MUISTIO 1 Valmistelutoimielin (VATE)-projektiryhmä Kokous 19/2018 Aika Paikka torstai 11.10.2018 klo 9.00 10.52 kokoustila Koivikko, Etelä-Karjalan liiton tilat Kutsutut Varsinainen jäsen Varajäsen x Gunnar Leena Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Karhula x Heinonen Markku Lappeenrannan kaupunki Markus Lankinen Hokkanen Erkki Etelä-Karjalan pelastuslaitos x Jani Kanerva Karhula Tuula Eksote Merja Tepponen* x Kosonen Marja Eksote Merja Tepponen* x Kouvo Juha Kaakkois-Suomen TE-toimisto Tiia Piikki x Willberg Juha Lappeenrannan kaupunki Alina Kujansivu Kaskinen Susanna Kunnat x Pekka Reiman Mäkelä Satu Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Pitkänen x Sarlomo Sirkku Imatran kaupunki Terhi Karttunen Siiskonen Keijo Eksote x Liisa Mänttäri x Stoor Jussi Kunnat Kristiina Pihlajamäki x Viialainen Matti Etelä-Karjalan liitto Satu Sikanen *kahden varsinaisen jäsenen varajäsen Muut osallistujat x Eerola Niina työntekijöiden edustaja Anne Saikko Kopra Jukka maakuntahallituksen puheenjohtaja, x Heikki Järven pää poliittisen seurantaryhmän edustaja x Vesterinen Marja-Liisa Eksoten hallituksen puheenjohtaja, Pentti Salenius poliittisen seurantaryhmän edustaja x Tuimala Aija muutosjohtaja, valmistelija x Airaksinen Salla sihteeri x Lignell Minna sote- koordinaattori x Seppänen Olli talousasiantuntija x Ilves Päivi hallinnon asiantuntija 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja todetaan läsnäolijat. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.00 ja todettiin läsnäolijat. 2. Kokouksen esityslistan hyväksyminen Hyväksytään kokouksen esityslista. Hyväksyttiin kokouksen esityslista. listan käsittelyä muutettiin siten, että 5 käsiteltiin ensimmäisenä.
MUISTIO 2 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen 4.10.2018 kokouksen muistio on toimitettu esityslistan liitteenä 1. Tarkastetaan edellisen kokouksen muistio ja hyväksytään se kokouksen kulun mukaisena. Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio kokouksen kulun mukaisena. 4. Maakuntauudistuksen valtakunnallinen katsaus Päätökset - Eksoten hankintapäätös maakunnan taloushallinnon projekti/ohjelmapäälliköstä (ICT). - Maakunta- ja sote-uudistuksen toimeenpanon runkosuunnitelma 2018 2021, projektin johtoryhmä 25.9. Lausunnot ja kannanotot - DL 31.10. lausuntopyyntö luonnoksesta valtioneuvoston asetukseksi maakuntien tieto- ja viestintä-teknisteknisten palvelujen valtakunnallisen palvelukeskuksen tehtävistä ja käyttövelvoitteen piiriin kuuluvista palveluista (VIMANA). Tiedotteita - Käynnissä olevat palvelusetelikokeilut jatkuvat vuonna 2019, Eksotelle myönnettiin 296 000 euron avustus, joka on 80 % kustannuksista. Julkaisuja - KT on valmistellut ohjeen rekrytoinneista perustettavaan maakuntaorganisaatioon ja se julkaistaan KT:n nettisivuilla. Tilaisuuksia - 28. 29.11. EKA 2018- valmiusharjoitus. 28.11. tutustumiskäynnille johtokeskukseen on varattu kaksi aikaa, klo 10 tai 14. Ilmoittautuminen oheisen linkin kautta: https://bit.ly/2ry5imi. - 24.10. Keskustelutilaisuus Luovan ja maakuntien yhteistyöstä ympäristöasioissa - 6.11. Soteuttamo 2.0, Lappeenranta - Lapsivaikutustenarviointikoulutukset (1.11., 31.10./15.11., 27.11.2018), ilmoittautuminen viimeistään 22.10. mennessä kutsussa olevien linkkien kautta. - Kutsu Vimanan palveluiden ja hankkeiden esittelytilaisuuksiin. Ilmoittautuminen skype -tilaisuuksiin täältä: https://bit.ly/2ij0cph. Nimeämisiä - KEHA-keskus on kutsunut osallistujia maakunnista työmarkkinatorin julkishallinnon referenssiryhmään. Työmarkkinatori kokoaa tulevaisuudessa yhteen julkisen ja yksityisen sektorin työpaikat ja koulutusmahdollisuudet sekä työmarkkinoihin liittyvät tiedot. Etelä-Karjalasta referenssiryhmän osallistujiksi on nimetty TE-toimiston viestintäasiantuntija Suvi Kalliomäki sekä Etelä-Karjalan liiton viestintäasiantuntija Virve Lindström. - Maakunnan verkkosivujen sisältösuunnitteluun osallistuvat Teija Monto (Lappeenranta) ja Katariina Hallikainen (Imatra) 10 % työpanoksilla. Merkitään tiedoksi ajankohtaiset asiat ja huomioidaan niiden vaikutukset valmisteluun.
