Ambientia Content Manager

Ambientia Content Manager Ambientia Form Designer 1.0. 21.2.2005 TM Ambientia Content Manager

Sivu 2/25 1 SISÄLLYSLUETTELO 1 Sisällysluettelo...2 2 Ambientia Form Designer...3 3 Avoimet lomakkeet...4 4 Lomakkeen lisääminen...4 4.1 Lomakkeen näkyvyys...5 5 Kenttien lisääminen...6 5.1 Kenttien tyypit...7 5.1.1 Osoite...7 5.1.2 Liitetiedosto...8 5.1.3 Välielementti...8 5.1.4 Valintalaatikko...9 5.1.5 Maa...9 5.1.6 Kuvaus...9 5.1.7 Sähköposti... 10 5.1.8 Hyperlinkki... 10 5.1.9 Valintalaatikkoryhmä... 11 5.1.10 Numero... 11 5.1.11 Yksi monesta... 12 5.1.12 Valinta... 13 5.1.13 Tekstikenttä... 13 5.1.14 Tekstialue... 14 5.2 Kenttien muokkaaminen... 14 6 Lomakkeen muokkaus... 15 6.1 Ilmoitus vastauksen saapumisesta... 15 7 Vastauksien tarkasteleminen... 17 7.1 Vastausten tarkastelu Excel-tiedostona... 20 7.2 Vastausten tarkasteleminen yhteenvedon kautta... 20 8 Lomakkeen kopiointi... 21 9 Arkistoidut lomakkeet... 22 10 Lomakkeen liittäminen verkkopalveluun... 23 11 Lisätietoja... 25

Sivu 3/25 2 AMBIENTIA FORM DESIGNER Form Designer on työkalu verkkolomakkeiden tekemiseen. Työkalun avulla voidaan luoda lomakkeita tarpeen mukaan, esimerkiksi palaute- ja kyselylomakkeita. Lomakkeiden kautta annetut vastaukset säilytetään järjestelmässä, eikä niitä tarvitse varastoida esimerkiksi omaan sähköpostiinsa. Form Designer-lomakeita päästään hallinnoimaan Content Managernäkymästä valitsemalla Form Designer. Kuva 1, Content Managerin etusivu

Sivu 4/25 3 AVOIMET LOMAKKEET Kuva 2, Avoimet lomakkeet Form Designerin etusivulla on listattu kaikki avoinna olevat lomakkeet. Nämä lomakkeet ovat lisättävissä verkkopalveluun Content Managerin kautta. Pääsivun kautta voidaan luoda uusia lomakkeita Lisää lomake - painikkeen kautta, muokata jo olemassa olevia lomakkeita Muokkaa - painikkeella ja poistaa lomakkeita Poista -painikkeella sekä siirtyä suoraan tarkastelemaan lomakkeisiin tulleita vastauksia Vastaukset - kohdasta. Pääsivulta löytyy lisäksi linkki, jonka kautta voidaan siirtyä käsittelemään arkistoon ( Arkisto ) siirrettyjä lomakkeita. Valitun lomakkeen vastauksien yhteenvetoa on mahdollista katsoa Yhteenveto - painikkeella. Valmis lomake on myös mahdollista kopioida Kopioi - painikkeen avulla. 4 LOMAKKEEN LISÄÄMINEN Uuden lomakkeen lisääminen Form Designeriin tapahtuu etusivulla olevasta Lisää lomake -napista. Kuva 3, lomakkeen ominaisuudet

Sivu 5/25 Lomakkeen luonti on kolmiosainen prosessi, jonka ensimmäisessä vaiheessa määritetään lomakkeen nimi, vastaanottajan sähköpostiosoite (ks. Ilmoitus vastauksen saapumisesta), lomakkeen näkyvyys ja mahdollinen lomakkeen aikarajoitus (ks. Lomakkeen näkyvyys). Lisäksi määritetään, voiko yksi käyttäjä vastata samaan lomakkeeseen useammin kuin yhden kerran. Useamman vastauksen mahdollisuus on olennaista, jos kyseessä on esimerkiksi palautelomake. Jos taas kyseessä on kysely, johon ei vastaajaa kohden haluta kuin yksi vastaus, ruksataan valintalaatikko valituksi. Tällöin käyttäjä voi lähettää vastauksen ainoastaan kerran käyttämältään tietokoneelta. Lomakkeen lähetyksestä tallentuva eväste on konekohtainen. Uuden lomakkeen lisääminen voidaan peruttaa painamalla Peruuta - painiketta. Seuraava -painikkeella päästään eteenpäin lisäämään kenttiä luotavaan lomakkeeseen (ks. Kenttien lisääminen). 4.1 Lomakkeen näkyvyys Näkyvyys -kohdassa määritetään lomakkeen näkyvyys. Näkyvyydellä tarkoitetaan mahdollisuutta lisätä lomake verkkopalveluun Content Managerin kautta (ks. Lomakkeen liittäminen verkkopalveluun). Vaihtoehtoina ovat 1. rajoittamaton näkyvyys lomake on aina lisättävissä palveluun 2. aikarajoitus lomake voidaan lisätä palveluun vain tiettynä aikavälinä 3. ei näkyvissä lomaketta ei voida lisätä palveluun 4. arkistoitu lomake arkistoidaan (ks. arkistointi).

