Ylivieskan kaupunki Asiakirjahallinnon toimintaohje Hyväksytty Ylivieskan kaupunginhallituksessa 7.5.2018 132 Voimaantulo 1.1.2018
1 Sisällysluettelo 1. Yleistä... 4 1.1. Lainsäädäntö, määräykset ja ohjeet... 4 1.2. Asiakirjahallinnon tehtävät ja tavoitteet... 4 1.3. Hyvä tiedonhallintatapa... 5 2. Asiakirjahallinnon organisointi ja vastuut... 5 2.1. Yleistä... 5 2.2. Kaupunginhallitus... 5 2.3. Tietosuojavastaava... 6 2.4. Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija... 6 2.5. Keskusviraston kirjaaja... 7 2.6. Toimialat... 7 2.6.1. Toimialojen johtavat viranhaltijat... 7 2.6.2. Toimialojen asiakirjahallinnon päävastuuhenkilöt... 7 2.6.3. Toimialojen kirjaajat... 8 2.7. Tulosalueet... 8 2.7.1. Tulosalueiden johtavat viranhaltijat... 8 2.7.2. Tulosalueiden asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt... 8 2.7.3. Tulosalueiden kirjaajat... 9 2.8. Viranhaltijat ja työntekijät... 9 2.9. Luottamushenkilöt... 9 2.10. Palveluntuottajat... 10 2.11. Kuntien välinen yhteistoiminta... 11 2.12. Kunnalliset osakeyhtiöt (tytäryhteisöt)... 12 2.13. Kuntien yhteinen toimielin eli isäntäkuntamalli... 12 3. Arkistonmuodostus... 12 3.1. Arkistonmuodostajat... 12 3.2. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelu... 13 3.2.1. Yleistä... 13 3.2.2. Tiedonhallintasuunnitelma (THS)/arkistonmuodostussuunnitelma (AMS)... 13 3.2.3. Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)/sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eams)... 14 3.2.4. Asiakirjojen laatiminen... 14 3.2.5. Arkistokelpoisuus... 15 3.2.6. Säilytystekniikka... 15 3.2.6.1. Pöytäkirjan laadinnan perusteet... 15 3.2.6.2. Kokouskutsun oheismateriaali... 16 3.2.6.3. Pöytäkirjan päätösliitteet... 16
2 3.2.6.4. Sähköiset pöytäkirjat... 16 3.2.6.5. Paperiset pöytäkirjat... 17 3.2.6.6. Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat... 17 3.2.6.7. Muut asiakirjat... 17 3.2.7. Säilytys- ja arkistotilat... 18 3.2.8. Sähköiset tietoaineistot... 18 3.2.9. Sähköinen asiointi ja asiakirjojen käsittely... 19 3.3. Kirjaaminen ja rekisteröinti... 19 3.3.1. Yleistä... 19 3.3.2. Kirjaaminen... 21 3.3.3. Diaarin tulosteet... 22 3.4. Arkistointi... 23 3.4.1. Yleistä... 23 3.4.2. Seulonta... 23 3.4.3. Arkiston järjestäminen... 24 3.4.4. Arkiston luettelointi... 24 3.4.5. Arkiston kuvailu... 24 3.4.6. Asiakirjojen siirto keskusarkistoon... 24 3.4.7. Säilytysaikojen laskeminen... 25 3.4.8. Asiakirjojen hävittäminen... 25 3.4.9. Asiakirjatietojen siirtäminen valtakunnallisiin sähköisiin arkistointijärjestelmiin... 26 3.5. Organisaatiomuutokset... 26 3.5.1. Muutokset oman organisaation sisällä... 26 3.5.2. Kunnalliset osakeyhtiöt... 27 3.5.3. Kuntien välinen yhteistoiminta... 27 3.5.4. Tehtävän siirtäminen yhteisölle tai säätiölle... 27 3.5.5. Toiminnan siirtäminen kunnalta valtiolle tai valtiolta kunnalle... 28 3.5.6. Toiminnan siirtäminen kuntayhtymälle tai kunnalliselle liikelaitokselle... 28 3.5.7. Kuntien yhdistäminen (kuntaliitos) tai uuden kunnan perustaminen... 28 4. Rekisterinpito ja henkilötietojen käsittely... 28 4.1. Yleistä... 28 4.2. Rekisterinpitäjät ja vastuu henkilötietojen käsittelystä... 29 4.3. Tietosuojaselosteet henkilörekistereistä... 29 5. Asiakirjojen säilytys ja suojelu poikkeusoloissa... 30 5.1. Normaaliolojen perusvalmius ja varautuminen... 30 5.2. Perusolojen vaikutus... 31 5.3. Asiakirjojen ryhmittely ja suojaaminen poikkeusoloissa... 31
3 6. Tietopalvelu... 32 6.1. Yleistä... 32 6.2. Asiakirjojen julkisuus... 33 6.3. Asiakirjojen lainaus viraston ulkopuolelle... 34 6.4. Arkiston sisäinen käyttö... 34 6.5. Tietojen antaminen sosiaalihuollon asiakirjoista... 34 6.6. Asiakirjoista annettavat jäljennökset, otteet ja todistukset... 35 7. Kotiseutuarkisto... 35
4 1. Yleistä 1.1. Lainsäädäntö, määräykset ja ohjeet Ylivieskan kaupungin asiakirjahallinnon järjestämisessä noudatetaan tämän toimintaohjeen määräyksiä. Ohje koskee kaikkia Ylivieskan kaupungin asiakirjoja käsitteleviä viranhaltijoita, työntekijöitä sekä luottamushenkilöitä. Toimintaohjetta noudatetaan soveltuvin osin kuntakonserniin kuuluvien tytäryhtiöiden ja kotiseutuarkistoon luovutettujen arkistojen asiakirjahallinnon järjestämisessä. Arkistosihteerillä on oikeus antaa tarkempia ohjeita tämän asiakirjahallinnon toimintaohjeen soveltamisesta. Toimintaohjeen lisäksi on noudatettava arkistolakia, Kansallisarkiston ohjeita ja määräyksiä, lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta, asetusta viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta, henkilötietolakia, EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa ja muita erityislakeja sekä Ylivieskan kaupungin hallintosäännön määräyksiä. Arkistolaissa annetaan perusmääräykset kunnallisen arkistotoimen järjestämisestä ja hoitamisesta. Arkistolaki koskee kunnan viranomaisia ja toimielimiä, kunnallisia liikelaitoksia sekä muita yhteisöjä, toimielimiä ja henkilöitä niiden suorittaessa julkista tehtävää lain tai asetuksen taikka niiden nojalla annetun säännöksen tai määräyksen perusteella siltä osin kuin niille tämän tehtävän johdosta kertyy viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuja asiakirjoja. 1.2. Asiakirjahallinnon tehtävät ja tavoitteet Ylivieskan kaupungin asiakirjahallinnon tehtävänä on asiakirjojen laatimisen, vastaanottamisen, käytön, säilyttämisen ja säilytysajan mukaisten toimenpiteiden suorittamisen tehokas ja systemaattinen ohjaus, kehittäminen ja valvonta. Asiakirjahallinto on hallinnon osa-alue, joka vastaa asiakirjojen hallintaprosessien ohjauksesta ja valvonnasta asiakirjat tuottaneessa organisaatiossa. Arkistotoimi on asiakirjahallinnon osa, jonka piiriin asiakirja tulee heti, kun se on saapunut tai laadittu. Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä tai sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Asiakirjatietojen hallinta kohdistuu sekä paperiasiakirjoihin että sähköisiin asiakirjallisiin tietoihin. Asiakirjahallinnon tavoitteena on tukea Ylivieskan kaupungin toimintaa ja päätöksentekoa, edistää hyvää tiedonhallintatapa ja taloudellisuutta sekä turvata asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyminen. Tavoitteena on kokonaisvaltainen tiedonhallinta.
