Loimaan strategia Tulevaisuus- ja strategiatyöryhmä Tuuli Tarukannel tuuli.tarukannel@hallintoakatemia.fi Ulla Tirronen ulla.tirronen@hallintoakatemia.fi 7.8.2018 1
Uusi kuntastrategia Kuntalaki: Kuntastrategia on valtuuston lakisääteinen ohjausväline Strategia sisältää kunnan toiminnan ja talouden pitkän aikavälin tavoitteet, siinä tulee ottaa huomioon kunnan asukkaiden hyvinvoinnin edistäminen; palvelujen järjestäminen ja tuottaminen; kunnan tehtäviä koskevissa laeissa säädetyt palvelutavoitteet; omistajapolitiikka; henkilöstöpolitiikka; kunnan asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet; sekä elinympäristön ja alueen elinvoiman kehittäminen. Perustuttava arvioon kunnan nykytilanteesta tulevista toimintaympäristön muutoksista ja niiden vaikutuksista kunnan tehtävien toteuttamiseen. 2
Aikataulu 16.4. valtuustoseminaari I 13.6. aloituskokous ELOKUU Tulevaisuus-/strategiatyöryhmä I, 7.8.2018 Hallintoakatemia valmistelee kyselyn pohjan valmiiksi ennen valtuustoseminaaria SYYSKUU 3.9. valtuustoseminaari II Kysely avautuu 6.9. ja on avoinna 3 viikkoa (6.9.-27.9.) 17.9. klo 17-19 Tulevaisuus-/strategiatyöryhmä II LOKAKUU 1.10. klo 17-19 Tulevaisuus-/strategiatyöryhmä III Hallituksen teema-/iltakoulu tarvittaessa 8.10. 29.10. klo 15-17 valtuustoseminaari MARRASKUU 1.11.-9.11. Avointen kommenttien kysyminen strategialuonnokseen (nettisivut, toimielimet ym. Huom. tästä tiiviistä kommentointiajasta kannattaa ennakkoon varoittaa toimielimiä, että osaavat varautua kommentoimaan tuolloin) 12.11. klo 17-19, Tulevaisuus-/strategiatyöryhmä IV 19.11. / 3.12. Kaupunginhallituksen esitys valtuustolle 10.12. Valtuusto hyväksyy strategian Tulee sopia päivämäärät vielä: Henkilöstön tilaisuus, kaupungintalon avoimet ovet päivä sekä jos halutaan pitää muita työpajoja (aikahaarukka: 9-10/2018) -Huomioitavaa: kaikkien kommentit luonnokseen 9.11. Hallintoakatemialle (tällöin pystytään käsittelemään 12.11. myös tulevaisuus-/strategiatyöryhmässä)
Strategiaprosessin eteneminen BLOGI, SOME YM. KYSELY BLOGI, SOME YM. HENKILÖSTÖN JA SIDOS- RYHMIEN TILAISUUDET LUONNOS TOIMI- ELIMILLE JA MUILLE BLOGI, SOME YM. HEINÄ ELO SYYS LOKA MARRAS JOULU TAMMI VALTUUSTO- SEMINAARI 2 VALTUUSTO- SEMINAARI 3 TAI LUONNOS TIEDOKSI VALTUUSTON PÄÄTÖS 4 TYÖ- RYHMÄ 1 TYÖ- RYHMÄ 2 TYÖ- RYHMÄ 3 KH iltakoulu TYÖ- RYHMÄ 4 KH KOKOUS
Valtuustoseminaarin alustava ohjelma 3.9.2018 klo 13-17 Ennen seminaaria lounas tarjolla klo 12.00 alkaen 13.00 Valtuustoseminaarin avaus valtuuston puheenjohtaja Tarja Mäki-Punto-Ristanen 13.05 Uuden strategian valmistelu ja kunnan oma tilanne kaupunginjohtaja Jari Rantala 13.20 Uusi kuntalaki ja kuntastrategia 13.30 SWOT keskustelu tulevaisuus/- strategiatyöpajan tuloksista 14.30 Visio -keskustelu 15.00 Tauko 15.15 Ryhmätyö: strategiset päämäärät 16.30 Loppukeskustelu - uusien strategisten päämäärien hahmottelua ja painopisteiden valinta Kommentit kyselyluonnokseen 17.00 Seminaarin pa a to s