Sivu 6/25 5 KENTTIEN LISÄÄMINEN Kenttien lisääminen lomakkeeseen on toinen vaihe lomaketta luodessa. Kenttiä voidaan lisätä joko klikkaamalla Lisää kenttä -linkkiä tai nappia. Kuva 4, Lomakkeen kentät Klikkauksen jälkeen päästään lomakkeen luonnin kolmanteen kohtaan, jonka kautta lisätään kenttiä lomakkeeseen. Kentälle annetaan nimi ja haluttaessa kirjoitetaan jokin määritys luotavasta kentästä. Kentän nimi on annettava, mutta seliteteksti ei ole pakollinen. Kuva 5, Kentän ominaisuudet Kentälle valitaan tyyppi alasvetolistasta. Valittu kohta määrittää, minkälainen kentästä tulee ja mitä siihen voidaan kirjoittaa. Jokaisen kentän kohdalla valitaan, onko kenttä pakollinen vai ei eli vaaditaanko

Sivu 7/25 5.1 Kenttien tyypit 5.1.1 Osoite kohdan täyttäminen ennen kuin lomake voidaan lähettää. Jos Pakollinen -kohta on ruksattu, kenttä on pakollinen. Alla on listattuna lomakkeisiin lisättävien kenttien tyypit. Kuva 6, Osoite Address eli osoitekenttä on tarkoitettu käytettäväksi kokonaisen osoitetietoyhdistelmän lisäämiseen. Lomakkeeseen halutut kentät valitaan asettamalla ruksi Näkyvyys - sarakkeeseen kyseisen kentän kohdalle. Mikäli kyseisestä kentästä halutaan tehdä pakollinen tieto lomakkeeseen vastatessa, asetetaan ruksi myös Pakollinen -sarakkeeseen.

Sivu 8/25 5.1.2 Liitetiedosto Kuva 7, Liitetiedosto 5.1.3 Välielementti Attachment eli liitetiedostokenttä mahdollistaa esimerkiksi työnhakijan CV:n lähettämisen lomakkeen mukana. Kentän ominaisuuksista voidaan määrittää liitetiedostolle muutamia erilaisia ehtoja. Suurin sallittu tiedostokoko -kohdasta voidaan määrittää tiedostoliitteen suurin sallittu koko. Täten voidaan estää turha järjestelmän ja sähköpostipalvelimen kuormittaminen tilanteissa, jossa tiedetään, että liitettävä tieto ei ole tiedostokooltaan kovinkaan suurta. Esimerkiksi em. CV-liitekentässä voitaisiin hyvinkin määrittää enimmäiskooksi esimerkiksi 500 kilotavua (kb). Sallitut tiedostotyypit -kohdasta voidaan valita, minkä tyyppistä tietoa liitetiedostokenttään hyväksytään. Tiedostotyypit, joiden kohdalla valintalaatikko on rastitettu, hyväksytään lomakkeen mukaan. Kuva 8, Välielementti Break element eli välielementillä voidaan ryhmitellä lomakkeen kenttiä useampaan eri lomakekenttäryhmään. Kenttää voidaan käyttää esimerkiksi pilkkomaan pitkää työnhakulomaketta useampaan eri

Sivu 9/25 5.1.4 Valintalaatikko kokonaisuuteen (esimerkiksi henkilötiedot, aikaisempi työkokemus ja haettu työpaikka ). Kuva 9, Valintalaatikko Checkbox eli valintalaatikko-kenttää voidaan käyttää kun halutaan antaa käyttäjällä mahdollisuus kyllä/ei-tyyppiseen valitaan. 5.1.5 Maa Kuva 10, Maa 5.1.6 Kuvaus Country eli maavalikko tulostaa lomakkeeseen listan valtioista, joista voidaan valita yksi lomaketta täytettäessä. Kuva 11, Kuvaus