5 1.3. Hyvä tiedonhallintatapa Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että viranomainen huolehtii asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Hyvään tiedonhallintatapaan kuuluvat ajantasaiset tiedonhallinta- ja tiedonohjaussuunnitelmat sekä tietosuojaselosteet. 2. Asiakirjahallinnon organisointi ja vastuut 2.1. Yleistä 2.2. Kaupunginhallitus Arkistolain 9 :n mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Kuntalain 87 :n mukaan tehtävää, jossa käytetään julkista valtaa, hoidetaan virkasuhteessa. Julkisen vallan käytöllä tarkoitetaan tässä yhteydessä sitä, että asiakirjahallintoa johtava viranhaltija vastaa kaupunginhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta, hyväksyy kaupungin tiedonohjaussuunnitelman, vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä vastaa kulttuuritoimen alaisuuteen kuuluvan kotiseutuarkiston viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta. Ylivieskan kaupungin on hoidettava itse arkistolain mukaiset arkistotoimen viranomaistehtävät, joita ovat arkistotoimen suunnittelu ja toteuttaminen käytännössä. Kunnat voivat perustaa yhteisen asiakirjahallintoa johtavan viran tai toimen ja joitakin asiakirjahallinnon tehtäviä voidaan antaa toisen kunnan hoidettavaksi. Myös asiakirjatietojen pysyvä säilytys voidaan hoitaa kuntien yhteisesti perustamassa arkistossa. Muita ulkoistettavia tehtäviä voivat olla arkiston järjestäminen ja luettelointi, asiakirjatietojen hävittäminen, konsultointi asiakirjahallinnon kehittämistehtävissä, sähköinen säilytys, konservointi, skannaus, digitointi ja mikrokuvaus. Vastuuta koko kunnan arkistotoimen hoidosta ei arkistolain mukaan voi kuitenkaan luovuttaa toisen organisaation tehtäväksi. Kaupunginhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kaupungin eri tehtävissä. Lisäksi kaupunginhallitus 1. vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyn toteuttamisesta, 2. määrää kaupungin asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan, 3. antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asiakirjahallinnon johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä,
6 2.3. Tietosuojavastaava 4. päättää tiedonohjaussuunnitelman yleisistä periaatteista sekä 5. nimeää kaupungin arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät. Kaupunginhallitus on nimennyt Ylivieskan kaupungin tietosuojavastaavaksi ict-päällikön. EU:n tietosuoja-asetus määrittelee tietosuojavastaavan aseman ja toimenkuvan. Erityisasiantuntijana tietosuojavastaava auttaa rekisterinpitäjää saavuttamaan hyvän henkilötietojen käsittelytavan ja mahdollisten erityislakien edellyttämän korkean tietosuojatason, joiden avulla voidaan rakentaa ja säilyttää luottamus rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välille. Tietosuojavastaavan tehtävänä on 1. asetuksen vaatimusten täytäntöönpano ja soveltaminen organisaatiossa, 2. organisaation neuvonta ja ohjaus kaikissa tietosuojakysymyksissä, 3. dokumentaation laatimisen, saatavuuden ja säilyttämisen valvonta, 4. ilmoitusvelvollisuuden toteutumisen seuranta, 5. vaikutusten arviointien tekemisen tukeminen ja valvonta, 6. yhteistyö valvontaviranomaisen kanssa, 7. tietosuojan tietoisuusohjelman rakentaminen ja sen opettaminen henkilöstölle, 8. rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisen tukeminen sekä 9. käsittelytoimiin liittyvän riskin asianmukainen huomiointi työskentelyssä. 2.4. Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija Asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa kaupunginhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kaupungin pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista. Lisäksi johtava viranhaltija 1. vastaa kaupunginhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta, 2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kaupungin tiedonhallintaa, 3. hyväksyy kaupungin tiedonhallinta- ja tiedonohjaussuunnitelmat, 4. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista, 5. laatii kaupungin asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti, 6. päättää sopimusten perusteella arkistoaineistoihin liittyvät viranomaisten keskinäiset luovuttamiset ja vastaanottamiset, 7. päättää sopimuksen perusteella lahjoitettujen tai talletettavaksi luovutettavien kaupungin kannalta merkittävien yksityisluonteisten arkistojen ja asiakirjojen vastaanottamisesta sekä myöntää yksityisarkistojen tutkimusluvat, mikäli niissä on käyttörajoituksia sekä 8. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.
7 2.5. Keskusviraston kirjaaja 2.6. Toimialat Keskusviraston kirjaaja toimii hallintodiaarin pääkäyttäjänä. Hänen tehtävänään on 1. kaupunginkirjaamoon toimitettujen paperisten ja sähköisten asiakirjojen kirjaaminen asianhallintajärjestelmään, 2. vireilletuloon liittyvien asiakirjojen huolehtiminen valmisteltavaksi, 3. sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden avustaminen asiakirjoihin ja asioiden käsittelyyn liittyvissä tieto- ja hakupalveluissa, 4. kouluttaa toimialojen ja tulosalueiden kirjaajat asianhallintajärjestelmän käyttöön, 5. huolehtia siitä, että toimialoilla ja tulosalueilla on yhtenevät kirjaamiskäytännöt sekä 6. vastata pysyvästi säilytettävistä rekisteritiedoista koko hallintodiaarin osalta. 2.6.1. Toimialojen johtavat viranhaltijat Toimialojen johtavat viranhaltijat vastaavat oman toimialansa tiedonhallinnasta ja asiakirjahallinnosta kuten muustakin johtamastaan toiminnasta. Heidän tehtävänään on vastata oikeudellisesti oman toimialansa määräajan säilytettävistä asiakirjoista ja määritellä myös näiden asiakirjojen säilytysajat. Heidän tehtävänään on myös vastata siitä, että asiakirjahallinnon vastuuhenkilöillä on riittävät resurssit asiakirjahallinnon tehtävien hoitamiseen. 2.6.2. Toimialojen asiakirjahallinnon päävastuuhenkilöt Toimialojen asiakirjahallinnon päävastuuhenkilöiden tehtävänä on 1. perehtyä aiempiin arkistonmuodostussuunnitelmiin sisältyviin oman toimialansa tehtäviin, 2. ymmärtää toimialansa vastuulla olevien tehtävien toiminnalliset prosessit, joista syntyy asiakirjallista tietoa ja olla ajan tasalla työssä käytettävistä järjestelmistä ja niissä tapahtuvista muutoksista, joilla on vaikutusta asiakirjojen käsittelyyn, 3. huolehtia siitä, että asiakirjat rekisteröidään (kirjataan) ja arkistoidaan tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti, 4. valmistella oman toimialansa tiedonhallintasuunnitelma arkistosihteerin antamien ohjeiden mukaisesti, pitää se ajan tasalla sekä saattaa se arkistosihteerin hyväksyttäväksi, 5. vastata hoidossaan olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja tietopalvelusta, 6. huolehtia, että asiakirjat, joiden säilytysaika on kulunut umpeen, hävitetään vuosittain tietosuoja varmistaen, 7. siirtää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävät asiakirja-aineistot keskusarkistoon tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti, 8. laatia arkistoluettelo keskusarkistoon siirrettävistä asiakirjoista, 9. vastata tietopalvelusta keskusarkistoon siirretyn toimialansa aineiston osalta, 10. huolehtia siitä, että arkistonmuodostajan toimesta laadittavissa pysyvästi ja pitkään säilytettävissä asiakirjoissa käytetään arkistokelpoisia materiaaleja ja menetelmiä,
