ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Sähköpostin käsittelysäännöt v Sisällysluettelo
|
|
- Eeva-Kaarina Järvenpää
- 8 vuotta sitten
- Katselukertoja:
Transkriptio
1 ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Sähköpostin käsittelysäännöt v.2004 Sisällysluettelo 1. Yleistä 2. Sähköpostiviestien ja osoitteiden määritelmät sekä käsittely 2.1 Määritelmät ja käyttötarkoitukset 2.2 Sähköpostiosoitteiden julkaiseminen 2.3 Organisaation sähköpostiviestien käsittely 2.4 Virkasähköpostiviestien käsittely 2.5 Henkilökohtaisten sähköpostiviestien käsittely 2.6 Muiden sähköpostiviestien käsittely 3. Erityistoimenpiteitä edellyttävät viestit 3.1 Sähköpostiviestien ja niiden liitetiedostojen rajoittaminen 3.2 Roskapostiviestien käsittely 3.3 Perille menemättömän sähköpostiviestin käsittely 3.4 Väärään osoitteeseen saapunut sähköpostiviesti 4. Sähköpostin käsittely erityistilanteissa 4.1 Automaattiset vastaukset viesteihin 4.2 Palvelussuhteen tai opiskeluoikeuden päättyminen 4.3 Menettelysäännöt työntekijän ollessa väliaikaisesti poissa 4.4 Ylläpitäjän oikeudet sähköpostijärjestelmään 5. Sähköpostiviestin salaus ja todentaminen 6. Sähköpostin käytön valvonta sekä lokitietojen kerääminen ja säilyttäminen 7. Näiden sääntöjen valvonta 8. LIITE 1
2 1. Yleistä Sähköisten asiakirjojen käsittelyssä sovelletaan Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä kirjesalaisuuden, yksityisyyden suojan ja hyvän hallintomenettelyn periaatteita samalla tavalla kuin muussakin virallisten asioiden hoidossa. Käyttäjiä koskevat vaitiolovelvollisuudet ja hyväksikäyttökiellot on kuvattu myöhemmin tässä dokumentissa sekä Tietojärjestelmien käytön säännöissä ja Tietojärjestelmien ylläpitosäännöissä. Pääsääntöisesti postin, tiedoston tai interaktiivisen viestin lähettäminen toiselle käyttäjälle edellyttää tämän nimenomaista tai sanatonta suostumusta. Kiellettyjä ovat kaikki sellaiset postitukset, joita vastaanottajat yleisesti eivät halua vastaanottaa. Erityisesti ilmaistua toivomusta olla saamatta esim. postia määrätyltä henkilöltä tulee ehdottomasti kunnioittaa. Henkilökohtainen postilla häiritseminen ja sopimattomuudet ovat sopimattomuuksia myös tietokonejärjestelmän avustuksella tehtyinä. Lähettäessä postia toiselle henkilölle on postin vastaanottaja tai kopio kentässä käytävä ilmi kaikki ne henkilöt joille posti on tarkoitettu, kiellettyä on käyttää piilokopio määrittelyjä. Kiellettyjä ovat summittaiset massapostitukset: sähköpostiviestien lähettäminen suurelle joukolle ihmisiä, jotka eivät ole erikseen ilmoittaneet haluavansa vastaanottaa viestejä ko. aiheesta. Tämä tuhlaa sekä tiedonsiirto- että talletuskapasiteettia. Sellaiset postit, joiden jakelu olisi huomattavan suuri, on periaatteessa hyväksyttävissäkin tapauksissa usein järkevintä hoitaa systeemitasoisten postituslistojen, uutisryhmien tms. avulla. Lisäksi on kiellettyä lähettää tai välittää ketjukirjeitä, mainoksia, automaattisesti leviäviä tiedostoja tai muutoksia (kuten tietokoneviruksia tai matoja) sekä ns. hyvien tapojen vastaista materiaalia. Sähköpostiviestin perillemenosta varmistuminen on lähettäjän vastuulla. Sähköisessä asioinnissa lähettäjä voi varmistua viestin perille saapumisesta viranomaisen lähettämästä kuittauksesta viestin vastaanottamisesta. Rovaniemen koulutuskuntayhtymällä on oikeus määrätä, mihin sähköpostia ja tietoverkkoa käytetään ja niiden käyttöä voidaan rajoittaa. Rovaniemen koulutuskuntayhtymällä on oikeus määrätä käyttäjän postilaatikon koko ja käyttäjän velvollisuus on huolehtia siitä ettei postilaatikko täyttyminen vaikuta postin kulkuun. Sähköpostiviestien säilyvyys postilaatikossa on käyttäjän vastuulla. Viestien arkistoinnin jälkeen niitä käsitellään tiedostoina ja niitä koskevat mm. varmistusmenettelyt. Ohjeet ja suositukset sähköpostin käsittelyssä huomioitavista asioista perustuvat voimassaolevaan lainsäädäntöön, valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän (VAHTI, ohjeisiin sähköpostin käsittelystä sekä Rovaniemen koulutuskuntayhtymän laatimiin suunnitelmiin ja sääntöihin. Tämä sääntö ja muita ohjeita Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tietojärjestelmien käytöstä on saatavilla Rovaniemen koulutuskuntayhtymän www-sivuilta.
3 2. Sähköpostiviestien ja osoitteiden määritelmät sekä käsittely 2.1 Määritelmät ja käyttötarkoitukset Sähköpostiviestit on tässä säännössä jaettu neljään eri luokkaan sen mukaisesti millaiseen osoitteeseen ne on lähetetty. Säännössä sekä lähetetyt että vastaanotetut viestit määritellään seuraavasti: organisaation sähköpostiviesti on Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tai yksikön organisaatio-osoitteeseen (esim. lähetetty viesti- virkasähköpostiviesti liittyy sekä Rovaniemen koulutuskuntayhtymän työntekijälle työkäyttöön antamaan henkilökohtaiseen virkasähköpostiosoitteeseen (esim. että työntekijän työtehtäviin. Opiskelijan Rovaniemen koulutuskuntayhtymäyhteisön osana toimimiseen liittyvä sähköpostiviesti rinnastetaan soveltuvin osin virkasähköpostiviestiin. henkilökohtainen sähköpostiviesti on Rovaniemen koulutuskuntayhtymän antamaan sähköpostiosoitteeseen (yleensä sama kuin virkasähköpostiosoite) liittyvä henkilökohtainen viesti. muu sähköpostiviesti on käyttäjän Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen (esim. tai liittyvä viesti. Virkasähköpostiosoitteet muodostuvat käyttäjän nimestä. Muotoon tekevät poikkeuksen samannimiset henkilöt, joiden kaikkien osoitteisiin lisätään erotteleva osa. Myös sähköpostiviestin lähetysosoitteen tulee olla joko organisaatio-osoite tai nimimuotoinen virkasähköpostiosoite. Luonnollisen henkilön sähköpostiosoite on henkilötietolain (523/1999) mukaan henkilötieto. Henkilötiedot on rekisteröity Rovaniemen koulutuskuntayhtymän henkilötietorekistereihin, joista on laadittu henkilörekisteriselosteet. Henkilötietoja käsitellään Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä henkilörekisteriselosteiden mukaisella tavalla ja tarkoituksessa. Rovaniemen koulutuskuntayhtymällä ja sen yksiköillä tulee virallisten asioiden hoitoa ja palveluiden tarjoamista varten olla organisaatio-osoitteet (esim. tai Rovaniemen koulutuskuntayhtymän palveluita tulee lähestyä ensisijaisesti organisaatio-osoitteiden, eikä yksittäisten työntekijöiden virkasähköpostiosoitteiden kautta. 2.2 Sähköpostiosoitteiden julkaiseminen Julkaisemisella tarkoitetaan sähköpostiosoitteen ilmaisemista muun muassa Rovaniemen koulutuskuntayhtymän puhelinluettelossa tai muussa julkaisussa, Rovaniemen koulutuskuntayhtymän julkisilla www-sivuilla, käyntikortissa ja hakemistopalvelussa. Sähköpostiosoitteen julkaisussa mm. www sivuilla on huomioitava se että itse osoitteessa ei käytetä henkilön nimeä vaan osoite julkaistaan muodossa
