Koonti PIRKANMAAN Kantaan valmistautuminen-yhteistyöseminaarista 2.10.2018 Seminaarin osallistujille esitettiin paperilla kolme kysymystä, johon he saivat vastata nimettömästi. Vastauslomakkeita palautettiin 33 kpl. Kursivoidut tekstit ovat suoria lainauksia. Kysymys 1. Mitä sinä ajattelet mitä pitää tapahtua ennen kuin organisaatiosi on valmis liittymään Kantaan sosiaalihuollon osalta? Päätöksiä liittymisestä, suunnitelmia miten edetään, aikatauluja milloin mitäkin tapahtuu, paljon valmisteluja yhteistyössä ympäristökuntien kanssa, selvyyttä tuleeko maakunta: - iso organisaatio, joten tarvitaan ylätason päätökset liittymisestä - päätös organisaatiolta liittyä - koska edustamani organisaatio on pieni, tulee liittyminen toteuttaa jotenkin yhteisenä projektina muiden kanssa yhteistyössä - helpottaa kun tietää, mihin liitytään ja arkkitehtuuri selvillä - päätös miten edetään - toimintasuunnitelma miten edetään - selkeä aikataulu ja sitten vasta liittyminen arkistoon - tietoa aikatauluista. milloin tulee tapahtumaan mitäkin valtakunnallisesti, alueellisesti ja omassa organisaatiossa - kaupungin tai konsernin kanta tai tavoite ei vielä kentällä tiedossa - on kuntia, joissa sote-palvelujen kehittäminen on pysähdyksissä, kun odotellaan sote-uudistusta; ei haluta rahallisesti satsata eikä paljon muutenkaan kanneta huolta - selkeys siitä tuleeko maakunta - nykyinen kunnan järjestämä toiminta ei välttämättä kykene muutoksia viemään läpi, tarvittaisiin maakunnan tason yhteistyötä - vaadittaisiin johtajuutta viedä prosessia eteenpäin - muutosjohtamista ja aikaa tottua uusiin käytäntöihin - paljon valmistelevaa työtä toivottavasti yhteistyössä Tampereen ja ympäristökuntien kanssa - esimiesten tulisi lähteä valmisteluun mukaan ja nähdä valmistautumistyön tärkeys. tämän myötä helpompi saada henkilöstö mukaan - edustan koulutusorganisaatiota Asennemuutosta Kantaan, muutokseen ja kirjaamiseen: - asennemuutosta sekä kantaan että ylipäätään muutokseen - työkulttuurin muutos ajantasaisempaan kirjaamiseen - asennemuutos kauttalinjan: kirjaaminen ei ole vain välttämätön paha, vaan asiakkaan oikeusturva hänen asioistaan - kaikilla työntekijöillä yhtenäiset toimintatavat toive - sitoutuminen Asiakaslähtöisyyttä: - asiakaslähtöisyyttä painotettava - asiakkaille riittävästi tietoa asiasta 1
- asiakastietolaki määrittelee toimintaa Riittävästi resursseja kirjaamiseen: - resurssit, työtilat ja työvälineet kuntoon, jonka jälkeen on mahdollista ajaa sisään uudenlainen tapa dokumentoida reaaliaikaisesti - riittävä resurssi kirjaamiseen - ehkä olisi hyvä olla ylimääräinen resurssi - tarvitaan riittävät resurssit ja paljon työtä, jota tehdään oman työn ohella - riittävät resurssit, koska työtä ei voi tehdä pelkkää kirjaamista varten, vie aikaa pois muulta työltä, jota on valtavasti Selkeät ohjeet kirjaamiseen: - kirjaamiskäytäntöjen pitää muuttua sellaisiksi, että kirjaaminen tapahtuisi nykyistä reaaliaikaisemmin (tällä hetkellä viive kirjaamisissa suuri) - lisäksi pitää tapahtua muutosta edelleen kirjausten sisällöissä. etenkin asiakaskertomuksen osalta pitäisi edelleen miettiä kirjaamisen sisältöjä > tarvitaan lisää koulutusta - ammatti-identiteetin ja itseluottamuksen vahvistamista, jotta työntekijät uskaltavat kirjata ne, mitä täytyy, vaikka näkyvät asiakkaille - palvelutehtävien mukaiset asiakirjarakenteet - päättää mitä kirjataan - keskustelua kirjaamisen käytännöistä - kaikille on taattava koulutus > selkeä ja yhdenmukainen. painopiste määrämuotoiseen kirjaamiseen ohjeiden oltava selkeät ja paljon esimerkkejä omaavat. tiedetään mitä kirjataan ja miten - organisaatiossa tulee järjestää sisäinen koulutus, jossa kerrataan vielä kirjaamiseen liittyvät ohjeet ja säännöt, sanastot ja palvelukäsitteet - kirjaamisvalmentajat valmentaa työntekijöitä - organisaatioon selkeät ohjeet, mitä käytännössä muuttuu: kirjaamisvalmentajana ei vielä käsitystä esim. mitä meidän kirjauksista tulee menemään kantaan, mitä muutokset tarkoittavat meidän yksikössä, rajapintakirjaaminen, monta tietojärjestelmää ym. Koulutusta: - tarvitaan ohjeita ja koulutusta - koulutus - lisää koulutuksia vielä tarvitaan - kouluttaa henkilöstöä kirjaamisosaajiksi - pitää olla riittävää koulutusta työntekijöille ja riittävästi aikaa siirtymään - saada henkilöstö koulutettua/opetettua käyttöön - Perehdytystä uuteen työtapaan: - ammattilaisille kunnon perehdytys - ammattilaisille aikaa perehtyä uuteen työtapaan - perehdytys Lisää tietoa, faktaa ja tukea: - lisää faktaa, vaikka valmennusta on annettu organisaatioon, tarvitaan lisää ajanmukaista tietoa 2
- paljon tiedotusta, infoa, tutustumismateriaalia jne. - tietoa - pitäisi saada paljon lisää tietoa ja tukea Tarvitaan toimiva ja Kantaan yhteensopiva tietojärjestelmä sekä nykytilan kartoitus: - tietojärjestelmän pitää muuttua PALJON ennen kuin siirtyminen kantaan on mahdollista. nykyaikana tarvittaisiin myös esim. sähköinen ajanvaraus ja tekstiviestimuistutusjärjestelmä - tietojärjestelmän valmius - tarvitaan kanta-yhteensopiva ohjelma ATJ (pitää resurssoida sekä taloudellisesti = hankinta että toiminnallisesti = työntekijät, työaika) siirtymiseen, luoda projekti suunnitelmineen yms. - valtavasti valmistelua (tälläkin hetkellä korjaan ohjelmassa jopa vuoden 2009 roikkuvia virheitä tilastoissa) - ohjelmiston täydellinen päivitys/ohjelmiston vaihto (tällä hetkellä pro consona, joka antaa tehdä mitä vain, puutteellisesti ja väärinkin) - osaava pääkäyttäjä sos.huollon ATJ:ään ja hänelle aikaa tähän tehtävään, nyt osaaminen todella kapeaa ja heikkoa - ohjelmatoimittajan tulee olla ns. valmis liittymään, tarvitaan resurssin hankkiminen liittymisen osalta - ohjelmistotoimittajat ovat avainasemassa - maakunnallinen vai kunnallinen tietojärjestelmä selvitettävä - Efficassa olevat lomakkeet tulee saada käyttöön ja muutenkin effican tulee olla siinä kunnossa, että palvelut, asiakastiedot ja asiakkuudet ovat siirrettävissä - saada lomakkeet käyttöön - nykytilan kartoitus, tietojärjestelmien konsolitoinnin valmistelu, toivottavasti yhteistyössä seutukunnan ja maakunnan kanssa - nykytilan kartoitus on käynnissä, mutta tietojärjestelmä vaatii vielä paljon työtä, esim. lomakkeet yms. määrämuotoisuudet vielä käyttöön ottamatta - nykytilan kartoitus tehtävä huolella, selkeytettävä