Tik-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö Tietotekniikan osasto Teknillinen korkeakoulu SOVELLUSALUEEN KUVAUS LiKe Liiketoiminnan kehityksen tukiprojekti Versio: 2.1 Tila: hyväksytty Päivämäärä: 12.12.2000 Tekijä: Niko Tolvanen Kommentit: Hyväksyi: Maaret Pyhäjärvi, Katariina Ylinen
VERSIOHISTORIA Versio Päivämäärä Muutokset Muuttaja 0.1 20.10.2000 Alustava versio Niko Tolvanen 1.0 30.10.2000 Sisäisen katselmoinnin korjaukset tehty Niko Tolvanen 1.1 7.11.2000 Asiakaskatselmoinnin muutokset tehty ja viimeistelty palautukseen Niko Tolvanen 1.2 30.11.2000 Muunnettu.doc - formaattiin. Katariina Ylinen 2.0 5.12.2000 Katselmointikorjaukset tehty Niko Tolvanen 2.1 12.12.2000 Asiakaskatselmoinnin korjaukset tehty Niko Tolvanen
1. JOHDANTO 1 2. LIIKETOIMINNAN KEHITTÄMISESTÄ 1 3. KÄYTTÄJÄRYHMIEN JAKO KEHITTÄMISPROJEKTIEN ERITYISPIIRTEET HUOMIOON OTTAEN 2
Sovellusalueen kuvaus 1. JOHDANTO LiKe-järjestelmä on tarkoitettu liiketoiminnan kehittämisen tukityökaluksi. Tässä dokumentissa kuvataan liiketoiminnan kehittämisen piirteitä yleisellä tasolla sekä sitä ongelmakenttää, johon järjestelmä kuuluu. 2. LIIKETOIMINNAN KEHITTÄMISESTÄ Liiketoiminnan kehittäminen on tyypillisesti pitkäaikainen prosessi, jossa yrityksen (tai muun organisaation) johto pyrkii etsimään tapoja yrityksen toiminnan tehostamiseen ja siihen, että yritys saavuttaa sen omistajien sille asettamat tavoitteet. Liiketoiminnan kehittämiseen kuuluu tavoitteiden saavuttamistapojen lisäksi myös yrityksen tavoitteiden asettelu, sillä ei ole järkevää tehostaa toimintaa sellaisten tavoitteiden saavuttamiseksi, jotka eivät ole oikeita. Käytännössä tämän tavoitteiden asettamisen tekee yrityksen johto, joka on saanut tähän valtuutuksen yrityksen omistajilta. Johdon lisäksi tavoitteiden asettajana voi toimia myös yrityksen omistajien edustajana sen hallitus. Hallituksen mukanaolo yrityksen toiminnassa riippuu yleensä yrityksen koosta: pienessä juuri toimintansa aloittaneessa yrityksessä hallituksella voi olla merkittävä rooli yrityksen operatiivisessa johtamisessa, kun taas suuremman yrityksen tapauksessa hallitus ei tyypillisesti ole mukana operatiivisessa toiminnassa van tämä jätetään yrityksen toimivalle johdolle. Liiketoiminnan kehittäminen tarkoittaa määritelmällisesti sitä, että toimintatapoja, joihin yrityksen henkilöstö on tottunut, muutetaan. (Sellaista epärealistista tapausta, jossa yritys tekee jo kaiken täydellisesti ei huomioida, koska tällainen täydellisyys ei ole pysyvä olotila: markkinatilanteen ja muun ympäristön muuttuessa vallitsevia toimintatapoja on aina muutettava jossakin vaiheessa, jotta yritys voi menestyä jatkossakin). Muutokseen liittyy lähes aina jonkinasteista muutosvastarintaa, joten on tärkeää, että yrityksen toimintaa kehittävä taho (käytännössä yleensä johto) pystyy tiedottamaan kehittämistoiminnan tavoitteista koko organisaatiolle tehokkaasti ja muotoilemaan viestinsä sillä tavalla kuin parhaaksi katsoo. Edellisessä on erityisesti huomioitava se, että yrityksen johdon on tarkkaan mietittävä, miten tiedottaminen tapahtuu ja sen on voitava tarkkaan hallita sitä, millainen viesti organisaation henkilöstölle annetaan. LiKe-projektiryhmä Teknillinen korkeakoulu, Espoo, 2000 1
Sovellusalueen kuvaus Liiketoiminnan kehittämisessä voi olla mukana myös organisaation ulkopuolisia ihmisiä (esim. erilaisia konsultteja), joilla on usein oma roolinsa mutta joille ei voi välttämättä antaa kaikkea yrityksen toimintaan liittyvää tietoa. Liiketoiminnan kehittämishankkeet voidaan organisoida projekteiksi, mutta ottaen huomioon kehittämishankkeiden usein jatkuvan luonteen, tämä ei ole välttämätöntä. Projektihan on tyypillisesti tilapäinen organisaatio, joka on perustettu annettujen tavoitteiden saavuttamiseksi, ja projektiryhmällä ei ole välttämättä mahdollisuuksia määrittää projektinsa tavoitteita kokonaan itse. Näin ollen projektiteoriassa esitettyjen projektipäällikön tms. roolien ajatteleminen ei ole järkevää, kun koetetaan hahmottaa kehittämishankkeiden organisointia. 