8 11. säilyttää asiakirjat turvallisesti niin, että asiakirjat eivät tuhoudu tai joudu sivullisten käsiin ja että tietosuoja-asiat on varmistettu, 12. ohjata oman toimialansa työyksikön työntekijät noudattamaan tiedonhallintasuunnitelmaa sekä asiakirjahallinnosta annettuja ohjeita ja määräyksiä sekä 13. tehdä arkistointiin liittyviä aloitteita ja ilmoittaa arkistonmuodostuksessa tai arkistonhoidossa esiintyvistä ongelmista arkistotointa johtavalle viranhaltijalle. 2.6.3. Toimialojen kirjaajat 2.7. Tulosalueet Toimialojen kirjaajat vastaavat oman toimialansa asiakirjojen kirjaamisesta järjestelmään annettujen ohjeiden mukaisesti sekä ohjaavat toimialansa tulosalueiden kirjaajia yhteistyössä keskusviraston kirjaajan kanssa. 2.7.1. Tulosalueiden johtavat viranhaltijat Tulosalueiden johtavien viranhaltijoiden tehtävänä on 1. tehdä esitykset oman tulosalueensa asiakirjojen säilytysajoista, 2. määrätä oman tulosalueensa asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt ja kirjaajat, 3. huolehtia, että tulosalueen tehtävät ja niiden prosessikuvaukset ovat ajan tasalla tiedonhallintasuunnitelmassa, 4. vastata henkilörekisteriasioiden sekä tietoturva- ja tietosuoja-asioiden asianmukaisesta hoidosta tulosalueellaan sekä 5. vastata asiakirjahallinnon vaatimusten täyttymisestä tulosalueensa vastuulla olevissa tietojärjestelmissä ja vaatimusmäärittelyissä uusia tietojärjestelmiä hankittaessa. 2.7.2. Tulosalueiden asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt Tulosalueiden asiakirjahallinnon vastuuhenkilöt vastaavat oman toimialueensa asiakirjahallinnon tehtävien suorittamisesta. Asiakirjahallinnon vastuuhenkilöiden tehtävänä on 1. ohjata ja valvoa oman tulosalueensa henkilöstöä asiakirjahallinnon ohjeen ja erityisesti tiedonhallintasuunnitelman noudattamisessa, 2. vastata asiakirjojen suojelusta poikkeusoloissa sekä 3. huolehtia siitä, että arkistonmuodostajan arkistotoimeen kuuluvat tehtävät hoidetaan voimassaolevien ohjeiden mukaisesti. Vastuuhenkilöiden tehtävät ovat samat kuin toimialojen asiakirjahallinnon päävastuuhenkilöillä, mikäli kyseisellä tulosalueella on oma lautakunta, jolle on laadittu tiedonhallintasuunnitelma.
9 2.7.3. Tulosalueiden kirjaajat Tulosalueiden kirjaajat vastaavat oman tulosalueensa asiakirjojen kirjaamisesta järjestelmään annettujen ohjeiden mukaisesti. 2.8. Viranhaltijat ja työntekijät 2.9. Luottamushenkilöt Viranhaltijat ja työntekijät vastaavat käsittelyssään olevista asiakirjoista tiedonhallintasuunnitelmien mukaisesti niin kauan, kun ne ovat heidän hallussaan. He vastaavat laatimiensa asiakirjojen muodollisesta ja sisällöllisestä oikeellisuudesta. Heidän tulee käyttää kaupungin yhtenäisiä asiakirja- ja lomakepohjia sekä noudattaa tiedonhallintasuunnitelmia. Asiakirjojen allekirjoituksesta annetaan määräykset Ylivieskan kaupungin hallintosäännössä. Viranhaltijoiden ja työntekijöiden on ilmoitettava toimialansa tai tulosalueensa asiakirjahallinnon vastuuhenkilölle tehtäväprosesseissa tapahtuvista muutoksista, mikäli niillä on vaikutusta asiakirja- tai tiedonhallintaan. Lisäksi heidän on osallistuttava oman tehtäväalueensa osalta tiedonhallintasuunnitelman laatimiseen ja päivittämiseen. Jokaisen kaupungin palveluksessa olevan on lisäksi hoidettava huolellisesti käsittelyssään olevia asiakirjoja ja pidettävä ne asianmukaisesti järjestettyinä sekä käsittelyn päätyttyä luovutettava asiakirjat liitettäviksi arkistoon. Virka- tai työsuhteen päättyessä asianomaisen henkilön on huolehdittava hyvissä ajoin hallussaan olevan asiakirja-aineiston seulonnasta asiakirjahallinnon vastuuhenkilön ohjeiden mukaisesti. Luottamushenkilöt vastaavat asiakirjojen käsittelystä samalla tavalla kuin viranhaltijat ja työntekijät. He ovat tehtävässään velvollisia käsittelemään ja säilyttämään huolellisesti hallussaan olevia paperisia ja sähköisiä asiakirjoja annettujen määräysten, ohjeiden ja sovittujen menettelytapojen mukaisesti. Luottamushenkilöt saavat luottamustointa hoitaessaan myös luottamuksellista ja salassa pidettävää tietoa. Kun luottamushenkilö on saanut salassa pidettävän tiedon tai asiakirjan haltuunsa, hän on tietovälineestä (paperituloste, paperikopio, sähköinen asiakirja, sähköpostiviesti, tekstiviesti, suullinen tieto tai vastaava) riippumatta velvollinen säilyttämään sitä huolellisesti niin, ettei asian salassapito vaarannu. Tieto on suojattava niin, ettei sivullisen ole mahdollista lukea sitä esimerkiksi paperitulosteesta tai tietokoneelta. Kuntalain 83 :n mukaan luottamushenkilöllä on oikeus saada kunnan viranomaisilta toimessaan tarpeellisena pitämiään tietoja, jotka viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaan eivät ole vielä julkisia ja ellei salassapitoa koskevissa säännöksissä muuta määrätä.
10 2.10. Palveluntuottajat Luottamushenkilöt ovat velvollisia huolehtimaan hallussaan olevien asiakirjojen hävittämisestä siten, ettei asian salassapito vaarannu. Paperiset asiakirjat on ensisijaisesti toimitettava Ylivieskan kaupungintalolle tietosuojasäiliöihin tai hävitettävä joko polttamalla tai silppuamalla ne niin perusteellisesti, ettei tieto ole enää luettavissa tai palautettavissa. Suuri osa luottamushenkilöillä olevasta aineistosta on julkista. Tämä aineisto on toimitettava paperinkeräykseen tai kuivajäteastiaan. Tietosuojasäiliöihin toimitettava aineisto ei saa sisältää julkisia asiakirjoja. Aineiston seulonnan suorittavat luottamushenkilöt. Luottamustoimen päättyessä asianomaisen henkilön on huolehdittava hyvissä ajoin hallussaan olevan asiakirja-aineiston seulonnasta asiakirjahallinnon vastuuhenkilön ohjeiden mukaisesti. Toimeksiantoasiakirjat ovat viranomaisen asiakirjoja (JulkL 5 2 mom). Kunta voi sopia palvelujen ostamisesta toimeksiantosopimuksen perusteella siten, että palvelujen järjestämisvastuu säilyy kunnalla. Näissä tapauksissa kunta on edelleen rekisterinpitäjänä. Isäntäkunta, jolla on esimerkiksi jonkin toimialapalvelun järjestämisvastuu, voi ostaa palveluntuottajilta toimeksiantosopimuksen perusteella isäntäkunnalle asianomaisia palveluita. Tällöin rekisterinpitäjänä säilyy isäntäkunta. Ostettaessa palveluja palveluntuottajalta muunlaisella sopimuksella kuin toimeksiantosopimuksella on palveluntuottajalla rekisterinpitovastuu. Kunnan arkistonmuodostaja vastaa siitä, että tieto säilyy ja on käytettävissä, löydettävissä ja todistusvoimaista koko asiakirjatiedon elinkaaren ajan. Tämä tulee ottaa huomioon myös ostettaessa palveluja ulkopuolelta. Kunnan arkistonmuodostaja ei voi vedota sähköisessä muodossa säilytetyn mutta konvertoimatta jääneen asiakirjatiedon osalta esimerkiksi käytettävyys- ja löydettävyysongelmiin. Viranomaisella on oikeus ja osin velvollisuus huolehtia siitä, että palveluntuottajan asiakirjatuotanto vastaa niitä edellytyksiä, joita esimerkiksi lainsäädäntö asettaa. Toimeksiantoasiakirjat on sisällytettävä hallintokunnan tiedonhallintasuunnitelmaan, josta on toimitettava kopio palvelun tuottajalle. Palveluntuottaja sitoutuu noudattamaan hyvää tiedonhallintatapaa sekä käsittelemään erityisen huolellisesti salassa pidettäviä ja ei-julkisia tietoja. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus säilyvät myös sopimuksen päätyttyä. Palveluntuottajan tulee laatia lain edellyttämä ohjeistus ja määrätä asiakirjojen vastuuhenkilö. Laadittu ohjeistus on toimitettava tiedoksi kaupungille.