MUISTIO 3 Merkittiin tiedoksi ja todettiin, että: Päätökset - Maakunnan taloushallinnon projekti/ohjelmapäälliköksi on päätetty hankkia asiantuntijapalvelua, jolla nivotaan yhteen ICT- ja talousvalmistelua. Lausunnot ja kannanotot - Sovittiin, että Aija Tuimala, Salli Kortelainen (Saita) ja Toni Suihko (Eksote) valmistelevat VIMANA- lausunnon, jonka linjauksista sovittiin viime kokouksessa (4.10.). Lausunto lähetetään VATEn jäsenille kommentoitavaksi, koska lausunto tulee antaa ennen VATEn seuraavaa kokousta. Lausunnon on tarkoitus olla yhteinen Pohjois-Karjalan ja Etelä-Savon kanssa. Tiedotteita - Eksoten hallitus hyväksyi henkilökohtaisen budjetoinnin palvelusetelin ohjeen. Arvoja ei ole vielä määritelty, mutta niihin palataan lähiaikoina. Tilaisuuksia - 28.11. EKA 2018- valmiusharjoituksen tutustumiskäynnille johtokeskukseen pyydetään ilmoittautumaan sekä ilmoittamaan, mikäli ei pääse osallistumaan oheisen linkin kautta: https://bit.ly/2ry5imi. - 24.10. Keskustelutilaisuuteen Luovan ja maakuntien yhteistyöstä ympäristöasioissa osallistuu Leena Gunnar. Keskustelutilaisuudessa käydään läpi maakunnan ja Luovan rajapintaa. - 6.11. Soteuttamo 2.0 Minna Lignell ja Aija Tuimala osallistuvat. Nimeämisiä - Maakunnan verkkosivujen sisältösuunnitteluun osallistuvat Teija Monto (Lappeenranta) ja Katariina Hallikainen (Imatra) 10 % työpanoksilla ja sopimuksien liitteisiin tehdään päivitykset muuttuneiden/mukaan tulleiden henkilöiden sekä prosenttien osalta. Aija Tuimala kertoi terveiset muutosjohtajien skype-kokouksesta. Päivi Nergin terveisinä oli, että valmistelu etenee. Perutuslakivaliokuntaan on tulossa käsittelyyn asioita, joita ei ole siellä aiemmin ollut käsittelyssä. Maakuntien työstä on saatu paljon positiivista palautetta ja kannustettiin hyvän työn jatkamiseen. Etelä-Karjalan liitto on tehnyt kuntakierrokset, joissa maakunta- ja sote-uudistuksesta on ollut paljon keskusteltua erityisesti talouden näkökulmasta. VATE-projektitiimin työsuhteita on jatkettu rahoituksen riittävyyden puitteissa määräaikaisina työsuhteina maaliskuun 2019 loppuun saakka.
