Tarjous: Tampere-hackathonin toteutus 1H/2018 Palveluntarjoaja Industryhack Oy Lapinlahdenkatu 16 00180 Helsinki Y-tunnus: 2689566-6 Yhteyshenkilö: Emilia Roiha Puh. +358 50 516 3939 Email emilia@industryhack.com Myöhemmin Industryhack Tilaaja Tampereen kaupunki Mika Heikkilä Projektipäällikkö Elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelualue / Smart Tampere PL 487 33101 TAMPERE puh. 050 4688478 mika.heikkila@tampere.fi Myöhemmin tilaaja Helsingissä 26.3.2018 Petri Vilén Emilia Roiha 1. Tausta ja tarkoitus Tampereen kaupungin Smart Tampere -ohjelma( jatkossa Tilaaja) on pyytänyt Industryhack Oy:ltä tarjousta Tampere-hackathonin suunnittelusta ja toteuttamisesta kokonaispalveluna puitesopimukseen perustuen. Hankinta tehdään osana seuraavia hankkeita: - 6Aika: Massadata kaupunkiympäristön ja -liikenteen kehittämisessä sekä innovaatioalustana palveluille ja liiketoiminnalle -hanketta - 6Aika: Tulevaisuuden toimijariippumaton dataintegraatioalusta (CityIoT) -hanketta - EU Horizon2020 STARDUST -hanketta. 2. Hankinnan kohde Tampereen kaupungin hankinnan kohde on hackathonin järjestäminen kokonaispalveluna. Industryhack Oy:n tarjoutuu toteuttamaan projektin kevään - syksyn 2018 aikana niin, että varsinainen 2- päiväinen hackathon -tapahtuma on Tampereella 4.-5.6.2018. Tarjous perustuu Industryhack Oy:n Tampereen kaupungin puitesopimuksen kilpailutukseen tekemään tarjoukseen
ja noudattaa pääpiirteissään tarjouksessa esitettyä hackathonin toteutussuunnitelmaa. Tampereen kaupunki vastaa hackathonin suunnitteluvaiheen ja varsinaisen hackathontapahtuman järjestämiseen tarvittavista tiloista ja tarjoiluista. 3. Palvelukokonaisuus: innovaatiokilpailut Innovaatiokilpailu toteutetaan Industryhackin kehittämän prosessin mukaisesti neljässä vaiheessa: kilpailun valmistelu, hakuvaihe, demon rakentaminen ja pilotointi. Projektin käynnistyttyä Industryhack tekee projektille aikatauluvarauksen ja sopii projektin aloittavan kickoff-workshopin. Vaihe 1: Kilpailun valmistelu 1.4.-10.4.2018 Ensimmäisen vaiheen tavoitteena on valmistella kilpailu, jotta sen julkaisun jälkeen kaikki käytännön järjestelyt on jo hoidettu ja työryhmä pystyy keskittymään mahdollisimman hyvien lopputulosten aikaansaamiseksi ja osallistujien auttamiseen. Vaihe kestää noin 2-4 viikkoa riippuen Tilaajan aikatauluista. - Industryhack järjestää projektin kickoff-workshopin Asiakkaan työryhmälle (2,5h) - Industryhack kirjoittaa ensimmäisen version kilpailukutsusta ja tekee suunnitelman kilpailun toteutuksesta - Industryhack tekee alustavan suunnitelman kilpailun viestinnästä - Industryhack tekee listan potentiaalisista kilpailuun mukaan kutsuttavista yrityksistä - Tilaaja kommentoi dokumentit ja varmistaa tietojen oikeellisuuden - Tilaaja vastaa omissa tiloissaan järjestettävien tapahtumien käytännön järjestelyistä Industryhackin avustuksella - Industryhack viimeistelee kilpailukutsun ja hyväksyttää sen Asiakkaalla Vaihe 2: Kilpailun hakuvaihe 10.4.