11 Ostopalvelu- ja toimeksiantosopimusta laadittaessa tulee ottaa huomioon julkisuuslain edellyttämät asiat. Sopimuksessa on syytä sopia erityisesti siitä, miten asiakirjoja suojataan, säilytetään ja arkistoidaan. Palveluntuottaja ja Ylivieskan kaupunki nimeävät molemmat omat yhteyshenkilönsä asiakirjahallintoa ja tietosuojatehtäviä varten. Palveluntuottaja vastaa hallussaan olevaan asiakirjatietoon kohdistuvasta tietopalvelusta, ellei muuta ole sovittu. Sopimuksen mukaisessa toiminnassa syntyvät asiakirjat ja niihin sisältyvät tiedot tulee olla tarvittaessa kaupungin käytettävissä. Vain pysyvästi säilytettävät asiakirjat siirretään kaupungin keskusarkistoon. Määräajan säilytettävät asiakirjat jäävät tuottajan säilytykseen ja vastuulle. Säilytysvastuu harkitaan tapauskohtaisesti. Palveluntuottaja hävittää hallussaan olevan määräaikaisen aineiston tietoturvallisella tavalla. Palveluntuottaja laatii hävitettävästä aineistosta kaupungin ohjeen mukaisen hävitysluettelon, joka tulee olla kaupungin kyseisen toimialan asiakirjahallinnon päävastuuhenkilön todisteellisesti hyväksymä ennen asiakirja-aineiston hävittämistä. Palveluntuottajan lopettaessa toimintansa kokonaan koko asiakirja-aineisto siirretään kaupungin keskusarkistoon. Siirron ohjeistaa kyseisen toimialan asiakirjahallinnon päävastuuhenkilö. Palveluntuottaja laatii luovuttamastaan aineistosta kaupungin ohjeen mukaisen arkistonluovutusluettelon. 2.11. Kuntien välinen yhteistoiminta Kunnan arkistotoimi sisältää myös kuntien välisen yhteistoiminnan arkistonmuodostuksen. Kuntalain mukaan kunnat ja kuntayhtymät voivat sopimuksen nojalla hoitaa tehtäviään yhdessä. Kuntien julkisoikeudellisen yhteistoiminnan muotoja ovat yhteinen toimielin, yhteinen virka, sopimus viranomaistehtävän hoitamisesta ja kuntayhtymä. Yhteistyöstä päätettäessä sovitaan samalla, missä säilytetään yhteistoiminnan tuloksena syntyvät pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Pysyvän tai pitempiaikaisen yhteistoiminnan arkistonmuodostus liitetään kaikkien sopimuspuolten tiedonhallintasuunnitelmiin. Yhteistoiminta voi perustua virallisiin sopimuksiin tai olla luonteeltaan epävirallista. Asiakirjahallinnon kannalta on olennaista, että yhteistoiminnan tuloksena syntyvien asiakirjojen säilyttämisestä sovitaan. Organisaatiomuutosten osalta kuntien välistä yhteistoimintaa on käsitelty tarkemmin kohdassa 3.5.3.
12 2.12. Kunnalliset osakeyhtiöt (tytäryhteisöt) Kansallisarkiston ohjeiden mukaan yhtiön asiakirjahallinnon tulisi olla linjassa kunnan asiakirjahallinnon ohjeiden kanssa. Kunnallisen osakeyhtiön hallitus päättää, kuka vastaa osakeyhtiön asiakirjahallinnasta. Kunnallisen osakeyhtiön pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja voidaan säilyttää Ylivieskan kaupungin keskusarkistossa, mikäli siellä on tilaa. Asiasta on sovittava arkistosihteerin kanssa, joka päättää asiakirjojen sijoittelusta. Arkistosihteeri ei vastaa osakeyhtiöiden asiakirjoista eikä niiden arkistonmuodostuksesta. Arkistosihteeri antaa tarvittaessa käytännön ohjeita arkistointiin. Mikäli kunnallisen osakeyhtiön asiakirjoja säilytetään kunnan keskusarkistossa, osakeyhtiön on määrättävä asiakirjahallinnon vastuuhenkilö. Tämän on laadittava tiedonhallintasuunnitelma ja suoritettava vuosittaiset seulonta- ja hävittämistoimenpiteet samojen periaatteiden mukaisesti kuin kunnan muut arkistonmuodostajat. Organisaatiomuutosten osalta kunnallisten osakeyhtiöiden toimintaa on käsitelty tarkemmin kohdassa 3.5.2. 2.13. Kuntien yhteinen toimielin eli isäntäkuntamalli 3. Arkistonmuodostus 3.1. Arkistonmuodostajat Isäntäkunta, joka hoitaa tehtävää yhden tai useamman sopijakunnan puolesta, vastaa yhteisen toimielimen asiakirjahallinnosta. Ylivieskan kaupunki toimii isäntäkuntana Ylivieskan seudun kansalaisopiston, Ylivieskan seudun musiikkiopiston, Jokilaaksojen jätelautakunnan ja Jokilaaksojen pelastuslaitoksen osalta. Organisaatiomuutosten osalta yhteisten toimielinten toimintaa on käsitelty tarkemmin kohdassa 3.5.3. Ylivieskan kaupunki on yksi arkistonmuodostaja. Asetus kunnallishallinnosta maalla annettiin 6.2.1865. Asetuksen mukainen uusi kunnallishallinto aloitti toimintansa Ylivieskassa 1.1.1867. Siitä lähtien muodostuneet arkistot on järjestetty yhteisen tehtäväluokituksen mukaisesti. Tehtäväluokitus sisältää kaikkien lakanneiden arkistonmuodostajien asiakirjat, joten erillisiä arkistoja ei niiden osalta ole muodostettu. Toimialat ja tulosalueet ovat osa-arkistonmuodostajia, joiden osalta arkisto muodostuu tehtäväluokituksen mukaisesti. Sähköisessä toimintaympäristössä ei ole osa-arkistonmuodostajia.
