Selvitys palvelukohtaisista. väkivaltatapauksissa RAPORTTI. asiakastiedoista ensi- ja turvakotipalveluissa

Transkriptio

1 Jarmo Kärki Riikka Väyrynen Helena Ewalds Minna Piispa (toim.) Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista ensi- ja turvakotipalveluissa sekä väkivaltatapauksissa RAPORTTI

2 RAPORTTI 24 /2011 Jarmo Kärki, Riikka Väyrynen, Helena Ewalds ja Minna Piispa (toim.) Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista ensi- ja turvakotipalveluissa sekä väkivaltatapauksissa

3 Jarmo Kärki, Riikka Väyrynen, Helena Ewalds, Minna Piispa ja THL ISSN (painettu) ISSN (verkko) Yliopistopaino Juvenes Print Paikka Tampere

4 Saatesanat Sosiaalialan Sosiaalialan omista tarpeista omista lähtenyt tarpeista asiakastietojärjestelmien lähtenyt asiakastietojärjestelmien kansallinen kansallinen kehittäminen käynnistyi minen käynnistyi vuonna 2004, vuonna kun 2004, sosiaali- kun sosiaali- ja terveysministeriö ja terveysministeriö (STM) perusti (STM) perusti kehittä- Sosiaalialan Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen tietoteknologiahankkeen (josta jatkossa (josta käytetään jatkossa käytetään myös nimeä myös Tikesoshanke). Hankkeen hanke). Hankkeen tärkein tehtävä tärkein on tehtävä määritellä on määritellä yhtenäisellä yhtenäisellä tavalla sosiaalihuollon tavalla sosiaalihuollon nimeä Tikesos- asiakastietojärjestelmissä käytettävät käytettävät tietosisällöt tietosisällöt ja -rakenteet ja -rakenteet vuoden 2011 vuoden loppuun 2011 loppuun mennessä. mennessä. Visioksi on Visioksi asetettu, on että asetettu, sosiaalihuollon että sosiaalihuollon asiakkaasta asiakkaasta tallennettavat tallennettavat merkinnät tehtäisiin kinnät tehtäisiin vähimmäistiedoiltaan vähimmäistiedoiltaan yhtenäisessä yhtenäisessä muodossa muodossa asiakkaan asiakkaan asuinpai- asuinpai- merkasta riippumatta. kasta riippumatta. Tähän pyritään Tähän kansallisesti pyritään kansallisesti yhtenäiseksi yhtenäiseksi sovituilla sovituilla tietosisällöillä tietosisällöillä ja tietorakenteilla, ja tietorakenteilla, jotka ohjeistavat jotka ohjeistavat kuntien käytössä kuntien olevien käytössä tietojärjestelmien olevien tietojärjestelmien sisältöjätöjä. sisäl- Kansallisen Kansallisen sosiaalialan sosiaalialan tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuurin tieto- ja sekä niitä sekä koskevien standardointien vien standardointien uskotaan uskotaan selkiyttävän selkiyttävän sekä sosiaalialan sekä sosiaalialan sähköistä sähköistä tiedonhallin- tiedonhallin- niitä kosketaa yleensä taa että yleensä sosiaalipalveluissa että sosiaalipalveluissa tehtävää kirjaamista tehtävää kirjaamista erityisesti. erityisesti. Yhtenäiset Yhtenäiset käytännöt auttavat tännöt kuntia auttavat ja muita kuntia palveluntuottajia ja muita palveluntuottajia kehittämään kehittämään toimintaprosessejaan toimintaprosessejaan ja käy- dokumentointiaan. dokumentointiaan. Dokumentoinnin Dokumentoinnin yhtenäistäminen yhtenäistäminen edistää samalla edistää tehokkaampaa samalla tehokkaampaa sähköistä sähköistä tiedonsiirtoa tiedonsiirtoa tietojärjestelmien tietojärjestelmien välillä sekä välillä helpottaa sekä helpottaa vertailtavan vertailtavan tilastotiedon tuottamista. tiedon tuottamista. Edelleen Edelleen kansallisesti kansallisesti yhtenäisen yhtenäisen sähköisen sähköisen asiakasasiakirjojen