Helsingin yliopisto Tietojenkäsittelytieteen laitos Ohjelmistotuotantoprojekti S-01, ryhmä 9 VuHa Vuokra-asuntojen ja -sopimusten hallintasovellus

Helsingin yliopisto Tietojenkäsittelytieteen laitos Ohjelmistotuotantoprojekti S-01, ryhmä 9 VuHa Vuokra-asuntojen ja -sopimusten hallintasovellus Käyttöohje Projektiryhmän jäsenet: Leena Hyvönen Jussi Iinatti Tuomo Kukkola Pekka Sjöberg Mikko Vitikainen Laura Vuorinen Ohjaaja: Tiiu Ainetdin Vastuuhenkilö: Raine Kauppinen Asiakkaan edustajat: Tylle Väisänen, Pohjalainen Valtuuskunta Helena Ahonen-Myka

Versio 1.0 Käyttöohjeesta puuttuu vielä joitain lukuja. Nämä luvut kirjoitetaan sitten, kun ohjelma on lopullisessa muodossaan. Käyttöohjeeseen ei ole lisätty kuvia. Kuvat tulevat olemaan ruutukaappauksia ohjelman eri osista ja tilanteista. Kuvien paikat, aiheet ja kuvatekstit on laitettu ohjeeseen. Kuvat lisätään sitten kun ohjelman tietokannassa on riittävästi oikeaa dataa. Käyttöohjeen kieliasun yhtenäisyys on tarkistamatta. Varmistamatta on myös se, että kenttien ja komponenttien kirjoitusasu ohjeessa on sama kuin lopullisessa tuotteessa.

VuHa Vuokra-asuntojen asuntojen ja -sopimusten hallintasovellus

1 Asennus...1 1.1 Tietovarasto...1 1.2 VuHa-sovellus...1 1.3 Hakemistorakenteet...1 2 Yleistä ohjelmasta ja sen käytöstä...1 3 Ohjelman käynnistäminen...2 4 Hakemukset...2 4.1 Hakemuksen syöttäminen...2 4.2 Hakemuksen muuttaminen...4 4.2.1 Henkilöt-välilehti...4 4.2.2 Asuntojako-välilehti...4 4.3 Vanhojen hakemusten katselu...5 5 Asuntojonon muodostaminen...5 5.1 Uusien hakijoiden lisääminen jonoon vanhojen hakijoiden sekaan...5 5.2 Jonon tyhjennys ja uuden jonon muodostaminen (1. huhtikuuta)...5 6 Asuntojonot ja vapautuvat asunnot...6 6.1 Vapautuvat asunnot...6 6.1.1 Vapautuvien asuntojen listan tiedot...6 6.1.2 Vapautuvien asuntojen listan tarkasteleminen...6 6.1.3 Asuntojen tietojen tarkasteleminen...7 6.1.4 Asuntokiintiöt...7 6.2 Asuntojonot ja hakijat...7 6.2.1 Asuntojonolistan tiedot...7 6.2.2 Asuntojonolistan tarkasteleminen...7 6.2.3 Hakemuksen tarkasteleminen...8 6.3 Asuntovarauksen tekeminen...8 6.4 Fuksivarauksen tekeminen...9 6.4.1 Varaus kenelle tahansa fuksille...9 6.4.2 Varaus tietylle fuksille...9 6.5 Remontin kirjaaminen...9 6.6 Varauksien purkaminen...9 7 Vuokrasopimukset...10 7.1 Vuokrasopimuksen tekeminen...10 7.1.1 Vuokrasopimuksen tekeminen...10 7.1.2 Toisen asukkaan lisääminen vuokrasopimukseen...11 7.1.3 Toisen asukkaan poistaminen vuokrasopimuksesta...11 7.2 Vuokrasopimusten katselu...12 7.3 Vuokrasopimuksen irtisanominen...12 8 Henkilöiden tiedot...13 8.1 Tarkasteltavan henkilön valitseminen...13 8.2 Uuden henkilön syöttäminen...14 8.3 Henkilön tietojen katseleminen ja muuttaminen...14 9 Asuinkumppanit ja alivuokralaiset...14 9.1 Alivuokralaiset...14 9.1.1 Alivuokralaissuhde alkaa...15 9.1.2 Alivuokralainen muuttaa pois...15 9.2 Uuden asuinkumppanin muutto sisään...15 9.2.1 Vuokrasopimusta ei muuteta...15 9.2.2 Vuokrasopimus muutetaan molempien asukkaiden nimiin...15

9.3 Asuinkumppanin muuttaminen pois...16 9.3.1 Vuokrasopimus on ollut vain jäljelle jäävän nimissä...16 9.3.2 Vuokrasopimus on ollut molempien nimissä...16 10 Asunnot...16 10.1 Tarkasteltavan asunnon valitseminen...16 10.2 Asunnon tietojen katseleminen...17 10.3 Asunnon tietojen muuttaminen...17 10.4 Asunto remontissa...17 10.5 Nykyinen asukas...18 10.6 Entinen asukas...18 11 Vuokrankorotus...18 12 Asuntokiintiöt...19 12.1 Asuntokiintiöiden tarkasteleminen...19 12.2 Asuntokiintiöiden asettaminen...19 12.3 Asuntokiintiöiden kommentin muuttaminen...19 13 Raportit...19 13.1 Kuukausiraportti...19 13.1.1 Kuukausiraportin tulostaminen...19 13.2 Asukasluettelo...20 13.2.1 Asukasluettelon tulostaminen...20 13.3 Asukkaiden yhteystietoluettelo...20 13.3.1 Yhteystietoluettelon tulostaminen...20 13.4 Asuntojono...21 13.4.1 Asuntojonon tulostaminen...21 13.5 Jono asuntosihteerille...21 13.5.1 Jonon tulostaminen...21 13.6 Aravaraportti...22 13.6.1 Aravaraportin tulostaminen...22 14 Asumisoikeuden tarkistus...22 15 Varmuuskopiointi...23 15.1 Varmuuskopioiden ottaminen...23 15.2 Varmuuskopioiden palauttaminen...23 16 Kaikkien välilehtien ja kaikkien kenttien selitteet...23 17 Ohjelman ylläpito...23 17.1 Tulostuspohjien muokkaaminen ja lisääminen...23 17.2 Tietojen lisääminen tietokantaan...23 17.2.1 Osakunnat...23 17.2.2 Asunnot ja asuntotyypit...23 18 Hakemisto...24 18.1 Hakusanat...24 18.2 Luettelo kuvista...24

1 1 Asennus Luku kirjoitetaan sitten kun ohjelma on valmis lopulliseen asennukseen. 1.1 Tietovarasto 1.2 VuHa-sovellus 1.3 Hakemistorakenteet 2 Yleistä ohjelmasta ja sen käytöstä VuHa on vuokra-asuntojen ja vuokrasopimusten hallintaan tarkoitettu ohjelma. Ohjelmalla ylläpidetään tietoja hakijoista, vuokralaisista, asunnoista ja vuokrasopimuksista. Lisäksi ohjelmasta voidaan tulostaa erilaisia raportteja asuntosihteerin, isännöitsijän ja huoltomiehen käyttöön. Ohjelma on jaettu kuuteen välilehteen: Jonot ja vapautuvat asunnot, Henkilöt, Asunnot, Raportit, Asuntokiintiöt ja Asuntotyypit. Jako välilehtiin on tehty niin että yhtä tehtävää suoritettaessa ei tarvitse hyppiä välilehdeltä toiselle. Jonot ja vapautuvat asunnot välilehdellä tarkastellaan asuntojonoja ja vapautuvia asuntoja. Tällä välilehdellä tehdään varaukset asuntoihin (myös fuksivaraukset) ja vuokrasopimukset. Henkilöt-välilehdellä käsitellään ohjelmassa olevien ihmisten niin hakijoiden, asukkaiden kuin entisten asukkaidenkin tietoja. Kustakin henkilöstä näkee henkilötietojen lisäksi hänen hakemuksensa, vuokrasopimuksensa ja asuntonsa. Tällä välilehdellä syötetään uudet hakemukset ohjelmaan. Asunnot-välilehdellä näkyvät kaikki ohjelmassa olevat asunnot. Asunnon tiedoista selviää nykyisen asukkaan lisäksi entiset asukkaat. Raportit-välilehdellä tehdään erilaisia tulosteita. Valittavana on kuukausiraportti, asukasluettelo, yhteystietoluettelo, jono ilmoitustaululle, jono asuntosihteerille ja aravaraportti. Asuntokiintiöt-välilehdellä voi tarkastella ja muuttaa eri osakuntien asuntokiintiöitä. Asuntotyypit-välilehdellä näkyvät kaikki järjestelmässä olevat asuntotyypit. Vuokrankorotukset tehdään tällä välilehdellä. Lähes kaikilla välilehdillä noudatetaan samankaltaista taulukkoon perustuvaa esitystapaa. Taulukoita kutsutaan myös listoiksi, näillä käsitteillä tarkoitetaan tässä ohjeessa samaa asiaa. Taulukossa näkyy kaikki kyseisen aiheen tietueet. Tietueita voi taulukon avulla etsiä ja järjestää. Etsiminen tapahtuu käyttämällä taulukon yläpuolella olevia vetovalikoita ehtojen antamiseen. Joissain taulukoissa on lisäksi tekstikenttiä, joihin voi itse syöttää haettavan tiedon. Jos ehtoja antaa yhtä aikaa useita, näkyy taulukossa ne tietueet, jotka toteuttavat kaikki ehdot. Taulukoita voi järjestää napsauttamalla järjestysperusteena käytettävää otsikkoa. Yhden tietueen tiedot saa tarkemmin näkyviin, kun napsauttaa tietueen riviä taulukossa. Ainoastaan Raportit ja Asuntokiintiöt poikkeavat tästä esitystavasta, niissä ei ole tietojen taulukkoesitystä.

