Vaalien laskentajärjestelmä VALAS Käyttöohje v1.0/2018 Sisällysluettelo 1. Yleistä vaalien laskentajärjestelmästä (VALAS)... 1 2. Vaalikohtaiset sivut... 2 3. Ennen vaalipäivää... 3 3.1. Vaihe 1 - Perustietojen hyväksyntä: Kirkkovaltuuston vaali... 3 3.2. Vaihe 1 - Seurakunta: Tietojen tarkistaminen, täydentäminen ja hyväksyminen... 4 3.3. Vaihe 1 - Äänestysalueet: Tietojen syöttäminen ja hyväksyminen... 5 3.4. Vaihe 1 - Äänestyspaikat: Tietojen syöttäminen ja hyväksyminen... 7 3.5. Vaihe 1 - Listat: Tietojen syöttäminen ja hyväksyminen (ilman numeroita)... 9 3.6. Vaihe 1 - Ehdokkaat: Ehdokastietojen syöttäminen (ilman numeroita)...10 3.7. Vaihe 1 - Perustietojen hyväksyntä: Seurakuntaneuvoston vaali...11 3.8. Vaihe 2 - Listat: Numeroiden syöttäminen ja tietojen hyväksyminen...11 3.9. Vaihe 2 - Ehdokkaat: Numeroiden syöttäminen ja tietojen hyväksyminen...12 3.10. Vaihe 2 - Perustietojen hyväksyntä: Seurakuntaneuvoston vaali...13 4. Vaalipäivänä...13 4.1. Äänten tallennus: Kirkkovaltuuston vaali...13 4.2. Äänet, Äänestäjämäärät: Äänestäneiden lukumäärän syöttäminen ja hyväksyminen...14 4.3. Äänet: Ehdokkaiden äänimäärien syöttäminen ja hyväksyminen...15 4.4. Hylättyjen äänien määrä: Lukumäärän syöttäminen ja hyväksyntä...16 4.5. Tasatulosraportin tulostaminen...16 4.6. Arvonnan tulosten syöttäminen...18 4.7. Tulosraporttien tarkistaminen...19 4.8. Tuloksen hyväksyntä...20 4.9. Äänten tallennus ja tuloksen hyväksyntä: Seurakuntaneuvoston vaali...21 5. Kirjaudu ulos...21 1. Yleistä vaalien laskentajärjestelmästä (VALAS) Tässä ohjeessa kerrotaan, kuinka syötät, päivität ja hyväksyt oman seurakuntasi perustiedot, mahdolliset äänestysalueet, äänestyspaikat, listat ja ehdokkaat vaalien laskentajärjestelmässä ennen vaalipäivää. Lisäksi kerrotaan, kuinka voit ottaa raportteja ja miten tarkistat ja hyväksyt vaalien tuloksen vaalipäivänä. Kirjaudu laskentajärjestelmään omalla z-tunnuksellasi ja sen salasanalla osoitteessa: https://vaalilaskenta.kirkko.verkko
Selaimen välimuisti kannattaa tyhjentää ennen laskentajärjestelmän käyttämistä. Järjestelmää voi käyttää vain kirkkoverkosta, ei etäyhteyden kautta. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Siirry järjestelmässä sivulta toiselle valikkojen kautta. Älä käytä selaimen eteen- ja taakse-painikkeita eli nuolia. Päävalikkoon pääset kahdesta eri linkistä: vasemmassa yläkulmassa Suomen ev.lut. kirkko-logosta tai ylävalikossa kohdasta Päävalikko. Voit vaihtaa kieltä oikealla ylhäällä näkyvästä valikosta. Valittavina ovat suomi ja ruotsi. Käyttöohjeen löydät painamalla oikealla ylhäällä näkyvää kysymysmerkkiä. On tärkeä huomata, että myös sopuvaaleissa tiedot on päivitettävä ja hyväksyttävä laskentajärjestelmään, jotta sopuvaaliseurakuntien ennakkoäänestyspaikat saadaan julkaistua verkkosivustolla ja sopuvaalitulos on raportoitavissa. Huom! Ennen tallennusten aloittamista, varmista että sinulla on edellisten seurakuntavaalien äänestysprosentit saatavilla. Nämä sinun on syötettävä perustietojen tallennuksen yhteydessä. 2. Vaalikohtaiset sivut Jos seurakunnassa järjestetään sekä kirkkovaltuuston että seurakuntaneuvoston vaali, kumpaakin vaalia varten on oma aloitussivu. Vaalien sivut erotat värien perusteella, värit vastaavat äänestyslippujen värejä: Kirkkovaltuuston vaalin teema on valkoinen. Seurakuntaneuvoston vaalin teema on oranssi. Huom! Aloita tietojen syöttäminen aina kirkkovaltuuston vaaleista, koska ne järjestetään kaikissa seurakunnissa. Jos seurakuntasi kuuluu seurakuntayhtymään, varmista, että päänäkymässä on molemmat vaalit näkyvissä. Ota yhteys käyttäjätukeen, mikäli neuvostovaali jostain syystä puuttuu.