-16.5.2018 Toisen vaiheen tavoitteena on julkaista kilpailu ja löytää määriteltyyn ongelmaan mahdollisimman hyvät ratkaisijatiimit. Tässä käytetään hyväksi Industryhackin verkkopalvelua ja verkostoa. - Industryhack julkaisee kilpailukutsun verkkopalvelussaan ja omissa kanavissaan sekä lähestyy ennalta määriteltyjä yrityksiä - Hakemukset otetaan vastaan Industryhackin verkkopalvelussa, jossa Tilaaja voi niitä katsoa, kommentoida ja arvioida - Industryhack käy läpi hakemukset ja tekee esityksen mukaan valittavista tiimeistä - Tilaaja tekee lopullisen päätöksen kilpailuun valittavista tiimeistä 15.5.2018 Tampereella - Tilaaja nimittää jokaiselle tiimille oman mentorin - Industryhack viestii valinnoista kaikille hakeneille tiimeille
- Industryhack kouluttaa tilaajan osoittamat mentorit auttamaan osallistuvia tiimejä 16.5.2018 Tampereella - Industryhack kutsuu valitut tiimit mukaan kilpailuun ja varmistaa, että kukin osallistuja hyväksyy kilpailun yleiset ehdot Vaihe 3: Demon rakentaminen (sis. hackathon) 16.5.-5.6.2018 Kolmannen vaiheen tavoitteena on tuoda osallistuvat tiimit yhteen Tilaajan mentoreiden kanssa ratkaisemaan määriteltyä haastetta sekä rakentamaan tästä toimiva demo. Vaiheen jälkeen parhaat tiimit valitaan pilotointivaiheeseen. Vaihe 3 kestää noin kuukauden riippuen aikataulutuksesta. Osallistuville tiimeille maksetaan 1500 euron korvaus, joka kuuluu tähän tarjoukseen. - Industryhack vastaa kommunikoinnista kilpailun osallistujien kanssa - Industryhack järjestää osallistujille webinaarin tai kickoff-tapahtuman, jossa Tilaaja kertoo osallistujille lisätietoa kilpailun taustoista, toimittaa ja esittelee saatavilla olevat resurssit sekä vastaa osallistujien kysymyksiin. Industryhack fasilitoi ideointityötä. Ajankohta 24.5.2018 Tampereella. - Tilaaja järjestää 2-päiväisen hackathon-tilaisuuden, jossa osallistujat kutsutaan Asiakkaan tiloihin saamaan palautetta mentoreilta, kehittämään konseptit ja demo konseptin toimivuudesta. Industryhack vastaa tilaisuuden fasilitoinnista. Ajankohta 4.-5.6.2018 Tampereella tilaajan osoittamissa tiloissa. - Industryhack fasilitoi kilpailutuomariston päätöstilaisuuden - Tilaaja tekee päätökset pilottivaiheeseen siirtyvistä tiimeistä hackathonissa - Industryhack toteuttaa palautekyselyn kaikille osallistujille Industryhack vastaa vastaa kolmansien osapuolten palveluista syntyvistä kustannuksista, kuten ruokailujen ja kuljetusten tilaamisesta. Projektin aikana voidaan sopia sähköpostitse tai suullisesti tarkemmista työtehtävien jaosta sekä markkinoinnin ja ohjelman toteutuksesta. Vaihe 4. Pilotointi 13.6.-30.9.2018 Neljännen vaiheen tavoitteena on pilotoida ratkaisua todellisessa ympäristössä, kerätä asiakaspalautetta sekä validoida ratkaisun toimivuus jatkokehitystä varten. Tähän vaiheeseen valituille tiimeille maksetaan tästä työstä 10-30 000 euron korvaus, joka ei kuulu tähän tarjoukseen. Tiimit työskentelevät yhdessä Tilaajan mentoreiden kanssa. Vaihe 4 kestää noin kaksi kuukautta riippuen aikataulutuksesta. - Industryhack vastaa pilotointivaiheessa pidettävien tilaajan mentoreiden ja tiimien välisten workshopien (2-3 kpl) sekä tuomarointitilaisuuden aikataulutuksesta, valmistelusta ja fasilitoinnista. Workshopit muodostavat pilotointivaiheen keskeisimmän viestintä- ja ohjauskanavan. Niissä tiimit ja mentorit yhdessä suunnittelevat pilotin tavoitteita ja mittarointia, työn laajuutta ja sisältöä, testausta sekä raportointia ja valmistautuvat tuomarointiin - Pilottivaiheen kick off on Tampereella 13.6.2018. - Tilaaja vastaa workshopien ja tuomarointitilaisuuden koordinoinnista organisaatiossaan tilavarauksien ja osallistujien kutsumisen osalta - Tilaaja vastaa mentoreidensa ajankäytön allokoimisesta työskentelyyn tiimin kanssa - Industryhack varmistaa, että kukin osallistuja hyväksyy pilotointivaiheen yleiset ehdot
