PL 117, Myllykallionrinne 1 F 00201 Helsinki (09) 2340 4300 lauttasaari.srk@evl.fi www.helsinginseurakunnat.fi/lauttasaari SEURAKUNTANEUVOSTON PÖYTÄKIRJA 10/2012 Kokousaika: 30.10.2012 klo 18.00, kahvit klo 17.30 alkaen Kokouspaikka: Lauttasaaren kirkon seurakuntasali, Myllykallionrinne 1 A Osallistujat: Rintamäki Juha, puheenjohtaja Sihvonen Juha-Pekka, varapuheenjohtaja Andersson Maria, jäsen Gripenberg Pia, jäsen Haavisto-Hyvärinen Maija, jäsen Heinonen Aila, jäsen Kotamäki Kati, jäsen Malm Ville, jäsen Mattila Kari, jäsen Merenlahti Petri, jäsen, poistui pykälän 135 aikana klo 19. Reinilä Laura, jäsen Saario Pirre, varajäsen Sorjonen Annukka, jäsen, Väisänen Seppo, jäsen Nieminen Merja, sihteeri Este: Lehtinen Sanna, jäsen Neuvonen Vuokko, jäsen Palvelun tiimin ja kansainvälisen työn työntekijöistä Marko Heusala, Heidi Tirkkonen, Taina Viherkari ja diakoniharjoittelija Pia Peippo osallistuivat kokoukseen poistuen pykälän 134 käsittelyn jälkeen. 126. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen ja pidettiin yhteinen alkuhartaus. 127. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous on laillinen ja päätösvaltainen, kun kutsu on lähetetty viittä päivää aikaisemmin ja kokouksessa on läsnä puheenjohtaja ja vähintään puolet valituista jäsenistä tai heidän varamiehensä. Todettaneen kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 128. Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Maija Haavisto-Hyvärinen ja Aila Heinonen. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Maija Haavisto-Hyvärinen ja Aila Heinonen. 129. Asioiden käsittelyjärjestyksen hyväksyminen Asiat käsiteltäneen esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Lisättiin pykälä 143 Ystävyysseurakunta/Viron ev.lut kirkon Nõon seurakunta/neuvottelut 9.11.2012
2 130. Edellisen kokouksen pöytäkirja 9/2012 tiedoksi / Liite 130A Edellisen kokouksen tarkastettu pöytäkirja 9/2012, 25.9.2012 (liite 130A), merkitään tiedoksi 131. Ilmoitusasioita 131.1. Lauttasaaren kirkon pihanparannustyöt/porttialue parkkipaikalta Arkkitehtitoimisto Petäjä on tehnyt liitteenä 131.1A olevan suunnitelman parkkipaikalta pihalle olevan porttialueen selkeyttämisestä. Porttialueelle on tarkoitus rakentaa pysyvä portti, joka myös sulkee kirkon piha-alueen turvalliseksi lasten leikkipaikaksi. Parannustyöt on tarkoitus toteuttaa kahdessa eri osassa. Graniittipollarit asennetaan kuluvan syksyn aikana ja valaistus sekä pihanparannustyöt tehdään kevään 2013 aikana. 131.2. Lauttasaaren kirkon sisätilojen parannustyöt/asetelmavitriini Kirkkokahvilaan Arkkitehtitoimisto Petäjä on tehnyt liitteenä 131.2A olevan suunnitelman asetelmavitriinistä Kirkkokahvilaan. Vitriinissä on tarkoitus seurata kirkkovuotta. Lapsi- ja perhetyön tiimi on ottamassa vastuuta tehdä vitriiniin aina ajankohtaisen ajatuksia herättävän asetelman. Vitriini on tarkoitus ottaa käyttöön 1. adventtisunnuntaina, jolloin julkaistaan seimiasetelma. 131.3. Helsingin hiippakunnan tuomiokapitulin päätös sivutoimiluvasta Helsingin hiippakunnan tuomiokapituli on istunnossaan 26.9.2012 päättänyt myöntää Lauttasaaren seurakunnan kanttori Aino Valojärvelle sivutoimiluvan toimia pianon- ja urkujensoiton opettajana sekä vapaana kirjoittajana ja toimittajana ajalle 26.9.2012-25.9.2015. Työaikajärjestelyistä tulee sopia esimiehen kanssa. 131.4. Talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman käsittelyn aikataulu Seurakuntayhtymän lakimies Arja Rossinen on tiedottanut talousarvion käsittelyn aikataulusta, joka pyydetään ottamaan huomioon määrättäessä seurakuntaneuvoston kokousaikoja. Seurakuntaneuvostojen talousarviolausunnot tulee toimittaa kirjaamoon viimeistään 15.11.2012. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee talousarviolausuntoja kokouksessaan 29.11.2012. Lauttasaaren seurakuntaneuvosto työvaliokunnan seuraava kokous on 5.11.2012, johon mennessä talousarvioasiakirjat olisi pitänyt olla jaettu seurakuntiin. Merkitään tiedoksi ja sovitaan, että työvaliokunnan valmistelema lausuntopohja lähetetään seurakuntaneuvoston jäsenille tutustuttavaksi ja mahdolliset muutosehdotukset käsitellään sähköpostitse. Merkittiin tiedoksi ja annettiin työvaliokunnalle valtuutus laatia seurakunnan lausunto, jonka seurakuntaneuvosto käsittelee sähköpostitse.
