikkaamalla rekrytointia, nähdään juuri siihen ilmoitukseen tulleet hakijat listattuna ja hakijalistalta päästään pureutumaan hakijan CV-tietoihin. Sijaishakijan CV pitää sisällään ainoastaan CV-välilehden. Sijaisrekrytointinäkymän alapalkin toiminnot näkyvät käyttäjälle käyttöoikeuksien mukaan. Toiminnot ovat: Poista rekrytointi (poistaa listalta valitun rekrytoinnin järjestelmästä) Sulje rekrytointi (Sulkee listalta valitun rekrytoinnin, eli poistaa rekrytoinnin aktiivisten listalta Kopioi rekrytointi (Tekee listalta valitusta rekrytoinnista kopion. Tätä voi käyttää uuden rekrytoinnin luomisessa) Uusi rekrytointipohja (Luo uuden rekrytointipohjan sijaisrekrytointien tekemistä varten) Hakemukset (sama kuin rekrytoinnin tuplaklikkaus, eli tästä päästään hakijalistalle) Rekrytoinnin hallinta (päästään katsomaan ja muokkaamaan listalta valitun sijaisrekrytoinnin hallinnollisia tietoja, hakuilmoitusta, hakulomaketta ja julkaisua) 5.1.3 Sijaisrekrytointi-ilmoituksen tekeminen järjestelmässä Uuden sijaisrekrytoinnin luominen aloitetaan sijaisrekrytointinäkymän etusivunäkymästä. Uuden sijaisrekrytoinnin voi luoda kolmella tavalla. 1. Kokonaan uusi rekrytointi tyhjältä pöydältä Page 43 of 84

2. Uusi rekrytointi käyttäen rekrytointipohjaa 3. Uusi rekrytointi vanhaa rekrytointia pohjana käyttäen Sijaisrekrytoinnin tekeminen on lähes tulkoon samanlainen toimenpide järjestelmässä, kuin kohdistetun rekrytoinninkin luonti. Erotuksena kohdistettuun rekrytointiin on se, että sijaisrekrytoinnin luonnissa on näkyvillä ainoastaan 1) Hallinnolliset tiedot, 2) Rekrytointi-ilmoitus, 3) Hakulomake ja 4) Julkaisu välilehdet. Sijaisrekrytoinneissa ei siis voi tehdä lupahakemusprosessia eikä rekrytointisuunnitelmaa. Edellä mainituilla välilehdillä on käytössä samat tietokentät, kuin rekrytointimodulinkin puolella. Hallinnollisten tietojen pakollisuus ei kuitenkaan päde sijaisrekrytointeihin. Mikäli olet tässä oppaassa jo tutustunut rekrytoinnin luontiin tai olet rekrytointimoduulin puolella tehnyt rekrytointi-ilmoituksia, sinun ei välttämättä tarvitse lukea seuraavia, uuden rekrytoinnin luomiseen liittyviä kappaleita. Ne ovat suoraan kopioituja rekrytointimoduulin käyttöohjeiden puolelta. Ainoana muutoksena on se, että ohjeista on poistettu kaikki viittaukset lupahakemukseen ja rekrytointisuunnitelmaan, koska näitä ei sijaisrekrytointipuolella tehdä. Lisäksi joitain termejä on hieman muutettu sopimaan sijaisrekisterin terminologiaan. 5.1.3.1 Kokonaan uusi rekrytointi tyhjältä pöydältä tai rekrytointipohjaa hyödyntäen Valitaan harmaasta yläpalkista Uusi rekrytointi, jolloin avautuu uuden rekrytoinnin luonti-ikkuna. Uudelle rekrytoinnille tulee antaa nimi. Tässä annettava nimi on rekrytoinnin nimi järjestelmässä, tämä nimi ei näy esim. työnhakijoille missään vaiheessa. Järjestelmässä rekrytoinnin nimi näkyy esimerkiksi listausnäkymissä ja muissa vastaavissa paikoissa, joissa rekrytointeja tulee valita listalta, muiden rekrytointien joukosta. On hyvä, että rekrytoinnin nimi noudattaa jotain sovittua logiikkaa, esim. <tehtävä, yksikkö, ajankohta> eli esim. Sairaanhoitaja, Kissankulman terveyskeskus, 05/05. Kun käytetään jotain hieman informatiivisempaa nimeämislogiikkaa, tunnistamme rekrytoinnin paremmin jo sen nimestä vielä kahden vuodenkin kuluttua. Alla kuva rekrytoinnin luonti-ikkunasta. Page 44 of 84

Rekrytoinnin luonti-ikkunassa valitaan myös organisaatio, johon rekrytointi tehdään. Organisaatiolla tarkoitetaan organisaatiopuun pääyksikköä. Organisaation valinta vaikuttaa siihen, minkä organisaation asetuksilla ko rekrytointi luodaan. Kolmas valittavissa oleva asia rekrytoinnin luonti-ikkunassa on rekrytointipohja. Mikäli valittuun organisaatioon on tehty rekrytointipohjia ja sisäänkirjautuneella käyttäjällä on näihin rekrytointipohjiin käyttöoikeus, on luonti-ikkunan Käytä pohjaa valikossa nämä pohjat valittavissa. Käytettäessä rekrytointipohjaa, on hallinnolliset tiedot näkymän tietokenttiä esitäytetty, minkä lisäksi rekrytoinnissa voi olla valmiita työpaikkailmoituksia/ilmoituspohjia sekä hakulomakkeita/hakulomakepohjia. 5.1.3.2 Uusi rekrytointi vanhaa rekrytointia pohjana käyttäen Aiempia rekrytointeja voi myös käyttää pohjana rekrytointia luotaessa. Tämä tapahtuu siten, että valitaan sijaisrekrytointilistalta rekrytointi, jota halutaan pohjana käyttää ja tämän jälkeen painetaan listausnäkymän alalaidan harmaassa toimintopalkissa olevaa Kopioi rekrytointi painiketta. Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa uudelle rekrytoinnille tulee antaa nimi. Käytettäessä vanhaa rekrytointia pohjana, kopioituvat kaikki hallinnolliset tiedot näkymän tiedot vanhasta rekrytoinnista ja näiden lisäksi kopioituvat vanhan rekrytoinnin työpaikkailmoitukset ja hakulomakkeet. Page 45 of 84

5.1.4 Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot Alla on kuva hallinnolliset tiedot -näkymästä Hallinnolliset tiedot näkymän kentät valitaan rekrytointimoduulin asetuksissa. Hallinnollisissa tiedoissa yleensä syötetään rekrytoinnista sellaista tietoa, jota tarvitaan esimerkiksi raportoinnin näkökulmasta. Usein hallinnollisissa tiedoissa saattaa olla myös ylimääräisiä tietokenttiä, koska kentät ovat samat kuin rekrytointimoduulin puolella ja siellä tavallisesti kenttiä tarvitaan enemmän. Sijaisrekrytointi on tyypillisesti avoin rekrytointi, joka ei kohdistu yksittäiseen virkaan tai toimeen. Sijaisrekrytoinnin hakuaika on yleensä hyvin pitkä. Sijaisrekrytoinnilla halutaan saada hakemuksia henkilöiltä, jotka haluavat mukaan sijaisreserviin. Tästä syystä kaikki hallinnolliset tiedot välilehdellä kysytyt tiedot eivät ole relevantteja esim. tilastoraportoinnin kannalta, (kuten työpaikkojen lukumäärä). Page 46 of 84