tilanne kun käytössä on kaksi järjestelmää. toinen sama kuin terveydenhuollolla ja toinen yhteinen (sos.toimen) seutukunnan kanssa (vanhuspalvelut, kotihoito, perheneuvola). miten eroaa kantaan liittyminen näiden eri potilastietojärjestelmien osalta? kuka neuvoo organisaatioita? kuka vastaa kokonaisuudesta? itse olen terveydenhuollon potilastietojärjestelmien pääkäyttäjä, joka ei tunne lainkaan sos.toimen järjestelmää. mikä on minun vastuuni kokonaisuudessa? ihan auki näyttää tilanne olevan myös naapurikunnissa. selkeää yksityiskohtaista ohjeistusta tarvitaan, jotta kaikki ei leviä käsiin. miten voimat seutukunnalla yhdistetään, jottei jokainen kunta joudu yksin painimaan näiden suurten muutosten kanssa - sovittava arkistointiin liittyvä tehtäväjaot Kysymys 2. Millä tavalla kirjaamisosaamista voisi kehittää ja tukea edelleen sinun organisaatiossasi? Mitä olet itse valmis tekemään kirjaamisosaamisen kehittämiseksi ja edistämiseksi? Paikallista, maakunnallista ja valtakunnallista koulutusta, kirjaamisvalmennusten pitämistä ja keskusteluja kirjaamiskäytännöistä, toimijoiden välistä yhteistyötä, selkeät määrämuotoiset prosessikuvaukset ja yksityiskohtaisia ohjeita: - koulutusta tarvitaan, onneksi meillä on hyvä valmentajaporukka - henkilökunnan jatkuva koulutus, riittävä työaikaresurssointi henkilökunnalle - sisäisellä koulutuksella ja asian käsitteleminen tiimissä 3
- valtakunnallisia koulutuksia. maakunnallisia koulutuksia. paikallista koulutusta. tiedon/tiedon sisällön infoa kumpaankin suuntaan. ajantasaisia ohjeita. - kaikki uudet työntekijät saavat kirjaamisosaajan tietopaketin, samalla kartoitetaan vanhojen työntekijöiden osaamisen päivittämisen tarve - yhteistyö eri toimijoiden kanssa (palaverit/kokoukset), kouluttautuminen, kirjaamisvalmennusten pitäminen - kirjaamisesta pitää keskustella valmennusten jälkeen tiimeittäin, myös esimiestasolla - keskustelua yhteisistä kirjaamiskäytännöistä, jotta kirjaukset ovat vertailukelpoisia (=> kaikki kirjaavat samalla koodilla saman asian). - selkeillä määrämuotoisilla prosessikuvauksilla, joissa yksityiskohtaiset ohjeet kuhunkin vaiheeseen ja viittaukset mikä tulee mistäkin lain kohdasta ja mikä vaikuttaa mihinkin tilastoon Itse olen valmis tekemään: Käymällä itse kirjaamisvalmentajan- ja kouluttajakoulutuksia, olla valmiina valmentamaan ja kouluttamaan, vaikuttamalla asenteisiin ja muistuttelemalla asiasta, pitämällä yllä keskustelua kirjaamisen merkityksestä: - valmistuvat ammattilaiset tulee saada ajan tasalle, missä mennään. asenteisiin voidaan pehmeästi vaikuttaa koulutuksen aikana, näin vastavalmistuneet voivat tukea kentän muutosta. hlökohtaisesti pyrin tähän vaikuttamaan (kts. sote.tiedonhallinta.tamk.fi) - lähdetään asiassa liikkeelle. luodaan selkeä koulutuspaketti ja koulutusaikataulu. varataan riittävästi työaikaa koulutukseen ja uuden oppimiseen. olen valmis valmentamaan ja sitoutumaan koulutukseen - pitämällä asiaa esillä jo hyvissä ajoin ennen siirtymistä, vaikuttamalla aktiivisella muistuttelulla asiaan. pitää yllä keskustelua kirjaamisesta ja esim. kalenterin hallinnan opettelusta kohti reaaliaikaista kirjaamista. viemällä