RAPORTTI 1 (7) Sisäisen tarkastuksen raportti vuodelta 2014 1. Yleistä 1.1. Sisäisen tarkastuksen järjestäminen Sisäinen tarkastus järjestettiin kuntayhtymän hallituksen hyväksymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen mukaisesti. Kuntayhtymän johtajan ja sisäinen tarkastajan laatima sisäisen tarkastuksen työsuunnitelma vuodelle 2014 hyväksyttiin kuntayhtymän hallituksen kokouksessa tammikuussa 2014. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan arviointikehikkona käytettiin soveltuvin osin Valtiovarain controller -toiminnon suosituksen mukaista COSO - ERM -mallia. The Committee of Sponsoring Organisations of Treadway Commission. ERM - Enterprise Risk Management, integrated framework 2003, KPMG Oy Ab 2009. 1.2. Resurssit Sisäinen tarkastaja avusti kuntayhtymän johtajaa hänen valvontavelvollisuutensa täyttämisessä. Sisäinen tarkastaja toimi tarkastuslautakunnan sihteerinä ja pöytäkirjanpitäjänä. Tilikaudella 2014 lautakunnalla oli kuusi kokousta.
RAPORTTI 2 (7) 2. Sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman toteutuminen vuonna 2014 2.1. Tarkastuksen laajuus ja kohteet Sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman sisältöä ja tarkastusten kohdentumista valmisteltiin yhteistyössä tilintarkastajien kanssa. Sisäinen tarkastus toteutettiin Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän oppilaitoksissa ja yhteisissä palveluissa: helmikuu: Aikuisopisto maaliskuu: Ammattiopisto Lieksa huhtikuu ja marraskuu: Ammattiopisto Nurmes toukokuu: Ammattiopisto Outokumpu kesäkuu: Ammattiopisto Valtimo kesäkuu: Yhteiset palvelut elokuu: Ammattiopisto Kitee syyskuu: Ammattiopisto Niittylahti lokakuu: Ammattiopisto Joensuu tekniikka ja kulttuuri marras- ja joulukuu: Ammattiopisto Joensuu palvelut Aloituskeskustelussa käsiteltiin: 1. edellisen sisäisen tarkastuksen suositukset ja 2. tarkastettavan yksikön odotukset sisäisessä tarkastuksessa käsiteltävistä asioista. Sisäinen tarkastus kohdistui seuraaviin osa-alueisiin: toiminnan tuloksellisuus; strategiset ja toiminnalliset tavoitteet, opetuksen järjestäminen, hallinnon tarkastus; lainsäädännön, päätösten, sääntöjen ja ohjeiden noudattaminen ja esimiesten ja toimielinten sisäisen tarkkailun toimivuus. Tarkastuksiin osallistui yhteensä 152 henkilöä. Lisäksi sisäinen tarkastaja toteutti kuntayhtymän johtajan toimeksiannosta selvityksiä. 2.2. Parhaiden käytäntöjen tunnistaminen ja levittäminen Sisäinen tarkastaja osallistui toiminnan kehittämiseen keräämällä ja jakamalla tietoa kuntayhtymän parhaista käytännöistä.
