Absent Oy - WebUpdate ohjeet (admin) 1 (10) WebUpdate v3 Ohjeet Tietoa järjestelmästä WebUpdate on Absent Oy:n toteuttama sisällönhallintajärjestelmä, jolla saat hallittua verkkopalvelun sisältöä tehokkaasti ja vaivattomasti internet-selaimellasi. Sivuja muokataan helppokäyttöisellä editorilla, ja tehdyt muutokset vaikuttavat sivustoon ainoastaan kun ne on hyväksytty julkaisemalla ne. Julkaistut muutokset näkyvät sivuilla heti kun henkilö, jolla on julkaisuoikeus, on hyväksynyt uuden osion. Kun aloitat työskentelyt WebUpdatella, on suositeltavaa että avaat kaksi selainikkunaa joista toisella kirjaudut WebUpdateen ja toiseen avaat varsinaisen sivuston (ks. KUVA1). Näin voit seurata muutoksien vaikutusta sivustoon samalla kun julkaiset sisältöä. KUVA1 Kirjautuminen Järjestelmään kirjaudutaan antamalla käyttäjätunnus sekä tälle määritelty salasana. Mikäli tunnukset eivät täsmää, palaa selain takaisin kirjautumistilaan. Kirjauduttuasi sisään järjestelmään saat näkyviin kohteet, joihin tunnuksellasi on päivitysoikeus (ks. KUVA2). Näihin kuuluvat mm. sivuston ylläpidon päivityskohteet (sivut, linkit yms.), käyttäjien ja ryhmien hallinta sekä tiedostojen lähettämisen hallinta.
Absent Oy - WebUpdate ohjeet (admin) 2 (10) KUVA2 1. Yläpalkin hallintanapit 2. Päivityskohteiden valikko 3. Työskentelyalue 4. Julkaisua odottavat dokumentit Järjestelmän päivityskohteet Kun olet sisällä WebUpdate-järjestelmässä näet ensimmäisenä ylhäällä päivityskohtien valintanapit (KUVA2, kohta1), jotka määräytyvät tunnuksellesi myönnettyjen oikeuksien perusteella. Täältä saadaan valittua seuraavat kategoriat: Sivuston ylläpito, joka tuo vasempaan laitaan päivityskohteet. Käyttäjähallinta, josta voidaan määrittää ryhmät sekä käyttäjät järjestelmään. Tiedostot, josta voidaan lisätä järjestelmään kuvat sekä muut tiedostot. Kirjaudu ulos, joka sulkee sivujen hallinnan. Tämä tulisi aina valita kun päivittäminen järjestelmään on lopetettu. Tällöin kyseinen istunto ei jää avoimeksi muille käyttäjille. Vasemmassa laidassa järjestelmässä sijaitsevat päivityskohteet (KUVA2, kohta2). Nämä sisältävät kaikki sivuryhmät ja sivut, joihin tunnuksellasi on oikeus. Sivut ovat listattuna ryhmittäin ja näiden sivuryhmien (kansioiden) sisältämät muut sivut saadaan näkyviin valitsemalla kyseinen ryhmä. Valitessasi päivityskohteen se aukeaa työskentelyalueelle (KUVA2, kohta3), jossa kaikki päivitystyö suoritetaan. Mikäli tunnuksellasi on oikeus tiettyjen sivujen julkaisuun, saat näkyviin heti kirjauduttuasi sivut joita tällä hetkellä odotetaan julkaistavaksi (KUVA2, kohta4). Sivun julkaisu tapahtuu helposti napauttamalla kyseisen sivun vieressä olevaa Julkaise! -kohtaa. Näet kohdasta julkaisua odottavan sivun nimen sekä suluissa ryhmän, jossa sivu sijaitsee.
