HANKE Ohjausryhmän kokous Muistio 2/2006 Paikka: Sosiaalitaito, Seutulantie 3-5 A, Järvenpää Aika: tiistai 2.5.2006, kello 9.30-11.00 Paikalla: Poissa: erikoissuunnittelija Petteri Heino, pj. projektipäällikkö Hannu Hyytinen, siht. sosiaalijohtaja Maija Gartman perusturvajohtaja Pirkko Hynynen johtava sosiaalityöntekijä Virva Juurikkala tutkija Sirpa Kuusisto-Niemi tutkija Aino Kääriäinen seutukehittäjä Göran Sannholm erikoissuunnittelija Anna Väinälä sosiaalihuollon johtaja Satu Koskela tutkija Juhani Joutsenlahti 1. Kokouksen avaaminen ja aiemman kokousmuistion hyväksyminen Arkitieto biteiksi hankkeen ensimmäinen ohjausryhmä pidettiin helmikuussa 2006. Tapaamisen muistio on jaettu jäsenille tutustuttavaksi sähköpostitse 16.2. ja toisen kokouksen esityslistan liitteenä. Muistioon ei ole esitetty muutoksia, joten ohjausryhmä hyväksyi ensimmäisen kokouksen muistion. Arkitieto biteiksi hankkeen toisen ohjausryhmän kokouksen puheenjohtajana toimi Petteri Heino ja sihteerinä Hannu Hyytinen. 2. Hankkeen toiminnan esittely: aloitettu kehittämistyö ja sen kokemukset, muut ajankohtaiset asiat ja jatkosuunnitelmat Projektipäällikkö esitteli kokouksen aluksi jäsenille yhteenvedon hankkeen toiminnasta (yhteenveto on muistion liitteenä) keväällä 2006. Ohjausryhmä keskusteli tavoitteita koskevasta työskentelystä ja teki ehdotuksia siitä, kuinka kehittämistyötä voisi suunnata.
3. Keskustelu hankkeen kehittämistyöstä ja tavoitteista: toimenpide-ehdotukset ja jatkotyöskentelyn suunnittelu, ohjausryhmän rooli Osatavoite 1: Sosiaalipäivystyksessä dokumentoitavan tiedon ja sen sisällön määrittely sekä asiakastietojärjestelmien seudullisen yhteiskäytön selvittäminen Sosiaalipäivystyksen dokumentointikäytäntöjä varten on koottu työryhmä Keski- Uudenmaan sosiaalitoimen työntekijöistä. Työryhmän tehtävänä on määritellä päivystyksen eri vaiheissa dokumentoitava tieto ja luoda seudulle yhteiset käytännöt (ks. tavoitteista tarkemmin esim. Sosiaalitaidon internet-sivuilta tai hankkeen toteuttamissuunnitelmasta). Kehittämistyön esittelyn jälkeen ohjausryhmä esitti erilaisia näkökulmia työskentelyyn. Mikä tieto on tärkeää sosiaalipäivystyksessä toiminnan sekä asiakkaan ja työntekijän oikeusturvan kannalta kysymyksillä on mahdollista avata päivystyksen dokumentoinnin määrittelyä. Dokumentointi on työn tekemisen väline, eikä käytäntöjen luominen ole itsetarkoitus, vaan keino tehdä työnteosta mielekkäämpää ja parempaa. Prosessikuvauksen avulla on avattava ja yksilöitävä, mitä tietoja tulee dokumentoida. Kehittämistyössä määrittely on tehtävä riippumatta järjestelmistä, jotta käytännöt kattavat koko päivystystyön. Sosiaalipäivystys on työtä monella rajapinnalla (seutu, eri kunnat, muut viranomaiset, sosiaalitoimen perustyö). Käytäntöjen luomiselle on tästä johtuen erityinen tarve. Tarvitaan käytäntöjä dokumentointiin, mutta myös tiedon vaihtoon eri tahojen kanssa: mitä tietoa esimerkiksi hätäkeskus tarvitsee omaa työtään varten. Hankkeen tulee selvittää mahdollisuus hyödyntää muualla tehtyä vastaavaa työtä ja esimerkiksi Hiiden seudun lastensuojelun alkuarvioinnista tuotettua materiaalia. Tavoitetta ohjausryhmä piti tarpeellisena. Kehittämistyön onnistumisen edellytyksenä on käytännöllinen ja yksinkertainen työskentely. Jäsenet katsoivat, että hankkeen työ on tältä osin lähtenyt käyntiin lupaavasti. Osatavoite 2: Lastensuojelun tiedontuotannon systematisointi ja yhtenäistäminen Hiiden alueen lastensuojelun dokumentoinnin