asiakasasiakirjojen tilasto- arkistoinnin arkistoinnin järjestäminen järjestäminen edellyttää edellyttää tallennettavien tallennettavien tietojen säilyttämistä tietojen säilyttämistä tietyssä tietyssä yleisesti sovitussa yleisesti sovitussa muodossa. muodossa. Myös asiakkaat Myös asiakkaat hyötyvät hyötyvät dokumentoinnin dokumentoinnin yhtenäistämisestä palveluiden misestä palveluiden kirjaamiskäytäntöjen kirjaamiskäytäntöjen pysyessä pysyessä samanlaisina samanlaisina asiakkuuden asiakkuuden vaih- vaih- yhtenäistätuessa toiseen tuessa kuntaan. toiseen kuntaan. Yhtenäisten Yhtenäisten tietosisältöjen tietosisältöjen ja -rakenteiden ja -rakenteiden määrittely määrittely edellyttää edellyttää sitä, että kaikilla sitä, että kaikilla sosiaalihuollon sosiaalihuollon lakisääteisillä lakisääteisillä tehtäväalueilla tehtäväalueilla tarvittavat tarvittavat asiakastiedot asiakastiedot ensin kartoitetaan ja kuvataan. ja kuvataan. Tästä sosiaalihuollon Tästä sosiaalihuollon dokumentaatioon dokumentaatioon kuuluvasta kuuluvasta tietosisältöjen tietosisältöjen ensin kartoite- määrittelytyöstä määrittelytyöstä on vastannut on vastannut vuoden 2008 vuoden loppuun 2008 asti loppuun Stakesin asti Sosiaali- Stakesin ja Sosiaali- terveysalan tietoyhteiskuntayksikkö ysalan tietoyhteiskuntayksikkö ja vuoden ja 2009 vuoden alusta 2009 alkaen alusta Terveyden alkaen Terveyden ja hyvin-ja hyvin- ja tervevoinnin laitoksen voinnin laitoksen Tieto-osaston Tieto-osaston Tietorakenteet Tietorakenteet ja luokitukset ja luokitukset -yksikkö -yksikkö (TILU). (TILU). Asiakastietojen Asiakastietojen määritteleminen määritteleminen aloitettiin aloitettiin vuoden 2006 vuoden alussa 2006 ja alussa sen ensimmäinen ja sen ensimmäinen vaihe saatiin vaihe valmiiksi saatiin valmiiksi vuonna vuonna Tietoja kartoitettiin Tietoja kartoitettiin palvelutehtävittäin, palvelutehtävittäin, kuten kuten ensi- ja turvakotipalvelujen, ensi- ja turvakotipalvelujen, lasten päivähoidon lasten päivähoidon tai toimeentulotuen tai toimeentulotuen osalta, tai osalta, palve-talu- ja aihekokonaisuuksittain, lu- ja aihekokonaisuuksittain, kuten vammaispalvelujen, kuten vammaispalvelujen, ikäihmisten ikäihmisten sosiaalipalvelu- sosiaalipalvelu- palvejen tai lähisuhdeväkivaltatapausten jen tai osalta. osalta. Palvelukohtaiset Palvelukohtaiset asiakastietokartoitukset asiakastietokartoitukset ovat lähtökohta ovat lähtökohta yhtenäisten yhtenäisten asiakastietojärjestelmietojärjestelmien kehittämiselle kehittämiselle sosiaalihuollossa. sosiaalihuollossa. Niissä määritellään Niissä määritellään ne tietosisällöt ne tietosisällöt asiakastie- ja tietokokonaisuudet, ja tietokokonaisuudet, joita yksittäisten joita yksittäisten sosiaalipalveluiden sosiaalipalveluiden asiakasdokumentaatiossa erityisesti erityisesti tarvitaan. tarvitaan. Yhdessä sosiaalihuollossa Yhdessä sosiaalihuollossa yleisesti käytettävien yleisesti käytettävien tietojen kanssa tietojen kanssa ne muodostavat ne muodostavat eriytyneitä eriytyneitä tietokokonaisuuksia, tietokokonaisuuksia, joita ehdotetaan joita ehdotetaan käytettäväksi käytettäväksi yksittäisten sosiaalipalvelujen täisten sosiaalipalvelujen sisällön kirjaamisessa sisällön kirjaamisessa tulevaisuudessa. tulevaisuudessa. Yleisesti Yleisesti käytettä- yksit- käytettä- THL Raportti 24 /2011 3

