11.11.2013 OULUN YLIOPISTO TUTKIJAKOULUN JOHTORYHMÄN PÖYTÄKIRJA, KOKOUS 10/2013 Aika Maanantai 11.11.2013 klo 8.15 10.00 Paikka: KE 1021-2, Student Center Käsiteltävät asiat 1/2013 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2/2013 Tohtorikoulutustoimikuntien kuulumiset 3/2013 Opiskelijahakuprosessin päivittäminen ja UAF-palvelukeskus 4/2013 Tohtorikoulutuspaikkahaku 2013, yhteenvetoa 5/2013 Tutkijakoulun toimintasuunnitelman (2012-2013) tavoitteiden toteutuminen 6/2013 Ilmoitusasiat P L 8 1 0 0
, poistui 8.55, klo 8.30 1. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Säännökset hallintoelimen koollekutsumisesta ja päätösvaltaisuudesta ovat Oulun yliopiston johtosäännön 41 ja 42 :ssa. Tutkijakoulun johtoryhmä on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Kutsu monijäsenisen hallintoelimen kokoukseen on lähetettävä viimeistään kolme arkipäivää ennen kokousta, ellei hallintoelin ole osaltaan toisin päättänyt. Kokouskutsu on ilmoitettu sähköpostilla 4.11.2013. Päätösesitys: Tutkijakoulun johtoryhmä on päätösvaltainen. Esityksen mukaisesti.
2. Tohtorikoulutustoimikuntien kuulumiset Puheenjohtajat ja/tai koordinaattorit kertovat kuulumiset Ihmistieteiden-, Tekniikan ja Luonnontieteidenja Terveys- ja Biotieteiden tohtorikoulutustoimikuntien kokouksista. Päätösesitys: Kuullaan tohtorikoulutustoimikuntien kuulumiset. Kuultiin tohtorikoulutustoimikuntien kuulumiset. Kirjataan pöytäkirjaan muistiin jatkossa tarkempaan käsittelyä vaativat huomiot: Miten tehdään esitys Oulun yliopiston ulkopuolisesta kustoksesta. Tarkempi tarkastelu: Jääviyskysymys esitarkastajia ja vastaväittäjiä nimitettäessä (yhteistyö, suhteet), Hallintolaki 28.
3. Opiskelijahakuprosessin mahdollinen päivittäminen Oulun yliopiston tutkijakoulu on alustavasti ilmoittanut kiinnostuksestaan UAF:n (University Admissions Finland) pilottiprojektiin, jossa UAF-palvelukeskus tarjoaa tutkijakouluille ja hakijoille keskistetyn tuen opiskelijahakuprosesseihin. UAF:n johtoryhmä toimittaa tarkemman ehdotuksen pilottiprojektista marraskuun lopulla (OY, TY, TAY). Ehdotuksen tueksi Oulun yliopiston tutkijakoulu tarkastelee nykyistä opiskelijahakuprosessia ja pyrki tunnistamaan kriittiset pisteet UAF:n tarjoamien palvelujen kannalta. Päätösesitys: 1. keskustelee asiasta 2. tekee päätökset /linjaa jatkotoimenpiteitä. 3. Linjaukset jatkotoimenpiteistä tiedoksi UAF:n johtoryhmän Oulun yliopiston edustajalle, johtaja Kimmo Kuortille. 1. keskustelee asiasta 2. linjasi keskeisiä kysymyksiä hakuprosessin ja UAF-yhteistyön kannalta (Liite 1). Lisäksi johtoryhmä totesi, että sähköinen hakujärjestelmä tukisi UniOGSin hakuprosessia ja palvelisi hakijoita paremmin. 3. Linjaukset jatkotoimenpiteistä tiedoksi UAF:n johtoryhmän Oulun yliopiston edustajalle, palvelupäällikkö Kimmo Kuortille.
