1 WWW. sivut, jotka työntekijän tulee tietää. www.jasentieto.fi > Jäsenrekisteri www.tyoteho.fi >Tuntikirjaukset www.asiointitili.suomi.fi > Palkanmaksu ja työsopimus www.espoo.fi/liikunta / webtimmi > Tilavaraukset www.espoontelinetaiturit.fi > Työntekijän työpöytä, materiaalisalkku
2 1. Jäsenrekisteri > www.jasentieto.fi (tai seuran kotisivun yläkulmasta) EsTT:n työntekijä: -rekisteröidy jäsenrekisteriin: s-posti, puhelin ja kotiosoite (kuva 1.) -pidä tiedot ajan tasalla -seuran oman tiedottamisen lisäksi yhteydessä Svoliin ja koulutusrekisteriin. Vastuuvalmentaja: -ilmoita 26.8. mennessä ryhmän harjoitusajat ja maksimi paikkamäärä Pialle (kuva 2.) -ryhmän tietojen seuranta kauden aikana; harjoitusajat, osallistujat (kuva 3.) -siirto/lopetus (nimi, ajankohta) ilmoitettava heti Pialle -ryhmän tiedotus SMS tai s-posti helposti jäsenrekisteristä (kuva 4.) Esimies: -ylläpidä valmentaja-ja ohjaaja henkilöryhmää sekä seuran yhteyshenkilöt-listaa (kuva 5. ja 6.) -voit luoda omia henkilöryhmiä osallistujista tai valmentajista -ryhmien tiedotus SMS tai s-posti helposti jäsenrekisteristä (kuva 4.) Kuva 1: jäsenrekisterin omat tiedot-sivu
Kuva 2. Näkymä liikuntaryhmän tiedoista. 3
4 Kuva 3. Näkymä osallistujaluettelosta sekä viestien lähetyskohdat. Kuva 4. Sähköpostiviestin lähetys
Kuva 5. Henkilöryhmät ja seuran yhteyshenkilöt-lista 5
6 Kuva 6. Seuran yhteyshenkilöroolit Läsnäololista: Jokainen huolehtii läsnäolomerkinnät jokaiselta kerralta! Listat tarkistetaan kauden aikana. Muistathan: Työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus kaikista jäsenrekisterissä esiintyvistä tiedoista. Tiedot on tarkoitettu vain seuran toimintaan. Sähköpostiviesteissä osoitteet on kirjoitettava piilokenttään, ellei ryhmän kesken ole toisin sovittu. Voimistelijoiden yhteystiedot on säilytettävä lukituissa tiloissa, poissa näkyvistä ja ulkopuolisilta.
7 2. Tuntikirjaukset > www.tyoteho.fi (espoon teline) EsTT:n työntekijä: 1. Käyttäjätunnuksena on oma etu-ja sukunimi, ensimmäisellä kerralla salasana on sukunimi. VAIHDA SALASANA HETI KUN OLET KIRJAUTUNUT! Jos salasana ei toimi, ota yhteys Piaan. 2. Voit halutessasi täydentää omat henkilötiedot, mutta ilmoita tilinumero-ja osoitemuutokset kuitenkin vielä Pialle. 3. Työajan kirjaaminen aloitetaan työaika välilehdeltä. (kuva 7.) Kuva 7. Työaika välilehti 4. Klikkaa päivämäärää > avautuu uusi sivu luo uusi tapahtuma. (Kuva 8.) 5. Valitse tapahtuman tyyppi työ ja kellonajat. Yli 6 tunnin työssä kirjautuu automaattisesti 30 min ruokatauko. 6. Valitse projekti (eli ryhmä) jossa olet työn tehnyt. Samaan aikaan voi olla useampiakin projekteja. Esimerkiksi kaksi kilparyhmää samaan aikaan ohjattavana. (Kuva 9.) 7. Kommenttisarakkeelle voit kertoa olitko sijaisena ryhmässä tai muun kommentin. 8. Sunnuntaitunnit ilmoitetaan tehtyinä tunteina, ei siis tuplana. Aikuiset ja koulut ovat omia projekteja. 9. Tallenna tapahtuma. 10. Tunnit voi kirjata päivittäin tai kuun lopussa. Listan pitää olla valmis seuraavan kuun 5.päivä. Tämän jälkeen esimies tarkistaa ja lukitsee listan. Tähän mennessä ilmoitetut tunnit ehtivät palkanmaksuun.
