Ohjeita esara-tiedostojen lähettäjälle Kelan työnantaja-asiakkaat, verkkoasiointiopas 1
Sisällysluettelo Palkkaohjelman edellytykset Lähettäjän edellytykset esara-tiedostoissa lähetettävät hakemukset esara-tiedostoissa lähetettävät ilmoitukset Lomakkeet, joita ei voi lähettää esara-tiedostossa Tiedoston lähettämisen vaiheet Lähettämisessä huomioitavaa Tarkista lähetys Uusi palkkailmoitus XML-tiedostossa Kysymykset ja palautteet 2
Palkkaohjelman edellytykset Palkkaohjelmaan tulee olla toteutettu ns. esara-toiminnallisuus Y17- ja/tai SV18-paperilomakkeita vastaavat tiedot Kela vastaanottaa esara-tiedostoja Peräkkäistiedoston muodossa, versio 3.7 XML-muotokieltä käyttäen, versio 1.0, 1.1 ja 1.2 Peräkkäistiedoston vastaanotto päättyy viimeistään vuodenvaihteessa 2019 2020 Toistaiseksi 3.7 versiolla voi lähettää muita kuin osakuntoutusrahan tai tartuntatautipäivärahan hakemuksia 3
Palkkaohjelman edellytykset esara-toiminnallisuus 10/2018 Palkkaohjelma Peräkkäistiedosto 3.7 XML versio 1.0 XML versio 1.1 XML versio 1.2 CGI Fenix x CGI Hijat x CGI Palkat x CGI Satus ja Sonet x CGI Pegasos x Mepco x x Personec F ja W x EmCe CGI Populus CGI Prima x x x 4
Lähettäjän edellytykset Lähettäjällä tulee olla ns. vahva Katso-tunniste ja Työnantajaorganisaation valtuutus ja Kelan Katso-rooli Hakemukset, maksut ja päätökset Työnantajaorganisaation Katso-pääkäyttäjä voi myöntää valtuutuksen ja roolin myös toiselle organisaatiolle, esim. tilitoimistolle, joka voi siirtää valtuutuksen Katso-tunnisteelle Lue lisää Katso-tunnisteen luomisesta ja valtuutuksen myöntämisestä https://yritys.tunnistus.fi/ 5
Lähettävät tiedostot Voit lähettää kerralla haluamasi määrän tiedostoja. Voit koota yhteen tiedostoon haluamasi määrän lomakkeita/tietueita yhdeltä tai useammalta työnantajalta, joilta valtuutus on myönnetty. Lähetetty tiedosto näytetään Ilmoitin.fi:n Arkistossa heti lähetyksen jälkeen - Lähetetyt tiedostot näytetään Ilmoitin.fi-palvelussa vain lähettäjälle Lähetetyt lomakkeet näytetään Kelan asiointipalvelussa seuraavana päivänä. Lähettäminen kannattaa aloittaa pienistä tiedostoista. Sovi organisaatiossasi, kuka/ketkä lähettävät tiedostoja. 6
esara-tiedostoissa lähetettävät hakemukset esara-tiedostossa voi hakea työnantajalle seuraavia etuuksia (suluissa etuutta kuvaava koodi) Sairauspäivärahaa (01) osasairauspäivärahaa (02), tartuntatautipäivärahaa (07) ja luovutuspäivärahaa (08) Äitiys-, isyys- ja vanhempainpäivärahaa (03) sekä erityisäitiysrahaa (04) Kuntoutusrahaa (05) Nämä haetaan työnantajalle ilmoittamalla poissaoloajan palkka esara-lomakkeella (esim. XML-lomake Hakemus Y17) Vuosilomakustannuskorvausta ja perhevapaakorvausta Korvaus vanhempainpäivärahan ajalta kertyneistä vuosilomakustannuksista ja perhevapaakorvaus äidin vähintään kuukauden palkallisesta äitiysvapaasta tai adoptioäidin vanhempainvapaalta (SV18-lomake). 7
esara-tiedostoissa lähetettävät ilmoitukset esara-tiedostossa voi lähettää ilmoituksia etuuskoodeilla 01-08 Hakemukseen esitettävät ns. 6 kuukaudet työtulot Palkaton poissaolo Lähetettyyn hakemukseen liittyvä lisäselvitys (lomakkeeseen muodostetaan vain Lisätieto-tekstikenttä) Lomakustannuskorvaukseen (SV18) liittyvän lisätiedon voi toistaiseksi vain peräkkäistiedostomuodossa 8
