Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri Internet-uudistuksen suunnittelu ja määrittely Aloituskokous 16.8.2012 Virpi Blom ja Seniha Cihangir, Sininen Meteoriitti Oy Virpi Blom, seniorikonsultti 16.8.2012
Asialistaa Projektin tavoitteet ja lähtökohdat Projektin vaiheet ja työtavat Aikataulutuksen tarkentaminen Tausta-aineistot Ennakkotehtävän esittely
Sininen Meteoriitti Oy Sininen Meteoriitti on verkkopalveluiden ja tietotyön asiantuntija. Palveluidemme avainalueet ovat: Verkkopalvelujen kehitttämisen teknologiariippumaton konsultointi Tietotyön ratkaisujen toteuttaminen (teknologiointa MS SharePoint ja EPiServer) Verkkopalvelujen ylläpitopalvelut Asiantuntijoina haluamme suunnitella palveluja, jotka ovat käyttäjilleen ja julkaisijalleen hyödyllisiä, tarkoituksenmukaisia ja käyttäjäystävällisiä. Yli 10-vuotias yritys työllistää miltei 100 henkeä.
Projektin taustaa Sairaanhoitopiirit ovat tunnistaneet verkkopalvelujen uudistustarpeen Kohderyhmien fokusoituneempi huomioon ottaminen Löydettävyyden, käytettävyyden ja saavutettavuuden parantaminen Asiointimahdollisuuksien ja vuorovaikutteisuuden vahvistaminen Teknisten työkalujen ajantasaistaminen? Toimintaympäristön merkittäviä muutoksia Vaasan sairaanhoitopiirin asema? Mobiilikäytön arki? Sähköisen asioinnin kehittäminen? Dokumenttien ylläpidon järkeistäminen? Intranet-kirjastot? Ohjepankki? Tarjottavat ekstranet-palvelut? Asiakaspalaute? TYKSin toiminnan muutos 1.1.2013?
Projektin tavoitteet Projektissa tarkoitus selvittää: Uusi sisällöllinen konsepti ja palvelujen priorisointi Yleiskäyttöiset, johdonmukaiset julkaisulinjaukset sisällöille (mitä julkaistaan, mitä ei, millä viestinnällisellä kärjellä) Sisältöjen rakenteelliset ja käyttöliittymälliset esitystavat Ylläpidon toimintamalli ja organisointi Uudet toiminnalliset ratkaisut ja niiden vaatimukset Sininen Meteoriitti luo suunnitteluraportin, joka kuvaa linjaukset ja suunnitelmat Tarkoituksenmukaisella tasolla ja rajauksella Hyväksytetään johtoryhmässä Hyödynnetään kilpailutuksessa
Kuinka verkkopalvelu suunnitellaan? Sisältösuunnitteluun kytkeytyvät myös toiminnallisuudet ja asiointiratkaisut sekä niiden ylläpito
Suunnittelu- ja määrittelyprojektin vaiheet Projektin aloitus (tänään) Ennakkotehtävä (ensi viikko) Suunnittelu työpajaideoinnin pohjalta (elo-syyskuu) 1. työpaja: Sisältökonsepti, palveluideat, priorisoinnit 2. työpaja: Sisältörakenne, sivumallit, esitystavat 3. työpaja: Toiminnallisuudet, ylläpito, tekniset reunaehdot Raportin laatiminen (syys-lokakuu) Raportti luodaan työpajojen jälkeen (lokakuun puoliväli) Projektiryhmä katselmoi raportin Johto/sidosryhmät katselmoivat raportin? Katselmointikokouksessa sovitaan muutoksista ja korjauksista dokumentaatioon Hyväksytty loppuraportti valmistuu (lokakuun loppu) Sairaanhoitopiirit vievät hankintaa eteenpäin
Projektin lopputulokset (Muotoutuvat tarpeen ja valmiusasteen mukaan) Projektiryhmän sisäinen, yhteisesti jaettu näkemys uudesta palvelukokonaisuudesta Taustamateriaalit, kuten ennakkotehtävät, käyttäjätarinat, työpajamateriaalit, kotitehtävät tms. Käyttöliittymäideoiden rautalankamallinnukset Sisältörakenteen runko (tarkentamista varten?) Loppuraportti
Kenelle raportti laaditaan? Sisäiseen käyttöön suunnitteluideoiden vahvistamiseksi ja hyväksymiseksi? (Strategiset valinnat korostuvat) Suoraan tarjouspyynnön liitteeksi? (Toiminnalliset ja tekniset ominaisuudet korostuvat) Suunnittelutyön pohjaksi tekijöiden ohjeeksi? (Sisällölliset yksityiskohdat korostuvat)