3. KÄYTTÄJÄRYHMIEN JAKO KEHITTÄMISPROJEKTIEN ERITYISPIIRTEET HUOMIOON OTTAEN Yllä mainitut seikat johtavat LiKe-järjestelmän suunnittelussa siihen, että eri käyttäjäryhmien oikeuksia eri dokumenttien näkymistä eri käyttäjäryhmille on harkittava tarkoin. Alla on kuvattu tyypillisen kehittämisprojektin eri organisatoriset osat ja niiden vaikutus järjestelmän käyttäjäryhmien määrittelyyn. Ajatellaan, että yrityksessä on kehityshanke, jonka joku/jotkut (yleensä varsin korkealla organisaatiossa oleva, esim. liiketoiminnan kehittämisestä vastaava johtaja) suunnittelee. He vastaavat hankkeen tavoitteista, eli näin ollen on järkevää, että heillä on oikeus myös poistaa materiaalia järjestelmästä. Materiaalin poistamisoikeus on huomattavasti merkittävämpi kuin lisäämisoikeus: on esimerkiksi mahdollista, että järjestelmässä on jokin dokumentti, joka velvoittaa kaikki organisaation jäsenet tekemään jotain tiettyä asiaa tietyllä tavalla. Jotta tällaisen saa poistaa (eli käytännössä muuttaa toimintatapaa ja mahdollisesti myös toiminnan tavoitteita), on oltava niin korkealla organisaatiossa, että on (loppujen lopuksi firman omistajien antamat) valtuudet vaikuttaa firman kehittämisen suuntaan. Tämän jälkeen on hankkeen toteuttajat, jotka sitten voivat lisätä/editoida materiaalia eli täydentää menetelmiä, joilla tavoitteisiin päästään. Tärkeimpänä erona tässä on ylempään tasoon nähden, että nämä ihmiset ottavat tavoitteet annettuina ja vain kehittävät LiKe-projektiryhmä Teknillinen korkeakoulu, Espoo, 2000 2
Sovellusalueen kuvaus menetelmiä, joilla niihin päästään. Eli nämä ihmiset eivät voi kyseenalaistaa (ainakaan LiKe-järjestelmän puitteissa) tavoitteita, joita ko. hankkeelle (ja analogisesti koko yritykselle) on asetettu. Lopuksi sitten tulee hankkeiden kohdeyleisö, joiden tehtävänä on saada tietoa hankkeesta ja nauttia/kärsiä sen seurauksista. Luonnollisesti tällaista hierarkiaa ei ole kaikissa yrityksissä, mutta tämä antaa mahdollisuuden myös sellaisen toteuttamiseen. Eli jos on esim. jokin hyvinkin demokraattinen pienyritys, jossa tavoitteita ei sanella korkealta yms., niin tällaisessa tapauksessa voidaan esim. jättää toteuttajaryhmä kokonaan pois ja antaa kaikille niille, jotka kehittämistä ihmettelevät, suunnittelijan oikeudet. Koska yrityksessä on tyypillisesti käynnissä useita erillisiä kehityshankkeita, yrityksen johdon on oltava selvillä kaikista tällaisista hankkeista. Osa johdosta saattaa olla itse mukana joissakin kehittämishankkeissa, mutta riittävän laajan kokonaiskuvan saamiseksi johdon edustajilla (riippumatta siitä, mikä on heidän roolinsa liiketoiminnan kehittämisen suhteen) on oltava mahdollisuus pysyä ajan tasalla kaikkien hankkeiden osalta. Näin ollen järjestelmässä on johtoa varten erillinen käyttäjäryhmä, jolla on lukuoikeudet kaikkeen järjestelmässä olevaan materiaaliin. Yrityksen hallituksen ja ulkopuolisten konsulttien osallistumisen toteuttamiseen järjestelmä ei ota kantaa, sillä tällaisten ryhmien mukaan tuomiseen on todennäköisesti yhtä monta tapaa kuin on yrityksiä ja kehittämishankkeita. Konsultti voidaan esim. määrittää hankkeen toteuttajaksi, mutta tämän on oltava konsultin palkanneen yrityksen oma päätös; järjestelmä ei tee päätöksiä yrityksen puolesta. Järjestelmä on tukijärjestelmä, joten se toimii kehittämistoiminnan tukena eikä tarjoa valmiita vastauksia. Koska kehittämishankkeet ovat aina erilaisia organisaation ja ongelmakentän luonteen mukaan, ei olisi realistista olettaa, että tukijärjestelmä voisi tarjota valmiita ratkaisuja. Koko järjestelmän rooli on itse asiassa analoginen kehityshankkeen toteuttajan roolin kanssa: järjestelmä ei ota kantaa siihen, ovatko kehittämisen tavoitteet oikeat, vaan se pelkästään osaltaan tehostaa tavoitteisiin pääsemistä. LiKe-projektiryhmä Teknillinen korkeakoulu, Espoo, 2000 3