5 villä tiedoilla tarkoitetaan kaikkien sosiaalihuollon palveluiden tai tehtävien kirjaamisessa yhteisesti käytettäviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaan henkilö- ja yhteystietoja sekä asiakirjallisia metatietoja. Nämä tiedot kuvataan Tikesos-hankkeessa erikseen. Kaikki hankkeen raportit ja selvitykset julkaistaan hankkeen verkkosivustolla osoitteessa Tässä julkaisussa esitellään sosiaalihuollon asiakkaasta kerättävät, kirjattavat ja tallennettavat palvelukohtaiset asiakastiedot seuraavien sosiaalihuoltoon kuuluvien tehtävien tai palvelujen osalta: (1) ensi- ja turvakotipalvelut sekä (2) sosiaalipalveluissa kohdattavat väkivaltatapaukset. Julkaisu etenee siten, että johdanto-osassa esitellään yleisesti sosiaalihuollon asiakastietojen määrittelyä, minkä yhteydessä kuvataan tietosisältöjen kartoittamisessa ja kuvaamisessa käytetyt menetelmät. Sen jälkeen raportti jakautuu kahteen osaan, joista kukin muodostaa itsenäisen kokonaisuuden. Kussakin osassa käytetyt kirjallisuusviitteet löytyvät osan lopusta. Tämä julkaisu on temaattisesti jatkoa seuraaville, aiemmin palvelukohtaisista asiakastiedoista julkaistuille, raporteille: - vuonna 2008 Stakesin raportteja sarjassa julkaistulle selvitykselle palvelukohtaisista asiakastiedoista lasten päivähoidossa, lastenvalvojan tehtävissä, adoptioneuvonnassa ja sosiaalipäivystyksessä, - vuonna 2009 THL:n raportteja sarjassa julkaistulle selvitykselle palvelukohtaisista asiakastiedoista aikuissosiaalityön, toimeentulotuen ja sosiaalisen luototuksen tehtävissä, - vuonna 2010 THL:n raportteja sarjassa julkaistulle selvitykselle palvelukohtaisista asiakastiedoista lastensuojelun, kasvatus- ja perheneuvonnan ja koulun sosiaalityön tehtävissä, - vuonna 2010 THL:n raportteja sarjassa julkaistulle selvitykselle palvelukohtaisista asiakastiedoista vammaisten, ikäihmisten ja päihteiden ongelmakäyttäjien sosiaalipalveluissa. Tämän takia julkaisujen johdantotekstit ja rakenteet ovat keskenään lähes identtisiä. Kaikki tässä julkaisussa esitetyt tiedot ja materiaalit perustuvat Tikesos-hankkeen yhteydessä tuotettuihin raportteihin ao. palvelualojen asiakastiedoista. Lukijan on hyvä huomata, että tietosisällöt esitetään sellaisina kuin ne ilmenivät palvelualoilla silloin, kun niitä kartoitettiin ja määriteltiin. Toimintaympäristön, lainsäädännön ja toiminnan kehityksen vuoksi on todennäköistä, että muutamia tietokuvausten sisältämiä yksittäisiä tietoja tulisi päivittää ennen käyttöönottoa. Toinen huomio koskee julkaisun tekstiä ja kirjoittajia. Tämän julkaisun pohjana olevat alkuperäiset raportit tuotettiin työryhmissä, joiden jäsenet on esitetty kunkin tehtäväkohtaisen asiakastietokuvauksen yhteydessä. Kaikki ryhmien jäsenet osallistuivat raporttien tekemiseen. Kuitenkin jokaisella raportilla oli myös nimetty vastuukirjoittaja, joka tuotti pääosan raportin sisällöistä ja muotoiluista. Väkivaltatapaustietojen raportin osalta vastuukirjoittajia olivat Riikka Väyrynen, Jarmo Kärki, Helena Ewalds ja Minna Piispa. Ensija turvakotipalvelujen asiakastietoraportin kirjoittamisesta vastasi Jarmo Kärki. Al- 4 THL Raportti 24 /2011