2 Esimerkiksi Henkilöt-välilehdellä voi henkilöistä tehdä haun, jossa Asumisoikeus-vetovalikosta valitaan vaihtoehto "vanhentunut". Näin saadaan taulukkoon kaikki ne asukkaat, joiden asumisoikeus on vanhentunut. Sukunimikentän otsikon napsauttaminen järjestää taulukossa olevat henkilöt sukunimen mukaan aakkosjärjestykseen. Otsikon napsauttaminen uudelleen muuttaa aakkosjärjestyksen käänteiseksi. Yhden yksittäisen henkilön voi helposti etsiä syöttämällä henkilötunnuksen Henkilötunnus-hakukenttään. Kuva 1 Henkilöt-välilehti. Taulukko, vetovalikot ja hakukentät. Osakuntia, asuntoja ja asuntotyyppejä ei voi ohjelmassa lisätä eikä poistaa. Jos järjestelmään pitää saada uusia osakuntia, asuntoja tai asuntotyyppejä, tehdään muutokset suoraan tietokantaan sqllauseilla. Tästä on kerrottu tarkemmin luvussa 17.2 Tietojen lisääminen tietokantaan. 3 Ohjelman käynnistäminen Luku kirjoitetaan kun ohjelma on lopullisessa muodossaan.! miten ohjelma käynnistetään! miten kirjaudutaan käyttäjäksi 4 Hakemukset 4.1 Hakemuksen syöttäminen Uudet hakemukset syötetään Henkilöt-välilehdellä. Ensin pitää tarkistaa, onko hakemuksen tehnyt henkilö jo aiemmin kirjattu järjestelmään. Henkilöä etsitään joko kirjoittamalla hänen henkilötunnuksensa Henkilötunnus-hakukenttään tai kirjoittamalla sukunimen alkua Sukunimi-hakukenttään. Kuva 2 Pirkko Matikainen etsitään sukunimen perusteella. Jos etsitty hakija löytyi, otetaan hänen tietonsa näkyviin napsauttamalla hänen nimeään listasta. Hakijan henkilötiedot tarkistetaan listan alla olevasta osiosta, ja korjataan tarvittaessa. Korjaukset pitää tallentaa painamalla alareunassa olevaa Tallenna henkilön tiedot -nappia. Jos hakemuksen tehnyt henkilö ei ole vielä järjestelmässä, painetaan ikkunan alareunassa olevaa Tee uusi henkilö -nappia. Tämän jälkeen syötetään hakijan henkilötiedot. Tiedot tallennetaan painamalla Tallenna henkilön tiedot -nappia. Kun hakijan henkilötiedot ovat kunnossa, siirrytään hakemuksen muiden tietojen syöttämiseen. Ikkunan oikeanpuoleisesta osiosta valitaan Hakemus-välilehti, ellei se ollut jo valmiiksi päällimmäisenä. Uuden hakemuksen syöttö aloitetaan painamalla joko Hakemus-osion alareunassa olevaa Tee uusi perhehakemus -nappia tai Tee uusi yksiöhakemus -nappia. Uuteen hakemukseen syötetään tarvittavat tiedot. Yksiö- ja perhehakemukset ovat muuten samanlaiset, mutta perhehakemuksessa kysytään myös kumppanilta samat tiedot kuin hakijaltakin. Syötetyt tiedot pitää tallentaa painamalla Tallenna hakemus -nappia.

3 Kuva 3 Pirkko Matikaisen yksiöhakemus. Hakemuksen tiedot! Hakemuksen päivämäärä on päivä jolloin hakija on allekirjoittanut hakemukset.! Hakemuksen tila voi olla voimassa, kesken, menossa jonoon tai vanhentunut. Uuden hakemuksen tila on oletusarvoisesti kesken. Jos hakemuksen syöttö jää kesken tai hakemuksesta puuttuu tarvittavia tietoja, jätetään hakemuksen tilaksi kesken. Jos hakemus on valmis, laitetaan tilaksi Menossa jonoon. Tällainen hakemus ei vielä näy asuntojonossa, mutta siirtyy jonoon kun jono seuraavan kerran uudistetaan. Kun hakemus on siirretty jonoon, muuttuu hakemuksen tila automaattisesti voimassa olevaksi.! Osakunta: hakijan osakunta valitaan vetovalikosta; jos hakija on lisäksi keskipohjalainen, merkitään rasti Keskipohjalainen-ruutuun.! Toiveasunto: tähän merkitään mitä asuntoa hakija on hakenut. Haetut asunnot valitaan listasta napsauttamalla haettuja asuntotyyppejä. Jos asuntotyyppiä napsauttaa toisen kerran, valinta poistuu. Jos hakijalle käy mikä tahansa asunto, laitetaan rasti ruutuun Mikä tahansa. Tällöin kaikki asuntotyypit tulevat valituiksi.! Henkilötietoja ei voi muuttaa tässä, vaan niitä pitää muokata henkilötieto-osiossa ikkunan vasemmalla puolella.! Yhteydet kanta-alueelle on tekstikenttä johon voi vapaasti kirjoittaa henkilön ja Pohjanmaan suhteista.! Pisteet yhteydestä kanta-alueelle -kenttään voidaan halutessa laittaa kanta-aluepisteet.! Opintojen tietoja ei voi muuttaa tässä, vaan niitä pitää muokata henkilötieto-osiossa ikkunan vasemmalla puolella. Opiskelijan statuksen voi vaihtaa, opiskelija voi olla fuksi, opiskelija tai jatko-opiskelija. Opinnoista voi halutessaan kirjata vapaamuotoisia kommentteja.! Pisteet opinnoista -kenttään voidaan halutessa laittaa opinnoista saatavat pisteet.! Talous-osioon merkitään tulotiedot, stipendit ja opintolaina. Verotodistuksesta saatavat tiedot merkitään henkilötieto-osiossa ikkunan vasemmalla puolella. Taloudesta voi halutessaan kirjata vapaamuotoisia kommentteja.! Pisteet taloudesta -kenttään voidaan halutessa laittaa taloudellisesta tilanteesta saatavat pisteet.! Hakijan asuntotilanteesta voi halutessaan kirjata vapaamuotoisia kommentteja.! Pisteet asuntotilanteesta -kenttään voidaan halutessa laittaa asuntotilanteesta saatavat pisteet.! Hakijan osallistumisesta järjestötoimintaan voi halutessaan kirjata vapaamuotoisia kommentteja.! Pisteet järjestötoiminnasta -kenttään voidaan halutessa laittaa järjestötoiminnasta saatavat pisteet.! Jos hakijalla on jokin lemmikki, merkitään lemmikki-ruutuun rasti napsauttamalla ruutua. Lemmikin lajin voi kirjoittaa viereiseen tekstikenttään.! Jos hakijalla on jo asumisoikeus, mutta hän lähtee tilapäisesti pois armeijan tai ulkomailla opiskelun takia, merkitään Välivuosi-ruutuun rasti napsauttamalla ruutua. Poissaolosta merkitään lähtöpäivä ja paluupäivä, jos se on tiedossa. Kun hakijalle on merkitty rasti välivuosi-ruutuun, saadaan hänen hakemuksensa asuntojonossa helposti esiin pistesijasta riippumatta.! Jos hakijalla on jo asumisoikeus, mutta hän hakee sisäistä siirtoa, merkitään Sisäinen muutto -ruutuun rasti napsauttamalla ruutua. Sisäistä muuttoa anoneet saadaan asuntojonossa helposti esiin pistesijasta riippumatta.! Hakemuksen voi merkitä kiireelliseksi napsauttamalla rastin Kiireellinen-ruutuun. Kiireellisyyden perusteen voi kirjoittaa viereiseen tekstikenttään. Kiireellisyyden perusteena on yleensä hakijan todella surkea asumistilanne. Kiireellisiksi merkityt hakemukset saadaan asuntojonossa helposti esiin pistesijasta riippumatta.

