KESKI UUDENMAAN SOSIAALIPÄIVYSTYS

Transkriptio

1 KESKI UUDENMAAN SOSIAALIPÄIVYSTYKSEN SOSIAALIPÄIVYSTYKSEN ATK JÄRJESTELYT KESKI UUDENMAAN SOSIAALIPÄIVYSTYS Kuumakuntien ja Hyvinkään sosiaalipäivystys hankeen, Keski Uudenmaan Sosiaalipäivystyksen toiminta aika on Keski Uudenmaan sosiaalipäivystystoiminta aloitettiin vuodenvaihteessa Vuoden 2008 loppuun päivystys jatkuu samanlaisena toimintana. V alusta toiminta vakinaistetaan. Yksikkö toimii Hyvinkään ja Keski Uudenmaan kihlakuntien poliisilaitoksilta käsin ja hoitaa koko aluetta. Päivystyksessä hoidetaan kiireelliset lastensuojelu ja aikuissosiaalityötä vaativat tehtävät ei kuitenkaan toimeentulotukea. Se vastaa myös osittain poliisilaitoksella tehtävästä poliisin sosiaalityöstä ja välittää poliisilta tulevat lastensuojeluilmoitukset. Yksikössä on projektipäällikkö, viisi sosiaalityöntekijää ja osa aikainen sihteeri. Alueella asuu yli asukasta Yhteyden Keski Uudenmaan sosiaalipäivystykseen saa hätäkeskuksen kautta eli 112. Päivystys on auki maanantaista torstaihin klo ja perjantaista klo maanantaihin klo Virka aikana kukin kunta hoitaa oman alueensa päivystystehtävät. Riitta Suonurmi projektipäällikkö Keski Uudenmaan sosiaalipäivystys Kuuma kuntien ja Hyvinkään alueella toimivan sosiaalipäivystyksen ATK järjestelyjen kehittämisprojekti Mukana projektissa olivat: Ari Sainio, Kerava, pj. Ari Viljanen, Kerava Tuula Livistö, Kerava Keijo Rasilainen, Tuusula Terhi Parviainen, Hyvinkää Harri Kettunen, Mäntsälä Riitta Suonurmi, Sosiaalipäivystys hanke Sari Snicker, Järvenpää Tuija Virta, Järvenpää Hannu Hyytinen, Sosiaalitaito, siht. Jani Räsänen, Nurmijärvi 1

2 Ali Daniel Jokela, Tuusula Arja Toivonen, Nurmijärvi TAVOITE YHTEISELLE TIETOJÄRJESELMÄLE Sosiaalipäivystyksessä voidaan tukea perussosiaalityön huoltosuunnitelmia, mikäli asiakkaalle on tehty huoltosuunnitelma. Vältytään päällekkäistyöltä, kun päivystäjä voi kirjata omat tapahtumansa suoraan kunnan omaan asiakastietojärjestelmään. Sekä päivystys että perussosiaalityö ovat reaaliajassa asiakkaan tapahtumissa, edellyttäen, että tekstit ovat ajantasalla. SELVITETTÄVÄT ASIAT Verkkolaitteet Tietoliikenneyhteyksien rakentaminen alkaa välittömästi sen jälkeen, kun saadaan verkkolaitteet ADSL liittymät ADSL liittymien asentaminen. Työasemat ja tulostimet Työasemiin asennetaan perusohjelmat ja sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmät. Jokaisella työasemalla on oma oheiskirjoitin. ATK järjestelmien ja yhteyksien ylläpitosopimus Tehdään sopimustekstiehdotus hankkeen ohjausryhmälle, joka vastaa sopimuksesta. Sosiaalipäivystys hanke vastaa kuluista, jotka tasataan myöhemmin kuntien kesken. Sopimus täytyy vielä hyväksyttää kuntien lautakunnissa. Asiakastietojärjestelmien lisenssit Kukin kunta maksaa omat lisenssinsä. Sosiaalitoimen järjestelmät Pro consonan päivystysversioista otetaan käyttöön yhteinen päivitys. Effica ohjelmat päivitetään kuntien tarpeen mukaan. Se on mahdollista, koska ne ovat liittyneet erilailla päivystyksen verkkoon. Väestösuora Väestösuoraan kirjautuminen perustuu xxosoitteeseen, mikä tarkentuu verkon rakentamisen yhteydessä. Kaikille työntekijöille on xxosoitteen muuttumisen vuoksi haettava uudet oikeudet asianomaisen työnantaja kunnasta. Käyttöoikeudet Jokainen kunta myöntää erikseen kullekin työntekijälle oikeudet omaan järjestelmäänsä. Käyttäjäkohtaiset asennukset edellyttävät tunnuksia. Koulutukset Kukin kunta on vastannut oman ohjelmansa opetuksesta. 2

