H1: Office 365 I Huom. Suosittelemme tämän harjoituksen 1 tekemistä mikroluokassa, jotta yliopiston mikroluokat tulevat edes hieman tutuiksi. Harjoituksen tavoitteet Harjoitus tutustuttaa opiskelijan yliopiston tietotekniseen ympäristöön ja tiedostonhallintaan Office 365:ssä. Harjoituksen jälkeen opiskelija osaa kirjautua yliopiston tietokonejärjestelmään (jos harjoitus tehdään mikroluokassa) hallitsee Windows käyttöjärjestelmän perusteet (jos harjoitus tehdään mikroluokassa tai muulla Windows-koneella) osaa luoda ja tallentaa vastausdokumentin Word tekstinkäsittelyohjelmalla, ja palauttaa sen WETO-järjestelmään hallitsee Office 365 palvelussa sähköpostin, osoitekirjan ja OneDriven käytön perusteet Harjoituksen tehtävät ja niiden pisteytys Harjoituksessa on 6 tehtävää. Yhteispisteet tehtävistä ovat maksimissaan 10. Tehtävä 1 Kurssin suorittaminen (1 p) Tehtävä 2 Tallentaminen ja peruskäyttö mikroluokkien koneilla (2 p) Tehtävä 3 Sähköpostin peruskäyttö Office 365 palvelussa (2 p) Tehtävä 4 Osoitekirjan peruskäyttö (1 p) Tehtävä 5 OneDriven peruskäyttö Office 365 palvelussa (2 p) Tehtävä 6 Moodlen keskustelufoorumin käyttö (2 p) Mitä palautetaan? Pdf-dokumentti H1.pdf - 1 -
Aluksi Avaa tietokone ja mikäli teet harjoituksen mikroluokassa, kirjaudu sisään peruspalvelutunnuksellasi. Etsi koneelta MS Word tekstinkäsittelyohjelma, ja avaa sillä tyhjä dokumentti. Kirjoita dokumenttisi alkuun lause, joka kertoo missä harjoitus on tehty, minkälaisella koneella ja millä käyttöjärjestelmällä (kuva 1). Esimerkiksi: Kuva 1 Tämä harjoitus on tehty mikroluokassa ML9, Dell-pöytäkoneella käyttäen Windows 7 -käyttöjärjestelmää. Kirjoita vastaavat tiedot ratkaisudokumenttiesi alkuun kaikissa myöhemmissäkin harjoituksissa (missä harjoitus on tehty: MLX/kotona/, millä koneella: HP sylimikro/ MacBook/, millä käyttöjärjestelmällä: Windows 10/Windows 7/ ). Tieto saattaa olla hyödyllinen ratkaisuasi tarkastettaessa. Tee kaikkien tehtävien ratkaisut samaan dokumenttiin, joten käy kirjoittamassa otsikot Tehtävä 1, Tehtävä 2, Tehtävä 3, Tehtävä 4, Tehtävä 5, Tehtävä 6 omille riveilleen äsken kirjoittamasi rivin perään, lähde tekemään ratkaisua ensimmäiseen tehtävään. Tallenna ratkaisudokumenttisi nimelle H1.docx. Vastaukset annettuasi tallenna dokumentti lopuksi pdf-tiedostoksi ja palaute se Wetoon, kohtaan H1: Office 365 I. - 2 -
Tehtävä 1 (1 p): Kurssin suorittaminen Kirjoita lyhyet vastaukset allaoleviin, syksyn 2018 kurssia koskeviin kysymyksiin. (a) Montako harjoituspistettä täytyy vähintään saada, jotta kurssisuoritus hyväksytään? (b) Kurssilla on kolme eri teemaa. Mitkä ne ovat? (c) Teemaan I kuuluu lyhyt Moodle-kurssi tietoturvasta. Mihin päivämäärään mennessä tietoturvakurssi on tehtävä? (d) Mitä ovat erityistukitunnit? Milloin sellaisia järjestetään harjoitukselle 2? (e) Katso kurssin aikataulua. Milloin on Teeman I harjoituksen 1 (eli tämän harjoituksen) vastausten palautusdeadline? Tehtävän 1 vastaukseksi: Lyhyet tekstivastaukset kuhunkin viiteen kohtaan (a)-(e). Vihje 1. Ratkaisut kysymyksiin löytyvät kurssisivuilta ja starttiluennon kalvoista. Tehtävä 2 (2 p): Tallentaminen ja peruskäyttö mikroluokkien