6 kuperäisten raporttien tekstin muokkauksesta ja tämän julkaisun toimittamisesta sekä johdanto-osan kirjoittamisesta vastasivat Riikka Väyrynen ja Jarmo Kärki. Julkaisu tarjoaa hyödyllistä tietoa kaikille sosiaalialan tiedonhallinnan suunnittelijoille ja kehittäjille sekä asiakastietojen käsittelijöille. Helsingissä toukokuussa 2011 Jarmo Kärki Riikka Väyrynen THL Raportti 24 /2011 5

7 Julkaisun kirjoittajat VTM Jarmo Kärki toimii projektipäällikkönä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa. Vuoden 2009 loppuun asti hän vastasi sosiaali- ja terveysministeriön rahoittaman Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen dokumentaatio-osiosta, jossa määriteltiin asiakastietoja sosiaalihuollon eri palveluille. VTM Riikka Väyrynen toimii kehittämispäällikkönä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa. Hän työskenteli Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen dokumentaatio-osion tietomäärittelytyössä vuoden 2009 loppuun asti. ThM Helena Ewalds toimii kehittämispäällikkönä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa. Hän työskentelee lähisuhde- ja perheväkivallan ehkäisytyön kehittämisen ja koordinoinnin kansallisissa ja kansainvälisissä asiantuntijatehtävissä. VTT Minna Piispa toimii kehittämispäällikkönä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa. Hän työskentelee lähisuhdeja perheväkivallan ehkäisytyön kehittämisen ja tutkimuksen tehtävissä ja on naisiin kohdistuvan väkivallan vähentämisen ohjelman vastuuhenkilö. 6 THL Raportti 24 /2011