4 Rovaniemen koulutuskuntayhtymä julkaisee organisaatio-osoitteet sekä työntekijöidensä virkasähköpostiosoitteet, niiltä osin kuin se on tarpeen palveluiden käytön ja tehtävien hoidon kannalta. Pääsääntöisesti opiskelijan sähköpostiosoitteen julkaiseminen edellyttää opiskelijan suostumuksen. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä ei julkaise Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ulkopuolisia sähköpostiosoitteita. Työntekijän tulee käyttää virkasähköpostiosoitteenaan aina nimimuotoista osoitetta niin sähköpostiohjelmissaan kuin muutoinkin osoitetta julkaistessaan. 2.3 Organisaation sähköpostiviestien käsittely Jokaiselle organisaatio-osoitteelle tulee nimetä vähintään yksi vastuuhenkilö. Organisaation tulee huolehtia osoitteeseen saapuvien viestien säännöllisestä käsittelystä. Organisaatiosähköpostin välittäminen tai automaattinen ohjaaminen Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen on kiellettyä tietosuojan ja tiedonhallinnan vuoksi. Jos saapuneessa viestissä on kuittauspyyntö, lähetetään kuittausviesti ilman tarpeetonta viivettä. Sähköisessä asioinnissa viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta lähettäjälle kuittausviestillä. Kuittausviestin lähettää asiaa käsittelevä henkilö. Automaattikuittauksia ei tule käyttää muissa kuin erityisesti sitä varten suunnitelluissa asiointijärjestelmissä. Työntekijän lähettämästä Rovaniemen koulutuskuntayhtymän vastauksesta tulee ilmetä, että se on lähetetty vastauksena organisaatio-osoitteeseen tulleeseen viestiin. Vastauksessa on myös koros- tettava tai asetettava paluuosoite siten, että yhteydenotot jatkossakin tapahtuvat organisaatio- osoitteeseen. Tarvittaessa sähköpostiviestiin voidaan lisätä luottamuksellisuutta osoittava lopputeksti (malli liitteenä 1). Organisaation sähköpostiviestejä käsitellään lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslain, 621/1999) edellyttämällä tavalla. Julkisuuslaissa säädetään muun muassa, mikä on viranomaisen asiakirja, mitkä ovat salassa pidettävät tiedot ja milloin on oikeus saada tieto asiakirjasta. Lisätietoja julkisen hallinnon sähköpostisuosituksesta JHS 132 ( Organisaation sähköpostiviestejä käsitellään ja ne arkistoidaan tarvittaessa arkistonmuodostussuunnitelmassa ilmenevällä tavalla. 2.4 Virkasähköpostiviestien käsittely Virkasähköpostin välittäminen tai automaattinen ohjaaminen Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen on kielletty tietosuojan ja tiedonhallinnan vuoksi. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä kohtelee virkasähköpostiosoitteella toimitettua viestiä pääsääntöisesti vastaanottajalle osoitettuna henkilökohtaisena viestinä, koska vastaanottaja ei voi estää henkilökohtaisten viestien saapumista.
5 Työnantajan oikeudesta hakea esille tai avata työntekijälle lähetettyjä tai tämän lähettämiä sähköpostiviestejä (HE 162/ /2004) katso tarkemmin luku 4.3 Jos saapuneessa viestissä on kuittauspyyntö, lähetetään kuittausviesti ilman tarpeetonta viivettä. Sähköisessä asioinnissa viranomaisen on viipymättä ilmoitettava kuittausviestillä lähettäjälle sähköisen asiakirjan vastaanottamisesta. Kuittausviestin lähettää asiaa käsittelevä henkilö, automaattikuittauksia ei tule käyttää. (Automaattikuittauksista ks. myös luku 4.1). Työntekijän lähettämästä virkasähköpostiviestistä tulee ilmetä, että sen lähettäjä on viranomainen, ei yksittäinen työntekijä, esim. liittämällä allekirjoitukseen asema ja yksikön nimi. Mikäli kysymyksessä on hakemus tms. viranomaistoimenpiteitä edellyttävä toimenpide, tulee paluuosoite asettaa siten tai muistuttaa asiakasta siitä, että jatkoyhteydet hoidetaan organisaatioosoitteen kautta. Tarvittaessa sähköpostiviestiin voidaan lisätä luottamuksellisuutta osoittava lopputeksti (malli liitteenä 1). Virkasähköpostiviestejä käsitellään lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslain, 621/1999) edellyttämällä tavalla. Julkisuuslaissa säädetään muun muassa mikä on viranomaisen asiakirja, mitkä ovat salassa pidettävät tiedot ja milloin on oikeus saada tieto asiakirjasta. Virkasähköpostiviestejä käsitellään ja ne arkistoidaan tarvittaessa arkistonmuodostamissuunnitelmassa ilmenevällä tavalla. 2.5 Henkilökohtaisten sähköpostiviestien käsittely Jotta Rovaniemen koulutuskuntayhtymälle kuuluvat, sen toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät viestit työntekijän estyneenä ollessa saadaan Rovaniemen koulutuskuntayhtymän käyttöön, työntekijän henkilökohtaiset viestit tulee erottaa selvästi Rovaniemen koulutuskuntayhtymälle kuuluvista viesteistä. Työntekijän tulee siirtää virkasähköpostiosoitteeseensa tulevat henkilökohtaiset viestit välittömästi omiin kansioihinsa, joiden nimestä yksityisyys on nähtävissä (PERSONAL tai YKSITYISASIAT). Tämä koskee sekä saapuvia että lähteviä viestejä. Rovaniemen koulutuskuntayhtymän sähköpostiosoitteen käyttö työntekijän tai opiskelijan henkilökohtaisiin tarkoituksiin on luvallista vähäisessä määrin ja siten, että se ei haittaa Rovaniemen koulutuskuntayhtymän toimintoja. Kuitenkin käyttö kaupalliseen tai poliittiseen tarkoitukseen on kiellettyä. 2.6 Muiden sähköpostiviestien käsittely Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ulkopuolinen sähköpostiosoite (eli muu osoite on yksityisasia, jota ei tässä tarkemmin ohjata. Työntekijä ei saa käyttää Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ulkopuolista sähköpostiosoitetta Rovaniemen koulutuskuntayhtymään liittyviin työtehtäviin. Opiskelijan opiskeluun ja muuhun Rovaniemen koulutuskuntayhtymäyhteisön osana toimimiseen ei pidä käyttää Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ulkopuolista sähköpostiosoitetta. Rovaniemen
6 koulutuskuntayhtymä voi edellyttää Rovaniemen koulutuskuntayhtymän sähköpostiosoitteen käyttöä sähköpostin avulla tapahtuvassa asioinnissa työntekijöiden ja opiskelijoiden osalta. Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ulkopuoliseen sähköpostiosoitteeseen liittyvillä käyttäjätunnuksilla ei saa käyttää samoja salasanoja kuin Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tarjoamilla käyttäjätunnuksilla. Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ulkopuolisen sähköpostiosoitteen ja palvelun käyttöä Rovaniemen koulutuskuntayhtymän työasemilta käsin ei suositella. 3. Erityistoimenpiteitä edellyttävät viestit 3.1 Sähköpostiviestien ja niiden liitetiedostojen rajoittaminen Rovaniemen koulutuskuntayhtymällä on oikeus ohjelmallisesti tarkistaa sähköpostiviestit ja niiden liitetiedostot mahdollisten virusten ja muiden haittaohjelmien osalta sekä rajoittaa mahdollisesti haitallisten tai liian suurien liitetiedostojen vastaanottamista. Rovaniemen koulutuskuntayhtymällä on oikeus myös poistaa viruksia ja muita haittaohjelmia sisältävät viestit ja liitetiedostot. Suodatus tapahtuu sähköpostijärjestelmässä automaattisesti. 3.2 Roskapostiviestien käsittely Rovaniemen koulutuskuntayhtymä saa estää roskapostin vastaanottamisen. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä vähentää käyttäjiensä roskapostiongelmaa suodattamalla viestit, jotka saapuvat tunnetuista roskapostia välittävistä palvelimista tai jotka luokitellaan roskapostiksi otsikkotietojensa tai automaattisen sisältöanalyysin perusteella. Esto toteutetaan teknisin menetelmin sähköpostipalvelussa. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä voi myös tuhota suodatetut viestit käyttäjän puolesta. Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ei tarvitse tiedottaa yksittäisen roskapostiviestin suodattamisesta tai tuhoamisesta viestinnän osapuolille tai palauttaa tuhottua viestiä lähettäjälle. Roskapostiin ei pidä vastata, koska näin vain lisätään roskapostin saapumista. Vastaamalla osoittaa sähköpostiosoitteensa toimivaksi, ja se lisätään roskapostittajien osoitelistoille. Käyttäjä voi ilmoittaa häiritsevästä roskapostista ylläpitohenkilöstölle tai atk-tukihenkilölle. 3.3 Perille menemättömän sähköpostiviestin käsittely Sähköpostiviestin lähettäjällä on vastuu viestin luettavuudesta, viestin perillemenosta, mahdollisen määräajan ylittymisestä ja muista näihin verrattavista seikoista, kunnes hän on saanut tiedon viestin onnistuneesta perillemenosta. Mikäli saapuvan viestin osoite ei ole sähköpostijärjestelmän tiedossa, lähetetään viestin lähettäjälle automaattisesti virheilmoitus. Ilmoitus lähetetään lähettäjälle myös, jos vastaanottajan sähköpostin tilakiintiö on täynnä. Käyttäjät vastaavat itse tilakiintiöstään. Lähetys- ja palautusvelvollisuudet eivät koske roskapostia.
