Omaishoitajat ja Läheiset -Liiton viestintäohje

Transkriptio

1 Omaishoitajat ja Läheiset -Liiton viestintäohje Viestinnän nykytila Yleistä Omaishoitajat ja Läheiset -Liiton viestinnän linjaukset määritellään vuosittain toimintasuunnitelmassa. Liiton viestinnän kohderyhminä ovat jäsenet, omaishoitoperheet, suuri yleisö, päättäjät (sekä valtakunnallisella että paikallisella tasolla), liiton paikallisyhdistykset, sidosryhmät, kansainväliset toimijat, oma henkilöstö sekä erilaisiin kampanjoihin ja hankkeisiin osallistujat. Liitossa on pyritty lisäämään viestinnän interaktiivisuutta. Toiminnanjohtajalla on päävastuu liiton viestinnästä. Viestinnän käytännön toteutuksesta vastaa tiedottaja yhdessä tiedotuskoordinaattorin kanssa. Aluetyön ja kouluttamis- ja kehittämistiimien vastuualueina on tiedottaa omien sektoriensa asioista. Käsitteiden määrittelyä Viestintä on kaksisuuntainen prosessi, johon kuuluu sekä informaation tuottamista että sen vastaanottamista. Viestintä on keskustelua ja kuuntelemista. Tiedottaminen on yksisuuntaista, yleensä oma-aloitteista informaation jakelua. Näin tiedottaminen on eräs viestinnän osa-alue. Viestintästrategia muodostuu niistä määrittelyistä, valinnoista ja tavoitteista, joita soveltamalla ja toteuttamalla organisaatio menestyy nyt ja tulevaisuudessa hyödyntämällä viestintäresurssiaan mahdollisimman hyvin. Viestintästrategiassa päähuomio on tulevaisuudessa. Viestinnän strategisia tavoitteita Omaishoitajat ja Läheiset -Liiton viestinnässä noudatetaan eettistä arvopohjaa, joka on sama kuin liiton kokonaisstrategiassa. Strategiasuunnitelmalla pyritään kertomaan, miten liiton viestintää kehitetään ja toteutetaan valitulla strategisella kaudella. Suunnitelmassa pyritään kertomaan, mitkä ovat liiton keskeiset ydinviestit, pohditaan painopistealueita ja teemoja sekä viestinnän organisointia ja vastuita. Muuttuvassa toimintaympäristössä ja teknologian kehittyessä viestinnän strategisia linjauksia tarkistetaan tarpeen mukaan. Viestinnän arvot ovat samat kuin yleisessä strategiassa.

2 Toimintaa ohjaavat arvot Avoimuus Avoimuudella tarkoitetaan, että liiton toiminta on totuudenmukaista. Liitto toimii vuorovaikutteisesti sekä suuntautuu toiminnassaan ulospäin. Toiminta on perusteltua ja siinä pyritään tasapuolisuuteen ja oikeudenmukaisuuteen. Vastuullisuus Vastuullisuudella tarkoitetaan, että perustehtävä ohjaa kaikkea toimintaa. Toiminta on asiantuntevaa, vaikuttavaa ja suunnitelmallista sekä omat rajat tuntevaa. Herkkyys Herkkyydellä tarkoitetaan, että liitto toimii ajan hermolla, ennakoiden muutoksia ja niiden seurauksia. Toiminnassa huomioidaan kentän viestit ja reagoidaan niihin. Toiminta on joustavaa, inhimillistä ja ihmisläheistä. Kumppanuus Kumppanuudella tarkoitetaan, että liitto toimii yhteistyössä, verkostoituen ja vastavuoroisesti. Toiminnassa arvostetaan monen tasoista ja monialaista asiantuntemusta, jaetaan ja välitetään omaishoitoon liittyvää tietoa. Liiton viestintä on selkeää ja johdonmukaista. Nykyajalle on tyypillistä informaation liiallinen saatavuus ja tarjonta. Liiton viestinnässä vältetään yliviestintää, jotta viestinnän taso pysyy vähintään kohtalaisena. Esimerkiksi yksittäisiin yleisönosastokirjoituksiin ei vastata kuin poikkeustapauksissa. Henkilökuntaan tai hallitukseen kuuluva voi kirjoittaa yleisönosastoon halutessaan yksityishenkilönä, mutta ei taustayhteisönsä nimellä tai edustajana. Liiton nimissä kirjoitettaessa tästä tulee aina olla selkeä päätös liitolta. Tavoitteena on kuulla mahdollisimman paljon kentän (paikallisyhdistykset, omaishoitoperheet, yhteistyökumppanit yms) ääntä esimerkiksi tuotettaessa uutta materiaalia. Materiaalituotannossa huomioidaan kuitenkin budjettisidonnaisuus eli sitoutuminen toimintasuunnitelmaan. Liitto voi olla mukana yhteistyökumppaneiden laajemmissa viestintäkokonaisuuksissa (esimerkiksi RAY:n, OK-opintokeskuksen, KEY:n, Selkokeskuksen jne. ohjelmissa). Liiton kaikessa viestinnässä pyritään tukeman omaishoitajan omanarvontuntoa, asiantuntijuutta, toimijuutta sekä ns. hiljaisen tiedon eteenpäin viemistä positiivisesta näkökulmasta. Viestinnän resurssit, vastuut ja keinot Omaishoitajat ja Läheiset -Liitto ry käyttää viestinnässään useita eri välineitä. Lähellä-lehti Lähellä-lehti on ilmestynyt vuodesta Lehden painos on kappaletta per lehti. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Noin numeroa lehdestä menee henkilöjäsenille ja noin julkisen jaon mukaan perusturvatoimistoihin, sairaaloihin,