Eri kohderyhmien osallistaminen Osallistetaan kaikki kohderyhmät seuraavasti: Kysely (sama kysely sähköisesti ja paperisena) Viestimällä eri kanavilla strategiasta ja prosessista aktiivisesti (ks. seuraava dia) Jalkaudutaan kuntalaisten pariin (esim. toripäiville) Pidetään kaupungintalon avoimet ovet päivä, jolloin voi osallistua myös strategiaan sekä täyttää kyselyn (voidaan esimerkiksi opastaa käyttämään konetta kun täyttää kyselyn) Henkilöstö: Pidetään oma 2 tunnin tilaisuus, johon henkilöstö voi osallistua (Hallintoakatemia vetää tilaisuuden). Tämän jälkeen tähän tilaisuuteen tehdyllä materiaalilla voi pitää palvelualoilla omia työpajoja (ja avataan siihen liittyvä sähköinen lyhyt kysely palautetta varten) (materiaali 9.11. mennessä Hallintoakatemialle) Hyödynnetään myös jo olemassa olevaa aineistoa (henkilöstökyselyn tulokset) Konserniyhteisöt Alusta alkaen viestitään konserniyhteisöille aktiivisesti strategiaprosessin etenemisestä ja siihen vaikuttamisesta (kysely, avoin lomake nettisivuilla) Tarvittaessa: pidetään oma tilaisuus tai kutsutaan mukaan henkilöstön tilaisuuteen Elinkeinoelämä: Jalkaudutaan eri tapahtumiin kertomaan strategiasta (esim. Yrittäjien aamukahvit - 22.8.) Järjestöt Jalkaudutaan eri tapahtumiin kertomaan strategiasta, esim. Järjestöfoorumi Kylät voivat kutsua käymään Opiskelijat Voidaan pitää tietoiskuja/työpajoja kouluille tai viedään tabletteja tapahtumiin, joissa täytetään kyselyä yhdessä (Hallintoakatemialta saa materiaalin, jota voi hyödyntää tietoiskuissa) Ikäihmiset Jalkaudutaan ikäihmisten ja eläkeläisjärjestöjen omiin tapahtumiin (Hallintoakatemialta saa materiaalin, jota voi hyödyntää) Kannustetaan erityisesti osallistumaan Kaupungintalon avoimet ovet päivään (esim. opastusta kyselyn täytössä) Prosessin loppupäässä: 6 Kun strategialuonnos valmis kysytään vielä kommentit avoimesti nettisivulla luonnokseen (ja lähetetään myös toimielimille, konserniyhteisöille,vaikuttamistoimielimille, yt-toimielimelle pyyntö kommentoida luonnosta)
Ehdotus strategian etenemisen viestinnästä / käytettävät kanavat Some-kanavat Facebook (myös maksulliset mainokset) LinkedIn Blogi (vastuutetaan blogivuorot) Käytetään #Loimaa muissa somekanavissa, sekä valitaan strategiaan sopiva #, ehdotuksia: #Loimaa2021 #TulevaisuudenLoimaa #UusiLoimaa #KehittyväLoimaa #JyvälläLoimaasta, #YhtenäinenLoimaa #YhteinenLoimaa #YhteinenLoimaa #YksiLoimaa Avataan myös oma Twitter-tili tässä yhteydessä Kunnan nettisivut Kunnan nettisivuille avataan oma strategian etenemissivuston, johon laitetaan strategiaan liittyvää materiaalia avoimesti tutustuttavaksi. Laitetaan sivuile myös avoin kommenttilaatikko, jonka kautta voi laittaa vapaasti kommentteja strategiaan liittyen koko prosessin ajan. Blogi nettisivuilla (vastuutetaan blogivuorot) Paikallislehti Tiedotteiden ja/tai juttuvinkkien lähettäminen Maksullinen mainos tilaisuuksista, joissa voi vaikuttaa strategiaan (kysely, tilaisuudet) 7 Sähköposti henkilöstön ja luottamushenkilöiden sekä konserniyhteisöjen lisätiedottaminen sähköpostein strategian etenemisestä ja siihen liittyvistä paikoista vaikuttaa (kysely, tilaisuudet)