8 Tiivistelmä Jarmo Kärki, Riikka Väyrynen, Helena Ewalds, Minna Piispa (toim.). Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), Raportti 24/2010, 120 sivua, Helsinki 2010, ISSN (painettu), ISSN (pdf). Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa ( ) määritellään sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä käytettävät tietosisällöt ja asiakirjarakenteet yhtenäisellä tavalla. Määritykset mahdollistavat sosiaalihuollon asiakkaasta tehtävien merkintöjen tallentamisen yhtenäisessä muodossa asiakkaan asuinpaikasta riippumatta. Yhtenäisten asiakastietojen käyttö parantaa erityisesti sosiaalialan sähköistä tiedonhallintaa, kuten tietojen kirjaamista, käyttöä, säilyttämistä ja saatavuutta sekä tiedon jalostamista tilastoiksi ja indikaattoreiksi. Näin yhdenmukaisesti käytetty tieto edistää niin asiakkaan saamaa palvelua kuin alan ammattilaisten työtä, mutta myös suunnittelua, johtamista ja päätöksentekoa kaikilla hallinnon tasoilla. Yhtenäisten tietosisältöjen ja -rakenteiden määrittelyn tärkeimpänä lähtökohtana on, että kaikilla sosiaalihuollon lakisääteisillä tehtäväalueilla tarvittavat asiakastiedot ensin kartoitetaan ja kuvataan. Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen dokumentaatioosion palvelukohtaisissa asiakastietokartoituksissa määritellään ne tietosisällöt ja tietokokonaisuudet, joita yksittäisten sosiaalipalvelujen asiakasdokumentaatiossa erityisesti tarvitaan. Yhdessä sosiaalihuollossa yleisesti käytettävien tietojen, kuten henkilön yksilöintitietojen ja asiakirjan kuvailutietojen, kanssa ne muodostavat eriytyneitä tietokokonaisuuksia, joita ehdotetaan käytettäväksi yksittäisten sosiaalipalvelujen sisällön sähköisessä kirjaamisessa tulevaisuudessa. Tässä julkaisussa esitellään hankkeen dokumentaatio-osiossa valmistellut sosiaalihuollon asiakkaasta kerättävät, kirjattavat ja tallennettavat palvelukohtaiset asiakastiedot (1) ensi- ja turvakotien palveluissa sekä (2) väkivaltatapauksissa sosiaalihuollossa. Asiakastietojen lisäksi selostetaan kunkin kuvattavan palvelun tai tehtävän lainsäädännöllinen tausta ja palveluprosessien vaiheet yleisellä tasolla. Kaikki julkaisussa esitetyt tiedot ja materiaalit perustuvat hankkeen yhteydessä tuotettuihin raportteihin kyseisten palvelualojen asiakastiedoista. Kunkin palvelualan asiakastietojen kuvaukset on tehty työryhmissä, joiden jäseninä toimi kyseisen aihealueen asiantuntijoita ja tehtävissä toimivia käytännön ammattilaisia. Avainsanat: sosiaalihuolto, sosiaalipalvelut, asiakastieto, tiedonhallinta, tietojärjestelmät, asiakirjat, tietosisältö, sosiaalityö, ensikoti, turvakoti, väkivalta, palveluprosessi, tilastot, kirjaaminen, dokumentaatio THL Raportti 24 /2011 7

9 Sammandrag Jarmo Kärki, Riikka Väyrynen, Helena Ewalds, Minna Piispa (red.). Utredning om servicespecifika klientuppgifter vid mödra- och skyddshem och i våldsfall. Institutet för hälsa och välfärd (THL), Rapport 24/2010, 120 sidor, Helsingfors 2010, ISSN (tryckt), ISSN (pdf). Inom IT-projektet för det sociala området (2004!2011) definieras de datainnehåll och dokumentstrukturer som ska användas i klientdatasystemen inom socialvården så att det blir möjligt att lagra anteckningar om socialvårdsklienterna i enhetlig form oberoende av var klienterna bor. Användningen av enhetliga kunduppgifter förbättrar i synnerhet den elektroniska informationsförvaltningen inom det sociala området till exempel när det gäller att registrera, använda, förvara och ha tillgång till uppgifter samt förädla information till statistik och indikatorer. Denna samordnade användning av information främjar såväl klientservicen som den yrkesutbildade personalens arbete inom branschen, samt också planeringen, ledningen och beslutsfattandet på alla förvaltningsnivåer. Den viktigaste utgångspunkten i definitionen av enhetliga datainnehåll och datastrukturer är att först kartlägga och beskriva de klientuppgifter som behövs på alla lagstadgade uppgiftsområden inom socialvården. I de servicespecifika kartläggningarna av klientuppgifter i dokumentationsdelen av IT-projektet för det sociala området fastställs de datainnehåll och informationshelheter som är särskilt viktiga i klientdokumentationen inom de enskilda sociala tjänsterna. Tillsammans med de uppgifter som används allmänt inom socialvården, såsom identifieringsuppgifter om personer och referensinformation om dokument, bildar de separata informationshelheter som i framtiden förslagsvis ska användas i den elektroniska registreringen av enskilda sociala tjänsters innehåll. I denna publikation presenteras de servicespecifika klientuppgifter som beretts i dokumentationsdelen av projektet och som ska insamlas, registreras och lagras i fråga om socialvårdsklienterna inom (1) mödra- och skyddshemservice samt (2) i våldsfall inom socialvården. Förutom klientuppgifterna redogörs också för den lagstadgade bakgrunden för varje tjänst eller uppgift och serviceprocessernas olika skeden på allmän nivå. All information och allt material som presenteras i publikationen grundar sig på de rapporter om klientuppgifterna från ovan nämnda serviceområden som producerats inom ramen för projektet. Beskrivningarna av klientuppgifterna för varje serviceområde har sammanställts av arbetsgrupper bestående av experter och yrkesutbildade personer som arbetar inom respektive område. 8 THL Raportti 24 /2011