3 Kelan toimistoihin, seurakuntiin yms. Noin numeroa jaetaan erilaisissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa. Lehti ei ole irtonumeromyynnissä. Internetsivuilla on arkisto, josta lehdet ovat myös luettavissa ja tulostettavissa. Lähellä-lehti on liiton viestinnän pääkanava. Päätoimittajana toimii liiton toiminnanjohtaja. Sisältövastuussa on tiedottaja, joka toimii vastaavana toimittajana. Heidän tukenaan on toimitusneuvosto. Käytännön toteuttamisesta vastaa toimitussihteeri. Toimitusneuvosto päättää vuoden viimeisessä kokouksessaan lehden teemat seuraavaksi vuodeksi. Lehden painopistealueina ovat omaishoitoasian esilläpito julkisessa keskustelussa, tiedon välittäminen, omaishoitajan tietoisuuden lisääminen yms. Lehden ilmoitusmyynnin, painatuksen ja taiton kilpailutus tehdään kolmen vuoden välein. Lehden tiedotukselliset painopistealueet määrittelee liitto. Lähellä-lehti on valtakunnallisen tiedotuksen kanava. Lehden kirjoittajaohje tarkistetaan tarvittaessa ja lukijatutkimus tehdään kerran strategiakauden aikana. Oppaat, kirjat ja muut painotuotteet Palveluopas julkaistaan vuosittain. Painos on Palveluopas postitetaan samoihin osoitteisiin kuin Lähellä-lehtikin. Palveluopasta jaetaan Lähellä-lehden tapaan myös erilaisilla messuilla, kursseilla yms. Kauden aikana tarkistetaan painosta, julkaisumuotoa (siirrytäänkö pelkkään sähköiseen julkaisuun?) ja yhteistyötahoja. Palveluoppaan painatus, taitto ja ilmoitusmyynti kilpailutetaan tarvittaessa. Loma- ja kuntoutusopas ilmestyy kerran vuodessa ja painos on kappaletta. Opas jaetaan jäsenistölle ja paikallisyhdistyksille ja se on tulostettavissa myös internetsivuilta. Kauden aikana tarkistetaan painosta, julkaisumuotoa ja yhteistyötahoja. Oppaan painatus, taitto ja ilmoitusmyynti kilpailutetaan tarvittaessa. Muut kirjat ja muut painotuotteet Kauden aikana liiton omina tuotteina ilmestyy mm. antologia omaishoitajien kirjoituksista, käsikirjoja, erilaisia raportteja ja toimintasuunnitelmassa erikseen mainittuja painotuotteita. Tieto- ja oppikirjoja tuotettaessa harkitaan aina yhteistyökumppaneita kustannusyhtiöistä. Mediayhteydet Mediassa esiintymisen päävastuu on toiminnanjohtajalla ja puheenjohtajalla, sektorikohtaisesti voidaan sopia asiantuntijaesiintymisistä. Tieto eri vastuusektorien esiintymisistä tuodaan aina toiminnanjohtajan tietoon. Kun liitolta pyydetään haastatteluita, juttuja yms. valitaan edustaja aina tapauskohtaisesti. Liitto pyrkii aktiivisesti tuomaan paikallisyhdistysten asiantuntijuutta median käyttöön. Kaudella voidaan tarvittaessa tehdä yhteistuotantona eri toimijoiden kanssa esimerkiksi koulutus-dvd-elokuvia tms. opetusmateriaalia.