Strategiakysely 8 Kuntalaki velvoittaa tarjoamaan kuntalaisille osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia. Strategiakysely on oiva tapa toteuttaa tätä ja samalla saada asukkaiden sekä vapaa-ajan asukkailta tuoreita ajatuksia kaupungin kehittämiseksi. Strategiakysely on poikkeuksetta saanut kiitosta vastaajilta, koska sillä on saanut tuotua mielipiteensä ja ehdotuksensa esiin vaivattomasti. Kyselyn kysymykset laaditaan siten, että niistä heijastuu vastaajien yleinen arvopohja, jonka pohjalta strategian sisältö pystytään toteuttamaan kunnan asukkaiden näköiseksi (demokratianäkökulma).. Kyselystä saadaan usein arvokasta tietoa vapaa-ajanasukkailta, jotka näkevät kaupungin myös ns. ulkopuolisin silmin. Tehdään kysely, johon kuka tahansa voi vastata. Vastauksia voi erotella vastaajien mukaan niin, että voidaan saada henkilöstön vastaukset erikseen, kuntalaisten vastaukset erikseen,yrittäjien vastaukset erikseen (jne). Hallintoakatemia tekee kyselyn pohjan, valtuustoseminaarissa pohjaa voi vielä kommentoida, jonka jälkeen tehdään tarvittavat muutokset ja kysely avataan. Kyselyyn voi vastata 6.9.-27.9. Kysely toteutetaan sekä sähköisesti, jolloin linkkiä on helppo jakaa kaupungin nettisivuilla sekä some-kanavilla että kysely tulostetaan myös paperimuotoon, jolloin sitä voidaan täyttää esim. kirjastossa, kahvilassa, kaupungintalolla (valitaan sopivimmat paikat). Jaetaan kyselyn linkkiä mm. koko henkilöstön sähköpostit, luottamushenkilöiden sähköpostit, sidosryhmiensähköpostit Kyselyä voi opastaa täytössä myös eri tapahtumissa tai paikoissa (esim. oppilaitoksissa) olennaista on, että on joku, joka voi lyhyesti alustaa asiasta, että miksi tämä on tärkeä ja mikä hyöty tästä on
Kysymysesimerkkejä Tärkeimmät painopisteet Loimaan kaupungin kehittämisessä? Yrittäjyyden toimintaedellytysten edistämisen ja yritysten sijoittumisen näkökulmasta keskeisimmät asiat (Yrittäjien vastaukset)? Mieluisin tapa osallistua kaupungin toimintaan? Merkittävimmät osallistumiseen liittyvät tekijät Loimaan kaupungin kehittämisessä? Tärkeimmät palvelujen tulevaisuuteen liittyvät linjaukset? Mitä itse olen valmis tekemään oman kotikunnan hyvinvoinnin puolesta? Merkittävimmät tekijät, joilla turvataan osaavan ja sitoutuneen henkilöstön saatavuus (Henkilöstön vastaukset)? Miten kaupungin henkilöstö sitoutuu parhaiten koko kaupungin kehittämiseen (Henkilöstön vastaukset)? Tulevaisuudessa Loimaan kaupungin tulisi suunnata resursseja erityisesti seuraavien kohderyhmien näkökulmasta: XX 9
Esimerkki: tulokset Palvelut turvataan jatkossakin laadukkaina ja lain edellyttämällä tavalla. Mitkä seuraavista ovat mielestäsi tärkeimmät palvelujen tulevaisuuteen liittyvät linjaukset? Valitse seuraavista enintään kolme tärkeintä (valitse vähintään yksi). 10