7 3.4 Väärään osoitteeseen saapunut sähköpostiviesti Mikäli käyttäjä saa toiselle henkilölle tarkoitetun sähköpostiviestin, käyttäjällä on vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto niin viestin sisällöstä kuin olemassaolostakin. Toiselle henkilölle (esimerkiksi kaimalle) tarkoitettu sähköpostiviesti on ohjattava edelleen oikeaan osoitteeseen, jos osoite on tiedossa. Mikäli osoitetta ei ole tiedossa, on viestin vastaanottajan lähetettävä alkuperäiselle lähettäjälle tieto epäonnistuneesta toimituksesta ja hävitettävä saapunut viesti. Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tai virkamiehen toimivaltaan kuulumaton, ilmeisestä erehdyksestä tai tietämättömyydestä lähetetty sähköpostiviesti on siirrettävä hallintolain (434/2003) 21 :n mukaisesti toimivaltaiseksi katsotulle viranomaiselle, jos se on tiedossa; siirrosta on ilmoitettava viestin lähettäjälle. Ellei siirto ole mahdollinen, viesti palautetaan ja hävitetään Rovaniemen koulutuskuntayhtymän palvelimilta. Lähetys- ja palautusvelvollisuudet eivät koske roskapostia. 4. Sähköpostin käsittely erityistilanteissa 4.1 Automaattiset vastaukset viesteihin Automaattisten vastausten käyttöä ei suositella. Jos automaattivastaus kuitenkin katsotaan välttämättömäksi (esimerkiksi työntekijöiden pitkät lomat tai virkavapaudet tai palvelussuhteen päättyminen), tulee siinä kehottaa lähettäjää ottamaan yhteyttä ensisijaisesti sopivaan organisaatio-osoitteeseen. 4.2 Palvelussuhteen tai opiskeluoikeuden päättyminen Henkilön käyttöoikeus Rovaniemen koulutuskuntayhtymän antamaan sähköpostiosoitteeseen päättyy opiskelijan osalta opiskeluoikeuden päättymiseen ja työntekijän osalta siitä päättää työnantaja. Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ulkopuolisten henkilöiden käyttöoikeuksien voimassaolosta vastaa käyttöoikeutta puoltaneen yksikön esimies. Käyttöoikeuden päättymisen jälkeen Rovaniemen koulutuskuntayhtymä ei ota vastaan henkilölle lähetettyjä viestejä vaan ilmoittaa automaattisesti lähettäjälle osoitteen toimimattomuudesta. Ennen palvelussuhteen päättymistä työntekijän tulee ilmoittaa viestintäkumppaneilleen sähköpostiosoitteensa poistumisesta ja poistaa henkilökohtaiset viestinsä. Muut viestit jäävät Rovaniemen koulutuskuntayhtymän haltuun. Jos työntekijä lakkaa hoitamasta tehtäviään jo ennen työsuhteen päättymistä, tulee sähköpostin vastaanotto estää jo siinä vaiheessa. Ennen käyttöoikeuden päättymistä opiskelijan tulee ilmoittaa viestintäkumppaneilleen sähkö- postiosoitteensa poistumisesta ja poistaa viestinsä. Käyttäjän kuoltua hänen sähköpostiosoitteensa suljetaan. Tarkemmat ohjeet löytyvät erillisestä ohjeesta.
8 4.3 Menettelysäännöt työntekijän ollessa väliaikaisesti poissa Kun kyse on ennakoidusta poissaolosta, työntekijän ja esimiehen on huolehdittava työntekijän sähköpostin asianmukaisesta hoidosta. Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) määrittelee toimenpiteet tämän osalta. Työntekijä voi käytettävän sähköpostijärjestelmän automaattisen vastaustoiminnon avulla lähettää viestin lähettäjälle ilmoituksen poissaolostaan ja sen kestosta sekä tiedon henkilöstä, joka hoitaa poissa olevalle työntekijälle kuuluvia tehtäviä. Kohdassa 3.1 todetaan automaattisten viestien osalta se että niiden käyttöä ei suositella. Suositeltava tapa. Työntekijä voi ohjata viestit toiselle työnantajan tähän tehtävään hyväksymälle henkilölle tai toiseen omassa käytössään olevaan työnantajan hyväksymään osoitteeseen; taikka työntekijä voi antaa suostumuksensa siihen, että työntekijän poissa ollessa tämän valitsema työnantajan hyväksymä toinen henkilö voi ottaa vastaan työntekijälle lähetetyt viestit sen selvittämiseksi, onko työntekijälle lähetetty sellainen viesti, joka on selvästi tarkoitettu työnantajalle työtehtävien hoitamiseksi ja josta työnantajan on toimintansa tai työtehtävien asianmukaisen järjestämisen vuoksi välttämätöntä saada tieto. Rovaniemen koulutuskuntayhtymällä on oikeus lain yksityisyyden suojasta työelämässä (HE 162/2003, 759/2004, ) asettamissa rajoissa saada käyttöönsä Rovaniemen koulutuskuntayhtymälle kuuluvat, sen toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät viestit työntekijän estyneenä ollessa. Työntekijälle virkasähköpostiosoitteella lähetettyjen tai tämän lähettämien viestien sekä selville saaminen että niiden avaaminen perustuu ensisijaisesti työntekijän suostumukseen sekä siihen että työntekijän luottamukselliset henkilökohtaiset viestit ovat erotettavissa Rovaniemen koulutuskuntayhtymälle selvästi kuuluvista viesteistä. Mikäli työntekijä ei ole antanut toiselle työnantajan hyväksymälle henkilölle suostumusta, että tämä saa etsiä ja avata työntekijän poissa ollessa tämän sähköpostiviesteistä työnantajalle kuuluvat viestit, tai vakavan sairauden takia häneltä ei voida suostumusta saada, voi yksikönjohtaja määrätä henkilön postipalvelimen pääkäyttäjän avulla selvittämään ja avaamaan työntekijän poissa ollessa yllä määritellyt virkasähköpostiviestit. Viestien etsinnän ja avaamisen syy, siihen osalliset ja ajankohta sekä kenelle avatusta viestistä on annettu tieto on kirjattava ja ilmoitettava ilman aiheetonta viivytystä työntekijälle. 4.4 Ylläpitäjän oikeudet sähköpostijärjestelmään. Ylläpitäjällä tarkoitetaan kaikkia Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tietojärjestelmien atkteknisestä ylläpidosta vastaavia henkilöitä sekä muita Rovaniemen koulutuskuntayhtymän atk- tukihenkilöitä, jotka näiden kanssa vastaavat järjestelmien ylläpitoon liittyvistä toimista sekä käyttäjien tuesta ja ohjauksesta. Ylläpitäjä voi joutua avaamaan käyttäjien sähköpostia sisältäviä tiedostoja seuraavissa tilanteissa: Käyttäjän pyytäessä sitä ylläpitäjältä. Pyyntö voidaan esittää esim. tilanteessa, jossa sähköpostilaatikko ei aukea käyttäjän käytettävissä olevilla ohjelmilla. Lupa koskee vain yhtä nimenomaista kertaa. Mikäli käyttäjä pyytää tietoa postilaatikon sisällöstä, ylläpitäjän