4! Jokaisesta liitteestä (verotodistus, vuokratodistus, opintosuoritusote ja palkkakuitti) voidaan vetovalikon avulla merkitä puuttuuko liite, onko liite saatu vai eikö liitettä tarvita lainkaan. Muita kuin lueteltuja liitteitä varten on tekstikenttä, johon voi kirjoittaa saadun tai pyydetyn liitteen nimen.! Yhteispisteet-kenttään merkitään hakijan lopulliset pisteet. Jos hakemukseen on kirjattu osapisteitä (kanta-alue, opinnot, talous, asuntotilanne ja järjestötoiminta), näkyy yhteispisteet kentässä näiden osapisteiden summa. Vaikka yhteispisteissä näkyisi valmiiksi jokin pistemäärä, voi tätä lukua muuttaa. Hakemuksen käsittelijä voi halutessaan antaa myös erityispisteitä. Nämä pisteet merkitään erityispisteet-kenttään. Yhteispisteet näkyvät hakemuksen alaosan lisäksi myös hakemuksen yläosassa. Perhehakemukseen pitää syöttää hakijan tietojen lisäksi kumppanin tiedot. Syötettävät tiedot ovat samat kuin yksiöhakemuksessakin. Perhehakemuksen pisteitä laskettaessa otetaan huomioon molempien hakijoiden pisteet. Kuva 4 Perhehakemuksen pisteet. Hakemuksen syöttämisen lopuksi on tärkeää muistaa tarkistaa että hakemuksen tila on oikea. Jos hakemuksen teko jäi kesken esimerkiksi puuttuvien liitteiden tai ajanpuutteen takia, merkitään tilaksi "kesken". Keskeneräiset hakemukset on helppo hakea myöhemmin esille täydennettäviksi henkilölistan Henkilöt-vetovalikon avulla. Jos hakemus tuli valmiiksi, merkitään tilaksi "menossa jonoon". Tällaiset hakemukset siirtyvät asuntojonoon, kun seuraavan kerran annetaan päävalikosta komento Siirrä uudet hakemukset jonoon (kts. luku 5 Asuntojonon muodostaminen). 4.2 Hakemuksen muuttaminen Hakemuksia voi katsella ja muuttaa joko Henkilöt-välilehdellä tai Jonot ja vapautuvat asunnot - välilehdellä. 4.2.1 Henkilöt-välilehti Haluttu henkilö etsitään joko kirjoittamalla hänen henkilötunnuksensa Henkilötunnus-hakukenttään tai kirjoittamalla sukunimen alkua Sukunimi-hakukenttään. Henkilön voi etsiä myös listasta selailemalla. Listassa näkyvät henkilöt kannatta rajoittaa Henkilöt-vetovalikon avulla. Rajaukseksi voi ottaa esimerkiksi "kaikki hakijat" tai "hakemus kesken". Etsinnän helpottamiseksi listan voi vielä aakkostaa esimerkiksi sukunimen mukaan napsauttamalla sukunimisarakkeen otsikkoa. Kun etsitty henkilö löytyi, otetaan hänen tietonsa näkyviin napsauttamalla henkilön riviä listassa. Henkilötiedot näkyvät listan alla henkilöosiossa ja hakemus aukeaa ikkunan oikeaan reunaan. Ellei hakemusvälilehti ole päällimmäisenä, sen saa päällimmäiseksi napsauttamalla välilehden otsikkoa. Jos henkilötietoja muutetaan, pitää muutokset tallentaa painamalla henkilöosion alla olevaa Tallenna henkilön tiedot -nappia. Jos hakemusta muutetaan, pitää muutokset tallentaa painamalla hakemuksen alla olevaa Tallenna hakemus -nappia. 4.2.2 Asuntojako-välilehti Haluttu henkilö etsitään asuntojonosta. Etsinnässä voi käyttää apuna vetovalikoita ja listan aakkostamista. Kun henkilö löytyi, napsautetaan henkilön riviä asuntojonossa. Henkilön hakemus

5 tulee näkyviin jonon oikealle puolelle. Jos hakemusta muutetaan, pitää muutokset tallentaa painamalla hakemuksen alla olevaa Tallenna-nappia. 4.3 Vanhojen hakemusten katselu Vanhoja hakemuksia voi katsella Henkilöt-välilehdellä. Haluttu henkilö etsitään henkilölistan avulla. Napsauttamalla henkilön nimeä listassa saadaan henkilön tiedot esille. Ikkunan oikealla puolella valitaan Hakemus-alivälilehti napsauttamalla sitä, ellei hakemus ole jo päällimmäisenä. Jos välilehti on virittämätön, ei henkilöllä ole koskaan ollut yhtään hakemusta. Hakemus-osion yläreunassa on vetovalikko, jossa näkyvät kaikkien henkilön hakemusten päivämäärät. Valitsemalla valikosta päivämäärän saa sinä päivänä jätetyn hakemuksen esille. Vanhojen hakemusten tilana on "vanhentunut". Vanhoja hakemuksia pystyy muuttamaan, mutta jos järjestelmässä halutaan arkistoinnin takia säilyttää vanhat hakemukset, ei niitä pitäisi mennä muuttelemaan. Uusi hakemus on tarkoitus tehdä uutena hakemuskappaleena (painamalla joko Tee uusi perhehakemus -nappia tai Tee uusi yksiöhakemus-nappia), eikä muuttamalla vanhan hakemuksen tietoja. 5 Asuntojonon muodostaminen 5.1 Uusien hakijoiden lisääminen jonoon vanhojen hakijoiden sekaan Hakukierroksen päätteeksi uudet pisteytetyt hakijat lisätään jonoon entisten hakijoiden sekaan. Tämä tapahtuu päävalikosta komennolla Siirrä uudet hakemukset jonoon. Vanhat voimassaolevat hakemukset pysyvät jonossa. Henkilön hakemus voi olla neljässä eri tilassa. Hakemus voi olla! voimassa! vanhentunut! kesken! menossa jonoon Asuntojonon muodostavat voimassa olevat hakemukset. Kun järjestelmään syötetään uusi hakemus, laitetaan hakemuksen tilaksi "menossa jonoon". Siirrä uudet hakemukset jonoon -komennolla kaikkien "menossa jonoon" tilassa olevien hakemusten uudeksi tilaksi muutetaan "voimassa", ja jono muodostetaan uudelleen. Uudessa jonossa ovat siis sekä vanhat voimassaolevat hakemukset että uudet voimaan saatetut hakemukset. 5.2 Jonon tyhjennys ja uuden jonon muodostaminen (1. huhtikuuta) Hakemukset vanhenevat tietyin aikavälein (kerran vuodessa). Hakemukset eivät järjestelmässä vanhene itsestään, vaan ne pitää vanhentaa antamalla päävalikosta komento Vanhenna kaikki hakemukset. Jonossa olleiden hakemusten tila ei tämän jälkeen ole enää "voimassa", vaan se on muuttunut tilaksi "vanhentunut". Tämän komennon jälkeen asuntojono on tyhjä. Poikkeuksen tähän muodostavat sisäistä muuttoa hakeneet asukkaat ja välivuoden (esim. intti) viettäjät. Heidän hakemuksensa ei vanhene.