Lomakkeet, joita ei voi lähettää esara-tiedostossa Seuraavat lomakkeet voi lähettää sähköisesti Kelaan vain Työnantajan asiointipalvelussa (kela.fi) Ilmoitus osa-aikatyön sopimuksesta vanhempainpäivärahaa varten Ilmoitus osa-aikatyön sopimuksesta osasairauspäivärahaa varten Työskentely ulkomailla Todistus työajasta lastenhoidon tukea varten 9
Tiedoston lähettämisen vaiheet Jos palkkaohjelmaan ei ole toteutettu rajapintasovellusta, kokoa tiedosto ja tallenna se palkkaohjelmassa/organisaatiossa sovitulla tavalla ja lähetä se Ilmoitin.fi -palvelussa seuraavasti 1. Kirjaudu www.ilmoitin.fi palveluun 2. Valitse Katso OTP-tunnistautuminen 3. Tunnistaudu henkilökohtaisilla Katso-tunnuksillasi 4. Valitse Aineiston lähetys 5. Tarkasta tiedostojen oikeellisuus 6. Lähetä virheetön tiedosto/tiedostot 7. Tarkista lähetys tarpeen mukaan Arkisto-toiminnolla 8. Tarkista lähetetyt lomakkeet tarpeen mukaan kela.fi:n Työnantajan asiointipalvelussa seuraavana päivänä. 10
Tiedoston lähettämisen vaiheet Kirjaudu Ilmoitin.fi-palveluun Palveluun voi kirjautua vain Katso-tunnisteella. 11
Tiedoston lähettämisen vaiheet Valitse Katso OTP -tunnistautuminen Valitse OTP 12
Tiedoston lähettämisen vaiheet Tunnistaudu henkilökohtaisilla Katso-tunnuksilla Kirjaudu-valinnan jälkeen, palvelu pyytää henkilökohtaisen kertakäyttösalasanan. 13
Tiedoston lähettämisen vaiheet Valitse Aineiston lähetys Valitse Aineiston lähetys, jos lähetät tai tarkastat esara-tiedoston muodollisen oikeellisuuden. 14
Tiedoston lähettämisen vaiheet Tarkista tiedostojen oikeellisuus Voit lähettää virheettömän aineiston, tarkistaa useita tiedostoja ja poistaa tarkistettuja tiedostoja. 15
Tiedoston lähettämisen vaiheet Lähetä virheetön tiedosto Lähetä painikkeella tiedosto siirretään Kelan palvelimelle. 16
Lähettämisessä huomioitavaa Älä lähetä samaa tiedostoa uudelleen 1 Arkistossa näytettävä tiedosto on siirretty Kelaan. Aiemmin lähetetyt tiedostot näytetään vain lähettäjälle. 1 2 Matti Meikäläinen 2 Keskeytä lähettäminen, jos saat tämän ilmoituksen. 17
Lähettämisessä huomioitavaa Selvitä virheet Avaa virhelistaus ja selvitä virhe. Korjaa virheet palkkaohjelmassa. Yksikin virheellinen lomake estää tiedoston lähettämisen. 18
Lähettämisessä huomioitavaa Korjaa virheet palkkaohjelmassa Virheet korostetaan punaisella Huomautukset korostetaan keltaisella Virheen kuvauksessa näytetään se henkilötunnus, jota koskevassa lomakkeessa on kuvauksen mukainen virhe (XML) Korjaa virhe palkkaohjelmassa ja kokoa tiedosto uudelleen ja valitse se Ilmoitin-palvelussa uudelleen tarkistettavaksi. 19
Tarkista lähetys Ilmoitin.fi:ssä Lähetetyt tiedostot näytetään vain lähettäneelle henkilölle. Lähetetty tiedosto näytetään Arkistossa heti lähetyksen jälkeen. Arkistossa näytettävän tiedoston lähetys on onnistunut. Ilmoitin siirtää tiedostot Kelaan. Kela siirtää tiedostot etuusjärjestelmiinsä arkipäivisin n. klo 22.30 lukien. 20
