8VINKKIÄ ONNISTUNEESEEN TAPAHTUMAAN

ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI ILMOITUSLIITE Vastuullinen kokoustaminen Ympäristöseikat ovat osa normaalia puitekilpailutusprosessia Optimoi resurssit Käytä ammattilaisen apua ja menesty N:o 2 / Syyskuu 09 KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT 8VINKKIÄ ONNISTUNEESEEN TAPAHTUMAAN Työhyvinvointi Onnistuneet tapahtumat ja aktiviteetit luovat ryhmähengen Meeting Management Säästät kustannuksissa ja resursseissa Virtuaalinen neuvottelu Paranna henkilökuntasi hyvinvointia ja jaksamista Suomen kokousvaltit Aitous ja tehokas palvelu Yrityksesi maine Yhtenäinen suunnittelu kannattaa TILANNE HALTUUN AMMATTILAISEN AVULLA Jutta Luoma: Lähtökohtana tarve tavata.

2 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI HAASTEITA Uudessa Meetings & Events Managementin lähestymistavassa lähtökohtana on tarve tavata, johon ratkaisu tilanteesta riippuen on face-to-face tai virtuaalikokous. Lähtökohtanasi on tarve tavata Nykyisessä taloustilanteessa ja kilpailuympäristössä nykyaikaisella Travel & Meetings Managementilla on entistä monipuolisempi ja haasteellisempi tehtävä tukea yrityksen varsinaista ydintoimintaa. Perinteinen Travel Management on kehittynyt kattamaan matkustuksen lisäksi nykyaikaisen kokousten ja tapahtumien hallinnan Meetings & Events Managementin. Yhtenäistä toimintamalli - paranna tuloksellisuutta Kokonaisvaltaisella suunnittelulla, hankintoja keskittämällä sekä prosesseja kehittämällä luodaan koko yhtiön läpi kulkeva yhtenäinen toimintamalli, jossa kokonaisuuden hallinnoiminen keskitetään ammattilaisten käsiin. Näin vältetään turhia kustannuksia, saavutetaan tuntuvia lisäsäästöjä sekä parannetaan matkustuksen ja kokousten laatua ja tuloksellisuutta. Samalla tuetaan matkustajien jaksamista, edistetään turvallisuutta ja säästetään ympäristöä. Säästämällä parempi yrityskuva Kansainvälisen tutkimuksen mukaan jopa 70 % yrityksistä ei tiedä kokoustensa ja tapahtumiensa kokonaiskuluja. Kyseessä on suuri harmaa alue, jossa piilee merkittävä säästöpotentiaali. Hajallaan olevat kokous- ja tapahtumajärjestelyt aiheuttavat paitsi ylimääräisiä kustannuksia myös pahimmillaan luovat negatiivista yritysmielikuvaa. Arvosta jatkuvuutta Taloustaantuma luo riskin, jossa yrityksen omat tehostamistoimet vievät päähuomion ja voimavarat, jolloin asiakas unohtuu. Asiakassuhteiden jatkuvuudesta ja luottamuksen säilyttämisestä huolehtiminen edellyttää myös huonoina aikoina panostusta, minkä arvo realisoituu suhdanteiden kääntyessä nousuun. Ota tilanne haltuusi Myös palveluntuottajat ovat oivaltaneet Travel ja Meetings Managementin uudet vaatimukset. Ne tarjoavat jo nyt kehittyneitä palveluratkaisuja kokonaisvaltaiseen matkustuksen ja kokousten hallinnoimiseen. PARHAAT VINKKINI Tiedätkö Sinä yrityksesi matka- ja kokouskustannukset? Kokonaishallinnalla yrityksesi voi pienemmillä kustannuksilla saada enemmän. Yhtenäisyys Kartoita tarve ja kokonaiskustannukset ja laadi samal- 1 la yhtenäiset toimintatavat ja ohjeistus kaikille varauksille ja maksatukselle. Hankintasopimusten ja varausten keskittäminen kannattaa. Jatkuva seuranta Määrittele mittarit tulosten 2 seuraamiseksi. Hanki johdon tuki ja käytä ammattilaisten apua. Jutta Luoma Toiminnanjohtaja, Suomen Liikematkayhdistys ry FBTA PROFIILI 1VINKKI MUISTA LÄHTÖKOHTASI Kirjoittaja on koulutukseltaan ekonomi Helsingin kauppakorkeakoulusta. Hänellä on yli 30 vuoden kokemus liikematkatoimialan ja matkahallinnon näköalapaikoilta. SUOSITTELEMME SIVU 8 Elina Pääskynkivi Hankintapäällikkö Mitä yhtenäisempi prosessi, sitä helpompi on varmistaa ja valvoa tapahtumien laadukkuutta. Videosta voimaa s. 9 1. Videoneuvottelujärjestelmät tulevat, oletko valmis? Ympäristöasiat kuntoon s. 10 2. FCB on julkaissut ympäristömanuaalin kokousasiantuntojoille. Autamme lukijoitamme onnistumaan! KOKOUKSET JA YRITYSTAPAHTUMAT, N:O 2 SYYSKUU 2009 Julkaisija: Suomi Mediaplanet Oy Unioninkatu 18, 00130 Helsinki Liiketoimintajohtaja: Sauli Asikainen Toimituspäällikkö: Jarmo Perälä (vastaava) Eveliina Hämäläinen Layout: Lii Treimann Business Developer: Edvard Groundstroem Vastuussa tästä numerosta Projektipäällikkö: Outi Keskinen Puhelin: 09-565 84 026 E-mail: outi.keskinen@mediaplanet. com Jaetaan Kauppalehden liitteenä 08.09.2009 info@mediaplanet.fi www.mediaplanet.com Puhelin: 09-5658 4000 Mediaplanetin liikeidea on luoda yhteistyökumppaneilleen uusia asiakkaita. Konseptimme perustuu korkealaatuiseen toimitukselliseen sisältöön, joka saa lukijamme toimimaan. Pohjoismaiden monipuolisin tapahtumaklubi, ryhmille ja yrityksille Speed Club lyhyesti Ilmastoitu neuvottelutila 12 henkilölle Luentotila 30+ hengen ryhmille Monipuoliset AV ja PC laitteistot Sauna & vilpola & catering Yli 200m2 klubitila seurusteluun Maailman realistisin F1 simulaattori Nintendo WII (GuitarHero, Sports ym.) 8 + 2 kpl Formula 1 & Ralli simulaattoreita Miksi Speed Club? Kaikki palvelut saman katon alta Uutta ja erilaista palvelusisältöä tapahtumiin Tuo omat juomat ja säästä 2/3 kuluissa Rakenna tilaisuus vaivattomasti netissä oman budjettisi ja tarpeiden mukaan Asiakastyytyväisyyskyselyn mukaan saimme 9+ arvosanan tuottamistamme tilaisuuksista Kun haluat tarjota vieraillesi jotain erilaista PARHAILLAAN VARAILLAAN PIKKUJOULUJUHLIA KATSO KOTISIVUMME! KATSO KOTISIVUMME! StayAt Helsinki Penthouse tyyliä ja omaa rauhaa kokouspäivään! StayAt Hotel Apartmentsin uniikki kattohuoneisto Penthouse sijaitsee Katajanokalla, keskellä merellistä Helsinkiä. Majoituksen lisäksi 160 neliön huoneisto on varustettu kokouksia ja juhlia varten: 16 hengen neuvottelupöytä, videotykki, saunaosasto poreammeineen, kattoterassi, hyvin varusteltu keittiö, työtilaa laajakaistayhteydellä ja sohvaryhmä isollekin porukalle. Miksi tyytyisit tavalliseen, kun samalla hinnalla saat paljon parempaa! SPEED CLUB Lauttasaari, Helsinki www.speedclub.fi info@speedclub.fi Puh. 040 5585 853 Varaukset ja tiedustelut: Stayat Hotel Apartments puh. 09-5110 5233 reservations@stayat.fi www.stayat.fi

TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI ILMOITUSLIITE 3 VINKKI OTA TILANNE HALTUUSI Kokonaisvaltaisella suunnittelulla ja hankintoja keskittämällä luodaan yhtenäinen toimintamalli, jossa kokonaisuuden hallinnoiminen keskitetään ammattilaisten käsiin. Näin yritys saavuttaa ennen pitkää maineen hyvien ja laadultaan tasaisten tapahtumien järjestäjänä ja voi houkuttaa enemmän osallistujia. KUVAT: istock.com

4 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI INSPIRAATIO Ulkoista tapahtumat ja säästä aikaa Kysymys: Onko tapahtuman järjestäjällä merkitystä? Vastaus: Tärkeästä tilaisuudesta voi tulla epäpätevän suunnittelun myötä fl oppi. Turvaa mieluummin ammattilaiseen. JOHTAJALTA JOHTAJALLE Jos tieto-taito on puutteellista, tai yrityksen omat resurssit halutaan suunnata yrityksen kannalta oleelliseen työhön, on hyvä ottaa yhteys ammattimaiseen yritystapahtumien ja kokousten järjestäjään. Yrityksen koko ei vaikuta ulkoistamisen kannattavuuteen, vaan tapahtuman laajuus ja luonne määräävät ammattilaisen puoleen kääntymisen tarpeellisuuden. Löydä luotettava toimija Alan toimijoita on useita, sillä palvelun suosio on jatkuvassa nousussa. Luotettavan toimijan löytämiseksi kannattaa kilpailuttaa muutamaa palveluntarjoajaa ja varmistaa, että niillä on riittävästi kokemusta. Kansainvälisen kokous- ja tapahtumajärjestäjien yhteistyöjärjestön, Meeting Professionals Internationalin (MPI), Suomen osaston puheenjohtajan Nina Pulliaisen hyvä neuvo on pyytää järjestäjää kertomaan esimerkkicase jostain järjestämästään tilaisuudesta. Myös budjetti kannattaa selvittää heti, vaikka lopullisia kustannuksia ei olisikaan tiedossa tässä vaiheessa. - Lopullinen kustannus kun muodostuu lukuisista osista, kutsujen KUVA : Linda Alén LAAJUUS JA LUONNE Niina Pulliaisen mukaan tapahtuman ominaisuudet määräävät, kannattaako tapahtuma ulkoistaa ja oma aika käyttää ydinosaamiseen. teettämisestä pöytäkoristeisiin, muistuttaa Pulliainen. Muista tapahtuman tavoite Mikä takaa, että tapahtuma on yrityksen brändiä tukeva ja kokous odotusten mukainen? Kun FAKTAA Yritystapahtumien ulkoistamisen etuna on selvä ajansäästö sekä varmuus tapahtuman onnistumisesta. Myös kustannuksissa säästetään, sillä palvelun tuottajalla on jo valmiiksi alihankkijaverkostot ja yhteistyökumppanit, joiden kanssa hinta on neuvoteltu alhaisemmaksi. Tapahtumien suunnittelu aloitetaan ideaalitilanteessa kolmisen kuukautta etukäteen. Toki parissakin viikossa saa pienimuotoisemman tapahtuman järjestettyä. Todella isojen tai eri- yritys lähtee kertomaan toiveistaan tapahtuman suhteen, on oltava vahva näkemys brändistä sekä tiedettävä, mikä on tapahtuman tavoite, kohderyhmä ja viesti. Pulliainen painottaa tiedonkulun merkitystä palvelun tuottajan ja koisohjelmaa sisältävien tapahtumien suunnittelu saatetaan aloittaa jopa vuosi aikaisemmin, jotta lopputulos on viimeistellysti ja onnistuneesti oikein tehty Tyypillisiä tämän hetken tapahtumia ovat konferenssien gaala-tilaisuudet: iltapäivällä asiapitoista ohjelmaa, jonka jälkeen gaala-illallinen, juhlavaa ohjelmaa juontajineen, esiintyjineen, mahdollisesti palkintojen tai ansiomerkkien jakamista ja muuta osallistujia viihdyttävää sisältöä. 2VINKKI SÄÄSTÄ VALINNALLA asiakasyrityksen välillä koko tapahtumanjärjestämisen ajan: - On osattava antaa oikeaa infoa ja varmistaa yhteinen näkemys tapahtumasta, jotta pettymyksiltä vältytään. Ristiriitoja syntyy useimmiten juuri tiedonkulussa. Jos esimerkiksi osallistujiamäärä ei nouse toivotuksi, pohditaan, missä on vika ja onko kohderyhmä valittu oikein. Tällaiselta välttyäkseen tekijän on ammattitaitonsa puolesta osattava kysyä suunnittelun alussa seikat, joiden ympärille tapahtuma rakennetaan. Sujuvuutta yhteistyöllä Aikataulussa pitäytyminen on tärkeää, ja se tehdäänkin yhdessä, jotta asiakas on koko ajan tietoinen siitä, missä mennään. Useilla tapahtumajärjestäjillä on extranet-palvelu, josta asiakas voi seurata halutessaan järjestelyjen kulkua. Erityisesti isojen tapahtumien ja kokousten kohdalla Pulliainen suosittaa säännöllisten projektipalavereitten sopimisesta jo alkuvaiheessa, jotta kaikilla on tapaaminen varmasti kalenterissa. Pulliainen suosittelee jatkuvampaa yhteistyötä onnistuneen järjestäjän kanssa luonnollisista syistä: - Kun yhteistyötä on tehty pitkään, voi luottaa, että asiat hoituvat ja tiedetään mitä asiakas odottaa, kertoo Pulliainen kokemuksen tuomalla varmuudella. TARJA RANNISTO toimitus@mediaplanet.com YHTEISTYÖ Markkinoi yritystä tapahtumilla Kun ulkoistat tapahtumajärjestämisen ammattilaiselle, pystyt myös itse nauttimaan tapahtumasta ja huolehtimaan vieraista. Tapahtumajärjestäjä kantaa tällöin vastuun koko tuotannosta. Tapahtumien järjestäminen on tänä päivänä asiantuntijatyötä. Se on luottamusbisnestä, jossa kemioiden on toimittava kumppanin kanssa, STAY ry:n puheenjohtaja Heidi Ekholm-Talas kertoo. Tapahtumat ovat osa markkinointiviestinnän investointia. Asiakas-, henkilöstö-, tai yleisötapahtumasta pitää olla hyötyä sekä liiketoiminnalle että yrityksen henkilöstölle. Sana onnistuneesta tilaisuudesta kiirii aina eteenpäin. Älä panttaa budjettia Tutustu tapahtumajärjestäjän aitoihin referensseihin. Älä tee päätöstä vain palveluntarjoajan kotisivujen perusteella. Kumppanin luottotiedot on syytä tarkistaa. Anna budjetti kilpailutuksen yhteydessä, niin saat vertailukelpoiset tarjoukset ja tapahtumajärjestäjä pystyy tekemään suoraan oikeanlaisen tarjouksen. Tämä toimiala kasvaa voimakkaasti, sillä avullamme asiakas pystyy keskittymään omaan ydinliiketoimintaansa ja tapahtumien laatu paranee, kertoo Ekholm-Talas. PETRI GÖRMAN toimitus@mediaplanet.com SOKOS HOTELS PARAS PAIKKA TAVATA Kattavasta, lähes 50 hotellin valikoimastamme Suomessa, Virossa ja Venäjällä löydät helposti sopivan kokouskohteen. Viihtyisät tilat, moderni varustetaso, sujuvat järjestelyt sekä ammattitaitoinen kokoushenkilökunta tekevät Sokos Hotelleista onnistuneen valinnan niin pienten kuin isojenkin tilaisuuksien järjestämiseen. Tehdään yhdessä tilaisuudestasi onnistunut! www.sokoshotels.fi

TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI ILMOITUSLIITE 5 VINKKI 3VINKKI AJATTELE KO- KONAISUUTTA 1 4 2 5 3 NÄIN MENESTYT TAPAHTUMASSASI 1. Selkeä tavoite ja suunnitelma 2. Oikea kumppani 3. Tiivis yhteistyö 4. Säästä aikaa ja rahaa 5. Keskity itse ydinosaamiseesi ja nauti verkostoitumisesta. KUVAT: ISTOCK.COM ULKOISTAMINEN KANNATTAA! Ulkoistamalla tapahtumatuotannon voit säästää pitkällä aikavälillä niin henkilökunnan aikaa kuin selvää rahaakin. Ammattimainen järjestäminen tuo tapahtumaan laatua ja varmuutta, kun panostat tavoitteesi selkeyteen ja yhteistyöhön järjestäjän kanssa. Kokoustilat Suomen Turistiauton uudessa pikkubussissa Suomen Turistiauto vuokraa yrityksille pikkubussia, jossa onnistuu vaikka kokoustaminen av-mahdollisuuksineen. Tilausajopäällikkö Pirkko Rainio Suomen Turistiautosta tietää, miten tärkeää yrityksille on mahdollisuus hyödyntää jokainen liikenevä minuutti myös kokousmatkaan kuluva aika. Hankimme pikkubussin yritysasiakkaitamme ajatellen. Kokous- ym. työmatkoja tehdään jatkuvasti eri paikkakunnille, ja aikataulut ovat kiireisiä. Yrityksillä ei ole välttämättä aikaa maisemien katselemiseen, vaan myös matkustamiseen kuluva aika halutaan käyttää työntekoon. STA: n uudessa bussissa on huomioitu kaikki kokoustamiseen tarvittavat palvelut, joten neuvottelut voidaan aloittaa jo matkalla. Bussissa on yhteensä 30 paikkaa, joista 16 on pöytäpaikkoja. Bussin takaosan neuvottelutilassa olevan pöydän ympärille mahtuu 12 henkilöä, ja esimerkiksi luennoitsijalle tai kokouksen vetäjälle on oma paikka tilan etuosassa. Lisäksi neljälle henkilölle, esimerkiksi pienelle työryhmälle, ovat vastakkain olevat pöytäpaikat tarpeellisia. Bussin varusteluun kuuluvat DVD/ CD- ja äänentoistolaitteet sekä mahdollisuus kytkeä tietokone auton kahteen monitoriin, jotka sijaitsevat bussin etu- ja takaosassa. Matkan miellyttävyyttä lisäävät jäähdytysilmastointi, WC ja jääkaappi. Rainion mukaan virvokkeita ja eväitä voi tilata STA:lta suoraan tai tuoda myös itse. Myös opaspalvelut järjestyvät tarvittaessa meidän kauttamme. Tarjouspyynnön ja varauksen voi tehdä joko puhelimitse tai internetin kautta osoitteessa: www.sta.fi. Vastauksen saa nopeasti. Varaukset kannattaa tehdä ajoissa, mutta edellisenäkin päivänä ehtii, jos kalusto on vapaana, lupaa Rainio. Suomen Turistiautolla on pitkät perinteet kuljetuspalvelujen järjestäjänä. Yhtiö perustettiin v. 1950, sillä oli aikanaan Helsingin Lasipalatsissa toimiva oma matkatoimisto ja se on mm. joskus omistanut risteilijä m/s J.L. Runebergin. Tänä päivänä Suomen Turistiauto järjestää tilausajoja osana Suomen suurimpiin kuuluvaa linja-autojen liikennöintiyhtiötä Helsingin Bussiliikenne Oy konsernia. Suomen Turistiauto Nauvontie 3 00280 Helsinki tel.0104774543 fax.09-5879491 www.sta.fi e-mail: sta.tilausajot@sta.fi

6 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI AJASSA 4VINKKI VAALI VAS- TUULLISUUTTA SMART tekee hyvää! MUISTA VIHREYS Ekologisuus on jatkuvasti kasvava trendi kokoustamisessa. Myös tapahtumaympäristön valinnalla on väliä. KUVA: ISTOCK.COM Smart Meeting kestävän kehityksen kokous Radisson Blu -hotellien Smart Meeting -kokouskonsepti yhdistää viihtyisän ja virikkeellisen kokousympäristön, inspiroivia yksityiskohtia sekä maukkaita, hyväätekeviä ja eettisesti kestäviä ruokia sekä virkistäviä välipaloja. Tavoitteenamme on energinen, innostava ja tuloksellinen kokous, joka ei uuvuta vaan auttaa onnistumaan ja menestymään. Me Radisson Blu -hotelleissa kannamme kortemme kekoon myös ympäristöasioiden puolesta. Siksi pyrimme valitsemaan kaikessa toiminnassamme mahdollisimman ekologisia vaihtoehtoja. Smart Meeting on nautinto, joka tekee hyvää sekä keholle että mielelle! Joutsenmerkki kertoo sen Radisson Blu on Suomen ensimmäinen joutsenmerkitty hotelliketju. Suhtaudumme vakavasti ympäristötyöhön ja täytämme meille asetetut tiukat ympäristöystävällisyyttä koskevat vaatimukset. radissonblu.fi goldpoints plus Meeting Planner -ohjelma on ainutlaatuinen kokousvaraajan etuohjelma, jolla goldpoints plus -kortin haltija voi ansaita Gold Points -pisteitä tehtyjen kokousvarausten loppusummasta. www.goldpointsplus.com radissonblu.fi/kokoukset Espoo & Helsinki 020 1234 700, Oulu 020 1234 730 Turku 020 1234 710, Vaasa 020 1234 720 tai conference.finland@radissonblu.com Vastuulliset puitteet kokoukseesi Kysymys: Voiko kokousjärjestäjältäkin vaatia ympäristöystävällisyyttä? Vastaus: Vastuullisuuskysymykset painottuvat yhä enemmän ainakin julkisen sektorin hankinnoissa. Hansel Oy on voittoa tuottamaton valtion yhteishankintayksikkö, joka kilpailuttaa määräaikaisia puitejärjestelyjä, joissa kussakin on pääsääntöisesti sopimuksia usean palveluntarjoajan kanssa. Asiakkaamme, eli valtionhallinnon virastot, liittyvät halutessaan puitejärjestelyihin, ja saavat valmiiksi kilpailutettuja, mahdollisimman laadukkaita palveluita, kertoo Hanselin toimialapäällikkö Sami Seppälä. Monipuoliset vastuullisuuskysymykset ovat yhä tärkeämmässä osassa myös julkisissa hankinnoissa. Esimerkiksi kokous-, majoitusja matkustuspalveluita kilpailutettaessa Hansel ottaa huomioon ja pisteyttää toimittajien taloudelliseen, sosiaaliseen ja ympäristövastuuseen liittyviä tekijöitä. Taloudellisella vastuullisuuden osa-alueella varmistetaan, että toimittaja pystyy toimittamaan sopimuksen mukaisia palveluja sopimuskauden, eikä sillä ole esimerkiksi verovelkoja, maksamattomia maksuja tai