KELATILITYSTEN KÄYTTÖLIITTYMÄN OHJE Ohje sähköisten ja tavallisten Kela-tilitysten tekemiseksi 2013
2 / 13 SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO... 3 1.1.1. Sähköiset suorakorvaustilitykset 3 1.1.2. Suuhygienistin paperiset tilitykset 3 1.1.3. Erityiskorvattavat tilitykset 3 1.2. KELA-TAPAHTUMAN TILA... 3 1.3. KELA-TILITYSTEN KÄYTTÖLIITTYMÄN AVAAMINEN... 3 2. KÄSITTELYIKKUNAN KÄYTTÖ... 4 2.1. SUORITTAJAN VALINTA PUURAKENTEESTA... 4 2.1.1. Suorittajan Kela-tapahtumien näkymät 4 2.1.2. Vanhan kelakoonnin valinta 4 3. KELATILITYKSEN TEKO, PIKAOHJE... 5 3.1. PAPERISEN TILITYKSEN TEON VAIHEET... 5 3.2. SÄHKÖISEN TILITYKSEN TEON VAIHEET... 5 4. SÄHKÖISEN KELATILITYKSEN TEKO... 6 5. PAPERISEN KELATILITYKSEN TEKO... 8 6. KELAN KORVAUSMAKSUJEN MERKITSEMINEN... 9 6.1. TILITYS HYVÄKSYTTY, VIITEAINEISTON LUKU KÄYTÖSSÄ... 9 6.2. TILITYS HYVÄKSYTTY, VIITEAINEISTON LUKU EI KÄYTÖSSÄ... 9 6.3. TILITYS HYVÄKSYTTY OSITTAIN... 9 6.3.1. Kelakorvausten hyväksyminen täysimääräisinä 9 6.3.2. Kelakorvausten hyväksyminen osittaisena ja väärän korvauksen veloittaminen asiakkaalta 10 6.3.3. Kelakorvauksen hyväksyminen tappiona 11 6.3.4. Poikkeava Kelakorvaus laskutetaan asiakkaalta 11 7. APUTOIMINTOJA... 12 7.1. LASKUN KELA-KORVAUSMAKSUN POISTAMINEN... 12 7.2. LASKUN POISTAMINEN KELA-KOONNISTA... 12 7.3. LASKUN POISTAMINEN KELAAN LÄHTEVIEN LISTALTA... 13
3 / 13 1. JOHDANTO Kelan korvauskäsittely -ikkuna korvaa laskujen käsittelyn kautta tehdyt tilitykset. Käyttöliittymän kautta voidaan tehdä sekä sähköiset tilitykset että paperiset tilityslomakkeet. 1.1.1. Sähköiset suorakorvaustilitykset Sähköisen Kela-tilityksen voi tehdä vain hammaslääkärin Kelan suorakorvauksen piirissä olevista käynneistä. 1.1.2. Suuhygienistin paperiset tilitykset Suuhygienistin hoidosta ei sähköistä tilitystä voi tehdä. Tilitys tehdään perinteisesti paperilomakkeena. 1.1.3. Erityiskorvattavat tilitykset Erityiskorvattavat hoidot tilitetään tavallisena paperilomakkeena. 1.2. Kela-tapahtuman tila Kela-tapahtuman tila kertoo, missä vaiheessa käsittelyä tapahtuma on. Tila Lähtevät Käsittelyssä Hyväksytyt Hylätyt Selite Kela-tapahtuma odottaa lähetystä Kelaan Kela-tapahtuma on lähetetty Kelaan Kela-tapahtuma on hyväksytty(maksettu) kokonaan tai osittain Kela-tapahtuma on hylätty; Kela ei korvannut tapahtumaa 1.3. Kela-tilitysten käyttöliittymän avaaminen Kelan tilitykset tehdään Kelan korvauskäsittely-käyttöliittymän kautta. Käyttöliittymä löytyy Hoitohuone-ohjelmasta, Laskutus-ylävalikosta.