3 Päivystyksen Atk tuki Helppikuva esityksen lopussa Talous ja henkilöstöhallinnon ohjelmat (Titania ohjelma) Työntekijöiden työvuorotaulukot tehdään Titania ohjelmalla. Työntekijöitä hallinnat kunnat ovat suostuneet siihen että taulukot lähetetään kirjallisina. Tällöin palkanmaksaja joutuu syöttämään tiedot kunnan omaan ohjelmaan. Ohjelmaa hallinnoin Järvenpään kaupunki. TIETOJEN SIIRTO ALUEELLE Tietojen siirto tapahtuu Pro consonassa ohjelman sisäisessä postissa. Efficassa ei sellaista postia ole käytettävissä, mikä asettaa omia haasteita tiedon siirrolle. Tavallista sähköpostia ei voi tiedon siirtoon käyttää, koska se ei tietosuojan näkökulmasta ole turvallista ja eikä postin lähettäjää ei voi varmuudella tunnistaa. Tiedot siirretäänkin tällöin faxilla tai/ja puhelimella kunnan virka aikaiselle päivystäjälle. RATKAISUN KUVAUS Tekninen ratkaisu Teknistä ratkaisua ei tietoturvallisuus syistä kerrota. Mikäli siitä halutaan tarkempia tietoja, niitä saa suoraan mukana olevien kuntien tietohallinnon työntekijöiltä. Päivystäjä ottaa joko pöytäkoneella tai kannettavalla yhteyden systeemiin, josta muodostetaan yhteys ns. virtuaalisen verkon kautta kuntien asiakastietojärjestelmiin. Kannettava tietokone mahdollistaa ohjelmien käytön mm kotoa, jos kotona on internet liittymä. Näin luodun yhteyden kautta päivystäjällä on siis käytössään oman taustaorganisaationsa sähköposti, asiakastietojärjestelmät sekä kunnan intra. Järvenpään kaupungin tietohallinto vastaa päivystyksen help deskinä toimimisesta ja etähallinnasta. Seudullinen tietohallinto ryhmä on vastannut yhteyksien ohella myös muista atkasioista (työasemat, tulostimet, liittymät, ohjelmisto jne.). Toiminnallisuus Elokuussa loppuun saatettu ratkaisu on erittäin hyödyllinen ja käyttökelpoinen päivystäjille. Päivystäjillä on mahdollisuus hakea tietoa alueen kuntien sosiaalitoimen asiakastietojärjestelmistä ja kirjata niihin myös tietoa omista asiakastapauksistaan. Päivystyksen toiminnan kannalta tietoliikenneyhteydet ovat välttämättömät. Ainoa ongelma liittyy itse asiakastietojärjestelmien käyttöön, koska ne ovat sisällöiltään hieman toisistaan poikkeavia, mikä vaikeuttaa ohjelmien käyttämistä. Tähänkin on järjestämässä lisäkoulutusta. Aikataulutus Suurin haaste atk järjestelyissä on ollut aikataulu, joka on venynyt. Syy tähän liittyy hanketoimintaan yleisemminkin. Vaikka kehittämishankkeita on saatettu suunnitella jopa vuoden ajan tai pitempäänkin, ei rahoituksesta ole varmuutta. Kun päätös rahoituksesta saadaan, pyritään toiminta luonnollisesti aloittamaan mahdollisimman pian. 3