Tarkista lähetys - Työnantajan asiointipalvelussa Voit tarkistaa lähetyt esara-lomakkeet Työnantajan asiointipalvelusta (kela.fi) työnantajakohtaisesti ja henkilötunnuksittain lähetystä seuraavana päivänä: 1. Kirjaudu Työnantajan asiointipalveluun Katso OTP -tunnuksella. 2. Valitse työnantaja, jonka nimissä olet lähettänyt esara-tiedoston. 3. Valitse palvelussa Kirjaudun palveluun työntekijän henkilötunnuksella. 4. Valitse navigaattorista Aiemmin lähetetyt. 5. Valitse etuus, josta olet lähettänyt esara-lomakkeen. 6. Valitse päivämäärä, jolloin lomake on lähetetty. 7. Tarkista lomakkeen sisältö. 21
Tarkista lähetys - Kirjaudu Työnantajan asiointipalvelu -selainsovellukseen 1 Jos sinulla on valtuutus usealta organisaatiolta, valitse oikea Y-tunnus. Jos sinulla on valitulta organisaatiolta useita rooleja, valitse Lähetän hakemuksia tai ilmoituksia tai tarkistan työntekijäkohtaisia tietoja. 2 1 2 http://www.kela.fi/asiointi-tyonantajien-asiointipalvelu 22
Tarkista lähetys - Valitse Aiemmin lähetetyt Voit katsoa työntekijää koskevat saman työnantajan nimissä aiemmin sähköisesti lähetetyt hakemukset ja ilmoitukset. Selainsovelluksella lähetetyt lomakkeet näytetään valikolla heti lähetyksen jälkeen esara-tiedostoissa lähetyt lomakkeet näytetään lähetystä seuraavana päivänä 23
Tarkista lähetys - Valitse etuus Valitse etuus, josta lomake on lähetetty. Etuuden nimi näytetään, jos lomakkeita on lähetetty kuluvan tai 2 edellisen kalenterivuoden aikana. Valikolla näytetään myös etuudet, joista voi lähettää lomakkeita vain Työnantajan asiointipalvelussa. 24
Tarkista lähetys - Avaa lomake päivämäärän mukaan Klikkaamalla päivämäärää Pdf-lomake avautuu. Luettelossa näytetään myös Työnantajan asiointipalvelussa lähetetyt lomakkeet 25
Tarkista lähetys - Pdf-lomake 1 1 2 Lomakkeen koodi on ESR-alkuinen, jos se on lähetetty esara-tiedostona ja ESA-alkuinen, jos se on lähetetty Työnantajan asiointipalvelussa. Ilmoita työnantajan nimi esara-tiedostossa samalla tavalla kuin se on kirjoitettu Katsopalveluun. 3 2 3 Tiedostossa ilmoitettua tilinumeroa ei näytetä Pdf-lomakkeella. Tilinumeron ilmoittaminen säilyy pakollisena kunnes ilmoitustiedostoon tehdään päivitys. Etuusmaksun tiedot otsikko näytetään, jos Viitenumero tai Tarkenne on ilmoitettu. 26
Uusi palkkailmoitus XML-tiedostossa valinnan vaikutus lomakkeen tekstiin Uusi palkkailmoitus valinta on aina vapaaehtoinen, jos palkkaohjelma käyttää XML-versiota 1.0 Jos Uusi palkkailmoitus valintaa ei ole tehty eikä päivämäärää ole ilmoitettu, tieto tulkitaan Ei-vaihtoehdoksi, ja päiväraha maksetaan työntekijälle itselleen ilmoitetun palkkajakson jälkeen. Peräkkäistiedostoa tai XML-versiota 1.1 käyttävälle valinta on pakollinen, jos ilmoitettu palkkajakso ei kata koko työstäpoissaoloaikaa. 27
Kysymykset ja palautteet www.kela.fi/tyonantajat Työnantajalinja 020 692 241, ma pe klo 9 16 Työnantajachatti palvelee ma pe 9 15 Kysymykset sähköpostitse: esara(a)kela.fi Teknisissä ongelmatilanteissa: tekninentuki(at)kela.fi Tilaa sähköpostiisi uutiskirje Työnantajainfo: www.kela.fi/uutiskirje 28
Työnantajan verkkoasiointioppaat: www.kela.fi/tyonantajat-oppaat