4 / 13 2. KÄSITTELYIKKUNAN KÄYTTÖ Korvauskäsittely käyttää puurakennetta, jossa organisaation hoitolat ja niissä työskentelevät henkilöt näkyvät puurakenteessa ikkunan vasemmassa laidassa. 2.1. Suorittajan valinta puurakenteesta Valitse haluamasi hoitola puurakenteesta. Valitse hoitolan alta haluamasi suorittaja. Alla olevassa esimerkkikuvassa on valittu Nummi-Pusulan laboratorio ja suorittajaksi on otettu Testi Testilääkäri. 2.1.1. Suorittajan Kela-tapahtumien näkymät Suorittajan Kela-tapahtumia voi tarkastella niiden tilan mukaisesti valitsemalla kyseinen oksa puurakenteesta. 2.1.2. Vanhan kelakoonnin valinta Vanhan kelakoonnin voi valita suorittajan alta Kelakoonti-oksasta.
5 / 13 3. KELATILITYKSEN TEKO, PIKAOHJE Tilitys Kelaan tehdään yhdestä tai useammasta Kela-tapahtumasta (suorakorvaus-laskusta). Tilitykset tehdään joko paperisena lomakkeena (suuhygienistit, erityiskorvattava hoito) tai sähköisenä (hammaslääkärit, jos sopimus sähköisestä suorakorvauksesta on tehty). 3.1. Paperisen tilityksen teon vaiheet 1. Valitaan halutun suorittajan Lähtevät-oksa 2. Halutut laskut valitaan listalta ja Painetaan Tilitys-painiketta 3. Valitaan tilityksen käyttämä valtakirjasopimus (yritys, hoitola tai suorittaja) ja paina Jatka. 4. Tulostetaan kelakoonti-lomake 5. Toimitetaan kelakoonti-lomake ja laskujen suorakorvaus-kaavakkeet Kelaan 3.2. Sähköisen tilityksen teon vaiheet 1. Valitaan halutun suorittajan Lähtevät-oksa 2. Halutut laskut valitaan listalta, painetaan Sähköinen tilitys -painiketta ja hyväksytään tilityksen teko 3. Valitaan tilityksen käyttämä valtakirjasopimus (yritys, hoitola tai suorittaja) ja paina Jatka. 4. Tulostetaan kelakoonti-lomake 5. Ohjelma siirtyy lähetettävään aineistoon: painetaan Tilitystietojen välitys-painiketta ja Kopioidaan siirtotiedoston polku leikepöydälle 6. Ohjelma avaa Kelan tilitystietojen välitys-palvelun, kirjaudutaan Katso-tunnuksilla sisään 7. Valitaan tilitystietojen välitys, liitetään siirtotiedoston polku tiedosto-kohtaan, lähetetään aineisto 8. Toimitetaan kelakoonti-lomake ja laskujen suorakorvaus-kaavakkeet Kelaan
6 / 13 4. SÄHKÖISEN KELATILITYKSEN TEKO Sähköinen Kelatilitys tehdään suorittaja- ja hoitolakohtaisesti. 1. Valitaan halutun suorittajan Lähtevät-oksa. 2. Valitaan halutut laskut. Painamalla Valitse kaikki voidaan helposti valita kaikki lähettämistä odottavat laskut. Voit poimia yksittäisiä laskuja ctrl-painiketta pohjassa pitämällä. Paina Sähköinen tilitys -painiketta ja hyväksy tilityksen teko painamalla Tee sähköinen tilitys. Ohjelma tekee laskuista Kelan ohjeiden mukaisen sähköisen siirtotiedoston. 3. Valitse tilityksen käyttämä valtakirjasopimus (yritys, hoitola tai suorittaja) ja paina Jatka. Ohjelma tekee nyt sekä perinteisen paperilomakkeen että sähköisen siirtoaineiston. 4. Tulostetaan kelakoonti-lomake. Ohjelma siirtyy seuraavaksi juuri luotuun Kela-koontiin.