13 3.2. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelu 3.2.1. Yleistä Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Asiakirjojen säilytysaikoja määrättäessä on otettava huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat tai asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi. (ArkL 8 ). Asiakirjahallinto elää sähköisen ja paperisen toimintaympäristön murroksessa. Kansallisarkisto uusii ohjeistustaan muun muassa sähköisen ja paperisen aineiston säilytysaikojen, -paikkojen ja -tapojen osalta. Ylivieskan kaupungin lähivuosien suunnitelmissa on ottaa käyttöön sähköinen asianhallintajärjestelmä, joka sisältää tiedonohjaussuunnitelman. 3.2.2. Tiedonhallintasuunnitelma (THS)/arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) Ylivieskan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelmat on laadittu Dynastyn arkistonhallintasovelluksella, joka on nyt poistunut käytöstä. Suunnitelmat on tulostettu. Arkistonmuodostussuunnitelmien uusiminen on parhaillaan käynnissä. Laadittavat tiedonhallintasuunnitelmat eivät sisällä kaikkia niitä tietoja, jotka ovat aikaisemmissa arkistonmuodostussuunnitelmissa. Uusinnan yhteydessä tiedonhallintasuunnitelmat on laadittu tehtävittäin. Samalla niihin on tehty prosessikuvaukset sähköiseen arkistointiin siirtymistä silmälläpitäen. Tarkoituksena on ollut tehdä suppea ohjeistus, joka toimii siihen saakka, kun siirrytään sähköiseen arkistointiin ja laaditaan tiedonohjaussuunnitelmat. Kuntien yhteinen tehtäväluokitus on otettu käyttöön ainoastaan sähköisen arkiston osalta. Toimialojen asiakirjahallinnon päävastuuhenkilöt vastaavat tiedonhallintasuunnitelmien laadinnasta. Heidän vastuullaan on suunnitelmien ajan tasalla pitäminen. Asiakirjahallinnon vastuuhenkilöiden tehtävänä on ohjata ja valvoa oman hallintokuntansa henkilöstöä asiakirjahallinnon toimintaohjeen ja etenkin tiedonhallintasuunnitelman noudattamisessa. Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta edellyttää, että tiedonhallintasuunnitelmat on pidettävä yleisön saatavilla. Hallintokuntien on määrättävä nähtävilläolopaikat. On syytä harkita, onko tarkoituksenmukaista viedä tiedonhallintasuunnitelmaa yleiseen tietoverkkoon kokonaisuudessaan. Tietynasteisena turvallisuusriskinä voidaan
14 pitää, jos esimerkiksi tiedot salassa pidettävistä aineistoryhmistä ovat helposti kerättävissä yleisestä tietoverkosta, vaikka tieto salassa pidettävän aineiston olemassaolosta ei sinänsä ole salaista tietoa. Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että organisaatioilla on ajantasaiset pysyvät kuvaukset omista tehtävistään ja tehtävien yhteydessä kertyvistä asiakirjoista ja tiedoista. Kuvauksilla tarkoitetaan tehtävä- ja toimintaprosessien kartoittamista sekä prosesseihin liittyvien työnkulkujen ja asioiden käsittelyvaiheiden selvittämistä. 3.2.3. Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)/sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eams) Tiedonohjaussuunnitelma (=TOS/eAMS) on sähköisen toimintaympäristön tiedonhallinnan ja arkistonmuodostuksen ohjausväline. Ohjaus edellyttää, että tiedonohjausjärjestelmä on määritelty asiakirjallista tietoa käsittelevän järjestelmän taustalle tai että käytössä oleva erillinen tiedonohjausjärjestelmä on integroitu operatiivisen tietojärjestelmän tai -järjestelmien taustalle. TOS:n tietosisällön avulla ohjataan tietojärjestelmissä olevien asiakirjallisten tietojen käsittelyä ja säilyttämistä. TOS/eAMS:n merkitys korostuu asiakirjahallinnon ja asiointipalvelujen siirtyessä yhä enenevässä määrin toimimaan tietojärjestelmien ja tietoverkkojen välityksellä. Asioiden vireilletuloon, käsittelyyn, valmisteluun, päätöksentekoon, täytäntöönpanoon, arkistointiin ja hävittämiseen liittyvät toiminnot siirtyvät sähköiseen toimintaympäristöön. Ylivieskan kaupunki on ottanut käyttöön rakennusvalvonnan sekä katujen ja eräiden yleisten alueiden lupakäsittelyssä sähköisen Lupapiste.fi asiointipalvelun, jonka pohjalla on tiedonohjaussuunnitelma. Ympäristönsuojelun osiosta on tehty sopimus Lupapisteen kanssa. Lähivuosina sähköinen arkistointi tullaan ottamaan käyttöön muillakin tehtäväalueilla. 3.2.4. Asiakirjojen laatiminen Käytössä oleva Dynastyn asianhallintajärjestelmä sisältää asiakirjat, asiat, kokoukset, sopimukset, tiedoksi tulleet ja viranhaltijapäätökset. Asiakirjahallintaa ei ole otettu käyttöön keskitetysti. Hallintokuntien nimeämät pääkäyttäjät vastaavat käyttöoikeuksien antamisesta, lomakepohjien laadinnasta sekä henkilöstön opastuksesta. Hallintokunnat vastaavat oman toimialansa lomakesuunnittelusta. Kirje- ja lomakepohjien suunnittelussa on otettava huomioon kulloinkin voimassaolevat asiakirjastandardit. Yksittäisen viranhaltijan ja työntekijän on tunnettava standardit ainoastaan silloin, kun asiakirja tehdään ilman valmiita asiakirjapohjia.