9 on ehdottomasti varmistuttava pyytäjän henkilöllisyydestä. Käyttäjän postilaatikon aiheuttaessa häiriötilanteita esimerkiksi suuren koon tai vaurioituneen rakenteen vuoksi. o Suuren kokonsa takia postinkulkua haittaava postilaatikko tulee ensisijaisesti siirtää avaamattomana muualle. Käyttäjälle on ilmoitettava, missä postilaatikko sijaitsee, mikäli postijärjestelmä ei automaattisesti löydä sitä uudesta sijaintipaikasta. Jos postilaatikkoa ei voida suuren kokonsa takia sijoittaa käyttäjän tavoitettavissa olevaan paikkaan, on käyttäjän kanssa sovittava toimenpiteistä viestien luovuttamiseksi käyttäjälle. Siirretyn postilaatikon saa pakata vähemmän tilaa vievään muotoon, mikäli käyttäjälle annetaan tarkat ohjeet kuinka postiviesteihin pääsee jälleen käsiksi. Suuri postilaatikko voidaan erityisessä poikkeustilanteessa myös tuhota, ellei sille kohtuudella voida tehdä muuta. Päätöksen tekee tietohallintopäällikkö tai tietoturvavastaava. o Ylläpitäjä saa korjata rakenteellisesti rikkinäisen postilaatikon kysymättä käyttäjältä erikseen lupaa. Ylläpitäjällä ei ole kuitenkaan lupaa lukea vain vastaanottajalle tarkoitettua tekstisisältöä. Tässä, kuten kaikissa muissakin tilanteissa, ylläpitäjää sitoo vaitiolovelvollisuus. o Postilaatikkoon kohdistuvista ei-automaattisista toimenpiteistä ilmoitetaan käyttäjälle viipymättä. Kun postijärjestelmä ei kykene toimittamaan sitä eteenpäin puutteellisen tai vaurioituneen rakenteen vuoksi. Tällöin ylläpitäjällä on lupa tutkia ja korjata viestin teknisiä ohjaustietoja, mutta ylläpitäjän tulee mahdollisuuksien mukaan olla tutustumatta viestin vastaanottajalle tarkoitettuun tekstisisältöön. Ylläpitäjällä on myös oikeus poistaa välitettävänä olevan sähköpostin jonosta postijärjestelmän toiminnan vaarantavat sekä ilmeisen tarpeettomat teknisestä virheestä aiheutuneet viestit. Tietoliikenneverkon ylläpitäjällä on lupa estää tietoliikenneyhteydet tai tietyn palvelun käyttö koneeseen tai verkon osaan. joka aiheuttaa verkkoliikenteen palvelutasoa tai turvallisuutta uhkaavaa liikennettä, jos on perusteltua syytä epäillä, että kone tai koneita on väärissä käsissä tai haittaohjelman saastuttama, jossa rikotaan Tietojärjestelmien käytön sääntöjä tai joka ei ole erityisesti tietoturvallisuuden suhteen asianmukaisesti ylläpidetty. 5. Sähköpostiviestin salaus ja todentaminen Käyttäjällä on oikeus salata sähköpostiviestinsä salausmenetelmää käyttäen. Erittäin salaisiksi tai salaisiksi turvaluokiteltuja asiakirjoja ei saa lähettää sähköpostilla. Muita kuin julkisia tietoja ja julkisia henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ei tule siirtää sähköpostina tai muuna tietoverkon yli tapahtuvana tiedonsiirtona ilman salausta.
10 Salassa pidettäviä henkilö- ja muita tietoja voidaan kuitenkin siirtää sähköisesti, mikäli tiedon salaukseen käytetään riittävän vahvoja salausalgoritmeja tai koko tiedonsiirtoväylää voida pitää riittävän turvallisena. Käytettävien salausohjelmien tulee organisaatio- ja virkasähköpostiviestien osalta olla Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hyväksymiä ja käyttöönottamia. Sähköpostilla vastaanotetun asiakirjan oikeellisuus ja aitous on tarvittaessa varmistettava. Jos virkasähköposti on salattu siten, että vain vastaanottaja voi avata sen, se on avattava välittömästi siirron jälkeen. Tarvittaessa se voidaan salata uudestaan siten, että se on muidenkin asian käsittelijöiden avattavissa. 6. Sähköpostin käytön valvonta sekä lokitietojen kerääminen ja säilyttäminen Sähköpostin käytön valvonta sekä lokitietojen kerääminen ja säilyttäminen on ohjeistettu Tieto- järjestelmien ylläpitosäännöissä ja Lokien käsittelysäännöissä. 7. Näiden sääntöjen valvonta Näiden sääntöjen valvonnasta vastaavat Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tietohallintopäällikkö ja tietoturvavastaava. Sääntörikkomusten käsittely tapahtuu Tietotekniikkarikkomusten seuraamuskäytännön mukaisesti. Sääntöjä päivitetään tarvittaessa tai Rovaniemen koulutuskuntayhtymän yhteisen sääntösuosituksen muuttuessa. Päivitystarvetta seuraa tietoturvavastaava. 8. LIITE 1 LUOTTAMUKSELLISUUSILMOITUS Tämä sähköpostiviesti saattaa sisältää tietoa, jonka hallintaoikeus, luottamuksellisuus ja/tai julkistaminen on rajattua sovellettavissa olevan lain mukaan. Sisältö on tarkoitettu ainoastaan vastaanottajan käyttöön. Jos tätä sähköpostiviestiä ei ole tarkoitettu Sinulle, sen käyttö, kopiointi, muuttaminen tai hallussapito on kiellettyä. Jos Sinulla on syytä uskoa, että tätä viestiä ei ole tarkoitettu Sinulle, ole hyvä ja poista se ja kaikki sen kopiot laitteistostasi. Muista, että tällaisen viestin osalta olet lain mukaan vaitiolovelvollinen, etkä saa myöskään käyttää viestiä hyväksesi (Sähköisen viestinnän tietosuojalaki HE 125/2003).
Lapin yliopisto / (6)
Lapin yliopisto / 14.3.2006 1(6) SÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT Sisällysluettelo: 1 Yleistä... 1 2 Sähköpostiviestien ja osoitteiden määritelmät sekä käsittely... 2 2.1 Määritelmät ja käyttötarkoitukset...
LisätiedotSähköpostin käsittelysäännöt
Sähköpostin käsittelysäännöt Johtokunta 15.6.2012 YT-ryhmä 24.5.2012 Johtoryhmä 14.3.2012 Sisällysluettelo 1 Yleistä... 3 2 Sähköpostiviestien ja -osoitteiden määritelmät sekä käsittely... 3 2.1 Sähköpostiviestityypit
LisätiedotSÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT. Itä-Suomen yliopiston hallintojohtajan vahvistama
Sähköpostin käsittelysäännöt 1/7 SÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT Itä-Suomen yliopiston hallintojohtajan vahvistama Sisällysluettelo: 1 Yleistä... 2 2 Sähköpostiviestien ja -osoitteiden määritelmät sekä käsittely...
LisätiedotSÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT
Sähköpostin käsittelysäännöt ovat osa Humanistisen ammattikorkeakoulun tietohallinnon laatimaa säännöstöä. Nämä säännöt koskevat Humanistisen ammattikorkeakoulun opiskelijoita, henkilökuntaa ja kaikkia
LisätiedotSisällysluettelo. Yleistä SÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT. Hyväksytty Humanistisen ammattikorkeakoulun hallituksessa 18.05.
1 (12) SÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT Sähköpostin käsittelysäännöt ovat osa Humanistisen ammattikorkeakoulun tietohallinnon laatimaa säännöstöä. Nämä säännöt koskevat Humanistisen ammattikorkeakoulun opiskelijoita,
LisätiedotSÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT
SÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT 1(9) SÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT YT-neuvosto hyväksynyt 21.11.2007 Vahvistanut: kuntayhtymän johtaja Pentti Leipälä 4.1.2008 1. YLEISTÄ 2 2. SÄHKÖPOSTIVIESTIEN JA OSOITTEIDEN
LisätiedotSähköpostisäännöt lyhyesti
Sähköpostisäännöt lyhyesti Sähköpostin käyttäjällä on yksi tai useampia rooleja esimerkiksi henkilökuntaa ja opiskelijoita koskevat säännöt ovat osittain erilaiset. Kaikkia sääntöjä on noudatettava käytä
LisätiedotSähköpostisäännöt lyhyesti
Sähköpostisäännöt lyhyesti Sähköpostin käyttäjällä on yksi tai useampia rooleja Esimerkiksi henkilökuntaa ja opiskelijoita koskevat säännöt ovat osittain erilaiset. Kaikkia sääntöjä on noudatettava Käytä
LisätiedotSä hkö pöstisä ä nnö t
Sä hkö pöstisä ä nnö t Tampereen yliopisto Yliopistopalvelut / tietohallinto Rehtorin päätös 28.8.2014. Sisällysluettelo 1 Soveltamisala... 3 2 Sähköpostiosoitteet... 3 3 Kirjesalaisuus suojaa sähköpostia...