6 Vanhenna kaikki hakemukset -komennon antamisen jälkeen aukeaa ikkuna, jossa pyydetään vahvistus toimenpiteelle. Kun jono on tyhjennetty, muodostetaan uusi jono. Päävalikosta annetaan komento Siirrä uudet hakemukset jonoon. 6 Asuntojonot ja vapautuvat asunnot Asuntojonoja ja listaa vapautuvista asunnoista voi tarkastella Jonot ja vapautuvat asunnotvälilehdellä. 6.1 Vapautuvat asunnot 6.1.1 Vapautuvien asuntojen listan tiedot Vapautuvien asuntojen listassa näkyvät asunnon vapautumispäivämäärä, asunnon tyyppi, asunnon osakunta, osoite, asunnon nykyisen asukkaan nimi ja puhelinnumero sekä tieto siitä, onko asukkaalla ollut eläimiä. Lisäksi listan sarakkeessa Var oleva lyhenne kertoo, onko asunto varattu, ja mikä on varauksen peruste. Varauslyhenteet on selitetty allaolevassa taulukossa. Varauksen lyhenne Selitys V Asunto on varattu jollekin asuntojonossa olevalle henkilölle. F Asunto on varattu fukseja varten. R Asunto on remontissa. F / V Asunto on varattu fukseja varten ja sen lisäksi jollekin asuntojonossa olevalle fuksille. Kun varauskentän kirjaimia klikataan hiirellä, sen henkilön tiedot, jolle asunto on varattu, aukeavat näytön oikeaan ylänurkkaan. Kuva 5 Klikataan Kämnerintie 7 A 12:sta Var -kentässä olevaa V-kirjainta. Kuva 6 Näytön oikeaan ylänurkkaan aukeavat sen hakijan tiedot (Milla Möttönen), jolle Kämnerintie 7 A 12 on varattu. 6.1.2 Vapautuvien asuntojen listan tarkasteleminen Alasvetovalikosta Aika voi valita aikavälin, jonka sisällä vapautuvia asuntoja halutaan tarkastella. Kaikki jo vapautuneet asunnot näkyvät listassa aina automaattisesti. Alasvetovalikosta Tyyppi voi valita, minkä tyyppiset vapautuvat asunnot halutaan näkyviin listassa. Jos etsitään asunnonhakijalle esimerkiksi Rautalammintieltä 17,5 m2:n yksiötä, on viisasta valita Tyyppi -valikosta juuri tämän tyyppinen asunto.

7 Alla olevassa kuvassa on valittu vapautuvien asuntojen listaan 6 kuukauden sisällä vapautuvat 17,5m2:n yksiöt Rautalammintieltä. Kuva 7 Vapautuvien asuntojen lista, jossa valittu em. hakukriteerit. 6.1.3 Asuntojen tietojen tarkasteleminen Kun vapautuvien asuntojen listasta klikataan hiirellä jotakin riviä, rivillä olevan asunnon tiedot tulevat näkyviin näytön vasempaan alanurkkaan. Asunnosta näkyvät ruudulla täsmälleen samat tiedot kuin Asunnot-välilehdellä, ja tietoja voi myös editoida samoin kuin Asunnot-välilehdellä. Jos asunnon tietoja halutaan muuttaa, painetaan lopuksi asuntoruudun oikeassa alanurkassa olevaa Tallenna -nappia. Kuva 8 Asuntoruutu. 6.1.4 Asuntokiintiöt Samalla, kun vapautuvien asuntojen listasta klikataan jotakin asuntoa, näytön oikeaan alareunaan aukeaa Asuntokiintiöt -ruutu, jossa näkyvät sen kiinteistöosakeyhtiön tiedot, johon asunto kuuluu. Asuntokiintiöistä nähdään, kuinka monta tietyn tyyppistä asuntoa eri osakunnilla on tällä hetkellä valitun asunnon kiinteistöosakeyhtiössä (tot) ja kuinka monta tietyn tyyppistä asuntoa kullakin osakunnalla tulisi olla (tav). Jos asuntokiintiöitä halutaan tarkastella kaikkien kiinteistöosakeyhtiöiden osalta yhtä aikaa, tai haluaa muokata asuntokiintiöitä, on mentävä Asuntokiintiö -välilehdelle. Kuva 9 Käyttäjä on valinnut vapautuvien asuntojen listasta Kämnerintie 7 A 12:sta. Ruudun oikeassa alareunassa näkyy kiinteistöosakeyhtiö Kämnerintie 7:n asuntokiintiöt. 6.2 Asuntojonot ja hakijat 6.2.1 Asuntojonolistan tiedot Asuntojono-listassa näkyvät kaikkien niiden asunnonhakijoiden tiedot, joilla on voimassa oleva hakemus. Hakijoista näytetään asuntojonossa hakijan sija valitussa asuntojonossa, hakijan pisteet, osakunta, hakemuksen tyyppi, hakijan nimi, puhelinnumero, tieto siitä, onko hakija allerginen ja onko hänellä eläimiä, hakijan status, tieto siitä, onko hakijalla kiire saada asunto, sekä tieto siitä, onko hakijalle varattu jo jokin asunto. Jos hakijalle on varattu jokin asunto, Var -kentässä on ruksi. Ruksia klikkaamalla asunnon, joka hakijalle on varattu, tiedot ilmestyvät näytön vasempaan alareunaan. Hakijan status kertoo, onko hakija fuksi, onko kyseessä sisäinen siirto (hakija haluaa vaihtaa asuntoa saman kiinteistöosakeyhtiön sisällä) tai onko hakija pitämässä välivuotta (esimerkiksi armeijassa tai ulkomailla). Statustiedot saadaan hakijoiden hakemuksista. 6.2.2 Asuntojonolistan tarkasteleminen Asuntojonoja voidaan tarkastella sen mukaan, minkä tyyppistä asuntoa hakija on hakenut ( Asuntotyyppi -alasvetovalikko), mikä hakijan osakunta on ja onko hakija tehnyt yksiö- vai

8 perhehakemuksen. Lisäksi voidaan valita, näytetäänkö vain hakijat, joilla on tietty status, tai vain hakijat, joilla on kiire. Kuva 10 Asuntojonoon on valittu PPOlaiset yksiöhakemuksen tehneet fuksit. Asuntojonolistan otsikoita Nimi, Sija, ja Varaus painamalla asuntojono näytetään jonkin em. kentän mukaisessa järjestyksessä. Jos esimerkiksi halutaan nähdä jonossa olevat hakijat aakkosjärjestyksessä, painetaan otsikkoa Nimi. Kuva 11 Hakijat halutaan nähdä nimen mukaan aakkosjärjestyksessä. Painetaan otsikkoa Nimi. Kuva 12 Hakijoiden nimet on järjestetty aakkosjärjestykseen. Jos halutaan järjestää hakijat sijan mukaan, klikataan otsikkoa Sija. Kuva 13 Hakijat on järjestetty nimen mukaan aakkosjärjestykseen. Klikataan otsikkoa Sija. Kuva 14 Hakijat sijan mukaan järjestettyinä. Hakijat voidaan järjestää myös varauksen mukaan: Klikataan Varaus -otsikkoa, ja ne hakijat, joilla on jokin varaus, näkyvät jonossa ensimmäisenä. 6.2.3 Hakemuksen tarkasteleminen Kun halutaan katsoa tietyn hakijan hakemusta, klikataan hiirellä sitä riviä, jolla hakijan tiedot näkyvät, ja valitun hakijan hakemus ilmestyy ruudun oikeaan ylänurkkaan. Hakemuksen tietoja voidaan muokata ruudulla. Jos muutoksia tehdään, pitää lopuksi painaa Hakemus -ruudun oikeassa alakulmassa olevaa Tallenna -nappia. Kuva 15 Klikataan PPOlaisten yksiöhakemuksen tehneiden fuksien jonosta riviä, jolla Mirja Pekkanen on. Kuva 16 Mirja Pekkasen hakemus aukeaa näytön oikeaan yläkulmaan. 6.3 Asuntovarauksen tekeminen Kun asuntojonosta on valittu klikkamalla hiirellä jotakin riviä hakija, ja vapautuvien asuntojen listastaon valittu haluttu asunto, voidaan painaa Varaus -nappia, ja näytön alaosaan asunnon tietojen viereen aukeaa ruutu, johon tulee automaattisesti sen hakijan nimi, jolle varaus tehdään, osakunta, asunnon osoite ja varauksen päivämäärä. Varaukseen pitää täyttää vain päivä, jolloin varaus astuu voimaan, sekä päivä, jolloin varaus päättyy. Lisäksi Peruste -kenttään voi halutessaan kirjata huomautuksen siitä, miksi asunto on varattu. Lopuksi painetaan Varaus -ruudun oikeassa