4. Tohtorikoulutuspaikkahaku 2013, yhteenvetoa Yliopiston nimeäminen tohtoriohjelmien tohtorikoulutuspaikkojen keskitetty hakuaika oli 12.8.-16.9.2013 Oulun yliopistossa. Tutkijakoulu on tehnyt arvioinnin hakuprosessista tutkijakoulun näkökulmasta, huomioiden erityisesti seuraavat tekijät (Liite 2): Aikataulutus Yhteistyö toimijoiden kanssa Ohjeistus Haun näkyvyys hakijoille Open-Res tohtorikoulutuspaikkahaku ja valinta Uusien opiskelijoiden hakemusten arviointi Haun tulokset Tohtorikoulutushausta on tarjolla alustavia tilastoja (Liite 3). Tohtoriohjelmien ja muiden keskitettyyn hakuun liittyvien toimijoiden näkökulmat tullaan tiedustelemaan tämän syksyn aikana. Kyselomake liitteenä kommentoitavana (Liite 4). Päätösesitys: 1. keskustelee syksyn tohtorikoulutuspaikkahausta. 2. tekee mahdolliset päätökset / linjaa jatkotoimenpiteet.
1. keskusteli syksyn tohtorikoulutuspaikkahausta koordinaattoria Heapen esiteltyä tehdyn analyysin tutkijakoulun näkökulmasta. Kehitysehdotuksia jatkoa ajatellen: Yhteistyö eri toimijoiden kesken, osa ohjeista tuli päätösten jälkeen. Hakijapalvelut, (jatkossa esim. Service Desk koordinaattoreille). Tohtoriohjelmien lähettämät viestit hakijoille yhdenmukaistettava (sis. mahdollisen valitusprosessin). Yhteneväisemmät kriteerit ja prosessit kaikille tohtoriohjelmille. Suhteiden selventäminen: UniOGS, tohtoriohjelmat, pääaineet. Analysoitava tarkemmin miksi OY ei kiinnostava hakukohde (esim. Länsi- Eurooppa ja Yhdysvallat). 2. n yhteenveto jatkoon: Yhteenveto Hakijoiden laadun parantaminen, houkuttelevuuden lisääminen. Lopullinen onnistuminen valinnoissa selviää parin vuoden päästä. Tutkijakoulun ja tohtoriohjelmien yhteistyön vahvistaminen. Tohtoriohjelmien johtamisvastuiden ja tukipalveluiden tarkennuttava Tiukka aikataulu, haaste tohtoriohjelmien omien verkostojen hyödyntämiselle. Huomioitava tieteenalakohtaiset erot esim. kv-opiskelijoiden rekrytoimisessa (esim. kliininen lääketiede) Ensimmäinen yhteishakukierros onnistui kohtuullisen hyvin.
5. Tutkijakoulun toimintasuunnitelman (2012-2013) tavoitteiden toteutuminen Ensimmäisen toimintakauden aikana tutkijakoulu on rakentanut uudet toimintapuitteet tohtorikoulutukselle Oulun yliopistossa. Tarkoituksena on ollut vastata yliopiston tavoitteisiin korkealuokkaisesta tohtorikoulutuksesta. Tutkijakoulun johtoryhmä muodosti lukuvuodelle 2012-2013 toimintasuunnitelman, johon asetettiin tutkijakoulun toiminnan seuraavat konkreettiset tavoitteet. Toimintasuunnitelma tavoitteineen päivitetään vastamaan loppusyksyn 2013 tilannetta, tutkijakoulun seuraavan kauden johtoryhmän työn tukemiseksi (Liite 4). Päätösesitys: 1. Toimintasuunnitelman tavoitteiden tila esitellään ja niistä keskustellaan. 2. tekee mahdolliset päätökset. 1. Esityksen mukaisesti 2. totesi tavoitteiden toteutuneen aikataulun mahdollistamissa rajoissa, mutta kehitystyötä riittää. Esim. Selvitetään tarve ja mahdollisuudet (kv-)maisteriohjelmien huomioimisessa uusien opiskelijoiden rekrytoimisessa. Selvitetään loppuvaiheen prosessin aukot tarkemmin kuin prosessi on nyt tehty läpinäkyvämmiksi ja tilastoiminen helpottunut.
6. Ilmoitusasiat Tutkijakoulun järjestämät tulevat tapahtumat: General Meeting for Doctoral Training Committees o Mon 18 November, 15.00-17.00 UniOGS and Doctoral Programme Meeting o Wed 20 November, 09.00 11.00 Supervisor seminar o Wed 11 December, 12.00-16.00 UniOGS Seminar for Doctoral Students o Wed 11 December, 12.00-16.00 Päätösesitys: Merkitään tiedoksi. Merkittiin johtoryhmälle tiedoksi.