5.1.5 Työpaikkailmoitus 5.1.5.1 Työpaikkailmoitusnäkymä Alla on kuva työpaikkailmoitusnäkymästä Rekrytointimoduulin asetuksissa määritetään, mitä tietokenttiä työpaikkailmoitusnäkymässä organisaatiolla on käytettävissä ja mitkä niistä on pakollisia täytettäviä. Työpaikkailmoitusnäkymässä oleva Käytössä valintaruutu ei rekrytointijärjestelmässä vaikuta minnekään. Kun rekrytointiin luodaan uusi työpaikkailmoitus klikkaamalla Uusi ilmoitusteksti -painiketta, kopioituu siihen hallinnollisten tietojen vastaavista kentistä tietoa, mikäli hallinnollisissa tiedoissa on samoja kenttiä ollut käytössä ja sinne on tietoa syötetty. Työpaikkailmoituksen tiedot muodostavat työpaikkailmoituksen organisaation nettisivuilla (internet ja intranet), rekrytointiportaalissa sekä TE-PALVELUT.FI (MOL)-palvelussa. Rekrytointimoduulin asetuksia tehdessä kannattaa miettiä laitettavaksi pakollisiksi sellaiset tietokentät, jotka työpaikkailmoitusnäkymässä ovat oleellisia esim. TE-PALVELUT.FI (MOL)-palvelussa. Page 47 of 84

5.1.5.2 Työpaikkailmoitusnäkymän toiminnot 5.1.5.2.1 Uusi ilmoitusteksti Tällä painikkeella luodaan uusi ilmoitusteksti. Luotaessa uusi ilmoitusteksti järjestelmä kysyy sille nimen. Tämä nimi on ilmoituksen nimi järjestelmässä, eikä näy esim. työnhakijoille. Nimi näkyy myös esim. rekrytointia julkaistaessa, kun valitaan tietyssä julkaisupaikassa käytettävä työpaikkailmoitus. 5.1.5.2.2 Poista ilmoitusteksti Ilmoitustekstin voi poistaa valitsemalla ilmoitusteksti painikkeen yläpuolisesta ikkunasta ja painamalla Poista ilmoitusteksti painiketta. 5.1.5.2.3 Nimeä uudelleen Ilmoitustekstin voi nimetä uudelleen valitsemalla ilmoitusteksti painikkeen yläpuolisesta ikkunasta ja painamalla Nimeä uudelleen painiketta. 5.1.5.2.4 Kopioi ilmoitusteksti Ilmoitustekstin voi kopioida valitsemalla ilmoitusteksti painikkeen yläpuolisesta ikkunasta ja painamalla Kopioi ilmoitusteksti painiketta. Painikkeen painamisen jälkeen järjestelmä pyytää antamaan kopiolle nimen. kopioituun ilmoitukseen kopioituvat kaikki lähdeilmoituksen tiedot. 5.1.5.2.5 Esikatselu Näkymässä aktiivisena olevan ilmoitustekstin voi tulostaa tulostuspohjalle, joka on viestipohjien hallinnassa tallennettu näkyvyysalueelle Työpaikkailmoitus. 5.1.5.2.6 Lähetä kommentoitavaksi Ilmoitustekstin voi lähettää kommentoitavaksi valitsemalla ilmoitusteksti painikkeen yläpuolisesta ikkunasta ja painamalla Lähetä kommentoitavaksi painiketta. Tällöin järjestelmä luo sähköpostiviestin ilmoitustekstin tiedoista ja avaa sähköpostin lähetysikkunan. Tästä voi valita, kenelle ilmoituksen haluaa lähettää kommentoitavaksi. Kommentointi ja siihen liittyvä sähköpostiliikenne tapahtuu järjestelmän ulkopuolella. Page 48 of 84

5.1.6 Hakulomake 5.1.6.1 Hakulomakenäkymä Alla on kuva hakulomakenäkymästä Sijaisrekrytoinneissa hakulomakkeelle sisältyy automaattisesti kohta käytettävyys, joka on sijaisen käyttämä keikka- ja käytettävyyskalenteri. Sijaisrekrytoinneissa on kysyttävä pakollisina kysymyksinä Kiinnostuskysymykset Alue/ Kunta, jossa haluan työskennellä ja Tehtäväalueet/ tehtävät, joista olen kiinnostunut. Työnantajat näkevät järjestelmässä sellaiset hakemukset, joissa ollaan heistä kiinnostuneita, joten siksi nämä kysymykset on kysyttävä pakollisina kaikissa sijaisrekrytoinneissa. Hakulomakenäkymässä valitaan, mitä tietokenttiä kyseisen rekrytoinnin hakulomakkeella on, eli mitä asioita hakijalta kysytään juuri tässä rekrytoinnissa. Käyttäjälle, joka rekrytointia on tekemässä, näytetään tässä näkymässä ne hakulomakkeen tietokentät, jotka rekrytointimoduulin asetuksissa on valittu käyttöön. Näistä käyttäjä, joka rekrytointia tekee, voi vielä erikseen valita, mitä hän käyttää juuri tässä rekrytoinnissa. 5.1.6.2 Hakulomakenäkymän toiminnot 5.1.6.2.1 Uusi hakulomake Tällä painikkeella luodaan uusi hakulomake. Luotaessa uusi hakulomake järjestelmä kysyy sille nimen. Tämä nimi on hakulomakkeen nimi järjestelmässä, eikä näy esim. työnhakijoille. Nimi näkyy myös esim. rekrytointia julkaistaessa, kun valitaan tietyssä julkaisupaikassa käytettävä hakulomake. Page 49 of 84

5.1.6.2.2 Poista hakulomake Hakulomakkeen voi poistaa valitsemalla hakulomake painikkeen yläpuolisesta ikkunasta ja painamalla Poista hakulomake painiketta. 5.1.6.2.3 Nimeä uudelleen Hakulomakkeen voi nimetä uudelleen valitsemalla hakulomake painikkeen yläpuolisesta ikkunasta ja painamalla Nimeä uudelleen painiketta. 5.1.7 Julkaisu 5.1.7.1 Julkaisun tekeminen eri julkaisupaikoille (esim. Kuntarekry.fi tai intranet sivut) Alla on kuva julkaisunäkymästä. Julkaisunäkymään pääsee voin jos siihen on käyttöoikeus. Rekrytoinnin julkaisunäkymässä valitaan yllä olevan kuvan listalle julkaisupaikat, joissa kyseinen rekrytointi halutaan julkaista. Julkaisupaikka valitaan alla olevassa dialogissa. Page 50 of 84

Julkaisulle määritetään kieli, julkaisun alku- ja loppuajankohta (=hakuaika) sekä työpaikkailmoitus ja hakulomake sekä valitaan julkaisupaikat, joissa kyseinen rekrytointi halutaan julkaista. Jos tehtyjä julkaisuja halutaan muokata, tehdään se klikkaamalla julkaisulistanäkymässä haluttua julkaisupaikkaa. Page 51 of 84

