LAUSUNTO YHTYMÄKOKOUKSEN (25.4.2014) ALOITTEESEEN

LAUSUNTO YHTYMÄKOKOUKSEN (25.4.2014) ALOITTEESEEN

NordLabin perustamisvaiheen tavoitteiden asetanta PPSHP:n hallitus päätti kokouksessaan 21.9.2009 selvitysmiehen (Seppo Tuomola) ehdotuksista - asettaa valmistelutoimikunnan toiminnan käynnistämiseksi - käynnistää jatkovalmistelun kliinisen kemian, kliinisen mikrobiologian ja muiden mahdollisten laboratorioalojen palvelut kattavan liikelaitoskuntayhtymän muodostamiseksi vuoden 2012 alusta alkaen - jatkovalmistelun suorittaminen YT-menettelyn edellyttämien toimenpiteiden mukaisesti - laboratoriotietojärjestelmien yhtenäistäminen vuoden 2011 aikana Valmistelutyön tarkoituksena oli saada aikaan ehdotukset tarvittavista toimenpiteistä OYS:n erityisvastuualueen laboratoriopalveluja tuottavan liikelaitoskuntayhtymän muodostamiseksi vuoden 2012 alusta lukien. Liikelaitoskuntayhtymän perustamisen keskeisiksi periaatteiksi sovittiin: Liikelaitosmuotoinen toimintatapa (vrt. kuntalain liikelaitossäännökset) Henkilöstösiirrot liikkeenluovutusperiaattein (vrt. PARAS lainsäädäntö) Ei raskaita omistussuhdejärjestelyjä (tilat, kiinteät laitteet jne.) Organisaatio pidetään matalana; päällekkäiset hallinnot karsitaan, tukipalvelut rationoidaan Avoin, läpinäkyvä ja aiheuttamisperusteinen kustannuslaskenta ja laskutus Omistajaohjauksen pelisäännöt päätöksentekoon ja ohjausjärjestelmään Liikelaitoskuntayhtymän perustamiselle asetettiin seuraavat tavoitteet: 1. Lähipalvelujen saatavuus/potilaan valinnan vapaus turvataan Potilaille taataan mahdollisuus omien asiointiyhteyksiensä ja valintojensa mukaisesti käydä näytteenotossa missä tahansa kunnallisessa palvelupisteessä ERVA alueella erikseen määriteltävien logistiikkaratkaisujen pohjalta 2. Perusprosessit määritellään ja yhdenmukaistetaan Tutkimusten tilaajille (kliinikoille) taataan sähköinen toimintamalli, joka tekee mahdolliseksi tiedon kulun ja tietojärjestelmäyhteydet eri toimipisteiden välillä tutkimuspyyntöjen, -vastausten sekä lausuntojen ja konsultaatioiden siirtymisen varmistamiseksi yhteisten menettelytapojen mukaan 3. Laatujärjestelmät, laitekanta ja tietojärjestelmät yhtenäistetään Yhtenäistämisprosessi suunnitellaan vaiheittain siten toteutettavaksi, että priorisoitavat yhtenäistämiskysymykset toteutetaan ensimmäiseksi ja muille kysymyksille määritellään toteutusaikataulu 4. Henkilöstön saatavuus ja pysyvyys turvataan ja osaaminen varmistetaan Henkilöstön asema turvataan siirtosopimuksin ja yhteinen henkilöstöpolitiikka määritellään, alueelliseen koulutustuottoon vaikutetaan, täydennyskoulutusta parannetaan 5. Hankinnat/alihankinnat hoidetaan yhteisesti siten, että hankintasopimusten mittakaavaedut voidaan täysimääräisesti hyödyntää

Yhteishankintajärjestelmä määritellään ja siihen liittyvät voimassa olevat Pöytäkirjan sopimukset tarkastajat ja sitoumukset arvioidaan uudelleen. Menettelytavat ulkoa ostettavan ja itse tuotettavan palvelun kustannusvertailujen järjestelmälliseksi suorittamiseksi määritellään 6. Kustannustehokkuutta parannetaan Kustannustaso on vuoden 2015 lopun tilanteessa reaalirahassa laskien 8 % alhaisempi kuin se on vuoden 2010 lopussa yhteenlaskettuna nykyisten organisaatioiden toiminnassa ilman toteuttavia muutoksia Yhtymäkokouksessa 25.4.2014 jätettyyn aloitteeseen koskien NordLabin perustamisvaiheen tavoitteiden toteutumisen arviointia, voidaan todeta seuraavaa: 1. Lähipalvelujen saatavuus/potilaan valinnan vapaus turvataan Potilaille taataan