RAPORTTI 3 (7) Sisäinen tarkastaja toteutti viidessä oppilaitoksessa Sisäinen valvonta ja riskienhallinta käytännössä-koulutuksen. Koulutuksen tavoitteena oli: 1. kehittää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asiantuntemusta oppilaitoksissa, 2. edistää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen toimeenpanoa käytäntöön ja 3. tukea henkilöstöä omiin työtehtäviin sisältyvien sisäisen valvonnan tehtävien hahmottamisessa, toteutuksessa ja arvioinnissa. Koulutuksiin osallistui yhteensä 136 henkilöä. 2.3. Keskeiset havainnot Sisäisen tarkastuksen 2013 vuosiraportin suositusten toteutuminen Suositukset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseen: Koulutuskuntayhtymän sisäisen valvonnan yleisohje päivitettiin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeeksi kokonaisvaltaiseen lähestymistapaan perustuen 1.5.2014 alkaen. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan edellyttämän asiantuntemuksen kehittämistä on jatkettu mm. oppilaitosten henkilöstölle suunnatulla Sisäisen valvonta- ja riskienhallinta käytännössä-koulutuksella. Taloussuunnittelukauden riskien arviointi sisältyi kuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelmaan 2015-2017. Hallintosäännössä tilivelvolliseksi määritetyt viranhaltijat arvioivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumista, vaikutuksia toimintaan ja kehittämistarpeita tulevaisuudessa osana sisäisen valvonnan selontekoa 2014. Toiminnan tuloksellisuus Riskimatriisin mukaan kuntayhtymän strategisiksi riskeiksi on määritetty: henkilöstön osaamisen ja motivaation ylläpitäminen niukkenevassa taloustilanteessa ja toiminnan sopeuttaminen pieneneviin opiskelijamääriin siten, että koulutuksen laatu ja kustannustehokkuus säilytetään. Tarkastushavainnon mukaan vuosi 2014 oli haasteellinen sekä kuntayhtymän että sen oppilaitosten toiminnan suunnittelun kannalta, näin ollen johtamisen ja päätöksenteon perusteena olevan tiedon luotettavuudella oli erittäin merkittävä asema tasapainoisen toiminnan ja talouden ylläpitämisessä sekä niihin olennaisesti vaikuttavassa henkilöstön suhtautumisessa jatkuviin säästötoimenpiteisiin.
RAPORTTI 4 (7) Tarkastushavainnon mukaan toiminnalliset tulokset vaihtelivat oppilaitosten sekä koulutusja opintoalojen välillä erityisesti: työllistymisessä, opintojen keskeyttämisessä, tutkinnon läpäisyasteessa ja erityisopetuksen onnistumisessa. Opiskelijoiden suorittamiin opintoviikkoihin pohjautuvan havainnon mukaan opiskelijoille pakollisten verkko-opintojen järjestäminen oli haasteellista lukuvuonna 2013-2014. Sisäisen tarkastajan suosituksen mukaan oppilaitosten tulee varmentaa jatkossa riittävillä seurantatoimenpiteillä kaikille opiskelijoille pakollisten verkko-opintojen toteutumista suunnitelman mukaisesti. Eri koulutuksenjärjestäjien opetushallitukselle ilmoittamat kustannustiedot vuodelta 2013 poikkesivat kansanopistokoulutuksen osalta merkittävästi toisistaan, näin ollen ko. tietoihin perustuvissa vertailuissa käytettävissä olleet tiedot olivat suuntaa antavia mm. eri koulutuksenjärjestäjien toisistaan poikkeavalla tavalla toteuttaman kustannusten kohdentamisen ja tietojen keruun seurauksena. Oppilaitokset sekä kuntayhtymän yhteiset palvelut ovat jatkaneet toiminnallista ja taloudellista suorituskykyä edistävien toimenpiteiden valmistelua yhteistyössä henkilöstön ja kuntayhtymän johdon kanssa. Vuosina 2013-2014 tehtyjen rakenteellisten kehittämistoimenpiteiden tulokset alkoivat näkyä kuntayhtymän taloudessa täysimääräisenä erityisesti henkilöstömenojen osalta 1.8.2014 alkaen. Tilinpäätökseen liittyvän ennakkotiedon mukaan toiminnan ja talouden yhteensovittamiseen liittyneet toimenpiteet ovat olleet taloudellista suorituskykyä mittaavien tulosten mukaan onnistuneita tilikaudella 2014. Opetuksen järjestäminen Opiskelijan ohjaukseen osallistuvien henkilöiden ymmärrystä tutkinnon kokonaisuudesta ja tavoitteista sekä vaihtoehtoisista opintojen suorittamistavoista ja väylistä on lisätty suunnitelmallisesti sekä oppilaitosten omilla että yhteisten palveluiden kanssa yhteistyössä toteutetuilla kehittämistoimenpiteillä. Tarkastushavainnon mukaan ammatillisena perustutkintokoulutuksena järjestettävä opetus pirstaloidaan edelleen osittain liian pieniin osiin. Lukukauden 2014-2015 aikana tehtävässä toteutussuunnitelmatyössä tulee luoda edellytykset uusien tutkinnonperusteiden edellyttämien laajempien osaamiskokonaisuuksien opetukseen liittyvien opetus- ja opiskelumenetelmien käyttöön otolle sekä osaamisperusteisuuden toteutumiselle opiskelijan arvioinnissa.
