Pöytäkirja 1(5) HALLITUKSEN KOKOUS 1/2018 AIKA Keskiviikko klo 18.30 PAIKKA LÄSNÄ Mäntyniementie 1, Karhu-sali Hallitus Linnolahti Jarno, puheenjohtaja Asikainen Lauri Lahti Anneli Loisa Kirsi Mikkonen Pasi 11 - Piipponen Mitja Sarola Riitta Hallituksen varajäsenet Pulkkinen Anneli Nevalainen Pirjo 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2 Edellisen kokouksen (20.12.2017) pöytäkirjan tarkastaminen Pöytäkirja on luettavissa osoitteessa www.joensuunjaakarhut.fi/fi/seura/hallinto/hallituksen+kokoukset/ Pöytäkirja hyväksyttiin. 3 Puheenjohtajan tilannekatsaus Puheenjohtaja palautti mieliin seuran vakiintuneita käytänteitä ja toimintalinjauksia sekä muita käytännön toimintaan liittyviä keskeisiä asioita. 4 Esityslistan vahvistaminen Esityslista hyväksyttiin muutoksitta. 5 Mäntyniemitoimikunnan organisointi ja täydentäminen - koordinaattori ja yhteyshenkilö hallitukseen: o seuran varapuheenjohtaja - kympit: o Vilho Nuutinen ja Liisa Helle jäsenet: Kari Helotie, Teuvo Ikonen, Riitta Kankkunen, Tuula Kanninen, Juhani Kulmala, Ilpo Mähönen, Eeva-Riitta Palander, Raimo Pitkänen, Nadja Razumovskaya, Sirpa Rieppo, Eilert Sörgaard, Elena Turunen ja Kirsti Turunen
Pöytäkirja 2(5) 6 Hallituksen toimihenkilöiden valinta Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Puheenjohtaja johtaa puhetta hallituksen kokouksessa. Hän edustaa seuraa sekä valvoo sen etuja. Hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja hoitaa nämä tehtävät. Seuran nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompi kumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja sihteerin. Hallitus valitsee rahastonhoitajan, joka voi olla hallitukseen kuulumatonkin jäsen. Varapuheenjohtaja Pasi Mikkonen Sihteeri Anneli Lahti Rahastonhoitaja Riitta Sarola 7 Muutosilmoitukset yhdistysrekisteriin ja pankkiin Puheenjohtaja tekee tarvittavat muutokset yhdistysrekisteriin. 8 Katsaus taloustilanteeseen ja jäsenmäärään Taloustilanne I/2018 I/2017 Etutili 150 000 65 039 Käyttötili 26 790 17 911 Yhteensä 176 790 82 950 Jäsenmäärä 2017 1428 (2016 1306) Kertarannekkeiden myynti XII/2017 1291 (XII/2016 1344) Kertarannekkeiden myynti 2017 10183 (2016 9256)
Pöytäkirja 3(5) 9 Kävijäseuranta Kävijätilasto 2017 kuukausi miehet naiset yhteensä tammikuu 5 000 (arvio) 6 500 (arvio) 11 500 helmikuu 5 100 6 500 11 600 maaliskuu 5 600 6 500 12 100 huhtikuu 5 900 5 400 11 300 toukokuu 4 800 5 400 10 200 kesäkuu 3 100 4 100 7 200 heinäkuu 3 100 4 500 7 600 elokuu 2 500 4 000 6 500 syyskuu 4 700 4 700 9 400 lokakuu 5 400 5 600 11 000 marraskuu 5 800 6 000 11 800 joulukuu 5800 6300 12 100 yhteensä 56 800 65 500 122 300 10 Toimikunnan kuulumiset ja hallituksen terveiset toimikunnalle Kuultiin kuulumiset. 11 Hallituksen jäsenten kuulumiset Kuultiin kuulumiset. 12 Rakennustoimikunnan kuulumiset Tarjouspyyntökilpailutus aloitetaan viikolla 2. Tarjoukset ja rakennustoimikunnan esitys hallitukselle saataneen helmikuun loppuun mennessä. 13 Hallituksen toimihenkilöiden tehtäväjako kokousten valmistelu pj/sihteeri kokousten tarjoilun organisointi sihteeri jäsenrekisteri pj/rahastonhoitaja/sihteeri/it-tuki tiliotteiden tarkastaminen rahastonhoitaja rannekeautomaatti /rahastonhoitaja/muut sovitut henkilöt kävijälaskuri vpj/rahastonhoitaja/it-tuki avaimet/avainrekisteri pj/talonmies tilojen vuokraus ja laskutukset pj/sihteeri IT-tuki (mm. www-sivut) Jukka Vuorinen/Mitja Piipponen talomiehen työtehtävät valvonnan organisointi seuran etujen valvonta muiden tehtävien organisointi
Pöytäkirja 4(5) 14 Toimintasuunnitelmassa esitettyjen tilaisuuksien organisoinnin vastuuttaminen SM-kilpailut ulkoilupäivä vappusima kevään patikkaretki vuosipäivä (Jaakon päivä) syksyn patikkaretki talvikauden avajaiset pikkujoulu jouluglögi vetovastuu pj vastuuhenkilöt pj/ vastuuhenkilöt pj/ 15 Seuran taloudellinen tuki toimintasuunnitelmassa esitettyihin tilaisuuksiin SM-kilpailut - seura maksaa bussikuljetuksen - seura maksaa ilmoittamiensa viestijoukkueiden sekä henkilökohtaisen kultamitalin voittaneen osallistumismaksun - seura maksaa seuran toimihenkilöiden käyttöön varatun majoitushuoneen - seura maksaa henkilökohtaisen kultamitalin voittaneen majoituksen Ulkoilupäivä - tarjoilua. Toimikunta valmistelee ja esittää. Kevään patikkaretki - seura maksaa linja-autokyydin sekä vastuuhenkilöiden ruokailun Vuosipäivä (Jaakon päivä) - tarjoilua ja ohjelmaa. Toimikunta valmistelee ja esittää. Syksyn patikkaretki - seura maksaa linja-autokyydin sekä vastuuhenkilöiden ruokailun Talvikauden avajaiset/avoimien ovien päivä - pienimuotoista tarjoilua. Toimikunta valmistelee ja esittää. Pikkujoulu - Karhu-salissa/muualla - Ohjelmaa ja seuran tukemaa tarjoilua. Toimikunta valmistelee ja esittää.
Pöytäkirja 5(5) - 16 Kevätkokouksen ajankohta ja valmistelu - ajankohta keskiviikko 21.3.2018 klo 18.30 - paikka Mäntyniemen Karhu-sali - toimintakertomuksen valmistelu o puheenjohtaja - tilinpäätöksen valmistelu o rahastonhoitaja, Kirsi Loisa ja Pasi Mikkonen 17 Jäsenmerkkien ompelutalkoot Seura tarjoaa maksutonta jäsenmerkkien ompelupalvelua 9 x 2 tuntia ajalla 5.1. 5.2.2018. Asiasta tarkemmin ilmoitustaululla. 18 Uusien toimihenkilöiden mentorointi - hallitusten jäsenten (sihteeri, IT-tuki) mentorointi alkaa heti - varapuheenjohtaja sopii ajankohdan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja toimikunnan tapaamisesta mahdollisimman pikaisesti. 19 Muut asiat - ei muita asioita Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20. Seuraava kokous pidetään keskiviikkona 7.2.2017 klo 18.30. Jarno Linnolahti puheenjohtaja Anneli Lahti sihteeri