Absent Oy - WebUpdate ohjeet (admin) 3 (10) SIVUSTON YLLÄPITO Uuden kohteen luominen Valitse vasemman laidan päivityskohteista ensin ryhmä, johon haluat luoda uuden sivun, sivuryhmän tai linkin. Mikäli oikeutesi riittävät sivujen lisäämiseen, löytyy työskentelyalueelta pudotusvalikko, josta voidaan lisätä em. kohteita. Päivityskohteesta riippuen lisättävät kohteet muuttuvat järjestelmän rakennetta vastaavaksi. Ryhmien alle saadaan lisättyä alasivuja ja se voi myös itse olla päivittettävä sisältösivu. Linkki on suora viittaus johonkin muuhun kohtaan sivustolla tai muualle internettiin. Mikäli haluat, että linkkisi avataan kokonaan uuteen selaimeen, valitse tällöin kohta Linkki (uusi ikkuna). Valittuasi lisättävän kohteen paina Lisää -nappia ja saat esiin dialogin, johon kirjoitetaan lisättävän sivun otsikko. Tämä näkyy itse sivuilla ryhmälle määritetyn kohdan linkin nimenä. Järjestystunnuksella voidaan määrittää sivujen näkyvä listautumisjärjestys mikäli tälle on tarvetta. Jos loit uuden linkin sinun tulee vielä määrittää Linkin URL eli itse osoite, johon linkki viittaa. Syötä kenttään aina koko osoite: esim. http://www.google.fi Huom! Kaikkiin päivityskohteisiin ei voi luoda sivuja, ryhmiä tai linkkejä. Järjestelmässä voi olla räätälöityjä kohtia, joiden ominaisuudet ovat rajoitettuja tai näiden alle voidaan luoda erinäisiä lisäominaisuuksia sisältäviä toimintoja. Lisättyäsi uuden kohteen sen tila on automaattisesti määritelty luonnokseksi. Tällöin kyseinen kohde ei näy vielä mihinkään vaan on ainoastaan WebUpdatepäivitysjärjestelmän kautta saatavilla. Muuta kohteen tila vasta sitten kun kyseinen sivu on kaikilta osiltaan valmis. Mikäli sivustolla muokattavassa kohteessa ei näy jotain seuraavan kuvan (ks. KUVA3) ominaisuuksista, johtuu tämä käyttöoikeuksien puutteesta kyseiseen kohteeseen. Tunnuksellasi voi esimerkiksi olla vain lukuoikeus tiettyihin sivuihin. Tällöin saat katsottua sivun tiedot, mutta et voi poistaa tai muokata sitä.
Absent Oy - WebUpdate ohjeet (admin) 4 (10) Sivuston ominaisuudet KUVA3 1. Kohteen tietojen muutokset 2. Kohteen tilan määrittely 3. Kohteen poisto/muokkaus 4. Kohteen muutoksien historia Mikäli haluat jälkikäteen muuttaa kohteen sivustolla näkyvää nimeä tai järjestyksen määrittävää tunnusta, voit tehdä sen Muokkaa ominaisuuksia -kohdasta (KUVA3, kohta1). Järjestystunnus -kohdasta saat määritettyä julkisella puolella sijaitsevien sivuosien näkymisjärjestyksen, joka näytetään aakkosjärjestyksessa kyseisen järjestystunnuksen mukaan. Voit myös määritellä kohteen käyttöoikeudet, mikäli tunnuksellasi on tähän oikeus. Käyttöoikeuksista kerrotaan tarkemmin käyttäjien ja ryhmien hallintaa käsittelevässä osiossa. Sivuston tila saadaan määritettyä tunnuksesi oikeuksien sallimalla tavalla. Mikäli sinulla on mahdollisuus tehdä muutoksia sivuun, mutta ei julkaisuoikeutta, näet tällöin valittavana olevan tilat Luonnos sekä Valmis. Määrittäessäsi tilaksi valmis, näkee julkaisuoikeuden omaava henkilö kohteen kaipaavan julkaisua kun hän kirjautuu sisään tunnuksillaan. Luonnos = Työn alla oleva sivusto, joka ei näy vielä mihinkään. Valmis = Julkaisua odottava sivusto. Julkaisuoikeuden omaava henkilö saa tämän julkaisun odotuslistaansa. Julkaistu = Sivu on käytössä ja näkyvissä julkisesti. Poistunut = Sivu on poistettu julkisesti näkyvistä, mutta on vielä tallella tarpeen vaatiessa sitä uudelleen.