5.1.7.2 Julkaisu te.palvelut.fi (MOL) palvelussa Ilmoituksen julkaisu TE-PALVELUT.FI (MOL) sivustolle tapahtuu rekrytoinnin julkaisudialogissa valitsemalla julkaisupaikaksi TE-PALVELUT.FI (MOL). Tällöin tulee dialogissa antaa TE-PALVELUT.FI (MOL)-julkaisun vaatimat koodit ja luokitukset sekä muut määritykset. Näitä määrityksiä ovat: Ammattinimike Vaadittu työkokemus Työn kesto Työaika Lähiosoite Työpaikan postinumero Työn alkamispäivä Asuntomahdollisuus Kesätyö Laaja tiedotus Toisen kielen hakuilmoitus TE-PALVELUT.FI (MOL)lin tehtäväkoodiston mukainen ammattinimike. TE-PALVELUT.FI (MOL)lin koodiston mukainen valinta TE-PALVELUT.FI (MOL)lin koodiston mukainen valinta TE-PALVELUT.FI (MOL)lin koodiston mukainen valinta Työpaikan lähiosoite, jonka mukaan TE-PALVELUT.FI näyttää työpaikan sijainnin kartalla 5-numeroinen luku, jonka mukaan TE-PALVELUT.FI (MOL) tulkitsee työpaikan sijainnin Voi kirjoittaa käsin tai valita kalenterista Jos ko työpaikka sisältää asunnon, tulee tähän valita rasti Jos ko työpaikka on kesätyö, tulee tähän merkitä rasti Jos haluaa laajan tiedotuksen työpaikalleen, tulee tähän merkitä rasti (lisätietoa laajasta tiedotuksesta saa TE-PALVELUT.FI (MOL)lista) Tästä valikosta valitaan se rekrytointijärjestelmän ilmoitusteksti, joka on tehty toisella kielellä (HUOM! ei pakollinen) Eli mikäli samasta työpaikasta halutaan ilmoitus sekä suomeksi että ruotsiksi, tulee ilmoitustekstien luontivaiheessa tehdä rekrytointijärjestelmään kaksi ilmoitustekstiä, joista toiseen kirjoitetaan tekstit suomeksi ja toiseen ruotsiksi. TE-PALVELUT.FI (MOL)-julkaisussa on huomioitava, että ainoastaan uudet ilmoitustekstit siirtyvät julkaisurajapinnan avulla TE-PALVELUT.FI (MOL).fi sivustolle julkaisun alkamispäivän aamuna ma-su puolen tunnin välein. Mikäli rekrytointijärjestelmässä muokataan ilmoitustekstejä julkaisun alkamispäivänä tai sen jälkeen, muokkaukset eivät päivity TE-PALVELUT.FI (MOL).fi sivustolle (edellisenä päivänä tehdyt muokkaukset päivittyvät). Mikäli TE-PALVELUT.FI (MOL).fi sivustolla olevia ilmoitustekstejä on tarve muokata julkaisun alkamispäivän jälkeen, tapahtuu tämä TE-PALVELUT.FI (MOL)lin ylläpitosivuston kautta. Jokainen organisaatio, joka tekee sopimuksen työpaikkojen julkaisusta TE-PALVELUT.FI (MOL)lin kanssa, saa tunnukset tuohon TE-PALVELUT.FI (MOL)lin ylläpitosivustoon. Lisäksi TE-PALVELUT.FI (MOL)-julkaisussa huomioitavaa on, että ilmoitus ei poistu TE-PALVELUT.FI (MOL)lista täsmälleen sinä kellonaikana, joka tässä on määritetty. Ilmoitus poistuu TE-PALVELUT.FI (MOL)lista yleensä ko vuorokauden aikana. Työnhakija ei kuitenkaan pysty jättämään hakemustaan tässä valitun kellonajan jälkeen. Mikäli esimerkiksi julkaisu on merkitty päättyväksi 1.6. klo 15:45 ja joku hakija TE- PALVELUT.FI (MOL)lin sivustolla olevan työpaikkailmoituksen Hae tehtävää linkkiä klo 16:00, hakija ei pääse hakulomakkeelle, vaan hänelle kerrotaan, että hakuaika on päättynyt. 5.1.7.3 Julkaisu Kuntarekry.fi sivuilla ja omilla kotisivuilla Julkaisupaikat Kuntarekry.fi (Suomi) ja Kuntarekry.fi (Ruotsi) vievät julkaisun valinnan mukaan suomen- tai ruotsinkieliselle www.kuntarekry.fi sivustolle. Nämä ilmoitukset menevät automaattisesti myös organisaation omille kotisivuille, jos kotisivuille on tehty organisaation toimesta linkitys Kuntarekry.fi sivustolle esim. RSS -syötteen avulla. RSS syötteen tai monipuolisemmin muokattavan XML-syötteen voi tilata KL-Kuntarekry Oy:n asiakastuesta. Page 52 of 84

Jos ilmoitusta tai hakulomaketta muokataan julkaisun jälkeen, muutokset päivittyvät automaattisesti Kuntarekry.fi sivuille ja kotisivuille tehdyn linkityksen kautta myös kotisivuille. 5.1.7.4 Julkaisu lopettaminen suunniteltua aiemmin, ilmoituksen poistaminen internet sivustolta Ilmoitus poistuu sivustolta, kun hakuaika päättyy. Jos ilmoitus halutaan pois julkisuudesta suunniteltua aiemmin, käydään muokkaamassa julkaisun tiedoissa hakuajan päättymisaikaa ja tallennetaan. Jos ilmoitus halutaan pois julkaisusta mahdollisimman pian, muuta hakuaika päättymään 20 minuutin kuluttua tästä hetkestä. Julkaisuikkunassa oleva Poista painike ei poista ilmoitusta verkkosivuilta Kuntarekryjärjestelmässä, joten älä käytä nappia, kun haluat poistaa ilmoituksen Kuntarekry.fi:stä ja omilta sivuiltanne. Painiketta tarvitaan vain silloin, kun halutaan tehdä uusi julkaisu te-palvelut.fi (mol)-sivustolle. 5.1.7.5 Sisäisen haun julkaiseminen Julkaisupaikat Oma sisäverkko (Suomi) ja Oma sisäverkko (Ruotsi) vievät julkaisun organisaation intranettiin, jos sinne on tehty organisaation toimesta linkitys RSS-syötteen avulla. Sisäisten hakujen ilmoituksia tuovan RSS-syötteen voi tilata KL-Kuntarekry Oy:n asiakastuesta. 5.1.7.6 Hakuajan jatkaminen Jos hakuaika on jo päättynyt, ja sama rekrytointi halutaan julkaista uudelleen hakuun, voidaan rekrytointi julkaista uudelleen muokkaamalla julkaisun tiedoissa hakuajan päättymisaikaa. Koska hakuajan alkamisaika on menneisyydessä, ilmoitus tulee julkiseksi heti tallennuksen jälkeen (tai viimeistään 15 minuutin kuluttua sivuston päivityssyklistä johtuen). Mikäli hakuaika ei ollut vielä päättynyt, voidaan hakuajan päättymisaikaa silti muokata kauemmas tulevaisuuteen samalla tavalla. Uusi hakuajan päättymisaika on muokattava myös te-palvelut.fi (mol) julkaisun tietoihin, että hakulomake aukeaisi myös te-palvelut.fi (mol) sivuilta. Ilmoituksessa näkyvä uusi hakuaika on muokattava suoraan ilmoitukseen te-palvelut.fi (mol) -sivustolla. 5.1.7.7 Aiemmin julkisena olleen ilmoituksen julkaiseminen uudelleen te-palvelut.fi (mol):ssä te-palvelut.fi (mol) ottaa vastaan vain yhden julkaisun rekrytoinnista. Tästä syystä rekrytoinnista saadaan tehtyä uusi julkaisu te-palvelut.fi sivustolle vain seuraavasti: Varmista, että rekrytoinnin työpaikkailmoitus ei ole te-palvelut.fi:ssä. Jos se on siellä, voit poistaa sen kirjautumalla palveluun T&E toimiston antamilla työnantajatunnuksilla. Avaa Julkaisu välilehdellä oleva te-palvelut.fi (mol) julkaisu muokattavaksi klikkaamalla julkaisun riviä. Poista julkaisu Kuntarekryjärjestelmästä Poista napilla. (HUOM: tämä nappi ei poista ilmoitusta te-palvelut.fi sivuilta). Tee uusi julkaisu Uusi napilla kappaleen 4.8.2 mukaan. Page 53 of 84

