Arviointikertomuksessa pyydetty selvitys uuden asianhallintajärjestelmän toimivuuden ja käyttäjien riittävän perehdytyksen varmistamisesta Liittyy asiahallinnan asiaan: LPR/628/02.02.02.00/2018 Käsittelyhistoria Kaupunginhallitus 305 2.7.2018 Aiempi käsittely: Kaupunginhallitus 305 Esittelijä: II kaupunginsihteeri Alina Kujansivu 040 724 8776 Valmistelija/lisätiedot: Tietohallintopäällikkö Mikkonen Juuso +358 40 6621558 Kaupunginsihteeri Willberg Juha 040 501 1561 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Kaupunginhallitus on pyytänyt ao. toimielimiltä vastineet tarkastuslautakunnan arviointikertomuksessa esittämiin havaintoihin. Kaupunginhallituksen tulee antaa Kuntalain 121.5 :n mukaisen lausunnon toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Tietohallintopäällikön lausunto 26.6.2018: Projektin taustaa Lappeenrannan kaupungin tietohallintotyöryhmä päätti keväällä 2014, että kaupunki aloittaa selvityksen ja määrittelytyön sähköisen dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin ratkaisun hankinnasta yhteistyössä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän kanssa. Keskeisenä ajurina hankkeelle oli arkistotilojen täyttyminen ja käytössä olevien sähköisen tiedonhallinnan työvälineiden hajanaisuus. Määrittelytyön tavoitteena oli kuvata kilpailutuksessa ohjelmistolle asetettavat vaatimukset sekä toiminnallinen tavoitetilan kuvaus. Määrittely kesti noin puoli vuotta, jonka jälkeen aloitettiin kilpailutuksen valmistelutoimet. Määrittelyvaiheen jälkeen myös Imatran kaupunki halusi liittyä mukaan yhteishankintaan. Hankintayksikkönä toimi Saimaan Talous ja Tieto Oy.
Hankintaprosessin käynnistäminen Kilpailutus käynnistettiin ensin markkinakartoituksella (12/2014), jossa toiminnallisen vaatimusmäärittelyn pohjalta pyydettiin ratkaisuehdotuksia ohjelmistotoimittajilta ja tämän perusteella tehtiin ensimmäinen tarkennuskierros vaatimusmäärittelyyn. Samalla todettiin, että hankinta on niin laaja, että se tulee viedä läpi neuvottelumenettelyllä. Neuvottelumenettelyyn valittiin viisi ohjelmistotoimittajaa, joiden kanssa käytiin kaksi kierrosta neuvotteluja ohjelmistovaatimuksista ja toiminnallisista tavoitteista. Neuvottelut käytiin kevään 2015 aikana ja tarjouspyyntö julkaistiin neuvottelumenettelyyn valituille ohjelmistotoimittajille kesäkuussa 2015. Tarjouksen jätti kolme tarjoajaa, kaksi jättäytyi pois tarjouskilpailusta. Tarjousten ja koekäyttöjakson jälkeen ohjelmistotoimittajaksi valikoitui MFiles Oy. Virallisesti käyttöönottoprojekti käynnistyi joulukuussa 2015. Käyttöönoton ensimmäinen vaihe oli vaadittujen toiminnallisuuksien ja tarjotun ratkaisun täsmentäminen ohjelmistotoimittajan kanssa. Hankintakokonaisuuteen kuuluivat asiakirjojen/dokumenttien hallinta, asianhallinta, kokoushallinta ja sähköinen kokouspalvelu, sopimustenhallinta, sähköinen allekirjoitus asiakirjoille, viranhaltijapäätöksille sekä kokouspöytäkirjoille, tiedonohjausjärjestelmä sekä sähköinen pysyväisarkisto. Keskeistä kaikkien osioiden osalta on prosessien ohjaaminen sähköisessä työskentely-ympäristössä perustuen ennalta määriteltyihin työnkulkuihin. Projektin viivästyminen Projektin alkuperäinen tavoite oli, että asioiden kirjaaminen