Kuljetus-Lastu Laskutusohjelman asennus- ja käyttöohje IT-Apu Lahtiluoma Karhuniityntie 16 02810 Espoo Myynti/Tuki 050 491 3771 petri.lahtiluoma@itapu-lahtiluoma.fi
TERVETULOA TUTUSTUMAAN KULJETUS-LASTU-LASKUTUSOHJELMAAN! Kuljetus-Lastu-laskutusohjelma on kehitetty kahden kuljetusyrittäjän kuvaamien tarpeiden perusteella. Jatkossa ohjelmaa tullaan kehittämään asiakkaitteni palautteen pohjalta. Ohjelmaa saa kokeilla veloituksetta 30 päivän ajan, jonka jälkeen ohjelmalla ei voi tulostaa laskuja ellei sitä ole rekisteröity asianmukaisesti. Ohjelman rekisteröinti oikeuttaa ohjelman täyteen käyttöoikeuteen saamaan ensimmäisen vuoden ohjelmapäivitykset veloituksetta Rekisteröinnissä tarvittavan lisenssitunnuksen ja -avaimen saa tilaamalla osoitteesta: IT-Apu Lahtiluoma Karhuniityntie 16 02810 Espoo Puh: 050 491 3771 Sähköposti: petri.lahtiluoma@itapu-lahtiluoma.fi
SISÄLLYSLUETTELO Tervetuloa tutustumaan Kuljetus-lastu-laskutusohjelmaan!... 2 Sisällysluettelo... 3 1. Järjestelmävaatimukset... 4 2. Ohjelman asennus... 4 3. Ohjelman käyttöönotto... 8 3.1. Yrityksen tietojen syöttäminen... 8 3.2. Ohjelman rekisteröinti... 10 4. Ohjelman käyttö... 12 4.1. Uuden laskun tekeminen... 12 4.1.1. Maksaja-välilehti... 12 4.1.2. Valitse asiakas-ikkuna... 13 4.1.3. Erittely-välilehti... 13 4.1.4. Laskutus-välilehti... 14 4.1.5. Laskun esikatselu... 15 4.1.6. Laskun tulostaminen... 16 5. Laskujen hallinnointi... 17 6. Asiakkaan tietojen ylläpito... 18 6.1. Asiakasrekisterin hallinta... 18 7. PDF-tulostimen asentaminen ja PDF-tiedoton lähettäminen sähköpostilla... 19 7.1. CutePDF Printer ohjelman asentaminen... 19 7.2. Laskun tulostaminen PDF-muotoon eli Cute PDF Printer ohjelman käyttäminen... 20 7.2.1. PDF-muotoisen laskun lähettäminen sähköpostilla... 21
1. Järjestelmävaatimukset Minimivaatimukset: PII 450 Mhz, 128 MB, Windows 98 tai uudempi, vapaata kovalevytilaa vähintään 20 MB 2. Ohjelman asennus Asennusohjelma käynnistyy automaattisesti, kun CD:n laittaa CD-asemaan. Jos näin ei tapahdu, klikkaa Käynnistä Suorita ja kirjoita avautuvaan ikkunaan E:\Setup.exe (olettaen että E on CD asemasi) ja klikkaa OKpainiketta. Asennusohjelma käynnistyy ja avautuu alla oleva ikkuna. Klikkaa OK
Klikkaa Seuraava Lue käyttöoikeussopimus. Klikkaa Hyväksyn sopimuksen ja tämän jälkeen Seuraava.
Klikkaa Seuraava Klikkaa Seuraava
Klikkaa Seuraava Klikkaa Asenna
Klikkaa Lopeta Asennus on nyt suoritettu. 3. Ohjelman käyttöönotto Ohjelman käynnistyskuvake löytyy työpöydältäsi 3.1. Yrityksen tietojen syöttäminen Avaa ohjelma ja siirry Yrityksen tiedot-ikkunalle (klikkaa Perustiedot Yrityksen tiedot)
Täytä yrityksesi tiedot mahdollisimman täydellisesti, koska valtaosa tiedoista tulostuu laskulle. Laskutusperusteista (tunti-, kpl-, paino-, km-, m3- ja lava m-veloitus) syötä vain ne joita tarvitset ja käytät. Polttoaine- ja laskutuslisä ovat myös valinnaisia. Ohjelma aloittaa laskujen numeroinnin ykkösestä. Jos ohjelma otetaan käyttöön kesken tilikauden voi olla tarvetta muuttaa kohtaa seuraava laskunumero. Seur.laskunro kentän saat aktivoitua kaksoisklikkaamalla kentän otsikkoa. Jos haluat käyttää tulosteen vasemmassa yläkulmassa yrityksesi logoa, klikkaa Logo-painiketta. Jos Logoa ei käytetä, niin tulosteen yläkulmaan tulee yrityksen nimi.