Lisätiedotkaikki muut väärään osoitteeseen tulleet viestit tulee palauttaa lähettäjälle.
Sähköpostisäännöt Sähköpostisäännöt koskevat kaikkia yliopiston sähköpostijärjestelmien käyttäjiä. Henkilökunnalle merkityt osiot koskevat yliopiston yksiköitä, koko henkilökuntaa ja heihin rinnastettavia
LisätiedotSähköpostisäännöt. Tampereen teknillinen yliopisto Sähköpostisäännöt 1 (6) TTY/520/002/2013 23.5.2013. Sähköpostisäännöt lyhyesti
Tampereen teknillinen yliopisto Sähköpostisäännöt 1 (6) Sähköpostisäännöt Sähköpostisäännöt lyhyesti Sähköpostin käyttäjällä on yksi tai useampia rooleja esimerkiksi henkilökuntaa ja opiskelijoita koskevat
LisätiedotKANKAANPÄÄN KAUPUNKI SÄHKÖPOSTIN KÄYTTÖ- JA KÄSITTELYSÄÄNNÖT
KANKAANPÄÄN KAUPUNKI SÄHKÖPOSTIN KÄYTTÖ- JA KÄSITTELYSÄÄNNÖT 2007 KANKAANPÄÄN KAUPUNKI SÄHKÖPOSTIN KÄYTTÖ- JA KÄSITTELYSÄÄNNÖT SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleistä 1.1. Määritelmiä 1.2. Käyttöoikeudet 1.3. Salasanat
LisätiedotLähetys- ja palautusvelvollisuudet eivät koske haittaohjelmaviestejä eivätkä roskapostia.
Sähköpostisäännöt 1/5 Sähköpostisäännöt Sähköpostisäännöt koskevat kaikkia yliopiston sähköpostijärjestelmien käyttäjiä. Henkilökunnalle merkityt osiot koskevat yliopiston yksiköitä, koko henkilökuntaa
LisätiedotRovaniemen koulutuskuntayhtymän sähköpostisäännöt
Tietohallinto Tietoturva, sääntö 24.1.2017 Julkinen Rovaniemen koulutuskuntayhtymän sähköpostisäännöt Versio Pvm Muutokset Henkilö 1.0 13.05.2016 Dokumentti luotu Esa Mätäsaho 1.0 4.1.2017 Ohje lokalisoitu
LisätiedotLapin yliopiston sähköpostisäännöt
Tietohallinto Tietoturva, sääntö 13.5.2016 Julkinen Lapin yliopiston sähköpostisäännöt Versio Pvm Muutokset Henkilö 1.0 13.05.2016 Dokumentti luotu Esa Mätäsaho 1.0 13.05.2016 Käsitelty yhteistoimintaneuvostossa
LisätiedotKäsitelty yhteistyötoimikunnassa Kuntayhtymän johtaja hyväksynyt
SÄHKÖPOSTISÄÄNNÖT 1/6 Käsitelty yhteistyötoimikunnassa 3.11.2016 Kuntayhtymän johtaja hyväksynyt 10.1.2017 Sähköpostisäännöt lyhyesti Sähköpostin käyttäjällä on yksi tai useampia rooleja esimerkiksi henkilökuntaa
LisätiedotSOVELLUSOHJE SÄÄNTÖÖN SÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT. Itä-Suomen yliopiston hallintojohtajan xx.xx.2010 vahvistama
Sovellusohje sääntöön sähköpostin käsittelysäännöt 1/5 SOVELLUSOHJE SÄÄNTÖÖN SÄHKÖPOSTIN KÄSITTELYSÄÄNNÖT Itä-Suomen yliopiston hallintojohtajan xx.xx.2010 vahvistama Sisällysluettelo: 1 Yleistä... 1 2
LisätiedotSIILINJÄRVEN KUNTA. Sähköpostipolitiikka
SIILINJÄRVEN KUNTA Sähköpostipolitiikka Versio-23: 2.6.2016 Sisältö 1 YLEISTÄ... 1 1.1 Tiivistelmä tämän sähköpostipolitiikan keskeisestä asiasisällöstä... 2 2 MÄÄRITELMIÄ JA KÄSITTELYSÄÄNTÖJÄ... 3 2.1
LisätiedotSähköpostin arkistointi
Suomen XII liikearkistopäivät 1 12.-13.9.2007 Tampere Sähköpostin arkistointi www.industrialitc.fi 2 Esityksen sisältö Sähköpostiarkistointi osana informaation hallintaa ja ECM-kokonaisuutta Lainsäädäntö
LisätiedotPäivitetty TIETOVERKON JA TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT
Päivitetty 11.5.2017 TIETOVERKON JA TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT 2 (5) JOHDANTO Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian (myöhemmin Omnia) tietoverkon ja -järjestelmien sitovat Omnian opiskelijoita
LisätiedotVIESTILIIKENTEEN TIETOTURVALLISUUSSUUNNITELMA Voimassaoloaika 11.10.2005 lukien toistaiseksi
VIESTILIIKENTEEN TIETOTURVALLISUUSSUUNNITELMA Voimassaoloaika 11.10.2005 lukien toistaiseksi Tässä suunnitelmassa Savonia-ammattikorkeakoulun kuntayhtymästä ja Savonia-ammattikorkeakoulusta käytetään nimitystä
LisätiedotIT-palvelujen ka yttö sa a nnö t
IT-palvelujen ka yttö sa a nnö t Tampereen yliopisto Yliopistopalvelut / tietohallinto Rehtorin päätös 28.8.2014. Sisällysluettelo 1 Soveltamisala... 2 2 Käyttövaltuudet ja käyttäjätunnus... 2 2.1 Käyttövaltuudet...
LisätiedotTietojärjestelmien ylläpitosäännöt
Tietojärjestelmien ylläpitosäännöt 1. Johdanto 1.1 Määritelmät Ylläpidolla tarkoitetaan näissä säännöissä tarpeelliseksi havaittujen muutosten tai korjausten tekemistä tietojärjestelmiin, käyttäjätunnusten
LisätiedotLAPPEENRANNAN KAUPUNGIN SÄHKÖPOSTIN JA INTERNET-YHTEYKSIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT
LAPPEENRANNAN KAUPUNKI Tietohallintotyöryhmä LAPPEENRANNAN KAUPUNGIN SÄHKÖPOSTIN JA INTERNET-YHTEYKSIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT 27.2.2002 (Päivitetty 30.12.2004) LAPPEENRANNAN KAUPUNKI 27.2.2002 2 LAPPEENRANNAN
LisätiedotTIETOJÄRJESTELMIEN YLLÄPITOSÄÄNNÖT
Sivu 1/7 TIETOJÄRJESTELMIEN YLLÄPITOSÄÄNNÖT Sisällysluettelo: 1 Johdanto... 1 1.1 Määritelmät... 1 1.2 Ylläpitäjän valtuudet... 2 2 Vastuut... 2 3 Toimintaperiaatteet... 3 3.1 Hyvä ylläpitotapa... 3 3.2
LisätiedotLAKI YKSITYISYYDEN SUOJASTA TYÖELÄMÄSSÄ
1 LAKI YKSITYISYYDEN SUOJASTA TYÖELÄMÄSSÄ 1. LAIN TARKOITUS (1 ) Laki yksityisyyden suojasta työelämässä on vuodelta 2004. Sillä turvataan perustuslaissa säädettyä yksityiselämän suojaa. Lain tarkoituksena
LisätiedotSalatun sähköpostipalvelun käyttöohje
Salatun sähköpostipalvelun käyttöohje Lappeenrannan teknillinen yliopisto tarjoaa henkilökunnalle käyttöön salatun sähköpostipalvelun. Salattu sähköposti on tarkoitettu käytettäväksi tilanteissa, joissa
LisätiedotSÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ
LIIKEARKISTOPÄIVÄT 12.-13.9.2007 ASIAKIRJAT SÄHKÖISET JA LAINSÄÄDÄNTÖ Jukka Tuomela Tampereen yliopisto Oikeustieteiden laitos Lainsäädännön lähtökohtia Lainsäädännössä pyritään siihen, että sähköisiä
LisätiedotTIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT
TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT 1(5) TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT YT-neuvosto hyväksynyt 21.11.2007 Vahvistanut: kuntayhtymän johtaja Pentti Leipälä 4.1.2008 1. SÄÄNTÖJEN TARKOITUS 1 2. KÄYTÖN PERIAATTEET
LisätiedotTIETOTEKNIIKKAPALVELUJEN YLLÄPITOSÄÄNNÖT. Itä-Suomen yliopiston hallintojohtajan vahvistama
Tietotekniikkapalvelujen ylläpitosäännöt 1/8 TIETOTEKNIIKKAPALVELUJEN YLLÄPITOSÄÄNNÖT Itä-Suomen yliopiston hallintojohtajan vahvistama Sisällysluettelo: 1 Johdanto... 2 1.1 Määritelmät... 2 1.2 Ylläpitäjän
LisätiedotTIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT
Tietojärjestelmien käyttösäännöt ovat osa Humanistisen ammattikorkeakoulun tietohallinnon laatimaa säännöstöä. Nämä säännöt koskevat Humanistisen ammattikorkeakoulun opiskelijoita, henkilökuntaa ja kaikkia
LisätiedotTyöntekijän sähköpostin ja työtiedostojen hakeminen ja avaaminen
KUOPION KAUPUNKI POHJOIS-SAVON SAIRAANHOITOPIIRI Työntekijän sähköpostin ja työtiedostojen hakeminen ja avaaminen Hyväksytty: Kaupungin yhteistyötoimikunta 10.12.2014 Asianumero: 5445/07.01.00/2014 49
LisätiedotSalatun sähköpostipalvelun käyttöohje
Salatun sähköpostipalvelun käyttöohje Lappeenrannan teknillinen yliopisto tarjoaa henkilökunnalle käyttöön salatun sähköpostipalvelun. Salattu sähköposti on tarkoitettu käytettäväksi tilanteissa, joissa
LisätiedotMihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?