3. Ennen vaalipäivää Syksyn aikana hyvissä ajoin ennen vaaleja tallennetaan järjestelmään joukko perustietoja. Aikataulu määräytyy yleiskirjeessä julkaistuun, kirkolliskokouksen hyväksymiin säännöksiin perustuviin vaaliaikatauluun ja ohjeisiin. Vaaliaikataulusta johtuen, ennen vaalipäivää seurakunnat syöttävät ja hyväksyvät laskentajärjestelmään perustietoja kahdessa vaiheessa. Vaihe 1: Seurakunnan perustiedot Ennakkoäänestyspaikat Vaalipäivän äänestyspaikan Listat (ilman numeroita) Ehdokkaat (ilman numeroita) Vaihe 2: Listojen numero Ehdokkaiden numerot Huomioi jatkossa tarkasti tietojen hyväksyntään annetut ohjeet: Hyväksyttyjä tietoja et enää voi muuttaa, vaan sinun on otettava yhteys käyttäjätukeen. Toisaalta taas, jos et ole hyväksynyt edellisiä tietoja oikeaan aikaan, et voi edetä syöttämään lisää tarvittavia tietoja. Tämä mekanismi varmistaa osaltaan sen, että säännöksiä ja vaaliaikataulua noudatetaan, ja että tuloslaskenta toimii oikein. Ennen vaalipäivää vaiheiden 1-2 tiedot on oltava syötettynä ja hyväksyttynä, jotta voit vaalipäivänä syöttää äänimäärät. Jos seurakunnassa järjestetään sekä kirkkovaltuuston että seurakuntaneuvoston vaali, perustietoja tallennetaan molempien vaalien alle siinä järjestyksessä kuin tässä ohjeessa kerrotaan. 3.1. Vaihe 1 - Perustietojen hyväksyntä: Kirkkovaltuuston vaali Ennen vaalipäivää tapahtuvien perustietojen syöttäminen ja hyväksyminen tehdään toiminnossa Perustietojen hyväksyntä kahdessa vaiheessa kuten edellä on mainittu. Huom! Aloita tietojen syöttäminen aina kirkkovaltuuston vaaleista, koska ne järjestetään kaikissa seurakunnissa. 1. Valitse Kirkkovaltuuston vaali 2. Valitse päävalikosta toiminto Perustietojen hyväksyntä
3.2. Vaihe 1 - Seurakunta: Tietojen tarkistaminen, täydentäminen ja hyväksyminen 1. Valitse vasemmasta valikosta Seurakunta. 2. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi. 3. Tarkasta järjestelmään jo ajetut perustiedot. 4. Valitse sivun alareunasta Muokkaa. 5. Korjaa mahdolliset virheet. 6. Täydennä ainakin tähdellä merkityt puuttuvat tiedot. 7. Huom! Seurakunnan nimi ja Seurakunnan nimi ruotsiksi -kentät:
a. Jos seurakunnan nimi on vain yhdellä kielellä, kirjoita se molempiin kenttiin. Pakollisen tähtikentän sisältämä nimi on näkyvissä tallennuksen myöhemmissä vaiheissa sekä tulostuu ilmoituskorttiin. b. Jos seurakunnalla on nimi suomeksi ja ruotsiksi, tallenna nimet oikeisiin kenttiin. 8. Jos lisäät tiedon Seurakunnan kotisivu, sen tulee olla muodossa http://www.testifi 9. Huom! Täydennä Osoite -kenttiin seurakunnan postiosoite. 10. Tallenna. Pääset myöhemmin halutessasi muokkaamaan tietoja. 11. Tarkasta tiedot vielä kerran. 12. Jos et enää tee muutoksia, paina Hyväksy. 