Laskun lähettäjän web-sovellus Käyttäjän ohje 2.0

Transkriptio

1 Laskun lähettäjän web-sovellus Käyttäjän ohje 2.0 Tieto page 1/21

2 Sisällysluettelo 1 Johdanto Rekisteröityminen Laskun lähettäjän web-sovelluksen käyttäjäksi Sisäänkirjautuminen Laskun lähettäjän web-sovellukseen Laskun lähettäjän tiedot Laskuprofiilit Laskun vastaanottajan tietojen ylläpito Julkiset vastaanottajat Omien vastaanottajien ylläpito Luo uusi vastaanottaja omaan vastaanottajalistaasi Laskun vastaanottajan tietojen päivitys Laskujen luonti Pakolliset tiedot Luo uusi lasku Laskuluonnokset Lähetetyt laskut Liitteet Lähetettyjen laskujen tallennus omalle työasemalle Usein kysyttyjä kysymyksiä Laskun lähettäjän web-sovelluksesta page 2/21

3 Laskun lähettäjän web-sovellus: Käyttäjän ohje Johdanto Tämän dokumentin tarkoituksena on tarjota perusohjeistus Tiedon Laskun lähettäjän web-sovelluksen käyttäjille. Dokumentti sisältää seuraavat ohjeet: Rekisteröityminen sovelluksen käyttäjäksi Laskuttajan perustietojen ylläpito Laskujen vastaanottajan perustietojen ylläpito Laskujen luonti ja lähetys Liitteiden käsittely Lähetettyjen laskujen tilan seuranta Laskujen tallennus omalle työasemalle arkistointia varten Laskun lähettäjän web-sovellus sisältää myös Ohje -toiminnon, josta löytyy tarkempaa tietoa sovelluksen eri tietokentistä ja niiden sisällöstä. 2 Rekisteröityminen Laskun lähettäjän web-sovelluksen käyttäjäksi Rekisteröityminen Laskun lähettäjän web-sovelluksen käyttäjäksi tapahtuu laskuja vastaanottavan asiakkaan kutsusta (asiakas käyttää Tiedon verkkolaskupalvelua ostolaskujensa vastaanottoon). Asiakas ilmoittaa toimittajilleen halustaan vastaanottaa ostolaskunsa verkkolaskuina ja tarjoaa erilaisia vaihtoehtoja laskujen lähetykseen. Laskun lähettäjän web-sovellus on ratkaisu sellaisille toimittajille, joilla ei ole verkkolaskujen lähetysratkaisua käytettävissä, ja jotka eivät halua toteuttaa laskutusjärjestelmänsä kytkentää verkkolaskuverkostoon. Laskun lähettäjän web-sovelluksen käyttäjäksi rekisteröidytään Tiedon internetsivujen kautta. Rekisteröintilomake löytyy osoitteesta Rekisteröintilomakkeen vastaanottamisen jälkeen Tieto lähettää sähköpostitse toimittajalle käyttäjätunnuksen, salasanan ja linkin sovellukseen. Tässä voi kestää muutamia päiviä. 3 Sisäänkirjautuminen Laskun lähettäjän web-sovellukseen Käyttäjä voi kirjautua palveluun osoitteessa Sisäänkirjautumisen jälkeen käyttäjä ohjautuu Tiedon Laskun lähettäjän websovelluksen aloitussivulle. page 3/21

4 Tiedotteet-osiossa käyttäjä näkee tiedon lähettämistään laskuista. Lähettäjä-osio esitellään kohdassa 4.1. Julkiset vastaanottajat osio esitellään kohdassa Laskun lähettäjän tiedot Ennen ensimmäisen laskun lähettämistä laskuttajan tulisi tarkistaa perustietonsa, jotka on esitäytetty sovellukseen rekisteröitymistietojen perusteella, ja korjata mahdolliset virheet. Laskun lähettäjän perustiedot kopioidaan automaattisesti sovelluksessa luotuihin laskuihin lähettäjä-tiedoiksi. Sisäänkirjautumisen jälkeen valitse sivun vasemman laidan toimintovaihtoehdoista Lähettäjä. 4.1 Laskuprofiilit Lähettäjä-sivulla valitse Laskuprofiilit. Käyttäjällä voi olla kaksi eri profiilia, joita voi käyttää laskujen luonnissa. Profiileja on hyvä käyttää, kun käyttäjällä on erilaisia myyntitapahtumia esimerkiksi tuotteille ja palveluille. Laskuprofiilit-sivulla käyttäjä voi luoda uuden profiilin valitsemalla valikosta Luo uusi profiili -toiminnon. page 4/21

5 Olemassa olevaa profiilia voi muuttaa valitsemalla Laskuprofiilit-sivulla Muokkaa - toiminto. Laskuprofiilit-sivulla käyttäjä voi antaa tiedot, jotka löytyvät aina automaattisesti laskupohjasta, kun uusi lasku luodaan. page 5/21