9 alareunassa olevaa Tallenna -nappia. Kun varaus on tallennettu, asunnon Var -sarakkeessa näkyy V-kirjain, ja hakijan Var -sarakkeeseen ilmestyy rasti. Kuva 17 Varaus Minna Möttöselle Kämnerintie 7 A 12:sta. 6.4 Fuksivarauksen tekeminen 6.4.1 Varaus kenelle tahansa fuksille Kun tehdään fuksivaraus kenelle tahansa fuksille, ei ole väliä, kuka hakijoista on valittuna asuntojonossa tai mikä asunnoista on valittuna vapautuvien asuntojen listassa. Fuksivaraus tehdään painamalla Fuksivaraus -nappia. Kun nappia painetaan, näytön alaosaan asunnon tietojen viereen aukeaa ruutu, johon tulee automaattisesti sen asunnon osoite, johon varaus tehdään sekä varauksen päivämäärä. Fuksivaraukseen voidaan kirjata, mille osakunnalle varaus tehdään, sekä varauksen alkamis- ja päättymispäivä, ja haluttaessa lisätietoja varauksesta Peruste -kenttään.. Lopuksi painetaan Fuksivaraus -ruudun oikeassa alareunassa olevaa Tallenna -nappia. Kun varaus on tallennettu, asunnon Var -sarakkeessa näkyy F-kirjain. Kuva 18 Fuksivaraus Rautalammintie 3 B 14:sta kenelle tahansa PPO:laiselle fuksille. 6.4.2 Varaus tietylle fuksille Kun tehdään varaus tietylle fuksille, on ensin tehtävä varaus kenelle tahansa fuksille (ks. 6.4.1 Varaus kenelle tahansa fuksille). Kun varaus kenelle tahansa fuksille on tehty, voidaan vapautuvien asuntojen listasta valita asunto, joka halutaan varata, sekä valita asuntojonosta fuksihakija, jolle asunto varataan, ja painaa Varaus -nappia. Varaus täytetään kuten tavallinen varaus (ks. 6.3 Asuntovarauksen tekeminen). Kun varaus on tallennettu, asunnon Var -sarakkeessa näkyy F / V - kirjainyhdistelmä, ja hakijan Var -sarakkeeseen ilmestyy rasti. 6.5 Remontin kirjaaminen Kun asuntoon halutaan kirjata remontti, valitaan ensin vapautuvien asuntojen listasta asunto ja painetaan sen jälkeen Remontti -nappia. Kun nappia painetaan, näytön alaosaan asunnon tietojen viereen aukeaa ruutu, johon tulee automaattisesti sen asunnon osoite, jolle remontti kirjataan, sekä varauspäivämäärä. Remonttikirjaukseen pitää täyttää vain päivä, jolloin remontti alkaa, sekä päivä, jolloin remontti päättyy. Lisäksi Peruste -kenttään voi halutessaan kirjata kuvauksen remontista. Lopuksi painetaan Remontti -ruudun oikeassa alareunassa olevaa Tallenna -nappia. Kun remontin tiedot on tallennettu, asunnon Var -sarakkeessa näkyy R-kirjain. Kuva 19 Remonttikirjaus asunnolle osoitteessa Rautalammintie 3 C 2. 6.6 Varauksien purkaminen

10 Varaukset puretaan valitsemalla henkilö tai asunto, jolle varaus on tehty, ja painamalla Pura varaus -nappia. Jos asunnon Var -sarakkeessa on kirjainyhdistelmä F / V, ensimmäistä kertaa Pura varaus -nappia painettaessa puretaan tietylle fuksille tehty varaus, mutta asunto jää edelleen varatuksi kenelle tahansa fuksille (asunnon Var -sarakkeeseen jää F-kirjain). Kun Pura varaus - nappia painetaan uudestaan, myös kenelle tahansa fuksille tehty varaus puretaan Kuva 20 Matti Keijoselle tehty fuksivaraus asuntoon Rautalammintie 3 C 6 puretaan. Kuva 21 Matti Keijoselle tehty fuksivaraus asuntoon Rautalammintie 3 C 6 on purettu. Fuksivaraus kenelle tahansa fuksille jää vielä voimaan. Kuva 22 Kenelle tahansa fuksille tehty varaus asuntoon Rautalammintie 3 C 6 puretaan. Kuva 23 Kenelle tahansa fuksille fuksivaraus asuntoon Rautalammintie 3 C 6 on purettu. 7 Vuokrasopimukset 7.1 Vuokrasopimuksen tekeminen 7.1.1 Vuokrasopimuksen tekeminen Vuokrasopimus tehdään välilehdellä Jonot ja vapautuvat asunnot. Asuntojonosta valitaan hiirellä klikkaamalla hakija, jolle vuokrasopimus halutaan tehdä ja vapautuvien asuntojen listasta valitaan asunto, joka halutaan vuokrata. Kuva 24 Kämnerintie 7 A 3 aiotaan vuokrata Liisa Lehtiselle. Kun haluttu asunto on valittu painetaan vapautuvien asuntojen listan alapuolella olevaa Vuokrasopimus -nappia. Asuntojonolistan ja vapautuvien asuntojen listan päälle aukeaa vuokrasopimusluonnos. Kuva 25 Vuokrasopimus-nappia on painettu. Ruudulle aukeaa vuokrasopimusluonnos. Liisa Lehtinen on tehnyt yksiöhakemuksen, joten toisen asukkaan tiedot ovat tyhjät. Vuokrasopimukseen kirjataan puuttuvat tiedot: lasten lukumäärä, tieto siitä, onko vuokralaisella lemmikkejä, sopimuksen alkupäivä ja tieto siitä, halutaanko vuokralaisen tiedot Aravaraporttiin. Vuokrasopimukseen kirjataan myös, onko sopimus toistaiseksi voimassa oleva vai määräaikainen. Jos sopimus on määräaikainen, vuokrasopimukseen pitää kirjata myös vuokrasopimuksen päättymispäivä.

11 Kuva 26 Liisa Lehtiselle on kaksi lasta ja kissa. Vuokrasopimus on määräaikainen ja päättyy 1.6.2002. Vuokrasopimuksen tietoja ei haluta Aravaraporttiin. Kun vuokrasopimuksen tiedot on täytetty, painetaan nappia Tulosta sopimus. Tekstinkäsittelyohjelma aukeaa, ja sopimuksen voi tulostaa esikatselua varten. Kuva 27 Painetaan nappia Tulosta sopimus. Kuva 28 Tekstinkäsittelyohjelma aukeaa. Tulostetaan sopimus esikatselua varten. Jos vuokralainen hyväksyy sopimuksen ja allekirjoittaa sen, palataan tekstinkäsittelyohjelmasta takaisin VuHa-sovellukseen Jonot ja vapautuvat asunnot välilehdelle, ja painetaan vuokrasopimuksesta nappia Sopimus allekirjoitettu. Vuokrasopimuksen tiedot tallentuvat sovellukseen, ja vuokrasopimus katoaa näytöltä. Talletettua vuokrasopimusta voidaan tarkastella myöhemmin Henkilöt tai Asunnot -välilehdeltä. Kuva 29 Palataan VuHa-sovellukseen Jonot ja vapautuvat asunnot välilehdelle. Painetaan nappia Sopimus allekirjoitettu. Kuva 30 Jonot ja vapautuvat asunnot näkyvät taas näytöllä. 7.1.2 Toisen asukkaan lisääminen vuokrasopimukseen Jos hakija on valittu perhejonosta, vuokrasopimuksessa näkyvät automaattisesti toisen asukkaan tiedot kohdassa Toinen asukas. Jos hakija on valittu yksiöjonosta, toisen asukkaan tiedot ovat tyhjät. Vuokrasopimukseen voidaan lisätä toinen asukas kirjoittamalla toisen asukkaan henkilötunnus laatikon Toinen asukas sisällä olevaan Hetu -kenttään. Jos toisen asukkaan henkilötunnus löytyy järjestelmästä, toisen asukkaan tiedot tulevat automaattisesti näkyviin. Jos toisen asukkaan henkilötunnusta ei löydy järjestelmästä, tiedot voidaan syöttää käsin ruudun Toinen asukas kenttiin. Jos halutaan, että vuokrasopimus tehdään molempien nimiin, tulee rastia ruudun Toinen asukas alla oleva laatikko Vuokrasopimus on yhteisesti molempien henkilöiden nimissä. Kuva 31 Liisa Lehtisen poikaystävä Ville Virtanen muuttaa Liisa Lehtisen mukana. Kirjoitetaan Ville Virtasen henkilötunnus ruudun Toinen asukas Hetu -kenttään. Kuva 32 Ville Virtasen henkilötunnus löytyy järjestelmästä, ja ruudun Toinen asukas kentät täyttyvät automaattisesti. 7.1.3 Toisen asukkaan poistaminen vuokrasopimuksesta Jos toinen asukas ei muutakaan valittuun asuntoon, hänet voidaan poistaa painamalla ruudussa Toinen asukas olevaa Poista toinen asukas nappia. Toinen asukas voidaan lisätä uudestaan

