Suomen XII liikearkistopäivät 1 12.-13.9.2007 Tampere Sähköpostin arkistointi www.industrialitc.fi
2 Esityksen sisältö Sähköpostiarkistointi osana informaation hallintaa ja ECM-kokonaisuutta Lainsäädäntö ja politiikat Sähköpostiviestit ja arkistointi
3 Konsultointi Informaation hallinta Dokumenttien ja tuotetiedon hallinta Suunnittelujärjestelmät Koulutus Julkaisutoiminta Anttila, Juha 2001, Dokumenttien hallinta. IT Press. ISBN 951-826-427-9 Dokumenttien hallinnan ABC Sisällönhallinnan ABC Sähköpostiarkistoinnin ABC
Sähköpostin arkistointi osana Enterprise Content Management (ECM) -kokonaisuutta 4 Document Management (DM) Records Management (RM) Workflow/Business Process Management (BPM) Web Content Management (WCM) Collaboration Search Digitizing, OCR Forms management E-mail management Dokumenttien hallinta Asiakirjahallinta Työnkulku / Liiketoimintaprosessien hallinta Verkkosisällön hallinta Ryhmätyöskentely Haku Digitointi, tekstintunnistus Sähköiset lomakkeet Sähköpostin hallinta ja arkistointi
5 Lainsäädäntö ja politiikat
Sähköisiin asiakirjoihin liittyvää 6 lainsäädäntöä Henkilötietolaki Työelämän tietosuojalaki Tekijänoikeuslaki Kirjanpitolaki Osakeyhtiölaki Laki sähköisistä allekirjoituksista Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa Laki tietoyhteiskunnan palveluiden tarjoamisesta Arkistolaki Copyright 2006
Laki yksityisyyden suojasta 7 työelämässä Työnantajalle kuuluvien sähköpostiviestien hakeminen ja avaaminen Työnantajan huolehtimisvelvollisuudet Automaattisen vastaustoiminnon järjestäminen poissaolon ajaksi. Mahdollisuus viestien automaattiseen edelleen ohjaukseen esim. sijaiselle. Mahdollisuus antaa sijaiselle lupa vastaanottaa viestit. Työnantajalle kuuluvien sähköisten viestien esille hakeminen Työnantajalla on oikeus välttämättömässä tilanteessa selvittää viestin lähettäjää, vastaanottajaa tai viestin otsikkoa koskevien tietojen perusteella, onko poissa olevan työntekijän sähköpostissa työnantajalle kuuluvia sähköpostiviestejä, joita työnantaja välttämättä tarvitsee. Työnantajalle kuuluvien sähköisten viestien avaaminen Jos työntekijän sähköpostista löytyy työnantajalle kuuluva välttämätön sähköpostiviesti ja sen sisältöä ei muuten saada hankittua, voi työnantaja avata viestin toisen henkilön läsnä ollessa. Avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys. * Tässä lain sisältö on yksinkertaistettu. Tarkka sanamuoto löytyy www.finlex.fi Copyright 2006
Sähköpostiviestien ja osoitteiden jaottelu 8 Organisaation sähköpostiviestit kirjaamo@virasto.fi asiakaspalvelu@yritys.fi Työ- tai virkasähköpostiviestit etunimi.sukunimi@virasto.fi etunimi.sukunimi@yritys.fi Henkilökohtaiset sähköpostiviestit etunimi.sukunimi@virasto.fi etunimi.sukunimi@yritys.fi Yksityiset sähköpostiviestit etunimi.sukunimi@omakaytto.fi
Tyypillinen sähköpostin käyttöpolitiikka 9 Sähköpostiviestien ja osoitteiden jaottelu edellä kuvatun mukaisesti neljään ryhmään Käytännöt sähköpostiviesteihin vastaamiseen, edelleen lähettämiseen, automaattiseen uudelleen ohjaamiseen, kuittaamiseen ja arkistointiin on määritelty. Käytännöt salassa pidettävien tietojen käsittelystä on määritelty. Työ- tai virkasähköpostiosoitteeseensa tulevat henkilökohtaiset viestit tulee siirtää pois työpostien joukosta (sekä saapuvat, että lähtevät). Sähköpostin käyttö yksityisiin tarkoituksiin on vähäisessä määrin luvallista, mutta ei kaupalliseen tai poliittiseen tarkoitukseen. Yleensä suositellaan yksityisen sähköpostiosoitteen käyttöä. Copyright 2006
10 Sähköpostiviestit ja arkistointi
11 Sähköpostiarkistoinnin taustaa Sähköpostin käytön lisääntyminen liiketoiminnassa. Sähköpostin kokonaismäärän lisääntyminen sekä liitetiedostojen koon kasvu ja siten tarve vähentää sähköpostipalvelimilla säilytettävien viestien määrä. Lainsäädännön vaatimukset etenkin Yhdysvalloissa (esim. säilytysajat). Yritysten halu saada sähköpostiviestit osaksi muuta arkistoitavaa sisältöä. Yritysten tavoite saada sähköpostiviestien tietosisältö laajempaan käyttöön ja keskitetyn haun piiriin.
