AIESOPIMUS HANKE- JA YLEISUUNNITTELUN TOTEUTTAMISESTA JOENSUUN KONSER- VATORION LAAJENNUSOSAN RAKENTAMISESTA ITÄ-SUOMEN YLIOPIS- TON CARELIA RAKENNUKSEEN. Osapuolet:... 1 Tavoite... 1 Aikataulu ja tehtävät... 2 Hankkeen tilankäytölliset ja tekniset tavoitteet sekä kustannukset... 2 Muut ehdot... 3 Konserttisalin kapasiteetin nostamisen tutkiminen.... 3 Tulevan vuokrasopimuksen määritteleminen... 3 Sopimuksen voimassaolo... 3 Hankkeen raukeaminen... 3
1 Osapuolet: Suomen Yliopistokiinteistöt Oy (myöhemmin SYK) y-tunnus 2268637-3 PL 310, 33101 TAMPERE Yhteyshenkilö: kampuskehitysjohtaja Juha Uotila puhelin 050 492 9653 sähköposti juha.uotila@sykoy.fi Joensuun kaupunki (myöhemmin kaupunki) Y-tunnus PL 59, 80101 Joensuu Yhteyshenkilö: puhelin sähköposti: Itä-Suomen yliopisto (myöhemmin yliopisto) Y-tunnus PL 111, 80101 Joensuu Yhteyshenkilö: puhelin sähköposti: Tavoite Joensuun kaupungin konservatoriolle suunnitellaan tilat Itä-Suomen yliopiston kampuksen Carelia rakennuksen yhteyteen tehtävään laajennusosaan sekä suunnitellaan tarvittavat tilamuutokset olemassa olevaan Carelia rakennukseen. Samalla selvitetään tarpeet yliopiston vuokrasopimuksen muuttamiselle / uusimiselle. Tämän sopimuksen tarkoituksena on sopia em. laajennus- ja muutoshankkeiden hanke- ja yleissuunnittelun käynnistämisestä ja yhteistyöstä suunnittelun toteuttamisessa ja osapuolten hankkeelle asettamien tavoitteiden määrittelystä sekä hankesuunnittelukustannusten jakamisesta, mikäli hanketta ei toteuteta. Hankesuunnittelu suoritetaan toiminnalliselta ja käyttäjälähtöiseltä pohjalta hyödyntäen yhteiskehittämisen menetelmiä. Hankesuunnittelun yhteydessä tehdään yleissuunnittelua, jotta saamme varmistettua sopimuksen kohteena olevan hankkeen uudis- ja vanhanosan (Carelia rakennus) toiminnallisuuden ja toteuttavuuden yhteensovituksen. Vaiheen 1 aikana selvitetään Carelia-salin varaustilanne ja rakennusvaiheen ajaksi korvaava tila.
2 Aikataulu ja tehtävät Hankeselvitys käynnistyy elokuussa 2018 ja jatkuu rakennushankkeen yleissuunnittelulla. Hanke- ja yleissuunnitteluosio jaetaan kahteen vaiheeseen. Vaihe 1: Vaiheen 1 tavoitteellinen valmistuminen on 12.12.2018, mutta viimeistään vaihe 1 valmistuu 16.1.2019. Vaiheen 1 valmistuttua osapuolille esitellään hankesuunnitelmaluonnos, joka siältää toiminnalliset ja toteutettavuuden keskeiset ratkaisut laajuustietoineen sekä näihin perustuva tavoitehintalaskelma, jotta näemme asian pysyvän sovitussa tavoitteessa (toiminnallisesti ja kustannuksellisesti). Mikäli hanke jatkuu, niin siirrytään vaiheeseen 2. Mikäli hanke keskeytyy niin elokuusta 2018 alkaen syntyneet kustannukset jaetaan tämän sopimuksen mukaisesti. Vaihe 2: Vaihe 2 valmistuu 25.4.2019. Tällöin hanke- ja yleissuunnittelu päättyy ja aineisto esitellään osapuolille ja laaditaan hankkeesta vuokrasopimus. Mikäli hanke ei täytä sovittuja reunaehtoja osapuolet sitoutuvat yhteisesti kehittämään hanketta niin, että hankeen reunaehdot täyttyvät. Mikäli kuitenkin hanke ei toteudu niin elokuusta 2018 alkaen syntyneet kustannukset jaetaan tämän sopimuksen mukaisesti. SYK vastaa hankeselvityksen johtamisesta ja etenemisestä. Kaupunki ja yliopisto sitoutuvat yhteiskehittämisen prosessiin määrittämällä omaan toimintaansa perustuvat tila- ja käyttötarkoitustavoitteensa, nimeämällä henkilöt erilaisiin suunnitteluryhmiin sekä tekemällä prosessin sujuvan etenemisen edellyttämät sisäiset päätökset niin, ettei hankeselvityksen kokonaisaikataulu kärsi. Hanketta ohjataan yhteisessä ohjausryhmässä, jossa on edustettuna kaupunki, yliopisto ja SYK. Ohjausryhmässä seurataan ja ohjataan hankkeen etenemistä asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Tavoite on solmia vuokrasopimukset 7-8/2019, käynnistää rakennustyöt 8/2019 ja saada hanke valmiiksi 12/2020. Hankkeen tilankäytölliset ja tekniset tavoitteet sekä kustannukset Hankkeen tilankäytölliset ja tekniset tavoitteet tarkentuvat hankesuunnittelun aikana. Tavoitteena ovat tarkoituksenmukaiset, kustannustehokkaat, monikäyttöiset / muuntojoustavat, energiatehokkaat sekä terveelliset ja turvalliset tilat. Arvio hankesuunnitteluvaiheen kustannuksista on 400 000. Tilaohjelmaluonnoksen pohjalta laaditun kustannusarvion mukaan hankkeen kokonaisinvestointikustannukset olisivat n. 12,5 M, josta konservatorion rakennustöiden osuus 9,1 M ja Carelian laajennus/muutostöiden osuus n. 2,2 M.