Esimerkki: avoimet vastaukset Mitä itse olen valmis tekemään oman kotikunnan hyvinvoinnin puolesta? - Käyttämään omassa kunnassa olevia palveluita, kun ne ovat laadukkaita ja osallistumaan kunnan järjestämiin tapahtumiin ja. vaikutusmahdollisuuksiin - Oma osaaminen ja elämänkokemus kunnan käytettävissä ja erilaisissa kunnassa toimivissa yhteisöissä. Panostusta voidaan lisätä. - Palvelut hankin omasta kunnasta. - Vapaaehtoistoiminta Mitä muuta haluat tästä aiheesta sanoa? - Yrittäjän ja kuntalaisen näkökulmasta koko kunnan henkilöstöllä pitäisi olla auttava ja palveleva asenne niin kuntalaisiin kuin yrityksiinkin päin. Voisiko kunta harkita tyhjillään olevien liiketilojen vuokraamista kohtuuhinnalla esim. työttömien yhdistykselle? Tilassa voisi ylläpitää lähituottajatoria? Keittolounaskahvilaa? - Kiitos nykyiselle kunnanjohtajalle, valtuuston ja hallituksen puheenjohtajille ja jäsenille hyvästä tähänastisestä työstä kuntamme hyväksi! - Supistuvat palvelut ajavat ulos kunnasta. - Selkeä ja ytimekäs strategia josta pointti käy selväksi ja jonka jokainen voi helposti sisäistää ja sitä kautta sitoutua. Henkilöstö mukaan strategiatyöhön. Esimiesten suuri rooli strategian juurruttamisessa toimintaan. Plussaa kun kuntalaisille kysytään mielipiteitä näihin. - Voisi yrittää katsoa vähän kauemmas horisonttiin ja ottaa vaarin uusista kansainvälisistä trendeistä, kuten esim. ekologisuudesta sekä asumisessa, yrittäjyydessä kuin myös matkailussa. - Hyva, etta ta ha n nyt panostetaan ja ollaan saatu oikeasti avoin prosessi, jossa pyrita a n kuuntelemaan eri tahoja ja ollaan luomassa kunnan ja KUNTALAISTEN yhteista strategiaa tulevaan. 11
Esimerkki: Iitin paras asia, tapahtuma tai paikka?
Esimerkki: Kyselyn vastaukset osana strategiaa
Valtuustoseminaarin tarkoitus ja työn eteneminen - SWOT: Tavoitteena saada kokonaiskuva tilanteesta. Sisäisten/ulkoisten vahvuuksien, heikkouksien, mahdollisuuksien ja uhkien tarkastelu. - ARVOT: Tavoitteita ja toimintaa ohjaavia motiiveita. Periaatteita, jotka ohjaavat tekemään valintoja. - VISIO: Hyvällä visiolla kerrotaan, miksi juuri me. Strategia koostuu keinoista, joilla vision mukaiset tavoitteet voidaan saavuttaa - Nasa (1960 -luvun alussa): Me viemme ihmisen kuuhun ja tuomme hänet sieltä elävänä takaisin tämän vuosikymmenen loppuun mennessä - Tärkeää: annettujen lupausten johdonmukainen täyttäminen on edellytys sille, että strategia toteutuu (mieti, mitä lupauksia annat!) -> toimintaa ohjataan tavoitteilla ja niiden seuraamisella. - STRATEGIA: Keinot vision toteuttamiseksi. Keinot, joilla toimintaa kehitetään ja linjataan. Muutetaan tarpeita mahdollisuuksiksi. 14
Loimaa jyvällä tulevaisuudesta Valtuustoseminaarissa pohditaan strategian painopisteitä seuraavien teemojen pohjalta: Loimaa on VETOVOIMAA Loimaa on PITOVOIMAA Loimaa on HYVINVOIVAA Loimaan keskeiset elinvoimatekijät. Mikä saa ihmisen / yrityksen / työntekijän tulemaan Loimaalle ja valitsemaan Loimaan. Loimaan keskeiset pitovoimatekijät, mikä meillä on niin hyvin olemassaoleville kuntalaisille / yrityksille / työntekijöille, että pysyvät täällä. Loimaan keskeiset asukkaiden hyvinvointiin vaikuttavat tekijät ja tavoitteet esimerkiksi palvelut, ihmisten oma aktiivisuus jne. 15
Strategian ulkoasu: esimerkkejä Strategia tiivistetään Loimaan graafisen ohjeen mukaisesti omannäköiseksi asiakirjaksi. 17