ja kokoushallinta aloitettaisiin vuoden 2017 alusta. Marraskuussa 2016 kuitenkin todettiin, että tavoite ei ole realistinen 2 (3) työmäärään nähden. Kokoushallinta havaittiin monimuotoisten prosessiensa vuoksi erittäin haastavaksi kokonaisuudeksi ja sen määrittelyyn tarvittiin lisää aikaa. Aikataulutavoitetta siirrettiin tässä kohtaa 6kk eteenpäin. Kesällä 2017 valtuustokauden vaihtuessa osa toiminnallisuuksista oli valmistunut. Kokoushallinta ei ollut vielä käyttöönottovalmiudessa. Kesken vuotta tapahtuvan valtuustokauden vaihtuminen aiheutti myös poikkeavia järjestelyjä. Projektin resursseissa tapahtui myös vaihtuvuutta eläköitymisten ja muiden poissaolojen vuoksi. Jotta valtuustokauden vaihtuminen saatiin turvattua, päätettiin valtuustokauden vaihde viedä läpi vielä vanhalla asianhallintajärjestelmällä. Luottamushenkilöiden sähköisen
kokouspalvelun tuki oli päättynyt jo vuotta aiemmin ja sen käyttöä uusilla toimielimillä ei ollut tarkoituksenmukaista enää jatkaa. Käyttöönotto Lappeenrannan osalta käyttöönotto oli päätetty viedä läpi asianhallinta edellä ja laajentaa käyttöä sen jälkeen koko hallintohenkilöstölle asiakirjojen ja dokumenttien hallintaan. Ohjelmisto otettiin tuotantokäyttöön kirjaamossa 1.10.2017. Kaikki uudet asiat kirjattiin uuteen asianhallintajärjestelmään, viranhaltijapäätökset ja toimielinten kokoukset tehtiin vielä vanhalla ohjelmistolla. Rinnakkaiskäyttöä jatkettiin vuoden 2017 loppuun, jotta vanhassa ohjelmistossa käynnissä olevia asioita voitiin saattaa loppuun ilman siirtoa ohjelmistosta toiseen. Tämä mahdollisti samalla kirjaamohenkilöstölle uuden opettelun ja havaintojen tekemisen uuden ohjelmiston parantamiseksi. Kokoushallinta otettiin käyttöön vuoden 2018 alusta. Sopimustenhallinnan käyttöönotto on myös aloitettu kevään 2018 aikana. Käyttöönotetussa ohjelmassa on havaittu vielä virheitä tuotantoon siirron jälkeen ja niitä on korjattu noin kuuden viikon välein tehtävissä korjauspäivityksissä. Kriittiset / käyttöä estävät virheet on pyritty korjaamaan välittömästi. Projektin sisällöllistä laajuutta kuvaa se, että vaatimusmäärittely sisälsi useita satoja vaatimuksia, määrittelyvaihe useita satoja erilaisia testi/käyttötapauksia ja projektin aikana on kirjattu noin 1700 erilaista huomiota/virhettä joita testeissä on havaittu tai jotka ovat nousseet esiin vasta kun ohjelmistoa on ryhdytty käyttämään tuotannossa. Myöhästymistä syntyi alkuperäiseen aikataulutavoitteeseen nähden siis kokonaisuudessaan yksi vuosi, osin käyttöönotto aloitettiin aiemmin. Kustannusnäkökulmasta Lappeenrannan kaupungille viivästyksestä ei syntynyt merkittäviä suoria kustannuksia muun kuin oman henkilötyön muodossa. Riskienhallinnan näkökulmasta viivästys oli välttämätön ja hankinnan laajuus huomioiden ja projektin aikana ymmärryksen kasvettua kohtuullinen. Loppukäyttäjänäkökulmasta kokoushallinnan sähköinen kokouspalvelu aiheutti haasteita, koska vanha oli poistettu käytöstä ja uuden käyttöönotto oli sidoksissa uuden kokoushallinnan toiminnallisuuksien käyttöönoton etenemiseen. Tiedonohjauksen tärkeys asianhallinnassa ja siihen liittyvä resursointi Asian- ja asiakirjanhallintaa ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla.