13. Huom! Hyväksymisen jälkeen et voi enää muuttaa seurakunnan perustietoja. Jos huomaat tietojen hyväksymisen jälkeen virheen, ota yhteys käyttäjätukeen. 14. Seurakunnan perustiedot täytyy olla hyväksyttynä, ennen kuin voit alkaa syöttää äänestysalueiden ja -paikkojen tietoja. 3.3. Vaihe 1 - Äänestysalueet: Tietojen syöttäminen ja hyväksyminen Huom! Tämä kohta koskee vain niitä seurakuntia, jotka ovat jakaantuneet äänestysalueisiin. Muutoin siirry kohtaan 3.4. Äänestyspaikat: Tietojen syöttäminen ja hyväksyminen.
1. Valitse vasemmasta valikosta Äänestysalueet. 2. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi. 3. Valitse Lisää uusi äänestysalue. 4. Tallenna äänestysalueen Nimi (suomeksi) sekä Nimi ruotsiksi, mikäli alueella on nimi kummallakin kielellä. Lisää samalla tavalla kaikki äänestysalueet. a. Huom! Äänestysalueen nimen on oltava samassa muodossa kuin se on Kirjurijärjestelmässä. 5. Mikäli tallentamisen jälkeen haluat muokata äänestysaluetietoja, vie hiiri äänestysalueen kohdalle, niin näkyviin tulevat vaihtoehdot Päivitä ja Poista. 6. Äänestysalueen tiedot saat näkyviin oikean reunan linkistä lisää.
3.4. Vaihe 1 - Äänestyspaikat: Tietojen syöttäminen ja hyväksyminen Jos seurakunnassa järjestetään sekä yhteisen kirkkovaltuuston että seurakuntaneuvoston vaali, syötä ennakkoäänestys- ja vaalipäivän äänestyspaikkatiedot vain valtuustovaalin alle. Sinun ei siis tarvitse syöttää äänestyspaikkatietoja sekä valtuustovaalin että neuvostovaalin tietoihin. 1. Valitse vasemmasta valikosta Äänestyspaikat. 2. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi. 3. Valitse Ennakkoäänestyksen alta Lisää uusi äänestyspaikka ja täytä ennakkoäänestyspaikan tiedot. a. Äänestyspaikkatiedot siirretään VALAS-järjestelmästä seurakuntavaalit.fi-sivulle, missä äänestäjät voivat hakea äänestyspaikkoja maanlaajuisesti. Huomioi siis tarpeeksi yksilöivä nimi äänestyspaikalle. 4. Tallenna. 5. Lisää tarvittaessa toinen aika (päivämäärä ja kellonaika) ja tallenna. Huomaa kaksoispiste kellonajassa. Lisää muut ennakkoäänestyspaikat samalla tavalla. 6. Kun olet syöttänyt ennakkoäänestyspaikat, syötä vaalipäivän äänestyspaikka.
7. Huom! Vaalipäivänä voi olla vain 1 äänestyspaikka. Älä siis tallenna useampaa kuin yksi paikka ja yksi kellonaika. a. Jos seurakunta on jakautunut äänestysalueisiin, äänestyspaikkoja voi olla 1 per äänestysalue. 8. Valitse Äänestysalue, mikäli seurakunta on jakautunut äänestysalueisiin. 9. Mikäli tallentamisen jälkeen haluat muokata äänestyspaikkatietoja, vie hiiri äänestyspaikan kohdalle, niin saat näkyviin vaihtoehdot Päivitä ja Poista. Äänestyspaikan tiedot saat näkyviin oikean reunan linkistä lisää. 10. Kun olet syöttänyt kaikki äänestyspaikat ja tarkistanut tiedot, hyväksy äänestyspaikkatiedot.