4 Yhdistystiedotteet, kunta- ja seurakuntatiedotteet yms. Kaudella paikallisyhdistyksiä, kuntia, seurakuntia ja yhteistyökumppaneita pidetään ajan tasalla liiton linjauksista ja tapahtumista julkaisemalla vuosittain: Kuusi yhdistystiedotetta, jotka postitetaan paikallisyhdistyksiin (puheenjohtaja tai toimisto). Yhdistystiedotteet ovat internetsivujen arkistossa. Päävastuu on toiminnanjohtajalla. Kaksi Viisaria eli liiton aluetyön tiedotetta. Ne postitetaan sähköisesti liiton paikallisyhdistyksille. Viisarit ovat internetsivujen arkistossa. Päävastuu on järjestöpäälliköllä. Kaksi kunta- ja seurakuntatiedotetta. Ne postitetaan pelkästään sähköisesti seurakuntiin ja kuntiin eri puolille maata. Myös nämä tiedotteet ovat internetsivujen arkistossa. Päävastuu on tiedotuskoordinaattorilla. Lehdistötiedotteet, lausunnot ja kannanotot Lehdistötiedotteilla, lausunnoilla ja kannanotoilla liiton kanta tuodaan esille esimerkiksi lainsäädäntöön liittyvissä kysymyksissä tai liiton tärkeiksi katsomissa asioissa. Erilaisten tapahtumien tiedotus tehdään lehdistötiedotteilla. Päävastuu on toiminnanjohtajalla. Sektorikohtaisesta tiedottamisesta vastaa kukin sektori. Alueelta/paikallistasolta/projekteista nousevat viestinnällisesti (valtakunnallisesti) merkittävät asiat (esimerkiksi omaishoidon tilanteet kunnissa yms.) tuodaan toiminnanjohtajan tietoon. Liiton hallitus ottaa näihin asioihin tarvittaessa kantaa ennen julkista tiedottamista. Lehdistötiedotteita tehdään tarpeen mukaan. Ne välitetään ensisijaisesti sähköisesti keskeiselle medialle (STT, valtakunnalliset ja aluelehdet, radio, tv yms.) sekä paikallisyhdistyksille. Tapauskohtaisesti lehdistötiedotteet ovat luettavissa myös internetsivuilta. Lausuntoja, kannanottoja yms. tehdään tarpeen mukaan joko liiton aloitteesta tai päättäjien pyynnöistä. Liitto on solminut STT:n kanssa laajan sopimuksen, johon kuuluu kuusi tiedotetta vuodessa yhteensä tuhansiin eri medioihin. Internetsivut ja sosiaalinen media Sosiaalisen median merkityksen kasvua seurataan ja tarvittaessa uusia keinoja otetaan käyttöön kauden aikana. Internetsivuja päivitetään ja kehitetään vastaamaan suuren yleisön, sidosryhmien, yhdistysten ja omaishoitoperheiden tarpeita. Internetsivuilla oleva tieto on oikeaa ja ajankohtaista. Liiton linjaukset ja kannanotot ovat sivuilla selkeästi esillä. Omaishoitoa käsitellään sivuilla laaja-alaisesti, materiaalipankkia päivitetään jatkuvasti, lahjoitusten mahdollisuus tuodaan paremmin esille, tuotemyyntiosiota selkeytetään jne. Päivitysvastuuta tarkennetaan kauden aikana, päävastuu on tiedotuskoordinaattorilla.