7 / 13 5. Painetaan Tilitystietojen välitys -painiketta. Painike avaa Kelan välitystietopalvelun. Ohjelma kysyy samalla, kopioidaanko siirtotiedoston polku leikepöydälle. Leikepöydältä siirtotiedoston polku on helppo liittää Lähetyspalvelun nettisivulle. Valinnan jälkeen ikkuna sulkeutuu. 6. Ohjelma avaa Tilitystietojen välityspalvelun nettisivun. Jatka palvelun kirjautumiseen. 7. Kirjaudu palveluun Katso-tunnuksilla. Palvelussa Liitä siirtotiedoston polku leikepöydältä tiedoston valinta-kohtaan (liittäminen: ctrl+v tai hiiren oikean napin valikosta Liitä). 8. Toimitetaan Kelakoonti ja suorakorvaustulosteet allekirjoitettuna Kelaan.
8 / 13 5. PAPERISEN KELATILITYKSEN TEKO Paperinen Kelatilitys tehdään suorittaja- ja hoitolakohtaisesti. 1. Valitaan halutun suorittajan Lähtevät-oksa. 2. Valitaan halutut laskut. Painamalla Valitse kaikki voidaan helposti valita kaikki lähettämistä odottavat laskut. Voit poimia yksittäisiä laskuja ctrl-painiketta pohjassa pitämällä. Paina Tilitys-painiketta ja hyväksy tilityksen teko. 3. Valitse tilityksen käyttämä valtakirjasopimus (yritys, hoitola tai suorittaja) ja paina Jatka. Ohjelma tekee avaa ruudulle paperisen kelakoonti-lomakkeen. 4. Tulostetaan kelakoonti-lomake. 5. Toimitetaan Kelakoonti ja suorakorvaustulosteet allekirjoitettuna Kelaan.
9 / 13 6. KELAN KORVAUSMAKSUJEN MERKITSEMINEN Kun Kela on käsitellyt tilityksen ja selvitysosat lähettää se vastauksena tilityserittelyn. Tilityserittelyssä käsitellään korvauksen myöntäminen ja myöntämättä jättämisen perustelut. 6.1. Tilitys hyväksytty, viiteaineiston luku käytössä Mikäli Kela korvaa tilityksen täysimääräisenä, tulevat korvausmerkinnät viitemaksuaineiston kautta. Tässä tilanteessa ei normaalisti tarvitse tehdä mitään toimia. 6.2. Tilitys hyväksytty, viiteaineiston luku ei käytössä Mikäli Kela korvaa tilityksen täysimääräisenä, mutta viiteaineiston luku ei ole käytössä, katso korvausmaksujen merkitseminen kappaleesta 6.3.1. 6.3. Tilitys hyväksytty osittain Tilityserittelystä nähdään, mitkä laskut korvattiin täysimääräisinä ja mitkä poikkeavina. Mikäli Kela ei myönnä korvauksia täysimääräisinä, korvaukset merkitään käsin. Avaa Kelan korvauskäsittely. Valitse hammaslääkärin (SV126-oksa) tai suuhygienistin (SV3SHS-oksa) Kela-jono. Valitse SV- 132 erä, jonka korvaukset haluat merkitä. Nämä laskut ovat käsittelemättä. Valitse erä jonka Kela maksuja haluat käsitellä K = Käsittelyssä V= Valmis (Kelakorvaus on merkitty tai veloitettu asiakkaalta) Hyväksytty ja Poikkeava korvaus -kuittaus voidaan tehdä usealle laskulle samanaikaisesti shift- ja ctrl-painikkeita käyttäen. 6.3.1. Kelakorvausten hyväksyminen täysimääräisinä Valitse haluamasi lasku(t), jotka Kela on korvannut kokonaan ja paina Hyväksytty. Valitse maksupäivä jolloin rahat tulivat tilille (ohjelma saattaa ehdottaa viiteaineiston perusteella oikeaa päivää) ja paina OK. Ohjelma kysyy vielä varmistuksen, hyväksy myös se.