5.1.8 Rekrytointipohjat Sijaisrekrytointien luomista helpottamaan voidaan tehdä rekrytointipohjia samaan tapaan, kuin rekrytointimoduulissa. Tämä on tarpeen vain, jos uusia sijaisrekrytointeja luodaan ja julkaistaan usein. Rekrytointipohja on valittavissa pohjaksi eli malliksi uutta rekrytointia luotaessa. Siihen esitäytetään rekrytoinnin tietoja valmiiksi siinä määrin kuin tarpeellista sekä tehdään työpaikkailmoituspohjat ja hakulomakkeet valmiiksi. Sijaisrekrytointien listausnäkymän alarivissä on painike Uusi rekrytointipohja, jolla rekrytointipohja luodaan. Mikäli nappulaa klikattaessa on ruksilla valittuna jokin listan sijaisrekrytoinneista, kopioituu sen tiedot uuteen sijaisrekrytointipohjaan. Page 54 of 84

5.2 Sijaisrekisterin tilastoraportit Sijaisrekisterin tilastoraportteihin siirrytään etusivunäkymässä olevasta linkistä, mikäli käyttäjätunnuksella on oikeudet käyttää tilastoraporttitoimintoa. Tilastoraporttien aloitusnäkymä on alla olevan mukainen. Sijaisrekisterin tilastot jakautuvat neljään osioon (=välilehteen): 1. Sijaistarpeiden tilastot 2. Sijaishakijoiden käsittely 3. Sijaishakijoiden demografia 4. Kävijätilastot Page 55 of 84

5.2.1 Sijaistarpeiden tilastot Sijaistarpeiden tilastot raportilla tarkastellaan sijaistarpeita, niiden täyttöastetta, kelpoisuusastetta, pituuksia, syitä sekä julkaisuja keikkakalenteriin. 5.2.1.1 Hakukriteerit Sijaistarveraporteissa voidaan hakukriteereinä käyttää seuraavia sijaistarpeiden tietoja: Aikaväliltä: Rekrytoiva yksikkö Sijaisuuden pituus Tehtäväalue tai tehtävänimike = Sijaistarpeen ajankohta = Yksikkö, johon sijaistarve on kirjattu = Sijaisuuden pituus (alle 1 pv, 1-3 pv, 3-12 pv, 12-30 pv, 30-120 pv, yli 120 pv) = Tehtäväaluetta käytetään hakukriteerinä, mikäli hakukriteeriksi valitaan useampi organisaatio (=organisaatiorakenteen päätaso), Tehtävänimikettä käytetään hakukriteerinä silloin, kun hakukriteeriksi on valittu yksiköitä vain yhden organisaation sisältä. Jos esimerkiksi tehdään halu, jolla etsitään Elbitin yksiköiden Henkilöstöhallinto tehtäväalueen sijaistarpeet vuodelta 2010, näyttävät hakukriteerit alla olevan mukaisilta. Kun halutut hakuehdot on annettu, päästään katsomaan raportin lopputulosta Aja raportti painikkeella. 5.2.1.2 Raportin lopputulos Samalla tavalla kuin rekrytointien tilastoissakin, voidaan sijaisrekisterinkin tilastoissa tarkastella raportin lopputulosta yksiköittäin, tehtäväalueittain (tehtävittäin) sekä aikaväleittäin. 1. Lopputulos yksiköittäin ryhmiteltäessä näyttää raportin lopputuloksen riveinä ne yksiköt, jotka hakukriteereiksi valittiin (mukana tarpeet joiden ajankohdasta osakin sijoittuu valitulle aikavälille). 2. Lopputulos Ammattialan-tehtäväalueen mukaan näyttää lopputuloksen riveinä ne ammattialat/tehtäväalueet/tehtävät, jotka hakukriteereiksi valittiin 3. Lopputulos aikaväleittäin näyttää lopputuloksen riveinä hakukriteereihin valitun aikavälin kuukausittain (mukana sijaistarpeet jotka alkaneet valitulla aikavälillä). Sijaistarpeiden tilastoissa on viisi alaosiota: 1) Sijaistarpeiden täyttö, 2) Sijaisten kelpoisuus, 3) Sijaistarpeiden pituus, 4) Sijaistarpeiden syyt sekä 5) Keikkakalenteri Page 56 of 84

5.2.1.2.1 Sijaistarpeiden täyttö Sijaistarpeiden täyttö raportti kertoo miten hyvin järjestelmään kirjatut sijaistarpeet on täytetty. Lopputulosnäkymästä esimerkki alla. Sijaistarpeita sarake kertoo, miten monta hakukriteereihin sopivaa sijaistarvetta järjestelmästä löytyi Täytetyt sarake kertoo, miten moneen hakukriteereihin sopivista sijaistarpeista on kiinnitetty sijainen tai jos on kiinnitetty useampia sijaisia, kiinnityksen yhteydessä valittiin sijaistarpeen tilaksi Täysin kiinnitetty. Toisin sanoen Täytetyt sarake kertoo, miten monta hakukriteereihin sopivaa sijaistarvetta on tilassa Sijainen löytynyt Perutut sarake kertoo, miten moni hakukriteereihin sopivista sijaistarpeista on tällä hetkellä tilassa Peruttu Ei täytetyt sarake kertoo miten moneen sijaistarpeista ei ole kiinnitetty ketään Sijaisten määrä sarake kertoo miten monta kiinnitystä täytettyihin sijaistarpeisiin on tehty. Täyttöprosentti kertoo täytettyjen suhteen ei peruttujen sijaistarpeiden määrään Täyttöaika kertoo keskimääräisen päivien määrän siitä kun sijaistarve on kirjattu järjestelmään siihen, kun sijaisuus alkaa. Täyttöaika kertoo näin ollen sen, miten paljon esim. rekrytoijalla on ollut aikaa löytää sijainen sijaistarpeeseen 5.2.1.2.2 Sijaisten kelpoisuus Sijaisten kelpoisuus raportti kertoo miten kelpoisia sijaisia sijaistarpeisiin on onnistuttu saamaan. Lopputulosnäkymästä kuva alla. Täytetyt sarake kertoo, miten moneen hakukriteereihin sopivista sijaistarpeista on kiinnitetty sijainen tai jos on kiinnitetty useampia sijaisia, kiinnityksen yhteydessä valittiin sijaistarpeen tilaksi Täysin kiinnitetty. Toisin sanoen Täytetyt sarake kertoo, miten monta hakukriteereihin sopivaa sijaistarvetta on tilassa Sijainen löytynyt Sijaisten määrä sarake kertoo miten monta kiinnitystä täytettyihin sijaistarpeisiin on tehty. Kelpoiset sarake kertoo miten moni kiinnitetyistä sijaisista oli kelpoinen ko tehtävään Soveltuvat ei-kelpoiset sarake kertoo, miten moni kiinnitetyistä oli soveltuva ei-kelpoinen ko tehtävään Kelpoisuus-% -sarake kertoo prosentuaalisesti mikä on kelpoisten sijaisten suhde täytettyjen sijaistarpeiden kokonaismäärään Page 57 of 84

5.2.1.2.3 Sijaistarpeiden pituus Sijaistarpeiden pituusraportti näyttää hakukriteereihin sopivat sijaistarpeet jaoteltuna sijaistarpeen pituuden mukaisesti luokkiin 1 pv tai alle, 1-3 pv, 3-12 pv, 12-30 pv, 30-120 pv, yli 120 pv. Lisäksi raportilla nähdään hakukriteereihin sopivien sijaistarpeiden pituuskeskiarvo. Alla kuva raportin lopputulosnäkymästä. 5.2.1.2.4 Sijaistarpeiden syyt Sijaistarpeiden syyraportti näyttää hakukriteereihin sopivat sijaistarpeet jaoteltuna sijaistarpeen syiden mukaisesti. Sarakkeina raportilla on järjestelmän asetuksissa määritetyt sijaistarpeiden syyt, joista valitaan sijaistarpeen syy myös sijaistarvetta kirjatessa järjestelmään. 5.2.1.2.5 Keikkakalenteri Keikkakalenteriraportti näyttää sijaistarpeiden kokonaismäärän sekä sen miten moni sijaistarve on julkaistu keikkakalenteriin. Viimeisenä sarakkeena on lukumäärä, miten monta kertaa sijaistarvetta on luettu keikkakalenterissa. Käynnit keikkakalenterissa kertoo kokonaismäärän siitä, miten monta kertaa sijaistarve on klikattu keikkakalenterissa auki. Mikäli esim. yksi ja sama hakija klikannut yhden sijaistarpeen auki esim. 100 kertaa ja kukaan muu ei kertaakaan, näkyy raportilla tämän sijaistarpeen kohdalla lukumäärä 100. Page 58 of 84