RAPORTTI 5 (7) Työpaikkaohjaajien kouluttaminen ja ohjaaminen arvioimaan oppimista ja osaamista tutkinnon osan arviointikohteiden ja kriteereiden mukaan korostuu jatkossa. Tarkastushavainnon mukaan opiskelijan henkilökohtaiseen opiskelusuunnitelmaan sekä oppimisen seurantaan ja arviointiin liittyvistä wilma-merkinnöistä tulee sopia yhteisesti oppilaitos- ja tiimitasolla. Työssäoppimisen tavoitteiden kirjaamiseen liittyvien käytäntöjen kehittäminen sekä työelämäpalautteen hyödyntäminen koulutuksen ja ohjauksen kehittämisessä on kesken. Työpaikalla tapahtuvan oppimisen ja ammattiosaamisen näytön arviointien toteutumiseen liittyvä suunnitelma tulee sisällyttää opiskelijan henkilökohtaiseen opiskelusuunnitelmaan jo opintojen aloitusvaiheessa. Tarkastushavainnon mukaan oppimisen ja osaamiseen arviointiin sekä arviointikeskustelujen toteuttamiseen liittyvien käytäntöjen kehittämistä jatketaan osana valmentavan opettajuuden toteuttamista. Hallinnon tarkastus Kuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeistukset ovat ajan tasalla ja niissä on huomioitu 1.1.2014 voimaan tulleet kuntalain edellyttämät muutokset. Hallinto- ja tukipalvelujen tehtävien ja roolien määrittäminen on rajapintojen osalta kesken; yhteiset palvelut - oppilaitos. Sisäisen tarkastajan suosituksen mukaan keskeisiin prosesseihin liittyvien toimintakuvausten päivittämistä ja kuvauksiin sisältyvien, toiminnan tuloksellisuutta ja lainmukaisuutta varmentavien kontrollien (valvontatoimenpiteiden) määrittämistä tulee jatkaa sekä koulutuksenjärjestäjä- että oppilaitostasolla. Sisäisessä tarkastuksessa käytettävissä olleisiin asiakirjoihin pohjautuvan havainnon mukaan pistokokein valittujen oppisopimusten liitteenä olleet hakeutumisvaiheen henkilökohtaistamiseen liittyvät asiakirjat olivat puutteellisia. Tarkastusprosessin aikana sovittiin, että oppisopimuksiin liittyvät asiakirjat käydään rehtorin johdolla läpi. Mikäli oppisopimuksissa ja niiden liitteenä olevissa dokumenteissa on puutteita, oppisopimusasiakirjoja täydennetään jälkikäteen säännösten ja ohjeiden edellyttämällä tavalla. Tarkastushavainnon mukaan oppisopimustoiminnan uudistuksen tukemista tiimien toiminnassa on jatkettu suunnitelman mukaisesti. Oppilaitosten tekemien asiakastöiden kirjaamiseen ja dokumentointiin sekä asiakkailta perittäviin maksuihin liittyvien toimintatavat vaihtelivat yksiköittäin.
