Mitä kannattaa kilpailuttaa ja miksi? Hyviä ja huonoja esimerkkejä Kuntamarkkinat 2012, Tuula Lasander 1
Blue tänään Kokonaan Fazer Food Services Oy:n omistama Liikevaihto v. 2012 20 me, josta 85% ruokaa, 15% siivousta 2/3 asiakkaista ostaa monipalvelua 350 työntekijää, 80 kohdetta Visio: tehokkain ja laadukkain monipalveluosaaja Helsinki-Turku-Oulu Vuosittainen kasvu n. 45%. 2
Kaikkea ei kannata tehdä itse Suomessa kuntien siivous- ja ruokapalveluista vain vajaa kymmenesosa on järjestetty muutoin kun kunnan omana työnä. B2B-puolella ostopalvelut yleisiä. Verkottumalla saavutetaan yleensä noin 10 30 % säästöt itse tekemiseen verrattuna. Samalla säästyy resursseja palvelun muuhun kehittämiseen. 3
Aiheen käsittely Miksi palveluita kannattaa ulkoistaa/hakea kumppania? Ennen prosessiin ryhtymistä Tarjouspyyntö Kumppanuudessa eläminen Esimerkkejä käytännöstä Keskustelua, kysymyksiä, kommentteja 4
Ennen prosessia Miksi tähän ryhdytään? Onhan nykyinen kustannustaso ja rakenne selvillä? Miten onnistumista tullaan mittaamaan, mm. laatu, kustannukset jne.? Eri osapuolten roolit uudessa tilanteessa: sopimuskumppani, tilaaja, käyttäjä, asiakas, henkilöstö Tietty selkeä maantieteellinen kokonaisuus, jossa riittävästi volyymiä (vähintään 5 henkilön työpanos) Ruoka- ja siivouspalvelut kilpailutetaan siten yhdessä, että niiden yhdistämisestä saatava synergiahyöty voidaan laskea mukaan jo tarjousvaiheessa Koulut ja päiväkodit, myös vanhusten palveluyksiköt hyviä kohteita 5
Tarjouspyynnön laatiminen Konsultin käyttö ei välttämätöntä -> taso vaihtelee Hankintalaki hyvä tuntea -> ilmoittaminen Hilmassa, määräaikojen laskeminen, tarjoajien tasapuolinen kohtelu, valintaperusteet Tilaajavastuulaki Hinta/laatu? Hinnan osuus 30-100%, laadun 0-70% Laatukriteereitä? Sanktioita? Ehdottomat vaatimukset? Sopimusaika vähintään 4 vuotta + 1-3 optiovuotta Sopimusluonnos ja vastuunjakotaulukko mukaan Mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä 6
Henkilöstö Jos siirtyy liikkeenluovutuksella, mielellään ei pitkävaikutteisia erityisehtoja Irtisanomissuoja Ei saa siirtää muihin toimipisteisiin Työtehtävät eivät saa muuttua Ei aivan eläkeiän kynnyksellä olevia henkilöitä Ei ulkoisteta ongelmia (siirretään ei-toivotut henkilöt tähän pottiin) Ei vaatimuksia määrästä Tarvitaanko määritelmiä koulutustasosta, kielitaidosta tms.? Haluaako tilaaja osallistua rekrytointiprosessiin? 7
Palvelukuvaukset Mahdollisimman selkeät ja yksityiskohtaiset Ei ylimitoitetut suhteessa ydinpalveluun Jos esim. aikarajoitteisia töitä, ne olisi mainittava tarjouspyynnössä Palvelun rajapinnat ja yhteistyömuodot kohteissa hyvä miettiä etukäteen Kumpi määrittelee palautejärjestelmän ja laadunarviointiprosessin, tilaaja vai tuottaja? Vastuunjakotaulukot hyvä olla valmiina jo tarjouspyynnössä Tilaaja ei ota kantaa tuotantotapaan 8
Hinnoittelu Ruokapalvelu Hinta / ateria Erityisruokavalioiden hinnoittelu ja määrittely, mikä on erityisruokavalio Hinnoitteluperusteena päiväkodeissa tilatut ateriat, kouluissa tilatut/syödyt ateriat Siivouspalvelu Ylläpitosiivous Perussiivous Saniteettitarvikkeet Vaihtomatot 9
Yhteistyö kohteissa Tiedottaminen kaupungin sisällä: kohteet tietävät, mitä on tilattu ja mistä on sovittu Työnjako tilaajan, käyttäjän, varsinaisen asiakkaan ja tuottajan kesken hyvä miettiä jo etukäteen Kohdekohtaiset vastuuhenkilöt Selvät pelisäännöt Eri tahojen motiivien ymmärtäminen ja hyväksyminen Kokouskäytännöt 10
Kannattaisiko ruoka- ja siivouspalvelut kilpailuttaa yhdessä? Halutaan kustannussäästöjä Yhden palvelun tuottajalle voi jäädä luppoaikaa Työvoimapula, kilpailu osaavista työntekijöistä kiristyy Väestön koulutustason nousee ja henkilöstön vaatimukset työtä ja työnantajaa kohtaan kasvavat Ostettavien palveluiden kirjo kasvaa Palveluita koskevat vaatimukset kasvavat: oikea-aikaista, laadukasta, dokumentoitua Järjestelmät kehittyvät ja parantavat työn tuottavuutta, mutta vaativat investointeja ja osaamista Vähemmän sopimuskumppaneita ja yhteyshenkilöitä kaikilla tasoilla 05
Palvelun tarve esim. koulussa Luokat ym. oppilaiden ja opettajien käyttämät tilat tulisi siivota ennen tai jälkeen oppituntien Ruokailuaika on lyhyt ja sen aikana tulisi pystyä koko ajan pitämään niin tuotteen kuin palvelunkin laatu korkealla
Tunnistat meidät hymystä www.blueservice.fi 13