esimiestasolle viestiä siitä, että kyseessä ei ole oman toimen ja perustyön ohella vasemmalla kädellä toteutettava hanke vaan tähän vaaditaan oikeasti aikaa, resurssia, rahaa ja koulutusta henkilöstöll - koulutuksella, olen itse käynyt kouluttajakoulutuksen - itse osallistunut kirjaamisvalmentajan koulutukseen ja kouluttanut muita - käyn koulutuksissa ja koulutan omassa työyhteisössä - organisaatiomuutosten takia lisää kirjaamiskoulutuksia tulossa, vielä lisää käytännön koulutuksia tarvitaan. itse olen osa pientä tiimiä, joka järjestää koulutusta. lisäksi olen oman yksikön mediatyön tukihenkilö, ja vastaan uusien ominaisuuksien kouluttamisesta Viemällä kirjaamisvalmennuksia eteenpäin ja tukemalla uuden työtavan käyttöön ottamista: - kirjaamisvalmennukset työyhteisölle > viemään valmennuksia organisaatiossa + tiedottamaan asioista - kouluttaa ihmisiä ja lisätä tietoisuutta näistä, olen kirjaamisvalmentaja, joten teen em. tehtävää - osallistun itse valmentajana kouluttamiseen, jonka lisäksi voin omasta roolistani käsin tukea organisaationi uuden työtavan käyttöön ottamisessa - kirjaamisvalmennukset alkavat lokakuulla. toteutan kirjaamisvalmennuksia. ohjaan työntekijöitä kohti onnistunutta kirjaamista. ylläpidän omaa osaamistani - voisi olla vaikkapa säännöllinen, vapaaehtoinen (mutta kahvitarjoilunkin myötä houkutteleva) kirjaamispaja, missä voitaisi keskustella kirjaamiseen liittyvistä asioista pitäs tärkeää asiaa keskustelussa. voisin kirjaamisvalmentajana sitoutua osallistumaan/keskusteluttamaan - en tiedä tällä hetkellä onko sos.toimessa kirjaamisvalmentajia tai millä tasolla kirjaaminen on? meillä terv.huollon potilastietojärjestelmässä rakenteinen kirjaaminen on ollut perusominaisuutena jo kauan. 4
kirjaamista on ohjattu rakenteiseen suuntaan niissä ikäihmisten palveluissa, jotka samaa järjestelmää käyttävät. sos.toimen järjestelmässä saattaa olla enemmänkin opettelua rakenteiseen suuntaan. yhteistyötä varmasti teemme eri järjestelmien pääkäyttäjien kesken. kirjaamistavat ja kulttuuri ovat kuitenkin olleet aika erilaiset Keskustelemalla kirjaamiskäytännöistä: - vähintäänkin keskusteluja kirjaamiskäytännöistä ja sen tärkeydestä. yhteisiä linjauksia varmaankin tarvittaisiin joiltain osin. vaikka kirjaamisvalmennus on pidetty, tarvitaan organisaatioon lisää tietoa/koulutusta. itse edelleenkin jatkan kirjaamisen puolesta puhumista ja tarvittaessa valmennusta. - kun tiedetään, mihin tulevaisuudessa kirjataan, on helpompi kouluttua, olemassa olevien materiaalien avulla voin olla ohjaamassa + kouluttamassa omassa organisaatiossani Esimiehenä tuen työntekijöitä kirjaamisosaamisen kehittämisessä, seuraan miten määrämuotoinen kirjaaminen toteutuu, pidän asiaa tiimipalavereissa esillä ja varaan aikaa työntekijöiden perehtymiseen: - koulutusta valtakunnallisesti, paikallisesti. ohjeistusmateriaaleja. infopaketteja. itse esimiehenä olen valmis pitämään aihetta esillä tiimipalavereissa säännöllisesti ja varaamaan työntekijöille aikaa asiaan perehtymiseksi - kirjaamisvalmentaja on pitänyt työyhteisölle koulutusta. tässä vaiheessa on varmasti jo kertauksen paikka. itse olen