Hallinto ja laki työryhmän loppuraportti

Hallinto ja laki työryhmän loppuraportti 20180630_Hallinto ja laki loppuraportointi Käsittelyssä Hala työryhmässä 19.6.2018 30.7.2018 1 www.pirkanmaa2019.fi

Hallinto ja laki valmisteluryhmät, kevät 2018 Hallinto ja laki työryhmä Puheenjohtaja Petri Pikkuaho, valmisteluvastuu Vuokko Ylinen Viranomaistehtävät alatyöryhmä 11/2017 3/2018 Pj ja valmistelija Vuokko Ylinen Ryhmän työ sulautettu hallintosääntöryhmän työhön 3/2018 Hallintosääntö alatyöryhmä Pj ja valmistelija Vuokko Ylinen Ryhmän kokoonpanoa täydennetty, kun viranomaistehtävät alatyöryhmä lakannut 3/2018 Cloudia projektiryhmä Pj Petri Pikkuaho Järjestelmän määrittelytyöt ja tekninen toteutus 8-12/2017 Asianhallinta alatyöryhmä Pj Jarmo Hagman Valmistelija Vuokko Ylinen Ohjausvastuu siirretty päätyöryhmälle 4/2018 Tarkastustoiminta Pj ja valmistelija tarkastusjohtaja Markus Kiviaho 30.7.2018 2 www.pirkanmaa2019.fi

Työryhmän tavoitteiden ja tulosten arviointia 30.7.2018 3 www.pirkanmaa2019.fi

Tavoitteiden toteutuminen Kommentit Tavoite 1. Hallintosäännön valmistelu, 1. luonnos 30.6.18 mennessä. Luonnos (sisäinen työversio) valmistunut toukokuun lopulla. Jatkovalmistelun linjat hyväksytty: 1. Jory 31.5.2018 75 * 2. Ohry 4.6.2018 74 * 1. Työryhmän tavoitteiden ja tulosten toteutumisen arviointi * Koonti linjauksista Dialla 7 Tavoite 2. Viranomaistehtävien koonti ja jako järjestäjään/tuotantoon. Tavoite 3. 1. Sopimusten siirto Sopimussiirto toteutunut 30.6. Valmistelu jatkuu syyskaudella linjausten mukaisesti osallistamalla valmisteluun politiikan edustajat ja muut sidosryhmät. HS:n visualisointia valmistellaan yhdessä konserniohjeen visualisoinnin kanssa. Oli toimeksiantona liian aikaisessa vaiheessa annettu (11/17-2/18). Tuotti hyvää pohjamateriaalia HS työhön. Järjestäjän/liikelaitoksen viranomaistehtävien valmistelu edelleen kesken substanssiryhmissä. Maku tehtäviä valmistellaan konsulttiselvityksen tuella. HS valmistelussa seurataan ja tuetaan viranomaistehtävien määrittelyä ja jakamista tilaajan / tuottajan tehtäviin/toimivaltaan. Sopimushallinnan I vaihe: Kuntien sopimuksista siirrettynä kesäkuun lopussa noin 70 % (arvio). Linjattu, että PSHP ja Tampere siirtävät sopimuskantansa, kun Voimaanpanolaki on voimassa. Sopimusten analysointi on käynnissä. Analysointi linkitetty muuhun valmisteluun (palvelujen suunnittelu/hankinta). Sopimushallinnan II vaiheen toteutus suunniteltu syksyä varten. 30.7.2018 4 www.pirkanmaa2019.fi