mahdollisuus omien asiointiyhteyksiensä ja valintojensa mukaisesti käydä näytteenotossa missä tahansa kunnallisessa palvelupisteessä ERVA alueella erikseen määriteltävien logistiikkaratkaisujen pohjalta Periaatteessa potilas voi käydä näytteenotossa missä tahansa palvelupisteessä. Viiden aluelaboratorion erilaisten laboratoriotietojärjestelmien takia asiassa on kuitenkin vielä käytännön ongelmia, sillä toisen aluelaboratorion alueelta tulevasta potilaasta ei ole käytettävissä tutkimuspyyntöä. Jos tällaisella potilaalla on mukanaan näytteenottotarrat, näytteet voidaan ottaa ja analysoida. Tutkimukset täytyy kuitenkin näytteenottotilanteessa laboratoriohoitajan tilata erikseen ko. aluelaboratorion järjestelmään. Mikäli potilaalla ei ole näytteenottotarroja mukanaan, ei analyyseja voida tehdä, ellei laboratoriohoitaja puhelimitse selvitä tarvittavia tutkimuksia siitä aluelaboratoriosta, jossa potilas pääsääntöisesti asioi. Koko NordLabin yhteinen laboratoriotietojärjestelmä on siis edellytys tämän tavoitteen täydelle toteutumiselle. 2. Perusprosessit määritellään ja yhdenmukaistetaan Tutkimusten tilaajille (kliinikoille) taataan sähköinen toimintamalli, joka tekee mahdolliseksi tiedon kulun ja tietojärjestelmäyhteydet eri toimipisteiden välillä tutkimuspyyntöjen, -vastausten sekä lausuntojen ja konsultaatioiden siirtymisen varmistamiseksi yhteisten menettelytapojen mukaan

Tutkimuksen valinta Kliininen kysymys Tutkimuspyyntö Vastauksen tulkinta ja johtopäätökset Potilaan valmistautuminen Vastauksen luotettavuuden arviointi ja raportointi Potilaan tunnistaminen Määrityksen tekeminen Näytteenotto Näytteen esikäsittely Näytteen kuljetus Kuva 1. Laboratorion ydinprosessin vaiheet Laboratoriotutkimusten nimikkeet yhtenäistetään Suomen Kuntaliiton laatiman tutkimusnimikkeistön mukaisiksi. Yleisimpien tutkimusten osalta on otettu käyttöön yhtenäiset tutkimusnimikkeet kaikissa aluelaboratorioissa. Näistä muutoksista on tiedotettu asiakkaille. Tutkimusnimikkeistöjen yhtenäistämisen myötä NordLabin laboratoriotutkimusohjekirjat voidaan yhtenäistää. Yhtenäistäminen luo perustan laboratoriotutkimusten pyyntöjen ja vastausten siirrolle tietojärjestelmien välillä sekä tiedon hyödyntämiselle organisaatiorajoista riippumatta. Luotettavien ja vertailukelpoisten laboratoriotutkimustulosten aikaansaaminen edellyttää, että myös potilas on aktiivinen toimija ja valmistautuu laboratoriotutkimuksiin. Tätä tarkoitusta varten potilaille on laadittu yhtenäistetty yleisohje valmistautumisesta näytteenottoon. NordLabin ajanvarausjärjestelmän rakentaminen on kesken. Ajanvarauksen toimintasuunnitelma on työstetty ja sen mukaisesti potilaalla on jatkossa mahdollisuus tehdä ajanvaraus itse. NordLab on ollut mukana Akseli itseilmoittautumisjärjestelmähankkeessa, joka on ollut sairaanhoitopiirien vetämä. Ohjeistus potilaan tunnistamisesta kaikissa näytteenottotilanteissa on yhtenäistetty ja se on otettu käyttöön. Ohjeet verinäytteen otosta on myös yhtenäistetty ja otettu käyttöön. Näytteiden kuljetus on järjestetty vielä toistaiseksi kunkin aluelaboratorion toimesta. Näytekuljetusten kilpailutus on käynnistetty. NordLabin perustamisen jälkeen keskitettyjen tutkimusten osuus on noin 2 %:a 8,3 miljoonan tutkimusmäärästä. Analytiikan keskittämistä terveyskeskuksista aluelaboratorioihin sekä erityisanalytiikan keskittämistä Oulun aluelaboratorioon on selvitetty. Toimeenpano vuonna 2015 nostaa keskitettyjen tutkimusten lukumäärää reippaasti. 3. Laatujärjestelmät, laitekanta ja tietojärjestelmät yhtenäistetään