3.5. Vaihe 1 - Listat: Tietojen syöttäminen ja hyväksyminen (ilman numeroita) Jos seurakunnassasi järjestetään sekä kirkkovaltuuston että seurakuntaneuvoston vaali, tallenna ensin kirkkovaltuuston listojen tiedot. Jatka sen jälkeen syöttämään kirkkoneuvoston listojen tiedot. 1. Valitse vasemmasta valikosta Listat. 2. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi. 3. Valitse Lisää lista. 4. Täytä listan tiedot. Voit täyttää ja tallettaa listan tiedot, vaikka listalle ei vielä olisi annettu numeroa a. Jos et anna listalle numeroa, älä vielä hyväksy tietoja. 5. Syötä Kuvaus teksti. a. Kuvaus on lomakkeessa, jonka listan asiamies on toimittanut virastoon. b. Kuvaus tulee näkyviin vaalikoneeseen ja vaalipostituksen ehdokaslistaan, jos seurakunta on tilannut vaalipostituksen keskitetysti Kirkkohallituksen kautta. 6. Tallenna. Lisää samalla tavalla kaikki listat. 7. Mikäli tallentamisen jälkeen haluat muokata listoja, vie hiiri listan kohdalle, niin näkyviin tulevat vaihtoehdot Päivitä ja Poista. Listan tiedot saat näkyviin oikean reunan linkistä lisää. 8. Listojen numerot syötetään myöhemmin, kun vaalilautakunta on arponut ja hyväksynyt sekä listojen että ehdokkaiden numerot.
3.6. Vaihe 1 - Ehdokkaat: Ehdokastietojen syöttäminen (ilman numeroita) Jos seurakunnassasi järjestetään sekä yhteisen kirkkovaltuuston että seurakuntaneuvoston vaali, tallenna ensin kirkkovaltuuston ehdokkaiden tiedot. Jatka sen jälkeen syöttämään kirkkoneuvoston ehdokkaiden tiedot. 1. Valitse vasemmasta valikosta Ehdokkaat. 2. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi.
3. Valitse Lisää uusi ehdokas. 4. Lisää kaikki ehdokkaat. Voit syöttää ehdokkaan tiedot ilman ehdokasnumeroa ja täydentää numeron myöhemmin. a. Jos et anna ehdokkaalle numeroa, älä vielä hyväksy tietoja. 5. Sähköpostiosoite on pakollinen tieto vaalikoneen tunnusten toimittamisen takia. Jos ehdokkaalla ei ole sähköpostiosoitetta, voit syöttää ehdokkaan sukulaisen osoitteen, tai seurakuntasi sähköpostiosoitteen. 6. Merkitse Ehdokkaan suostumus -kohtaan ehdokkaan antamat suostumukset siten kuin ne on annettu lomakkeella Valitsijayhdistyksen ehdokkaan suostumus ja vakuutus. 7. Tallenna. Lisää samalla tavalla kaikkien ehdokkaiden tiedot. 8. Mikäli tallentamisen jälkeen haluat muokata ehdokastietoja, vie hiiri ehdokkaan kohdalle, niin näkyviin tulevat vaihtoehdot Päivitä ja Poista. Ehdokkaan tiedot saat näkyviin oikean reunan lisää linkistä. 9. Ehdokastietojen lataus -painikkeesta saat excel-listauksen järjestelmään syötetyistä seurakuntasi ehdokkaista. 3.7. Vaihe 1 - Perustietojen hyväksyntä: Seurakuntaneuvoston vaali Jos seurakunnassa järjestetään sekä yhteisen kirkkovaltuuston että seurakuntaneuvoston vaali, toista kappaleiden 3.2.-3.3.sekä 3.5-3.6 tietojen syöttäminen ja hyväksyminen samalle seurakunnalle myös Seurakuntaneuvoston vaalin alla. 3.8. Vaihe 2 - Listat: Numeroiden syöttäminen ja tietojen hyväksyminen Listojen numerot syötetään sen jälkeen, kun vaalilautakunta on arponut ja hyväksynyt sekä listojen että ehdokkaiden numerot. Jos seurakunnassasi järjestetään sekä yhteisen kirkkovaltuuston että seurakuntaneuvoston vaali, tallenna ensin kirkkovaltuuston listojen ja ehdokkaiden numerot. Jatka sen jälkeen syöttämään kirkkoneuvoston listojen ja ehdokkaiden numerot.