15 3.2.5. Arkistokelpoisuus 3.2.6. Säilytystekniikka Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää (ArkL 11 ). Hankinnoista vastaavien tulee ottaa huomioon sekä materiaalien että laitteiden arkistokelpoisuusvaatimukset. Arkistokelpoisen kynän vaatimuksena on pysyvä kirjoitusjälki. Lyijykynä ei ole arkistokelpoinen. Mainoskynien käyttö erityisesti pysyvästi säilytettävien asiakirjojen allekirjoittamisessa on kielletty. Käytännössä mainoskyniä ei tulisi käyttää lainkaan. Asiakirjoja korjattaessa teippiä, happamia liimoja ja muita asiakirjoja vahingoittavia korjausaineita ei saa käyttää. Ohjeita asiakirjojen korjausmenetelmistä antaa arkistosihteeri. 3.2.6.1. Pöytäkirjan laadinnan perusteet Kunnan toimielimen kokouksesta on aina pidettävä pöytäkirjaa. Pöytäkirjan laatimisesta ja sen sisällöstä on tarkemmat määräykset Ylivieskan kaupungin hallintosäännössä. Kansallisarkiston ohjeistuksen mukaan salassa pidettäviin ja tietosuojan alaisiin asioihin liittyvät asiakirjatiedot arkistoidaan omana kokonaisuutena. Ylivieskan kaupungissa on käytössä julkiset pöytäkirjat ja ei-julkiset pöytäkirjat kaikilla toimielimillä. Julkisessa esityslistassa tai pöytäkirjassa ei saa käsitellä ei-julkisia tai salaisia asioita. Tällä varmistetaan se, että ei-julkiset ja salaiset asiat pysyvät salassa kaikissa käsittelyvaiheissa eivätkä tiedot joudu sivullisten saataville. Poikkeuksena ovat kuitenkin asiat, jotka tulevat myöhemmin julkisiksi. Kuntaliitto on ohjeistanut kuntia siten, että olennaisen päätöksentekoon liittyvän tietosisällön tulee liitteiden sijaan ilmetä itse pöytäkirjasta. Pöytäkirjoihin ei tule laittaa linkkejä tai viittauksia ulkopuoliseen aineistoon. Pöytäkirjat liitteineen tulee tallentaa asianhallintajärjestelmään. Jo esityslistaa laadittaessa on kiinnitettävä huomiota pöytäkirjan liitteiden arkistointiin. Pöytäkirjan liitteiksi liitetään vain pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Pääsäännön mukaan tällaisia ovat vain sellaiset asiakirjat, joiden tietoja ei voida siirtää pykälän perusosaan, kuten esimerkiksi suuret numerotaulukot, kartat, tilastot, piirustukset. Verkossa tiedottaminen tuo haasteita asiakirjahallintoon erityisesti henkilötietojen käsittelyn suhteen, sillä henkilötietoja tulee viedä verkkoon harkitusti eikä niitä saa pitää siellä tarpeettomasti. Asiakirjojen kuten esityslistatekstien laadinnassa onkin syytä jo
16 varhaisessa vaiheessa ottaa huomioon henkilötietolaista tulevat rajoitukset henkilötietojen käsittelyyn ja julkisuuslaista tulevat vaatimukset salassa pidettävien tietojen suojaamisesta. Asiakirjat kannattaa laatia siten, että tietojen poistaminen ja lisääminen on mahdollisimman vaivatonta. Henkilötietojen ja salassa pidettävien tietojen kirjaamista suoraan listatekstiin kannattaa välttää ja suosia sen sijaan esimerkiksi liitetekniikkaa. Liitetekniikka helpottaa tietojen lisäämistä ja poistamista. Liitteen poistaminen verkosta onkin yksinkertaisempaa kuin yksittäisten tietojen poistaminen asiakirjan teksteistä. 3.2.6.2. Kokouskutsun oheismateriaali Kokouskutsun oheismateriaali on lisäinformaationa, viiteaineistona tai tiedoksi annettavana aineistona asian esittelevään pykälän perusosaan. Näitä ovat esimerkiksi jäljennökset hakemuksesta, anomuksesta tai valituksesta ja tiedoksi annettavat yleiskirjeet, yhteenvedot ja vastaavat. Oheismateriaalia ei arkistoida pysyvästi pöytäkirjan osana, vaan asiaan kuuluvassa arkistokohdassa ja hävitetään niille annetun määräajan kuluttua. Tällöin esityslistassa mainitaan oheismateriaali, ei liite. 3.2.6.3. Pöytäkirjan päätösliitteet Pöytäkirjan päätösliitteet ovat sellaisia asiakirjoja, joiden tietosisältöä ei voida esittää asian selostusosassa (esimerkiksi kartat) tai joihin viitataan päätöksessä. Ne selventävät, esittelevät ja täsmentävät päätöstä. Pöytäkirjan liitteet numeroidaan ja liitetään sidotun pöytäkirjan loppuun numerojärjestykseen. Päätösliitteitä ei tarvitse välttämättä säilyttää samassa paikassa kuin pöytäkirjoja. Tällöin on kuitenkin merkittävä pöytäkirjaan tiedot asiakirjojen sijainnista (arkistotunnus), ja asiakirjoihin on tehtävä kokouskäsittelymerkinnät. Tällaisia erikseen säilytettäviä asiakirjoja ovat vahvistettu talousarvio tai toimintakertomus, kartat, piirustukset ja vastaavat. Pöytäkirjan päätösliitteeksi ei saa ottaa määräajan kuluttua hävitettäviä asiakirjoja tai muualla pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Tiedonhallintasuunnitelmissa on asia ohjeistettu tarkemmin. 3.2.6.4. Sähköiset pöytäkirjat Arkistolaitos on määrännyt 22.8.2016 kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden toimielinten pöytäkirjat liitteineen pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa niin pitkältä ajalta kuin ne ovat saatavissa sähköisinä. Pöytäkirjat ja niiden liitteet säilytetään PDF/A-muotoisina ja metatiedot XML-rakenteessa. Kuntaliiton hallintosääntömallissa sivulla 104 sanotaan, että pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Kuntaliiton ohjeen mukaan enää ei vaadita vahvaa
17 sähköistä allekirjoitusta, vaan sähköpostilla tehtyä hyväksyntää voidaan käyttää puheenjohtajan ja tarkastajien sähköisenä allekirjoituksena. Tämä otetaan käyttöön myöhemmin. Dynastylla laaditut pöytäkirjat säilytetään pysyvästi myös sähköisessä muodossa. 3.2.6.5. Paperiset pöytäkirjat Tässä vaiheessa pöytäkirjat tulostetaan edelleen paperille. Pöytäkirjat säilytetään arkistokansioissa kunnes ne sidotaan kirjoiksi. Pöytäkirjoja ei saa nitoa eikä rei`ittää. Sidottavaan pöytäkirjaan liitetään asiaryhmittäin laadittu hakemisto. Keskusarkisto lähettää pöytäkirjat vuosittain sidottaviksi. Kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja lautakuntien pöytäkirjat sidotaan kirjoiksi. Julkiset ja salaiset pöytäkirjat sidotaan omiksi kirjoikseen. Sidosten paksuus saa olla korkeintaan 8 cm. Tiedonhallintasuunnitelmissa asia on ohjeistettu tarkemmin. 3.2.6.6. Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat 3.2.6.7. Muut asiakirjat Viranhaltijoiden päätöksistä on pidettävä pöytäkirjaa, jollei se päätöksen luonteen johdosta ole tarpeetonta. Viranhaltijat vastaavat siitä, että salaisia pöytäkirjoja ei julkaista Ylivieskan kaupungin verkkosivuilla. Viranhaltijapäätöspöytäkirjojen käsittelyssä noudatetaan samoja periaatteita kuin kokouspöytäkirjojen käsittelyssä, koska viranhaltijapäätökset perustuvat hallinto- tai johtosäännön nojalla alemman viranomaisen päätettäviksi delegoituihin asioihin. Keskusarkiston toimesta on laadittu viranhaltijapäätöstyypit tiedonhallintasuunnitelmien ja säilytysaikojen mukaisesti. Lisäyksistä on aina erikseen sovittava arkistosihteerin kanssa. Tällöin tiedot tarkistetaan ja tarvittaessa tehdään muutokset myös tiedonhallintasuunnitelmiin, joista selviää viranhaltijapäätösten arkistointi. F Ess-itseasiointiohjelman käyttöönoton jälkeen ei enää ole tehty viranhaltijapäätöksiä poissaoloista rinnakkain Dynastylla, vaan ainoastaan hyväksyminen tai hylkääminen F Ess:llä. Poissaolopäätökset ovat suurelta osin KVTES:n soveltamista, joten niistä ei voi valittaa. Lähiarkistoissa ja suurimmissa käsiarkistoissa olevat asiakirjat järjestetään tehtäväluokittelun mukaisesti. Käsi- ja lähiarkistossa olevat asiakirjat, joita käytetään usein ja joihin tulee jatkuvasti lisäyksiä, voidaan säilyttää rengaskansioissa, riippukansioissa tai muissa lyhyeen säi-
18 lytykseen tarkoitetuissa säilytysvälineissä. Pysyvästi tai pitkän ajan säilytettävät asiakirjat sijoitetaan arkistokoteloihin ennen keskusarkistoon siirtämistä. Tasekirjat säilytetään vuosittain sidottuina. Pelkkää liimasidontaa ei saa käyttää. Arkistosihteeri ohjeistaa/kouluttaa jokaisen arkistovastuuhenkilön kunkin arkistonmuodostajan omalla asiakirja-aineistolla. 3.2.7. Säilytys- ja arkistotilat Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on säilytettävä sellaisissa arkistotiloissa kuin arkistolaitos erikseen määrää (ArkL 12 ). Arkistotilamääräys koskee lähi- ja päätearkistotiloja, joissa säilytetään pysyvästi säilytettävää arkistoaineistoa. Määräystä suositellaan sovellettavaksi myös määräajan säilytettävän aineiston säilytystiloihin. Määräys koskee uusia rakennuksia sekä olemassa olevien rakennusten peruskorjaus- ja muutostöiden yhteydessä rakennettavia arkistotiloja. Edellisten ohjeiden mukaan rakennetut arkistotilat hyväksytään edelleen käyttöön, mutta jos käytössä olevat arkistotilat eivät ole täyttäneet aikaisempien ohjeiden vaatimuksia, ne tulee korjata tämän määräyksen mukaisiksi. Mahdolliset poikkeukset arkistotilamääräyksen vaatimuksista myöntää Kansallisarkisto. Arkistotilaa ei saa käyttää arkistoon kuulumattomien tavaroiden säilytyspaikkana. Kansallisarkisto antaa pyydettäessä lausuntoja, neuvoja ja ohjeita arkistotilasuunnitelmista, valmiista arkistotiloista sekä arkistotilaohjeiden soveltamisesta. Kansallisarkisto voi lisäksi arkistolain 10 :n nojalla tarkastaa viranomaisen arkistotiloja ja puuttua niissä mahdollisesti esiintyviin puutteisiin. 3.2.8. Sähköiset tietoaineistot Arkistolain mukaan asiakirjoja ovat myös automaattisessa tietojenkäsittelyssä käytetyt tallenteet, joita arkistolaitoksen ohjeissa kutsutaan konekoodiksi tai sähköisiksi tallenteiksi. Arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallintoa koskevien tietojärjestelmien suunnittelussa on otettava huomioon arkistotoimen vaatimukset (arkistolaki 7). Sähköisten tietoaineistojen on säilyttävä käyttökelpoisina Ylivieskan kaupungin tiedonhallinta- ja tiedonohjaussuunnitelmissa vahvistetun määräajan ohjelmistojen ja tallennusvälineiden muutoksista huolimatta. Tietojärjestelmiltä edellytetään hävittämistoiminnallisuutta, joka mahdollistaa määräajan säilytettävien asiakirjatietojen keskitetyn hävittämisen järjestelmässä ajastetusti ja automatisoidusti.