5.2.2 Sijaishakijoiden käsittely Sijaishakijoiden käsittely raportilla tarkastellaan sijaishakijoita, hakijoiden määrää, haastattelujen määrää, eri kelpoisuusluokissa olevien hakijoiden määrää, sijaisuuden saaneiden määrää sekä hakijoiden määrää eri tiloissa 5.2.2.1 Hakukriteerit Sijaishakijoiden käsittely -raportilla voidaan hakukriteereinä käyttää sijaishakijoiden tietoja eli niitä tietoja, joita sijaishakijat ovat hakulomakkeella antaneet.: Oletuksena hakukriteerinäkymässä ovat seuraavat kentät: Ajankohta = Ajankohta, jolloin hakija on ensimmäisen kerran osoittanut kiinnostuksensa hakukriteeriksi valittuun organisaatioon Rekrytoiva yksikkö = Organisaatio, josta raportti halutaan (pakollinen kriteeri, voidaan valita vain yksi) Tehtäväalue = Tehtäväalue, josta hakija on kiinnostunut Lisää kriteereitä voidaan valita Valitse hakuehdot painikkeella. Hakukriteereinä on käytettävissä kaikki rekrytoinnin asetuksissa hakulomakkeelle valitut kentät. Kun halutut hakuehdot on annettu, päästään katsomaan raportin lopputulosta Aja raportti painikkeella. 5.2.2.2 Raportin lopputulos Sijaishakijoiden käsittelyraportteja voidaan tarkastella raportin lopputulosta tehtäväalueittain ja aikaväleittäin. Yksiköittäin ei pysty tarkastelemaan, koska raportille voidaan valita vain yksi organisaatio. 1. Lopputulos Ammattialan-tehtäväalueen mukaan näyttää lopputuloksen riveinä ne ammattialat/tehtäväalueet/tehtävät, jotka hakukriteereiksi valittiin 2. Lopputulos aikaväleittäin näyttää lopputuloksen riveinä hakukriteereihin valitun aikavälin kuukausittain Sijaishakijoiden käsittelyraporteissa on kaksi alaosiota: 1) Hakemusten käsittely ja 2) Hakemusten tila Page 59 of 84

5.2.2.2.1 Hakemusten käsittely Hakemusten käsittelyraportilla nähdään alla olevat tiedot. Hakemusten määrä kertoo hakukriteereihin sopivien hakemusten määrän Haastateltu sarake kertoo miten monta hakukriteereihin sopivaa hakemusta on haastateltu. Haastatelluksi tulkitaan sellainen hakija, jolle on tehty yksikin merkintä CV-näkymän tarkastusmerkinnät näkymässä. Haastattelun läpimenoaika kertoo miten monta päivää on keskimäärin kulunut hakemuksen saapumisesta haastatteluun Kelpoinen sarake kertoo, miten monta hakukriteereihin sopivaa hakijaa on merkitty kelpoiseksi yhteenkin tehtävään CV-näkymän tarkastusmerkinnät välilehdellä Pätevä ei-kelpoinen sarake kertoo sellaisten hakijoiden määrän, jotka on merkitty Päteväksi eikelpoiseksi yhteenkin tehtävään CV-näkymän tarkastusmerkinnät välilehdellä Ei kelpoinen sarake kertoo sellaisten hakijoiden määrän, jotka on haastateltu, mutta joilla ei ole yhtään kelpoinen tai pätevä ei-kelpoinen merkintää minkään tehtävän kohdalla CV-näkymän tarkastusmerkinnät välilehdellä. Ei käsitelty sarake kertoo miten monta hakukriteereihin sopivaa hakijaa ei ole vielä haastateltu ollenkaan, eli näille hakijoille ei ole tehty mitään merkintää CV-näkymän tarkastusmerkinnät välilehdellä Sijaisuuden saaneita sarake kertoo sellaisten hakukriteereihin sopivien hakijoiden määrän, jotka on kiinnitetty yhteenkin sijaistarpeeseen, jonka ajankohta on menneisyydessä Sijaisuuden saamisen läpimenoaika kertoo keskimäärin montako päivää on kulunut ensimmäisestä haastattelumerkinnästä ensimmäiseen kiinnitykseen sijaistarpeeseen. 5.2.2.2.2 Hakemusten tila Hakemusten tila raportti kertoo hakukriteereihin sopivien hakemusten tilan tällä hetkellä järjestelmässä. Page 60 of 84

5.2.3 Sijaishakijoiden demografia 5.2.3.1 Hakukriteerit Sijaishakijoiden demografia -raportilla voidaan hakukriteereinä käyttää sijaishakijoiden tietoja eli niitä tietoja, joita sijaishakijat ovat hakulomakkeella antaneet.: Oletuksena hakukriteerinäkymässä ovat seuraavat kentät: Ajankohta = Ajankohta, jolloin hakija on ensimmäisen kerran osoittanut kiinnostuksensa hakukriteeriksi valittuun organisaatioon Rekrytoiva yksikkö = Organisaatio, josta raportti halutaan (pakollinen kriteeri, voidaan valita useampi organisaatio) Tehtäväalue = Tehtäväalue, josta hakija on kiinnostunut Lisää kriteereitä voidaan valita Valitse hakuehdot painikkeella. Hakukriteereinä on käytettävissä kaikki rekrytoinnin asetuksissa hakulomakkeelle valitut kentät. Kun halutut hakuehdot on annettu, päästään katsomaan raportin lopputulosta Aja raportti painikkeella. 5.2.3.2 Raportin lopputulos Demografisten raporttien lopputuloksissa on seuraavat näkymät: Ikäjakauma Sukupuolijakauma Koulutusjakauma Äidinkielijakauma Asuinkuntajakauma Jakauma työelämätilanteen mukaan Samaan tapaan, kuin muissa raporteissa, lopputulosnäkymää on mahdollista katsoa yksiköittäin/organisaatioittain jaoteltuna, tehtäväalueittain jaoteltuna sekä aikaväleittäin. 5.2.3.2.1 Ikäjakauma Ikäjakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat iän mukaan jaoteltuna ryhmiin: alle 20 vuotiaat, 20-29 vuotiaat, 30-39 vuotiaat, 40-49 vuotiaat, 50-59 vuotiaat sekä 60 vuotiaat tai sitä vanhemmat. Ikäjakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää syntymäaikatietoa. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt syntymäaikaansa hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty. Page 61 of 84

5.2.3.2.2 Sukupuolijakauma Sukupuolijakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat sukupuolen mukaan jaoteltuna ryhmiin: Miehet, naiset ja ei määritelty. Sukupuolijakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää sukupuolitietoa. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt sukupuoltaan hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty. 5.2.3.2.3 Koulutusjakauma Koulutusjakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat ylimmän tutkinnon koulutustason mukaan jaoteltuna ryhmiin. Koulutustasot, jotka raportilla näkyvät, ovat ne, jotka koulutustasoiksi rekrytointimoduulin asetuksissa on määritetty. Koulutustasot ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Koulutusjakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää ylimmän tutkinnon koulutustasoa. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt koulutustasoaan hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty. 5.2.3.2.4 Äidinkielijakauma Äidinkielijakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat äidinkielen mukaan jaoteltuna ryhmiin. Äidinkielet, jotka raportilla näkyvät, ovat ne, jotka äidinkielivaihtoehdoiksi rekrytointimoduulin asetuksissa on määritetty. Äidinkielet ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Äidinkielijakauman laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää äidinkieltä. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt äidinkieltään hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty. Page 62 of 84