8 Kuva 8. Luo uusi tapahtuma- välilehti. Kuva 9. Lista projekteista
9 11. On myös mahdollista ilmoittaa aloitettu työ ja projekti reaaliajassa, välilehdestä nykytila. (Kuva 10.ja 11) Kuva 10. Nykytila- välilehdelle. Kuva 11. Aloita tallennus nykytilasta.
10 Muokkaus: 12. Kirjattua tietoa pääsee muokkaamaan tarvittaessa klikkaamalla luotua tapahtumaa, kunnes esimies on tarkastettuaan lukinnut sen. (kuva 12) Kuva 12. Muokkaa tapahtumaa. Elokuussa palautetaan vielä entiset tuntikirjaukset, mutta tehkää myös tämä nettipohjainen kirjaus. *Vastuuvalmentaja: *Esimies: -seuraa hänelle nimettyjen projektien tuntimäärien kehittymistä -kirjaa uudet työntekijät ja opastaa käytössä -tarkistaa, lukitsee työntekijöiden listat 6-13.päivä. -seuraa kaikkia projekteja *palataan näihin myöhemmin.
11 3. Palkanmaksu / työsopimus -Jos et vielä ole ottanut käyttöön sähköistä asiointitiliä palkkalaskelmaa varten, niin tee se mahdollisimman pian www.asiointitili.suomi.fi. Ilmoita käyttöönotosta Pialle. Saat sinne palkkalaskelman palkanmaksun yhteydessä. Muussa tapauksessa saat laskelmat Pialta s-postitse pyydettäessä. (Kuva 13.) Kuva 13. Asiointitilin käyttöönotto-sivu -ilmoita tilinumero ja verokorttimuutokset Pialle, kuun 13. päivään mennessä. -jos palkka on myöhässä tai siinä on mielestäsi virhe, ota heti yhteys Piaan, niin selvitellään. Esimies tarkistaa tehdyt tunnit ja Pia maksaa. -UUSI työntekijä: ennen palkanmaksua tulee olla tehtynä työsopimus, toimitettuna verokortti, tilinumero, hetu, kotiosoite, s-posti, puhelin ja (mahdollisimman pian myös rikosrekisteriote). Lisäksi tuntilista pitää olla palautettuna 5. päivään mennessä. Työsopimusten päivitys! OP tietään onko edessä syksyllä 2013.
12 5. Tilavaraukset www.espoo.fi/liikunta > liikuntapaikkojen varaus > WEBTIMMI Kuva 15. Espoon kaupungin liikunta-sivu. Kuva 16. WebTimmin aloitussivu -selaa tilavarauksia kirjautumatta (Kuva 16. ja 17.) -ilmoita Pialle varattavan tilan nimi, päivä ja kellonaika (alku-loppu), ryhmän henkilömäärä nuoret/aikuiset, varauksen aihe. (Kuva 18.) -tee varaus viimeistään viikkoa ennen ajankohtaa -tarpeettomat vuorot tulee peruuttaa 14vrk. ennen. Seurojen kesken tehdyt vuorojen vaihdot on ilmoitettava liikuntatoimistoon.
13 Kuva 17. Näkymä viikkovarauksista. Kuva 18. Varaushakemuksen lomake.
14 4. Työntekijän työpöytä > www.espoontelinetaiturit.fi Kuva 14. Työpöytä-sivu Työpöytä-sivulta löytyy materiaalisalkku, salasana on permanto. (Kuva 14.) Sisältö mm. ohjaajan opas, harrastajavakuutuksen numero, oheisryhmien tilausvahvistuslomake. -lomakkeet; matkakulut, kululaskut (työn alla ovat helpommin täytettävät versiot) -täytä kaikki tiedot huolellisesti -kiinnitä liitteet klemmarilla (ei nitoen) -toimistossa voit skannata kaikki suoraan laskutukseen (hoidan kierrätyksen) -tai ensiksi esimiehelle ja sitä kautta laskutukseen -matkakulut maksetaan seuraavan palkanmaksun yhteydessä -kululaskut pari kertaa kuukaudessa Yhteystietoni: laskutus@espoontelinetaiturit.fi / Pia Saranpää / 045-1216536 (ti-to klo 10-15, puhelinajan ulkopuolella SMS-viesti). Toimistossa satunnaisesti 1-2 kertaa viikossa.