Tavoitteiden 1. Työryhmän toteutuminen tavoitteiden Kommentit ja tulosten toteutumisen arviointi Tavoite 3. 2. Asiakirjahallinnon suunnittelu TOS Maakunnan päätösprosessien suunnittelu Asiakirjahallinnon ja järjestelmähankinnan suunnittelu Asiakirjahallinnon suunnittelua varten on esitetty resurssitarve muutosjohdolle 3/2018. Resurssia ei ole saatu kevään aikana rekrytointilupaa eikä ostopalvelua ole valmisteltu. Asiakirjahallinnon suunnittelu on siirretty syksyyn -18, jota varten tehdään uusi resurssiesitys. Vaten TOS valmistunut Kansallisarkiston toimesta keväällä -18. Päätösprosessien ja asiakirjahallinnon suunnittelu ja siihen liittyvä järjestelmähankinnan valmistelu siirretty syksyn työsuunnitelmaan. ICT järjestelmien osalta linjaus esivalmistelun 1 vaiheessa: ICT ratkaisuissa seurataan PSHP:n järjestelmähankintoja.. Tavoite 4. Tarkastustoiminnan organisointi ja suunnittelu Ulkoinen tarkastus Sisäinen tarkastus Seurataan kansallista VM:n tietoaineistojen siirto- ja ohjeistushanketta (Helena Pajari jäsenenä). Ulkoisen ja sisäisen tarkastuksen päälinjat hyväksytty jatkovalmistelua varten: ohry 9.4.2018 38 jory 13.4.2018 40 Hyvän hallinnon ja sisäisen valvonnan perusteet, hyvän hallinnon ja johtamisen ohje sekä tarkastustoiminnan tarkempi suunnittelu sisältyvät syksyn työsuunnitelmaan. 30.7.2018 5 www.pirkanmaa2019.fi

1. Työryhmän tavoitteiden ja tulosten toteutumisen arviointi Tavoitteiden ja lopputulosten toteutuminen Kommentit Tavoite 5. Maakuntavaalit Vaalien järjestämistä suunniteltu (Pikkuaho). Lainsäädännön viivästymisen vuoksi vaalien aikataulu ( lokakuun loppu) ei toteutunut. Tavoite 6. Oikeudellisen tuen antaminen valmistelulle. Maakunnan oikeudellisten palvelujen suunnittelu. Oikeudellista tukea annettu muutosjohdolle sekä muille työryhmille. Pidetty lakikoulutuksia eri hankkeille. Osallistuttu sote- lakiesitysten lausuntojen valmisteluun. Tuotettu 8 tähden sairaala - hankkeelle oikeudellinen analyysi julkisen vallan käytöstä. Tuotettu oikeudellisia arviointeja valiokuntamallista. Hankittu valiokuntamallissa Kuntaliiton lausunto (16.4.2018) ja käyty konsultoiva keskustelu professori Olli Mäenpään kanssa (16.5.2018). Projektipäällikkö osallistunut liikelaitos työryhmän, sekä Kojon ohjaus alatyöryhmänä sekä EPO alatyöryhmän työhön. Maakunnan oikeudellisten palvelujen suunnittelu käynnistetään syyskaudella. 30.7.2018 6 www.pirkanmaa2019.fi

Hallintosäännön jatkovalmistelun kokonaisuuksia: Palveluiden järjestäminen ja tuottaminen - Järjestämisvastuu valtuustolla/hallituksella/vi ranhaltijoilla Henkilöstöorganisaatio Organisoituminen/johtaminen /toimivallan tarkoituksenmukainen delegointi Liikelaitokset ja maku - taseyksikkö - Organisaatio - Toimielimet - Tehtävät / toimivalta Toimielinrakenne - Valmistelevat valiokunnat - Maakuntahallinnon toimielimet - Liikelaitoksen toimielimet Oikeusharkintaiset asiat - Lakiin perustuvat viranhaltijoille suoraan delegoitavat kokonaisuudet Osallisuus ja yhteistyö - Palveluiden käyttäjien osallisuus toimielimissä - Yhteistyöalueet ja niiden tehtävät/hallinto Maakuntahallinnon organisaatio - Maakuntajohtaja - Sote tehtäväalue - Maku- tehtäväalue Konsernipalvelut Maakunnan ohjaus - Tavoite- ja talousohjaus - Valtionohjaus - Omistajaohjaus - Sopimusohjaus - Tuottajien ohjaus Toimintasäännöt - Mahdollistavat hallintosääntöön perustuen tarkoituksenmukaisen tehtävien ja toimivallan delegoimisen 30.7.2018 7 www.pirkanmaa2019.fi