Yhtenäistämisprosessi suunnitellaan vaiheittain siten toteutettavaksi, Pöytäkirjan että priorisoitavat tarkastajat yhtenäistämiskysymykset toteutetaan ensimmäiseksi ja muille kysymyksille määritellään toteutusaikataulu NordLabin laboratorioiden toiminnan järkeistäminen edellyttää yhteisten toiminta- ja menettelytapojen käyttämistä tutkimusten tilaamisessa, näytteenotossa, näytteiden kuljetuksessa ja niiden käsittelyssä, analysoinnissa ja tulosten vastaamisessa. Toiminta- ja menettelytapojen tulee olla yhtenäisiä lisäksi terveyskeskusten ja terveysasemien laboratorioissa. Myös tutkimusvalikoiman laajuutta eri laboratorioissa tulee suunnitella tarkasti. Laboratoriotutkimusten tutkimusnumeroiden ja tutkimusten sisällön sekä tulostasojen tulee olla samat kaikissa laboratorioissa. Tämän mahdollistavat yhtenäiset analyysilaitteistot sekä yhteinen tietojärjestelmä (investointisuunnitelma). Tällöin jokaista toimintaa/prosessia/tutkimusta varten luodaan ainoastaan yksi toimintamalli ja jokaisessa laboratoriossa käytetään samaa ohjeistusta. Toimintojen yhtenäistäminen on aloitettu ja joitakin laitteistojen hankintoja on tehty, mutta suurin osa hankinnoista viivästyy vuodelle 2016, johtuen voimassa olevista sopimuksista. Laboratoriotietojärjestelmän hankintaprosessi on vaatimusmäärittelyvaiheessa tavoitteena toimittajan valinta kevään 2015 aikana. NordLabilla on käytössä toimintakäsikirja, jossa on kuvattu laatujärjestelmän tämän hetkinen tilanne. Akkreditoinnin laajentamisesta Oulun aluelaboratoriosta muihin aluelaboratorioihin on laadittu suunnitelma. 4. Henkilöstön saatavuus ja pysyvyys turvataan ja osaaminen varmistetaan Henkilöstön asema turvataan siirtosopimuksin ja yhteinen henkilöstöpolitiikka määritellään, alueelliseen koulutustuottoon vaikutetaan, täydennyskoulutusta parannetaan NordLabin toiminnan käynnistyessä henkilöstön asema turvattiin yhtenäisin siirtosopimuksin. Yhteinen henkilöstöpolitiikka on kuvattu henkilöstökäsikirjassa, jota tullaan vielä täydentämään vuoden 2015 aikana. Alueellinen koulutustuotto käynnistyy vuoden 2015 alussa, kun bioanalyytikkojen monimuotokoulutus käynnistyy Kajaanin, Kemin, Kokkolan ja Rovaniemen alueella. Koulutuksen toteuttajana on Metropolia-ammattikorkeakoulu. Akateemisen henkilökunnan erikoistumiskoulutusta järjestetään alueellisesti siten että erikoistuvien kemistien nelivuotisesta koulutuksesta osa eli enintään 2 vuotta järjestetään Kajaanin, Kemin, Kokkolan tai Rovaniemen aluelaboratoriossa. Vuoden 2014 alussa hyväksyttiin NordLabin koulutussuunnitelma, jossa kuvattiin henkilökunnan koulutustarpeet henkilöstöryhmittäin perustuen tulevaisuuden osaamistarpeiden muutoksiin ja niiden syihin. 5. Hankinnat/alihankinnat hoidetaan yhteisesti siten, että hankintasopimusten mittakaavaedut voidaan täysimääräisesti hyödyntää Yhteishankintajärjestelmä määritellään ja siihen liittyvät voimassa olevat sopimukset ja sitoumukset arvioidaan uudelleen. Menettelytavat ulkoa ostettavan ja itse tuotettavan palvelun kustannusvertailujen järjestelmälliseksi suorittamiseksi määritellään Hankintaprosessien nykytilat on kuvattu aluelaboratorioittain ja yhtenäistä mallia ollaan luomassa. Kaikissa sairaanhoitopiireissä on ns. hyllytyspalvelut jollakin tasolla käytössä ja samaa palvelua laajennetaan myös NordLabin käyttöön omistajaorganisaatioiden resurssien sallimissa rajoissa. Tällä palvelulla saadaan resurssit ydintehtävien mukaiseen käyttöön.