1. Siirry Päävalikko Perustietojen tarkistus Seurakunta Listat 2. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi. 3. Vie hiiri listan kohdalle, niin näkyviin tulevat vaihtoehdot Päivitä ja Poista. Listan tiedot saat näkyviin oikean reunan linkistä lisää. 4. Paina Päivitä. 5. Lisää listan numero Numero-kenttään 6. Kun kaikkien ehdokaslistojen tiedot numeroineen on syötetty ja tarkastettu, paina Tallenna. 3.9. Vaihe 2 - Ehdokkaat: Numeroiden syöttäminen ja tietojen hyväksyminen Ehdokkaiden numerot ja mahdollinen vaalikelvottomuus syötetään sen jälkeen, kun vaalilautakunta on arponut ja hyväksynyt sekä ehdokkaiden että listojen numerot. Tämän jälkeen voit hyväksyä ehdokkaiden tiedot. Jos seurakunnassasi järjestetään sekä yhteisen kirkkovaltuuston että seurakuntaneuvoston vaali, tallenna ensin kirkkovaltuuston listojen ja ehdokkaiden numerot. Jatka sen jälkeen syöttämään kirkkoneuvoston listojen ja ehdokkaiden numerot.
1. Siirry Päävalikko Perustietojen tarkistus Seurakunta Ehdokkaat 2. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi. 3. Vie hiiri listan kohdalle, niin näkyviin tulevat vaihtoehdot Päivitä ja Poista. Ehdokkaan tiedot saat näkyviin oikean reunan linkistä lisää. 4. Paina Päivitä. 5. Lisää ehdokkaan numero Numero-kenttään. 6. Täytä Vaalikelvoton -kenttä, mikäli ehdokas on todettu vaalikelvottomaksi. a. Vaalikelvottomuuden määritelmän ja lisäohjeet löydät virallisista vaaliohjeista. b. Vaalikelvottoman mahdollisesti saama äänimäärä lasketaan listan hyväksi. 7. Tallenna 8. Kun kaikkien ehdokkaiden tiedot numeroineen on syötetty ja tarkastettu, hyväksy tiedot Hyväksy - painikkeella. a. Hyväksymisen jälkeen et voi enää muuttaa ehdokkaiden tietoja. 9. Hyväksymisen jälkeen voit ottaa Ehdokaslistojen yhdistelmä -painikkeesta excel-listauksen. 3.10. Vaihe 2 - Perustietojen hyväksyntä: Seurakuntaneuvoston vaali Jos seurakunnassa järjestetään sekä yhteisen kirkkovaltuuston että seurakuntaneuvoston vaali, toista kappaleiden 3.8.-3.9. tietojen syöttäminen ja hyväksyminen samalle seurakunnalle myös Seurakuntaneuvoston vaalin alla. 4. Vaalipäivänä 4.1. Äänten tallennus: Kirkkovaltuuston vaali Äänestäjämäärien tallentaminen on tärkeää tehdä vaalipäivän iltana mahdollisimman nopeasti sen jälkeen, kun äänestys on päättynyt. Ehdokkaiden äänien tallentaminen puolestaan tehdään mahdollisimman pian sen jälkeen, kun vaalilautakunta on kokouksessaan määrännyt vaalin tuloksen.