3 Hankesuunnitteluvaiheen 1 selvitetään kustannusvastuiden jakaminen Carelia-rakennuksen osalta yliopiston ja kaupungin välille. Muut ehdot Konserttisalin kapasiteetin nostamisen tutkiminen. Hankesuunnittelun yhteydessä tutkitaan mahdollinen Carelia salin kapasiteetin nostaminen 200 asiakaspaikalla. Tämän osalta kaupunki vastaa kustannuksista. Selvitys tulee olla valmis viimeistään vaiheen 1 lopussa. Tulevan vuokrasopimuksen määritteleminen Vaiheen 1 aikana laaditaan vuokrasopimuksesta luonnos, jotta osapuolet tietävät jatkopäätöstään tehdessä vuokrasopimuksen pääperiaatteet. Samalla selvitetään tarpeet päivittää vanhat SYK yliopisto ja yliopisto kaupunki vuokrasopimukset Vuokrasopimus viimeistellään vaiheen 2 aikana, jolloin yleissuunnitteluun ja urakkatarjouksiin pohjautuvan kustannusarvion valmistuttua määritellään tulevan vuokrakauden pituus ja lasketaan laajennushankkeen ja tilamuutosten vuokra-arvio. Laadittava sopimus on SYK:in normaalien, vuokraehtojen mukainen vuokrasopimus, jossa vuokra jakautuu pääoma- ja ylläpito-osuuteen. Vuokran pääomaosuuden määrityksessä investointikustannuksiksi luetaan seuraavat erät: Tontin hankinta-arvo rakennusinvestointikustannus, hankevaraukset ja rakennusaikaiset korot Aiesopimuksen hanke- ja suunnittelukustannukset Sopimuksen voimassaolo Tämä sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Aiesopimuksen voimassaolo päättyy, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hanketta koskevan esivuokrasopimuksen tai kun jompikumpi osapuolista toteaa omalta osaltaan, ettei edellytyksiä hankkeen toteuttamiseksi ole ja on siitä toiselle osapuolelle kirjallisesti ilmoittanut, viimeistään kuitenkin 31.12.2019. Hankkeen raukeaminen Mikäli hankeselvityksen pohjalta ei edetä ja käynnistetä tarkempaa suunnitteluja, jaetaan SYK:lle hankeselvityksestä aiheutuneet kustannukset seuraavasti: SYK 50% kaupunki 40% yliopisto 10%. Sopimusta solmittaessa arvio hankesuunnittelukustannuksista on noin 400 000. Hankkeen ohjausryhmässä käydään säännöllisesti läpi ennuste hankesuunnittelukustannusten
4 lopullisesti toteutumasta. Mikäli tarvetta on, niin osapuolet sopivat yhdessä kirjallisesti kustannusarvion ylittämisestä tai toimista, joilla päästään arvioituun kustannustasoon. Tätä sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle. Tampere.6.2018 Joensuu.6. 2018 Suomen Yliopistokiinteistöt Oy Itä-Suomen yliopisto toimitusjohtaja rehtori toimitilapäällikkö Joensuu.6. 2018 Joensuun kaupunki Liite: Hanke-esitys 8.11.2017
Joensuu Carelian konservatorio 8.11.2017 Juha Uotila
Sijainti ja sovitus Carelia-rakennuksen laajennus Uudisosa Peruskorjaus-/ laajennusosa
Sijainti ja sovitus
Sijainti ja sovitus Uudisosa Alustava luonnos 1. krs 2. krs YHT 2374 vm2
Sijainti ja sovitus Peruskorjaus- / Laajennusosa Alustava luonnos 1. krs YHT 536 vm2
Periaate leikkaus, Carelia sali
Investointi Konservatorio Rakentaminen 9 100 000 Carelian laajennus Muutostyöt 2 240 000 Rakentaminen yhteensä 11 340 000 Rakennuttaminen 1 104 605 (taseet, rahoitus, hankevaraus ym.) Kokonaisinvestointi 12 444 605 hinnat alv 0% Perustuu toimitettuun tilaohjelmaluonnokseen s-posti 29.6.2017 ja sen sovitukseen..
Vuokra Konservatorio Vuokrattava pinta-ala 2 374 m2 Vuokra-aika 25 vuotta 29,32 /m2/kk 69 606 /kk Carelian laajennus Vuokrattava pinta-ala 536 m2 Vuokra-aika 25 vuotta 32,54 /m2/kk 17 441 /kk YHTEENSÄ 87 047 /kk Yllä esitetty vuokra sisältää tässä aineistossa esitettyjen omien tilojen vuokran (pääomavuokra, lämmitys ja ylläpito). Vuokra pinta-ala ei sisällä jyvitettyjä yhteiskäyttöisiä tiloja.
Hanke vaatii SYK Oy:n hallituksen käsittelyn sekä yliopiston kanssa käytävät neuvottelut yhteiskäytöistä.
PL 310, 33101 Tampere p. 0207 424 010 info@sykoy.fi sykoy.fi