Laboratoriolaitteiden ja tietojärjestelmien kilpailutukset on keskitetty Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankintatoimistolle. Muiden tarvikeryhmien osalta käytetään pääosin PPSHP:n hankintarenkaan tekemiä erva-tason hankintasopimuksia ja muilta osin käytetään muiden sairaanhoitopiirien kilpailutuksia. Yhteisen hankintajärjestelmän käyttöönotto mahdollistuu yhteisen tietoverkon käyttöönoton myötä. Ulkoa ostettavien ja itse tuotettavien palvelujen kannattavuus ja lääketieteellinen näkökohta otetaan tapauskohtaisesti huomioon valittaessa tutkimusten tekopaikkaa. 6. Kustannustehokkuutta parannetaan Kustannustaso on vuoden 2015 lopun tilanteessa reaalirahassa laskien 8 % alhaisempi kuin se on vuoden 2010 lopussa yhteenlaskettuna nykyisten organisaatioiden toiminnassa ilman toteuttavia muutoksia Kustannustehokkuudelle asetettiin tavoitteeksi 8%:n säästö vuoden 2015 loppuun mennessä verrattuna vuoden 2010 tilinpäätökseen sen hetkisen toiminnan laajuudella ja rahan arvolla. Tavoitetta asetettaessa toiminnan uskottiin käynnistyvän vuoden 2012 alusta ja oletuksena oli myöskin laboratoriotietojärjestelmien yhtenäistäminen ennen toiminnan käynnistymistä (vuoden 2011 aikana). Kustannustehokkuustavoitteen saavuttamisen kannalta keskeisimmät tekijät ovat: - yhtenäinen tietojärjestelmä - yhtenäinen laitekanta - logistiikan rationalisointi - analyysien järkevä keskittäminen - henkilöresurssien käyttö ydintehtävien hoitamiseen Näillä em. tekijöillä on ratkaiseva merkitys toimintatapojen ja prosessien harmonisointiin ja sitä kautta henkilöresurssien tarkoituksenmukaiseen käyttöön. NordLabin yhtenäisen laboratoriotietojärjestelmän hankinta on määrittelyvaiheessa ja tavoitteena on käyttöönotto vuosien 2015-2017 aikana. Käyttöönotto tulee tapahtumaan aluelaboratorio kerrallaan (1/2 vuotta/laboratorio). Budjetääristen tarjousten perusteella tietojärjestelmä itsessään ei tule lyhyellä aikavälillä tuottamaan merkittäviä säästöjä. LIS:n tuomat hyödyt realisoituvat pääosin yhtenäisten toimintamallien kautta. Tällä hetkellä toimimme eri aluelaboratorioissa kemian ja immunokemian isojen analysaattoreiden osalta kolmen eri valmistajan laitteistoilla. Näiden osalta pääsemme yhtenäiseen laitekantaan vuoden 2016 puolen välin jälkeen. Valmistautuminen kilpailutukseen alkaa vuoden 2015 aikana. Yhtenäinen laitteisto tuo mukanaan niin toimintaprosesseihin liittyviä etuja kuin myös itse laitteistojen, niiden huoltokustannusten kuin myös reagenssien hankintaan liittyviä säästöjä. Tällä hetkellä logistiikkaratkaisu on hyvin hajanainen ja toimijoita NordLabin alueella on kymmeniä. Syksyllä 2013 teimme perusteellisen selvityksen, jossa logistiikka oli keskeisessä roolissa. Tämän selvityksen pohjalta olemme nyt kilpailuttamassa näytekuljetusreittejä yhteistyössä omistajaorganisaatioiden muiden kuljetusten kanssa. Tavoitteena on löytää NordLabin näkökulmasta ja asiakkaan tarpeet huomioiden optimaaliset kuljetusreitit, joissa kuitenkin pyritään hakemaan synergiaedut yhteistyössä omistajien kanssa. Samassa yhteydessä jatketaan analyysien järkevää keskittämistä niin terveyskeskuksista aluelaboratorioihin kuin myös muista aluelaboratorioista Oulun aluelaboratorioon kliinisillä perusteilla järkevien logististen ratkaisujen niin salliessa.