3 132. Seurakuntaneuvoston messuavustusvuorot seurakunnan päämessussa Seurakuntaneuvoston jäsenet ovat avustamassa Lauttasaaren seurakunnan päämessussa sunnuntaisin klo 11. Todetaan seuraavat messuvuorot ja päätetään avustusvuoroista. Pia Gripenberg jouluaattona klo 23. 133. Puheenjohtajan tekemät päätökset Puheenjohtajan (kirkkoherra) tekemät päätökset, jotka hän on tehnyt seurakunnan johtavana viranhaltijana toimivaltansa puitteissa, saatetaan tiedoksi seurakuntaneuvostolle mahdollista siirtämistä varten. Merkitään tiedoksi kirkkoherran päätökset 80 88/2012 134. Strategia 2015 vuositarkastelu 2012 tavoitteiden toteutumisen osalta Seurakuntaneuvosto päätti strategia 2015 laatimisen yhteydessä, että strategian toteutumista seurataan vuosittain. Seurakuntaneuvoston kokouksessa 9/2012 (25.9.2012) päätettiin, että tämän vuoden osalta tavoitteiden toteutumistarkastelu käydään tiimeittäin. Näin on samalla mahdollista käydä ajankohtaiskeskustelua tiimin toimialaan kuuluvista asioista. Palvelun tiimi antaa selvityksen Strategia 2015 tämän vuoden kehittämisalueiden valmisteluista ja tavoitteiden toteutumisista. Startegian tarkastelua on sovittu jatkettavan 27.11. klo 18 Kasvatus nuorisotiimin kanssa, 11.12. klo 18 Kasvatus lapsi- ja perhetyöntiimin kanssa ja 29.1. klo 18 Julistus ja Kirkon palveluskunta tiimien kanssa. Käydään läpi Strategia 2015 vuositarkastelu 2012 tavoitteista palvelun vastuualueiden (diakonian ja kansainvälisen työn) osalta. Merkittiin tiedoksi Palvelun tiimin antama selvitys. 135. Toiveiden kirkko kysely/ Liite 135A Kirkko Helsingissä toteutti helsinkiläisten keskuudessa kyselyn toiveiden kirkosta. Yhteiseen pohdintaan osallistui yhteensä yli 2000 ihmistä. Osallistujat kirjoittivat yli 3500 vastausta omista toiveistaan ja arvioivat muiden osallistujien vastausten tärkeyttä itselleen. Keskimääräinen osallistumisaika oli 12 minuuttia. Keskustelu oli avoinna suomeksi ja ruotsiksi 20.8.-10.9.2012 välisenä aikana Helsingin seurakuntayhtymässä on sovittu, että kyselyn tuloksia tarkastellaan seurakunnissa ja seurakuntayhtymän eri yksiköissä. Lauttasaaren seurakunnassa on sovittu kyselyn tuloksia käytävän läpi seuraavalla vastuuryhmien kokoontumiskierroksella. Kuullaan kyselyn tuloksista ja käydään keskustelua. Käydään keskustelu seuraavassa seurakuntaneuvoston kokouksessa. 136. saavu kirkon saavutettavuusohjelma/ Liite 136A Yhdenvertaisuus ja osallisuus nousevat kirkon sanoman ytimestä. Saavutettavuus tarkoittaa kaikkien ihmisten mahdollisuutta osallistua ja olla osallisina erilaisista ominaisuuksista riippumatta. saavu Kirkon saavutettavuusohjelma on syntynyt kirkolliskokouksen aloitteesta. Se antaa lähtökohtia yhteiseen pohdintaan siitä, mikä on ihminen ja mikä on kirkko. Ohjelmassa tarkastel-