koneilla Kirjoita lyhyet (1-3 lausetta) vastaukset allaoleviin, Windows käyttöjärjestelmää koskeviin kysymyksiin. Vihje 2 (a) Yliopiston mikroluokissa voit tallentaa tiedostoja väliaikaisesti työpöydälle tai C:-aseman temp -kansioon. Mainitse ainakin kolme paikkaa, minne voit mikroluokissa tallentaa tiedostoja pysyvästi? (b) Gradu.pdf ja lomakuva.jpg ovat tiedostonnimiä, ja niiden tiedostotunnisteet ovat pdf ja jpg. Mitä tiedostotunnisteet ovat, ja mikä merkitys niillä on? (c) Mikä komento saadaan suoritetuksi näppäinyhdistelmällä Ctrl + z? Entä näppäinyhdistelmällä Ctrl + y? (d) Mikä on leikepöytä (clipboard), ja mihin sitä voi käyttää? (e) Millä näppäinyhdistelmällä voit kopioida valitun kohteen leikepöydälle? Entä millä näppäinyhdistelmällä voit leikata ja millä liittää kohteen? (f) Miten etsit hakutoimintoa käyttäen tietokoneelta tiedostoa, josta muistat vain nimen? Entä valokuvaa, josta muistat tallennuspäivän? Tehtävän 2 vastaukseksi: Lyhyet (1-3 lausetta) tekstivastaukset kuhunkin kuuteen kohtaan (a)-(f). Vihje 2. Ratkaisut kysymyksiin löytyvät kokeilemalla ja Teeman I taustamateriaalista. Tiettyä termiä voit etsiä taustamateriaalista esimerkiksi pikakomennolla Ctrl + F. Tehtävä 3 (2 p): Sähköpostin peruskäyttö Office 365 -palvelussa Avaa haluamasi selain ja kirjaudu opiskelijoiden Office 365 palveluun. Avaa sitten sähkopostisi Saapuneet kansio ja vastaa lyhyesti (1-5 lausetta) seuraaviin kysymyksiin. Vihje 3 (a) Aukaise opettajalta otsikolla T3: Harjoituksen 1 tehtävän 3a tehtävänanto saamasi sähköpostiviesti, ja lue siitä ohjeet tähän kohtaan. Vihje 4 (b) Saapuneet-listan yläreunassa on Suodatin-pudotusvalikko, jossa alun perin on valittuna valinta Kaikki. - Mitä tapahtuu, jos napsautat lajitteluperusteeksi Lähettäjä - vaihtoehdon? Entä jos napsautat sitä toisen kerran? - Liitetiedostot saattavat viedä paljon tilaa sähköpostistasi. Kun postilaatikkosi alkaa täyttyä, haluat päästä eroon paljon tilaa vievistä viesteistä. Miten saat kaikkein eniten tilaa vievän viestin lajiteltua alimmaiseksi? - 3 -
(c) Millä tavalla saat luotua viesteihisi automaattisen allekirjoituksen (kirjoittamatta allekirjoitusta joka kerta erikseen)? (d) Muista, että sinun tulee tarkkailla postikiintiösi täyttymistä. Kun postilaatikkosi täyttyy, jäävät postisi saapumatta, etkä ehkä vähään aikaan huomaa mitään! Kuinka suuren osan postilaatikkosi tilasta olet kuluttanut? Liitä tämän kohdan vastaukseksi oheisen mallikuvan mukainen kuva, josta näkyy oma postikiintiösi. Leikkaa kuva siten, että se sisältää vain postikiintiön oheisen mallin mukaisesti. Tehtävän 3 vastaukseksi: (a), (b) ja (c) -kohtaan lyhyet (2-5 lausetta) tekstivastaukset, ja (d) kohtaan mallin mukainen pieni kuva. Vihje 3. Jos inbox-kansiosi on tyhjä koska olet uudelleenohjannut viestisi muualle, poista uudelleenohjaus näiden harjoitusten tekemisen ajaksi, ja lähetä Inboxiin itsellesi muutama viesti jotta saat tehtävät tehdyksi. Vihje 4. Sähköposti lähetetään 27.8. Jos et ole saanut omaasi 28.8. mennessä, lähetä opettajalle sähköpostia. Tähän ja muihinkin kohtiin löytyy apua taustamateriaalista. Tehtävä 4 (1 p): Osoitekirjan peruskäyttö Vie