MUISTIO 4 5. Maakunnan riskien, hankintojen ja sopimusten hallinta sekä laatujärjestelmät, kokonaisturvallisuus ja järjestäjän omavalvonta Päivi Ilves on osallistunut useisiin valtakunnallisiin tilaisuuksiin, joissa on käyty läpi otsikon mukaisia asioita niin lainsäädäntöesitysten, valtakunnallisten asiantuntijapuheenvuorojen kuin maakuntavalmistelijoiden esimerkkien kautta. Kokoava esitys tilanteesta jaetaan osallistujille kokouksessa sekä liitetään muistion liitteeksi 2. Merkitään katsaus tiedoksi ja huomioidaan maakunnan valmistelussa. Merkittiin katsaus tiedoksi. Päivi Ilves esitteli järjestäjältä vaadittavaa omavalvontaohjelmaa, joka sisältää seitsemän kohdan listauksen: 1) Riskien hallinta: riskien hallintajärjestelmän valinta. Esimerkiksi Pirkanmaalla on tällä hetkellä käytössä riskien hallintajärjestelmä, jota sovelletaan kaikkiin toimintoihin suhteutettuna eri tasoille. 2) Laadun hallinta: järjestelmä/menetelmä, jolla pystytään takamaan tulevan maakunnan toimintojen laatu sekä saadaan pysymään laatu tasaisena. 3) Hankintojen johtaminen: hankintojen johtamiseen liittyen on menossa Hankinnat Imatran seudulla haltuun (HIH!) ja Hankinnat Etelä-Karjalassa haltuun (HEH!) -projektit, ja projekteja voidaan hyödyntää hankintojen johtamisessa ja uusien toimintatapojen löytämisessä. Alueen elinvoimaisuuden ja elinkeinojen paranemisen kannalta keskeistä on saada alueen toimijoiden mahdollisuuksia osallistua kilpailutuksiin paremmiksi. Uudessa maakunnassa vaaditaan strategisia ja innovatiivisia hankintoja ja se edellyttää markkinavuoropuhelua. 4) Sopimukset ja sopimusten hallinta: olemassa olevien sopimusten osalta on tehtävä sopimushallinta ja sopimusten koonti sekä tarkka siirtyvien sopimusten läpikäynti. Selvitettävä käytettävissä oleva ohjelmisto, mihin sopimukset tallennetaan. Eksotella käytössä M-Files, joka tullee myös liittoon käyttöön. Valtiolla on kuitenkin eri järjestelmä. 5) Valvonta ja omavalvonta: omavalvonta ohjelma vaaditaan (Valvira valvoo tietyllä tasolla) ja se tulee olemaan kuivaus siitä miten maakunta tulee valvomaan asioita. Valtakunnallinen malli ja rekisteri ovat todennäköisesti tulossa. Valvonta ja omavalvonta tulisi rakentaa niin, että sitä pystyy soveltamaan mahdollisimman monella toimialalla. 6) Sisäinen tarkastus: objektiivinen ja riippumaton arviointi sisäisestä valvonnasta, riskien hallinnasta, konsernivalvonnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta. 7) Digitaalinen turvallisuus: tietoturvapolitiikka sekä riskien hallinnan ja laadun valvonnan eteenpäin vienti. Omavalvontaohjelmaa tulee lähteä hiljalleen miettimään ja kasaamaan kartoittamalla sekä taustoittamalla jo organisaatioissa olemassa olevia ohjeita. VNK kartoittaa laatujärjestelmiä ja niiden osalta etsitään yhteistä pohjaa.
MUISTIO 5 Tiedonohjaussuunnitelman osalta on meneillään minikilpailutus Etelä-Karjalassa, joka on toteutettu puitesopimuksen mukaisesti Eksoten prosessina. Valmistelu- ja kokoamisvastuu yllä mainituissa asioissa on Päivi Ilveksellä yhdessä organisaatioiden kanssa. Valmistelua jatketaan asioiden sparraamiseksi ja tarkat sisällöt täsmentyvät prosessin myötä. 6. Eksoten hallituksen valmistelulinjaukset strategiaan Eksoten hallitus käsittelee kokouksessaan 10.10.2018 Eksoten palvelustrategian valmistelun etenemistä. Hallitukselta odotetaan periaatepäätöstä Lappeenrannan sote- keskuksen sijoittumisesta sekä yleisistä palveluverkon valmistelulinjauksista. Kuullaan terveiset hallituksen kokouksesta ja merkitään ne tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Marja-Liisa Vesterinen kertoi, että palveluverkko on palveluiden ja strategian lähtökohta. Palveluverkkoratkaisut heijastelevat suoraan strategiaan, palveluihin ja talouteen. Eksoten hallitus lähti linjaamaan rakennemuutosta, jolla saadaan aikaiseksi talouden tasapainottaminen vuosiin 2021 2022 mennessä. Hallitus