12 poiston jälkeen kuten tavallisesti kirjoittamalla ruudun Toinen asukas Hetu kenttään toisen asukkaan henkilötunnus. 7.2 Vuokrasopimusten katselu Sekä voimassaolevia että entisiä vuokrasopimuksia voi katsella Henkilöt-välilehdellä. Henkilöt-taulukosta etsitään haluttu henkilö. Etsinnässä voi käyttää apuna taulukon yläpuolella olevia vetovalikoita ja tekstikenttiä. Kun esimerkiksi Henkilöt-vetovalikosta tehdään valinta "päävuokralaiset", näkyvät taulukossa vain ne asukkaat joilla on voimassa oleva vuokrasopimus päävuokralaisena. Jos kaikissa vetovalikoissa on valittuna Kaikki ja kaikki tekstikentät ovat tyhjiä, näkyvät listassa kaikki järjestelmässä olevat henkilöt. Henkilön etsintää on käsitelty tarkemmin luvussa 8.1 Tarkasteltavan henkilön valitseminen. Tarkasteltava henkilö valitaan napsauttamalla henkilön riviä henkilöt-taulukossa. Kun halutun henkilön tiedot ovat esillä ikkunan alaosassa, valitaan ikkunan oikean puolen välilehdistä Vuokrasopimus. Jos välilehti on virittämätön, ei henkilöllä ole koskaan ollut yhtään vuokrasopimusta. Vuokrasopimus-välilehden yläosassa on vetovalikko, josta voi valita tarkasteltavaksi joko voimassa olevan vuokrasopimuksen tai jonkin aiemmista vuokrasopimuksista. Aiemmista vuokrasopimuksista näkyy vetovalikossa päättymispäivä. Kuva 33 Mikko Möttösen voimassa oleva vuokrasopimus. 7.3 Vuokrasopimuksen irtisanominen Vuokrasopimukset irtisanotaan Henkilöt-välilehdellä. Henkilöt-taulukosta etsitään haluttu henkilö, kuten vuokrasopimusten katselussakin (kts. luku 7.2). Tarkasteltava henkilö valitaan napsauttamalla henkilön riviä henkilöt-taulukossa. Kun halutun henkilön tiedot ovat esillä ikkunan alaosassa, valitaan ikkunan oikean puolen välilehdistä Vuokrasopimus. Jos välilehti on virittämätön, ei henkilöllä ole koskaan ollut yhtään vuokrasopimusta. Jos henkilöllä on voimassa oleva vuokrasopimus, näkyy välilehdellä tämä sopimus. Vetovalikossa on valinta "Voimassa oleva". Irtisanominen tehdään kirjoittamalla vuokrasopimukseen irtisanomisen tiedot. Tiedoista on kirjoitettava ainakin irtisanomisen allekirjoituspäivä, irtisanoja ja vuokrasopimuksen päättymispäivä. Haluttaessa voidaan lisätä asunnon vapautumispäivä ja asukkaan uudet yhteystiedot. Lisätietoihin voi kirjata vapaamuotoisia kommentteja muutosta tai muuttajasta, esimerkiksi "Asukas on matkoilla koko heinäkuun" tai "Asukkaalla pesukone jonka haluaisi myydä seuraavalle asukkaalle". Nämä kommentit näkyvät asunnon tiedoissa Jonot ja vapautuvat asunnot - välilehdellä. Tehty irtisanominen ja tehdyt muutokset tallennetaan painamalla Tallenna-nappia. Kuva 34 Matti Möttösen vuokrasopimus on irtisanottu.

13 8 Henkilöiden tiedot Henkilöillä tarkoitetaan kaikkia järjestelmässä olevia ihmisiä; asukkaita, hakijoita, entisiä asukkaita, alivuokralaisia, hakemuksen joskus jättäneitä... ketä tahansa, joka on syystä tai toisesta joskus tallennettu järjestelmään. Henkilöihin liittyvät tiedot näkyvät täydellisinä Henkilöt-välilehdellä. Lisäksi henkilön hakemusta voi tarkastella ja muuttaa Asuntojonot ja vapautuvat asunnot -välilehdellä. Asunnot-välilehdellä näkyvät perustiedot asunnoissa asuvista henkilöistä. Tässä luvussa käsitellään Henkilöt-välilehteä. 8.1 Tarkasteltavan henkilön valitseminen Henkilöt-välilehden vasemmalla puolella on taulukossa lista henkilöistä. Tämän listan avulla etsitään tarkasteltava henkilö. Listan yläpuolella on vetovalikoita ja tekstikenttiä, joiden avulla voi valita, keitä listassa näytetään. Henkilöt -vetovalikosta voi valita esimerkiksi "asukkaat". Tällöin listassa näkyvät ne henkilöt jotka parhaillaan asuvat jossain osakunnan asunnossa. Kiinteistö oy -vetovalikon avulla saa näkyviin kaikki tietyssä kiinteistössä asuvat henkilöt. Asunto-vetovalikosta voi valita yksittäisen asunnon, jolloin listassa näkyy vain kyseisen asunnon asukas tai asukkaat. Asumisoikeus-vetovalikon avulla voi etsiä kaikki ne henkilöt joiden asumisoikeus on päättynyt. Vuokrasopimus loppuu -vetovalikon avulla voi etsiä kaikki ne henkilöt, joiden vuokrasopimus päättyy kuukauden sisällä, kolmen kuukauden sisällä tai puolen vuoden sisällä. Kuva 35 Kaikki ne Artin asukkaat, joiden vuokrasopimus loppuu puolen vuoden sisällä. Henkilötunnus-kenttään voi kirjoittaa etsittävän henkilön henkilötunnuksen. Listaan tulee sen henkilön tiedot jolla on kyseinen tunnus. Jos henkilötunnusta ei järjestelmästä löydy, on lista tyhjä. Sukunimi-hakukenttään voi kirjoittaa henkilön sukunimen alkua. Listassa näkyvät kaikki henkilöt, joiden sukunimi alkaa kirjoitetulla merkkijonolla. Puh.-kenttän avulla voi etsiä henkilön puhelinnumeron avulla. Kenttään kirjoitetaan puhelinnumeron alkua, ja listaan tulee näkyviin kaikki ne henkilöt joiden puhelinnumero alkaa annetuilla numeroilla. Kuva 36 Kaikki järjestelmässä olevat Virtaset. Jos useampia ehtoja käyttää yhtä aikaa, näkyvät listassa ne henkilöt, joihin kaikki ehdot pätevät. Kannattaa huomata, että ehtojen valinnat voivat aiheuttaa sen, että listassa ei näy yhtäkään henkilöä. Jos esimerkiksi Henkilöt-vetovalikosta valitaan "entiset asukkaat" ja Vuokrasopimus loppuu - vetovalikosta valitaan "6 kk", on tuloksena tyhjä lista, koska kenenkään entisen asukkaan vuokrasopimus ei ole voimassa. Jos valitaan Henkilöt-vetovalikosta "hakemus kesken" ja kirjoitetaan Sukunimi-kenttään "Lehtinen", näkyvät listassa vain ne Lehtiset joiden hakemus on kesken. Jos tällaista Lehtistä ei ole, on lista tyhjä. Kun kaikissa vetovalikoissa on valinta "kaikki", ja tekstikentät ovat tyhjät, näkyy listassa kaikki järjestelmässä olevat henkilöt. Listassa näkyvät henkilöt voi järjestää aakkosjärjestykseen minkä tahansa sarakkeen mukaan. Järjestäminen tehdään napsauttamalla sarakkeen otsikkoa. Otsikon napsauttaminen uudelleen tekee aakkostuksen käänteiseen järjestykseen.

14 8.2 Uuden henkilön syöttäminen Ennen kuin lisätään uusi henkilö järjestelmään, pitää tarkistaa ettei henkilö jo aiemmin ole kirjattu järjestelmään. Henkilöä etsitään joko kirjoittamalla hänen henkilötunnuksensa Henkilötunnushakukenttään tai kirjoittamalla sukunimen alkua Sukunimi-hakukenttään. Kaikkien vetovalikoiden valintojen pitää olla "kaikki". Jos henkilöä ei löytynyt järjestelmästä, tehdään uusi henkilö. Painetaan Tee uusi henkilö -nappia, jolloin Henkilö-osion kaikki kentät tyhjenevät. Kenttiin syötetään tarvittavat tiedot. Uuden henkilön tiedot tallennetaan painamalla Tallenna henkilön tiedot -nappia. Ikkunan vasemman puoleiseen osioon kirjoitetaan henkilön perustiedot. Opintojen tiedot siirtyvät opintohistoriataulukkoon, kun Tallenna-nappia painetaan. Ohjelma huolehtii asumishistorian näyttämisestä ja päivittämisestä. Ikkunan oikean puoleisessa osiossa on neljä välilehteä: Hakemus, Vuokrasopimus, Asunto ja Muutto ilman vuokrasopimusta. Hakemus-välilehdellä näkyvät henkilön kaikki hakemukset. Uusin hakemus on päällimmäisenä, vanhemmat hakemukset voi valita ikkunan yläosan vetovalikosta. Jos välilehti on virittämätön, ei henkilöllä ole yhtään hakemusta. Uuden hakemuksen syöttäminen aloitetaan painamalla joko Tee uusi yksiöhakemus -nappia tai Tee uusi perhehakemus -nappia. Vuokrasopimus-välilehdellä näkyvät henkilön kaikki vuokrasopimukset. Uusin sopimus on päällimmäisenä, vanhemmat sopimukset voi valita ikkunan yläosan vetovalikosta. Jos välilehti on virittämätön, ei henkilöllä ole yhtään vuokrasopimusta. Uusi vuokrasopimus tehdään Jonot ja vapautuvat asunnot -välilehdellä. Asunto-välilehdellä näkyy sen asunnon tiedot jossa henkilö parhaillaan asuu. Jos henkilö ei asu osakuntien asunnoissa, on välilehti virittämätön. Muutto ilman vuokrasopimusta -välilehdelle kirjataan alivuokralaisten ja ilman vuokrasopimusta asuvien kumppanien asumistiedot. 8.3 Henkilön tietojen katseleminen ja muuttaminen Tarkasteltava henkilö etsitään Henkilöt-listan avulla. Kun etsitty henkilö näkyy listassa, napsautetaan henkilön riviä. Henkilön tiedot tulevat näkyviin. Jos henkilön tietoja muutetaan, pitää muutokset tallentaa. 9 Asuinkumppanit ja alivuokralaiset 9.1 Alivuokralaiset Alivuokralaiset ja heidän asumisensa kirjataan Henkilöt-välilehdellä.

