MUISTIO MUISTIO 1 Tuula Jaskari-Malinen YHTEYSHENKILÖPÄIVÄT AIKA 21.-22.9.2004 PAIKKA Kokkolan AMK, Sosiaali- ja terveysalan yksikkö, Terveystie 1, auditorio Marja Rautajoki - Ajankohtaista Marjan Rautajoen VirtuaaliAMK -ajankohtaiskalvosetti on portaalissa. Kirjastoyhteistyö OPM:n rahoituksella palkataan informaatikko kehittämisyksikköön. Toimipiste tulee olemaan Tampereella. Vuosikello Vuosikello ehdotettiin tehtäväksi työkalulla, jota voidaan tarvittaessa täydentää oman AMK:n tiedoilla. Kehittämisyksikössä Vuosikelloa vielä tarkennetaan ja etsitään toimiva työkalu. Toimintasuunnitelma VirtuaaliAMK kehittämisyksikön laatimassa toimintasuunnitelmassa (vielä draft) vuodelle 2005 on huomioitu VirtuaaliAMK Johtoryhmän asettamia strategisia linjauksia, mm. opiskelijoiden mahdollisuus suorittaa koulutusohjelmakohtaisesti 20 ov virtuaaliopintoja vuoteen 2006 mennessä (kesu:ssa on maininta vuoteen 2008 mennessä). OPM edellyttää, että myös kaikki tatu-rahalla tuotetut virtuaaliopinnot laitetaan tarjolle VirtuaaliAMK-portaliin. Opintoviikkoja kertyy myös verkkotuetuista opinnoista (osa opintojaksosta on virtuaalisesti suoritettavaa). Joissakin AMKeissa on opintosuunnitelmiin laitettu tavoitteita virtuaaliopinnoille; esim. Vaasan AMK:n opintosuunnitelmissa virtuaaliopinnoista puolet ovat sellaisia, joissa mukana myös lähiopetusta, puolet puhtaasti verkko-opetusta. Koordinointi Keskustelussa todettiin, että koordinointi tuotantorenkaissa vie paljon aikaa. eopintotoimisto Avoimen AMKin asiointia lähdetään toteuttamaan. Käytettävyys Käytettävyyden ja laadun eteen tehdään koko ajan työtä. Kv-toiminta VirtuaaliAMK Johtoryhmä edellyttää, että jatkossa panostetaan myös kansainvälisen toimintaan, esim. Educa Berlin tapahtumaan tulisi osallistua vuosittain. Materiaalipankki Materiaalipankin kehittäminen - Yhtenä vaihtoehtomallina materiaalin varastointiin amk-verkostossa voisi olla, että on mediapalvelimia pankkeja on X kpl AMKeissa, joihin aineistoja sijoitetaan. VirtuaaliAMK mediapalvelimeen laitettaisiin ne materiaalit, jotka syntyvät tuotantorenkaissa.
MUISTIO MUISTIO 2 Työryhmiä Palvelin investointina ei ole suuri kustannus, mutta tähän tulee varautua. Asia on ensin hyväksyttävä Aapa-ryhmässä ja VirtuaaliAMK Johtoryhmässä. Toistaiseksi materiaalit hoidetaan VirtuaaliAMK-mediapalvelimella. Joissakin Amkeissa on jo omia mediapalvelimia, mutta näiden tulisi olla yhteensopiva niiltä osin kun materiaali on kaikkien AMKien käytössä amk-verkostosa. Tekijänoikeudet tulevat olemaan haaste. Tutkitaan Creative commonstekijänoikeusmallin sopivuutta meidän käyttöömme. elearning-hanke-esitys Learning-hanke-esitystä kesäkuussa ei jätetty. AMKien omarahoitusosuuteen, n. 9.000 euroa/amk, AMKit eivät olleet varautuneet. Hankkeen kokonaisbudjetti oli n. 3 milj. euroa. Brysselissä odotetaan edelleen, että VirtuaaliAMK tekisi hanke-esityksen. Keskusteltiin AMKien mukaantulosta. Päätettiin laittaa AMKeille alustava kysely osallistumisesta mahdolliseen uuteen elearning-hakuun. Laaditaan lyhyt tiivis kuvaus siitä, mistä on kyse ja mitä hyötyä yksittäiselle AMKille on lähteä mukaan hankkeeseen. Toiminta voisi olla amklähtöistä, esim. projektipäällikkö jostain amkista, mutta koordinointi voisi tulla kehystä. AMKien hanke-esityksiä: Vaasan AMK oli jättänyt hanke-esityksen, jossa oli mukana eurooppalaisia yhteistyökumppaneita. Hakemus ei mennyt läpi, budjetti oli liian suuri. Leonardo da Vinci hakuun jätetään esihakemukset 1.10. mennessä. Esihakemuksista n. puolet yleensä pääsee jatkoon. Lipullinen hakemus jätetään