TIETOSUOJASELOSTE Yleistä Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet
Lisätiedot1. YLEISKUVAUS... 2. 1.1. Palvelun rajoitukset... 2 2. PALVELUKOMPONENTIT... 2. 2.1. Sähköpostipalvelu... 2. 2.2. Sähköpostipalvelun lisäpalvelut...
Palvelukuvaus 19.1.2015 1 Sisällysluettelo 1. YLEISKUVAUS... 2 1.1. Palvelun rajoitukset... 2 2. PALVELUKOMPONENTIT... 2 2.1. Sähköpostipalvelu... 2 2.2. Sähköpostipalvelun lisäpalvelut... 3 3. TOIMITUS
LisätiedotMihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?
TIETOSUOJASELOSTE Yleistä Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet
LisätiedotKäsitelty yhteistyötoimikunnassa Kuntayhtymän johtaja hyväksynyt
TIETOJÄRJESTELMIEN YLLÄPITOSÄÄNTÖ 1 / 8 Käsitelty yhteistyötoimikunnassa 3.11.2016 Kuntayhtymän johtaja hyväksynyt 10.1.2017 1. Johdanto 1.1 Määritelmät Ylläpidolla tarkoitetaan näissä säännöissä tarpeelliseksi
LisätiedotTIETOSUOJASELOSTE. Yleistä. Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään? Mitä henkilötietoja minusta kerätään ja mistä lähteistä?
TIETOSUOJASELOSTE Yleistä Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se, että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet
LisätiedotSÄHKÖPOSTIN SALAUSPALVELU
------- SÄHKÖPOSTIN SALAUSPALVELU Käyttäjän opas ver. 106865-4, 6.2.2014 Sisältö 1 Salauspalvelun toimintaperiaate... 1 2 Salauspalvelun käyttö... 2 2.1 Avausviestin lähettäminen... 2 2.2 Vastaanottajan
Lisätiedotsekä yksittäistä atk-laitetta tai -laitteistoa että niiden muodostamaa kokonaisuutta
LIITE 2 Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen tietojärjestelmien ja tietoliikenneverkon käytön säännöt Sisältö 1. Yleistä 2. Käytön periaatteet 3. Käyttäjän asema 4. Käyttäjätunnukset ja salasanat 5. Asianmukainen
LisätiedotMihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?
TIETOSUOJASELOSTE Yleistä Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet
LisätiedotLapin yliopisto / (9)
Lapin yliopisto / 14.3.2006 1(9) TIETOJÄRJESTELMIEN YLLÄPITOSÄÄNNÖT Sisällysluettelo: 1 Johdanto...1 1.1 Määritelmät...1 1.2 Ylläpitäjän valtuudet...2 2 Vastuut...2 3 Toimintaperiaatteet...3 3.1 Hyvä ylläpitotapa...3
LisätiedotRovaniemen koulutuskuntayhtymän ICT-palveluiden käyttösäännöt
Tietohallinto Tietoturva, sääntö 24.1.2017 Julkinen Rovaniemen koulutuskuntayhtymän ICT-palveluiden käyttösäännöt Versio pvm Muutokset Henkilö 1.0 13.05.2016 Dokumentti luotu Esa Mätäsaho 1.0 4.1.2017
LisätiedotIlmoitus saapuneesta turvasähköpostiviestistä
Tullin turvasähköposti Asiakkaan ohje www.tulli.fi versio 2.2 8.1.2015 Korvaa version 2.1 22.5.2014 Tullin turvasähköposti Tulli lähettää sinulle sähköpostiviestin salattuna silloin, kun viesti tai sen
LisätiedotTampereen Aikidoseura Nozomi ry
Tietosuojaseloste. c/o Heidi Ihanamäki Petäjässuonkatu 4 B 28 33580 Tampere www.nozomi.fi Y-tunnus 1456802-7 Tietosuojaseloste Sisällysluettelo 1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö... 1 2. Rekisteröidyt...
LisätiedotMihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?
TIETOSUOJASELOSTE Yleistä Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se, että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet
LisätiedotHELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE X/2010 1(12) SAIRAANHOITOPIIRI LUONNOS 31.8.2010 Konsernihallinto
HELSINGIN JA UUDENMAAN PYSYVÄISOHJE X/2010 1(12) SÄHKÖISTEN VIESTINTÄVÄLINEIDEN KÄYTÖN PERIAATTEET 1 OHJEEN TAUSTA Tässä ohjeessa käsitellään sähköpostin ja internetin käytön periaatteita työnantajan ja
LisätiedotIT-PALVELUJEN YLLÄPITOSÄÄNNÖT
IT-palvelujen ylläpitosäännöt 1/8 IT-PALVELUJEN YLLÄPITOSÄÄNNÖT Sisällysluettelo: 1 Johdanto... 1 1.1 Määritelmät... 1 1.2 Ylläpitäjän valtuudet... 2 2 Vastuut... 2 3 Toimintaperiaatteet... 3 3.1 Hyvä
LisätiedotVarustekorttirekisteri - Tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste 1 (5) Varustekorttirekisteri - Tietosuojaseloste 1. Rekisterin nimi Varustekorttirekisteri 2. Rekisterinpitäjä Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos 3. Rekisterin vastuuhenkilö Palomestari Kalle
LisätiedotDatan avaamisen reunaehdot. Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat
Datan avaamisen reunaehdot Katri Korpela Projektipäällikkö 6Aika - Avoin data ja rajapinnat 19.1.2016 Perinteinen manuaalinen tietopalvelu 1. Asiakas kysyy/pyytää asiakirjoja käyttöönsä/ kopioita omaan
LisätiedotASIAKAS- JA HENKILÖTIETO REKISTERISELOSTE
1. Rekisterinpitäjä Kotipalvelu Verenpisara avoin yhtiö Satakunnankatu 7 78300 Varkaus kotipalvelu@verenpisara.fi Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: www.kotipalveluverenpisara.fi Piironen Tarja
LisätiedotTYÖNTEKIJÖIDEN SÄHKÖPOSTIEN TUNNISTAMISTIETOJEN KÄSITTELYOIKEUS, KUN EPÄILLÄÄN YRITYSSALAISUUKSIEN VUOTAMISTA
TYÖNTEKIJÖIDEN SÄHKÖPOSTIEN TUNNISTAMISTIETOJEN KÄSITTELYOIKEUS, KUN EPÄILLÄÄN YRITYSSALAISUUKSIEN VUOTAMISTA Nice Tuesday 11.11.2008 asianajaja Klaus Nyblin 1 1. Nykyisin: työnantajilla ei oikeutta tunnistamistietojen
Lisätiedot1 JOHDANTO...2 2 UUDEN ILMOITUKSEN LUOMINEN...2 3 VALMIIN ILMOITUKSEN MUOKKAAMINEN...4 4 YLEISTEKSTIEN KÄYTTÖ JA LUOMINEN...4
Päivitetty 27.4.2010 Sisällysluettelo 1 JOHDANTO...2 2 UUDEN ILMOITUKSEN LUOMINEN...2 3 VALMIIN ILMOITUKSEN MUOKKAAMINEN...4 4 YLEISTEKSTIEN KÄYTTÖ JA LUOMINEN...4 5 SAAPUNEET HAKEMUKSET JA NIIDEN KÄSITTELY...4
LisätiedotOutlook 2003. www-sähköpostin jatkokurssi. selainkäyttö. TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
TAMPEREEN KAUPUNKI Kasvatus- ja opetustoimiala @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ Outlook 2003 selainkäyttö www-sähköpostin jatkokurssi Sisällys sivu Outlook www-sähköposti 1 1 Työpöydän muokkaaminen
LisätiedotTyöntekijän sähköpostin hakeminen ja avaaminen