Absent Oy - WebUpdate ohjeet (admin) 5 (10) Kohteen muokkaaminen Kun haluat muokata kohteen sisältöä valitse työskentelyalueelta Muokkaa sisältöä. Mikäli kyseistä kohtaa ei löydy, tällöin tunnuksellasi ei ole kirjoitusoikeutta kyseiseen kohteeseen. KUVA4 Valittuasi sisällön muokkauksen saat esiin kohteen tietojen muokkaustilan eli editorin sisässä (ks. KUVA4). Editori toimii samalla periaatteella kuin suurin osa tekstinkäsittelyohjelmista. Editori kuitenkin eroaa näistä hieman, sillä kyseessä on selainpohjainen sovellus. Suurimmat erot havaitaan tiettyjen näppäinkomentojen puuttumisessa, sisennyksien käsittelyssä sekä tiettyjen osien (mm. taulukot ja kuvat) käyttäytymisessä. Ylhäällä editorin työkalurivissä sijaitsevat napit tekstin tyylin ja tasauksien toteuttamiseen, leikepöytätoimintojen suorittamiseen, värien valintaan sekä taulukoiden ja kuvien lisäämiseen ja muokkaamiseen. Editorin keskellä olevalla muokkausalueella voit muotoilla tekstiä tekstinkäsittely-ohjelmien tavoin tyylilajit, lihavoinnit, listaukset, tasaukset ym. mukaan lukien. Editorissa on tekstille esimääritellyt tyylit (teksti, otsikko jne), joita käyttämällä sivun ulkoasu voidaan pitää mahdollisimman yhtenäisenä. HUOM! Liian sekava kirjasinlajien sekä kirjainkokojen käyttäminen tekee sivujen lukemisesta työlästä eikä sivuston ulkoasu miellytä silmää. Muokkaustilassa olevassa editorissa voit tehdä kappaleenvaihtoja painamalla enter tai rivinvaihdon painamalla shift + enter.
Absent Oy - WebUpdate ohjeet (admin) 6 (10) Mikäli luot uutta dokumenttia ja sinulla on tekstimateriaali valmiina eri ohjelmassa, tulee tällöin ottaa huomioon kyseisten ohjelmien välittämät ylimääräiset, ohjelmakohtaiset piilomerkinnät. Kopiointi tuo yleensä myös nämä internet-sivulle turhat merkinnät ja ne voivat sotkea sivua sitä muokattaessa tai tallennusvaiheessa. Hyvä tapa tuoda teksti mistä tahansa ulkopuolisesta ohjelmasta on tekstin tuominen puhtaana raakatekstinä. Tämä tarkoittaa sitä, että ohjelman teksti liitetään ensin yksinkertaiseen tekstieditoriin (esim. Muistio / Notepad) ja kopioidaan täältä vielä kertaalleen. Nyt kun tämä raakateksti liitetään editoriin voidaan olla varmoja siitä, että mitään turhia merkkejä ja asetteluja ei siirry mukana. Mikäli käytät sivunhallinnassa muokkaukseen Internet Explorer -selainta ja tuot tekstiä Word-asiakirjasta, on tällöin myös toinen mahdollisuus puhdistaa tekstin muotoiluja. Liitä tekstisi normaalisti word-asiakirjasta kopioimalla se suoraan editoriin. Tämän jälkeen käytä työkalurivistöltä löytyvää Pyyhi muotoilu ( ) -nappia. Tämä pyyhkii tietyiltä osin haitallisia Word-muotoiluja. HUOM! Kyseinen ominaisuus toimii vain Internet Explorerselaimissa. Tiedostojen ja kuvien lisääminen Tiedostojen lisäys vaatii oikeudet kyseiseen toimenpiteeseen. Mikäli sinulla ei ole näitä oikeuksia, et myöskään näe Tiedostot-välilehteä sivuston hallinnassa. Tiedostoja sekä sivuilla käytettäviä kuvia saat lisättyä WebUpdaten yläpalkista löytyvästä kohdasta Tiedostot. Oikeuksista sekä sivuston rakenteesta riippuen kyseisessä kohdassa on yksi tai useampi kansio, jotka sisältävät sijainnin kuville ja tiedostoille. Kaikki tiedostot lisätään samalla periaatteella, oli sitten kyseessä pöytäkirja (.pdf,.doc,.rtf tms.) tai kuvatiedosto (.gif,.jpg tms.). Valitse kansio, joka sisältää sivuilla käytettävät kuvat napauttamalla sitä. Saat tällöin listauksen tällä hetkellä kansiossa sijaitsevista kuvista. Nämä ovat jo valmiina käytettäväksi editorista löytyvästä tiedostolinkin sekä kuvien lisäys napeista. Kuvan nimen vieressä olevasta kameran kuvasta voit esikatsella kansion kuvia. Mikäli haluat jälkikäteen muuttaa tiedoston kuvausta, onnistuu tämä tiedoston vieressä olevasta informaatio-napista. Halutessasi lisätä kuvan palvelimelle, napauta kuvalistauksesta löytyvää Uusi tiedosto -nappia. Tällöin esiin tulee dialogi, jossa kysytään tiedostolle kuvaus sekä itse tiedoston sijainti. Kirjoita kuvaukseen nimi, jolla kuva on helppo tunnistaa ja löytää myöhemmin. Sijainnin saat valittua Selaa -nappia painamalla ja selaamalla tiedoston omalta koneeltasi.
