Avoinamk.fi -portaalin sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje Sisällysluettelo

Transkriptio

1 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 1/13 Avoinamk.fi -portaalin sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje Sisällysluettelo AMK-pääkäyttäjän ylläpitonäkymä...2 AMK-pääkäyttäjän tehtävät...2 Perustietojen ylläpito...3 Käyttäjät...4 Käyttäjän luonti ja käyttäjähaku...4 Unohtunut salasana...5 Käyttäjäkohtaiset valtuudet ja ylläpito-oikeudet...6 Valtuudet...7 AMK-kohtaiset tiedot...9 Maksukäytänteet...9 Ilmoittautumiskäytäntö ja peruutusehdot...10 Opinnoista vastaavat henkilöt...11 Sähköpostin asetukset...12 Opintojaksojen yleiset ylläpito-oikeudet...12 Omat tiedot...13 Ohjeet

2 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 2/13 AMK-pääkäyttäjän ylläpitonäkymä Avoimen AMK:n sähköiseen asiointiin kirjaudutaan osoitteesta tai avoinamk.fi. Kaikki portaalin käyttäjät: opiskelijat, hallintovirkalijat, opintoohjaajat ja järjestelmän pääkäyttäjät, kirjautuvat ja käyttävät portaalia samasta osoitteesta. Kaikille AMK:ille on toimitettu yksi valmis AMKpääkäyttäjätunnus. Tämän lisäksi AMK-pääkäyttäjä voi tarvittaessa omasta käyttöliittymästään antaa AMKpääkäyttäjän oikeudet muille oman AMK:nsa käyttäjälle. AMK-pääkäyttäjän oikeudet pitäisi olla kussakin AMK:ssa vähintään kahdella henkilöllä. AMK-pääkäyttäjän varahenkilöitä voi tarvittaessa olla useitakin. Yhden henkilön varaan ei kannata asioita jättää, aina sattuu esimerkiksi sairaustapauksia ja lomakausia. Terminologiaa, huomaa ero! AMK-pääkäyttäjä = Kussakin AMK:ssa toimiva AMK-kohtainen pääkäyttäjä AvoinAMK-pääkäyttäjä = Koko avoimen AMK:n asiointijärjestelmän pääkäyttäjä. AMK-pääkäyttäjän tehtävät AMK-pääkäyttäjä ja hänen varahenkilönsä ylläpitävät käyttöliittymänsä kautta oman AMK:nsa perustietoja sekä käyttäjien eli oman AMK:n avoimen AMK-henkilöstön asiointivaltuuksia. Lisäksi AMK-pääkäyttäjä asettaa ja päivittää näkymässään AMK-kohtaiset tiedot kohdalleen. Myös Omat tiedot tulee pitää ajan tasalla varsinkin jos AMKpääkäyttäjävaltuus on asetettu henkilökohtaiseen käyttäjätunnukseesi.

3 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 3/13 Perustietojen ylläpito Ensimmäiseksi AMK-pääkäyttäjä tallentaa ja tarkistaa oman AMK:nsa perustiedot. Asiontijärjestelmään on mahdollisesti jo määritelty joitakin perustietoja, mutta AMK-pääkäyttäjän tulee tarkistaa ne sekä lisätä ja korjata tiedot. AMK:n englanninkielinen ja ruotsinkielinen nimi tulee antaa siinä muodossa kuin oman AMK:n hallinto on asiasta ohjeistanut. Esimerkiksi kuvan tapauksessa AMK käyttää suomenkielistä muotoa AMK:n nimestä myös ruotsin- ja englanninkielisissä yhteyksissä. AMK:n lyhenne annetaan pääsääntöisesti Tilastokeskuksen ja AMKOTA:n käyttämässä muodossa, esimerkiksi, Tampereen AMK (eikä TAMK ). Toteutuspaikkakunnat kohdassa AMK-pääkäyttäjän tulee lisätä listaan kaikki ne paikkakunnat, joissa AMK:si järjestää lähiopetusta. Ylemmästä laatikosta valitaan paikkakunta ja lisätään listaan. Voit valita useita paikkakuntia kerralla pitämällä CTRL-painiketta pohjassa tehdessäsi valintaa. Oman AMK:si paikkakunnat näkyvät alemmassa laatikossa. Kaksikielisistä paikkakunnista näytetään sekä suomen- että ruotsinkielinen nimi. Viiva (-) on syytä myös lisätä toteutuspaikkakunnaksi, koska sitä käytetään ilmaisemaan paikkakuntaa verkkoopetuksessa.