Sivu 10/25 5.1.7 Sähköposti Description eli kuvaus-kenttää voidaan käyttää viestin sisällyttämiseen lomakkeessa. Kuva 12, Sähköposti 5.1.8 Hyperlinkki E-mail eli sähköposti-tyyppistä kenttää käytetään nimensä mukaisesti tallentamaan sähköpostiosoitteita. Kenttään ei voida kirjoittaa muuta kuin @-merkin sisältämä osoite. Kuva 13, Hyperlinkki Hyperlink eli hyperlinkki-kenttää voidaan käyttää nimensä mukaisesti tallentamaan hyperlinkkejä internet-osoitteisiin. Kenttään tulleista vastauksista muodostetaan tarkastelunäkymiin automaattisesti linkkejä kentän sisältämään osoitteeseen.

Sivu 11/25 5.1.9 Valintalaatikkoryhmä Kuva 14, Valintalaatikkoryhmä 5.1.10 Numero Multiple checkboxes eli valintalaatikkoryhmää voidaan käyttää kenttätyyppinä, jos tarvitaan kenttä, josta on mahdollista valita eri vaihtoehdoista useampia vaihtoehtoja. Kuva 15, Numero Number eli numero-kenttä on tarkoitettu numeromuotoista vastausta varten. Kenttään kirjoitettavat merkit eivät siis voi olla muuta kuin numeroita.

Sivu 12/25 5.1.11 Yksi monesta Kuva 16, Yksi monesta One of many eli yksi monesta -kenttää voidaan käyttää kenttätyyppinä, jos tarvitaan kenttä, josta on mahdollista valita eri vaihtoehdoista vain yksi vaihtoehdoista.

Sivu 13/25 5.1.12 Valinta Kuva 17, Valinta Select eli valinta-kenttä on samantyyppinen kuin edellä esitelty yksi monesta -kenttä. Tässä kenttätyypissä vaihtoehdot esitetään pudotusvalikkona. Pudotusvalikko sopii monivalintakentäksi varsinkin silloin kun erilaisia vaihtoehtoja on suuri määrä. 5.1.13 Tekstikenttä Kuva 18, Tekstikenttä Text field eli tekstikenttä on tarkoitettu tavalliselle tekstille. Merkkimäärärajoitus tekstikentälle on 255 merkkiä.

Sivu 14/25 5.1.14 Tekstialue Kuva 19, Tekstialue Textarea eli tekstialue on tarkoitettu esimerkiksi vapaille kommenteille. Kirjoitustilaa on tavallista tekstikenttää enemmän. 5.2 Kenttien muokkaaminen Kenttien muokkaaminen tapahtuu klikkaamalla haluttua kenttää Lomakkeen kentät -sivulla. Näkyviin tulevat: nuolinapit, kentän muokkauspainike sekä Poista -kohta, jolla voidaan poistaa valittu kenttä lomakkeesta. Siirtää kentän ylimmäiseksi lomakkeessa Siirtää kentän yhden kohdan ylemmäksi Siirtää kentän yhden kohdan alemmaksi Siirtää kentän alimmaiseksi lomakkeessa Kuva 20, Lomakkeen kentät

Sivu 15/25 6 LOMAKKEEN MUOKKAUS Olemassa olevaa lomaketta päästään muokkaamaan klikkaamalla joko lomakkeen nimeä tai valitsemalla lomakkeen Valitse -kohdalla ja klikkaamalla Muokkaa -nappia. Kuva 21 Muokkaa -kohdasta päästään muokkaamaan valitun lomakkeen tietoja eli esimerkiksi muuttamaan nimeä, näkyvyyttä ja uudesta vastauksesta ilmoittavan sähköpostiviestin vastaanottajan osoitetta. Lomakkeen tietojen muokkausnäkymään päästään myös klikkaamalla lomakkeen nimeä. Tehdyt muutokset tallennetaan Tallenna -napilla. Muokkausnäkymän kautta päästään muokkaamaan ja lisäämään lomakkeen kenttiä Lomakkeen kentät -kohdasta. (Ks. Kenttien lisääminen) Kuva 22, lomakkeen ominaisuudet 6.1 Ilmoitus vastauksen saapumisesta Lomakkeen lähettämisestä on mahdollista saada tieto sähköpostiin. Seurantaosoite määritetään lomakkeen ominaisuuksiin. Mikäli lomake liitetään Content Manageriin, voidaan liitoksen yhteydessä määrittää myös viestien vastaanottajan osoite. Content Managerissa voidaan täten määrittää samalle Form Designer-lomakkeelle eri