valmis osallistumaan koulutuksiin sekä pääkäyttäjän että esimiehen näkökulmasta. - koen, että kirjaamisosaaminen on jo aika hyvällä pohjalla. aina tietenkin parannettavaa on. olisin valmis tukemaan alaisia kirjaamisosaamisen kehittämisessä. kouluttajan (omasta yksiköstä) tukeminen - olen valmis viemään koulutusta ja tietoa mahdollisimman paljon henkilöstölle. olen valmis kehittämään ja seuraamaan määrämuotoisen kirjaamisen toteutumista. Perehtymällä järjestelmiin ja luomalla myönteistä ilmapiiriä tulevaan muutokseen: - nyt ikäihmisten palvelujen tietoja kirjataan yksinomaan potilastietojärjestelmään rakenteisesti, vaatii perehtymistä, kuinka paljon kirjaaminen eroaa sosiaalihuollon määrittelystä - kirjaamiskoulutukset on aloitettu. jotta päästäisiin kirjaamaan ohjeiden mukaisesti, täytyisi järjestelmien tukea sitä, nykytilanteessa näin ei ole. järjestelmän lisäpalikoiden hankkimiseen vaikuttaa paljon se, tuleeko maakunta vai ei, omalta osalta myönteinen asenne ja myönteisen ilmapiirin luominen. - kirjaamisvalmennuksen sisältö ja käytännöt lähtevät elämään, kunhan käytössä oleva ATJ tukee sitä. nyt valmennuksissa on joutunut puhumaan vielä sitten toteutuvasta. eli tavoitteisiin uusi, kantakelpoinen ATJ. edelleen olen valmis kouluttamaan kirjaamiseen liittyen ja muutenkin edistämään kantaan liittymisen prosessia kunnassa (maakunnassa) sen mukaan mitä osaaminen on. - palvelutehtävät (7) käyttöön. prosessien selkeys. asiakirjat sähköisiksi/pitää tunnistaa mitä asiakirjoja syntyy/mitä pitäisi syntyä > asiat tietojärjestelmän sisään (paljon vielä omilla paperilomakkeilla) - saada tietojärjestelmä tältä osin ajan tasalle. verestää koko ajan määrämuotoisuuden vaatimuksia ja sisältöjä. yrittää koko ajan kirjata myös kaikki vapaa teksti määrämuotoiseksi 5
Kysymys 3. Millaista maakunnallista koordinaatiota ja tukea toivot sekä kantaan valmistautumisen että kirjaamisosaamisen kehittämisen näkökulmista? Koulutusta, kokemuksien jakamista, mitä olisi hyvä ottaa huomioon, koulutuksen koordinointia: - koulutusta kirjaamisvalmentajille asiasta > siirrettävissä työyksiköihin helpommin näin. koulutuksia esim. nykytilan kartoitukseen. - riittävää koulutusta ja ohjeistusta, lähituki. - koulutuksen koordinointi, raportointi, sisällön kehittäminen - yhteisiä koulutuksia. kokemusten jakamista, mitä olisi hyvä huomioida Tietoa säännöllisesti missä mennään, verkostotapaamisia: - tietoa säännöllisesti, missä mennään (s.postilla), tapaamisia/lähituki helposti saatavilla. säännöllistä kouluttautumista. - ajantasaista tiedottamista (työ vie arkena mukanaan = tiedon hakemiselle on hyvin vähän aikaa) sekä riittävää, ohjattua verkostoitumista muiden kanssa. - tiedottamista tarpeeksi ajoissa suunnitelmista. - riittävä tiedotus - yhteistä tiedottamista sekä koulutusta näihin asioihin Tukea kirjaamiskäytäntöihin ja järjestelmien käyttöön: - riittävä ICT-lähituki muutosvaiheeseen - että on joku keskitetty käyttöönotto-tuki kuten oli Terv.kannan käyttöönotossa. - tiedottamista, kouluttamista ja tukea toimintaan. esilläolo lisää tietoa ja helpottaa jatkotyöskentelyä - tukea/tietoa ja materiaalien kehittämistä - tuki