4 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 4/13 Käyttäjät Käyttäjän luonti ja käyttäjähaku Käyttäjät-näkymässä voit lisätä järjestelmään uuden käyttäjän. Kun olet antanut uuden käyttäjän tiedot ja painat Lisää uusi käyttäjä painiketta, uuden käyttäjän tunnus ja salasana lähetetään hänelle sähköpostiosoitteeseen, jonka olet antanut sähköpostiosoitekenttään. Kun käyttäjä kirjautuu ensimmäistä kertaa järjestelmään, hän joutuu hyväksymään rekisteriselosteen. Sivun alareunan käyttäjähaulla voit etsiä kaikkia järjestelmään luotuja etunimen, sukunimen ja käyttäjätunnuksen ja AMK:n perusteella. Voit hakea käyttäjiä vain yhdestä AMK:sta kerrallaan. Oletuksena haku kohdistuu oman AMK:n käyttäjiin. Voit jättää osan hakukentistä tyhjäksi. Käyttäjähaun tulos listataan sivun alareunaan. Käyttäjärivin lopussa olevan kuvakkeen kautta pääset tarkastelemaan oman AMK:si käyttäjien tietoja, asettamaan käyttäjälle asiointivaltuudet ja henkilökohtaiset opintojaksojen ylläpito-oikeudet sekä generoimaan hänelle uuden salasanan.

5 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 5/13 Unohtunut salasana Napsautettuasi käyttäjärivin lopussa olevaa kuvaketta, aukeaa Käyttäjät-välilehdellä näkymä, jossa pääset lähettämään käyttäjälle uuden salasanan, määrittämään hänelle valtuudet sekä opintojaksojen ylläpito-oikeudet. Käyttäjälle voit luoda ja lähettää uuden salasanan unohtuneen tilalle painamalla Generoi ja lähetä uusi salasana käyttäjän sähköpostiin painiketta.

6 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 6/13 Käyttäjäkohtaiset valtuudet ja ylläpito-oikeudet Käyttäjät- näkymässä (samalla näytöllä, jolla muutetaan salasana) asetetaan ja tallennetaan henkilölle tarvittavat asiointivaltuudet sekä henkilökohtaiset opintojaksojen ylläpitooikeudet. Kuvan esimerkissä käyttäjälle on Valtuudet-kohdassa annettu AvoinAMK hallintokäyttäjän valtuus. Opintojaksojen ylläpito-oikeuksia ei yleensä kuitenkaan tarvitse asettaa käyttäjäkohtaisesti tässä näkymässä. Kuvan tilanteessakaan ei käyttäjäkohtaisia ylläpito-oikeuksia ole annettu. Tähän on parikin syytä: 1. Saatat mieluummin haluta valita yleisen asetuksen, jonka avulla kaikki AMK:si hallintokäyttäjät saavat hallintaoikeudet kaikkiin AMK:si opintojaksoihin siirtämällä opintojakson omiin suosikkeihin. (Tämän yleisen asetuksen pääkäyttäjä tekee välilehdellä AMK-kohtaiset tiedot > Opintojaksojen ylläpito-oikeudet). 2. AvoinAMK-hallintokäyttäjät voivat joka tapauksessa itse delegoida edelleen muille hallintokäyttäjille omassa hallinnassaan olevien opintojaksojen ylläpito-oikeuksia. AMK-pääkäyttäjänä saatat joutua asettamaan käyttäjälle opintojaksojen ylläpito-oikeuksia käytännössä vain ongelmatilanteissa. Sellainen voi syntyä, jos et ole tehnyt kohdassa 1 mainittua valintaa ja kohdassa 2 mainittu hallintokäyttäjä ei ole tavoitettavissa. Tällöin AMKpääkäyttäjä voi antaa oikeudet toiselle käyttäjälle.