6 Muista tallentaa tietosi, kun olet luonut uuden laskuprofiilin tai päivittänyt olemassa olevaa laskuprofiilia. Tarkempaa tietoa eri tietokentistä ja niiden sisällöstä löytyy Ohje -toiminnosta. 5 Laskun vastaanottajan tietojen ylläpito Käyttäjä voi valita laskun vastaanottajan julkisesta vastaanottajalistasta tai omien vastaanottajien listasta. Käyttäjä voi kopioida julkisen listan vastaanottajia myös omalle vastaanottajalistalleen. page 6/21

7 5.1 Julkiset vastaanottajat Valitse Julkiset vastaanottajat valikosta. Haku-toiminnon avulla käyttäjä voi määritellä eri tekijöitä, joiden perusteella julkisia käyttäjiä valitaan. Antamalla hakutekijöissä tähden (*) asiakkaan nimi -kenttään ja painamalla Hae -toimintoa sovellus tuo esille kaikki julkiset vastaanottajat aakkosjärjestyksessä. page 7/21

8 Julkisten vastaanottajien listasta käyttäjä voi valita vastaanottajia ja lisätä ne omaan vastaanottajalistaansa painamalla Lisää omaan listaan valintaa taulukossa. 5.2 Omien vastaanottajien ylläpito Omien vastaanottajien tietoja ylläpitääksesi valitse valikosta Omat vastaanottajat. page 8/21

9 Sovellus avaa ikkunan, missä on näkyvissä järjestelmästä löytyvät vastaanottajat. Käyttäjä voi luoda uusia vastaanottajia sekä päivittää olemassa olevien vastaanottajien tietoja. Poistaaksesi vastaanottajan valitse näytöltä kyseisen vastaanottajan kohdalla oleva Roskakori symboli Luo uusi vastaanottaja omaan vastaanottajalistaasi Käyttäjä täyttää tarvittavat tiedot uudesta laskujen vastaanottajasta Luo uusi vastaanottaja toiminnossa. Tässä yhteydessä käyttäjä voi myös poimia vastaanottajan julkiselta vastaanottajalistalta, tehdä haluamansa muutokset kyseiseen vastaanottajaan ja lisätä vastaanottajan omaan vastaanottajalistaansa. Syötettyäsi vaaditut tiedot laskujen vastaanottajasta muista tallentaa tekemäsi muutokset. page 9/21

10 5.2.2 Laskun vastaanottajan tietojen päivitys Valitsemalla toiminto Päivitä vastaanottajan tietoja, sovellus vie käyttäjän samalle sovellussivulle kuin uuden vastaanottajan luonnissa. Lähtötietoina sovellus tuo olemassa olevan vastaanottajan tiedot päivitystä varten. 6 Laskujen luonti Kun tarpeelliset laskun lähettäjän perustiedot löytyvät valitusta profiilista ja laskun vastaanottaja löytyy sovelluksesta, voi käyttäjä aloittaa laskujen luomisen ja lähettämisen. Laskun voi luoda syöttämällä tarvittavat tiedot laskupohjalle. Käyttäjä voi myös hyödyntää aiemmin lähettämiään laskuja tai laskupohjia malleina, muuttaa niistä tarvittavat kohdat ja siten luoda uuden laskun. Laskuluonnoksen voi tarvittaessa tallentaa ja jatkaa laskun työstämistä myöhemmin. 6.1 Pakolliset tiedot Käyttäjän tulee huomioida, että tietyt laskutiedot ovat pakollisia ja nämä tiedot tulee syöttää laskuille. Sovelluksen pakollisiksi määrittelemät tiedot eivät välttämättä ole riittävät laskun vastaanottajan vaatimuksille laskujen tietosisällöstä. Tyypillisesti ostajat vaativat laskuille lisätietoja, jotka edesauttavat heitä laskujen tarkastuksessa ja täsmäytyksessä. Tällaisia tietoja ovat usein tilaukseen ja tilausriveihin liittyvät tiedot, kustannuspaikat, projektitunnukset jne. On suositeltavaa, että käyttäjä tutustuu huolella etukäteen laskun vastaanottajan ohjeisiin ja vaatimuksiin laskujen tietosisällöstä. Näin laskun lähettäjä antaa omille asiakkailleen hyvää palvelua ja edistää mahdollisesti jopa maksuaikaa, kun laskun tiedot ovat riittäviä ja oikein. page 10/21