RAPORTTI 6 (7) Pistokokein tehtyjen tarkastushavaintojen mukaan opiskelijamäärien ilmoittamiseen liittyvillä kontrolleilla saatiin kohtuullinen varmuus kolmessa oppilaitoksen asuntolassa majoitettuihin opiskelijoihin liittyvien tietojen ilmoittamisesta opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annetun lain (1705/2009) ja asetuksen (1766/2009) mukaisesti 20.9.2014 laskentapäivänä. Tarkastushavainnon mukaan kansanopistokoulutuksen vuoden 2014 käyttömenojen valtionosuuslaskennassa käytettävät opiskelijaviikot vastasivat pitkien kurssien osalta Primuksesta saatavia tietoja. Esimiesten ja toimielinten sisäisen tarkkailun toimivuus Koulutuskuntayhtymän hallintosäännössä on määritetty sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tehtävä- ja työnjaot sekä vastuut. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelmat tilikaudelle 2014 hyväksyttiin oppilaitosten johtokunnissa. Oppilaitosten riskimatriisit käsiteltiin syksyllä 2014 toteutetuissa johdon katselmuksissa. Sisäinen tarkastaja konsultoi johtavia viranhaltijoita ja esimiehiä riskien tunnistamisessa ja arvioinnissa sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan suunnitelmien laadinnassa. Tarkastushavainnon mukaan kuntayhtymän riskienkartoitus on ajan tasalla. Tunnistettujen riskien ja osittain myös mahdollisuuksien merkittävyyden ja todennäköisyyden arviointi on toteutettu kuntayhtymän riskienhallintapolitiikan mukaisesti. Tarkastushavainnon mukaan uusien vastuualuejakojen ja -henkilöiden myötä valvontatoimenpiteiden toteuttaminen ja vastuut ovat jatkuvan muutosprosessin kohteena. Rehtorien selontekojen mukaan ryhmänohjaajien ja opettajien työnkuviin liittyvää kehitystyötä jatkettiin syyslukukaudella 2014 tehtäväkuvausten päivittämisellä, tehtävien vaatiman osaamisen kouluttamisella ja ryhmänohjaajan merkityksen kasvattamisella. Tarkastushavainnon mukaan omaisuuden hoidon valvontaan liittyvät tehtäviä ja vastuita on määritetty: PKKY:n hallintosäännössä, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeessa, opetussuunnitelman yhteisessä osassa, pysyvät vastaavat -ohjeessa; voimaan 1.10.2014 alkaen ja oppilaitoksen työsuojelun toimintaohjelmassa 2014-2017.
RAPORTTI 7 (7) Uusien organisaatio- ja yhteistyörakenteiden muodostaminen edellyttää omaisuuden hoidon valvontaan liittyvien vastuiden ja tehtävien sekä niihin sisältyvien toimenpiteiden uudelleenarviointia ja mahdollista päivittämistä. Tarkastushavainnon mukaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumiseen liittyvien raportointikäytäntöjen ja tuloksellisuuden arvioinnin kehittäminen on kesken sekä PKKY:n että oppilaitosten tasolla. 2.4. Raportointi ja seuranta Rehtorin kanssa käydyssä loppukeskustelussa todettiin sisäisen tarkastajan havainnot ja suositukset sekä varmistuttiin asioiden oikeellisuudesta. Tarkastusten yhteenvetoraportit toimitettiin kuntayhtymän johtajalle, rehtorille tai yhteisten palvelujen vastuuhenkilölle ja tilintarkastajalle. Tarkastuksissa annettujen suositusten toimeenpanon seuranta toteutetaan puolen vuoden kuluttua tarkastuksesta. Varsinainen suositusten toimeenpanon ja vaikuttavuuden arviointi tehdään seuraavan sisäisen tarkastuksen yhteydessä. Sisäinen tarkastaja raportoi koulutuskuntayhtymän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä sisäisen tarkastuksen työsuunnitelman toteutumisesta ja havainnoista koulutuskuntayhtymän hallitukselle ja tarkastuslautakunnalle. 3. Suositukset sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseen Esimiehet edistävät oman henkilöstönsä tietoisuutta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan merkityksestä, tehtävistä ja vastuista osana työtehtäviään. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan edellyttämän asiantuntemuksen kehittämistä jatketaan säännöllisillä koulutuksilla. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumista arvioidaan osana itsearviointiprosessia. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta, mahdollisista vaikutuksista toimintaan sekä kehittämistarpeista tulevaisuudessa raportoidaan osana kuntayhtymän raportointikäytäntöjä. Sisäinen tarkastaja Tuomo Hurskainen