7 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 7/13 Valtuudet AMK-pääkäyttäjä Ylläpitää oman AMK:nsa perustietoja ja henkilökunnan käyttäjävaltuuksia Tallentaa järjestelmään oman AMK:nsa perustiedot Voi luoda järjestelmään uusia käyttäjiä Jos annat käyttäjälle AMK-pääkäyttäjän valtuudet, annat hänelle samat valtuudet kuin itselläsi on AMK-pääkäyttäjänä. Tätä valtuutta tarvitsee siis itsesi lisäksi vain varahenkilösi. Avoin AMK hallinto Avoimen AMK:n hallintokäyttäjän tehtäväkenttä on laaja, hän Luo uudet opintojaksot ja toteutukset järjestelmään Näkee ne opintojaksot ja niiden toteutukset, joilla on vastuuhenkilönä. Ylläpitää opintojakson tietoja, joilla on vastuuhenkilönä Antaa edelleen hallussaan olevien opintojaksojen ylläpito oikeuksia järjestelmässä oleville muille hallintokäyttäjille. Jos kuitenkin AMKpääkäyttäjä on antanut kaikille AMK:n käyttäjille ylläpito-oikeudet koko AMK:n tarjontaan, ei hallintokäyttäjän välttämättä tarvitse delegoida ylläpito-oikeuksia kenellekään. Vastaanottaa ja käsittelee ilmoittautumiset (*) Lisää järjestelmän ulkopuolelta tulleet ilmoittautumiset (*) Tallentaa arvosanat opintojaksolle osallistuneille opiskelijoille (*) Lähettää infokirjeet sähköpostin kautta halutulle ryhmälle (ilmoittautuneet, hyväksytyt, varalla olijat, hylätyt). (*) Ylläpitää laskutustietoja, tulostaa tai tallentaa järjestelmästä laskutustiedot. (*) Käsittelee oman opintojaksototeutuksen palautteen, katsoo ja tulostaa graafiset yhteenvedot, tallentaa opintojaksokohtaisen palautteen csvtiedostona. (*) Vastaanottaa ja käsittelee koulutustarveilmoituksia Ylläpitää omia perustietojaan Tähdellä (*) merkityt toiminnot tulevat kyseeseen vain silloin, kun AMK käyttää avoimen AMK:n portaalin asiointijärjestelmää (eikä oman AMK:n ilmoittautumisjärjestelmää) ilmoittautumisten käsittelyyn. Huomaa, että hallintokäyttäjälle näkyvät Oma tarjonta näkymässä hänen itse luomiensa opintojaksojen lisäksi vain ne opintojaksot toteutuksineen, joihin hänellö on ylläpito-oikeudet.

8 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 8/13 Opinto-ohjaaja Käyttäjä, jolle AMK-pääkäyttäjä on asettanut Avoimen AMK:n opintoohjaajan valtuuden, (mutta ei hallintokäyttäjän valtuutta) näkee Opiskelijatnäkymän Opiskelijahaku sekä Lisää opiskelija-välilehdet. Opinto-ohjaaja pääsee näkymästään tietyin rajoituksin katselemaan opiskelijoiden käyttäjätietoja, opintokoria sekä opintosuunnitelmaa sekä lisäämään uuden opiskelijakäyttäjän järjestelmään. Omat tiedot välilehdellä opinto-ohjaaja pääsee muokkaamaan omia henkilötietojaan. Opiskelija Opiskelija voi kirjautua järjestelmään, ylläpitää omia perustietojaan, tehdä hakuja opintotarjonnasta, Ilmoittautua järjestelmässä olevalle opintojakson toteutukselle, perua tarvittaessa ilmoittautumisen, seurata opintojen tilaa, hallita omaa opintokoriaan, lukea ohjaajan antamaa palautetta, antaa palautetta opintojaksosta, vastaanottaa arvosanan ja lähettää koulutustarveilmoituksia. Jos kuitenkin AMK käyttää omaa (ei portaalin) ilmoittautumisjärjestelmää, ei opiskelijan välttämättä tarvitse rekisteröityä ja kirjautua portaaliin ollenkaan. Tällöin myöskään portaalin palvelut (opintohakua ja tarjonnan selailua lukuun ottamatta) eivät ole hänen käytettävissään. Opiskelijan käytettävissä olevat toiminnot määräytyvät siis sen mukaan onko opiskelija rekisteröitynyt ja kirjautunut portaaliin Käyttääkö AMK, jonka opintoihin opiskelija on ilmoittautunut, portaalin ilmoittautumisjärjestelmää.