28.11.2013 Työntekijän sähköpostin hakeminen ja avaaminen Sisältö Työntekijän sähköpostin hakeminen ja avaaminen... 1 Perusteet... 2 Viestien hakemista ja avaamista ohjaavat säädökset... 2 Mitä sähköpostiviestejä
LisätiedotTIETOJÄRJESTELMIEN YLLÄPITOSÄÄNNÖT
TIETOJÄRJESTELMIEN YLLÄPITOSÄÄNNÖT 1(10) TIETOJÄRJESTELMIEN YLLÄPITOSÄÄNNÖT YT-neuvosto hyväksynyt 21.11.2007 Vahvistanut: kuntayhtymän johtaja Pentti Leipälä 4.1.2008 1. JOHDANTO 2 1.1. Määritelmät 2
LisätiedotTietosuoja- ja rekisteriseloste
Tietosuoja- ja rekisteriseloste Evästeet Aparnasremontit.fi kerää joitakin käyttäjäkohtaisia tietoja käyttämällä evästeitä ( cookies ). Eväste on vierailijan selaimelle lähetettävä pieni tekstitiedosto,
LisätiedotTurun ammattikorkeakoulu 13.09.2005 1(5) Tietojärjestelmien käyttösäännöt
Turun ammattikorkeakoulu 13.09.2005 1(5) TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTTÖSÄÄNNÖT Sisällysluettelo: 1 Sääntöjen tarkoitus... 2 2 Käytön periaatteet... 2 3 Käyttöoikeus ja käyttäjätunnukset... 4 4 Käyttöoikeuden
LisätiedotAjankohtaista työelämän tietosuojasta Johanna Ylitepsa
Ajankohtaista työelämän tietosuojasta 20.5.2019 Johanna Ylitepsa Tietosuoja-asetus 88 artikla Käsittely työsuhteen yhteydessä Jäsenvaltiot voivat antaa lakisääteisesti tai työehtosopimuksilla yksityiskohtaisempia
LisätiedotHenkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: , päivitetty
Henkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: 6.11.2007, päivitetty 19.4.2017 1. Rekisterin nimi Efecte-tietohallintoratkaisut (IT Asset Management ja Help
LisätiedotLuottamuksellinen sähköposti Trafissa
OHJE 1 (8) Luottamuksellinen sähköposti Trafissa Trafi käyttää Deltagon Sec@GW -ohjelmistoa sähköpostin luottamuksellisuuden suojaamiseen. D-Envelope sovelluksen avulla viestien vastaanottaminen ei edellytä
LisätiedotLapin yliopiston tietojärjestelmien ylläpitosäännöt
Tietohallinto Tietoturva, sääntö 13.5.2016 Julkinen Lapin yliopisto Lapin yliopiston tietojärjestelmien ylläpitosäännöt Versio pvm Muutokset Henkilö 1.0 13.05.2016 Dokumentti luotu Esa Mätäsaho 1.0 13.05.2016
Lisätiedotsähköisen viestinnän periaatteet ja ohjeet
LOHJA KAUPUNKI Sivu 1 (45) LOHJAN KAUPUNKI SÄHKÖISEN VIESTINNÄN PERIAATTEET JA OHJEET Edellinen hyväksyntä: Yhteistyötoimikunta 6.3.2001 15 Kh 19.3.2001 119 Dokumentin tiedot: Asiakas: Suunnitelma: Versio:
LisätiedotMihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?
TIETOSUOJASELOSTE Yleistä Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet
LisätiedotTIETOSUOJASELOSTE Laatimispäivämäärä:
TIETOSUOJASELOSTE Laatimispäivämäärä: 21.5.2018 Vaasan kaupunki 1. Rekisterin nimi Kulttuuri- ja kirjastopalveluiden henkilöstörekisteri 2. Rekisterinpitäjä Nimi: Vaasan kaupungin kulttuuri- ja liikuntalautakunta
LisätiedotUusi varhaiskasvatuslaki mikä muuttuu tietosuojan ja salassapidon osalta?
Uusi varhaiskasvatuslaki mikä muuttuu tietosuojan ja salassapidon osalta? Lakimies Sanna Haanpää Opetusneuvos Pia Kola-Torvinen Opetushallitus Mikä uudessa varhaiskasvatuslaissa muuttuu salassapidon kannalta?
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun / rekisterin nimi: Liperin kunnan kiinteistöjen tallentava kamera-
LisätiedotOhje luottamuksellista tietoa sisältävien sähköpostiviestien lähettämiseen ja vastaanottamiseen
Ohje luottamuksellista tietoa sisältävien sähköpostiviestien lähettämiseen ja vastaanottamiseen Liikenteen turvallisuusvirasto 27.9.2012 Sisällysluettelo Luottamuksellista tietoa sisältävien sähköpostiviestien
LisätiedotSähköposti ja uutisryhmät 4.5.2005
Outlook Express Käyttöliittymä Outlook Express on windows käyttöön tarkoitettu sähköpostin ja uutisryhmien luku- ja kirjoitussovellus. Se käynnistyy joko omasta kuvakkeestaan työpöydältä tai Internet Explorer
LisätiedotSähköposti - muistuttaa tavallista kannettavaa postia monin tavoin ekijä ja päivämäärä
1 Sähköposti - muistuttaa tavallista kannettavaa postia monin tavoin 14.2.2012ekijä ja päivämäärä Sähköpostiviestin kirjoitusohjeita 2 Kirjoita lyhyitä ja kieliasultaan moitteettomia viestejä (isot alkukirjaimet
LisätiedotTietoturvallisuuden huoneentaulu mitä jokaisen on hyvä muistaa
Tietoturvallisuuden huoneentaulu mitä jokaisen on hyvä muistaa 2.10.2017 Julkisen hallinnon digitaalisen turvallisuuden teemaviikko Petri Puhakainen, valtioneuvoston tietoturvapäällikkö Tietoturvallisuuden
LisätiedotMitä tulisi huomioida henkilötietoja luovutettaessa? Maarit Huotari VM JUHTA/VAHTI-työpaja
Mitä tulisi huomioida henkilötietoja luovutettaessa? Maarit Huotari VM JUHTA/VAHTI-työpaja 12.2.2018 Mitä pitää huomioida? Oikeuksien perusta Julkisuuslaki Tietosuojalainsäädäntö Mitä tämä tarkoittaa?
LisätiedotHenkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: päivitetty
Henkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: 12.4.2017 päivitetty 19.12.2017 1. Rekisterin nimi Secapp-turvallisuus- ja viestintäjärjestelmä 2. Rekisterinpitäjä
LisätiedotCase: Työnantaja hakee esille tai avaa työntekijän sähköpostin JASMINA HEINONEN
Case: Työnantaja hakee esille tai avaa työntekijän sähköpostin 1 Esityksen sisältö Mistä on kysymys? Sovellettava lainsäädäntökehikko Vastakkaiset intressit ja niiden punninta? Työelämän tietosuojalain
LisätiedotTIETOSUOJASELOSTE Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö Urheiluseura Katajanokan Kunto - Skattan Kondis ry Osoite: c/o Anu Pylkkänen, Vyökatu 4 b 22,
TIETOSUOJASELOSTE Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö Urheiluseura Katajanokan Kunto - Skattan Kondis ry Osoite: c/o Anu Pylkkänen, Vyökatu 4 b 22, 00160 Helsinki Sähköposti: kunto@katajanokankunto.fi Jäsen-,
LisätiedotIT-palveluiden käyttöperiaatteet. (työsopimuksen osa)
(työsopimuksen osa) 2 Sivu 2 / 5 Sisältö 1 OHJEEN TARKOITUS... 3 2 KÄYTTÄJÄTUNNUKSET JA SALASANAT... 3 3 SÄHKÖPOSTI... 3 4 TIETOTURVA JA TIETOJEN SUOJAUS... 3 5 TIETOVERKKO, LAITTEISTOT JA OHJELMISTOT...