helmikuun puoleenväliin mennessä. Haaga on jättämässä esihakemusta, joka liittyy yrityssimulaatioon - yritys syntymästä kuolemaan. Opiskelijoita tulisi olemaan kotimaasta ja ulkomailta. Jos VirtuaaliAMK saadaan mukaan, hakemuksella on suurempi painoarvo. Leonardi da Vinci haussa on jaossa n. 200.000 euroa/vuosi. Yhteyshenkilöiden rooli on erittäin tärkeä VirtuaaliAMK-toiminnan kehittämisessä, kehyn resurssit ja asiantuntemus eivät yksin riitä. On myös ollut puhetta työryhmien perustamisesta toiminnan kehittämiseen. Työryhmätyöskentelyyn ei ole mahdollista saada varoja kehystä. Työryhmistä erillinen liitte. Annina Korpela - VirtuaaliAMK-toiminnan tilastot (Esityksen kalvot ovat portaalissa) Tilastoja kerätään mm. liittyen: portaalin kävijämääriin, etuotantoon, eoppimiseen ja eopintotoimistoon. Suoritetut virtuaaliopinnot AMKissa vuonna 2003 ovat AMKOTA-tilastoja. Kehittämisyksikkö valtuutettiin viemään OPM:öön terveiset, että AMKissa suoritetut virtuaaliopinnot pitäisi suhteuttaa opiskelijamäärään.
MUISTIO MUISTIO 3 Tilastointiongelmia: - Miten opiskelijamäärä määräytyy, rahoituksen vai kirjoilla olevien mukaan. - Opiskelijoita tilastoidaan myös kahteen kertaan, lähettävä koulu ja vastaanottava koulu. Todettiin, että läsnäolevat opiskelijat tulisi olla laskentaperuste. Virtuaaliopinnoista on erilaisia määritelmiä eri amkeissa, joten AMKOTA-tilastot eivät ole AMK-kohtaisesti vertailukelpoisia. Ehdotettiin, että perustetaan työryhmä, joka miettii näitä asioita. eopintotoimisto (=hallinnolliset palvelut) versiosta 1.0 saadaan kevään tilastot. Opintoviikoista pikkuhiljaa siirrytään opintopisteisiin. Päätettiin tehdä: - vielä tilasto opintoviikkomääristä peilattuna koulutusaloihin - lista päättyneen hankkeen opintojaksoista. - lista evirkailijoista - taulukko tuotantorengastoiminnan, opiskelijatoiminnan ja AMKien virallisista laskutusosoitteista taulukko portaaliin - tilastoista dokkari Yhteyshenkilöille ollaan tekemässä omia sivuja. Sivuille laitetaan myös yhteyshenkilöiden yhteystiedot. Yhteyshenkilöiden toimenkuva - työryhmä Tytti Thurén esitteli työryhmän tuotoksen (kalvoesitys portaalissa) Riitta Muuronen: Yhteyshenkilötehtävien hoidossa auttaa laja ja syvällinen oma amk-tuntemus: prosessit, vastuut, aikataulut. Myös riittävät toimintavaltuudet koko oman amk-kentässä, riittävä resurssointi ja muu. Oivallettava myös, että naapuri amk ei välttämättä toimi samoin toimintaperiaattein. Yhteyshenilötehtävään kasvetaan tehtävän myötä ja oman AMK:n puitteissa. Yhteyshenkilöllä tulisi olla myös tukenaan AMKin omia asiantuntijoita, TAMKissa esim. eedu. Yhteyshenkilön työaika tulee lisääntymään VirtuaaliAMKtoiminnan kehittyessä. Jaana Listenmaa esitteli, miten VirtuaaliAMK-toiminta on järjestetty HAMKissa laitetaan portaaliin. Päätettiin, että kehittämisfoorumille kerätään lyhyitä kuvauksia yhteishenkiöiden, evirkailijoiden ja mahdollisten muiden toimijoiden toimenkuvista. Esim. SAMKissa yhteyshenkilöllä on työryhmä tukena hallinnollisissa kysymyksissä. Päätettiin, että nyt esitetyistä asioista tehdään tiivistelmä, yksi A4, yhteyshenkilöille tueksi keskusteluihin yhteyshenkilötehtävistä ja ajankäytöstä omissa amkeissa. Tiivistelmä laitetaan portaaliin. Outi vahtila hoitaa. Ehdotettiin myös, että määriteltäisiin joku %-luku yhteyshenkilötehtävien ajankäytöstä, joka olisi VirtuaaliAMK Johtoryhmän suositus. Keskusteltiin koulutustarpeesta, jotta saavutettaisiin OPE.FI-III-taso, TieViekoulutuksen todettiin olevan kallis 1.800 euroa. TieVie on ottamassa meidän koulutusmallia ohjelmaan.