osoitekirjaasi ainakin neljä nimeä ja sähköpostiosoitetta Vihje 5 (ellei siellä jo ole yhteystietoja). Tee nimistä yhteystietoluettelo, ja anna sille jokin nimi (joku muu kuin esimerkkinä käytetty MeidänTiimi). Vihje 6 Tee siis yhteystietoluettelo, älä tee ryhmää! Ryhmät tulevat näkyviin kaikille yliopistolaisille. Huomioi, että omien yhteystietojen lisäämisen jälkeen ne eivät välttämättä näy aivan heti yhteystietoluettelon luontiikkunassa. Pienen odottelun ja selainikkunan päivittämisen jälkeen niiden pitäisi ilmestyä. Ota tilanteesta kuva, jossa olet avannut osoitekirjasta luomasi yhteystietoluettelon ja kuvassa näkyy sinne lisätyt osoitteet (Kuva 3). Kuva 3 Tehtävän 4 vastaukseksi: Mallin mukainen kuva (Kuva 3) luomastasi yhteystietoluettelosta. - 4 -
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna T3 syksy 2018 Vihje 5: Yhteystiedot löytyvät Henkilöt - välilehdeltä. Napsauta yläkulman ruudukkoa ja valitse Henkilöt (kuva oikealla). Sen jälkeen valitse Uusi / Yhteystieto. Vihje 6: Yhteystietoluettelon luonti: Uusi / Yhteystietoluettelo, anna luettelolle nimi (esimerkissä MeidänTiimi), lisää siihen yhteystietoja (kun alat kirjoittaa ryhmän jäsenen nimeä Lisää jäseniä -kenttään niin saat henkilön tiedot hakemistosta tai osoitekirjastasi). Huom. Viestiä lähettäessäsi voit käyttää ryhmän nimeä vastaanottajakentässä (esim. MeidänTiimi) samaan tapaan kuin henkilön nimeä, ja viesti lähtee ryhmän kaikille jäsenille. Huom 2. Lisätyille henkilöille ei mene asiasta ilmoitusta, eivätkä he tiedä olevansa yhteystietoluettelossa. Nimiä voi siis lisäillä vapaasti. Tehtävä 5 (2 p): OneDriven peruskäyttö Office 365 palvelussa Taustamateriaalista opit jo, että Office365-tiliisi kuuluu OneDrive-pilvilevy. Sinne voit tallentaa tiedostoja, joihin pääset käsiksi miltä tahansa tietokoneelta selainta käyttäen Office365-palveluun kirjauduttuasi. OneDrivelle viedyt tiedostot voi halutessaan jakaa muille yliopiston Office365-palvelun käyttäjille. Harjoitellaan OneDriven käyttöä hakemalla ensin kolme pdf-tiedostoa, jonka joku jakanut kaikkien yliopistolaisten saataville ja viedään itse sen jälkeen tiedosto OneDrivelevylle (minkä voisit myös jakaa muille saataville, vaikka sitä ei tässä tehdäkään). (a) Hae ensin itsellesi kolme tiedostoa, jotka Juhani on jakanut organisaation sisällä kaikille kansiossa Jaettu kaikille.vihje 7 Luo omalle koneellesi kansio Word-ExcelPowerPoint-Pikaoppaat ja tallenna nuo pdf-tiedostot tuohon kansioon. Vihje 8 Ota ruudunkaappauskuva kansiosta niin että ainakin kansion nimi ja muokkauspäivämäärät ovat näkyvissä (vrt. mallikuva alla, omassa kansiossasi muokkauspäivämäärät ovat tietysti uudet). Kuva 5: Kuva OneDrivesta haetut tiedostot sisältävästä kansiosta (b) Luo omalle pilvilevyllesi uusi kansio nimeltään T3.Vihje 9 Aukaise kansio, ja tee sinne yhdeksän alikansiota H1, H2, H9. Tallenna ratkaisudokumenttisi H1.docx OneDrive alikansioon H1. Ota tästä tilanteesta mallin mukainen kuva (Kuva 7). Kuvassa tulee olla näkyvissä yläreunan Tiedostot > T3 > H1 -polku ja tiedoston tekijän nimi (ainakin osittain). Tehtävän 5 vastaukseksi: Vastauksena tehtävään mallin mukaiset kuvat; (a) kohtaan Kuvan 5 ja (b)-kohtaan Kuvan 7. Huomaa, että (a)-kohdan kuvasi voi olla käyttöjärjestelmästä ja tallennuspaikasta riippuen hyvinkin erinäköinen kuin mallikuva. -5-