nykytilaa on alettu selvittää lastensuojelun sosiaalityöntekijöiden ryhmähaastatteluilla. Kevään ja kesän aikana projektipäällikkö ja Sosiaalitaidon erikoissuunnittelija Pia Mäkeläinen vierailevat jokaisessa alueen sosiaalitoimessa. Lastensuojelun dokumentoinnin kehittämistyön tavoitteen saavuttamista voi helpottaa, että hanke määrittelee, mikä on seudullisten käytäntöjen taso: missä asioissa ainakin on käytössä yhdessä sovitut menettelyt ja dokumentointitavat. Lastensuojelun sosiaalityöntekijöiden keskustelu omasta työstään ja sen dokumentoinnista on jo sinällään hedelmällistä, arkityössä siihen on harvoin mahdollisuutta.
Asiakkuuden alku on eräs vaikeasti määriteltävä osa lastensuojelun dokumentointia. Osana kehittämistyötä tulee pohtia, kuinka asiakkuuden alkua saataisiin selvennettyä ja asiakkuuden määrittely läpinäkyväksi ja perustelluksi. Kansallinen hanke aloittaa lastensuojelua koskevan dokumentointityön syksyllä 2006. Arkitieto biteiksi hanke toimittaa tietoa omista kokemuksista ja kehittämistarpeista. Ohjausryhmässä ehdotettiin, että loppusyksystä 2006 hanke voisi järjestää koko seudun alan sosiaalityöntekijöille yhteisen tilaisuuden, jonka aiheena olisivat dokumentointi ja sen käytännöt. Projektipäällikkö selvittää, voisiko tilaisuus olla osa seudun alkuarviokoulutusta. Osatavoite 3: Seudullisen sosiaalitoimen tiedonhallinnan strategiatyön aloittaminen ja osaamisen lisääminen Sosiaalitoimen tiedonhallinta-seminaarissa 25.4.06 keskusteltiin lopuksi, onko seudulliselle tiedonhallinnan strategiatyölle tarvetta ja mistä asioista siinä tulisi sopia. Tilaisuuden osallistujat pitivät työtä tarpeellisena, mutta eri käsityksiä oli siitä, pitäisikö strategiassa sopia yleisistä yhteistyön linjauksista vai konkreettisista toimista. Ohjausryhmä oli yksimielisesti sillä kannalla, että strategiatyön tavoitetta tulee muuttaa ja täsmentää. Yleisille linjauksille nykytilanne ei ole otollinen. Kunta ja palvelurakenneuudistuksen vuoksi kunnilla ja sosiaalitoimella on suuria kysymyksiä ratkottavanaan ja sovittavanaan. Sosiaalialan tiedonhallinnan strategiatyö voi helposti osoittautua turhaksi ja sitoutuminen vähäiseksi. Ohjausryhmä ehdotti, että osatavoitteen tulee pyrkiä konkreettisen seudullisen tiedonhallinnan yhteistyön edistämiseen. Yhteistyö voisi kohdistua tiedonhallinnan tekniseen kehittämiseen ja yleensä sosiaalialan tiedonhallintaan (käytännöt, työntekijän osuus, tietoturva ja -suoja ). Konkreettisuuden katsottiin tässäkin tapauksessa lisäävän kiinnostusta kehittämistyöhön. Kokouksessa sovittiin, että osatavoite 3 otetaan esiin seudullisissa sosiaali- ja terveysjohtajien tapaamisissa syksyllä 2006. Sosiaalitoimen johdon hyväksyntä ja sitoutuminen tavoitteeseen on ensimmäinen askel. Yhteisen näkemyksen jälkeen voidaan sopia seudullisista työkokouksista, joissa eräänä aiheena olisi käytännön yhteistyökohteista sopiminen. 4. Hankkeen arviointi: hankkeen toiminnan ja tavoitteiden kirjallinen arviointi Hankkeen arviointi palvelee ensisijaisesti hankkeen ohjausta: eteneekö kehittämistyö oikealla tavalla ja kulkeeko hanke tavoitteiden mukaiseen suuntaan. Ensimmäisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen jäseniä pyydettiin vastaamaan sähköpostitse arviointikysymyksiin, mutta vain muutama ehti vastata. Laajemman näkemyksen saamiseksi itsearviointi toteutettiin tällä kertaa osana kokousta. Itsearvioinnin tulosta käsitellään seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa.