5.2.3.2.5 Asuinkuntajakauma Asuinkuntajakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat asuinkunnan mukaan jaoteltuna ryhmiin. Asuinkunnat, jotka raportilla näkyvät, ovat kaikki Suomen kunnat. Mikäli raportille ei jostain kunnasta ole löytynyt hakijoita, tätä kuntaa ei näytetä raportilla ollenkaan. Asuinkunnat ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Asuinkunnan laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää asuinkunta tietoa, jonka hakija valitsee kaikista Suomen kunnista. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt asuinkuntaansa hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty. 5.2.3.2.6 Jakauma työelämätilanteen mukaan Työelämätilannejakauma näyttää raportin lopputulokseen haetut hakijat työelämätilanteen mukaan jaoteltuna ryhmiin. Työelämätilanteet, jotka raportilla näkyvät, ovat ne, jotka työelämätilannevaihtoehdoiksi on rekrytoinnin asetuksissa määritetty. Työelämätilanteet ovat järjestelmäkohtaisia asetuksia. Työelämätilanteen laskennassa käytetään hakijan hakulomakkeelle syöttämää tilanne työelämässä tietoa. Mikäli jokin hakija ei ole määrittänyt työelämätilannettaan hakulomakkeella, kuuluu hän ryhmään ei määritelty. 5.2.4 Kävijätilastot 5.2.4.1 Hakukriteerit kävijätilastot -raportilla voidaan hakukriteereinä käyttää pelkästään aikaväliä, jolloin hakija on käynyt tietojaan päivittämässä. Kun hakukriteeriksi on annettu haluttu aikaväli, päästään katsomaan raportin lopputulosta Aja raportti painikkeella. Page 63 of 84

5.2.4.2 Raportin lopputulos Kävijätilastoraportin lopputulos on alla olevan näköinen. Raportin lopputulosta pystyy katsomaan pelkästään aikaväleittäin ja raportilla näytetään miten monta kertaa hakijat ovat 1) Käyneet keikkakalenterissa (eli miten monta kertaa hakijan Oma työpöytä näkymässä on klikattu Keikkakalenteriin painiketta 2) Päivittäneet käytettävyystietojaan (eli miten monta kertaa hakijat ovat mistä tahansa hakulomakkeelta tai keikkakalenterista klikanneet Muokkaa käytettävyyttä dialogin auki) 5.2.5 Sijaisrekisterin tilastoraporttien tulostaminen jatkotyöstäminen Kaikki raporttien lopputulosnäkymät ovat tulostettavissa näytön mukaisessa taulukossa tulostimelle ja tämän lisäksi ne ovat kopioitavissa esim. exceliin jatkotyöstöä ja graafien tekemistä varten. Tulostaminen ja kopiointi tapahtuu lopputulostaulukon alla olevista painikkeista. Page 64 of 84

5.3 Henkilökohtaiset asetukset 5.3.1 Lähetä minulle sähköpostia oman yksikön uusista sijaistarpeista Käyttäjä pystyy rastittamaan Lähetä minulle sähköpostia oman yksikön uusista sijaistarpeista. Mikäli käyttäjä on merkinnyt tähän rastin, saa hän aina ilmoituksen sähköpostiinsa, kun hänen omaan yksikköön (=se yksikkö, jossa käyttäjä on organisaatiopuussa) tehdään sijaistarve. Page 65 of 84

5.4 Sijaisrekrytoinnin asetukset (käytössä vain Valssi -asiakkailla) Steppiasiakkaiden pääkäyttäjillä ei ole pääsyä asetuksiin. Asetukset saadaan käyttöön, kun Steppiasiakkaan pääkäyttäjille koulutetaan asetusten muokkaus. Asetusten muokkausta voi tilata Kuntarekryn asiakastuesta. 5.4.1 Yleistä Sijaisrekrytoinnin ja rekrytoinnin asetukset ovat yhteiset. Osa asetuksista koskee pelkästään sijaisrekrytointia (esim. sijaisrekisterin viestiasetukset) ja osan vaikutukset ovat vain rekrytoinnin puolella. Osa asetuksista vaikuttaa sekä sijaisrekrytointimoduliin että rekrytointimoduliin. Tässä oppaassa on kuvattu asetukset sijaisrekrytoinnin näkökulmasta. Rekrytointimodulin oppaasta löytyy tarkempi kuvaus asetuksista rekrytoinnin näkökulmasta. Asetuksiin päästään sijaisrekryotintimodulin etusivunäkymän yläosan toimintopalkissa olevan Asetukset - painikkeen kautta. 5.4.2 Organisaatiokohtaiset ja järjestelmäkohtaiset asetukset Osa rekrytointimoduulin asetuksista on järjestelmäkohtaisia ja osa organisaatiokohtaisia. Valssi käyttäjät näkevät ja voivat muokata vain organisaatiokohtaisia asetuksia. Mikäli pääkäyttäjälle on määritetty käyttäjähallinnassa hallinnollisiksi yksiköiksi muitakin organisaatioita/yksiköitä, kuin oman organisaation yksiköitä, pystyy hän tekemään asetuksia näihin organisaatioihin. Asetusnäkymän yläpuolella olevasta pudotusvalikosta pystytään valitsemaan, minkä organisaation asetuksia kulloinkin määritetään. Asetusten muokkausoikeus on käyttäjätunnuksen käyttöoikeustasoilla Organisaation pääkäyttäjä ja Rekrytoinnin pääkäyttäjä. Asetuksia saavat muokata vain käyttäjät, jotka ovat saaneet joko KL-Kuntarekry Oy:n tai Elbit Oy:n pääkäyttäjäkoulutuksen (Valssi käyttäjät), jossa koulutetaan asetusten muokkaaminen. KL-Kuntarekry Oy:n maksuton asiakastukipalvelu ei sisällä asetusten muokkaamisen peruskoulutusta, eikä asetusten muokkauksesta johtuvia korjaustoimenpiteitä jos asetuksia on muokattu ilman em. pääkäyttäjäkoulutusta. 5.4.3 Kentät, jotka eivät ole käytössä Osa järjestelmän tietokentistä on nimetty Muokattava valinta, tai Ei käytössä, -tyyppisesti. Ne ovat kenttiä, jotka valtakunnallinen pääkäyttäjä voi nimetä uudelleen. Jos järjestelmästä ei löydy organisaatiossasi tarvittavaa tietokenttää lainkaan, voit esittää toiveen KL- Kuntarekry Oy:n asiakastukeen jonkin tällaisen kentän uudelleen nimeämiseksi. Kenttä on muutoksen jälkeen järjestelmässä kaikkien asiakkaiden käytettävissä uuden nimisenä. Tällainen järjestelmässä esiintyvien termien kieleistys ei ole tehtävissä organisaatiokohtaisesti. Page 66 of 84