10 Nyckelord: socialvård, socialvårdstjänster, klientuppgift, informationsförvaltning, datasystem, dokument, datainnehåll, socialarbete, mödrahem, skyddshem, våld, serviceprocess, statistik, registrering, dokumentation THL Raportti 24 /2011 9

11 Summary Jarmo Kärki, Riikka Väyrynen, Helena Ewalds, Minna Piispa (eds.). Report on Service-specific Client Data Regarding Services of Mother and Child Homes and Shelters and on Situations Involving Violence. National Institute for Health and Welfare (THL), Report 24/2010, 120 pp, Helsinki 2010, ISSN (printed), ISSN (pdf). The purpose of the social sector information technology project ( ) is to determine in a uniform way the data contents and document structures to be used in social care client information systems. This uniform scheme will enable entries on social welfare clients to be recorded in a compatible form wherever in the country they are located. The availability of uniform client data will improve information management in the social sector in particular, including the entering, use, storage and availability of data and the further processing of data into statistics and indicators. Uniform data will improve the service provided to the client and the quality of the work of professionals in the field, but will also contribute to planning, management and decisionmaking at all levels of administration. The principal task in determining uniform data contents and structures is to survey and describe all the client data that are required in the statutory task areas of social welfare. The service-specific client data surveys in the documentation portion of the social sector information technology project will determine the data contents and data structures that are particularly needed in client documentation in social services. Together with the information generally used in social welfare, such as personal identification data and document description data, they will form unique datasets that, according to the proposal, should be used for the electronic entering of social services contents in the future. This publication presents the service-specific client data structures to be collected, recorded and stored, as outlined in the documentation portion of the project, regarding (1) services of mother and child homes and shelters and (2) in situations in the social services where violence has occurred. In addition to the client data, the statutory basis and the stages of the service process are described on a general level for each service or task discussed. All the information and materials presented in this publication are based on reports on client data in the services in question generated in the course of the project. The client data descriptions for each service were drawn up in working groups consisting of experts in the subject at hand and professionals with practical experience in the field. 10 THL Raportti 24 /2011

12 Keywords: social welfare, social services, client data, information management, information systems, documents, data contents, social work, mother and child home, shelter, violence, service process, statistics, recording, documentation THL Raportti 24 /

13 Saatesanat... 3 Tiivistelmä... 7 Sammandrag... 8 Summary JOHDANTO-OSA Jarmo Kärki ja Riikka Väyrynen Asiakastietojen määrittely sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa Palvelukohtaisten asiakastietojen määrittelyn tarkoitus ja menetelmät Asiakastietomäärittelyn reunaehtoja sosiaalihuollossa Palvelukohtaisten asiakastietojen esitystapa ja käytetyt viittaukset Asiakastietojen esitystapa Määrittelyissä käytetyt lyhenteet ja viittaukset Johdanto-osan lähteet OSA I Riikka Väyrynen, Jarmo Kärki, Helena Ewalds ja Minna Piispa Väkivaltatapauksen asiakastiedot Väkivaltatietojen määrittelytyö Taustaa väkivaltaa koskevan tiedon keräämiseksi Väkivallan määrittely ja muotojen luokitteleminen Väkivaltaa koskevat tutkimukset nykyisin Väkivaltatieto ja kansalliset ohjelmat Kansainväliset suositukset Väkivaltatapauksista tallennettavat asiakastiedot Asiakkaan perustiedot Väkivaltatapauksen selvittäminen Väkivaltatapausta selvittäneen työntekijän tiedot Sosiaalihuollon ammatillisen henkilön nimi Sosiaalihuollon ammatillisen henkilön virka // tehtävänimike Sosiaalihuollon ammatillisen henkilön yhteystiedot Väkivaltatapauksen selvittämisen ajankohta Käsiteltävänä oleva väkivalta tapahtuma Asiakkaan status Uhrin ja tekijän välinen suhde Uhrin suhde tekijään Tekijän sukupuoli Uhrin sukupuoli Väkivallan muoto Ensisijainen väkivallan muoto Muut väkivallan muodot Lapsena tapahtunut seksuaalinen hyväksikäyttö THL Raportti 24 /2011