19 Tietojärjestelmien käytöstä poistamisesta laaditaan lopettamissuunnitelma. Suunnitelmassa kuvataan muun muassa järjestelmän käyttöaika, tietojen saatavuus ja käytettävyys, ylläpidon järjestäminen, tarpeettomien tietojen poistosuunnitelma ja varmuuskopion järjestäminen sekä menettelyt uuteen järjestelmään siirrettävistä tiedoista. 3.2.9. Sähköinen asiointi ja asiakirjojen käsittely Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) ja laki sähköisestä allekirjoituksesta (14/2003) tulivat voimaan 1.2.2003. Sähköisten asiointipalvelujen järjestämiseen ovat velvollisia kaikki julkishallinnon organisaatiot, joilla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet. Ylivieskan kaupungilla on velvollisuus ottaa vastaan ja käsitellä sähköisiä asiakirjoja ja turvata niiden käytettävyys. Sähköisten asiakirjojen vastaanottamisen ja käsittelyn rinnalla tulee kuitenkin turvata mahdollisuus paperiasiakirjojen vastaanottamiseen. Sähköinen viesti tulkitaan sähköiseksi asiakirjaksi, kun viesti liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. Sähköinen asiakirja on viranhaltijalle tai työntekijälle saapunut sähköpostiviesti, jonka kyseinen henkilö on saanut työhönsä liittyen ja joka edellyttää viranomaistoimenpiteitä tai muita työtehtäviin liittyviä toimenpiteitä. Sähköisiä tiedonsiirtomenetelmiä apuna käyttäen saapuneiden asiakirjojen kirjaamisessa toimitaan samoin kuin vastaavan paperimuotoisen asiakirjan rekisteröinnissä. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) määrittelee lain tarkoittamiksi sähköisiksi tiedonsiirtomenetelmiksi telekopion, telepalvelun, sähköisen lomakkeet, sähköpostin tai käyttöoikeuden sähköiseen tietojärjestelmään sekä muuhun sähköiseen tekniikkaan perustuvaan menetelmään. Pelkkää puhelimitse tai tekstiviestinä saapuvaa vireillepanoa ei tule hyväksyä, vaan puhelimitse tai tekstiviestinä tehdyistä vireillepanoista tulee pyytää kirjallinen varmistus. Näin varmistetaan oikeusturva asian myöhemmissä käsittelyvaiheissa. Viranhaltijoiden ja työntekijöiden henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita ei saa käyttää kunnan viralliseen asiointiin. Ylivieskan kaupungin virallinen sähköisen asioinnin yhteystieto on kirjaamo@ylivieska.fi. 3.3. Kirjaaminen ja rekisteröinti 3.3.1. Yleistä Kirjaaminen tarkoittaa viranomaisen käsiteltäviin asioihin liittyvän kirjeenvaihdon ja päätösten sekä asioiden käsittelyvaiheiden merkitsemistä diaariin. Rekisteröinnillä tarkoitetaan käsiteltävien asioiden ja asiakirjojen merkitsemistä rekisteriin.
20 Asia- ja asiakirjarekisterit kuten diaarit tulee laatia siten, että ne ohjaavat tehokkaasti arkistonmuodostusta ja tiedon löytymistä. Asiakirjahakemistoja suunniteltaessa tulee välttää päällekkäisiä tietoja sisältäviä rekistereitä ja hakemistoja. Rekisteröinnin avulla ohjataan, seurataan ja valvotaan asioita ja niihin liittyviä asiakirjatietoja kaikissa käsittelyn vaiheissa sekä tuetaan tietojen hakua ja löytymistä. Rekisterit toimivat asioiden ja asiakirjatietojen hakemistona myös keskusarkistossa asiakirjatiedon loppuvaiheissa. Tietosuojaan ja tietoturvaan on kiinnitettävä huomiota koko kirjaamisprosessin ajan. Tietosuojalla tarkoitetaan muun muassa oikeutta luovuttaa henkilötietoja sekä antaa rekisteröidylle hänen pyytäessään itseään koskevat tiedot. Tietoturvalla tarkoitetaan keinoja, joilla varmistetaan tietojen, palvelujen, järjestelmien ja tietoliikenteen turvaaminen. Julkisten tietojen lisäksi rekisteriin tai diaariin merkitään tietoja, jotka ovat lain tai asetuksen perusteella salassa pidettäviä tai luvanvaraisesti julkisia. Salassa pidettävät asiat ja asiakirjat rekisteröidään joko omaan asiakirjarekisteriin tai muun rekisterin yhteyteen (sähköisessä järjestelmässä) siten, että pääsy salassa pidettävään osaan on säänneltyä. Myös asiakirjoihin tulee tehdä asianomaiset salassapitomerkinnät. Laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetään, että viranomaisen tulee hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi ja toteuttamiseksi pitää luetteloa käsiteltäviksi annetuista ja otetuista sekä ratkaistuista ja käsitellyistä asioita tai muutoin huolehtia siitä, että sen julkiset asiakirjat ovat vaivattomasti löydettävissä. Edellä mainitussa lainkohdassa ei säädetä yleistä kirjaamisvelvoitetta, koska asiakirjojen löytyminen voidaan varmistaa muutenkin kuin kirjaamalla. Toisaalta sähköinen tiedonsiirto ja asiankäsittelyjärjestelmät lisäävät kirjaamisen ja muun rekisteröinnin tarvetta. Sähköisten asiakirjojen hallinta ei voi perustua fyysiseen arkistointijärjestykseen vaan tarvitaan rekisteröintiä, joka jäsentää tietoaineistoa ja mahdollistaa tietojen haut. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa edellyttää, että saapuneet sähköiset asiakirjat on kirjattava tai niiden saapuminen on muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjausmerkinnöistä tai muista vastaavista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamiseksi. Mikäli viranomainen ei saa avattua sille saapunutta sähköistä viestiä tai se on puutteellinen, tulee tästä ilmoittaa viestin lähettäjälle, mikäli asiakirjan lähettäjä ja tämän yhteystiedot on mahdollista saada selville. Sähköisellä asiakirjalla tarkoitetaan sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. Käytännössä tämä tarkoittaa asiakirjaa, joka saapuu esimerkiksi sähköpostitse, telekopiona, sähköisenä lomakkeena tai sähköisen palvelukanavan kautta. Sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla.