15 9.1.1 Alivuokralaissuhde alkaa Alivuokralaiseksi tuleva henkilö etsitään henkilölistan avulla. Jos henkilöä ei löydy listasta, pitää hänestä tehdä uusi henkilö. Henkilön etsiminen listan avulla on tarkemmin kuvattu luvussa 8.1 Tarkasteltavan henkilön valitseminen. Uuden henkilön luominen on kuvattu tarkemmin luvussa 8.2 Uuden henkilön syöttäminen. Kun alivuokralaisen tiedot ovat esillä, valitaan ikkunan oikean puoleisesta osiosta Muutto ilman vuokrasopimusta -välilehti. Välilehden yläosan valintanapeista valitaan "Alivuokralainen". Kiinteistö Oy -vetovalikosta ja Asunto-vetovalikosta valitaan mihin kiinteistöön ja asuntoon henkilö on muuttamassa. Kun valinta on tehty, tulee vetovalikoiden alle näkyviin asunnon päävuokralaisen tiedot. Muuton tietoihin kirjataan sisäänmuuttopäivä. Poismuuttopäivänkin voi lisätä, jos se on jo tiedossa. Jos alivuokralaisella on lemmikki tai lapsia, merkitään tiedot välilehden alaosaan. Tiedot pitää tallentaa painamalla Muutto ilman vuokrasopimusta -välilehden alaosassa olevaa Tallenna-nappia. Kuva 37 Liisa Laakso on kesäkuun alusta lähtien Mikko Makkosen alivuokralaisena. 9.1.2 Alivuokralainen muuttaa pois Alivuokralaisen tiedot etsitään henkilölistan avulla. Kun alivuokralainen löytyy, otetaan hänen tietonsa näkyviin napsauttamalla alivuokralaisen riviä listassa. Ikkunan oikean puoleisesta osiosta valitaan Muutto ilman vuokrasopimusta -välilehti. Välilehden tietoihin merkitään poismuuttopäivä. Muutokset tallennetaan painamalla Muutto ilman vuokrasopimusta -välilehden alaosassa olevaa Tallenna-nappia. Kuva 38 Mikko Makkosen alivuokralainen Liisa Laakso muuttaa pois. 9.2 Uuden asuinkumppanin muutto sisään Kun vuokralainen ottaa luokseen asumaan uuden asuinkumppanin, hän voi valita, haluaako hän vuokrasopimuksen olevan edelleen vain omissa nimissään, vai haluaako hän siirtää vuokrasopimuksen molempien nimiin. 9.2.1 Vuokrasopimusta ei muuteta Asuinkumppanin kirjaaminen tapahtuu samalla tavalla kuin alivuokralaisenkin kirjaaminen (luku 9.1.1 Alivuokralaissuhde alkaa). Ainoa ero on, että Muutto ilman vuokrasopimusta -välilehden yläosan valintanapeista valitaan "Kumppani". Kuva 39 Tiina Reponen ottaa Kari Koivun ja hänen Rekku-koiransa luokseen asumaan. 9.2.2 Vuokrasopimus muutetaan molempien asukkaiden nimiin Olemassa oleva vuokrasopimus pitää irtisanoa. Henkilölle tehdään uusi vuokrasopimus, johon merkitään myös kumppanin tiedot. Sopimus merkitään yhteisesti molempien nimissä olevaksi.

16 9.3 Asuinkumppanin muuttaminen pois 9.3.1 Vuokrasopimus on ollut vain jäljelle jäävän nimissä Asuinkumppanin poismuuttamisen kirjaaminen tapahtuu samalla tavalla kuin alivuokralaisen poismuuttaminen (luku 9.1.2 Alivuokralainen muuttaa pois). Kuva 40 Kari Koivu muuttaa pois Tiina Reposen luota. 9.3.2 Vuokrasopimus on ollut molempien nimissä Jos vuokrasopimus on ollut molempien asukkaiden nimissä yhteisesti, ja toinen muuttaa pois vaikka toinen jatkaa asumista asunnossa, pitää molempien nimissä ollut vuokrasopimus irtisanoa. Saman tien tehdään uusi vuokrasopimus, joka on vain asumaan jäävän henkilön nimissä. 10 Asunnot Asuntojen tietoja voi katsella ja muuttaa kolmessa eri paikassa. Asunnot-välilehdellä on nähtävillä kaikki järjestelmän asunnot. Valitusta asunnosta saa näkyviin asuntoa koskevat tarkat tiedot. Lisäksi saa näkyviin asunnon nykyisten ja entisten asukkaiden tiedot. Asuntojonot ja vapautuvat asunnot -välilehdellä näkyvät ne asunnot, joissa vuokrasopimus on päättymässä. Valitusta asunnosta saa näkyviin kaikki asuntoa koskevat tiedot. Asunnosta näkyvät lisäksi irtisanottuun vuokrasopimukseen kirjatut asunnon vapautumispäivä ja lisätiedot. Henkilöt-välilehdellä voi tarkastella sen asunnon tietoja, jossa valittu henkilö asuu. Asunnosta saa näkyviin kaikki asuntoa koskevat tiedot. Tässä luvussa tutustutaan Asunnot-välilehteen. Kaikilla kolmella välilehdellä näkyvät kuitenkin samat tiedot tarkasteltavaksi valitusta asunnosta. 10.1 Tarkasteltavan asunnon valitseminen Asunnot näkyvät asuntolistassa. Yhtä asuntoa listasta napsauttamalla saa kyseisestä asunnosta tarkemmat tiedot näkyviin ikkunan oikeaan reunaan. Kyseisen asunnon päävuokralaisen tiedot tulevat näkyviin asuntolistan alapuolelle. Tietyn asunnon etsinnässä voi käyttää apuna listan yläpuolella olevia vetovalikoita ja tekstikenttiä. Kiinteistö oy -vetovalikosta voi valita jonkun kiinteistön. Tällöin listassa näkyy vain tämän kiinteistön asunnot. Tyyppi-vetovalikosta voi valita etsityn asunnon tyypin. Tällöin listassa näkyy vain tätä tyyppiä olevat asunnot. Osakunta-vetovalikosta voi valita jonkun osakunnan. Listassa näkyvät asunnot, joiden asukkaat kuuluvat tähän osakuntaan. Osoite-hakukenttään voi kirjoittaa asunnon osoitteen alkua. Listassa näkyy kaikki asunnot, joiden osoite alkaa kirjoitetulla merkkijonolla. Kuva 41 Kaikki kiinteistö oy Artin asunnot.