5 Sivuja arvioi säännöllisesti liiton sisäinen erikseen nimetty työryhmä. Henkilökunnalle järjestetään tarvittaessa lisäkoulutusta Internetsivut päivitettiin ja palveluntarjoajaa vaihdettiin vuodenvaihteessa Sivuja päivitetään ja uusitaan tarpeen mukaan. Omaishoitajien keskustelupalsta (alun perin Itä-Uudenmaan Omaishoitajat ja Läheiset ry:n kehittämä) siirtyi liiton hallittavaksi vuonna Vastuu keskustelusivujen hallinnoinnista on tiedotuskoordinaattorilla. Liitolla on oikeus poistaa epäasialliset viestit ja keskustelijat sivuilta. Facebook otettiin käyttöön vuonna Vastuu on jaettu eri sektoreille, jotka voivat päivittää oman sektorinsa tapahtumia. Päävastuu on tiedotuskoordinaattorilla. Liitolla on oikeus poistaa epäasialliset viestit ja keskustelijat sivuilta. Sisäinen viestintä Sisäinen viestintä kohdistuu henkilökuntaan ja hallitukseen ja on kaksisuuntaista. Toimistokokouksia pyritään pitämään Helsingin toimistossa säännöllisesti. Koko henkilökunta saa kokouksista muistion sähköpostitse. Pitkät tiimit pidetään 3-4 kertaa vuodessa ensisijaisesti Helsingin toimistolla. Niihin osallistuu koko henkilökunta. Sektorikohtaisia tiimejä järjestetään tarpeen mukaan eri puolilla Suomea (usein myös pitkien tiimien yhteydessä). Sähköpostiviestintä on aktiivista ja vuorovaikutteista liiton työntekijöiden kesken. Sähköpostiviestinnässä pyritään välttämään liiallista ja kuormittavaa viestintää. Sähköpostiviestinnän ohjetta kehitetään (otetaan käyttöön esimerkiksi kuittausjärjestelmä). Sisäisenä kalenterina käytetään toistaiseksi Microsoftin Outlook -sähköpostiohjelman kalenteria. Vuosiohjelmaan (tapahtumakalenteri) kerätään kaikki vuoden määräajat, tiedotteiden ilmestymispäivämäärät, lomat, kuntoutuskurssit, puhelinpäivystykset yms. henkilökunnalle, hallitukselle ja paikallisyhdistyksille tiedoksi. Hallituksen ja henkilökunnan yhteisiä tapaamisia sekä johtoryhmän ja hallituksen yhteisiä tapaamisia järjestetään säännöllisesti. Toiminnanjohtaja vastaa siitä, että valmisteilla olevat asiat tulevat riittävän ajoissa asianomaisten henkilöiden tietoon. Johtoryhmän muistiot lähetetään sähköpostitse koko henkilökunnalle. Hallituksen kokousten pöytäkirjat sekä muut kaikkia koskevat muistiot tiedotetaan kaikille sähköpostitse soveltuvin osin niiden hyväksymisen jälkeen.

6 Sisäistä tiedotusta kehitetään mm. perustamalla verkkoon yhteiset tiedostot, joihin tallennetaan henkilökuntaa varten liiton esittely, tapahtumakalenteri, kokousmuistioita ja muita yhteisesti tarpeellisia tiedostoja. Kampanjat ja hankkeet Toimintasuunnitelmissa päätettäviin kampanjoihin sovitaan vastuuhenkilöt erikseen. Tiedottajalla on vastuu markkinointi- ja kampanjatiedotuksesta. Projekteista tehdään erilliset viestintäsuunnitelmat. Sponsorisopimusten tulee sopia eettisesti liiton linjauksiin. Sopimukset pyritään tekemään pitkäkestoisiksi. Kansainvälinen tiedotus Kansainvälinen tiedotus tapahtuu pääasiassa internetsivujen kautta ja yhteistyössä Eurocarersin kanssa. Kansainvälisen tiedotuksen osalta yhteistyötä tehdään Suomen omaishoidon verkoston kanssa. Liitto pyrkii tiedottamaan suomalaisille europarlamentaarikoille omaishoidon kysymyksistä. Liitto tekee yhteistyötä ja vastaa tiedotuksen kysymyksiin EU:n elimiltä tulleiden pyyntöjen mukaisesti. Tärkeimmät asiakirjat julkaistaan tarvittaessa englanniksi ja ruotsiksi. Päävastuu on toiminnanjohtajalla. Käytännön toteutuksesta vastaa liiton kansainvälisten asioiden yhteyshenkilö. Ohjeistus Strategiset ohjeistukset (brändi) Brändityöryhmä aloitti toimintansa vuoden 2012 alussa. Työryhmä esittää muun muassa linjattavaksi liiton ulkoisen viestinnän ilmiasun ja yhteisen graafisen ohjeiston (esimerkiksi logon ja nimen käyttö), jota pyritään noudattamaan huomioimalla myös yhteistyökumppaneiden tekniikan vaatimukset. Vuoden 2014 lopussa kaikessa liiton viestinnässä sähköposteista painotuotteisiin näkyy liiton yhtenäinen ilme. Erillisen ohjeistuksen laativat toiminnanjohtaja, tiedottaja ja tiedotuskoordinaattori. Markkinointiviestinnässä hyödynnetään liiton ja paikallisyhdistysten käyttöön tehtyä opasta ja varainhankinnan esitettä. Liiton linjauksena on luoda pitkiä yhteistyösopimuksia. Erillisiä keräyksiä yms. järjestetään harkiten.

7 Viestinnän ja tiedotuksen arviointi Viestinnän ja tiedotuksen arviointia tehdään muun muassa Lähellä-lehden lukijatutkimuksen, henkilökuntakyselyiden ja hallituksen työskentelyn sisäisen arvioinnin avulla. Kauden aikana tehdään arviointitutkimus viestinnän ja tiedotuksen vaikutuksesta paikallisyhdistyksiin ja sidosryhmiin.