5.4.4 Rekrytoinnin hallinnolliset tiedot 5.4.4.1 Lupahakemustoiminnon käyttöönotto Lupahakemustoiminto ei ole käytössä sijaisrekrytoinneissa. 5.4.4.2 Työpaikkailmoituksen liittäminen lupahakemukseen Lupahakemustoiminto ei ole käytössä sijaisrekrytoinneissa. 5.4.4.3 Rekrytointisuunnitelman liittäminen lupahakemukseen Lupahakemustoiminto ei ole käytössä sijaisrekrytoinneissa. 5.4.4.4 Mitä tietokenttiä on käytössä lupahakemuksessa ja rekrytoinnin hallinnollisissa tiedoissa Rekrytointimodulin rekrytoinneissa ja sijaisrekrytointimodulin rekrytoinneissa on käytössä samat hallinnolliset tiedot. Lupahakemus ei ole sijaisrekrytointimodulissa käytössä ollenkaan ja lisäksi sijaisrekrytoinneissa hallinnollisilla tiedoilla ei yleensä ole kovinkaan suurta merkitystä. Näin ollen kenttien käyttöönotto kannattaa tehdä rekrytointimodulin ehdoilla. Mikäli rekrytointimoduli ei ole käytössä, niin suositusminimi käyttöönotettaville hallinnollisille tiedoille ovat Rekrytoinnin nimi sekä Rekrytoiva organisaatio. Tietokenttien valitseminen tapahtuu merkitsemällä rasti ruutuun Hallinnolliset tiedot sarakkeeseen. 5.4.4.5 Tietokenttien pakollisuus ja lukittuminen Ei ole käytössä sijaisrekrytoinneissa. Page 67 of 84

5.4.5 Rekrytointisuunnitelma Ei ole käytössä sijaisrekrytoinneissa. Page 68 of 84

5.4.6 Työpaikkailmoituksen kentät 5.4.6.1 Kenttien käyttöönotto Työpaikkailmoituksen kentät näkymässä valitaan, mitä tietokenttiä organisaatiossa on käytössä rekrytoinnin hallinnan työpaikkailmoitus -näkymässä. Tietokentät otetaan käyttöön merkitsemällä rasti ruutuun käytössä sarakkeeseen. Hakulomakkeen kenttien tarkka kuvaus on Rekrytointimoduulin oppaassa. 5.4.6.2 Tietokenttien pakollisuus Halutut tietokentät voidaan rekrytoinnin asetuksissa merkitä pakollisiksi. Tällöin jokaisen rekrytoinnin työpaikkailmoitukseen on otettava kyseinen kenttä käyttöön ja siihen on syötettävä tietoa työpaikkailmoitusta tehtäessä (eli järjestelmä herjaa, mikäli kenttään ei rekrytointia tehtäessä syötetä tietoa). Tehtävänimike kenttä on aina pakollinen. Page 69 of 84

5.4.6.3 Tiedon näkyminen avoimet tehtävät listalla (ei tarvita Kuntarekryssä) Tällä valinnalla määritetään, näkyykö kyseinen tietokenttä työnhakijaportaalin Avoimet työpaikat listauksessa yhtenä listausnäkymän sarakkeena. Tällä ei ole merkitystä Kuntarekryn käyttämässä julkaisujärjestelmässä. Rukseja ei tarvita tässä sarakkeessa. Page 70 of 84

5.4.7 TE-PALVELUT.FI (MOL) julkaisun asetukset Mikäli organisaatio haluaa julkaista työpaikkoja TE-PALVELUT.FI (MOL) sivustolle, tulee organisaation tehdä julkaisusta sopimus TE-PALVELUT.FI (MOL)lin kanssa. Organisaation saa TE-PALVELUT.FI (MOL)lista työnantajatunnuksen, joka tulee syöttää tässä näkyvään kenttään. Lisäksi organisaation tulee laittaa rasti kohtaan julkaisu käytössä. Tämän jälkeen rekrytoinnin julkaisuvaiheessa näkyy painike Julkaise TE-PALVELUT.FI (MOL)lissa. TE-PALVELUT.FI (MOL)-julkaisun yhteydessä tulee järjestelmään erikseen antaa TE-PALVELUT.FI (MOL)-kohtaiset työpaikkailmoituksen luokittelutiedot. TE-PALVELUT.FI (MOL)-julkaisussa on huomioitava, että ilmoitustekstit siirtyvät julkaisurajapinnan avulla TE-PALVELUT.FI (MOL).fi sivustolle. TE-PALVELUT.FI (MOL) sivusto käy hakemassa rekrytointijärjestelmästä uudet ilmoitustekstit ma-su puolen tunnin välein. Lisäksi on huomioitava, että TE-PALVELUT.FI (MOL) sivusto hakee ainoastaan uudet ilmoitukset. Mikäli rekrytointijärjestelmässä muokataan ilmoitustekstejä, muokkaukset eivät päivity TE-PALVELUT.FI (MOL) sivustolle. Mikäli TE- PALVELUT.FI (MOL) sivustolla olevia ilmoitustekstejä on tarve muokata jälkeenpäin, tapahtuu tämä TE- PALVELUT.FI (MOL)lin ylläpitosivuston kautta. Jokainen organisaatio, joka tekee sopimuksen työpaikkojen julkaisusta TE-PALVELUT.FI (MOL)lin kanssa, saa tunnukset tuohon TE-PALVELUT.FI (MOL)lin ylläpitosivustoon. Lisäksi TE-PALVELUT.FI (MOL)-julkaisussa huomioitavaa on, että ilmoitus ei poistu TE-PALVELUT.FI (MOL)lista täsmälleen sinä kellonaikana, joka tässä on määritetty. Ilmoitus poistuu TE-PALVELUT.FI (MOL)lista yleensä ko vuorokauden aikana. Työnhakija ei kuitenkaan pysty jättämään hakemustaan tässä valitun kellonajan jälkeen. Mikäli esimerkiksi julkaisu on merkitty päättyväksi 1.6. klo 15:45 ja joku hakija TE- PALVELUT.FI (MOL)lin sivustolla olevan työpaikkailmoituksen Hae tehtävää linkkiä klo 16:00, hakija ei pääse hakulomakkeelle, vaan hänelle kerrotaan, että hakuaika on päättynyt. Työpaikkailmoituksen kentästä TE-PALVELUT.FI (MOL)lissa näkyvät seuraavat kentät: Rekrytoinnin ID Tehtävänimike Tehtäväkuvaus Lisätietojen antajat Palvelussuhteen ajankohta Palkka Näkyy MOL ilmoituksessa työnantajan viitteenä Näkyy MOL ilmoituksessa tehtävänimikelistauksissa Näkyy MOL ilmoituksessa työnantajan Työpaikkakuvaus Näkyy MOL ilmoituksessa kohdassa Yhteystiedot. Mikäli tätä tietoa ei rekrytointijärjestelmässä ole, näkyy MOL ilmoituksessa ko kohdassa viiva. Näkyy tekstitietona MOL ilmoituksessa kohdassa palvelussuhteen ajankohta. Tässä voi olla päivämääriä tai vapaata tekstitietoa. Mikäli tätä tietoa ei rekrytointijärjestelmässä ole, näkyy MOL ilmoituksessa ko kohdassa viiva. Näkyy TE-PALVELUT.FI (MOL) ilmoituksessa kohdassa Palkkaus Page 71 of 84