10 / 13 6.3.2. Kelakorvausten hyväksyminen osittaisena ja väärän korvauksen veloittaminen asiakkaalta Poikkeava korvaus -kuittaus tarkoittaa, että Kela on korvannut potilaan hoidon osittain (tai ei ollenkaan). Korvauksen arkistointi pitää tehdä jokaiselle poikkeavasti korvatulle laskulle erikseen. Mikäli olet valinnut useita laskurivejä, siirtyy ohjelma aina seuraavan laskun korvauksen arkistointiin kun edellinen arkistointi on valmis. Loppuosa korvauksesta voidaan: Arkistoida tappiona Veloittaa asiakkaalta Valitse haluamasi lasku(t) jota Kela ei ole korvannut kokonaan ja paina Poikkeava korvaus. Laita Korvaus-kenttään Kelan korvaama summa ja paina Hyväksy. Laita Summa kenttään poikkeava korvaus. (Alkuperäinen korvaus 12.00, Kelan hyväksymä korvaus esim. 0.00 tai 5.45 ) Hyväksy poikkeava-tapahtuma: Seuraavaksi ohjelma kysyy, merkitään poikkeus tappioksi vai laskutetaanko se asiakkaalta.
11 / 13 6.3.3. Kelakorvauksen hyväksyminen tappiona Jos Kelakorvaus päätetään merkitä tappioksi (esimerkiksi summa on niin pieni, että sen käsittely olisi kalliimpaa kuin tappioksi merkitseminen, tai kyseessä on virheellinen korvaushakemus), painetaan Tappio. Tappio-merkinnälle tulee valita syy (Ei peritä, luottotappio jne.) sekä antaa selite. Lopuksi painetaan Hyväksy. 6.3.4. Poikkeava Kelakorvaus laskutetaan asiakkaalta Jos poikkeavan Kelakorvauksen erotus laskutetaan asiakkaalta, painetaan Laskuta. Tällöin ohjelma tulostaa laskun, jossa näkyy hoidon alkuperäinen korvaus, Kelan maksama poikkeava korvaus sekä asiakkaan maksettavana summana korvausten erotus.
12 / 13 7. APUTOIMINTOJA Näillä aputoiminnoilla voidaan käsitellä kelatapahtumien ongelmatilanteita. 7.1. Laskun Kela-korvausmaksun poistaminen Mikäli laskulle on jo merkitty Kelakorvaus, mutta se halutaan poistaa (korvaus pitää muuttaa osakorvaukseksi tai lasku merkittiin virheellisesti korvatuksi), voidaan oikean hiirennapin valikosta valita Palauta käsittelyyn. Tämä poistaa laskulta korvauksen maksutapahtuman. 7.2. Laskun poistaminen Kela-koonnista Mikäli haluat poistaa laskun Kelakoonnista, valitse haluamasi Kelakoonti, paina laskurivin päällä oikeaa hiirennappia ja valitse Palauta lähteviin. Ohjelma poistaa laskun Kelakoonnista. Voit nyt tulostaa paperisen Kelakoonnin uudestaan tai tehdä sähköisen tilityksen sekä tilitystiedoston siirron uudestaan. Poistettu lasku ei näy aineistossa enää. Tätä toimintoa käytetään, kun: Kela-koontiin on tullut lasku, jonka asiakas ei ole oikeutettu korvauksiin (esimerkiksi sairaskassa, jota asiakas ei ilmoittanut) Kela-koonti halutaan lähettää ilman jotain tiettyä laskua (esimerkiksi OP-asiakas unohti ilmoittaa, että tulee ostopalveluun) Toimintoa ei saa käyttää, jos Kela on jo käsitellyt aineiston ja myöntänyt korvauksen laskulle.
13 / 13 7.3. Laskun poistaminen Kelaan lähtevien listalta Tätä toimintoa käytetään, kun lasku halutaan poistaa kokonaan Kelaan lähtevistä laskuista. Toiminnon voi tehdä vain suorittajan Lähtevät-kelahaarassa. Paina laskun päällä oikeaa hiirennappia ja valitse Poista jonosta. Huomaa, että laskun toimenpiteitä ei enää saa Kela-korvattavien piiriin ellei laskua mitätöidä ja laskuteta uudelleen.