21 3.3.2. Kirjaaminen Tässä vaiheessa kaikki sähköiset asiakirjat tulostetaan paperille siitä huolimatta, että osa asiakirjoista skannataan kokoushallintaan liitteeksi. Jokainen viranhaltija ja työntekijä on vastuussa hänelle saapuneiden ja lähettämiensä asiakirjojen tulostuksesta ja toimittamisesta kirjattavaksi. Käytössä oleva Dynastyn asianhallintajärjestelmä sisältää kirjaamisen (hallintodiaari). Tehtäväpohjaisen tiedonhallintasuunnitelman kaksi ensimmäistä ryhmää toimivat diaarikaavana. Varsinainen hallintodiaari on ollut pitkään käytössä keskusvirastossa ja teknisessä palvelukeskuksessa. Vuoden 2018 alussa diaariin on liitetty sivistystoimi. Rekisteröinti hoidetaan hajautetusti eri työpisteissä samaan järjestelmään. Keskusviraston kirjaaja toimii hallintodiaarin pääkirjaajana. Hänen tehtävänään on huolehtia siitä, että hallintokunnissa on yhtenevät kirjaamiskäytännöt. Pääkirjaaja vastaa pysyvästi säilytettävistä rekisteritiedoista koko hallintodiaarin osalta. Lisäksi on useita erityisrekistereitä, joihin rekisteröityviä asioita ei enää kirjata hallintodiaariin. Kun asioihin tai asiakirjoihin ei liity seurannan tai monipuolisten hakumahdollisuuksien tarvetta ja asiakirjallisen tiedon määrä on vähäistä, asianmukainen arkistointijärjestys on usein riittävä keino paperisten asiakirjojen hallitsemiseksi. Asiakirjoihin liittyvä oikeusturvanäkökohta (asiakirjojen saapuminen) voidaan tarvittaessa taata merkitsemällä saapumispäivä ja aika suoraan asiakirjaan. Viranomaiselle erehdyksessä toimitettu asian vireillepanoa tai muuta käsittelyä koskeva asiakirja (myös sähköinen) on viipymättä siirrettävä sille viranomaiselle, jolle asiakirja on osoitettu. Siirrosta on ilmoitettava asiakirjan toimittaneelle. Siirretyssä asiassa määräaikaa katsotaan noudatetun, jos toimivaltainen viranomainen saa asiakirjan määräajan kuluessa. Kirjaajien on viipymättä kirjattava järjestelmään vireille tulevat asiat ja saapuvat asiakirjat ohjeiden mukaisesti. Kaikki tapahtumat ja toimenpiteet on tärkeää kirjata. Myös kunnan itsensä vireille panemat asiat kirjataan. Kirjaajan on huolehdittava siitä, että kytkentä asianhallinnasta tehdään myös kokous- ja viranhaltijapäätöshallintaan. Erikoisrekistereihin merkittävät sekä kirjaamatta jätettävät asiakirjat ja niiden arkistointitavat käyvät ilmi tiedonhallintasuunnitelmista. Saapuva ja lähtevä posti on annettava kirjaajan käsiteltäväksi, jotta mahdollinen kirjattava aineisto saadaan kirjattua päivittäin ja diaari pysyy ajan tasalla. Samalla asiakirjojen julkisuudesta annetun lain sekä henkilörekisterilain määräykset toteutuvat asiakaspalvelussa ja tietohuollossa. Sähköpostitse saapuvat ja lähtevät asiakirjat rekisteröidään ja arkistoidaan tiedonhallintasuunnitelmien mukaisesti.
22 3.3.3. Diaarin tulosteet Tiedonhallintasuunnitelmat sisältävät tiedot arkistolaitoksen määräyksen mukaisista pysyvään säilytykseen otettavista arkistotulosteista. Arkistolaitos antoi 12.9.2016 päätöksen diaareihin ja niihin rinnastettavien asia- ja päätöshakemistoihin sekä asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien rekisteritietojen ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämisestä sähköisessä muodossa. Päätös tarkoittaa sitä, ettei diaareista ja niihin rinnastettavista sähköisistä asia- ja päätöshakemistoista tai asiankäsittelyjärjestelmistä enää tulosteta tietoja paperille tai mikrofilmille. Arkistotulosteiden, diaarilehtien ja vastaavien tulostaminen pysyvää säilyttämistä varten päättyy. Viimeisimmät Ylivieskan kaupungin hallintodiaarista paperille tulostetut tiedot ovat kirjaamiskaudelta 2013 2014. Tiedot ovat sähköisessä muodossa vuodesta 2003 alkaen. Vuosilta 2003 2014 arkistoidut paperitulosteet voidaan hävittää viimeistään siinä vaiheessa, kun käyttöönotetaan Kansallisarkiston normien mukainen asianhallintajärjestelmä. Arkistolaitoksen mukaan syntysähköisen asiakirjatiedon paperi- tai mikrofilmikappaleet ovat kopioita. Ne voidaan hävittää, kun on varmistettu, että vastaavien sähköisten tietojen ja asiakirjojen kattavuus, käytettävyys, luotettavuus sekä eheys ja todistusvoimaisuus säilyvät. Niitä asiakirjatietoja, jotka ovat olemassa vain paperi- tai mikrofilmimuodossa ei tarvitse arkistolaitoksen päätöksen vuoksi viedä tietojärjestelmiin. Arkistolaitoksen päätöksen kohteena olevien asiankäsittelyjärjestelmien ei tarvitse olla arkistolaitoksen SÄHKE-normien mukaisia. Päätöksen takautuvuus ulottuu niin pitkälle ajalle kuin kyseisiä asiakirjatietoja on saatavissa sähköisessä muodossa. Päätöksellä linjataan, ettei mitään edellä kuvattua sähköisenä syntynyttä sähköisessä muodossa olevaa pysyvästi säilytettävää asiakirjatietoa tule hävittää. Seulontaesityksen lähettäminen Kansallisarkistolle on yhä tarpeen, mikäli organisaatiolla ei ole Kansallisarkiston päätöstä asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien asiakirjatietojensa säilytysarvosta (pysyvä tai määräaikainen säilytys). Yksittäisen organisaation ei tarvitse erikseen lähettää seulontaesityksiä Kansallisarkistolle, mikäli kyse on pelkästään päätöksen kohteena olevien asiakirjatietojen säilytysmuodosta. Sähköisiin diaareihin ja niihin rinnastettaviin asia- ja päätöshakemistoihin sisältyvien rekisteröintitietojen osalta tulee varmistaa, että ne ovat säilytettävissä rakenteisessa, tietojärjestelmäriippumattomassa muodossa ja asiakirjat PDF/A-muotoisina. Kunnan tulee huolehtia asiakirjatietojensa käytettävyyden, luotettavuuden ja todistusvoimaisuuden turvaamisesta hyvän tiedonhallintatavan vaatimusten mukaisesti. Pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjatietojen häviäminen tai tuhoutuminen on estettävä.