- Industryhack toteuttaa palautekyselyn pilotointivaiheen työskentelystä tiimeille ja mentoreille - Industryhack laatii Tilaajalle raportin innovaatiokilpailusta Pilotointivaihe ja sen jälkeinen raportti innovaatiokilpailusta päättää projektin. 4. Projektitiimi Innovaatiokilpailun projektipäällikkönä ja pääjärjestäjänä toimii Industryhackin puolesta KTM Aino Heiska. Asiakkuudesta vastaavana ja projektin varahenkilönä toimii KTM Emilia Roiha. 5. Palveluntuottajan kelpoisuusvaatimukset Palveluntuottaja on rekisteröity kaupparekisteriin yrityksen kotipaikan lainsäädännön mukaisesti. Palveluntuottajan tulee kuulua Ennakkoperintärekisteriin. Palveluntuottaja toimittaa tilaajavastuu.fi - raportin tarjouksen liitteenä. Palveluntuottaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tilaaja noudattaa hankintalain (1397/2016) 80 ja 81. Palveluntuottaja vakuuttaa, että sitä ei rasita mikään kyseessä olevan lain pykälissä mainituista poissulkemisperusteista Industryhack on toimittanut Tampereen kaupungille Tilaajavastuu.fi Luotettava kumppani-raportin. 6. Tarjouslaskelma ja laskutusperusteet: innovaatiokilpailu Palvelun arvonlisäveroton hinta sisältäen kaikki työstä aiheutuvat kustannukset on 56 950 euroa, joka sisältää: - Industryhackin projektipäällikön koordinoimaan koko projektin ajaksi - Industryhackin verkkoalustan käytön tilaajalle - Industryhackin prosessiin liittyvät materiaalit - Yllä määritellyt työpajat ja vaiheet tilaajan kanssa sopien - Kuudelle tiimille maksettavat 1500 euron osallistumispalkkiot demojen rakennusvaiheesta - Mahdolliset matka- ja majoituskulut - Hinta ei ole riippuvainen viikonpäivästä Hackathon järjestetään ensisijaisesti Tilaajan osoittamissa omissa tiloissa, ja tilavuokrat eivät kuulu hintaan. Oheisessa taulukossa on kuvattu laskutusperusteet projektin vaiheiden mukaisesti.
Palveluvaihe Laskutusperuste Laskutus Vaihe 0: Yhteistyön käynnistäminen Vaihe 1: Kilpailun määrittely Vaihe 2: Kilpailuhaku ja osallistujien valinta. Tiimien osallistumispalkkiot.* Vaihe 3: Demojen rakentaminen (sis. hackathon) Vaihe 4: Pilotointi Kaikki kustannukset yhteensä Sopimuksen allekirjoitus ja projektin aikatauluvaraus tehty Kilpailukutsu on julkaistu Industryhackin verkkopalvelussa Kilpailun osallistujat valittu ja hyväksytty Tilaajan toimesta Hackathon-tapahtuma on päättynyt Kilpailijoiden pilottiraportit on esitetty Tilaajalle 7 800 euroa 7 800 euroa 16 500 euroa 12 950 euroa 11 900 euroa 56 950 euroa *) Kustannuslaskelma perustuu 6 mukaan valittuun tiimiin. Jokaiselle kilpailuun valitulle tiimille maksetaan 1500 euroa. Yhden tiimin lisääminen tuo lisäkustannuksia 3000 euroa. Tiimejä voidaan ottaa mukaan kilpailuun enintään 8. 7. Sopimuskausi ja -ehdot Tarjous on voimassa 3 kuukautta jättöpäivästä, 27.6.2018 asti.