KOKOUSKUTSU 7/2013 Kirkkoneuvosto Kokousaika Kokouspaikka keskiviikko 19.6.2013 8.30 alkaen Hautausmaat Käsiteltävät asiat Asia nro Liite nro 79 Kokouksen avaus 80 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 81 listan hyväksyminen 82 Pöytäkirjan tarkastus 83 Hautaustoimen ohjesäännön 16 :n mainitsemat asiat 84 Seurakuntapuutarhurin tuomat asiat 85 Seurakuntamestarin valinta 86 Muut esille tulevat asiat 87 1 Muutoksenhaku puheenjohtaja
PÖYTÄKIRJA 7/2013 Kirkkoneuvosto 19.06.2013 Sivu 55 Aika keskiviikko 19.6.2013 klo 8.30-14.00 Paikka Osanottajat Haminan alueen hautausmaat ja niiden rakennukset jäsenet varajäsenet Jari Pennanen, kirkkoherra läsnä Vesa Aurén läsnä Esko Kiri Liisa Hanski, poistui klo 11.15 läsnä, Heidi Suurnäkki 79-82, 85, 84 osa Nina Janes läsnä Anne Urpalainen Arto Kivelä poissa Tuula Joenpolvi Osmo Näkki läsnä Simo Suutari Outi Silander, poistui klo 11.15 läsnä, Jaana Suikkanen 79-82, 85, 84 osa Muut läsnäolijat Seppo Kiri, kirkkovaltuuston puheenjohtaja, poistui klo 10.20, läsnä 79-82,85, 84 osa Reijo Hietala, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja, poissa 9.45-11.00,poissa 84 osa Tarja Partanen, pöytäkirjanpitäjä. Allekirjoitukset puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat :t 79-87 Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hamina 20.6.2013 Hamina 24.6.2013 Allekirjoitukset Nina Janes Osmo Näkki Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on asetettu nähtäville 26.6.2013 ja on ollut nähtävänä kirkkoherranvirastossa 27.6.-9.7.2013. Nähtävänä pidosta on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 25.6.2013. Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa
Kirkkoneuvosto 19.06.2013 Sivu 56 KOKOUKSEN AVAUS 79 Kirkkoherra avasi kokouksen. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 80 Asialista on lähetetty 11.6.2013. Kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN 81 Hyväksytään jaettu esityslista. Lisättiin 85 Seurakuntamestarin valinta, joka käsiteltiin pöytäkirjan tarkastuksen jälkeen. PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 82 Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Päätetään valita pöytäkirjan tarkastajiksi Nina Janes ja Osmo Näkki. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Nina Janes ja Osmo Näkki.
Kirkkoneuvosto 19.06.2013 Sivu 57 HAUTAUSTOIMEN OHJESÄÄNNÖN 16 :N MAINITSEMAT ASIAT 83 Kirkkoneuvosto totesi, että 1. hautaustoimen ohjesääntöä ja vahvistettuja hautausmaiden käyttösuunnitelmia on noudatettu 2. hautakirjanpito on yhtäpitävä hautausmaalla suoritettujen toimenpiteiden kanssa, (hautauspäiväkirja) 3. yksityisiä hautoja on kunnostettu ja hoidettu ohjesäännön mukaan, poikkeuksena hoitamattomat haudat 4. seurakunnan huolehtimien hautojen hoito on ollut sopimusten ja annettujen määräysten mukaista. SEURAKUNTAPUUTARHURIN TUOMAT ASIAT 84 Kirkkoneuvoston kiersi kaikki Haminan alueen hautausmaat ja totesi seuraavaa: 1. Seurakuntapuutarhuri esitteli Ristiniemen hautausmaan uuden sosiaalirakennuksen ja huoltohallin, jotka todettiin käytännöllisiksi 2. Ristiniemen hautausmaa on huoliteltu ja siisti, etenkin huoltoalueet ovat siistit 3. Hietakylän hautausmaa on siisti, tarkistetaan muistolehdon ja sirottelualueen kivipaasiin kiinnitettävien laattojen määräykset ja ohjeet 4. keskusteltiin Husula, Haminan hautausmaan muuttamisesta uurnahautausmaaksi 5. syksyllä neuvotellaan tielaitoksen kanssa Husula, Hamina hautausmaan moottoritien puoleisen aidan kunnostamisesta yhteistyönä 6. neuvotellaan tielaitoksen kanssa Husula Vehkalahden hautausmaan melusuojasta uuden paikallistien kohdalla 7. Myllykylän ja Leirikankaan kasteluvesi otetaan tällä hetkellä kaupungin vesijohtoverkostosta, jossa paine ei riitä. Kaupunki on ehdottanut vedenottoa lähistöllä olevalta pohjavedenottamolta. Toinen vaihtoehto on kasteluveden ottaminen Vehkjärvestä. Seurakuntapuutarhuri selvittää asiaa ja tuo valmistellun esityksen kirkkoneuvostolle 8. Leirikankaan kappelin seurakuntasalin muistotilaisuuksien maksimihenkilömäärä on 50 9. Johanneksen kirkon sankarihautausmaan ristit kunnostetaan (maalataan) kesän aikana 10. aloitetaan kaikkien hautausmaiden kasteluputkien uusimisen tarpeen selvittely ja suunnittelu 11. hoitamattomien hautojen kuulutus aloitetaan lähiaikoina
Kirkkoneuvosto 19.06.2013 Sivu 58 12. kirkkoneuvosto tahtoo välittää seurakuntapuutarhurin kautta kiitokset työntekijöille sekä seurakuntapuutarhurille kiitokset hyvin hoidetuista hautausmaista, jotka ovat kauniita. Nähtävissä on selvää parannusta muutaman vuoden takaiseen tilanteeseen. Liisa Hanski ja Outi Silander olivat läsnä Ristiniemen, Hietakylän ja Husula Haminan hautausmailla. Seppo Kiri oli läsnä Ristiniemen hautausmaalla. Reijo Hietala oli poissa Ristiniemen ja Hietakylän hautausmailta. SEURAKUNTAMESTARIN VALINTA 85 Virolahden kirkon seurakuntamestarin virkaa haki määräaikaan mennessä 11 henkilöä. Heistä haastatteluun kutsuttiin viisi henkilöä, joista yksi perui haastattelun. Heistä kaksi soveltui tehtävään hyvin: hautausmaantyöntekijä Eija Haaja Virolahdelta ja emäntä Riitta Kivinen Espoosta. Yhteenveto kahdesta hakijasta jaetaan kokouksessa. Haastatteluryhmän esittelyjen perusteella kirkkoneuvosto valitsi seurakuntamestarin virkaan Eija Haajan hänen henkilökohtaisten ominaisuuksien perusteella. MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT 86 Päätettiin, että jatkossa kirkkoneuvoston hautausmaakatselmus koskee vuosittain vain osaa hautausmaita, kuitenkin niin että valtuustokauden aikana kierretään ainakin kerran kaikki hautausmaat. MUUTOKSENHAKU 87 Liite 1, 87.