SOTE-UUDISTUS TYÖRYHMÄ: ICT- JA SÄHKÖISTEN PALVELUJEN TYÖRYHMÄ Aika: Keskiviikko, 28.3.2018, klo 9.00 11.00 Paikka: Turun kaupungintalo, kokoushuone Armfelt, Aurakatu 2 Kutsutut: Jussi Vira Turku Puheenjohtaja läsnä Max Lönnqvist Turku läsnä Marius Brunberg Kårkulla samkommun läsnä Tapio Häyhtiö Vasso läsnä, etä Kari Hölsö Kaarina läsnä Joni Ilmanen Turku läsnä Tapio Järvenpää Varsinais-Suomen liitto länsä Yrjö Koivusalo VSSHP Varapuheenjohtaja läsnä Elina Kontio Turun amk Antti Korte Raisio vara: Juha-Pekka Saarinen Raisio läsnä Pirkko Kortekangas VSSHP, UNA Ari Toivola Lieto - Juha Aalto Lieto Merja Laine Paimio läsnä - Pasi Hutanen Paimio läsnä Pauli Lehtonen Uusikaupunki läsnä, etä Anne Martikainen Turku Marko Muotka Uusikaupunki Tommi Mäkeläinen VSSHP läsnä Jari Nevalainen 2M-IT läsnä Tuija Ojala Loimaa Yrjö Saarikko Turun Yliopisto Jarmo Saarinen Laitila Minna Salakoski Turku läsnä Tapio Salakoski Turun yliopisto Marjaana Siirala Turku läsnä Karin Simola Kemiönsaari läsnä, etä Veli-Pekka Suuronen Varsinais-Suomen liitto Jaakko Ståhlberg Turku läsnä Riitta Söderlund Salo läsnä Marko Tanska Salo läsnä Seppo Toivonen Kela Suvi Vainiomäki Turku läsnä Antti Vasanen Varsinais-Suomen liitto Mika Vuorinen Kaarina läsnä Tuire Mikola 2M-IT Sihteeri läsnä Kutsutut asiantuntijat Ora Yli-Urpo Varsinais-Suomen liitto läsnä Jukka Annunen 2M-IT läsnä Arto Lehtokari 2M-IT läsnä
1. Kokouksen avaus Jussi Vira avasi kokouksen. Jussi Viran työ suuntautuu enenevässä määrin tulevaisuuden kaupungin ja sen palvelujen kehittämiseen. ICT- ja sähköiset palvelut työryhmän puheenjohtajana toimii 29.3.2018 alkaen Turun kaupungin hyvinvointitoimialan talous- ja hallintojohtaja Max Lönnqvist. 2. Esityslistan käsittely Päätösesitys: Päätös Hyväksytään esityslista kokouksessa tarvittaessa tehtävin muutoksin. Esityslista hyväksyttiin. 3. Edellisen kokouksen muistion käsittely Edellisen kokouksen, 28.2.2018 muistio on lähetetty jäsenille sähköpostilla 7.3.2018. Puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ovat tarkastaneet muistion. Marjaana Siiralalta tuli korjauspyyntö muistion kohdan 6 päätökseen (Sähköisten palveluiden eteneminen KomPAssi-hankkeessa). Korjattu muistio on lähetetty tämän esityslistan mukana kaikille sähköpostissa 26.3.2018 ja on myös saatavilla Extranetissa. 4. Yhteistyön syventäminen ja yhteistyöryhmien perustaminen sote- ja maakuntauudistuksen ICT-muutoksen valmistelussa Esittelijä: Tapio Järvenpää ICT ja sähköisten palvelujen työryhmän kokouksessa 28.2.2018 sovittiin yhteistyön tiivistämisestä sote- ja maakuntauudistuksen ICT-muutoksen valmistelussa. Sovitut kohdealueet ja työryhmät ovat: 1. Muutosten vaikutusten arviointi, esim. kuntiin jäävät tahe-järjestelmät 2. Projektien ja portfolioiden hallinta 3. Yhteisten kehityskohteiden tunnistaminen ja aloitus 4. Esittelyvastuut ja hyväksyntäproseduurit 5. Varsinais-Suomen ICT-budjetti ja seuranta Organisaatioita pyydettiin nimeämään ehdokkaat puheenjohtajan, sihteerin tai ryhmän jäsenen tehtäviin ryhmiin 1, 2 ja 5. Tässä kokouksessa on tarkoitus käynnistää työryhmien työskentely.