MUISTIO MUISTIO 4 Käyttäjien ylläpito portaalissa onnistuu vasta, kun saadaan keskitetty käyttäjähallinta, nyt ylläpito hoidetaan amkeissa. Käyttäjätunnuksien poistamiseen, esim. opiskelijan valmistuttua, ei ole vielä olemassa mekanismia. Riitta Vatanen ECTS VirtuaaliAMK-yhteistyö. Riitan kalvoesitys on portaalissa. Opintojakson yhteydessä tulee olla myös englanninkielinen opintojakson nimi. Diploma Supplementti annettava maksutta tutkintotodistuksen yhteydessä. 1600 tunnin työpanos vastaa 60 ECTS-suorituspistettä. Selvitetään, onko mahdollista, että rahaliikenne, tilastot jne. ovat eopintotoimistossa, mutta opintojaksokuvaukset olisivat AMKien omilla nettisivuilla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Periaatteessa ei ole estettä, jos AMKien järjestelmät toimivat. eopintotoimisto ja easiointi (Marjan kalvot) Winhan kentät tulisi nyt saada pikaisesti yhtenäisiksi huomioiden ECTSjärjestelmän mukanaan tuomat muutokset. Opiskelijaliikkuvuuden lisäämiseksi korkeakoulujen välillä, yliopistot pitäisi saada mukaan tarkentamaan opitnojaksojen tietorakenteita. Asia otetaan esille 5.10. Virtuaaliylipiston ja VirtuaaliAMK:n yhteistyöpalaverissa. easiointi easiointi Avoimeen AMK:iin tulisi saada pikaisesti kuntoon. Nyt avoimen kursseille ilmoittaudutaan ilmoittautumislomakkeelle, joka on hankala ja teettää paljon töitä. easioinnin toteutus vaatii lisärahoitusta. Rahoituksen osalta odotetaan OPM:stä vastausta. Avoimen amk-ryhmän tahtotila on, että avoimen tarjonta laitetaan VirtuaaliAMK-portaaliin. OPM on nimennytt Jouni Kangasniemen vetämänä valtakunnallisen Avoimen AMK-ryhmän, jonka tehtävänä on pohtia yhteistyön ja tarjonnan yhtenäistämistä sekä rahoitusta. Ryhmältä valmistuu raportti tammikuussa 2005. Avoimen AMKin tarjonnnan tulee olla tutkintotavoitteista. eopintotoimistoryhmään olisi hyvä saada myös Avoimen AMKin edustaja, ehdotettiin Irma Mäntyä/Laurea. eopintotoimisto v. 1.0 historiatiedot siirretään mahdollisimman pian uuteen versioon. Uudessa versiossa puollon voi tehdä ennen viikon aikarajan umpeutumista, jolloin tieto vastaanottavaan AMKiin menee heti. Vanhassa versiossa kaikki puollot menivät kerralla. Opiskelijalla täytyy olla mahdollisuus perua ilmoittautumisensa. Hakuajan viimeinen hakupäivä ei näy, ei myöskään näytä viimeistä käsittelypäivää. Todettiin, että toimintaperiaatteita ei saisi muuttaa, ennen kuin on yhteisesti sovittu.