5.4.8 Rekrytoinnin työavain Rekrytoinnin työavaimen esitysmuodon valinta. Toiminnallisuus on kuvattu tarkasti Rekrytointimoduulin oppaan vastaavassa kohdassa. 5.4.9 Valintaesitys Ei ole käytössä sijaisrekisterissä. 5.4.10 Palkkaus Ei ole Kuntarekryn rekrytointimoduuleissa tarvittava ominaisuus, ei laiteta rukseja. 5.4.11 Hakulomakkeen kentät Hakulomakkeen kentät osiossa hallinnoidaan työnhakulomakkeella käytettäviä tietokenttiä. Käyttöön valitut kentät ovat yhteisiä sijaisrekrytointimodulin sekä rekrytointimodulin välillä, joten molempien tarpeet tulee huomioida kenttiä käyttöönotettaessa. 5.4.11.1 Kenttien käyttöönotto Hakulomakkeen kentät näkymässä valitaan, mitä tietokenttiä organisaatiossa on käytössä rekrytoinnin hallinnan hakulomake -näkymässä. Muistetaan, että hakulomakkeita tehtäessä voidaan vielä rekrytointikohtaisesti tässä käyttöönotetuista kentistä valita, mitä juuri siinä rekrytoinnissa halutaan käyttää. Tietokentät otetaan käyttöön merkitsemällä rasti ruutuun käytössä sarakkeeseen. Hakulomakkeen kenttien tarkka kuvaus on Rekrytointimoduulin oppaassa. Page 72 of 84

5.4.11.2 Tietokenttien pakollisuus Halutut tietokentät voidaan rekrytoinnin asetuksissa merkitä pakollisiksi. Tällöin jokaisen rekrytoinnin hakulomakkeelle on otettava kyseinen kenttä käyttöön ja työnhakijan on syötettävä siihen tietoa hakulomaketta täyttäessään. 5.4.11.3 Uusi hakemus -ilmoituksessa Ei ole käytössä sijaisrekrytoinneissa. 5.4.12 Kiitos hakemuksesta viesti Tässä asetusnäkymässä määritetään organisaatiokohtaisesti kiitosviesti, joka lähtee hakijalle hänen jätettyään hakemuksen järjestelmään. Viestin voi kirjoittaa suomeksi ja ruotsiksi valitsemalla haluamansa kielen kielivalikosta ja tämän jälkeen kirjoittamalla viestin ko kielellä. Viesti hakijalle lähtee sen organisaation asetusten mukaisesti, mihin organisaatioon rekrytointi on tehty. Viestissä voidaan käyttää kenttäviittauksia eli tageja #title ja #organisation, mutta kenttäviittausten tulee olla tekstikentässä (ei otsikossa). 5.4.13 Parametrit Rekrytointimoduulin eri osioiden tietokentät pitävät sisällään valintavaihtoehtokenttiä. Moduliasetusten parametrien hallintaosioissa määritetään, mitkä ovat näiden tietokenttien valintavaihtoehdot, eli parametrit. 5.4.13.1 Parametrien hallinta teknisenä toteuttamisena Alla on kuva parametrien hallintatyökalusta. Uuden parametrin syöttäminen tapahtuu Uusi painikkeen avulla. mikäli parametri halutaan nimetä uudelleen tai poistaa, valitaan haluttu parametri listalta ja painetaan vastaavaa painiketta. Parametrit voi syöttää kaikilla käytössä olevilla kielillä. Valitaan ensin kieli, jolla parametrit halutaan aluksi syöttää järjestelmään. Tämän jälkeen valitaan toinen kieli, jolloin parametrit edelleenkin näkyvät aluksi syötetyllä kielellä, mutta nyt ne voidaan Nimeä uudelleen toiminnon avulla kääntää toiselle kielelle. parametrit näkyvät käyttäjälle sillä kielellä, millä hän on kirjautunut sisään järjestelmään. Mikäli käyttäjä on kirjautunut esimerkiksi ruotsiksi sisään, mutta parametrit on annettu vain suomeksi, näkyvät ne tälle käyttäjälle suomeksi. Parametrit voidaan järjestää aakkosiin joko laskevaan tai nousevaan järjestykseen niiden oikealla puolella olevilla aakkostuspainikkeilla tai ne voidaan laittaa haluttuun muuhun järjestykseen oikealla puolella olevilla nuolipainikkeilla. Tällöin valitaan listalta haluttu parametri ja siirretään sitä nuolipainikkeen avulla haluttuun kohtaan listalla. Page 73 of 84

HUOM! Kun parametri nimetään uudestaan, tulee uusi nimi voimaan kaikkialla järjestelmässä. Uusi parametrinimi muuttuu myös aiemmin järjestelmään syötettyihin tietoihin. Näin ollen parametria ei kannata uudelleennimetä siten, että sen merkitys muuttuu. HUOM! Kun parametri poistetaan, se poistuu kaikkien rekrytointien tiedoista. Esimerkiksi, jos jonkin aiemmin tehdyn rekrytoinnin täyttöluvan perusteluksi on valittu Rekrytointi sisältyy henkilöstösuunnitelmaan ja tämä parametri poistetaan, ei kyseisen rekrytoinnin täyttöluvan ohituksen perusteluissa näy perustelua ollenkaan. Näin ollen poistamista tulee aina harkita erikseen. 5.4.13.2 Hakulomakkeen Hakemus tehtävään välilehden parametrit Nämä parametrit ovat organisaatiokohtaisia ja liittyvät työnhakulomakkeen Hakemus tehtävään välilehden kenttiin. 5.4.13.3 Hallinnollisten tietojen parametrit (organisaatiokohtaiset) Tämän otsikon alta löytyvät kaikkien rekrytoinnin hallinnollisten tietojen (=kentät lupahakemuksessa tai rekrytoinnin hallinnollisissa tiedoissa) organisaatiokohtaiset parametrit sekä rekrytointisuunnitelmanäkymän parametrit (=rekrytointikanava ja rekrytoinnin vaiheet) HUOM! Rekrytoinnin vaiheet ja rekrytoinnin sisäinen tila käyttävät samoja parametreja Rekrytointimoduulissa. 5.4.13.4 Rekrytoinnin tilat Ei ole käytössä sijaisrekrytoinneissa.. 5.4.13.5 Hakijoiden soveltuvuus Ei ole käytössä sijaisrekrytoinneissa. 5.4.13.6 Ammattialat ja tehtävänimikkeet Tässä näkymässä valitaan millä ammattialoilla organisaatio toimii. Tämän lisäksi tässä näkymässä määritetään Ammattiala Tehtäväalue hierarkian kolmas taso Tehtävät, jotka ovat organisaatiokohtaisia. Alla kuva näkymästä. Page 74 of 84

Ammattialat valinnat vaikuttavat yhdessä järjestelmäkohtaisesti määritettävien organisaation toimintaalueiden kanssa siihen, millaisia hakijoita organisaation käyttäjät löytävät esimerkiksi sijaishakemusten joukosta. Jotta hakija näkyy käyttäjälle etsi sijaisrekisteristä toiminnolla tehtävässä haussa ja haussa avoimista hakijoista, täytyy hakijan: Olla kiinnostunut niistä ammattialoista JA niistä maantieteellisistä kunnista, joissa käyttäjän organisaatio on määritetty toimivaksi TAI Olla kiinnostunut siitä organisaatiosta, johon käyttäjä kuuluu TAI Olla jättänyt hakemuksensa rekrytointiin, joka on luotu organisaatiossa, johon käyttäjä kuuluu Tässä näkymässä rakennetaan myös Ammattiala tehtäväalue tehtävä hierarkian kolmas, organisaatiokohtainen tehtävätaso. Tässä määritettävää tehtävä tietoa käytetään esimerkiksi sijaishakijoiden kelpoisuuden arvioinnissa (sijaishakijat merkitään kelpoisiksi tai ei-kelpoiseksi tässä määritettyihin tehtäviin) tai sijaistarpeen kirjaamisessa (sijaista haetaan tässä määritettyihin tehtäviin). Tehtävien syöttäminen tapahtuu siten, että kun ammattiala kenttään on valittu ne ammattialat, joissa organisaatio toimii, ilmestyvät tallentamisen jälkeen Tehtäväalue ikkunaan valittuihin ammattialoihin liittyvät tehtäväalueet. Tämän jälkeen valitaan tehtäväalue ikkunasta haluttu tehtäväalue ja syötetään sille tehtävät. Page 75 of 84