linjasi, että Lappeenrannan sote-keskus tulisi keskussairaalan tontille, mahdollisesti vanhan päivystyksen eteen. Imatralla suunnitellaan Imatrankosken puolelle rakennettavaa hybriditaloa, jossa sijaitsisi sote-keskuksen lisäksi mahdollisesti muitakin palveluja, kuten palveluasumista. Jatkossa kiinteistöissä on tarkoitus käyttää investoreja, joista Eksotella on hyviä kokemuksia. Mikäli investoreja käytetään ja tehdään pitkiä vuokrasopimuksia, täytyy huomioida niiden siirtyminen maakunnalle. Uusien tilojen vuokramenoja katetaan mm. sillä, että vuokramenot vähenevät vuodessa noin 3,5 miljoonaa, kun Honkaharju ja Armila poistuvat Eksoten käytöstä. Strategiassa huomioidaan palvelujen maakuntatason optimointi, jota tehdään yhteistyössä kuntien kanssa. Prosessit täytyy aloittaa 2019 aikana, jotta vuoteen 2022 mennessä on valmista. Strategiapäätösten jälkeen kehitetään prosesseja. Palveluverkkoon ja palvelurakenteeseen on tultava muutoksia, koska väestömäärä ja väestörakenne muuttuvat. Talouden osalta etsitään tasapainottamistoimenpiteitä. Parhaillaan täytyy löytää säästöjä, jotka näkyisivät jo ensi vuonna, mutta entistä tärkeämpää on saada talous tasapainoon pidemmällä tähtäimellä. Realistinen talousarvio näyttää alijäämää ensi vuodelle. Käytiin keskustelua rahaliikenteen sitomisesta uudistukseen. Eksotella täytyisi olla käytännössä 0 -tulos, kun se puretaan, alijäämää ei saisi olla. 7. Maakunnan palveluverkon suunnittelun tueksi valmistuneet kartta-aineistot Etelä-Karjalan liitto kilpailutti Maakunta- ja sote-uudistuksen tueksi maakunnan vastuulla olevien palveluiden palveluverkon kuvaamisen karttapohjilla. Toteuttajaksi valittiin Sitowise Oy. Karttapohjille toivottiin kuvattavan muun muassa tulevan maakunnan palvelupisteitä sekä asukastietoja. Lisäksi tietoa toivottiin ikäryhmittäin ja palvelutyypeittäin. Muun muassa sairaalapalveluista laadittiin lisäksi saavutettavuusanalyysit. Myös sairastavuutta tarkasteltiin karttapohjilla.
MUISTIO 6 Karttoja hyödynnetään maakunnan palveluverkon valmistelussa sekä jo nyt nykyisten organisaatioiden suunnittelutyön tukena. Esimerkkejä kartoista on liitteessä 3. Merkitään tiedoksi valmistunut konsulttityö ja esimerkkikartat. Keskustellaan materiaalin hyödyntämisestä ja jakamisesta. Merkittiin tiedoksi. Suunnittelun tueksi Sitowise Oy on toteuttanut erilaisia karttoja, joita voidaan hyödyntää muun muassa Eksoten strategian päivityksessä ja palveluverkon suunnittelussa. Kartoilta löytyy muun muassa väestötietoa sekä palvelupistetietoja. Tietosuojasyistä ei saatu suoraan tietoa yrityksistä sekä niiden toiminta-alueista. Kartat kuvaavat nykytilannetta ja jatkossa on huomioitava, että väestörakenne ja palvelutarpeet tulevat alueella muuttumaan. Karttoja päivitetään uuden väestörakenne ennusteen pohjalta, joka tulee marraskuussa 2018. 8. Järjestäjän tiekartan aikataulujen päivittäminen 28.6. VATE käsitteli NHG:n kanssa valmistellun järjestäjän tiekarttasuunnitelmapohjan, jota oli tarkoitus päivittää syksyllä sote- koordinaattorin johdolla. Kesäkuun lopussa valtakunnan hallitus päätti uudistuksen lisävuodesta, mikä edellyttää tiekartassa esitettyjen alustavien aikataulujen hieman laajempaa päivittämistä. Tiekartan aikataulutus käsittelee mm. seuraavia kokonaisuuksia: - maakunta - palvelutuotannon organisointi - tukipalvelut - läpileikkaavat aiheet listan liitteenä 4 on päivitetyt tiekartan aikatauluosiot. : Merkitään katsaus asiasta tiedoksi ja hyväksytään valmisteluaikataulun päivitykset. Merkittiin tiedoksi ja hyväksyttiin valmisteluaikataulun päivitykset. Kesäkuussa 2018 NHG teki järjestäjän tiekartta materiaalin. Tämän jälkeen uudistuksen aikataulut ovat muuttuneet ja materiaaliin on näin ollen ollut tarve lisätä 0,5 1 vuosi lisää. Suurin osa toimenpiteitä venytettiin pidemmälle aikajaksolle. Tiekartta on pohjana valmistelijoiden jatkotyölle.