5. Ohjausryhmän jatkotyöskentelystä sopiminen: syksyn 2006 kokoukset 6. Muut asiat Kokouksessa sovittiin, että ohjausryhmä tulee kokoontumaan vuoden 2006 aikana vielä kaksi kertaa. Ohjausryhmän seuraava kokous on keskiviikkona 13.9.2006 kello 9.00, paikka ilmoitetaan myöhemmin. Neljäs kokoontuminen on keskiviikkona 22.11.2006 kello 9.00 alkaen. Projektipäällikkö kertoi kokouksen lopuksi ohjausryhmän jäsenten kokousmatkojen korvaamisesta. Hankkeessa ei ole erikseen varattu tätä varten rahaa. Sosiaalitaidon hallinnoimissa hankkeissa lähtökohtana on ollut, että ohjausryhmän jäsenen työnantaja vastaa matkakuluista. Jos tämä ei kuitenkaan tule kysymykseen, hanke voi matkakulut maksaa. Matkakorvaukset haetaan laskulla, joka toimitetaan Sosiaalitaitoon.
LIITE HANKE KEVÄÄLLÄ 2006 Yhteenveto toiminnasta 1) Sosiaalipäivystyksessä dokumentoitavan tiedon ja sen sisällön määrittely sekä asiakastietojärjestelmien seudullisen yhteiskäytön selvittäminen Kuuma-alueen ja Hyvinkään sosiaalipalvelujen työryhmä hyväksyi 8.2., että seudulle suunniteltu sosiaalipäivystys ja AB-hanke tekevät yhteistyötä. Sosiaalipäivystyksen dokumentointityötä varten koottiin työryhmä, joka kokoontuu projektipäällikön vetämänä. Dokumentoinnin työryhmä kokoontui ensimmäisen kerran 14.3.06 - alustava sosiaalipäivystyksen työprosessin kuvaus - toisella kokoontumiskerralla 14.4. alettiin määritellä prosessin eri vaiheissa dokumentoitavia tietoja ja päivystystyössä tarvittavaa tietoa - kolmas kokoontuminen 18.5., jolloin jatketaan dokumentoinnin määrittelyä: mitä tietoa tulee dokumentoida ja kuinka tiedonsaanti toteutuu? - työskentelytapana on tapaamiset, joita on valmisteltu etukäteismateriaalilla (hankittu prosessikuvauksia ja dokumentointiluetteloita eri sosiaalipäivystysalueilta) - työskentely on sujunut lupaavasti ja keskustelu dokumentoinnista on ollut vilkasta - kevään aikana vielä (noin) kaksi tapaamista ja mahdolliset haastatteluvierailut ryhmän jäsenten työpisteissä - luonnos sosiaalipäivystyksen dokumentointikäytännöistä valmiina alkusyksyllä 2006 Selvitys seudullisesta sosiaalipäivystyksen asiakastietojärjestelmästä - selvitys on muuten valmis, mutta jatkon kannalta tärkein eli kustannuspuoli on vielä selvittämättä - yhteistyötapaaminen viitetietojärjestelmää toimittavan Elisan kanssa: Navitas-järjestelmän esittely - Elisan tapaaminen oli hyödyllinen ja myönteinen: näkevät täysin mahdollisena ja toteutettavana - Hus/Uuma-hanke: tapaaminen kehittämispäällikkö Kyösti Kopran kanssa 18.5., aiheena viitetietojärjestelmä-yhteistyö ja erityisesti mahdollisesta hankinnasta koituvat kustannukset - selvitys valmiina touko-kesäkuussa 2006, seuraavana vaiheena kuntien kannanotot järjestelmään syksyllä 2006 ja mahdolliseen hankintaan