4 laan saavutettavuuden, yhdenvertaisuuden ja osallisuuden mahdollistamista fyysisen esteettömyyden, viestinnän ja asenteiden näkökulmasta. Toimenpideosiossa on konkreettisia ehdotuksia siitä, kuinka yhdenvertaisuutta ja osallisuutta seurakunnassa voidaan parantaa. Merkitään saavu- kirkon saavutettavuusohjelma tiedoksi ja otetaan sen ehdotukset mahdollisuuksien mukaan huomioon tulevissa valmisteluissa. Merkittiin tiedoksi ja viedään ohjelma tiimeihin käsiteltäväksi. 137. Lauttasaaren seurakunnan talouden toteutumisvertailu per lokakuu 2012/ Liite 137A Talouden tarkastelussa on toteutumisvertailussa takana kolme neljännestä ja jäljellä näin viimeinen neljännes. Lauttasaaren seurakunnan talouden kokonaistarkastelussa on käytetty 76,1 %, joka vastaa budjetin mukaista toteumaa. 138. Kirkkorakennuksen ja seurakunnan tilojen antaminen muiden uskonnollisten yhteisöjen käyttöön/ Liite 138A. Piispat ovat laatineet syyskuun neuvottelussaan ohjeistuksen, joka on tarkoitettu päätöksenteon tueksi liittyen kirkkorakennusten ja seurakunnan tilojen antamiseen muiden uskonnollisten yhteisöjen käyttöön. Tämä ohjeistus on liitteenä 138A. Koska kirkkojärjestyksen mukaan kirkon käyttämisestä päättävät kirkkoherra ja seurakunnan toimielin yhdessä, on hyvä, että kyseinen ohjeistus käsitellään Lauttasaaren seurakuntaneuvostossa. Kirkkoherra on lähettänyt ohjeistuksen tiedoksi Lauttasaaren seurakunnan papistolle mahdollista palautetta varten. Ohjeistus on piispojen seurakuntien tueksi laatima apuväline, joten sitä ei tarvitse erikseen hyväksyä käyttöön. 139. Virkavapaiden ja työlomien myöntämisen periaatteet Helsingin seurakuntayhtymässä /Liite 139A. Helsingin seurakunnissa on yhtenäistetty virkavapaiden ja työlomien perusteet, jotta tasapuolinen kohtelu toteutuu erityisesti harkinnanvaraisten vapaiden myöntämisessä. Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan 12/2012 (27.9.2012) päättänyt hyväksyä seurakuntayhtymän työyksiköissä noudatettaviksi ohjeen mukaiset virkavapaiden ja työlomien myöntämisen perusteet ja antanut ohjeet tiedoksi seurakuntaneuvostoille. 140. Rekisteriseloste Kirkkokahvilan kameravalvonnasta /Liite 140A Kameravalvontajärjestelmää käytettäessä on laadittava henkilötietolain 10 :n tarkoittama rekisteriseloste. Rekisteriseloste on aina laadittava, kun henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan henkilötietolakia. Se on myös aina pidettävä rekisteröityjen eli kameran kuvaamien henkilöiden saatavilla.