Absent Oy - WebUpdate ohjeet (admin) 7 (10) Kun olet valinnut lähetettävän tiedoston omalta koneeltasi, paina tämän jälkeen Lähetä. Kuvan siirron jälkeen se löytyy palvelimelta ja on käytettävissä editorista Lisää kuva -kohdasta. Täältä kuva löytyy pudotusvalikosta antamasi kuvauksen perusteella. Huom! Kuva kannattaa siirtää palvelimelle siinä koossa missä se halutaan sivuilla näkyvän. Tällöin nopeutat sivujen latausaikaa ja säilytät kuvan mittasuhteet oikeina. Sivuhallinnassa on Kuvitus-kansio, joka on nimenomaan tarkoitettu sivuston kuville. Muu sisältö kannattaa pääsääntöisesti lähettää toiseen kansioon. Tiedostoja voit linkittää sivustolle valitsemalla ensin alueen muokkaustilassa, jonka haluat linkittää. Voit valita joko tekstiä tai kuvia linkitettäväksi tiettyyn tiedostoon. Tämän jälkeen valitse muokkaustilassa Lisää tiedostolinkki / muokkaa tiedostolinkkiä -nappi (ks. KUVA5). Saat esiin dialogin, jossa näkyvät tiedosto-kansiot joihin tunnuksellasi on oikeus. Kansion valittuasi saat Tiedosto-kohdan pudotusvalikosta valittua kohteen, jonka sivustolle haluat linkittää. Voit tämän lisäksi määrittää vielä linkityksessä näkyvän tekstimuotoisen kuvauksen sekä miten linkki avataan (esim. uuteen selaimeen). KUVA5 Päivityskohteen ja tiedoston poistaminen Mikäli haluat poistaa tietyn kohteen WebUpdatessa, onnistuu se valitsemalla kohteen ominaisuuksista löytyvä kohta Poista tämä <kohteen nimi>. Kohteen nimi on sen tyyppi eli esim. dokumentti, ryhmä tai linkki. Tarkasta huolella poistamisen tarve ennen kuin poistat ryhmiä, sillä tällöin myös ryhmän alla sijaitsevat kohteet poistuvat sivustosta! Mikäli haluat poistaa tiedoston tai kuvan palvelimelta, valitse tällöin kyseinen tiedostokansio ja haluamasi tiedoston kohdasta paina punaista ruksia ( ) poistaaksesi kyseisen tiedoston. Ongelmatilanteet Mikäli sivua muokatessasi joudut ongelmatilanteeseen, valitse tällöin vain uusi kohde vasemman laidan päivityskohteista. Muista, että mitään muutoksia ei tallennu palveluun ennen kuin itse hyväksyt ne tallentamalla muokkaustilassa.
Absent Oy - WebUpdate ohjeet (admin) 8 (10) KÄYTTÄJÄHALLINTA (pääkäyttäjät) Käyttäjähallinta Mikäli tunnuksella on oikeudet hallita käyttäjiä ja ryhmiä, näkyy tällöin WebUpdaten yläpalkissa Käyttäjähallinta -nappi. Tämän alta saadaan esiin valinnat käyttäjille sekä ryhmille. Myös uusien käyttäjien ja ryhmien luonti toteutetaan täältä. KUVA5 1. Käyttäjä/ryhmä valinta ja lisäys 2. Käyttäjäkohtainen valinta 3. Valitun käyttäjän tiedot ja salasanan muutos mahdollisuus 4. Ryhmät, joihin käyttäjä kuuluu Valitessasi käyttäjän listasta saat tunnukselle kuuluvat tiedot oikeaan laitaan näkyviin. Täältä saadaan muutettua tunnuksen kuvausta sekä salasana tarvittaessa. Täältä löydät myös ryhmät, joihin käyttäjä kuuluu (KUVA5, kohta4). Mikäli kyseessä ei ole suojattu käyttäjä (esim. pääkäyttäjä), voit poistaa täältä myös käyttäjätunnuksia tarpeen vaatiessa.