Sivu 16/25 vastaanottaja riippuen siitä, missä verkkopalvelun osassa lomake julkaistaan. Samalle palautelomakkeelle voidaan määrittää eri vastaanottaja esimerkiksi palvelun suomen- ja englanninkielisiin osioihin. Mikäli vastaanottajaosoitetta ei määritetä Content Manager liitokseen (ks. Lomakkeen liittäminen verkkopalveluun), käytetään lomakkeen vastaanottajana Form Designerin puolella asetettua vastaanottajaosoitetta. Muokkaa seurantaviestiä -linkin kautta voidaan määrittää, minkälainen viesti saapuneesta vastauksesta lähetetään määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Kuva 23, Monitorin post Otsikko -kenttään kirjoitetaan aihe, esimerkiksi: Palautetta verkkopalvelusta. Sähköpostin sisältö määritellään Sähköpostin runko - kohtaan. <FORM CONTENTS> -teksti pitää säilyttää viestin sisällä, jotta varsinaisen lomakkeen tiedot välittyisivät sähköpostin mukana viestin vastaanottajalle. Jos muutoksia tämän kentän tietoihin ei tehdä, niin sähköpostiviestissä lähetetään ainoastaan lomakkeen tiedot allekkain tulostettuna.

Sivu 17/25 7 VASTAUKSIEN TARKASTELEMINEN Saapuneista vastauksista ilmoitetaan määritettyyn sähköpostiosoitteeseen (ks. Ilmoitus vastauksen saapumisesta). Kuva 24, Vastaukset Vastauksia päästään tarkastelemaan valitsemalla lomake ja klikkaamalla Vastaukset -nappia. Vastaukset näkyvät oletuksena aikajärjestyksessä uusin vastaus ylimmäisenä. Vastauksia voidaan myös järjestää lomakkeen kentän tietojen perusteella klikkaamalla kentän nimeä vastauksien yläpuolella. Tällöin vastaukset aakkostuvat valitun kentän vastausten mukaan.

Sivu 18/25 Kuva 25, Näkyvissä olevat kentät Näkyvissä olevat kentät -sivulla voidaan määritellä, mitkä lomakkeen kentistä näkyvät vastaussivulla. Näin voidaan rajata vastauksien tarkastelua vain tärkeimpien kenttien vastauksiin. Yksittäisiä vastauksia voidaan tarkastella merkitsemällä haluttu vastaus valituksi ja klikkaamalla sitten Näytä vastaus -painiketta. Kuva 26, Vastaus Vastausnäkymässä näytetään valitun vastauksen kaikki tiedot kenttäkohtaisesti lajiteltuna. Mahdollisesti vastaukseen liitetyt liitetiedostot näytetään omana osionaan. Vastauksille voidaan määrittää sen käsittelytilanteen mukainen palautteen tila sekä siihen liittyvä päiväkirjaviesti. Viestejä voidaan

Sivu 19/25 kirjoittaa yksi jokaiselle eri statusvaihtoehdolle yhtä vastausta kohti. Päiväkirjaviesteissä voidaan pitää kirjaa palautteen käsittelyn eri vaiheista palautemenettelyssä. Statuksen ja päiväkirjaviestien muuttaminen onnistuu Vaihda status - linkin kautta. Sama toiminne onnistuu myös klikkaamalla vastauslistan status-ikonia. Käsitelty vastaus voidaan siirtää arkistoon asettamalle statukseksi Arkistoitu (eng. Archived). Arkistoituja vastauksia voidaan tarkastella klikkaamalla vastausnäkymästä Arkistovastaukset -painiketta. Kuva 27, Vaihda status

Sivu 20/25 7.1 Vastausten tarkastelu Excel-tiedostona Vastauksia voidaan tarkastella myös Excel-ohjelmassa vastausten alla olevan linkin kautta. Kuva 28, Vastaukset 7.2 Vastausten tarkasteleminen yhteenvedon kautta Vastauksia voidaan tarkastella myös yhteenvedon kautta. Yhteenveto vastauksista saadaan esille klikkaamalla joko lomakkeen lopussa olevaa -kuvaketta tai valitsemalla lomakkeen ja klikkaamalla Yhteenveto - nappia. Saapuneet vastaukset on listattu kenttien mukaisesti. Yhteenvedosta nähdään vastausten jakauma eli prosenttiluvut kutakin vaihtoehtoa kohden. Jos kyseessä on vastaus, jota ei voida jaotella selkeästi ryhmiin, esimerkiksi avoin tekstikenttä, vastaukset saadaan näkyviin kyseisen kentän kohdalta Katso kaikki n erilaista vastausta -linkistä. Samoin jos johonkin jaoteltavissa olevaan kenttään on vastattu poikkeavasti, erilaiset vastaukset saadaan linkkiä klikkaamalla tarkasteltaviksi.