riskiluottoja. Sosiaalinen vastuu on ehkä haastavin puoli, jota painotetaan yhä enemmän myös julkisissa hankinnoissa. Tällä osa-alueelle kehitystyötä on vielä tehtävä. Kokous- ja majoituspalvelujen kohdalla otamme huomioon esimerkiksi hotellien allergiahuoneet tai kokoustilojen sopivuuden pyörätuoleille, Seppälä listaa. Ekologisia kokouksia Ympäristövastuullisuus on Hanselinkin toiminnassa tällä hetkellä ehkä eniten esillä. Ympäristöseikat ovat jo osa normaalia puitekilpailutusprosessia mistään toisarvoisesta asiasta ei voi puhua. Ympäristö otetaan mukaan oikeastaan kolmessa kohdassa kilpailutusprosessia. Jo kelpoisuusehdoissa otetaan ympäristö huomioon, eli tarjouskilpailuun ei välttämättä edes pääse ilman tiettyjen vaatimusten täyttymistä. Myös sopimusehdoissa voi olla ympäristövelvoitteita, ja lopuksi ympäristöseikat ovat osana itse tarjousten vertailuperusteita, Seppälä kertoo. Hansel on määritellyt yhdeksi FAKTAA Finland Convention Bureau (FCB) julkaisi kesäkuussa Suomen kokousalalla ainutlaatuisen manuaalin, joka kannustaa yrityksiä tuottamaan kokouksiin liittyviä palveluita kestävän kehityksen kriteerien mukaisesti. FCB:n manuaali toimii työkaluna ympäristövastuullisen kokouksen rakentamiseksi. Kokousjärjestäjä pystyy sen avulla mallintamaan kokouksensa ja tunnistamaan sen ympäristövaikutukset, keskittyen hiilidioksidipäästöjen aiheuttamaan ilmastonmuutokseen. Laskennan ulkopuolelle on rajattu kokouspaikalle kokous- ja majoituspuolen sopimusehdoksi huomion kiinnittämisen energiatehokkuuteen. Ympäristövastuunsa hyvin kantava kokousjärjestäjä saa tarjouskilpailussa pisteitä muun muassa lämmön-, sähkön- ja vedenkulutuksen seurannasta, valaistuksen ohjauksesta sekä jätteen lajittelusta. Huomiota kiinnitetään joskus pieniinkin seikkoihin. Esimerkiksi saippuan ja shampoon annostelijat hotellihuoneissa ovat majoituspalvelun tarjoajan tapa vähentää ympäristökuormitustaan. Julkisissa hankinnoissa emme voi vaatia toimittajilta tiettyä ympäristömerkkiä, mutta käytämme paljon samoja kriteereitä kuin ympäristömerkkien vaatimuksissa on, Seppälä sanoo. JUSSI TIIHONEN toimitus@mediaplanet.com saapuminen sekä sieltä poistuminen, joiden aiheuttamiin päästöihin kokousjärjestäjät eivät yleensä pysty vaikuttamaan. Manuaali antaa kokoustapahtumiin liittyville toimijoille vahvan tietopohjan omien ympäristövaikutustensa arvioimiseksi sekä käytännönläheisen ohjeistuksen ympäristöjärjestelmän jalkauttamiseksi. Näin kokousjärjestäjät voivat toteuttaa järjestelmällistä, kestävää ympäristötyötä. Lue! Lisää: www.fcb.fi /fin

INSPIRAATIO TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI 5VINKKI ILMOITUSLIITE 7 PANOSTA HENKEEN KYSYMYS & VASTAUS 1. Millainen on onnistunut kokous? 2. Mitä vaatimuksia esitätte kokouspaikalle? HAUSKAA YHDESSÄOLOA KUVA: HELSINGIN KAUPUNGIN MAT- KAILU- JA KONGRESSITOIMISTON MATERIAALIPANKKI / ESKO JÄMSÄ Hyvä ryhmähenki - tehokkaampi työntekijä Kysymys: Miksi organisaation kannattaa panostaa työntekijöiden hyvinvointiin? Vastaus: Ihmiset viettävät suurimman osan valveillaoloajastaan työpaikalla tietyssä ihmisryhmässä. Motivoitunut työntekijä toimii tehokkaammin. KUINKA ONNISTUIMME HYVINVOINTI Työnantaja saa tehokkaamman työntekijän, kun se panostaa yksilön kokonaisvaltaiseen hyvinvointiin. Osaava ja motivoitunut henkilöstö on yrityksemme tärkein voimavara ja tuotantoväline. Siksi siihen panostetaan ja investoidaan paljon, Accenture Oy:n fun manager Janne Ahonen kertoo. Ahonen vastaa yrityksen vapaaajan toiminnasta. Vuoden aikana fun managerin toimenkuvaan kuuluu organisoida yrityksen kerhotoiminta, sekä järjestää neljä koko yhtiön tapahtumaa: lastenjuhla, joulujuhla, talvitapahtuma sekä kesätapahtuma. - Projektit ja eri yksiköt järjestävät tämän lisäksi omia pienempiä tapahtumia. Pyrimme siihen, että kaikki työntekijät pääsevät osalliseksi hauskanpidosta. Ryhmähenki luo menestystä Lisäksi työtyytyväisyyttä ja hyvinvointia tukevat mm. Paras ei pysähdy -hyvinvointiohjelma ja yhteiskuntavastuuohjelma. Onnistuneella vapaa-ajantoiminnalla on selkeä yhteys yrityksen menestykseen. Kannustava ja yritteliäs ryhmähenki vie aina organisaatiota eteenpäin. Olemme olleet kolme viimeistä vuotta Suomen paras FAKTAA Hyvä työporukka ja ryhmähenki motivoi parempiin suorituksiin. Työviihtyvyydellä on suuri merkitys yrityksen tulokseen ja menestykseen. Oppiva organisaatio ymmärtää työntekijän motivoinnin ja hyvän olon merkityksen koko organisaation hyvinvoinnin ja työtehokkuuden kannalta. Fyysisesti terve työntekijä on iloisempi ja energisempi niin töissä kuin vapaa-ajalla Onnistuneella vapaa-ajantoiminnalla on selkeä yhteys yrityksen menestykseen. Janne Ahonen KUVA: J. Ahosen arkisto työpaikka. Siitä työntekijämme i ovat olleet oikealla tavalla ylpeitä. Verkostoidu hauskasti harrastusryhmissä Ahosen mielestä suuret tapahtumat ovat oivia paikkoja verkostoitumiseen. Uusi työntekijä tulisi perehdyttää kokonaisvaltaisesti, myös organisaation jäsenten yhteiseen harrastetoimintaan. Harrastetoiminta on kaikille jäsenille avointa ja kannustaa yhdessä tekemiseen, samalla kun parantaa luontaisesti ryhmähenkeä. Työnantaja saa tehokkaan ja pitkäaikaisen työntekijän panostamalla jokaiseen yksilöön aidosti. Henkilöstö on yrityksen tärkein voimavara. Sosiaalisten tilaisuuksien merkitystä, olivatpa ne kuinka vapaamuotoisia tahansa, ei sovi aliarvioida. Olemme asiantuntijayritys, jossa ihmiset työskentelevät lukuisissa eri toimipisteissä. On hyvä tuntea työkavereita omaa projektitiimiä laajemmin ja saada kullanarvoisia kontakteja talon sisältä. Vapaa-ajantoimintamme eräs peruslähtökohta on se, että tehdään yhdessä. Siksi mukana on paljon erilaisia joukkuelajeja. Tällä hetkellä meillä on 31 erilaista kerhoa. Jääkiekkojoukkue Oilers on miesten suosiossa. Naisten puolella fitness-kerho kerää suurimmat osallistujamäärät. Harrastajia