11 6.2 Luo uusi lasku Valitse Lähettäjä vasemman reunan toimintovalikosta ja sen jälkeen Luo uusi lasku. Laskulle pitää syöttää laskun lähettäjän ja vastaanottajan perustiedot käyttämällä esimerkiksi etukäteen luotua laskun lähettäjän profiilia ja valitsemalla laskun vastaanottaja omalta tai julkiselta vastaanottajalistalta. Vastaanottajan tiedot täydentyvät myös automaattisesti laskupohjalle lisäämällä ensin vastaanottajan verkkolaskuosoitteen. Osapuolten tiedot voi myös täyttää suoraan lomakkeelle. page 11/21

12 Osapuolille on myös mahdollista antaa lisätietoja. Vastaanottajalle voi lisätä esimerkiksi ALV-tunnuksen sekä kontaktitiedon. Erityisesti ALV-tieto suositellaan lisättäväksi kaikille laskuille, mikäli vastaanottajan ALV-tunnus on tiedossa. Lähettäjän lisätiedoissa voi antaa esimerkiksi vaihtoehtoisia pankkitilejä sekä kontaktitietoja. Paina Jatka -painiketta ruudun oikeassa alareunassa, kun laskun lähettäjän ja vastaanottajan tiedot on täytetty. Sovellus siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen, jossa syötetään varsinaiset laskun tiedot. page 12/21

13 Mikäli joudut keskeyttämään laskun luonnin, talleta tähänastinen työ painamalla Talleta luonnos -painiketta. Laskun tiedot -osio sisältää laskun otsikkotyyppisen tiedon, mikä koskee koko laskua. Maksuviite riippuu käytettävästä maksuliikennejärjestelmästä. Suomessa maksuviite voi olla kansainvälinen RF-viite tai kansallinen Finanssialan Keskusliiton määrittelemä maksuviite. Kansainvälisen RF-viitteen määrittely löytyy esimerkiksi.european Payments Councilin internet-sivuilta ( E D-188CABF013DA89FB). page 13/21

14 Erityisesti kansainvälisissä maksuissa saattaa olla maakohtaisia tai pankkikohtaisia ohjeistuksia, joihin tulee perehtyä mikäli niitä joutuu käyttämään. Näissä tilanteissa on hyvä kysyä neuvoa omasta pankista. Varsinaisiin tuotteisiin ja palveluihin liittyvät tiedot syötetään laskun rivitietoihin. Yksikköhinta täytyy erotella pisteellä, koska sovellus ei hyväksy pilkkua. Hyvityslaskuille suomalainen käytäntö on käyttää - -merkkiä. Järjestelmä ei lisää miinus-merkkiä automaattisesti, vaan käyttäjän tulee se lisätä. Laskutasolle voit lisätä tietoja avaamalla Laskun lisätiedot sivun. Lisätiedoissa voi antaa mm. käteisalennuksiin, toimitukseen sekä viitetietoihin liittyviä tarkempia tietoja. Lisätäksesi laskuriville enemmän yksityiskohtaista tietoa, paina laskurivillä olevaa Lisätietoja -kuvaketta. page 14/21

15 Sovellus avaa sen jälkeen ruudun, jossa voi antaa lisätietoja laskun rivitietoihin. Kun kaikki varsinaiseen laskuun liittyvät tiedot on lisätty, paina Jatka - toimintoa. Näinsovellus tallentaa automaattisesti laskun luonnoksena sekä avaa laskun esikatseluikkunaan. Esikatselusta laskun voi lähettää tai ottaa edelleen muokattavaksi. page 15/21

16 Mikäli painat toimintonäppäintä Takaisin, sovellus palaa takaisin laskun luontivaiheeseen ja voit jatkaa laskun muokkaamista. Mikäli lopputulos on haluamasi, paina Lähetä -toimintoa. Sovellus informoi seuraavaksi lähetyksen onnistumisesta. 6.3 Laskuluonnokset Valitse sovelluksen päätasolta Laskuluonnokset saadaksesi listan käytettävissä olevista laskujen luonnoksista (kesken olevat laskut, mallilaskupohjat). Valinnan jälkeen sovellus näyttää listan käytettävissä olevista luonnoksista. Käytettävissäsi on kaksi päätoimintoa. Muokkaa -toiminnolla voit avata aiemmin kesken jääneen laskun ja jatkaa sen työstämistä. Kopioi -toiminto kopioi luonnoksen pohjaksi uudelle laskulle, jota voit alkaa työstämään. Laskuluonnoksissa on myös mahdollista poistaa tarpeeton luonnos järjestelmästä. page 16/21

17 6.4 Lähetetyt laskut Valitsemalla päävalikosta Lähetetyt laskut -toiminto, sovellus avaa hakuikkunan, missä voi antaa haluamansa hakutekijät lähetettyjen laskujen etsimiseksi. Hae -painikkeella saat näkyviin listan hakutekijöitä vastaavista lähetetyistä laskuista. Lähetettyjen laskujen selausta on hyvä käyttää tarkistamaan omien laskujen lähetyksen. Omiin lähetettyihin laskuihin voi myös tehdä muistilapun esimerkiksi tiliöintiohjeita varten. page 17/21