MUISTIO MUISTIO 5 Ari Hälikkä Portaalin opiskelija- ja opintojallintopalveluiden laatuhanke, ARVIT-projekti Arviointia koskeva raportti valmistuu VirtuaaliAMK- seminaariin 10.-11.11.2004 mennessä. Arvioinnin kohteena oli VirtuaaliAMK-yhteistyön ja portaalin opiskelijapalveluiden merkitys ammattikorkeakoulujen verkko-opetuksen ja palveluiden kehittämsiessä. Strategiassa todetaan palveluiden laadun kehittämiestä, että virtuaaliamkpaveluille, prosesseille ja infrastruktuurille luodaan kattava laadunvarmistus. Kaikkia uudet tuotantorenkaissa syntyneet tuotteet ja palvelut käyvät läpi teknisen ja pedagogisen laatuarvioinnin ennen jakelua. Arvioinnin tavoitteena on tukea ja kehittää yhteistoimintaa virtuaaliamkhankkeessa. Arvioinnin tuloksena määritetään toiminnan keskeisiä kehittämiskohteita ja polkuja sekä tarjotaan ammattikorkeakouluille mahdollisuus palvelulaadun parantamiseen hyvä käytänteita levittämämällä. Hankkeessa ei arvioitu portaalin opetustarjontaa. Arviointiin osallistui 22 AMKia. Arviointi tehtiin VirtuaaliAAMK-toimintaan liittuen, AMK-kohtaista arviointia ei tehty. Suositukset - suositus valtakunnallisen vastuuhenkilöiden (eopintopalvelupäällikön) nimeämiseksi - suositukset tilastointi- ja raportointikäytänteiksi - suositukset palaute- ja palveluiden laatujärjestelmän käyttöönotosta TieTie-yhteistyö - Eija Kalliala Opiskelijoiden tilastointi Todettiin, että tilastoidaan lähettävän amkin tilastoihin. Ei järjestävän amkin tilastoihin Tiedon tulee mennä evirkailijoille, opintoasioiden päällikölle jne. Avoimen AMK:n opiskelijoiden tilastointi? Joissakin AMKeissa AMKin ulkopuoliset kirjataan Avoimen AMK:n opiskelijoiksi. Myös Kansalaisen roolilla kirjautuneet tilastoidaan myös Avoimen AMK:n opiskelijaksi. Laskutus TieTiessä impulssi laskutukselle lähtee, kun etätehtävä on tehty. VirtuaaliAMK - Maksut ilmoittautumisen perusteella. Opiskelijoiden priorisointi TieTie-työryhmä tekee ehdotuksen esim. opiskelijoiden priorisointisyistä (puoltajat), joka viedään opintoasiainpäälliköiden kokoukseen yhtenäisten pelisääntöjen sopimiseksi. Työryhmä käy menettelytapaohjeet läpi. Päätöksen perusteella VirtuaaliAMK:n Johtoryhmä antaa suosituksen kaikille AMKeille. Erikoistapauksien mukaanotto; opintojaksoille puollot lisäävät evirkailijoiden ja muiden henkilöiden työmäärää. Resurssointiin tarvitaan lisää rahaa. Asiasta toivottiin vietävän viestiä OPM:lle.
MUISTIO MUISTIO 6 Tenttijärjestelmät Riina Helenius KPAMK Averkon näkökulma Osa tenteistä lähitenttejä, 4 tenttiä vuodessa; Ylivieska, Kokkola ja R:niemi. Poikkeustapauksessa, jos tentti järjestetään kotiamk:ssa, opiskelija huolehtii itse valvojan, koneen, paikan jne. Ongelmana on, että ei tiedetä, kuka toimii valvojana. Keskuseltiin mahdollisuuudesta järjestää yleinen tenttipäivä VirtuaaliAMKin puitteissa. Jokaisessa AMKissa tulisi olla henkilö, joka huolehtii tenttipäivistä. Valtakunnallisia tenttipäiviä ehdotettiin järjestettäväksi neljä kertaa vuodessa, jotka liitettäisiin joihinkin jo olemassa oleviin tenttipäiviin. Paperitenttikin onnistuu. Valtakunnallisissa tenttipäivissä lainsäädännölliset asiat tulee myös ottaa huomioon. Edellyttää opiskelijahallintahenkilöiden asiantuntemusta. Asian hoitamiseksi tarvittaisiin rahoitusta. Opettajilla ja opiskelijalla pitäisi olla tiedossa, kuka AMKissa hoitaa tenttijärjestelyt. Miten menetellään, kunnes rahoitus ym. on valmis? Otetaan esille eopintotoimisto-ryhmässä, ryhmä tekee asiasta esityksen. ESR-hankkeiden tilanne ESR1-Itä-Suomen hanke Itä-Suomen hankkeen toteutusaika on 21.6.2004-30.9.2006. Mukana Itä- Suomen kolme AMKia. Osa-alueena teknologinen kehittäminen, tuotteistaminen, laatu ja koulutus. Sisällöntuotantoa ei ole, mutta koulutusmateriaalia tuotetaan. Budjetti 820.000 euroa. Itä-Suomen hanke nivoutuu ja tukee muita hankkeita. Itä-Suomen kolme amkia maksaa omarahoitusosuuden. Kolmen alakoordinaattorin palkkakulut menevät tästä hankkeesta. Mikkelin seminaari 10.