riittää myös triathlon-kerhoon. Asiantuntijayrityksen suhdetoiminnan onnistumisen takaa aktiivinen golf-kerho, jossa molemmat sukupuolet ovat tasavahvasti edustettuina. Haasteellisessa suhdannetilanteessa henkilöstön hyvinvoinnista ei saa Ahosen mukaan karsia. Jos henkilöstö unohdettaisiin heikossa suhdannetilanteessa, ja ajateltaisiin vain viimeistä riviä tuloslaskelmasta, ihmisistä tulisi tyytymättömiä. Ruuvia ei saa tästä päästä kiristää. Ahonen muistuttaa, että yritys osallistuu harrastustoiminnan kustannuksiin. Se on osa palkitsemispakettiamme. Työnantaja maksaa suuren osan työntekijöiden harrastustoiminnasta. PETRI GÖRMAN toimitus@mediaplanet.com Riitta Vorobjeff markkinointikoordinaattori, Nelonen Media 1. Onnistunut kokous on kokonaispaketti missä kaikki kokouksen tavoitteet saavutetaan sovitussa aikataulussa, miellyttävissä, mutta teknisesti toimivissa puitteissa. 2. Kokoustilan teknisten laitteiden on toimittava moitteettomasti. Kokouspaikan sijainti on oltava yleensä kohtuullisen matkan päässä. Kokoustarjoilujen toivomme olevan toimivia, terveellisiä ja mielellään trendikkäitä. Ruoka- ja kahvitauot ovat tärkeitä lataustaukoja, joiden aikana rentoudutaan ja kerätään lisävoimia loppupäivälle. Minna Luhtala Asiakkuuspäällikkö, Sampo Pankki Oyj 1. Mikä on tärkeintä asiakastilaisuuksia suunniteltaessa? 2.Millaisia erilaisia tilaisuuksia olette asiakkaillenne järjestäneet? KUVA: RAISA HEINONEN KUVA: NELONEN MEDIA 1. Kaikki alkaa tilaisuuden tavoitteen määrittelystä. Sen perusteella tilaisuuden viesti kohdennetaan oikealle kohderyhmälle. Kohdennuksella pyritään varmistamaan, että asiakas kokee tilaisuuden annin mielenkiintoiseksi ja saa siitä hyötyä itselleen. Tärkeää on luonnollisesti myös tilaisuuden sujuminen mutkattomasti ja hyvän tunnelman luominen kaikille osallistujille. 2. Erilaiset tilaisuudet ovat tietenkin aina toisistaan poikkeavia. Olemme järjestäneet tilaisuuksia muun muassa eri teemoilla ja kohdennettuna erilaisille säästäjille ja sijoittajille. Sen lisäksi tapahtumien tunnelmaa ja luonnetta mietitään henkilöiden iän ja sukupuolen mukaan. Esimerkiksi ainoastaan naisille kohdennetut tilaisuudet poikkeavat tilaisuuksista, jotka on tarkoitettu koko asiakasryhmälle.

8 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI AJASSA 6VINKKI SÄÄSTÄ TAPAHTUMAT TUOTTOISIKSI KESKITÄ RESURSSIT Kysymys: Kuinka yhtenäistät tapahtuma- ja kokousjärjestelyt onnistuneesti? Vastaus: Meeting Management on oikea malli tapahtumaprosessin läpiviemiseen. Usein tärkeiden asiakastilaisuuksien ja kokousten toteutus on hajautettu usealle henkilölle yrityksen sisällä, jolloin jokainen tilaisuus on erinäköinen ja -laatuinen. Tapahtumissa on suuriakin vaihteluita myös taloudellisen kannattavuuden kannalta. Tämän vuoksi niiden järjestämisen tulisikin olla yhtä hallittua kuin yrityksen muunkin toiminnan. Meeting Management-ajatusmalli auttaa yritystä ymmärtämään tapahtumajärjestelyprosessin kulun ja tiedostamaan paremmin tapahtumiin käytettävän rahan jakautumisen eri osa-alueisiin. Yritys voi keskittyä tapahtuman arvoa tuottaviin osa-alueisiin. Läpinäkyvyyden ansiosta yhteistyökumppaneita voidaan vertailla ja hankintoja keskittää sen mukaisesti. Käytännössä Meeting Management tarkoittaa kokousvaraajille valmiita toimintamalleja sekä selkeitä raportteja tapahtumista ja niiden rahavirroista. Kokonaisvaltaista tapahtumien hallinnointia Mitä yhtenäisempi prosessi, sitä helpompi on varmistaa ja valvoa tapahtumien laadukkuutta, kertoo ison lääkealan yrityksen hankintapäällikkö Elina Pääskynkivi omasta kokemuksestaan Meeting Managementin tuomista eduista. Aiemmin toteutimme tapahtumat hajautetusti rajallisilla resursseilla, emmekä kyenneet tuottamaan niin yhtenäisiä ja laadullisesti tasaisia tapahtumia kuin olisimme toivoneet. Halusimme vahvistaa yrityskuvamme yhtenäisyyttä ja ennen kaikkea koimme, että tapahtumat ovat arvokas osa siitä, mitä tarjoamme asiakkaillemme, joten tapahtumajärjestelyiden sujuvuus oli tärkeää. Prosessin sujuvuus mahdollistaa sisäisten resurssien kohdentamisen tapahtuman sisällön tuottamiseen ja asiakaskokemuksen luomiseen. Elina Pääskynkivi Meeting Management-konseptia käyttävä hankintapäällikkö KUVA: MATTI SULANTO Säästä sisäisiä resursseja Meeting Management ei lisää ainoastaan kustannussäästöä. Suurin etu on sisäisten resurssien ajan säästö, joka syntyy prosessien organisoituneemmasta toteutuksesta sekä mahdollisuudesta panostaa niihin elementteihin, jotka tuottavat asiakkaille arvoa. Tapahtuman optimaalinen onnistuminen on todennäköisempää, kun yhteistyökumppanit on valittu huolellisesti, ohjelmat tukevat yrityskuvaa ja asiakaspalautteen kerääminen sekä analyysi on systemaattista. Uskalla luopua vanhasta Uuden ajatusmallin käyttöönoton suurimpana haasteena oli totutuista toimintatavoista luopuminen. Kokousten ja tapahtumien järjestely oli ollut hauska osa monen työtä. Miten korvata se toisella? Toimintamallin pelättiin kadottavan luovuuden ja yhtenäistävän tapahtumat toistensa näköisiksi asiakkaan tarpeet unohtaen. Pelko selätettiin johdonmukaisella, perustellulla ja markkinointihenkisellä sisäisellä tiedotuksella ja koulutuksella. TARJA RANNISTO toimitus@mediaplanet.comm TERVETULOA VAUHDIN MAILMAAN! VINKKI 530 metriä pitkä sisärata Nopea ja turvallinen ajokalusto Super Minimoto Ajo-opastus ja turvakoulutus Ajovarusteet Kattavat ravintolapalvelut Neuvottelutilat Viihtyisät saunatilat www.vmkarting.com HUOMIO! Videoneuvottelut ovat ekologinen tapa kokoustaa! KUVA: ISTOCK.COM

TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI ILMOITUSLIITE 9 7VINKKI HYÖDYNNÄ TEKNOLOGIAA Tehosta - investoit jaksamiseen LYHYESTI KÄYTTÄJÄYSTÄVÄLLISYYS Ajan säästö on yksi suurimmista eduista, jonka kokonaisvaltainen tapahtumanhallinta tarjoaa. KUVA: ISTOCKPHOTO Kysymys: Miksi organisaation kannattaa investoida videoneuvottelujärjestelmään? Vastaus: Uudet videoneuvottelujärjestelmät vähentävät matkustustarvetta ja auttavat siten henkilökunnan jaksamista ja hyvinvointia. Kantaverkkoyhtiö Fingrid Oyj:ssä on ollut vuoden alusta lähtien uusi videoneuvottelujärjestelmä organisaation sisäisessä käytössä. Yhtiön toimipisteet sijaitsevat Helsingissä, Hämeenlinnassa, Petäjävedellä, Oulussa ja Varkaudessa. Moottorina järjestelmän hankkimiselle oli halu tehokkaaseen informaation jakamiseen koko henkilöstölle eri toimipisteissä. Toinen syy oli saada erilaisille projektiryhmille joustava ja tehokas työkalu. Meidän organisaatiossamme on ollut paljon kokouksia nimenomaan Helsingissä. Uusi järjestelmä vähentää matkustustarvetta ja siten myös edesauttaa henkilökuntamme hyvinvointia ja jaksamista, tietoliikenneasiantuntija Juha Heinonen kertoo. Videoneuvottelutekniikan opettelu vie oman aikansa. Käyttäjäystävällisyys onkin yksi tärkeimpiä aspekteja, kun organisaatio ottaa uuden teknisen laitteiston käyttöön. Rakensimme yhdessä yhteistyökumppanimme kanssa sellaisen järjestelmän, joka on mahdollisimman helppokäyttöinen. Tulevaisuudessa tavoitteenamme on hyödyntää myös sidosryhmiemme kanssa videoneuvottelutekniikka, jos heiltä löytyy siihen valmiuksia. Projektit nopeutuvat Fingridissä on käynnissä mittava investointiohjelma lähivuosille. Investoinnit tehdään, jotta kantaverkkoon voidaan liittää uusia sähköntuotantolaitoksia ja tuulivoimaa. Projektihenkilökunnalle videoneuvottelujärjestelmä on oiva työväline. Projektiryhmien työ helpottuu ja nopeutuu teknisten ratkaisujen myötä, koska heillä on paljon kokouksia. Kantaverkkoyhtiö on hyödyntänyt uutta videoneuvottelujärjestelmää myös organisaation koulutustilaisuuksissa. Tämä tuli meille uutena ajatuksena järjestelmän käytön myötä. Videoneuvottelut voidaan tallentaa ja esimerkiksi koulutustilaisuuksiin voi palata myös myöhemmin. Käyttäjäystävällisyys tärkeää Heinonen ei uskalla vielä puolen vuoden kokemuksella sanoa, onko uusi neuvottelujärjestelmä tuonut kokouskulttuurimuutoksia, mutta nyt ei tarvitse jokaisen kokouksen vuoksi matkustaa montaa sataa kilometriä. Se on otettu hyvin vastaan ja sitä halutaan käyttää. Henkilöstö on kokenut sen helppokäyttöiseksi. Kun henkilöstö ei matkusta jatkuvasti liikenteessä, niin turvallisuus, työolosuhteet sekä jaksaminen paranevat. Videoneuvottelujärjestelmä mahdollistaa kokousten järjestämisen nopeallakin aikataululla. On tietenkin myös sellaisia kokouksia, joissa täytyy istua saman pöydän ääressä. Uusi järjestelmä tuo mukanaan yhden uuden työkalun organisaation työkalupakkiin. PETRI GÖRMAN toimitus@mediaplanet.com Turo Puittinen KUVA: T. PUITTISEN ARKISTO Nopeuta kokouksia videoneuvotteluilla Videoneuvottelujärjestelmä on helpottanut myös toimitusjohtajan työtä Maestro yhtiöissä. Hallituksen ja johtoryhmän kokouksia uusi viestintätapa on tehostanut paljon, koska yrityksen johtoon kuuluu henkilöitä eri puolilta Suomea. Yrityksemme sisäiset palaverit ovat helpottuneet. Suurin osa asiakkaistamme on pääkaupunkiseudulta. Asiantuntijamme asuvat taas maakunnissa. Heillä on uuden videoneuvottelujärjestelmän avulla mahdollisuus tukea myyntiorganisaatiotamme ilman matkustamista, toimitusjohtaja Turo Puittinen kertoo. Videoneuvottelut liittyvät suurimmaksi osaksi myyntiin, koulutukseen tai tukipalveluihin. Uuden videoneuvottelujärjestelmän vuoksi kokouksia voidaan järjestää lyhyelläkin varoitusajalla. Yrityksen Helsingin toimipisteeseen ostettiin jo toinen videoneuvottelujärjestelmä sen aktiivisen käytön vuoksi. Viime vuonna henkilöstömme määrä kasvoi 10 prosentilla, kun taas matkustuskulut ovat pudonneet 13 prosentilla. Hyödyt näkyvät siis selkeästi viivan alla, toimitusjohtaja summaa hyödyt. Teräviä etäratkaisuja Neukkari. Oy tuottaa etäneuvottelupalveluita ja vuokraa teräväpiirtotasoisia LifeSize-etäneuvottelujärjestelmiä. Easymeeting -ketju kattaa koko Suomen ja tuo palvelun lähelle asiakasta. Suomen suurimmassa etäneuvotteluratkaisuja tarjoavassa palveluketjussa on jo yli 30 kumppania. Neukkari. Oy:n asiakkaina on yrityksiä, joilla on tarvetta tehostaa ajankäyttöä ja säästää matkakustannuksissa. Neukkari. Oy on ottanut tiukan haastajan roolin etäneuvottelumarkkinoilla. Ketjun myynti on kovassa nousussa ja jälleenmyyntiverkosto kasvanut jo lähes haluttuun laajuuteensa. Ehdoton vahvuutemme on asiakkaan liiketoiminnan ymmärtäminen. Etsimme kattavasta palveluvalikoimastamme oikeat ratkaisut asiakkaan ongelmiin, kertoo Neukkari. Oy:n toimitusjohtaja Miika Liljedahl. Etäneuvottelu säästää rahaa, aikaa ja ympäristöä sekä lisää tehokkuutta. Investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin, kun matkustaminen ja siihen käytetty aika vähenevät. Etäneuvottelulla parannetaan myös yrityksen sisäistä viestintää ja tiedonkulkua. Se on tehokas kanava osaamisen jakamiseen organisaation eri toimipisteiden tai kumppanien kesken. Laatu yllättää LifeSizen HD-tasoinen kuva, helppokäyttöisyys ja toimintavarmuus ovat yllättäneet monet aiemmin videoneuvottelua kokeilleet positiivisesti. Laitteiden korkea tekninen taso on houkutellut asiakkaiksi myös uutta käyttäjäkuntaa. Kolmasosa asiakkaistamme ei ole ennen käyttänyt etäneuvottelupalveluita. Olemme onnistuneet jalkauttamaan uuden toimintamallin näihin yrityksiin. Etäneuvottelujärjestelmän käyttöönotto on helppoa, sillä pystymme hyödyntämään yritysten olemassa olevia internetyhteyksiä tietoturvallisesti, Liljedahl sanoo. Sen lisäksi, että samaan easymeeting -etäneuvotteluun voidaan yhdistää laitemerkistä riippumatta videoneuvottelulaitteet, pc-osallistujat ja puhelinosallistujat, Neukkari. Oy:llä on tarjota täysin uudenlaisia palvelutuotteita helpottamaan etäneuvottelujen käyttöä. Neukkari. Oy:n toimitusjohtaja Miika Liljedahl on tyytyväinen yritysten kykyyn omaksua uusia neuvottelukäytäntöjen toimintamalleja.