Sivu 21/25 Kuva 29, Yhteenveto 8 LOMAKKEEN KOPIOINTI Olemassa oleva lomake kenttineen voidaan kopioida pohjaksi uudelle lomakkeelle. Kopioitava lomake valitaan ja klikataan Form Designerin etusivulla olevaa Kopio -painiketta, jonka jälkeen kopioitu lomake näkyy avointen lomakkeiden listassa alkuperäisen lomakkeen nimellä ja Copy -tiedolla. Kuva 30, Kopiointi

Sivu 22/25 9 ARKISTOIDUT LOMAKKEET Lomakkeet voidaan arkistoida niille varattuun arkistoon. Arkistossa jo olevia lomakkeita pääsee katsomaan Arkisto -napista. Kuva 31, Arkistoidut lomakkeet Arkistointinäkymä on samankaltainen kuin avoimien eli käytettävissä olevien lomakkeiden näkymä. Arkistoituja lomakkeita voidaan käsitellä samalla tavalla kuin avoimiakin lomakkeita. Takaisin Form Designerin etusivulle päästään Avoimet lomakkeet - painikkeen kautta. Lomakkeita voidaan siirtää arkistoon lomakkeen näkyvyysmääritysten kautta (kts. Lomakkeen näkyvyys). Samalla tavalla lomake voidaan siirtää takaisin avoimien lomakkeiden listaukseen. Arkistoituja lomakkeita ei voida lisätä verkkopalveluun. Lomake on ensin muutettava avoimeksi näkyvyysmäärityksiä muokkaamalla.

Sivu 23/25 10 LOMAKKEEN LIITTÄMINEN VERKKOPALVELUUN Valmiin lomakkeen liittäminen verkkopalveluun tapahtuu Content Managerin kautta. Lomaketta varten luodaan oma sivunsa, johon lomake voidaan liittää. Lomakesivua varten uuden alisivun lisäyksessä on - kuvake. Kuva 32, Content Manager Kuvaketta klikkaamalla uuden sivun luonti käynnistyy kuten tavallistenkin alisivujen luonti.

Sivu 24/25 Kuva 33, Lomakesivun lisääminen Sivulle määritetään nimi, näkyvyys ja mahdollinen aikarajoitus. Sivupohjana käytetään lomakkeelle tarkoitettua sivupohjaa, joka tulee myös suorana ehdotuksena lomakesivua luodessa. Kategorian kieleksi valitaan verkkopalvelun osiossa käytettävä kieli, jolloin lomakkeessa olevat kiinteät tekstit kuten Lähetä -napin teksti ja Pakollinen -tiedot tulevat lomakkeeseen oikealla kielellä. Määritysten jälkeen klikataan Lisää -nappia. Kuva 34, Lomakesivun sisältö Lomakesivun sisällöksi valitaan jokin avoimista lomakkeista. Jos lomakkeen vastauksista halutaan tietoa sähköpostiin, voidaan saapuvalle sähköposti-ilmoitukselle määrittää otsikko Title of E-mail -kenttään. Samoin voidaan määrittää lähettäjätieto Sender of E-mail -kenttään. Jos kenttiin ei laiteta arvoja, saapuvassa sähköpostissa käytetään oletuksena Form Designerissa asetettuja arvoja. Sähköposti-ilmoituksen vastaanottajat määritetään Recipients - kenttään. Vastaanottajat voidaan määritellä myös lomakkeen tietoihin (ks. Lomakkeen lisääminen). Lomakkeen lähetyksen jälkeen lähettämisestä tulee automaattinen

Sivu 25/25 ilmoitus, jonka jälkeen palataan automaattisesti lomakesivulle. Jos kuitenkin halutaan ohjata käyttäjät jollekin muulle sivulle, esimerkiksi palvelun etusivulle, voidaan sivun osoite määrittää Forward url - kenttään. Lopuksi tiedot tallennetaan Save -painikkeella. 11 LISÄTIETOJA Ambientia Oy Visamäentie 35 13100 HÄMEENLINNA puh. (03) 630 020 Fax (03) 630 0260 asiakaspalvelu@ambientia.fi http://www.ambientia.net/