Alustavana työsuunnitelmana on, että ryhmille pidetään yhteinen aloitustyöpaja, jossa mukana uutena puheenjohtajana Max Lönnqvist, Yrjö Koivusalo ja/tai Tapio Järvenpää. Työpajoja pidetään tarpeen mukaan 2-3. ja ryhmillä on yhteinen lopetustyöpaja. Kesäkuun 2018 ICT-ryhmän kokouksessa on ryhmien tulosten esittely ja luovutus. Ryhmän 3, Yhteisten kehityskohteiden tunnistaminen ja aloitus, käynnistyy ryhmien 1 ja 2 jälkeen. Ryhmän 4 työn käynnistystä on vielä tarpeen arvioida. Osallistuminen ryhmien työskentelyyn on omarahoitteista. Vastaukset pyydettiin lähettämään 21.3. mennessä sähköpostilla; Tulokset: Työryhmä Puheenjohtaja Sihteeri Työryhmän jäsen.1) Muutosten vaikutusten arviointi - esim kuntien näkökulma Salo: Marko Tanska Kaarina: Mika Vuorinen Paimio: Pasi Hutanen.2) Projektien ja portfolioiden hallinta.5) Varsinais-Suomen ICT-budjetti ja seuranta Turku: Hanna Ilanti Varsinais-Suomen liitto: Ora Yli-Urpo Kaarina: Mika Vuorinen 2M-IT: Jani Lavonen Vasso?.3) Yhteisten kehityskohteiden tunnistaminen ja aloitus.4) Esittelyvastuut ja hyväksyntäproseduurit Varsinais-Suomen Liitto: Tapio Järvenpää Salo: Riitta Söderlund Turku: Marjaana Siirala, Minna Salakoski Vasso? Käytiin keskustelua ryhmien tehtävistä, ryhmän 1 osalta - Vaikutus muutoksen aikana ja muutoksen jälkeen - Kunnille voi tulla pikainen työ arvioida vaikutuksia, jos työterveyshuolto pitää 2019 alussa järjestää uudelleen siten, että osa on pakko yhtiöittää. - Jokaisen kunnan pitää osaltaan sopeuttaa toimintansa muuttuneen tilanteen mukaisesti. - Vaikutuksia on tarpeen arvioida eri näkökulmasta, Kunta (tulevaisuuden kunta), kansalainen/asiakas, palvelun tuottaja, järjestäjä, ottaen huomioon kokonaisarkkitehtuurin hallinta - Kaikille toimialariippumattomat palvelut ja toimialasidonnaiset palvelut. - Kustannusten skaalautuminen ei toimi aina suoraan alaspäin, ongelmakohtien tunnistaminen, kuten esim. ohjelmistolisenssit Päätösesitys ICT-ryhmä käy keskustelun esityksen perusteella ja sopii jatkotoimista, kuten tarvittaessa ryhmien täydentämisestä ja ryhmien toiminnan käynnistämisestä.
Päätös Ryhmässä käytiin keskustelu työryhmien toiminnasta. Työryhmien toiminta (tehtävät, tavoitteet) pitää vielä kuvata ja ratkaista koordinoinnin hoitaminen. Kysely lähetetään tämän jälkeen uudelleen ja työn käynnistäminen käsitellään seuraavassa kokouksessa. 5. Varsinais-Suomen ICT-muutostuki rahoitushakemus /VM Vaihe III Esittelijä: Tapio Järvenpää Esitellään 28.3.2018 toimitettava ICT-muutostuki-rahoitushakemus Varsinais-Suomen ICT-muutostuki rahoitushakemus /VM Vaihe III, esitettiin 28.2.2018 kokouksessa siirrettäväksi tähän kokoukseen, koska rahoitushakemus oli vielä kesken eikä saatu valmiiksi ensimmäiseen määräaikaan, 28.2.2018 mennessä. Syynä aikataulun muutokseen oli rahoitushakemuksen laajuus. Rahoitushakemus jätetään seuraavaan määräaikaan, 31.3.2018 mennessä, mikä ei aiheuttanut ongelmia, koska rahaa on käytettävissä edellisistä hakemuksista siten, ettei työ keskeydy. Valtion vuoden 2018 talousarviossa on osoitettu 130 M maakunta- ja sote-uudistuksen ICTmuutoksen kokonaisuuteen. Ensi vaiheessa rahoituksesta on varattu 71 M määräraha maakuntien ICT-valmistelun avustamiseen. Muutostarpeiden laajentuessa on valmistelua mahdollista rahoittaa määrärahasta yhteensä enintään 100 M :lla. Avustusta myönnetään hakemuksesta ennalta hyväksyttyihin ja määriteltyihin kustannuksiin. Haettavassa avustuksen määrässä pyydetään huomioimaan mahdollinen vuonna 2017 käyttämättä jäänyt, vuodelle 2018 siirtynyt avustus. Vuonna 2018 myönnettävä avustus on tarkoitettu