MUISTIO 7 9. Maakunnan perustamiseen liittyvät muutoskustannukset Maakuntien toiminnan alkamiseen liittyy kustannuksia, joita aiheutuu uudistuksen johdosta. Lisäkustannuksissa on kertaluonteisia menoja ja muutoksia, jotka vaikuttavat maakunnan menoihin ja talouteen pysyvämmin. Näiden kustannusten tunnistamiseksi kuluvan syksyn aikana selvitetään kustannusten suuruutta ja kohteita osana koetalousarvioiden laadintaa. Tarkastelu syventää keväällä maakuntalain 13 mukaisen neuvottelun simuloinnin yhteydessä tehtyä valmistelua muutoksen aiheuttamista kustannuksista. Maakuntien arvioita hyödynnetään mm. kevään 2019 julkisen talouden suunnitelman valmistelussa. Valtiovarainministeriö julkaisi 28.9. ohjeet ja pohjan talouden riskiarvion laadinnasta (liitteet 5 a ja 5 b) ja tiivistys ohjeista sekä kokouksessa keskusteltavat asiat ovat liitteenä 5 c. Kooste muutoskustannuksista tulee toimittaa valtiovarainministeriöön 26.11.2018 mennessä. Merkitään katsaus talouden riskiarvion laadinnasta tiedoksi. Sovitaan jatkotoimista ja arvion valmisteluun osallistuvista tahoista. Merkittiin katsaus tiedoksi. Olli Seppänen kävi läpi koetalousarvion laadinnan yhteydessä selvitettäviä muutoskustannuksia. Muutoskustannuksia on käyty hieman läpi jo maakuntalain 13 :n mukaisissa neuvotteluissa viime keväänä maakuntatasoisesti. Marraskuun loppupuolelle mennessä tehdään tarkempi tarkastelu joka maakunnassa muutoksesta aiheutuvista kustannuksista. Kuvattavina teemoina ovat mm. tiloihin liittyvät kustannukset, asiakasmaksut, ICT, sopimukset, palkkaharmonisointi jne. Tilojen osalta tarvitaan tiedot uusista investoinneista sekä niistä tiloista, jotka ovat jäämässä pois käytöstä. ICT -kustannuksissa täytyy huomioida mm. Microsoftin lisenssit ja se, miten muutos vaikuttaa niistä aiheutuviin maksuihin. Lisäksi kustannuksia aiheuttaa muun muassa hallinnon järjestäminen, yhtiöiden ja liikelaitosten perustaminen sekä järjestäjän ja tuottajan erottaminen. Eksoten perustamisen yhteydessä sote-asiakasmaksut on jo harmonisoitu. Lomitus- ja ympäristöpuolen maksuissa voi olla jotain pieniä eroja, jotka täytyy harmonisoida. Pääosin tehtävät, joista ELYille tulee tuloja, siirtyv t valtakunnallisiin virastoihin. Sopimusten osalta täytyy selvittää syntyykö sopimusten siirroista mahdollisia lisäkuluja esim. sopimussakkojen muodossa. Palkkaharmonisoinnin osalta merkityksellistä on, että KVTES katkeaa ennen uudistusta. Muutoskustannuksia varten kysytään mm. hallinnon kokoa tai rakenteita, joiden suhteen ei ole vielä virallisia tietoja olemassa. Lisäkustannuksista pitää arvioida myös todennäköisyyksiä. Muutoskustannuksia selvitetään haastattelemalla siirtyvien organisaatioiden edustajia.
MUISTIO 8 10. Muut asiat Seuraava kokous on 1.11. jolloin teemoina ovat muun muassa STM:n kärkihankkeet sekä järjestöavustukset. Vesi- ja kalasioista on ilmestynyt muistio/pohjaesitys, joka on viety melko pitkälle maakuntien yhteistyössä. Jaetaan tiedoksi ja mahdolliset kommentit käydään läpi seuraavassa kokouksessa. Vesiasiat on käsitelty loogisesti, mutta kala-asioissa Suomi on jaettu kolmeen osaan; pohjoinen, rannikko ja muu Suomi. Kala-asioissa keskeinen kysymys on, onko se elinkeinokalataloutta vai kalaston hyvinvointia. Niin kala- kuin vesiasioissa maakunnilla on rajalliset resurssit, joten tarvitaan yhteisiä virkoja sekä yhteistyösopimuksia. Maakunta- ja sote- uudistuksen asukaslehti on jaettu Eksote- lehden välissä kaikkiin koteihin. Kuntien kantokyvyn selvitys on saanut kannatusta kuntajohtajien kokouksessa, pyydetään tarjous. Viestinnän kustannukset ovat olleet yhteensä Etelä-Karjalassa noin 150 000 euroa noin 2 vuoden aikana. (viittaus kansalliseen keskusteluun viestinnän budjetista). 11. Kokouksen päättäminen Kokous päättyi 10.52.