Tiedonohjaussuunnitelmassa määritellään miten eri tehtäviin liittyvien asioiden käsittelyprosessit kulkevat ja millaista asiakirjallista aineistoa prosessien eri vaiheiden aikana muodostuu. Aiemmin tiedonohjaussuunnitelman rooli teknisesti on ollut rajoittuneempi ja vanha asianhallintajärjestelmä ei ohjannut käyttäjiä toimimaan prosessin mukaisella tavalla. Projektin aikana keskeinen tavoite on ollut saada prosessien ohjaamiseen parempia välineitä 3 (3) ja samalla tiedonohjaussuunnitelmaan tehtyjen kuvausten ajantasaisuus ja oikeellisuus on noussut erittäin keskeiseen asemaan. Projektin aikana tiedonohjaussuunnitelman päivittämiseen käytettävissä olevat resurssit olivat vajavaiset. Tiedonohjaussuunnitelman vajaavaisuudella on ollut käyttöönottovaiheessa käyttöä hankaloittava vaikutus. Keväällä 2018 asiakirjahallintoon on palkattu työntekijä vastaamaan sähköisen arkiston pääkäyttäjyydestä sekä tiedonohjaussuunnitelman päivitystyöstä. Miten varmistetaan riittävä perehdytys henkilöstölle? Lappeenrannan kaupungin osalta projekti vietiin läpi oman henkilöstön voimin. Projektissa oli mukana oman työnsä ohessa vaihtelevasti 6-10 keskeistä henkilöä eri vastuualueilta. Koulutuksia on pidetty loppuvuoden 2017 ja alkuvuoden 2018 aikana kymmeniä ja niihin on osallistunut hyvin kaupungin henkilöstöä. Osa henkilöstöstä on käynyt useamman koulutuksen riippuen työntekijän työtehtävien luonteesta. Lisäksi on tuotettu ohjeistusta järjestelmän käyttöön sekä käyty läpi tiedonohjaussuunnitelmaa uusien toimintamallien mahdollistamiseksi. Koulutuksia pidetään edelleen tarpeen vaatiessa sekä yleisemmin että täsmäkoulutuksina eri toimintojen osalta. Jatkuvuuden varmistamiseksi päävastuu ohjelmiston jatkokehityksen ja jalkautuksen osalta siirretään asiakirjahallintotiimille. Projektissa mukana olleet henkilöt toimivat nyt tuotantovaiheessa pääkäyttäjäverkostona. Lisäksi ohjelmiston käyttöön on nimetty ns. avainkäyttäjiä. Avainkäyttäjien rooli kunkin vastuualueen osalta on hyvin keskeinen, koska heillä on paras ymmärrys oman vastuualueensa työtehtävien laadusta ja millaiset käytänteet kyseisiin tehtäviin sopivat. Asiakirjahallintotiimi käy läpi tiedonohjaussuunnitelmaa yhteistyössä eri vastuualueiden kanssa ja tällä keinoin ohjelmisto saadaan tukemaan työtä parhaalla mahdollisella tavalla. Kunkin vastuualueen johtajia on pyydetty varmistamaan riittävä avainkäyttäjäresurssi uuden oppimisen turvaamiseksi.
Esittelijän ehdotus Uuden toimintamallin oppiminen ja samalla vanhasta poisoppiminen tulee ottamaan aikansa. Todellinen tilanne uuden ohjelmiston kyvyistä ja toimintamallien muutoksesta nähdään vasta sitten kun ohjelmisto on ollut aktiivisesti käytössä pidempään ja käyttäjät ovat ehtineet tutustua ja oppia uuden ohjelmiston käytön. Arviolta uuden oppiminen ja käytäntöjen hioutuminen vie aikaa vuodesta kahteen tämänlaajuisessa muutostilanteessa. Merkitään tiedoksi ja saatetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle ja kaupunginvaltuustolle. Päätös Hyväksyttiin. Täytäntöönpano tarkastuslautakunta kaupunginvaltuusto Tämän kokouksen käsittely: Esittelijä: Tarkastuspäällikkö Anitta Vilkko 040 522 9377 Valmistelija/lisätiedot: Tietohallintopäällikkö Mikkonen Juuso +358 40 6621558 Kaupunginsihteeri Willberg Juha 040 501 1561 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Esittelijän ehdotus Merkitään tiedoksi. Päätös Merkittiin tiedoksi.