10 ILMOITUSLIITE TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI AMMATILLINEN NÄKÖKULMA Suomi on saavuttanut erinomaisen aseman kahdenkymmenen parhaan kokous- ja kongressimaan joukossa, sekä ICCA:n (International Congress and Convention Association) että UIA:n (The Union of International Associations) kansainvälisissä vertailuissa. Suomi on loistava sijoitus kokousmaalle, sillä useimmat vieraat saapuvat maahan ensimmäistä kertaa. Suomi on inspiroiva, aito kokemus Maastamme ei ole selkeää mielikuvaa uusien asiakkaiden keskuudessa Ehkä tässä piilee mahdollisuus viestittää aikakauteen sopien aitoa, monipuolista, yllättävää ja inspiroivaa kuvaa Suomesta. Vanhoista uskomuksista ei ole haittaa ja kukin organisaatio voi ripotella uusia viestejä tai tarinoita kohderyhmän ja tilanteen mukaan. Mielikuvaa metsästämässä Uudet kokoussukupolvet etsivät aitoutta ja houkuttelevia, ainutlaatuisia, uusia, tai nostalgisia kohteita, sekä kokemuksia, jotka vahvistavat kansainvälisessä mediassa esitettyjä mielikuvia. Hetkessä täyteen rakennettu suurkaupunkikin voi olla aito, jos se vahvistaa mielikuvaa kohteesta. Ydinviestien olisi kokousalallakin oltava kohdallaan ja yhdenmukaisia, Suomen kansainvälistä kokonaisviestintää tukevaa. Pirstaleinen kuva hämmentää ja luo epäuskottavuutta. Suomeen on helppo tulla Kansainvälinen kokoustoimialan sisäpiiri on oppinut tuntemaan Suomen kongressimaana, jossa järjestelyt sujuvat erinomaisesti. Suomella on hyvä maine, suomalaiset ovat alansa huippuammattilaisia ja maasta löytyy palvelualtista väkeä. Sana kiirii, kun tieteelliset järjestökokoukset kiertävät maasta toiseen. Suomessa valtakunnallinen järjestäjäkoneisto on huippuunsa rasvattu. Meillä on korkeatasoiset kokoustilat ja palvelut, sekä monipuolinen hotelli- ja ravintolatarjonta. Etäisyydet ovat kohteissa lyhyet ja liikenne sujuvaa. Kokousvieraat voivat tuntea olonsa turvalliseksi. Kiitosta satelee suomalaisille järjestäjille jatkuvasti. Luetellut kilpailuvaltit pätevät monessa muussakin maassa. Suomi ei voi tuudittautua erinomaisuuteen vain järjestämisessä, sillä loppukilpa käydään lisämausteilla, kuten luovuudella ja ympäristömyötäisyydellä. Tiede sanansaattajana Aktiivisen viestinnän ja markkinoinnin tärkein perusta on kansainvälinen tieteellinen toiminta, järjestöyhteistyö ja kansainväliset verkostot. Yli 8000 suomalaista kuuluu erilaisiin kansainvälisiin järjestöihin. He ovat avainasemassa, kun tavoitellaan kansainvälistä tapahtumaa Suomeen. Tieteellisen kongressin isännyys on näkyvä tapa nostaa suomalaiset tieteentekijät ja tutkimus esille. Kansainvälistyviltä korkeakouluilta, tieteentekijöiltä ja organisaatioilta voi kuitenkin vaatia vuosia saavuttaa merkittävä asema järjestössä, pitää Suomea esillä kokouskohteena ja viestittää osaavasta ja inspiroivasta kohteesta tai ympäristömaasta, jotta päätös kongressin kohteesta kypsyisi Suomen kannalta edullisesti. NÄKÖKULMA Suomessa valtakunnallinen järjestäjäkoneisto on huippuunsa rasvattu ja kohteet kiillotettu. Satu Keiski-Toni toimitusjohtaja, Finland Convention Bureau 8VINKKI HYÖDYNNÄ MIELIKUVIA Varaus vuosia etukäteen Suomessa kokousta ei tarvitse järjestää omin voimin, vaan kaikilla on mahdollisuus saada ilmaista palvelua ja kääntyä kokousammattilaisten puoleen. Jo kongressia tarjottaessa on helppo koota paikallinen järjestelytoimikunta. Oleellista on saada tukiryhmät toimintaan, laatia ohjelma, näyttelyt ja sponsorit, paikka ja aika. Kansainvälinen viestintä potentiaalisille osallistujille on käynnistettävä hyvissä ajoin. Huippunimet, kutsuvieraat, laatu, viestinnän ja markkinoinnin osaaminen houkuttelevat koko tieteellisen yhteisön koolle. Kongressin kutsujilta vaaditaan kekseliäisyyttä. Tutkimusten mukaan juuri oheisohjelmat, aidot kokemukset jäävät osallistujien mieleen. Potti on 250 miljoonaa Kongressiosallistujien määrä on noussut 60 tuhanteen ja yritystapahtumissa vierailee parhaimmillaan 150 000 osallistujaa. Se merkitsee vuosittain 250 miljoonaa euroa. Merkittävä summa palvelualalle, joka työllistää jatkossakin omalla maaperällä. Suomen tehokkaaseen ja luotettavaan mielikuvaan voi lisätä tulevaisuudessa ympäristömyötäisyyden. Suomen valtakunnallinen kokousorganisaatio, FCB on ensimmäisenä maailmassa julkaissut ympäristömanuaalin jäsenorganisaatioiden käyttöön. Tarkoituksena on virittää alan yritykset vastuullisen toiminnan raportointiin ja seurantaan. Matkustamiseen liittyvien toimintojen ympäristövaikutukset yhdistetään usein vain liikkumisen tai lentämisen aiheuttamiin päästöihin. Kohteessa vietetty aika muodostaa merkittävän osan matkan ympäristövaikutuksista, joita on syytä seurata ja jotka ovat nousemassa valintakriteeriksi varsinkin, jos matkan aiheuttamat ympäristövaikutukset muodostuvat väistämättömän suuriksi. 