14 5.10 Lasten altistuminen väkivallalle Väkivallan toistuminen Fyysiset vammat Psyykkiset vammat ja sosiaaliset haitat Väkivallan seurausten hoitamiseen saatu apu Rikosilmoituksen tekeminen Lastensuojeluilmoituksen tekeminen Väkivaltatapaukseen liittyvät toimenpiteet Väkivaltatiedonkeruuta koskevat kehittämisehdotukset Väkivaltatietojen keruu systemaattiseksi osaksi asiakaskirjaamista Yhtenäiset väkivaltatiedot sosiaali- ja terveydenhuoltoon Väkivaltatietojen tilastointi ja tutkimus on valtakunnallistettava Osan I lähteet OSA II Jarmo Kärki Ensi- ja turvakotipalvelujen asiakastiedot Ensi- ja turvakotipalveluissa käytettävien asiakastietojen määrittely Ensikotien dokumentaatiotyöryhmä Turvakotien väkivaltatyön työryhmä Määritysten eteneminen ja käyttöönotto Ensi- ja turvakoteja koskevien asiakastietojen soveltamisala Ensikotien tehtävät ja palveluprosessi Vireilletulo Hoidon ja kuntoutuksen aloitus Työskentely Lopetus Turvakotien väkivaltatyö ja palvelut Asiakasrekisterit ensi- ja turvakotien palveluissa Ensikodeissa käytettävät asiakastiedot Ensikotien paikkatiedustelun sisältämät tiedot Henkilöä koskevat tiedot Yhteydenottajan tiedot Syy hoitoon hakeutumiseen Laskettu syntymäaika Äidin mukana tulevat muut henkilöt Terveydentilatiedot Muuta huomioitavaa Sopimukset Päätös Ensikotien perustietolomakkeen tiedot Asiakkaan henkilötiedot Tulosyy THL Raportti 24 /

15 Perheen tilanne lyhyesti Mitä lastensuojelutoimenpiteitä on jo käytetty? Parisuhde Koulutus Asumismuoto Toimeentulo tai työvoimaan kuuluminen Raskaustiedot hoitoon tullessa Muiden lasten asuinpaikka Terveyteen liittyvät tiedot Päihteisiin liittyvät tiedot Väkivaltatiedot Ohjaava taho Yhteistyötaho Ensikotijakson tiedot Vauvan tai lapsen perustietolomakkeen tiedot Asiakkaan henkilötiedot Isyys vahvistettu Huoltajuussopimus Huoltajuus Lastensuojeluasiakkuus Lastensuojelussa tehdyt toimenpiteet Kenen luona lapsi asuu? Lapsen tilannetiedot Muuta huomioitavaa Hoito- ja kuntoutussuunnitelma ensikotijaksolle Neuvotteluun osallistujat Nykytilanteen kuvaus Tavoitteet Kuntoutusmenetelmät Muut sovitut asiat Tavoitteita arvioidaan ja tarkennetaan seuraavan kerran Tiedoksi Vauva- tai lapsityön suunnitelma ensikotijaksolla Neuvotteluun osallistujat Vanhemman kuvaus lapsesta ja lapsen tarpeista Nykytilanteen kuvaus lapsen näkökulmasta Tavoitteet hoitojaksolle Jakson aikana käytettävät menetelmät Muut sovitut asiat Tavoitteita arvioidaan ja tarkennetaan seuraavan kerran Yhteenveto perheen hoito- ja kuntoutusjaksosta ensikodissa Yhteenveto lapsen hoitojaksosta THL Raportti 24 /2011