arvioituun esivalmisteluvaiheen päättymiseen 31.5.2018 asti ja se kattaa 90% hyväksyttävistä kustannuksista. Maakuntien väliaikaishallinnon aloitettua toimintansa avustus on 100% hyväksyttävistä kustannuksista. Tämän vuoksi avustus myönnetään kahdessa erässä (ICT III ja ICT IV). Hakija esittää suunnitelmassa kuitenkin kustannukset koko vuodelle 2018. Rahoitus ei siirry maakunnanliitolta väliaikaishallinnolle vaan käyttämättä jäänyt rahoitus palautetaan VM:lle. Rahoitus myönnetään maakunnan suunnitelman perustella, joka tehdään liitteenä olevan hankesuunnitelman muotoisena. Hankesuunnitelma pitää sisällään valmistelua koskevat keskeiset linjaukset sekä valtakunnallisten palvelukeskusten tarjoamat ensivaiheen palvelut. Rahoitusehdot ovat I ja II erän hausta täsmentyneet myös arkkitehtuurin ja yhteistyöhankkeiden osalta. Vuoden 2018 rahoituksessa siirrytään suunnittelun tukemisesta toimeenpanon tukemiseen. Liite 5.1. Rahoitushakemus VM vaiheen III ICT- muutostukihankkeeseen. Hakemuksen versio 0,6 on extranetissa. Hakemukseen tulee vielä tarkennuksia esim. resurssoinnin osalta. Tapio Järvinen esitteli hakemuksen keskeisen sisällön, joka on myös kaaviokuvana hakemuksen liitteessä. Keskeistä hakemuksessa on - tietohallinnon organisoiminen - asiakaslähtöisyys
o o o Tätä varten tarvitaan Vahva CRM, jonka kehittämisessä ollaan vielä lähtötilanteessa. Asiakkuudenhallinnan kehittämisellä pitää asettaa tavoitteet, sen lisäksi että kansalaiset haluavat käyttää ja ovat tottuneet käyttämään sähköisiä palveluita. Keskeistä on suunnitella toimintaa ilman raja-aitoja kunnan ja maakunnan välillä Asioinnin kehittäminen perusjärjestelmäriippumattomasti Maakunta on tehnyt hakemuksen henkilökohtaisen budjetin pilotista. Infran kannalta yksi keskeisistä haasteista on toteuttaa palveluverkko kaikkiin sote-toimipisteisiin, joita nykytilanteessa on Varsinais-Suomessa 513. II-vaiheen rahaliikenne kulkee edelleen VSSHP:n kautta. Päätösesitys Päätös ICT-ryhmä käy keskustelun ja merkitsee esityksen tiedoksi. ICT-ryhmä kävi keskustelun ja merkitsi esityksen tiedoksi. 6. Ajankohtaiset asiat Akusti-foorumin johtoryhmän kokous 14.3.2018 ja työpaja 21.3.2018: Lainsäädännön vaikutukset - järjestelmämuutokset esiselvityksen keskeiset tulokset Esittelijä: Tapio Järvenpää Osana sote- ja maakuntauudistuksen tietojärjestelmämuutosten arviointia, Salivirta & Partners on AKUSTI-foorumin toimeksiannosta selvittänyt palvelujärjestelmän uudistamisen yhteydessä tehtävien tietojärjestelmämuutosten ja -uudistusten kustannuksia, resursseja ja riskejä. Selvitystyön tavoitteena on ollut tuottaa tietoa valtakunnallisen digimuutosohjelman tueksi ja arvioida muutosten läpiviemistä. Työ toteutetaan 12.2017-3.2018 välisenä aikana analysoimalla lakimuutosesitysten vaikutuksia sekä haastattelemalla muutamien maakuntien avainhenkilöitä ja yleisimpien asiakas- ja potilastietojärjestelmien toimittajia. Työryhmän keskustelussa todettiin, että materiaalin laadinta on vielä kesken ja lopullinen versio valmistuu kevään aikana. Keskustelua aiheutti erityisesti: - Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen rekisteri ei ole näillä näkymin toteutumassa - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista; Tarve uudistamiseen on kriittinen, ja esim. mobiilimaksamiseen siirtyminen tulisi olla mahdollinen. Liite 6.1 Keskeiset nostot laeista ja lakiesityksistä, Salivirta & Partners Päätösesitys: ICT-ryhmä käy keskustelun ja merkitsee esityksen tiedoksi Päätös: ICT-ryhmä kävi keskustelun ja merkitsi esityksen tiedoksi
