ILO ELÄÄ JÄRJESTÖISSÄ Pohjois-Karjalan Järjestöpäivät Ilomantsi 16.-17.11. 2012 Lea Lihavainen OK-opintokeskus TYÖPAJA `KUINKA KEVENNÄMME YHDISTYKSEN HALLINTOA` 1. Tehdään toisin ja keskitytään olennaiseen yhdistystoiminnassa Vapaaehtoistoiminnan muodot, sisällöt ja toteutus ovat yhdistyksen toimijoiden aloitteellisuuden ja innovatiivisuuden mukaisia. Rajat asettaa vain toimiva ryhmä. Asioita voidaan tehdä monin tavoin ja hyvään lopputulokseen on monta polkua. Jokaisen yhdistyksessä toimivan olisi hyvä löytää juuri hänelle mieleinen tehtäviä, sillä kun löydämme kunkin omiin vahvuuksiin soveltuvan tehtävän, yllämme hyviin tuloksiin. Vapaaehtoistoiminnassa kristallisoitunee ajatus teemme työtä vahvuuksillamme, emme heikkouksillamme. Ja vapaaehtoistoiminnan maailma tarjoaa mahdollisuuksia myös heikkouden kohtaamiseen, sillä heikkoudet voivat jalostua vahvuuksiksi ja uudenlaiseksi osaamiseksi. Yli kolmasosan suomalaisista aikuisista tiedetään osallistuvan johonkin vapaaehtoistoimintaan. Vuonna 2011 vietetyn Euroopan Unionin vapaaehtoistoiminnan teemavuoden tietojen mukaan suomalaiset ovat EU-maiden kansalaisista 6. aktiivisimpia osallistumaan vapaaehtoistoimintaan. Eli kehittämistä ja uudistamista tarvitaan. Mitä pitäisi uudistaa? Pitäisikö uudistaa vapaaehtoisten rekrytointitapaa, tarjolla olevia tehtäviä, yleistä tiedotusta vai ohjausta vapaaehtoistehtäviin. Varmaankin kaikkia näitä. Nykyihmisen kiinnostuksen kohdistuessa yhdistyksen edustamaan toiminta-ajatukseen ja yhdistyksessä tapahtuvaan toimintaan ja erilaisiin vapaaehtoistehtäviin, olisi yhdistysten hallitusten tehtäviin lisättävä vapaaehtoistoiminnan organisointiin liittyviä vastuita enemmän. Vapaaehtoisuuteen liittyvien asioiden hyvä hoitaminen on yhdistysten menestyksen kulmakivi. Olisiko hyvä sopia perinteiseen hallituksen työnjakoon (talous, retket, kerhot, edunvalvonta, kulttuuri) myös vapaaehtoistoiminnasta vastaava? Yhdistysten ja järjestöjen kannattaisi ideoida uusia tapoja vapaaehtoisten rekrytoimiseksi, sillä vapaaehtoistoiminnasta tehtyjen tutkimusten mukaan on paljon suomalaisia, jotka toivoisivat löytävänsä itselle sopivan tavan toimia vapaaehtoisena. Henkilökohtainen kutsu tai sosiaalisen median kautta tuleva kohdistettu kutsu ovat tehokkaita. Nykyihminen sitoutuu vapaaehtoistehtäviin pitkälti samoin tavoin kuin yhdistystoimintaan eli projektimaisuus, selkeät
tehtävät ja toiminnan vaikuttavuus innostavat, hallinnon ja byrokratian pyörittäminen karkoittavat. Tehtäviä voidaan myös kierrättää, räätälöidä ja jakaa, ja jotain voidaan joskus jättää tekemättäkin. Välistä on hyvä yhdessä pysähtyä ja miettiä, mitä voidaan tehdä toisin. Tehdään toisin! muistutus sopii arkiseen yhdistystoimintaan ja vapaaehtoistoiminnassa se on erityisen tärkeä. Suomalainen yhdistystoiminta sisältää edelleenkin vuosikymmenien mittaan kertyneitä urautuneita toimintatapoja, joista osa voidaan korvata jo uusilla tavoilla toimia. Tehdään toisin! ajatus viitoittaa myös uudenlaiseen hyväksymiseen ja kohtaamiseen yhdistyksissämme. Toimintaympäristön muutoksista ja jäsenistöstä nousevat tulevaisuuden haasteet suomalaisissa yhdistyksissä ovat niin moninaisia, että viimeistään nyt on hyväksyttävä uskallus uuteen, toisin tekemiseen ja avartavaan avoimuuteen. Tehdään toisin! 