Mitä raporttiin kirjataan? Taustat ja tavoitteet Kohderyhmät ja näiden palvelutavoitteet Strategiset tavoitteet uudistuksen toteutukselle Sisältö- ja käytettävyystavoitteet Palvelujen sisällöt ja käyttöliittymät Sisältörakenteet yleisellä tasolla Käyttöliittymien perusratkaisut Sisällönhallintajärjestelmän vaatimukset Sisältöjen luomisen ja ylläpidon toiminnot Käyttöliittymätoiminnallisuudet Erillistoiminnot (tietokannat, haut, RSS jne.) Tekniset reunaehdot Käyttäjämäärät, selainvaatimukset, tietoturva, liittymät jne. (Jatkokehittämisideat)
Rajauksia ja haasteita Budjetti ja aikataulu eivät mahdollista kaikkien detaljien suunnittelua (Siedetäänkö väljää määrittelyä?) Intranetin suunnittelu ei sisälly projektin scopeen Lähdemme hakemaan ratkaisuja julkaisujärjestelmälle ( dokumenttienhallintajärjestelmä) Merkittävien strategisten linjausten riskit Teknologiariippumattomuus = väljät vaatimukset (riskinä mahdottomat vaatimukset) (Parhaiden tuoteominaisuuksien hyödyntäminen varmistettava myöhemmissä vaiheissa)
Realistinen aikataulutus? Ennakkotehtävän jättö Jätetään sähköpostitse 1. työpaja: konsepti tiistai 28.8. klo 13-16 Haastattelutehtävä: strategisten linjausten validointi 2. työpaja: rakenne tiistai 11.9. klo 13-16 3. työpaja: toiminnallisuudet tiistai 25.9. klo 13-16» Dokumentti laaditaan (deadline 8.10.) Dokumentin katselmointikierros (viikot 41-42?) Katselmointikokous (ti 23.10. klo 14-16.30)
Suurisuuntaisimmat linjaukset Kivulloisimmat päätettävät asiat konsulttinäkökulmasta
Kuinka monta erillissivustoa? 12 eri palvelua? www.vsshp.fi psykiatria.vsshp.fi www.loimaanaluesairaala.fi www.salonaluesairaala.fi www.abolandssjukhus.fi www.tyks.fi www.vakkasuomensairaala.fi www.tykslab.fi ohjepankki.vsshp.fi kuvantamiskeskus.vsshp.fi www.tyks-sapa.fi (www.medbit.fi) 1 palvelu? www.vsshp.fi 2-5 eri palvelua? www.vsshp.fi sairaalat.vsshp.fi hoitopalvelut/potilaat.vsshp.fi ohjepankki.vsshp.fi hallinto.vsshp.fi
Osastotietojen yksityiskohtaisuus?
Hoitopalvelujen kuvaukset ja ohjeet?
Ajatuksia uudistuksen päätavoitteista? Mitkä ovat verkkopalvelujen tärkeimmät tehtävät? Voidaanko jotakin rajata pois? Millaisia hyötyjä ja etuja uudistuksella haetaan?
Ennakkotehtävä
Omat kannanotot kehittämiseen Mikä nykyratkaisuissa on hyvää ja säilyttämisen arvoista? Mitä sisältöjä, toiminnallisuuksia tai esitystapoja on tärkeintä kehittää? Mikä on oma suhteesi Sivustojen määrään ja itsenäisyyteen Sairaaloiden, osastojen ja yhteystietojen yksityiskohtaisuuteen Sairauksien ja hoitopalveluiden kuvauksiin Potilaille vs. ammattilaisille suunnattuihin tietoihin Verkkopalvelujen kohderyhmät
Taustatyössä tunnistetut kohderyhmät Potilaat ja läheiset Akuutissa tilanteessa Suunniteltuun hoitoon tultaessa Opiskelijat ja työnhakijat Tutkijat ja muut ammattilaiset Tutkimustyötä tekevät tai suunnittelevat Hoitava henkilöstö? Lähettävät lääkärit? Sidosryhmät Toimialan virkamies? Yhteistyökumppani? Viestimet ja suuri yleisö Toimittaja Kuntalainen? Priorisointijärjestys?
Kuvaa käyttötapaus! Käyttäjän nimi, ikä, asuinpaikka, ammatti, työpaikka, rooli Mikä on hänen tiedontarpeensa? Kuinka hän lähtee tietoa etsimään? Miten hän saa tiedon käsiinsä? Onnistuuko? Minkä tiedon tai palvelun saaminen tekee hänet tyytyväiseksi? Mitä toivoisimme, että hän tiedonhakumatkallaan oivaltaisi?
Ennakkotehtävän käsittely Deadline 23.8. Jätetään sähköpostitse: virpi.blom@meteoriitti.com; seniha.cihangir@meteoriitti.com Yhteinen dokumenttiarkisto sovitaan myöhemmin Käyttäjätarinat esitellään ensimmäisessä työpajassa
Muuta? Virpi.blom@meteoriitti.com