17 Jos useampia ehtoja käyttää yhtä aikaa, näkyvät listassa ne asunnot, joihin kaikki ehdot pätevät. Kannattaa huomata, että ehtojen valinnat voivat aiheuttaa sen, että listassa ei näy yhtäkään asuntoa. Jos esimerkiksi valitaan sekä kiinteistö että tyyppi, mutta tyypin mukaisia asuntoja ei ole kiinteistössä, ei listalla näy yhtään asuntoa. Kun kaikissa vetovalikoissa on valinta "kaikki", ja osoite-hakukenttä on tyhjä, näkyy listassa kaikki järjestelmässä olevat asunnot. Listassa näkyvät asunnot voi järjestää aakkosjärjestykseen minkä tahansa sarakkeen mukaan. Järjestäminen tehdään napsauttamalla sarakkeen otsikkoa. Otsikon napsauttaminen uudelleen tekee aakkostuksen käänteiseen järjestykseen. 10.2 Asunnon tietojen katseleminen Kun yhtä asuntoa napsautetaan asuntolistassa, näkyvät asunnon tiedot ikkunan oikealla puolella. Asunnosta näkyvät asuntoa koskevat perustiedot! asuntotyyppi! asunnon osoite! kiinteistöosakeyhtiö johon asunto kuuluu! asunnon koko neliöinä! vuokra joko neliövuokrana tai kokonaisvuokrana! asunnon osakunta, jos asunto on kiinteästi jonkun osakunnan hallussa! onko talossa hissi vai ei! onko hissi lähellä asuntoa (äänihaitta)! makuuhuoneiden lukumäärä! ilmansuunta johon asunnon ikkunat ovat Nykyiset asukkaat on lueteltu Asukkaat-kentässä. Kommentti-kentässä on asuntoa koskevia vapaamuotoisia huomautuksia. Jos asuntoon on tehty varaus, näkyy varauksesta kenelle varaus on tehty, varauksen alkamispäivä ja päättymispäivä sekä mahdollinen peruste varaukselle. Asumishistoriasta selviää asunnon entiset asukkaat. 10.3 Asunnon tietojen muuttaminen Asunnosta ei voi muuttaa muita tietoja kuin kommenttikenttää. Kommentit voivat koskea esimerkiksi asunnon varustetasoa tai tehtyjä remontteja, esimerkiksi "Todella kuuma keväisin" tai "Vesivahinko 12.5.2001, remontti valmistunut 2.6.2001". Kommentteihin tehdyt muutokset ja lisäykset pitää tallentaa Tallenna-napilla. Muita asuntoon liittyviä tietoja ei voi muuttaa tässä ikkunassa. Vuokrankorotukset tehdään asuntotyypeittäin Asuntotyypit-välilehdellä. Varaukset asuntoon tehdään Asuntojonot ja vapautuvat asunnot -välilehdellä. Järjestelmä tuottaa asumishistorian tiedot asunnon vanhoista vuokrasopimuksista. Myös tieto nykyisestä asukkaasta saadaan olemassa olevan vuokrasopimuksen kautta. Jos asunnon pysyviä ja kiinteitä tietoja, kuten osoitetta, kokoa tai makuuhuoneiden lukumäärää pitää muuttaa, tehdään muutokset suoraan SQL-tietokantaan. Tästä on kerrottu enemmän luvussa 17.2 Tietojen lisääminen tietokantaan. 10.4 Asunto remontissa

18 Jos asunnon remonttitarve tiedetään etukäteen, voidaan asuntoon tehdä remonttivaraus. Kun asuntoon on tehty remonttivaraus, asuntoa ei remontin aikana vahingossa anneta kenellekään hakijalle. Remonttivaraus tehdään Asuntojonot ja vapautuvat asunnot -välilehdellä. Varauksen teko on selitetty luvussa 6.5 Remontin kirjaaminen. Asuntoon tehdyt remontit voi kirjata asunnon kommenttikenttään. Kommenttikentän muutokset pitää tallentaa Tallenna-napilla. 10.5 Nykyinen asukas Nykyiset asukkaat on lueteltu asunnon Asukkaat-kentässä. Asukkaan henkilötiedot saa täydellisinä näkyviin napsauttamalla asukkaan nimeä. Tiedot näkyvät Asukkaan tiedot -osiossa. Valitusta asukkaasta nähdään kaikki henkilötiedot. Tiedot ovat samat, jotka näkyvät Henkilöt-välilehdellä. Näitä tietoja voi muuttaa. Muutokset pitää tallentaa painamalla Tallenna-nappia. 10.6 Entinen asukas Asunnon entiset asukkaat on lueteltu Asumishistoria-taulussa. Taulusta näkee asukkaan nimen lisäksi asumisajan (sisäänmuuttopäivä ja ulosmuuttopäivä), puhelinnumeron, lapset ja lemmikit. Entisen asukkaan henkilötiedot saa näkyviin napsauttamalla henkilöä taulussa. Tiedot tulevat näkyviin Asukkaan tiedot -osiossa. Entisten asukkaiden henkilötietoja voi muuttaa. Muutokset pitää tallentaa painamalla Tallenna-nappia. 11 Vuokrankorotus Vuokrankorotus tehdään aina asuntotyypille, eikä yksittäiselle asunnolle. Tehty korotus koskee kaikkia saman tyyppisiä asuntoja. Valitaan Asuntotyypit-välilehti. Eri asuntotyypit näkyvät ikkunan yläosan taulukossa. Napsauttamalla yhtä tyyppiä tulevat valitun tyypin tiedot näkyviin ikkunan alaosaan. Kuva 42 Asuntotyypit-välilehti Asuntotyyppi-taulukossa näkyviä tyyppejä voi etsiä ja rajata taulukon yläpuolella olevien vetovalikoiden avulla. Etsinnän voi tehdä esimerkiksi kiinteistöosakeyhtiön perusteella; kun vetovalikosta valitaan Artti, näkyy taulukossa pelkästään kaikki Artin asuntotyypit. Perhe / sinkkuasunto valinnan avulla saa näkyviin joko pelkät perheasunnot tai pelkät sinkkuasunnot. Etsintää voi tehdä myös makuuhuoneiden lukumäärän tai talon hissillisyyden perusteella. Etsinnän voi tehdä yhdistelemällä haluttuja ominaisuuksia. Esimerkiksi valinta Artti ja Perhe näyttää taulukossa kaikki Artin perheasuntotyypit. Jos kaikissa vetovalikoissa on valittuna Kaikki, näkyvät listassa kaikki järjestelmässä olevat asuntotyypit. Kun haluttu asuntotyyppi on löytynyt, napsautetaan tyyppiä asuntotyyppi-taulukossa, jolloin tyypin tiedot näkyvät ikkunan alaosassa. Tyypille kirjoitetaan uuden vuokran suuruus ja vuokrankorotuksen voimaantulopäivä. Muutokset tallennetaan painamalla Tallenna-nappia.

19 12 Asuntokiintiöt Asuntokiintiöt -välilehdeltä nähdään, kuinka monta asuntoa kullakin osakunnalla kuuluisi olla tietyssä kiinteistöosakeyhtiössä, ja kuinka monta asuntoa kullakin osakunnalla on todellisuudessa tarkasteluhetkellä. Kuva 43 Asuntokiintiöt-välilehden sisältö. 12.1 Asuntokiintiöiden tarkasteleminen Asuntokiintiöitä voi tarkastella Asuntokiintiöt -välilehdellä. Asuntokiintiöt on esitetty kiinteistöosakeyhtiöittäin. Jokaisen kiinteistöosakeyhtiön kohdalla näkyy kunkin osakunnan tietyn tyyppisten asuntojen tavoitelukumäärä (sarake tav. ) ja toteutunut asuntomäärä (sarake tot. ). Taulukon alin rivi ( YHT. ) näyttää, kuinka paljon tietyllä osakunnalla on yhteensä asuntoja tietyssä kiinteistöosakeyhtiössä. 12.2 Asuntokiintiöiden asettaminen Asuntokiintiöt asetetaan Asuntokiintiöt -välilehdellä. Voit editoida kiinteisöosakeyhtiöiden asuntokiintiötaulukoiden tavoitesarakkeita ( tav. ). Toteutunut-sarakkeen ( tot. ) tiedot tulevat järjestelmästä sen mukaan, minkä osakunnan jäsenille asuntoja annetaan. Kun halutut tavoitelukumäärät on asetettu kaikille osakunnille ja asuntotyypeille osakunnittain, painetaan näytön vasemmassa alareunassa olevaa Tallenna -nappia. 12.3 Asuntokiintiöiden kommentin muuttaminen Kommentteja muokataan kirjoittamalla kommenttikenttään halutut asiat ja painamalla kommenttikentän oikealla puolella olevaa Tallenna -nappia. 13 Raportit Välilehdellä Raportit voi tulostaa tietoa asunnoista ja asukkaista erilaisten raporttien muodossa. 13.1 Kuukausiraportti Kuukausiraportista näkyvät kuukausittain tietyn kiinteistöosakeyhtiön sisällä pois ja sisään muuttaneet asukkaat. Kuukausiraportti sisältää asunnon numeron, poismuuttaneen asukkaan etu- ja sukunimen, osakunnan, puhelinnumeron, tiedon siitä, oliko asukkaalla lemmikkejä tai lapsia, vuokrasopimuksen loppumispäivämäärän, poismuuttopäivämäärän sekä sisään muuttaneista asukkaista vuokrasopimuksen alkupäivämäärän, asukkaan etu- ja sukunimen, osakunnan, puhelinnumeron ja tiedon siitä, onko asukkaalla eläimiä tai lapsia. Kuva 44 Kuukausiraportin sisältämät tiedot 13.1.1 Kuukausiraportin tulostaminen