Valitse logo-tiedosto ja klikkaa Avaa. Lopuksi tallenna tiedot klikkaamalla Tallenna ja Poistu-painiketta 3.2. Ohjelman rekisteröinti Ohjelmaa voi käyttää veloituksetta 30 päivän ajan, jonka jälkeen laskujen tulostaminen estyy, ellei sitä ole rekisteröity asianmukaisesti. Rekisteröinti suoritetaan klikkaamalla Ohje Rekisteröinti.
Syötä avautuvaan ikkunaan Lisenssitunnus ja Lisenssiavain. Lopuksi klikkaa Rekisteröi. Sulje Rekisteröinti-ikkuna klikkaamalla rasti (x) painiketta. Rekisteröinnin onnistumisen voi tarkistaa kohdasta Ohje - Tietoja ohjelmasta
4. Ohjelman käyttö 4.1. Uuden laskun tekeminen Aloita laskun tekeminen klikkaamalla joko Uusi lasku kuvaketta klikkaamalla valikosta Tiedosto Uusi. tai Myös näppäinyhdistelmä Ctrl+N aloittaa uuden laskun. 4.1.1. Maksaja-välilehti Täytä Maksaja-lehdelle maksajan tiedot. Asiakasnumeroa ei voi itse syöttää, sen ohjelma muodostaa automaattisesti. Kaikki asiakkaan tiedot tallentuvat asiakasrekisteriin. Jos teet uutta laskua asiakkaalle, jota olet jo aiemmin laskuttanut, voit valita asiakkaan klikkaamalla Hae asiakas painiketta, jolloin avautuu Valitse asiakas ikkuna (ks. kohta 4.1.2). Kun tiedot on asianmukaisesti syötetty, klikkaa Seuraava-painiketta jolloin avautuu Erittely-lehti (ks. kohta 4.1.3).
4.1.2. Valitse asiakas-ikkuna Asiakkaan valinta tapahtuu klikkaamalla asiakkaan riviä, jolloin rivin eteen ilmestyy väkäset (>>). Tämän jälkeen asiakkaan tiedot siirtyvät Maksajalehdelle, kun klikkaa Valitse-painiketta. 4.1.3. Erittely-välilehti Laskutusperuste-alasvetovalikosta löytyvät ne perusteet, jotka syötit yrityksen tietojen yhteydessä. Jos samalla syötit polttoainelisän ja laskutuslisän, näkyvät näidenkin valintaruudut näytön alaosassa. Valitse laskutettavan tapahtuman alkamispäivä ja tarvittaessa loppumispäivä. Valitse myös käytettävä laskutusperuste. Tämän jälkeen syötä tapahtuman selite, laskutusmäärä ja alennus-%. Halutessasi voit myös
muuttaa á veloitusta. Lopuksi klikkaa Lisää/Tallenna-painiketta, jolloin tapahtuman tiedot siirtyvät sivun keskiosan listalle. Jos haluat muuttaa tai korjata tapahtumaa, klikkaa listalta haluttua riviä, jolloin sen eteen ilmestyy X. Nyt voit klikata Muokkaa-painiketta, jolloin tapahtuman tiedot ilmestyvät yllä oleviin syöttökenttiin. Poista-painikkeella poistat virheellisen rivin. Järjestelmä laskee automaattisesti listalle vietyjen tapahtumien yhteissumman Rivit yhteensä-kenttään. Laskun loppusumma näkyy Lasku yhteensäkentässä. 4.1.4. Laskutus-välilehti Kun kaikki laskutapahtumat on syötetty, klikkaa Seuraava-painiketta jolloin avautuu Laskutus-lehti (ks. kohta 4.1.4). Laskunumero, Viitenumero ja Laskutuspäivä kohtiin ei käyttäjä voi syöttää mitään, järjestelmä täyttää ne automaattisesti. Asiakkaan viite tulostuu laskulle. Tulosta Lasku painike aktivoituu vasta kun Valmis laskutettavaksi kohtaan on laitettu rasti. Tulosta Lasku -painike avaa laskun esikatselun (ks kohta 4.1.5).
4.1.5. Laskun esikatselu Laskun tulostus aloitetaan klikkaamalla ikkunan vasemmassa yläkulmassa olevaa tulostus-painiketta (ks kohta 4.1.6). Jos lasku on niin pitkä, että se ei mahdu yhdelle sivulle, saa muut sivut näkyville ikkunan alaosassa olevilla nuoli-painikkeilla. Laskun esikatselu -ikkuna suljetaan oikean yläkulman rasti-painikkeesta.
4.1.6. Laskun tulostaminen Tarkista että kohdassa Kopioiden määrä on oikea lukumäärä. Jos yleensä haluat tulosteita enemmän kuin yhden (esim. yksi asiakkaalle ja yksi kirjanpitoon) voit Yrityksen tiedot ikkunalla (ks. kohta 3.1) valita haluamasi määrän, jolloin Kopioden määrä kohdassa on valmiiksi haluamasi lukumäärä. Valitse haluamasi kirjoitin ja klikkaa Tulosta painiketta. Jos haluat tulostaa laskun PDF-tiedostoon ja lähettää sen asiakkaalle tai kirjanpitäjälle sähköpostilla, valitse kirjoittimeksi CutePDF printer. Tästä on kerrottu enemmän kohdassa 7.
5. Laskujen hallinnointi Laskujen hallinnointi ikkunan saat avattua mm. klikkaamalla Tiedosto Hallinnoi laskuja. Oletuksena tällä ikkunalla näkyvät kaikki laskut, jotka järjestelmään on syötetty. Valitsemalla Maksamattomat, kohdassa Listan sisältö ja klikkaamalla Näytä painiketta saadaan näytölle listatuksi vain ne laskut, joita ei ole merkitty maksetuiksi. Lasku voidaan merkitä maksetuksi klikkaamalla laskun rivin lopussa olevaa Maksettu-saraketta, jolloin ko. rivin sarakkeeseen tulee X. Klikkaamalla uudelleen ko. saraketta X-merkintä poistuu. Maksutietojen muutokset tallennetaan klikkaamalla Tallenna maksutiedot painiketta. Aiemmin tehty lasku saadaan avattua esim. muutoksia varten klikkaamalla ensin ko. rivin edessä olevaa numero-saraketta ja klikkaamalla sen jälkeen Avaa lasku painiketta. Vastaavasti lasku poistetaan klikkaamalla Poista lasku painiketta. Tämä ikkuna suljetaan Sulje painikkeella.
6. Asiakkaan tietojen ylläpito Jos asiakkaan, jolle aiemmin on jo laskuja lähetetty, osoitetiedot muuttuvat voi muutoksen tehdä helposti asiakas-rekisterin kautta. Asiakas rekisteri avataan klikkaamalla Peurstiedot Asiakasrekisteri. Valitse listalta haluamasi asiakas ja klikkaa riviä, niin että sen eteen ilmestyy väkäset (>>). Klikkaa Muokkaa painiketta, jolloin avautuu asiakasrekisterin hallinta-ikkuna (ks. kohta 6.1). Ikkunasta poistutaan Peruuta painikkeella. 6.1. Asiakasrekisterin hallinta Tällä ikkunalla voidaan muuttaa olemassa olevan asiakkaan tietoja (Muokkaa painike), poistaa asiakkaan tiedot ohjelman rekisteristä (Poista painike) ja lisätä rekisteriin uusia asiakkaita (Uusi painike). Kunkin toimenpiteen jälkeen tehty muutos pitää tallentaa Tallenna painikkeella. Ikkunasta poistutaan Sulje painikkeella.
7. PDF-tulostimen asentaminen ja PDF-tiedoston lähettäminen sähköpostilla. Ohjelman mukana tulee ilmainen apuohjelma CutePDF Printer (versio 1.1), joka mahdollistaa laskun tulostamisen PDF-muotoon. Apuohjelman on valmistanut amerikkalainen Acro Software Inc. CutePDF Printer -ohjelman uusimman version voi ladata internetistä osoitteesta http://www.cutepdf.com/products/cutepdf/writer.asp. Käyttäjä asentaa ja ottaa käyttöönsä CutePDF Printer -ohjelman aina omalla vastuullaan. 7.1. CutePDF Printer ohjelman asentaminen Klikkaa Apuohjelmat Asenna PDF-tulostin, jolloin käynnistyy ohjelman asennusohjelma. Klikkaa OK ja seuraa näytön ohjeita.
7.2. Laskun tulostaminen PDF-muotoon eli Cute PDF Printer ohjelman käyttäminen Jos haluat tulostaa laskun PDF-tiedostoon ja lähettää sen asiakkaalle tai kirjanpitäjälle sähköpostilla, valitse laskun tulostamisen (ks. kohta 4.1.6) yhteydessä kirjoittimeksi CutePDF printer. HUOM! Tulostettaessa PDF-muotoon on kopioiden määrä asetettava yhdeksi. Klikkaa Tulosta painiketta.
Valitse haluamasi tallennus paikka ja anna haluamasi tiedoston nimi. Klikkaa Tallenna painiketta. Nyt lasku on tallennettu PDF-muotoon. 7.2.1. PDF-muotoisen laskun lähettäminen sähköpostilla Siirry kansioon, johon laskun tallensit. Esimerkki tapauksessa lasku tallennettiin työpöydälle Lasku nro 8 nimellä. Vie hiiri laskutiedoston päälle ja klikkaa sitä hiiren kakkos-painikkeella, jolloin avautuu alla olevan kuvan mukainen valikko.
Valitse listalta Lähetä Sähköpostin vastaanottaja, jolloin sähköpostiohjelma avautuu.