Yhteenveto 1. Lähipalvelujen saatavuus/potilaan valinnan vapaus turvataan Jo nykyäänkin asiakas/potilas voi asioida missä tahansa OYS-Erva-alueen näytteenottopisteessä. Toistaiseksi tämä on laboratorion kannalta hankalaa, koska alueella ei vielä ole yhtenäistä tietojärjestelmää. Sujuva asiointi mahdollistuu, kun yhtenäinen laboratoriotietojärjestelmä on käytössä koko alueella, arviolta 2017 loppuun mennessä. 2. Perusprosessit määritellään ja yhdenmukaistetaan Laboratoriotoiminnan ydinprosessi on määritetty ja sitä tukevat osa/tukiprosessit ovat parhaillaan määrittelyvaiheessa. Ydinprosessin alkupään osaprosessit on jo yhtenäistetty - tutkimuspyyntö, potilaan valmistautuminen, potilaan tunnistaminen ja näytteenotto. Tiedon kulku ja tietojärjestelmäyhteydet eri toimipisteiden välillä eivät vielä toimi kitkattomasti ennen kuin laboratoriotietojärjestelmät saadaan yhtenäistettyä vuosien 2015-2017 aikana. 3. Laatujärjestelmät, laitekanta ja tietojärjestelmät yhtenäistetään Laatujärjestelmien yhtenäistämistä varten on laadittu yhteinen toimintakäsikirja, joka käsittää laboratorioiden pääohjeistuksen. Akkreditoinnin laajentamisesta Oulun aluelaboratoriosta muihin aluelaboratorioihin on laadittu suunnitelma. Toteutus ajoittuu vuosille 2016-18. Laboratoriotietojärjestelmän yhtenäistämisprojekti on aloitettu 2014 keväällä ja järjestelmä saadaan valittua 2015 keväällä. Asennukset ajoittuvat vuosille 2015-17. Laitteistojen yhtenäistäminen on aloitettu ja pisimmällä ollaan hematologian/verikeskusten laitteiden osalta. Kemian- ja immunokemian laitteet (näillä tehdään suurin osa analyyseistä) päästään uusimaan sopimusten salliessa vuoden 2016 aikana. Tänä vuonna onnistuttiin kuitenkin neuvottelemaan Kajaanin, Kemin ja Rovaniemen vastaavilla laitteilla tehtäville analyyseille n. 0,5 milj. euron hinnan alennukset. 4. Henkilöstön saatavuus ja pysyvyys turvataan ja osaaminen varmistetaan Henkilöstön osalta on edetty tavoitteen/suunnitelman mukaisesti. 5. Hankinnat/alihankinnat hoidetaan yhteisesti siten, että hankintasopimusten mittakaavaedut voidaan täysimääräisesti hyödyntää Kilpailutettavat hankinnat on keskitetty Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankintatoimistolle. Yhteisen hankintajärjestelmän käyttöönotto mahdollistuu yhteisen tietoverkon käyttöönoton myötä. Oys-Erva laajuisen tietoverkon selvitystyö on meneillään. Verkko toteutetaan 2015 aikana. 6. Kustannustehokkuutta parannetaan Ensimmäisen toimintavuoden jälkeen on kustannustehokkuuden paranemisessa päästy oikeaan suuntaan. Vuoden 2013 vertailukelpoisten tilinpäätöstietojen perusteella säästöä vuoden 2010 lopun tilanteeseen on saavutettu 1 %. Toiminnan käynnistymiseen liittyvistä oletuksista johtuen (aloituksen siirtyminen, yhteinen tietojärjestelmä) 8%:n kustannussäästöön pääseminen vuoden 2015 loppuun mennessä on erittäin haasteellista. Tämän hetkinen arvio mahdollisesta toteutumisesta tulisi olemaan 3-5%.