LisätiedotLaki. julkisen hallinnon yhteispalvelusta annetun lain muuttamisesta
Laki julkisen hallinnon yhteispalvelusta annetun lain muuttamisesta Eduskunnan päätöksen mukaisesti muutetaan julkisen hallinnon yhteispalvelusta annetun lain (223/2007) 2 8, 10 ja 10 a, sellaisina kuin
LisätiedotSÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA
TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Päivitetty 15.09.2010 www.tietosuoja.fi 2 SÄHKÖPOSTIN KÄYTÖSTÄ SOSIAALIHUOLLOSSA Tämän ohjeen tarkoituksena on antaa suosituksia sähköpostin
LisätiedotMihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään ja käsitellään?
TIETOSUOJASELOSTE Yleistä Jotta voimme palvella sinua parhaamme mukaan, edellyttää se että keräämme ja käsittelemme joitakin sinua koskevia tietoja. Arvostamme kuitenkin yksityisyyttäsi ja olemme sitoutuneet
LisätiedotRekisteriseloste, Espoon kaupunki
Tietosuojaseloste 1 (5) Rekisteriseloste, Espoon kaupunki 1. Rekisterin nimi Kulunvalvonnan ja työajan seurantarekisteri Esmikko työajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmä Esgraf-valvontasovellus 2.
LisätiedotKansalaisen asiointitilin sähköposti-integraatio. Ratkaisukuvaus
Kansalaisen asiointitilin sähköposti-integraatio Ratkaisukuvaus Ratkaisun lähtökohdat Edut viranomaiselle: Yksinkertainen käyttää Käyttöönotto selkeästi helpompaa kuin WS-rajapintojen käyttöönotto Ei tarvetta
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Liperin kunnan palautejärjestelmä Tiedonanto laadittu: 13.8.2018
LisätiedotSähköinen, suojattu asiointi kirjaamon ja
OHJE 1 (7) Sähköinen, suojattu asiointi kirjaamon ja potilaskertomusarkiston kanssa verkkopankkitunnistautuminen Palveluun kirjautuminen 1. Täytä tarvitsemasi tilaus / pyyntö / hakemus lomake ja tallenna
LisätiedotTyöntekijän sähköpostin hakeminen ja avaaminen
Tietohallinto Tietoturva, ohje 13.5.2016 Julkinen Työntekijän sähköpostin hakeminen ja avaaminen Versio pvm Muutokset Henkilö 1.0 13.05.2016 Dokumentti luotu Esa Mätäsaho 1.0 13.05.2016 Käsitelty yhteistoimintaneuvostossa
LisätiedotMaarit Pirttijärvi Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Lapin toimintayksikkö
Verkkokonsulttipäivä 28.11.2011 Maarit Pirttijärvi j Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Lapin toimintayksikkö www.sosiaalijaterveyspalvelut.fi Virtuaalisen sosiaali- ja terveyspalvelukeskuksen käyttäjät
LisätiedotTietosuojaseloste Espoon kaupunki
Tietosuojaseloste 1 (5) Tietosuojaseloste Espoon kaupunki 1. Rekisterin nimi Sähköpostijakelulistat 2. Rekisterinpitäjä Espoon kaupunki 3. Rekisterin vastuuhenkilö Hilkka Julkunen tonttipäällikkö hilkka.julkunen@espoo.fi
LisätiedotTietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin A-P Ollila 1
Tietoturva-asetus ja sen vaikutukset rekisterien ylläpitoon ja tietoluovutuksiin 12.12.2011 A-P Ollila 1 Taustaa Tiedon merkitys yhteiskunnassa ja viranomaisten toiminnassa korostuu kaiken aikaa. Viranomaisten
LisätiedotHenkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: , päivitetty
Henkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: 17.12.2013, päivitetty 26.4.2017 1. Rekisterin nimi Optima verkko-oppimisympäristö 2. Rekisterinpitäjä Jyväskylän
LisätiedotTyöelämän tietosuojalaki Johanna Ylitepsa
Työelämän tietosuojalaki 19.11.2018 Johanna Ylitepsa Tietosuoja-asetus 88 artikla Käsittely työsuhteen yhteydessä Jäsenvaltiot voivat antaa lakisääteisesti tai työehtosopimuksilla yksityiskohtaisempia
LisätiedotHELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 TALOUS- JA SUUNNITTELUKESKUS Tietotekniikkaosasto 13.11.2012
HELSINGIN KAUPUNKI MUISTIO Numero 1 13.11.2012 HELMI-EXTRANET-KÄYTTÖPOLITIIKKA SISÄLTÖ 1 Extranet-tunnuksen käyttöpolitiikka 2 Käyttäjätunnusten myöntöperusteet 3 Salasanat Käyttäjätunnuksen hyväksyttävä
LisätiedotOHJEET VIESTINTÄVERKON JA VIESTINTÄPALVELUIDEN KÄYTTÄJILLE
Ohje 1 OHJEET VIESTINTÄVERKON JA VIESTINTÄPALVELUIDEN KÄYTTÄJILLE Tässä ohjeessa selvitetään menettelytavat, joiden avulla voidaan - turvata henkilöiden yksityisyyden suoja sähköisessä viestinnässä (tarkemmin
LisätiedotTietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojaseloste Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Palvelun nimi: Uimahalli ja kuntosali Liprakan asiakasrekisteri Tiedonanto
LisätiedotHenkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: , päivitetty
Henkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: 3.8.2007, päivitetty 21.2.2017 1. Rekisterin nimi Sopimus Pro Web -oppisopimusjärjestelmä 2. Rekisterinpitäjä
LisätiedotTikon ostolaskujen käsittely
Toukokuu 2014 1 (8) Toukokuu 2014 2 (8) Sisällysluettelo 1. Käyttäjäasetukset... 3 2. Yleiset parametrit... 3 3. Kierrätysasetukset... 3 4. palvelimen tiedot... 4 5. lähetyksen aktivointi... 5 6. Eräajot
LisätiedotYliopiston johdon (hallintojohtaja) vastuulla on tietoturvallisuuden toteutuminen osana kokonaisturvallisuutta.
Itä-Suomen yliopiston tietoturvapolitiikan liitteet 1/6 ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON TIETOTURVAPOLITIIKAN LIITTEET LIITE 1: Tietoturvallisuuden vastuut ja organisointi Tässä liitteessä kuvataan tietoturvallisuuteen
LisätiedotEU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen versio
Rekisteri- ja tietosuojaseloste 25.5.2018 EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen versio Rekisterinpitäjä Jyväs-Ateriat Ay Y-tunnus: 1996612-0 Kaakkovuorentie 10, 40320 JYVÄSKYLÄ Tietosuoja-asioista
LisätiedotRelipe Oy. Tilitoimiston asiakastiedotteen postituslistan TIETOSUOJASELOSTE
Relipe Oy Tilitoimiston asiakastiedotteen postituslistan Tässä selosteessa on kerrottu tietosuojalainsäädännön edellyttämät tiedot tilitoimiston asiakastiedotteen postituslistasta, joka on tilitoimiston
Lisätiedot1. Nämä säännöt koskevat Rovaniemen koulutuskuntayhtymän järjestelmiä, joiden käyttö edellyttää käyttäjätunnuksen käyttöä.
ROVANIEMEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Tietojärjestelmien käyttösäännöt v.2006 1. Yleistä Nämä käyttösäännöt koskevat tieto- ja viestintäjärjestelmien käyttöä kaikissa Rovaniemen koulutuskuntayhtymän yksiköissä.
LisätiedotHenkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm:
Henkilörekisteriseloste/tietosuojaseloste Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispvm: 6.3.2017 1. Rekisterin nimi Esmikko -rikosilmoitin ja -kulunvalvontajärjestelmä 2. Rekisterinpitäjä Käyntiosoite:
Lisätiedot