-11.11.2004 on ikään kuin hankkeen käynnistystilaisuus. Seminaarin teemoina ovat tulevaisuus ja laatu. Seminaaripaikan aulatilassa AMKeilla on mahdollisuus esitellä omia hankkeitaan. Itä-Suomi järjestää myös vuosina 2005 ja 2006 ison seminaarin. Lappi-hanke ESR3-hanke Lapin ESR-hanketta, Levike-hanketta koordinoin RAMK. Mukana hankkeessa on TOKEM ja Lapin yliopisto sekä VirtuaaliAMK-yhteistyöverkosto. Hankkeen kustannusarvio on 797.096 euroa. Hankkeen osa-alueita ovat sisällöntuotanto, korkeakoulujen henkilöstökoulutus, tutkimus, etäoppijan oppimisprosessi, tukiverkoston luominen. Sisällöntuotannon aiheet ovat nousseet Lapin tarpeesta. Tuotannossa otetaan huomioon jo muualla tuotettavia aineistoja. Rahoittajan ehto hankkeessa on, että 10 % työstä saadaan tehdä tukialueen ulkopuolella. Omarahoitusosuutta kerätään yht. 80.000 euroa. Hanke-esitys laitetaan portaaliin. etuotantoympäristökoulutus on Heliassa koulutus 8.11.2004 AMKien talousihmisille järjestetään koulutustilaisuus etäkoulutuksena Teamspeak-ohjelmalla
MUISTIO MUISTIO 7 Tatu-rahan käyttö projektin aikana Ei käytetä itse tuotantoon, mutta esim. renkaan jäsenten koulutukseen voidaan käyttää tatu-rahaa. B-puolen kustannukset, jyvitetään opiskelijamäärän mukaan ohjeellisen arvon saamiseksi amkeittain. Projektisuunnitelmat Riitta Vatanen Riitta Vatasen puheenvuoron pohjalta käytiin keskustelua laskutuksen ja sopimusten allekirjoitusten kireästä aikataulusta. Keskustelun pohjalta päädyttiin seuraaviin toimenpiteisiin. (Ari Vesikko on laittanut oheiset tiedot myös sähköpostilla koordinaattoreille ja yhteyshenkilöille.) 1. Projektisuunnitelmat: (Rengaskoordinaattorit eivät lähetä projektisuunnitelmia yhteyshenkilöille) Uusi menettely on seuraava: a) VirtAMK-kehy tarkastaa projektisuunnitelmat perjantaina 24.9. ja laittaa korjausehdotukset koordinaattoreille. b) Koordinaattori tekee 1.10.2004 mennessä tarvittavat korjaukset suunnitelmaan ja tallentaa sen takaisin renkaan Perustiedot kansioon kuvauksella: Projektisuunnitelma lopullinen. c) VirtAMK-kehy hoitaa allekirjoitusprosessin lopun siten, että kaikille rankaan osapuolille tulee aikanaan allekirjoitettu kopio projektisuunnitelmasta. 2. Laskutus (Renkaat eivät laskuta 30.9. laskutuksessa) Ainoastaan tuotantoalojen alakoordinaattorit laskuttavat 30.9. mennessä Renkaat ja rengaskoordinaattorit laskuttavat koko tämän vuoden vasta joulukuun laskutuksessa. 3. Toimeksiantosopimukset TAMK toimittaa koordinaattoriammattikorkeakoluluille toimeksiantosopimukset allekirjoitettavaksi kun projektisuunnitelmat ovat kunnossa. 4. Tuottamissuunnitelmat (valmiiksi 15.11.2004.mennessä) Renkaan koordinaattorit ja tekijät tekevät tuottamissuunnitelmat. 5. Tekijänoikeussopimukset (valmiiksi 15.11.2004 mennessä) VirtAMK yhteyshenkilöt organisoivat tekijäoikeussopimusten tekemisen omissa ammattikorkeakouluissaan. Kodissa 4 ja 5 toiminta siten, että tuottamissuunnitelma on valmis ennen tekijänoikeussopimuksen allekirjoittamista. 6. Puitesopimus (rehtorit allekirjoittavat 10.12.2004) VirtAMK verkosto on laaja ja sovittavat asiat tärkeitä. Siksi prosesseissa tulee joskus väärinarviointeja aikataulujen suhteen.