5 PARHAAT VINKKINI Ydinviestit kuntoon 1 Suomesta välitetään tietoisesti kansainvälisesti yhtenäistä kuvaa, jota tapahtumajärjestäjän kannattaa noudattaa kongressiasiakkaan saadakseen. Pitkäjänteisyys 2 Yhteistyö kansainvälisten tiedeyhteisöjen, järjestöjen ja itse tapahtumajärjestäjänkin välillä voi olla vuosien mittainen projekti, mutta se kannattaa, sillä järjestäjämaana oleminen hyödyttää niin Suomen kuin suomalaisen tieteenkin mainetta ja tapahtumat tuovat tuloja Suomeen. Ammattijärjestäjät apuun 3 Ammattijärjestäjät kannattaa kutsua apuun jo idean syntyessä ja suunnittelun käynnistyessä. Kenenkään ei tarvitse järjestää massiivista tapahtumaa yksin ja ilmaistakin apua on saatavilla. Tuo esiin aito, inspiroiva Suomi 4 Järjestelyjen sulava toimiminen ei enää riitä, vaan järjestäjän on tuotava esiin maansa ainutlaatuisuus ja inspiroivuus. On oltava sisällöllinen syy sille, että tapahtuma järjestetään juuri Suomessa. Ympäristömyötäinen toiminta esiin 5 Ympäristöasiat ovat tärkeässä osassa tapahtumajärjestämisessä. Tapahtumaan matkaaminen aiheuttaa joka tapauksessa ympäristökustannuksia, joten suomalaisten vastuullinen kokoustaminen voi olla kilpailuvaltti maata valitessa. Jyväskylän Paviljongin monipuoliset ja muuntojoustavat tilat sopivat vaativillekin tapahtumille niin isoihin kuin pieniinkin tilaisuuksiin. Kokenut ja ammattitaitoinen myynti- ja kokouspalveluhenkilöstömme auttaa tapahtuman suunnittelusta alkaen. Kongressikeskuksen sijainti on ihanteellinen keskellä kaupunkia ja sen palveluja. Hotellit ovat kävelyetäisyyden päässä ja paikoitustilaa on runsaasti piha-alueella ja omassa P-talossa. KOKOUSPALVELUT Tiedustelut ja varaukset myyntipalvelusta, puh (014) 339 8100 tai paviljonki@jklpaviljonki.fi Katso tilaesittelyt ja kokouspakettitarjoukset www.jklpaviljonki.fi TERVETULOA DIPOLIIN! Dipoliin Espoon Otaniemeen tullaan järjestämään kokous, seminaari, iltajuhla tai muu tapahtuma, kun halutaan erinomaista palvelua, miellyttäviä kokous- ja juhlatiloja, tasokasta ja toimivaa tekniikkaa, maittavaa ruokaa sekä ennen kaikkea asiantuntevaa ja ystävällistä henkilökuntaa hoitamaan tilaisuus onnistuneesti! Green menu Dipoli sai ensimmäisenä kokous-, kongressi- ja juhlatalona Suomessa WWF:n Green Office -merkin. Olemme laajentaneet vihreitä arvojamme myös iltajuhlamenuihimme. Maukkaat menut, jotka on valmistettu aidoista alkuperäisistä ruokatuotteista löydät osoitteesta www.dipoli.tkk.fi/kokouspalvelut/menut.html DIPOLI kokous- ja kongressipalvelut Otakaari 24, Otaniemi, Espoo puh. (09) 451 4667 myyntipalvelu@dipoli.tkk.fi www.dipoli.tkk.fi/kokouspalvelut

TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI ILMOITUSLIITE 11 VINKKI 10 hyvää syytä järjestää yritystapahtuma Suomessa Korkealuokkaiset tilat Suomen modernit ja korkeatasoiset kokous- ja kongressitilat soveltuvat kaikenkokoisten kokousten järjestämiseen. Ammattitaitoiset kokouspalvelut Tuoreimman FCB:n teettämän delegaattitutkimuksen mukaan 87 prosenttia vastaajista piti Suomen kongressijärjestelyitä hyvinä tai erittäin hyvinä. Turvallisuus FCB:n viimeisimmän tutkimuksen mukaan yli 90 prosenttia kansainvälisistä kokousvieraista piti suomalaisten isäntäkaupunkien turvallisuutta hyvänä tai erittäin hyvänä. Hyvä saavutettavuus Noin 180 kansainvälistä lentoa saapuu päivittäin Helsinki- Vantaan lentoasemalle. Myös useisiin muihin kaupunkeihin on suorat kansainväliset lentoyhteydet. Suomeen pääsee kätevästi myös laivalla Ruotsista, Saksasta ja Virosta. Monipuoliset oheisohjelmat Suomessa on erinomaiset mahdollisuudet kokousten oheisohjelmien ja -matkojen järjestämiseen. Suosittuja kohteita ovat Lappi, saaristo ja Järvi-Suomi, joiden luonto tarjoaa näyttävät puitteet aktiviteeteille. Luonnonläheisyys Maailman puhtaimpiin kuuluva luonto ja vesi on suomalaiselle perusoikeus. Suomalainen jokamiehenoikeus antaa mahdollisuuden liikkua vapaasti luonnossa ja nauttia sen antimista. Vastuullisuus Ympäristövastuukysymyksissä olemme eräs maailman edelläkävijöistä - myös kokous- ja kongressialan vastuullisuuden edistämisessä. Ainutlaatuinen sijainti Suomen maantieteellinen sijainti mahdollistaa vaivattoman tavan vierailla samalla myös itänaapurissamme Venäjällä. Ystävällisyys ja kielitaito Suomi on aidosti vieraanvarainen, ammattitaitoinen ja kielitaitoinen kohde tapahtumallesi. 10. Huippudesignin kotimaa Suomalainen design vahvistaa sanonnan - yksinkertainen on todellakin kaunista. Suomesta löydät varmasti mieluista huippudesignia myös kotiin vietäväksi. LÄHDE: fcb.fi KUVAT: istock.com

KERRO MIELIPITEESI, ME KUUNTELEMME! OSALLISTU KYSELYYN OSOITTEESSA WWW.MEDIAPLANET.FI/FEEDBACK Tavoittemme on auttaa lukijoitamme menestymään. Mielipiteesi ja ajatuksesi ovat siis meille erityisen tärkeitä. Kun osallistut lehtemme kehittämiseen, osallistut samalla 500 :n Sokos Hotels lahjakortin arvontaan. Lahjakortin voittaja pääsee nauttimaan kahden hengen majoituksesta aamiaisineen perjantaista sunnuntaihin saunallisessa sviitissä. Lahjaan kuuluu myös yksi illallinen kahdelle ruokajuomineen. VOITA: OSALLISTU 500 :N SOKOS HOTELS -LAHJAKORTIN ARVONTAAN. Tervetuloa kertomaan mielipiteesi tästä lehdestä! WWW.MEDIAPLANET.COM/FI INFO@MEDIAPLANET.FI PUH. 09-5658 4000