Maakuntien viitearkkitehtuuri Varsinais-Suomen lausuntoluonnoksen esittely Esittelijät; Tapio Järvenpää, Jaakko Ståhlberg Maakuntien viitearkkitehtuuria on valmisteltu 5/2017-1/2018 välisellä ajalla ja toteutettu työryhmätyönä valtiovarainministeriön vetämänä. Viite-arkkitehtuurityön 1. osa on lausuntokierroksella, joka päättyy 4.4.2018 Lausuntopyynnön liitteenä olevassa dokumentissa "Maakuntien viitearkkitehtuuri" ja sen liitteissä (1-12) kuvataan maakuntauudistuksen toimeenpanossa (vuosien 2017 2019 aikana) suunniteltava maakuntien yhteisen vakiintuneen toiminnan tavoitetilan viitearkkitehtuuri 3 5 vuoden aikajänteellä maakuntauudistuksen lainsäädännön valmistumisesta. Määritelmällisesti viitearkkitehtuurien tarkoituksena on jäsentää ja määrittää ratkaisukokonaisuuden keskeisimmät rakenneosat ottamatta tarkasti kantaa esimerkiksi maakunnan organisaatiorakenteeseen tai muihin suunnittelun tai toteutuksen yksityiskohtiin Keskeisiä kommentteja arkkitehtuuriin: - Maakunnan rooli järjestäjänä ei näy riittävän selkeästi. Erotettava toisistaan palveluntuotanto ja järjestäminen - Asiakas näkyy huonosti viitearkkitehtuurissa, samoin asiakkuudenhallinnan tavoitteet jäävät epäselväksi. - Rajapintojen määrittely asiakkaaseen puutteellinen - Arkkitehtuuri on kuvattu hallintokeskeisesti. Liite 6.3. Varsinais-Suomen lausuntoluonnos, jaetaan muistion liitteenä Liite 6.4. Maakuntien viitearkkitehtuuri, materiaali on Turun Extranetissa Tausta-aineisto-kansiossa. Päätösesitys: ICT-ryhmä käy keskustelun ja merkitsee esityksen tiedoksi Päätös: ICT-ryhmä kävi keskustelun ja merkitsi esityksen tiedoksi. Lausunnon määräaika on 4.4. mennessä ja näkemyksiä voi vielä lähettää tätä ennen esittelijöille lausuntoa varten Portfolion hallinnan kehittämisen tilanne Varsinais-Suomessa Esittelijä: Ora Yli-Urpo Keskustelusta: - Järjestelmänä Thinking Portfolio, joka on tarkoitettu projekti- ja järjestelmäsalkun hallintaan. Yksittäisen projektin suunnitteluun, hallintaan ja seurantaa ei oteta kantaa, sen sijaan olennaista on sopia yhtenäiset seuranta ja raportointikäytännöt sekä mittarit. - Käyttöönotto on 11.4. 18.5.2018. - Varsinais-Suomen sote-maakuntauudistuksen ja yhteisten projektien seuranta - Optiona tarjotaan Kunnille omien projekti- ja järjestelmäsalkkujen seurantaa sekä raportointia varten Liite 6.5 Portfolion hallinnan kehittämisen tilanne, jaetaan muistion liitteenä
7. Muut asiat 8. Kokousaikataulu Päätösesitys: ICT-ryhmä käy keskustelun ja merkitsee esityksen tiedoksi Päätös: ICT-ryhmä kävi keskustelun ja merkitsi esityksen tiedoksi Muita asioita ei ollut Työryhmän kokousajat on sovittu seuraavasti ja kalenterikutsut lähetetty: Perjantai, 27.4.2018, klo 9.00 11.00, Turun kaupungintalo, kh. Armfelt, Aurakatu 2 Torstai, 31.5.2018, klo 9.00 11.00, Turun kaupungintalo, kh. Armfelt, Aurakatu 2 Päätösesitys: ICT-ryhmä tekee päätökset tarvittaessa muutoksista kokousaikatauluun sekä kesäkuun kokouksen ajankohdasta. Päätös: ICT-ryhmä sopi kesäkuun kokouksen ajankohdaksi tiistai, 19.6.2018, klo 9.00 11.00. Tässä yhteydessä myös todettiin, että ICT-työryhmän toimintaan saattaa tulla muutoksia riippuen siitä, mikä on lainsäädännön käsittelyn lopputulos. 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen. Lisätietoa kokouksesta: Tuire Mikola Sähköposti: tuire.mikola@2m-it.fi, puhelin: 050 410 6029 Sihteeri jakaa ICT-ryhmän kokousmateriaalin sähköpostilla. Materiaali on myös Turun kaupungin Extranetissa: - https://extranet.turku.fi. - Käyttäjänimi: sähköpostiosoite ja salasana sähköpostilla saamasi salasana Jos sinua ei ole rekisteröity käyttäjäksi, ota yhteyttä.