Absent Oy - WebUpdate ohjeet (admin) 9 (10) Ryhmät Ryhmät toimivat pitkälti samalla periaatteella kuin käyttäjätkin eli ryhmän valinnasta kohde ottamalla saadaan listaus siinä sijaitsevista käyttäjistä. Täältä on myös mahdollista nimetä ryhmä uudelleen sekä poistaa se, jos se ei ole suojattu (esim. järjestelmänvalvojat). Käyttöoikeudet Varsinainen käyttöoikeuksien määrittely ryhmille tapahtuu itse sivuston ylläpidon puolelta. Jokainen WebUpdatessa sijaitseva päivityskohde sisältää käyttöoikeudet ja näitä päästään muokkaamaan mikäli tunnuksella on tähän oikeudet. Käyttöoikeudet määritetään ryhmittäin kolmeen eri kategoriaan. Käyttäjällä voi olla seuraavat oikeudet: Lukuoikeus: käyttäjä näkee ryhmän/sivun, mutta ei voi muokata sitä lainkaan. Kirjoitusoikeus: käyttäjä saa tehdä muutoksia sivulle sekä poistaa sen. Julkaisuoikeus: käyttäjä saa muuttaa sivuston tilan julkaistuksi, jolloin se on näkyvissä julkisesti kaikkialle. Määrittäessäsi sivuston eri kohdille oikeuksia, ole tarkkana että et määritä ryhmille liian tiukkoja oikeuksia, jolloin sen alla sijaitsevat sivut eivät näy. Hyvä tapa on määrittää ryhmälle vain lukuoikeus, mikäli sitä ei haluta antaa käyttäjälle muokattavaksi. Tämän alla sijaitsevat sivut voivat sisältää korkeampiakin oikeuksia. HUOM! Sivuryhmälle määritetyt oikeudet siirtyvät automaattisesti tämän ryhmän alasivuille. Jälkikäteen pääkäyttäjällä on kuitenkin mahdollisuus muokata oikeuksia eli kyseinen ryhmä voi sisältää myös sivustoja, joihin käyttäjällä ei enää ole samoja oikeuksia kuin itse ryhmään.
Absent Oy - WebUpdate ohjeet (admin) 10 (10) Esimerkki Sivustoon halutaan lisätä julkinen pöytäkirjat -kategoria hallinto-sivun alle, johon määritetään kaksi käyttäjää hallinnoimaan sitä. Näille käyttäjille halutaan määrittää oikeus päivittää tietoja, mutta ei julkaisuoikeutta. Oletetaan, että meillä on jo halutut käyttäjät Liisa sekä Jussi järjestelmässä. Aloitetaan siis luomalla WebUpdaten käyttäjähallinnassa uusi ryhmä näille käyttäjille, annetaan sille nimi hallinnonkirjat ja kuvaukseksi Oikeus päivittää hallinnon pöytäkirjoja. Valitaan juuri luotu ryhmä ja lisätään sinne Liisa ja Jussi. Tämän jälkeen siirrytään sivuston ylläpidossa hallinnon kohtaan ja luodaan tämän alle uusi ryhmä. Tämän jälkeen muokataan käyttöoikeuksia tunnuksilla, joilla tähän on oikeus ja lisätään hallinnonkirjat tunnuksen kohdalle rasti kirjoitusoikeus kohtaan (Huom! Tämä lisää automaattisesti myös alemman tason oikeuden eli lukuoikeuden). Nyt näillä kahdella käyttäjällä on oikeus päivittää kyseistä sivua, mutta julkaisu hoidetaan sellaisen ryhmän toimesta, jolla on vielä julkaisuoikeus tähän sivustoon. Laitevaatimukset Webupdaten käyttöön suositellaan nykyaikaista tietokonetta (17 näyttö [väh. 1024x768] suositeltava), jossa on verkkoselaimena Internet Explorer (5.5+) / Mozilla / Firefox. Tarvittaessa voit ladata / päivittää selaimen seuraavista osoitteista: http://windowsupdate.microsoft.com http://www.mozilla.org/products/firefox/ http://www.mozilla.org/products/mozilla1.x/