ollut jo hyvää kirjaamisvalmentajan näkökulmasta, kysymyksiin vastaukset tulleet nopeasti. - yhteisiä tapaamisia teemoittain; teemat nousevat prosessin edetessä. - luodaan joku tukikeskus, esim. Kanta-tuki, josta saa apua ja tukea kirjaamiskäytäntöihin helposti ja nopeasti. vastaava, kuin on Tampereen Effica-tuki, joka on nykyisin hyvin toimiva järjestelmä - organisaatiokohtainen yhteistyötapaaminen, mihin kutsutaan myös esimiehet (jotka eivät ole kirjaamisvalmentajia) > tuki nimenomaan esimiehille Selkeitä aikatauluja, toimintaohjeita, askelmerkkejä siitä mitä tehdään: - selkeitä tavoitteita, toimintaohjeita ja tukea osaamisen ja toteutuksen osalta. mikä on THL ja Pikassoksen rooli? - toivon selkeitä toimintaohjeita, kustannusarvioita. - aikatauluja ja askelmerkkejä. yhteisiä ohjeita & toimintatapoja. yhteisiä kokoontumisia. - selkeitä aikatauluja organisaatioille ja velvoitteita (koska muuten kukaan ei tee mitään) > hallinnon pitää tehdä päätös ja suunnitelma ja tukea henkilöstä toteuttamaan ne Selkeyttä mitä maakunnan/peruskunnan tasolla tehdään ja jos maakuntaa ei tule, niin on tärkeää tehdä kuntien välistä yhteistyötä: - selkeys työnjakoon; maakunta 2020 > mitä peruskunnissa tehdään. toisaalta jos maakuntaa ei tule, alueellinen yhteistyö erittäin tärkeää koska kaikilla edessä samat asiat. terveyspuolella tehtiin 6
aikanaan tiivistä yhteistyötä liittymissä. pienille kunnille todella tärkeää, koska oman kunnan työryhmä voi olla muutama ihminen. - suhtaudun luottavaisesti THL ohjaukseen. epävarmuudella maakunnallisiin hankkeisiin, kun valtakunnallisia käytänteitä tulisi kehittää. odottaen Sotedigi oy:n roolia toivottavasti estää maakuntahankkeet ja tukee niitä mahd. valtakunnallisiksi - asioista päättäville viranhaltijoille selkokielistä informaatiota mitä tulee tehdä, miksi ja mihin kaikkeen tehtävillä valinnoilla (esim. liittymisprofiili, asiakirjojen säilytys) ja päätöksillä on vaikutusta + aikataulu mitä tulee olla tehtynä, mihin mennessä ja paljonko se vaatii työaikaa/panosta! ymmärrystä asiaan! Maakunnallista koordinointia kirjaamiseen, Kantaan liittymiseen ja tietojärjestelmien käyttöön: - kattavaa koordinaatiota. - vahvaa maakunnallista koordinointia. ei ole järkevää lähteä kuntakohtaisiin ponnistuksiin sillä lopputulokset voivat olla kirjavia. - maakunnan tulisi koordinoida ja tukea henkilökuntaa kunnassa/soteyksikössä ja maakunnassa kirjaamista ja Kantaan liittyvissä asioissa. - erityisesti koordinaatiota niille kunnille, joissa useampi potilas- ja asiakastietojärjestelmä käytössä. yhteistyötä ja joku koordinoimaan tilannetta koko Pirkanmaalla. ettei kuntia jätetä yksin selviämään tästä urakasta. kunnissa ei ole resursseja irrottaa ketään projektia hoitamaan Yksi tietojärjestelmä: - kirjaamme nyt Pegasos-potilastietojärjestelmään ja olemme tiiviisti mukana Alue-Pegasoksen kehittämisessä. toivoisin tukea ja ymmärrystä tähän pot.tietojärjestelmien ja sosiaalipuolen tietojen yhdistämiseen. Kotihoito > Tre-care voi olla esimerkki toimivasta sos + th yhteisjärjestelmästä - yksi tietojärjestelmä ja maakunta hoitaa vanhat tiedot kuntoon keskitetysti - en osaa sanoa 7