liittyvän esityön valmistelu 2) Lastensuojelun tiedontuotannon systematisointi ja yhtenäistäminen Lastensuojelun sosiaalityöntekijöiden ryhmähaastatteluajat Hiiden alueella: - Lohja 12.4., Nummi-Pusula, Karjalohja ja Sammatti 4.5., Siuntio 15.5., Karkkila ja Vihti 8.6. - haastattelujen avulla määritellään lastensuojelussa dokumentoitava tieto ja jatkotyönä on luoda suositukset yhtenäisistä kirjaamisen käytännöistä, joita muokataan edelleen yhteistyössä Hiiden alueen kanssa (alkanee ensi syksynä)
- työtapa: lastensuojelun sosiaalityöntekijöiden ryhmähaastattelut (noin 2 tuntia), jotka nauhoitetaan, etukäteen lähetetty dokumentointia avaavia kysymyksiä ja aiemmin Hiiden seudulla toteutettu prosessikuvaus - ensimmäinen haastattelu Lohjalla lupaava ja lastensuojelun työntekijöillä paljon näkemyksiä dokumentoinnista ja asiakastietojärjestelmien käytöstä ja puutteista - ryhmähaastattelut valmiiksi kesäkuussa 2006, käytäntöjä koskevat suositukset valmiiksi alkusyksystä 2006 ja niiden jatkotyöstäminen yhdessä alueen lastensuojelun kanssa 3) Seudullisen sosiaalitoimen tiedonhallinnan strategiatyön aloittaminen ja osaamisen lisääminen - seminaarin ohjelma valmiiksi tammi-helmikuussa, yksi luennoitsija perui tulonsa (KuntaIt - esitys) - tiedotus seminaarista Sosiaalitaidon nettisivuilla koko kevään, tiedottaminen alueen erilaisissa sosiaalitoimen yhteistyökokouksissa ja lisäksi laajat sähköpostitiedottamiset seuraaville ryhmille: alueen sosiaali- ja terveysjohtajat, sosiaalityön esimiehet, alueen ammattikorkeakoulut, ohjelmistotalot ja muut viiteryhmät - ilmoittautuneita reilu 40 henkeä: osallistujia tilaisuudessa aamupäivällä noin 40, iltapäivällä 20-30 henkeä - palaute osallistujilta pyydetty sähköpostikyselynä - seminaarin anti strategiatyölle: seudullista yhteistyötä tarvitaan, mutta hieman eri käsityksiä siitä, pitäisikö sen kohdistua yleisistä linjauksista vai konkreettisista toimista sopimiseen - strategiaa pohtivat työkokoukset Länsi- ja Keski-Uudenmaan kolmella eri seudulla syksystä 2006 alkaen, sisältö määrittelemättä Muuta: - hankkeella oma alasivu Sosiaalitaidon nettisivuilla, jonka sisältönä: hankkeen yleisesittely, ajankohtaiset asiat ja asiakirjat, mm. seminaari-esitykset, pöytäkirjat ja tiedotteet - ensimmäinen sähköposti-tiedote hankkeesta jakeluun eri verkostoille maaliskuussa, jatkossa tarkoitus koota ehkä parin kuukauden välein - Etelä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen (kolmen Etelä-Suomen yksikön) yhteinen päivä Porvoossa 23.3. - Kuopion Sosiaalihuolto tietoyhteiskunnassa -seminaari 27.4.06 - Sosiaalitaidon kehittämispäiviä kaksi työpäivää keväällä 2006 - ryhmätyönohjaus alkanut 22.3. (Leila Valtonen, Elämänvirta Oy), ohjaukset jatkossa noin kerran kuukaudessa