4 Näin tapahtui myös Keski Uudenmaan sosiaalipäivystyshankkeessa. Rahoituspäätös saatiin toukokuussa 2006 ja toimintaa aloiteltiin elokuussa. Lähes välittömästi esille otettiin myös päivystyksen tiedonhallinnan tekniset järjestelyt. Asiasta oli ensimmäinen tapaaminen Keravan tietohallinnon kanssa ja seudullinen työryhmä kokoontui vajaa kuukausi myöhemmin ( ). Alun perin tarkoitus oli saada yhteydet kuntoon vuoden 2007 alkuun mennessä. Osittain toimintakuntoon atk ratkaisu saatiin kuitenkin helmikuun lopussa ja viimeisiä ongelmia ratkottiin vielä elokuussa Työntekijöiden käyttöön tietokoneet saatiin kesäkuun alusta. Tällöin päästiin testaamaan käytännössä ohjelmien ja yhteyksien toimivuutta. Aikataulun venymiselle ei ole ollut yhtä syytä, vaan työtä on pikemminkin yritetty kiirehtää. Laitetilaukset (liittymät, työasemat jne.) ja työtilaukset ovat kuitenkin vieneet aikaa, ja samoin teknisten ratkaisujen luominen kuntien omana työnään. Aikataulun venymisessä onkin kyse ollut lähinnä siitä, että liikkeelle lähdettiin liian myöhään. Työryhmä esittikin, että jo erilaisten kehittämishankkeiden suunnitteluvaiheessa pohdittaisiin työntekoa koskevia tietoteknisiä ratkaisuja ja konsultoitaisiin tietohallintoa. Kuntien yhteiset hankkeet edellyttävät lähes aina erikoisjärjestelyjä tietotekniikan osalta. Ennakkotieto esimerkiksi hanketyöntekijän työpaikasta, työasemien ja kannettavien määrästä, tarvittavista ohjelmista ja verkkoon liittyvistä asioista auttavat tietohallintoa suunnittelemaan omaa työtään. Salassapito, tietojen luovutus ja asiakirjojenhallinto Sosiaalipäivystystä toteutettaessa noudatetaan sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa säädettyä salassapito ja vaitiolovelvollisuutta. Työntekijöiden oikeus asiakkaita koskevien tietojen saantiin ja luovuttamiseen määräytyy julkisuuslain (621/1999) ja sosiaalihuollon asiakkaan asemasta annetun lain (812/2000) nojalla. Sosiaalipäivystyksessä tuotettavat asiakirjat ovat osa asiakkaan kotikunnan asiakasrekisteriä. Sosiaalipäivystyksessä ei ole omaa asiakasrekisteriä. Sosiaalipäivystäjällä on oikeus käyttää jokaisen kunnan asiakastietojärjestelmää. Sosiaalipäivystyksen atk ratkaisut toteuttaa ja niiden ylläpidosta vastaa Järvenpään kaupunki omien käytäntöjen mukaisesti. Tuusula hallinnoi seudullista sosiaalipäivystyshanketta ja vastaa sen päivystyksen atk järjestelyjen taloudellisesta. Yksittäisen työntekijän käyttöoikeuksista päättää kukin kunta ja sen toimialasta vastaava esimies erikseen. Työntekijöille on haettava henkilökohtainen käyttöoikeus kunkin kunnan asiakastietojärjestelmiin ja valtakunnallisiin väestötietoihin. Kunta myöntää käyttöoikeudet, valvoo oman tietojärjestelmänsä käyttöä ja kantaa omaan järjestelmään liittyvän rekisterin pitäjän vastuun

5 5

6 Sosiaalipäivystyksen helppilista Kirjautuminen Järvenpää Tunnuksen muoto: Järvenpään Windows kirjautuminen Toimialue: Tunnuksen muoto: se Järvenpään Tiimiposti Helppi Tuusulan Keravan Tiimiposti p: Järvenpää Tunnus Kerava Tuusula Mäntsälä Hyvinkää Nurmijärvi Effica, Hyvinkää Effica Helppi 6