Jatkovalmisteluun osallistuminen, esimerkkejä: Palveluiden järjestäminen ja tuottaminen Poliittiset päättäjät, kuntajohtajat, maakuntalaiset, nuoriso- ym. asukasryhmät Henkilöstöorganisaatio Henkilöstöjärjestöt, henkilöstö, HR -asiantuntijat, Liikelaitokset ja maku taseyksikkö Poliittiset päättäjät, Luovuttavat organisaatiot (asiantuntijat) Toimielinrakenne Poliittiset päättäjät Oikeusharkintaiset asiat Poliittiset päättäjät, luovuttavien organisaatioiden asiantuntijat Osallisuus ja yhteistyö Poliittiset päättäjät, Vaikuttamistoimielimet, järjestöt, mm. ympäristöalan järjestöt, Maakuntahallinnon organisaatio Poliittiset päättäjät, maakuntajohtaja, luovuttavat organisaatiot (asiantuntijat) Maakunnan ohjaus Poliittiset päättäjät, siirtyvien yhtiöiden edustajat, palveluntuottajat, talousjohtajat Muutosjohdon ja muutosvalmistelijoiden laaja osallistaminen kaikkiin HS kokonaisuuksiin 30.7.2018 8 www.pirkanmaa2019.fi

Sopimusten siirto Pirkanmaan liitto & muut Arvio sopimusten määrästä Valtion organisaatiot 30 % 4 % 15 % 27 % Tampere Sopimuksia siirtävät tahot ja arviot määristä Tampere, 1000 Muut kunnat, 1800 PSHP, 1600 24 % Muut kunnat Valtion organisaatiot, 2000 Pirkanmaan liitto & muut, 300 PSHP Yhteensä noin 7200 sopimusta 30.7.2018 9 www.pirkanmaa2019.fi

Sopimusten siirron toteutuma kesäkuun alussa Tallennettujen sopimusten osuus kokonaisarviosta Kaikki sopimukset Tallennetut yhteensä: 1389 (27 %) Tallentamattomat muut sopimukset Tallennetut sopimukset Kuntien sopimukset Kuntien sopimusten kokonaisarvio on 3300 Tallennetut kuntien sopimukset: 1138 (34 %) Tallentamattomat yhteensä: 5130 (73 %) Tallentamattomat kuntien sopimukset Tallentamattomat kuntien sopimukset ilman Tamperetta: 662 (20 %) Tallentamattomat kuntien sopimukset kokonaisuudessaan: 2162 Tallennetut sopimukset Tallentamattomat kuntien sopimukset Tallentamattomat muut sopimukset 30.7.2018 10 www.pirkanmaa2019.fi

Viestintä, osallistaminen, kokonaisarvio työstä 30.7.2018 11 www.pirkanmaa2019.fi

1. Asiakokonaisuus Työryhmän tavoitteiden Kommentit ja tulosten toteutumisen arviointi Viestintä Osallistaminen Kokonaisarvio työryhmän työstä Kokonaisarvio esivalmistelun II vaiheesta Hallintosäännön valmistelusta on viestitty työryhmille, joilta on toivottu valmisteluapua. Lisäksi on ollut tilaisuksia mm. Elylle ja liiton valmistelijoille. Työryhmissä on jäseniä siirtyvistä organisaatioista, joten viestiä on viety sitä kautta eteenpäin. Pp mukana useissa työryhmissä. Kunnille viestitty monikanavaisesti sopimusten siirrosta. Viestintää tulee syksyn valmistelun aikana lisätä eri kanavien kautta. Useilta työryhmiltä pyydetty valmisteluapua. Jory ja ohry saaneet tilannekatsaukset. Politiikan ja henkilöstön edustajien osallistaminen valmisteluun syksyllä erityisen tärkeää. Samaten sidosryhmien, kuten nuorten vaikuttaja -ryhmien sekä valmistelutiimin projektipäälliköiden osallistuminen / kuuleminen sisältöjen valmisteluun. Osallistuminen ollut aktiivista ja hyvää. On tukenut valmistelua erityisesti juridisissa linjauskysymyksissä kuten valiokuntamallin valmistelussa ja sopimushallinnan alkuvaiheen linjaus - kysymyksissä. Rajoitteena ollut jäsenten aikaresurssit paneutua valmistelun kokonaisuuteen, tutustua materiaaleihin ja tuottaa ehdotuksia aineistoihin ennen kokouksia / niiden välillä Hallintosäännön valmistelu on palapelin kokoamista. Rakenteiden lisäksi tarvitaan muiden työryhmien tuottamia toiminnan kuvauksia. II vaihe on painottunut maakuntahallinnon perusrakenteiden valmisteluun. Työryhmien työn kokoaminen isommiksi kokonaisuuksiksi hyödyttäisi myös hallinnon sääntökokonaisuuden ja maakunnan päätöksentekoprosessin valmistelua. 30.7.2018 12 w.pirkanmaa2019.fi