9 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 9/13 AMK-kohtaiset tiedot AMK:n perustietojen lisäksi pääkäyttäjä tallentaa järjestelmään AMK-kohtaiset tiedot, joita ovat maksukäytänteet, ilmoittautumiskäytäntö ja peruutusehdot, opinnoista vastaavat henkilöt, sähköpostin lähetysasetukset sekä opintojaksojen ylläpito-oikeudet. Maksukäytänteet Yllä olevassa kuvassa näkyvät valittavissa olevat maksukäytänteet. Valitse vaihtoehdoista kirjautumismaksu, opintojaksokohtainen maksu, lukukausimaksu, vuosimaksu kaikki ne, jotka ovat käytössä omassa avoimessa AMK:ssasi. Huomaathan, että jostakin maksukäytänteestä voidaan käyttää omassa AMK:ssasi jotakin muuta nimeä. Tallenna lopuksi valintasi.

10 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 10/13 Ilmoittautumiskäytäntö ja peruutusehdot Valitse, käyttääkö oma Avoin AMK:si avoinamk.fi portaalin vai oman AMK:si ilmoittautumisjärjestelmää. Jos valitsit oman AMK:n ilmoittautumisjärjestelmän, tallenna tekstikenttään myös ulkopuolisen järjestelmänne Internet-osoite. Huomaa, että jos AMK:si ei käytä portaalin ilmoittautumisjärjestelmää, eivät siihen liittyvät toiminnotkaan (kuten opiskelijan opintokori, laskutustiedot, opintojakson arviointi, palaute ja opintojen tilastointi) ole mielekkäästi käytettävissä. Tallenna vielä tekstiruutuihin oman avoimen AMK:si opintojen peruutusehdot kolmella kielellä. Peruutusehdot näkyvät opiskelijalle, kun hän on perumassa ilmoittautumistaan opintokorissa.

11 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 11/13 Opinnoista vastaavat henkilöt Tallenna Opinnoista vastaavat henkilöt välilehdelle oman AMK:si avoimen opinnoista vastaavien henkilöiden tiedot. Tiedot näkyvät opiskelijan näkymässä opiskelusuunnitelmalomakkeella. Tässä asetettuihin sähköpostisosoitteisiin tulevat koulutustarveilmoitukset ja ilmoitukset järjestelmän ulkopuolisille opintojaksoille ilmoittautumisista.

12 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 12/13 Sähköpostin asetukset Sähköpostin lähettäminen välilehdellä voit valita, lähetetäänkö portaalin ilmoittautumisjärjestelmän kautta tulleista ilmoittautumisista heti viesti hallintokäyttäjälle vai ei. Saman valinnan voit tehdä ilmoittautumisten peruuttamisesta. Huomaa, että Lähetetään heti vaihtoehdot on mielekästä valita vain silloin, jos AMK:si käyttää avoinamk.fi portaalin ilmoittautumisjärjestelmää. Opintojaksojen yleiset ylläpito-oikeudet Opintojaksojen ylläpito-oikeudet välilehdellä voit rastia valinnan Salli opintojakson ylläpitooikeudet ja näkyvyyden kaikille hallintokäyttäjille. Tällöin AMK:si hallintokäyttäjät saavat näkyvyyden ja hallintaoikeudet kaikkiin AMK:si opintojaksoihin siirtämällä opintojakson omiin suosikkeihin. Jos hallintokäyttäjä ei ole siirtänyt muun hallintokäyttäjän omistuksessa olevaan opintojaksoa omiin suosikkeihin, näkyy se hänelle ainoastaan koulutushaun kautta. Vaikka yleinen valinta on tehty, edellytetään hallintokäyttäjältä sitä, että hän siirtää halutun opintojakson koulutushaun kautta omiin suosikkeihin vasta sitten hän pystyy kaikilta osin ylläpitämään opintojaksoa ja sen toteutuksia.

13 Avoin AMK sähköinen asiointi AMK-pääkäyttäjän ohje 13/13 Omat tiedot Omat tiedot näkymässä voit ylläpitää omia tietojasi sekä vaihtaa oman salasanasi. Muistathan vaihtaa salasanasi, kun kirjaudut sisään ensimmäisen kerran! Ohjeet Ylläpitonäkymässä saat näkyville tai piiloon tilannekohtaisen ohjeen napsauttamalla päävalikon valintaa Näytä / Piilota ohje.