Onko tämä 12 sähköpostiarkistointia?
13 Mikä ongelma on tässä? Henkilökohtainen sähköpostilaatikko etunimi.sukunimi@yritys.fi Työ- tai virkasähköpostiviestit Henkilökohtaiset sähköpostiviestit Keskitetty sähköpostiarkisto
Mitä sähköpostiarkistointi on järjestelmänäkökulmasta? 14 Kaikkien tai erikseen määritettyjen lähtevien ja saapuvien sähköpostiviestien tallennus keskitettyyn paikkaan (mukaan lukien sisäinen liikenne). Viestin tietojen tallennus metatiedoiksi (From, To, Cc, Bcc, Subject, Date/Time). Automaattinen luokittelu. Haku kaikista viesteistä metatietojen, viestien sisällön ja liitetiedostojen sisällön perusteella. Pääsyn valvonta ja seuranta. Yhteydet Records Management (RM) sovelluksiin ja sitä kautta esim. säilytysaikojen hallinta. Käyttöliittymänä selain ja/tai sähköpostiohjelma. Fyysinen tallennus eri medioille. Tuki eri sähköpostiohjelmiin vaihtelee -> Microsoft Exchange on laajimmin tuettuna.
15 Sovellusalueet Eri tyyppisiä sovelluksia Manuaalinen tai puoliautomaattinen (client) vs automaattinen (server) In-house vs ASP Eri tyyppisiä toimittajia Tallennusratkaisujen toimittajat ECM-ratkaisujen toimittajat Erillisratkaisujen toimittajat Muiden ratkaisujen toimittajat kuten CRM Nykyään sähköpostiarkistointi katsotaan osaksi Enterprise Content Management (ECM) - kokonaisuutta
16 Määritettäviä asioita Mitä arkistoidaan? Milloin arkistoidaan? Mitä käyttäjä saa tehdä? Miten liitteet? Miten metatiedot? Miten oikeudet määritellään? Tietosuoja? Säilytysajat ja yhteys RM-järjestelmään? Mahdolliset konversiot arkistoitaessa Viestin merkistö ja muoto (plain text, html) Liitetiedostot Roskaposti (Spam)?
17 Mahdollisia ratkaisuja Ei-henkilökohtaisten sähköpostiosoitteiden käyttäminen ja automaattinen arkistointi info@firma.fi kirjaamo@virasto.fi Keskitetyssä hallinnassa olevien kansioiden hyödyntäminen ja niiden automaattinen arkistointi Automaattinen arkistointi hyödyntäen sähköpostiohjelman sääntöjä (käyttäjän asettamia) Lähettäjän perusteella Viestin otsikon perusteella Projektin nimi tai numero Asiakaspalvelupyynnön numero Käyttäjän toimesta tapahtuva arkistointi Kaikkien viestien arkistointi ja oikeus vain käyttäjällä itsellään
18 Manuaalinen arkistointi Automaattinen arkistointi
Tai hoidetaan asiat toisin jo ennen kuin dokumentit ajautuvat sähköpostiin Liitteet linkkeinä dokumenttien hallintaan Ulkoa tulevien sähköpostien ja/tai liitteiden tallennus hallintajärjestelmään ja edelleen jakelu linkkeinä Tarjotaan ulkopuolisille käyttäjille pääsy dokumenttien hallintaan -> Extranet Kommentointi hallintajärjestelmän sisällä, ei sähköpostissa Push vs pull eli dokumenttien tilaus lähettämisen asemesta 19
20 Yhteenveto Sähköpostiviestien hallinta on yhä kasvava ongelma Hallintaan on olemassa välineitä Tietosuoja otettava huomioon ratkaisuja toteutettaessa Liiketoimintakriittistä aineistoa sähköpostissa voidaan vähentää
21 Kysymyksiä? Lisätietoja: