KEHTO- foorumitoiminnan kehittäminen KEHTO-FOORUMI Tampereella 8.-9.5.2014 Eija Kupi ja Katri Valkokari, VTT Tuulia Innala ja Kirsi Rontu, Kuntaliitto
VARVO- projektin tavoitteet ja tuotokset 1. Osaamisperustan vahvistaminen verkostojen toimintamallien kehittämisellä (VARVO-hanke):» Verkostojohtamisen ja kehittämisen käsikirja KL:lle ja kunnille: työvälineet koottu» UUSI VERKOSTOMALLI 2. Osaamisperustan vahvistaminen käyttämällä kuntien osaajia Kuntaliiton työtehtävissä» Verkostoviestinnän ja henkilöstöpolitiikan pelisäännöt ohjeisto» OSAAMISPERUSTA: KÄYTÄNNÖT
Kuntaliiton verkostomalli Hyödyt kuntalaisille, omistajille ja sidosryhmille Verkostoihin liittyvät strategiset tavoitteet Kuntaliitossa ja yksiköissä Resurssit ja osaaminen Kuntaliiton roolit verkostoissa Uudistaminen ja kokonaisuuden ohjaus Verkostojen toimintamallit, tyypit ja kehittämisen työkalut, verkostopankki/ portfolio ja työskentelyalustat
Pilottiverkostot Verkostopilotit Kuntalähtöiset verkostojohtamisen mallit KLkonsernissa -kumppanuus» USO2» RegLab-kokeilu Pysyvät rakenteet vertaiskehittämiselle ja tuelle fasilit.» KEHTO-foorumi» AKUSTI-verkosto, soteict Kansainväliset verkostot edunvalvonnassa - osaamisen siirto» Kv-tiimin verkostokartta» Asiantuntijavaihto Pohjoismaat & Brysselin tsto Bench-learning verkostot Verkostot vertaispalveluna» Innokylä ja tutorit, KL» HR-verkosto, KT Verkostot edunvalvonnassa» opetusalan työaikakokeilu perusopetuksessa, KT» Tuottavuusverkosto, KL 12/7/2012 Terttu Pakarinen
16/05/2014 5 Verkostomaisen kehittämisen menestystekijät Tahto: Konkreettinen yhteinen tavoite ja tarve verkostolle Verkoston hyötyjen ymmärtäminen omasta ja muiden näkökulmasta Osaaminen: Kommunikointi Sopiminen ja läpinäkyvyys reunaehdoista Yhdessä tekemisen toimintamalli Partnerit: Parhaat ja sopivasti toisiaan täydentävät Keskinäinen arvostus ja avoimuus
16/05/2014 6 Rooleja kehittämisyhteisössä Aktivaattori koordinoi ja fasilitoi verkoston toimintaa Passiiviset seuraajat Motivaattorit Aktiivit toimijat Ylläpitäjät Ydinryhmä osallistuu toiminnan kehittämiseen esim. kehitysryhmien toimintaan Kaikkien jäsenten hyödyttävä konkreettisesti toimintaan osallistumisesta Huolehtijat
16/05/2014 7 Portinvartija vai siltojen rakentaja Uudet yhdistelmät verkostojen välillä luovat uusia mahdollisuuksia (rakenteelliset aukot heikot sidokset) koordinoijan haasteena on yhteisten käsitteiden, ymmärryksen ja toimintamallien luominen Bridging Linking Bonding Verkoston vahvuus = sen tietämistä, kuka tekee mitäkin!
Sidosryhmät - verkostot Verkostoyhteistyö on erilaisia taustoja, osaamista ja rooleja omaavien useampien toimijoiden muodostama toiminnallinen kokonaisuus, jota ohjaavat yhteiset tavoitteet ja joka tuo hyötyä kaikille osallistujille. Sidosryhmäyhteistyö on löyhempää vuorovaikutusta toimijoiden kanssa, jotka voivat vaikuttaa tavoitteiden saavuttamiseen, mutta joiden kanssa ei ole sovittu yhteisistä toimenpiteistä tavoitteiden saavuttamiseksi.
KEHTO-pilotin eteneminen VARVOhankkeen suunnittelu pilottien osalta 13.8.13 KEHTOpilotin suunnittelu 10.10.13 Tavoitteet KEHTOohjausryhmässä 25.11.13 Opetusalan työaikakokeilu KEHTO: Benchlearning - keskustelu 23.1.14 Sidosryhmäanalyysi johtoryhmän kehittämispäivässä 27.3.14 Sidosryhmäanalyysin tarkistus ohjausryhmässä 28.4.14 Tulosten esittely KEHTOfoorumissa 9.5.14 Jatkoa: sidosryhmäroolien ja toimintamallien pohdinta
KEHTO-foorumin kehitystarpeet (keskustelujen ja SWOT:n perusteella) Verkoston toiminnan tehokkuus: Foorumin organisoituminen ja sisäinen roolitus on tärkeää, koska joissain tilaisuuksissa (esim. seminaari) on yli 20 osallistujaa Tiedon jakamisen ja some-työkalujen hyödyntäminen (pohdittava mihin asioihin www-alusta soveltuu, miten tukea kuntien asiantuntijoiden välistä jatkuvaa vuorovaikutusta) Kehittäminen ja oppiminen: Tutkimus- ja kehitysprojektien ohjauksen tehostaminen ja systematisointi (projektiportfolion hallinta, päätös osallistumisesta, ja osaamisen jakaminen) Osaamisen jakaminen koulutusten kautta foorumia laajemmin (mahdollistaa toimintamallien levittämisen) Toiminnan jatkuvuuden ja uusien avausten tasapainottaminen Vaikuttaminen: Tarvitaan pelisäännöt, miten lähettää kuntien ihmisiä edustamaan Kuntaliittoa oleellista on päätösten ja ratkaisujen sopiminen useimmille kunnille Fooruminen näkyvämmäksi tekeminen (sekä sisäinen että ulkoinen markkinointi)
Tavoitteet ohjausryhmässä 25.11.2013 1. Sidosryhmäanalyysi ja foorumitapahtumien kehittäminen sen avulla. Verkostokartan piirtäminen.» Odotuksena on saada VTT:n aiempien projektien kokemukset ja hyvät käytännöt esiin ja hyödynnettäväksi KEHTO-toiminnassa. 2. Viestinnällisten kysymysten kehittäminen. Mitkä olisivat KEHTO-foorumin tiedon välitykseen sopivat kanavat? Myös yhteiset palautekanavat puuttuvat.
KEHTO- foorumitoiminnan (verkoston) toimijat ja roolit SKTY - Suomen kuntatekniikan yhdistys (henkilöjärjestö) Verkoston koodinaattori (Kuntaliiton kehittämisinsinööri) Kuntaliitto + ohjausryhmä valmistelee asiat johtoryhmään Ydinryhmä (johtoryhmä) osallistuu toiminnan kehittämiseen, esim. kehitysryhmien toimintaan ja projektien ohjaukseen Foorumikunnat ja niiden omat organisaatiot Muut kunnat ja toimijat: Foorumin kehittämistoiminnan tulokset kaikille avoimia Kuntaliiton ja FCG: n järjestämät koulutukset ja verkostoseminaarit (muut kunnat)
KEHTO-foorumitoiminta - yhteistyön toteuttamistasot Sidosryhmätoiminta (mm. Liikennevirasto, SKTY) KEHTO- KUNTA Ohjausryhmätyöskentely Ohjausryhmän edustaminen KEHTO- KUNTA Tapaamiset noin kaksi kertaa vuodessa Foorumitapaamisten yhteydessä Teemavastuu Osallistuminen johtoryhmään Teemavastuu KUNTALIITTO Kehittämisinsinööri Koordinointi sihteerityö Koordinointi Tiedon välittäminen Seuranta ja tukeminen Verkoston toiminnan koordinointi Ohjausyhmä: Kuntien johdon edustajat (3+2+pj+ vpj+ sihteeri) Tehtävä: Sopia KEHTO- fooruminen toiminnasta ja strategisista tavoitteista, luoda toiminnan pelisäännöt, toiminnan seuranta sovituin väliajoin yhdessä sovituin mittarein, valmistelee asiat johtoryhmään Johtoryhmä: 21 foorumikunnan johdon edustajat Tehtävä: Määritellä verkoston osallistujat (vastuut ja velvollisuudet),hyväksyä pelisännöt, toiminnan kehittäminen, hankkeiden ohjaus, edunvalvonta ja kannanotot => Luoda edellytykset kilpailukyvyn kehittymiselle, tiedonvaihdolle ja oppimiselle Operatiiviset työryhmät: Vaihtuvateemaiset tiedonvaihdosta ja operatiivisesta yhteistyöstä vastaavat pienryhmät (esim. projekteihin liittyvät pienryhmät) ja Kuntaliiton muut teknisen toimen verkostot (esim. rakennuttajat ja ylläpitäjät) Vertaisverkostot ja kehittäminen substanssialueilla, tiedon välittäminen Seminaari ja koulutustoiminta muille kunnille (yhdessä FCG:n kanssa)
Verkostotoimijat ja sidosryhmät KEHTO- verkoston toimijat ovat 21 foorumikuntaa ja Kuntaliitto:» Foorumin toimintamalli ja pelisäännöt kuvaavat miksi ja miten he osallistuvat» Verkostoyhteistyö on vuorovaikutteista ja tuottaa hyötyä kaikille osapuolille, sidosryhmäyhteistyö löyhempää, tyypillisesti ei yhteiskehittämistä Ketkä ovat niitä sidosryhmiä, joiden toiminta vaikuttaa verkoston (KEHTO-foorumi) tavoitteiden saavuttamiseen tai joihin verkosto pyrkii vaikuttamaan?» KEHTO- foorumin näkökulmasta» (KEHTO- toimijan (Kunta / Kuntaliitto) näkökulmasta)
KEHTO- foorumin sidosryhmätoiminnan kehittäminen Tunnistetaan tärkeimmät sidosryhmätoimijat» Analysoidaan toimijoiden merkitystä KEHTO- foorumin toiminnalle ja asemoidaan tunnistetut toimijat nelikenttään Jatkopohdinta vuorovaikutuksesta:» Miten pidettävä yhteyttä?» Millaisin menetelmin/kanavin pidetään yhteyttä?» Millä intensiteetillä? Kehittämistarpeet ja eteneminen:» Millaisia ovat foorumitoimijoiden suhteet sidosryhmiin? Miten hyödynnetään ko. sidoksia?» Milloin henkilösuhteiden tulisi kehittyä organisaatiotasolle ja kenties jopa KEHTO-foorumitasolle?
Esimerkkejä sidosryhmätoimijoista Kilpailijat Kunnat KEHTOfoorumi Maakuntatoimijat Media Paikallisyhteisöt Urakoitsijat, alihankkijat Kuntalaiset Konsultit Kansalaisjärjestöt Poliittiset päätöksentekijät Ministeriöt Ammattiliitot
Tunnistetut sidosryhmät 1/2 Kansanedustajat Paikallispoliitikot Ministerit Ympäristöjärjestöt Alueelliset yhdistykset LVM TEM VM SM YM MMM Liikennevirasto Pelastuslaitos Asukasyhdistykset Maakuntien liitot ELY:t, AVI:t Liikenneturva Kuntayhtymät Kunnan yhtiöt ja liikelaitokset Oman kunnan muut toimijat Naapurikunnat Yrittäjät Yrittäjärjestöt Koulut Oppilaitokset Päiväkodit Vanhempainyhdistykset Vammaisjärjestöt Seniorijärjestöt Koiraihmiset Tekniikan ja talouden viestimet Paikallinen media SKTY RIL Rakli MANK ET JLY PTL Ficom Infra ry VTT VVY 27/3/2014
Tunnistetut sidosryhmät 2/2 Poliisi Syke RTS VYL RTT Tieyhdistys Kaupunkikeskusta ry RKL RYM Kuntaliitto Trafi MML JHL Kiinteistöliitto Paikallisliikenneliitto Koneyrittäjät Konsulttiyritykset Urakoitsijat EU-edustajat CEMR Puolustusvoimat Puolueet SKOL Museovirasto KT, PTY RT EK TEKES PANK Sitra HVK ARA Omakotiliitto Pelastuslaitosten kumppanuusverkosto Kuntaliittokonserni Linja-autoliitto Kuntien ylläpitäjät ryhmä Kuntien rakennuttajat ryhmä Kuntalaiset Muut kunnat kuin KEHTO-kunnat Aalto-yliopisto Tampereen yliopiston johtamiskorkeakoulu
Sidosryhmäanalyysi Korkea Pidä tyytyväisenä Pidä lähellä Valta Matala Tarkkaile (ole kuulolla) Pidä tietoisena Matala Korkea Kiinnostus
Sidosryhmäanalyysi Tarkkaile: Sidosryhmällä on verrattain vähän valtaa ja kiinnostusta Pidä tietoisena: Sidosryhmällä korkea kiinnostus, mutta vain vähän valtaa Pidä tyytyväisenä: Onnistuminen edellyttää, että sidosryhmät, joilla on paljon valtaa mutta vähän kiinnostusta, pidetään tyytyväisinä Pidä lähellä: Tärkeimmillä sidosryhmillä on paljon sekä kiinnostusta että valtaa
Kiinnostus < Sidosryhmäkartta - työskentelypohja Ryhmien yhteenveto Pidä tyytyväisenä: Onnistuminen edellyttää, että sidosryhmät, joilla on paljon valtaa mutta vähän kiinnostusta, pidetään tyytyväisinä Tarkkaile: Sidosryhmällä on verrattain vähän valtaa ja kiinnostusta > Valta Pidä lähellä: Tärkeimmillä sidosryhmillä on paljon sekä kiinnostusta että valtaa Eduskunta - Alueelliset kansanedustajat LVM Liikennevirasto Paikallinen TEM TEKES media Kansanedustajat TEM LVM Ministeriöt Kuntaliitto Ministerit Ministeriöt VM LVM Liikennevirasto EK TEM SMSitra Kuntaliitto Tekes MMM ELY:t LiVi Kansanedustajat EU-edustajat STM YM Valtakunnallinen Sitra media VM KL-konserni SM SM Media MMM Valtakunnan poliittiset Liikennevirasto TEKES ET TEKES AVI:t YMTEKES + muut RT avainhenkilöt AVI:t MMM rahoituslaitokset Rakli Infra ry Sitra HVK YM Liikennevirasto EKSitra SKOL Sanomalehdet MANK Ficom Kuntatekniikka AVI YLE ELY:t Infra ry MTV3 Kuntaliitto Ympäristöjärjestöt Trafi VVY EU-edustajat CEMR Maakuntien Ammattimedia liitot Järjestöt n+1 kpl Pelastuslaitos JLY Kuntalaiset Trafi Poliisi SKOL MML RTT Maakuntaliitot Alueelliset Kiinteistöliitto yhdistykset Paikallisliikenneliitto VTT Pidä tietoisena: Sidosryhmällä korkea kiinnostus, mutta vain vähän valtaa Aalto-yliopisto Tekniikan Syke ja talouden Tampereen AVI:t yliopiston johtamiskorkeak. ELY:t Yrittäjät Kuntien viestimet SKTY Tieyhdistys VTT RYM RTS Tutkimuslaitokset rakennuttajat SYKE Yrittäjäjärjestöt ryhmä Yliopistot Liikenneturva Yrittäjärjestöt / korkeakoulut Yliopistot Kunnan Oppilaitokset yhtiöt ja (tekniikka + ELY:t Rakli tutkimus) liikelaitokset Paikallinen Puolustusvoimat media Kuntayhtymät VTT Konsulttiyritykset MANK Opiskelijat Oman kunnan muut Kunnan yhtiöt ja (tulevat työntekijät) toimijat Muut liikelaitokset kunnat kuin KEHTOkunnat Muut kunnat kuin KEHTO- Kuntien ylläpitäjät ryhmä SKTY Muut kunnat kunnat Oppilaitokset kuin KEHTOkunnat Oppilaitokset Muut SKTY alan ym. yhdistykset SKTY Naapurikunnat VVY MVTT SKOL SYKE Yhden Suomen asian Yrittäjät liikkeet / yhdistykset Urakoitsijat Infra ry Koneyrittäjät VTT