18 6.5 Liitteet Laskuihin on mahdollista lisätä liitteitä. Valitse Lisää liitetiedosto -toiminto laskun luontisivulla oikealla alakulmassa. Liitteen latausikkunassa anna liitteen kuvaus ja hae tiedosto, jonka haluat lähettää laskun liitteenä. Liitetiedoston nimi voi sisältää numeroita 0-9, isoja kirjaimia A-Z, pieniä kirjaimia a-z sekä pisteen (.), tavumerkin, alaviivan (_). Muut merkit eivät ole sallittuja. Esimerkiksi välilyönti ei ole sallittu liitteen nimessä. Liitteen nimen maksimipituus on 50 merkkiä. page 18/21

19 Tarkista laskujen vastaanottajalta millaisia liitetyyppejä he voivat vastaanottaa. 6.6 Lähetettyjen laskujen tallennus omalle työasemalle Käyttäjä voi tallentaa omalle työasemalleen lähettämänsä laskun pdfmuodossa ja xml-tiedostona. page 19/21

20 7 Usein kysyttyjä kysymyksiä Laskun lähettäjän web-sovelluksesta 1) Onko mahdollista luoda uusi lasku tai jopa useita laskuja kerralla käyttämällä TEAPPSXML-laskuformaattia? Millainen on tämä laskuformaatti? Laskujen lataaminen sovellukseen tiedostomuodossa on maksullinen lisäpalvelu, joka edellyttää, että käyttäjä rekisteröityy Tiedon suoraksi asiakkaaksi. TEAPPSXML on Tiedon oma laskuformaatti, jonka määritykset ovat julkisesti saatavilla. Sitä käytetään laajasti erityisesti Pohjoismaissa eri sovelluksissa ja palveluntarjoajien palveluissa. dokumentaatiota uusimmalle versiolle TEAPPSXML on saatavilla Tiedon internet-sivuilla( Dokumentaatio sisältää xml-skeematiedoston, dtdtiedoston, mallilaskun sekä soveltamisohjeen. Mikäli olet kiinnostunut saamaan palvelun käyttöösi, täytä tilauslomake tiedon internetsivuilla: Tieto toimittaa palvelua koskevan sopimuksen hintaliitteineen hyväksyttäväksesi. 2) Tehdessäni laskun Tiedon Laskun lähettäjän web-sovelluksessa minun tulee täyttää seuraavat vastaanottajaa koskevat tiedot: - Vastaanottajan nimi, - Y-tunnus, - Verkkolaskuosoite, - Välittäjätunnus. Mistä saan tiedot kyseisíin kenttiin? Kyseiset tiedot on syytä tarkistaa suoraan laskun vastaanottajalta. Usein erityisesti suurilla yrityksillä nämä tiedot löytyvät suoraan heidän internet-sivuiltaan. Esimerkiksi Tiedon yksiköt ja niiden verkkolaskuosoitteet löydät Tiedon sivuilta: 3) Voisitteko selittää mikä on Y-tunnus? Suomessa Y-tunnus on tunniste, jonka Patentti- ja rekisterihallitus antaa jokaiselle rekisteröidylle yritykselle. Eri maissa on erilaisia yritystunnisteita käytössä. 4) Miksi maksuviitetieto ei voi sisältää välilyöntejä? Käyttämäni tyypillinen viite on: "Liisa Virtanen/302339". Maksuviite on tarkoin määritelty eikä siihen saa sisältyä välilyönti-merkkejä. Kyseistä esimerkkiviitettä voi käyttää tilausviitteenä. Tilausviitteen voit antaa laskuille Laskun lisätiedot -sivulla elementtiin Vastaanottajan tilausnro. page 20/21

21 5) Mihin voin kirjoittaa tekstin: "Ostaja verovelvollinen AVL 8c "? Rivitasolla tekstin voi syöttää ALV teksti -elementtiin tai laskutasolla Vapaa teksti -elementtiin. 6) Mihin voin syöttää yritykseni nimen? En löydä sille kenttää lähettäjän tiedoissa? Sinun ei tarvitse syöttää yrityksesi nimeä erikseen joka kerta laskua tehdessäsi. Kirjautuessasi sovellukseen se tunnistaa sinut ja yrityksesi. Yrityksesi perustiedot ovat sovelluksen perustiedoissa. Sovellus tuo nämä perustiedot automaattisesti laskulle. 7) Minkä muotoisia liitteitä voin lähettää laskujen kanssa? Sovellus tukee 16 eri tiedostotyyppiä, jotka voidaan liittää laskuille. Tuetut tiedostotyypit ovat: txt, html, htm, xml, gif, jpg, jpeg, png, tiff, tif, xsl, xls, xlsx, pdf, doc, docx. page 21/21