Jos seurakunnassasi järjestetään sekä yhteisen kirkkovaltuuston että seurakuntaneuvoston vaali, tallenna ensin kirkkovaltuuston vaalin äänet. Jatka sen jälkeen syöttämään seurakuntaneuvoston vaalin äänet. 1. Valitse Kirkkovaltuuston vaali 2. Valitse päävalikosta toiminto Äänten tallennus 4.2. Äänet, Äänestäjämäärät: Äänestäneiden lukumäärän syöttäminen ja hyväksyminen 1. Vasemman reunan Äänet -kohdasta klikkaamalla saat esiin valikon. 2. Valitse ensin Äänestäjämäärät.
3. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi. 4. Täytä Äänestäjien lukumäärät. 5. Tallenna ja hyväksy, kun olet tarkastanut syöttämäsi lukumäärät. 4.3. Äänet: Ehdokkaiden äänimäärien syöttäminen ja hyväksyminen 1. Valitse vasemmasta reunasta Ehdokkaiden äänimäärät. 2. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi. 3. Täytä ehdokkaiden äänimäärät. 4. Tallenna ja hyväksy, kun olet tarkastanut syöttämäsi lukumäärät.
4.4. Hylättyjen äänien määrä: Lukumäärän syöttäminen ja hyväksyntä 1. Valitse vasemmasta reunasta Hylättyjen äänien määrä. 2. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi. 3. Täytä hylättyjen äänien määrä. 4. Tallenna ja hyväksy, kun olet tarkastanut syöttämäsi lukumäärän a. Tuloksen laskenta ei onnistu, ellei hylättyjen äänien määrää ole hyväksytty. 4.5. Tasatulosraportin tulostaminen
1. Valitse päävalikosta Tasatulosraportin tulostaminen. 2. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean hiippakunnan ja seurakunnan nimi. 3. Valitse raportti ke41 eli Äänimäärä- ja vertauslukutasatilanteet. 4. Suurennuslasia klikkaamalla saat raportin näkyviin. 5. Voit tallettaa tai tulostaa raportin ylävalikon kuvakkeesta pdf-, excel-, csv- tai word-muodossa.
4.6. Arvonnan tulosten syöttäminen 1. Tasatilanteissa valitse päävalikosta Arvonnan tulosten syöttäminen. 2. Valitse ensin Arvonnan tulosten syöttäminen. 3. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi. 4. Järjestelmä näyttää yhden tasatulostilanteen kerrallaan. 5. Syötä järjestysnumerot ja jos tasatulostilanteita on useampi, valitse Seuraava. 6. Järjestelmä ilmoittaa, kun kaikki tasatulostilanteet on käsitelty.
4.7. Tulosraporttien tarkistaminen 1. Valitse päävalikosta Tulosraporttien tarkastaminen. 2. Valitse raportointitaso: seurakunta, seurakuntayhtymä, hiippakunta tai koko maa. 3. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean hiippakunnan ja seurakunnan nimi. 4. Valitse haluamasi raportti. 5. Voit tallettaa tai tulostaa haluamasi raportin pdf-, excel-, csv- tai word-muodossa.
4.8. Tuloksen hyväksyntä 1. Valitse päävalikosta Tuloksen hyväksyntä. 2. Tarkasta että valikon yläosassa näkyvässä kentässä on oikean seurakunnan nimi. 3. Varmista että olet tarkistanut tuloksen raportista ke23. 4. Hyväksy tulos laskennan ja tulosraporttien tarkistamisen jälkeen painikkeesta Tuloksen hyväksyminen. a. Tulos tulee näkymään seurakuntavaalit.fi ja forsamlingvalet.fi -sivustoille noin kymmenen minuutin kuluttua hyväksymisestä.
4.9. Äänten tallennus ja tuloksen hyväksyntä: Seurakuntaneuvoston vaali Jos seurakunnassa järjestetään sekä yhteisen kirkkovaltuuston että seurakuntaneuvoston vaali, toista kappaleiden 4.1.-4.8. tietojen syöttäminen ja hyväksyminen samalle seurakunnalle myös Seurakuntaneuvoston vaalin alla. 5. Kirjaudu ulos Kirjaudu ulos laskentajärjestelmästä yläreunan Kirjaudu ulos x linkistä.