Kiinnostus < Sidosryhmäkartta - työskentelypohja Ryhmien yhteenveto Pidä tyytyväisenä: Onnistuminen edellyttää, että sidosryhmät, joilla on paljon valtaa mutta vähän kiinnostusta, pidetään tyytyväisinä Ministerit, Ministeriöt : LVM TEM STM VM SM YM MMM Eduskunta, kansanedustajat Valtakunnallinen media: Sanomalehdet YLE MTV3 > Valta Pidä lähellä: Tärkeimmillä sidosryhmillä on paljon sekä kiinnostusta että valtaa Valtakunnan poliittiset avainhenkilöt Kuntatekniikka KL-konserni Tekniikan ja talouden viestimet Ammattimedia Liikennevirasto Sitra TEKES Yliopistot / korkeakoulut (tekniikka + tutkimus): Aalto-yliopisto TaY johtamiskorkeak. Oppilaitokset (AMK) Tutkimuslaitokset, VTT Tarkkaile: Sidosryhmällä on verrattain vähän valtaa ja kiinnostusta Ympäristöjärjestöt EU-edustajat CEMR Maakuntaliitot Ficom ET EK Trafi Maanmittauslaitos JLY Paikallisliikenneliitto Kiinteistöliitto MVTT Pidä tietoisena: Sidosryhmällä korkea kiinnostus, mutta vain vähän valtaa Liikenneturva Tieyhdistys HVK Opiskelijat (tulevat työntekijät) ELY:n L-vastuualue Yhden asian liikkeet tai yhdistykset, Muut alan yhdistykset Konsulttiyritykset Yrittäjät, Suomen Yrittäjät, Yrittäjäjärjestöt Urakoitsijat Koneyrittäjät Muut kunnat kuin KEHTO-kunnat SKTY RT Infra ry SYKE SKOL MANK VVY RYM RTS Rakli
Jatkotyöskentely Keskustellaan toimenpiteistä ja rooleista:» Mitkä ovat eri KEHTO-toimijoiden roolit sidosryhmien suhteen? Kuka pitää yhteyttä mihinkin?» Miten varmistetaan viestinnän avoimuus ja läpinäkyvyys kaikille? Mm. Pääkaupunkiseutu vrs. muun maan alueet oleellista on yhteisen edun ymmärtäminen
Roolit sidosryhmätyössä Tehtävä Tarkkailu ja seuranta Sidosryhmätoimijat Keinot ja vuorovaikutuskanavat Kuka tekee ja miten välittää tiedon muille? Tiedottaminen (viestintä) Vakuuttaminen (pidä tyytyväisenä) Sitouttaminen (pidä lähellä)
KEHTO foorumitoiminnan kehittäminen mitä jatkossa? Verkoston yhteisten tavoitteiden tarkentaminen» Yhteistyö sidosryhmätoimijoiden kanssa tavoitteiden saavuttamiseksi» Foorumitoimijoiden sidokset sidosryhmätoimijoihin ja niiden hyödyntäminen Toiminnan uudistumisen varmistaminen» Osallistuminen laajasti ja jaettu johtajuus» Roolien ja osallistujien dynamiikka» Fooruminen näkyvämmäksi tekeminen (sekä sisäinen että ulkoinen markkinointi) Innovatiivisuus, oppiminen ja kehittyminen» Kansainvälinen yhteistyö ja uudet yhteistyökumppanit
16/05/2014 26 VTT:n tutkijoiden yhteystiedot Katri Valkokari katri.valkokari@vtt.fi GSM: 040-8479352 Eija Kupi eija.kupi@vtt.fi GSM: 040-5723858