2. Yhdistys- ja järjestötoiminnan tulevaisuuden haasteita 1) Jäsenistön vanheneminen - nuoret mukana erilaisissa virtuaalijärjestöissä 2) Virtuaaliyhteisöt - yhteisöllisyyden ja kanssakäymisen muodot ovat muuttuneet 3) Vapaa-ajan tarjonta lisääntyy - vapaaehtoistoiminta tulisi nähdä entistä enemmän osana hyvää elämää 4) Kilpailuttaminen - osa järjestöistä keskittyy kaupalliseen toimintaan 5) Järjestöjen määrä ja kilpailu järjestöjen välillä lisääntyy - yhdistysten määrä lisääntyy, enemmän pieniä yhdistyksiä 6) Kansainvälistyminen - uusia mahdollisuuksia, mutta vaatii resursseja ja osaamista 7) Vertaistuen merkitys järjestöjen toiminnassa korostuu - suvun, perheiden, naapuriston merkitys muuttunut, yhdistyksiin kohdistuu uudenlaisia odotuksia 8) Yhteiskunnassa vaikuttamiseen uusia muotoja - suora vaikuttaminen lisääntyy, vaihtoehtoisia vaikuttamistapoja (verkko, verkostot) 9) Hallintokeskeisyyden sijaan toimintakeskeisyys - yhdistysten hallinnointi haasteellista, koska sitä ei koeta vetovoimaiseksi 10) Uudenlainen jäsenyys ja uudenlainen sitoutuminen - narikkajäsenyys, löyhä kiinnittyminen yhdistykseen (Lähteet tulevaisuuden haasteisiin: Juha Heikkalan, Timo Kalliojan, Aaro Harjun ja Lea Lihavaisen kirjat ja kirjoitukset)
3. Yhdistysten hallinnon keventäminen 1) Kokousten määrän vähentäminen 2) Kokoustapojen muuttaminen (kävelykokous, ideariihet, delegointi, valtuuttaminen) 3) Tavoitteellisempi kokoustoiminta (milloin kokoustetaan, milloin ollaan koolla muutoin vaan) 4) Dokumentoinnin tiivistäminen (päätöspöytäkirjat), työryhmistä riittää tiivis muistiokin 5) Toiminta-ajatuksen ja halutun yhdistysimagon korostaminen 6) Toimintasuunnitelmien, hankkeiden ja tavoitteiden tiivistäminen, sekä muodollisesti (sivumäärinä) että sisällöllisesti (keskittyminen kannattaa) 7) Selkeys vastuissa, odotuksissa ja tehtävissä (pj,sihteeri, hallituksen jäsen, työryhmän jäsen jne 8) Sähköisen ja etäosallistumisen lisääminen 9) Hallinnon yhdistäminen (yhdistysfuusiot, esimerkiksi pienet lähiyhdistykset) 10) Dokumentoinnin kehittäminen ja systematisointi (sähköinen hallinto) 11) Sääntöjen ajantasaistaminen - rotaatio
- hallituspaikkojen määrä - puheenjohtajan toimikausien rajaus 12) Sihteeripalveluiden ostaminen (yhdessä muiden yhdistysten kanssa) 13) Tilitoimistopalvelut 14) Hankerahoituksella yhdistyksen hallinto hoidetaan 15) Työ- ja toimintaryhmiä lisää >> osallisuutta lisätään, hallintotoimet minimoidaan 16) Alueelliset yhteistyökoalitiot järjestöryhmittymien kanssa 17) Ammattimainen toiminta eriytyy, vapaaehtoisuus lisääntyy 4. Yhdistyksen Vuosikello ja työnjaon kehittäminen Vuosikelloon kirjataan välttämättömät hallintotoimet ja keskeinen toiminta: vuosikokous tai kevät- ja syyskokous hallituksen kokoukset talousseurantaan ja tilinpäätökseen liittyvät asiat yhdistysrekisteriin ym viranomaisiin yhteydenpito työryhmät, kerhot toimintasuunnitelman keskeisimmät asiat työnjako kirjataan myös kaikkiin em.asioihin
Työnjaon kehittäminen: pj sihteeri rahastonhoitaja tiedottaja www-sivujen ylläpitäjä sosiaalisen median päivittäjä mediakonsultti vapaaehtoisten innostaja hallituksen työnjako muistettava myös (talous, retket, kulttuuri, edunvalvonta jne) yritys- ja yhteiskuntavastaava verkostoija