5 Rekisteriselosteesta on tehty valmistelu, joka on käsitelty johtoryhmän kokouksessa 11/2012 (10.10.2012). Lisätietoja rekisteriselosteesta osoitteessa http://www.tietosuoja.fi/uploads/ 2lrt0dxzjo42lh_1.pdf Lauttasaaren kirkkorakennuksessa on otettu käyttöön Kirkkokahvilassa ja B-rapussa kameravalvontajärjestelmä. Tarkoitus on laajentaa valvonta koskemaan myös kirkkosalia ja pääsisäänkäynti tiloja. Hyväksytään liitteessä 141A oleva rekisteriseloste. Päätettiin lisätä selosteen kohtaan 10 lause: Rekisteriseloste on nähtävänä seurakunnan kotisivulla, Kirkkokahvilassa ja kirkkoherranvirastossa. 141. Lauttasaaren seurakunnan valmiussuunnitelma/ Liite 141A (salassa pidettävä) Helsingin seurakuntia on pyydetty päivittämään valmiussuunnitelmansa. Helsingin hiippakunnan tuomiokapituli on valmistanut valmiussuunnitelman pohjan johon seurakunnat lisäävät omat yhteystietonsa sekä päättävät eri toimijoiden vastuuhenkilöistä. Valmiussuunnitelman tarkoituksena on turvata seurakunnan toiminta ja erityisesti sen perustehtävän hoitaminen kaikissa olosuhteissa. Lauttasaaren seurakunnassa on myös pelastussuunnitelma, jonka mukaisesti suojelujohtajana toimii Teijo Junnola. Laajennetun johtoryhmän kokouksessa 10.10.2012 on sovittu kirkkorakennuksessa tarkistettavaksi pelastusreitit ja tarvittava välineistö. Lisäksi syksyn aikana pidetään pelastusharjoitukset. Hyväksytään Lauttasaaren seurakunnan valmiussuunnitelma ja lähetetään se yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Hyväksyttiin esityksen mukaan. 142. Koulutussuunnitelma 2013/ Liite 142A Koulutussuunnitelma vuodelle 2013 on valmistunut. Työntekijät ovat valmistelleet tiimeissä omat ehdotukset koulutussuunnitelmasta. Laajennetussa johtoryhmässä 25.9.2012 todettiin tehty valmistelu ja sovittiin, että sitä vielä täydennetään, koska sisäinen nettisivusto Sinfo oli teknisen ongelman vuoksi kaatunut sisältäen myös mahdollisuuden tutustua Helsingin seurakuntayhtymän koulutustarjontaan. Saadun palautteen pohjalta on valmisteltu esitys koulutussuunnitelmaksi vuodelle 2013. Seurakuntaneuvosto hyväksynee vuoden 2013 koulutussuunnitelman (liite 142A). Hyväksyttiin esityksen mukaan. 143. Ystävyysseurakunta/ Viron ev.lut kirkon Nõon seurakunta/ neuvottelut 9.11.2012 Seurakuntaneuvosto on hyväksynyt Virosta uudeksi ystävyysseurakunnaksi 31.1.2012 pitämässään kokouksessa Valgan rovastikuntaan kuuluvan Nõon seurakunnan. Samassa yhteydessä kun hyväksyttiin Nõon seurakunta ystävyysseurakunnaksi päätettiin neuvotteluista ystävyysseurakunnan mahdollisista käytännön yhteistyömuodoista. Samassa yhteydessä kartoitetaan jatkomahdollisuudet solmitun ystävyysseurakunnan Viimsin kanssa. Valgan rovastikunnan rovasti Vallo Ehasalon ja Nõon seurakunnan kirkkoherra Mart Jaanson kanssa on valmisteltu neuvottelua perjantaille 9.11.2012. Tarkoitus on kuulla mahdollisia toiveita ystävyysseurakunnan eri muodoista ja tutustua lyhyesti seurakunnan toimintaan ja tilanteeseen.
6 Kirkkoherran tapaamisen lisäksi Nõon kirkolle on kutsuttu klo 15 kaikki Suomen suhteista kiinnostuneet. Käynti Külaasemelle raamattupiiriin on myös mahdollisesti toteutumassa. Lauttasaaren seurakunnan puolesta neuvotteluun osallistuu kirkkoherra Juha Rintamäki sekä lähetyksestä ja kansainvälisestä työstä vastaava pastori Marko Heusala. Seurakuntalaisten edustajana matkalle on lupautunut kansainvälisen ryhmän vetäjä Pirre Saario. Määrätään kirkkoherra Juha Rintamäen ja pastori Marko Heusalan virkamatkasta ja korvataan matkakustannukset, reittimatka laivalla ja päivärahat Helsingin seurakuntayhtymän matkustussäännön mukaisesti. Maksetaan Pirre Saarion matkakustannukset. Velvoitetaan antamaan neuvotteluista raportti seurakuntaneuvostolle. Pykälän käsittelyn ajan puheenjohtajana toimi Juha-Pekka Sihvonen. Hyväksyttiin esityksen mukaan. 144. Muut mahdolliset asiat Helsingin piispa Irja Askola saarnaa kirkossamme 1. adventtisunnuntain messussa. Messun yhteydessä julkaistaan uusi Lasten virsi -kirja. 145. Valitusoikeus ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.05 ja antoi kokouksen päätöksistä oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen Juha Rintamäki Juha-Pekka Sihvonen Merja Nieminen puheenjohtaja puheenjohtaja pykälä 143 sihteeri Pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi / 2012 Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä välisenä aikana Lauttasaaren seurakunnan kirkkoherranvirastossa. Juha Rintamäki, kirkkoherra