Väliaikaiselta toimielimeltä odotettavat linjaukset Syyskausi 2018 30.7.2018 13 www.pirkanmaa2019.fi

Toimenpide Vastuu Aikataulu Kommentit Vatelta odotetaan linjauksia Hallintosäännön sisällöistä peruslinjaukset valmiina. Tarkastustoiminnan jatkolinjaukset tehty. Muutosjohto, projektipäällik kö, jory, ohr, Vate Syksy 2018 Kootaan asiantuntijoista ydinryhmä valmistelun tueksi. Sisältää välttämättömän hallinnollisen ohjeistuksen valmistelun. Edellyttää assistenttiapua. Maakunnan päätöksenteon tarvekartoitus ja prosessien suunnittelu. Muutosjohto, projektipäällik kö, jory, ohr, Vate Syksy 2018 Edellyttää päätöksenteon suunnitteluresurssia. Asiakirjahallinnon ja sitä tukevan ict ratkaisun suunnittelu. Sopimushallinnan loppuraportti Esitys maakuntavaltuustolle. Kuten edellä Syksy 2018 Edellyttää asiakirjahallinnon suunnitteluresurssia. Seurataan tietoaineistojen siirto- ja ohjeistustyötä (VM:n työryhmä). Muutosjohto, projektipäällik öt, jory, ohr, Vate Syksy 2018 Vuodenvai hde 2019. Maakuntavaltuusto tulee päätöksellään ottamaan vastaan siirtyvät vastuut ja sitoumukset. Edellyttää suunnittelijaresurssia analyysivaiheeseen. Myös harjoittelija-apua 30.7.2018 14tarvitaan. www.pirkanmaa2019.fi

Päivitetty riskianalyysi 6/2018 30.7.2018 15 www.pirkanmaa2019.fi

Riskin nimi Riskin vaikutus T V R Riskiluokitus Toimenpiteet ja vastuuhlö Valtakunnallisen valmistelun viivästyminen. maakuntavalmistelu viivästyy / tai katkeaa. 5 5 25 S Valtakunnallisten päätökset mahd. pian. STM/VM, EK. Vaten kokoonpanosta ei päästä sopimukseen, Vaten työjärjestyksestä ei päästä yksimielisyyteen. Hallintosäännön keskeisistä asioista; kuten konsernirakenteesta ja, johtamisjärjestelmästä, ei päästä yksimielisyyteen. Vaten päätöksentekoprosessi / asianhallintajärjestelmä ei toimi. Sopimustensiirto viivästyy, lakiperusta kaikkien tietojen saamiselle puuttuu. Maakuntavaalien järjestämisessä osaamisvaje. Vate aloittaa lain vähimmäisvaatimuksilla. Kaikki asiat päätettävä Vatessa, valmistelu hidastuu. Hallintosääntöluonnoksen käsittely Vatessa venyy, hallintosäännön valmistelu ei etene. Tukeudutaan Vaten/ siirtymäajan kuluessa liiton päätöksenteko -/ asianhallintajärjestelmään. Maakunnalle siirtyvien vastuiden selvitys viivästyy. Negatiivinen vaikutus palvelutuotannon suunnittelulle. Vaalien lainmukaisuus vaarantuu. 3 5 15 S Yhteisen näkemyksen varmistaminen, muutosjohtajat, poliittinen ohjausryhmä, johtoryhmä. 5 5 25 S Yhteisen näkemyksen varmistaminen, muutosjohtajat, poliittinen ohjausryhmä, johtoryhmä. 1 3 3 P Varmistetaan liiton päätöksenteko- ja asiahallintajärjestelmän (Jemma) toimivuus Vaten tarpeita varten. PP, liiton asianhallinnasta vastaava hlö. 4 4 16 KS Valtakunnalliset päätökset mahd. pian, tiivistetään vapaaehtoista tietojenvaihtoa kuntien ja ELY:n ja TE toimiston kanssa. PP. 4 3 12 KS Kuntayhteistyön tiivistäminen, PP, liiton hallintojohtaja. 30.7.2018 16 www.pirkanmaa2019.fi