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna T3 syksy 2018 Vihje 7. Hae ensin Henkilöt- välilehdeltä jakajan profiili (hakukenttään ylhäällä vasemmalla Juhani Linna ) ja aukaise hänen staff.uta.fi -henkilökorttinsa (Kuva 6). Klikkaa Tiedostotvälilehteä, ja tallenna halutut pikaoppaat esim. avaamalla ne klikkaamalla selaimeen ja tallentamalla sen jälkeen. 2. 1. Kuva 6. Oikean henkilökortin esillesaamiseksi klikkaa hakutuloksista Juhanin staff.uta.fi-yhteystietoa (kohta 1.) ja sen jälkeen Tiedostot-välilehteä (kohta 2). Vihje 8. OneDrivesta voit ladata tiedostoja joko yksittäin, useamman kerralla tai valitsemalla koko kansion. Tässä neuvotaan ensimmäinen tapa: Osoitin tiedoston päällä painettuna, pikavalikosta (oikean hiiren painikkeen kautta) valinta Lataa (Download), jolloin tiedostot saa joko avatuksi sovellusohjelmaan (josta ne voit tallentaa omaan kansioosi) tai tuoduksi selaimen latauskansioon. Latauskansiosta voit käydä noutamassa tiedostot omaan kansioosi, jolle annoit nimeksi Word-Excel-PowerPoint-Pikaoppaat). Vihje 9. Saat kansion luoduksi yläreunan Uusi / Kansio-komennolla. Kuva 7 Pilvilevylle luotu T3 kansion YH1a-alikansio ja sinne viety tiedosto. Omassa vastauksessasi mahdollisesti näkyvä nimi on toki omasi, ei Juhanin. PS. Pystyt mm. poistamaan, siirtelemään, tai uudelleen nimeämään tiedostoja pilvilevylläsi. Vaikka tätä ei tarvitse ratkaisuun kirjoittaakaan, selvitä itsellesi, miten antaisit selaimen kautta uuden nimen äsken pilvilevylle viemällesi tiedostolle (hiiren kakkospainike). Tehtävä 6 (2 p): Moodlen keskustelufoorumin käyttö Käy kokeilemassa viestin kirjoitusta tämän kurssin Moodle -sivujen harjoittelualueella eli leikkikentällä. Kirjoita ainakin kaksi viestiä, niin että kokeilet uuden keskustelusäikeen aloittamista (Lisää uusi keskustelu) ja johonkin aiemmin kirjoitettuun viestiin vastaamista, jotta näet miten vastauksesi kirjautuu valitsemaasi -6-
keskustelusäikeeseen. Voit siis vastata myös juuri itse tekemääsi keskustelusäikeeseen. Aihe on vapaa. Ota kurssin Tuoreimmat tapahtumat-näkymässä allaolevan (Kuva 2) kaltainen kuva, jossa näet montako viestiä sinä (ja vain sinä) jätit Leikkikentälle ja milloin ne jätit. Vihje 10 Jätä kuvan yläreunaan nimesi näkyviin. Vaikka ratkaisut jätetään anonyymeinä, ratkaisujen sisällöstä silloin tällöin paljastuu (ja saakin paljastua) tekijän henkilöllisyys. Tehtävän 6 vastaukseksi: Allaolevan mallin mukainen kuva omista viimeisimmistä tapahtumista. Huomaa, että kuvasta poiketen tämän kurssin nimi päättyy syksy 2018. Kuva 2 Tuoreimmat tapahtumat (Recent activity) näkymä Leikkikentälle lähetetyistä viesteistä. Jätä oma nimesi näkyviin ja leikkaa kuva suurin piirtein ylläolevan näköiseksi. Vihje 10. Kurssin Moodle-sivun Tuoreimmat tapahtumat näkymään pääset Viimeisin toiminta lohkosta (eng. recent activity). Klikkaa viimeisimpien tapahtumien kattava raportti linkistä, ja valitse suodattimesta näkyviin vain omat viestisi Osallistujat kohdasta (kuva oikealla). - 7 -