16 Lapsen jatkohoitosuunnitelma Lapsi menee hoitojakson jälkeen Lapsen jatkohoitotahot Yhteenveto vanhemman hoitojaksosta Vanhemman jatkosuunnitelma Vanhempi menee hoitojakson jälkeen Vanhemman jatkohoitotahot Turvakodeissa käytettävät asiakastiedot Turvakotien asiakastietolomakkeen tiedot Asiakkaan henkilötiedot Turvakotiin tulleen henkilön taustatiedot Väkivallan tekijää koskevat tiedot Asiakkaan tilanne turvakotiin tultaessa Väkivaltatyön ja turvakotiasumisen kannalta oleelliset terveystiedot Suunnitelma turvakodissa oloajalle Jatkosuunnitelma Yhteistyötahot Turvakotijakson tiedot Turvakodissa olevan lapsen asiakaslomakkeen tiedot Asiakkaan henkilötiedot Huoltajuus Tapaamiset etävanhemman kanssa Aikaisemmat käynnit turvakodissa Väkivaltaa koskevat tiedot Tiedot lähestymiskiellosta Tiedot rikosilmoituksesta, oikeudenkäynnistä ja sovittelusta Huoltaja mukana Lastensuojelulliset toimenpiteet Työskentelytavoitteet turvakodissa oloajalle Keskustelut ja tapaamiset Jatkosuunnitelma Yhteistyötahot Turvakotijakson tiedot Turvakotien avopalvelulomakkeen tiedot Asiakkaan henkilötiedot Henkilön kuvaus tilanteesta Mistä henkilö on saanut tietoa palvelusta? Mistä henkilö on hakenut apua? Rooli väkivaltatilanteessa Asuuko nyt väkivallan kokijan tai tekijän kanssa? Liittyykö päihteidenkäyttöön väkivaltaa? THL Raportti 24 /

17 Väkivaltatyön kannalta oleelliset tiedot väkivallan tekijästä tai kokijasta Väkivaltatyön 100 kannalta oleelliset tiedot Väkivaltatyön väkivallan kannalta tekijästä oleelliset tai tiedot väkivallan te.3.8 Väkivaltatyön kannalta oleelliset kokijasta tiedot 100 Lastensuojelulliset väkivallan tekijästä toimenpiteet tai kokijasta asta Lastensuojelulliset Väkivallan toisen toimenpiteet osapuolen yhteystiedot... Lastensuojelulliset toimenpiteet Lastensuojelulliset toimenpiteet Väkivallan Työskentelyä toisen koskevat osapuolen 100 tiedot yhteystiedot... Väkivallan toisen osapuolen yhteystiedot Väkivallan toisen osapuolen yhteystiedot Työskentelyä Jatkosuunnitelma... koskevat 100 tiedot Työskentelyä koskevat 101 tiedot Työskentelyä koskevat tiedot Jatkosuunnitelma... Turvakodin avojakson 101 tiedot Jatkosuunnitelma Jatkosuunnitelma Osan II lähteet... Turvakodin avojakson 101 tiedot Turvakodin avojakson tiedot Turvakodin avojakson 12 Liite tiedot Osan 1. Ensikodin II lähteet palveluprosessikuvaus Osan II lähteet ähteet... Liite Ensikodin Turvakodin palveluprosessikuvaus... Liite Ensikodin palveluprosessikuvaus kodin palveluprosessikuvaus... Liite 2. Turvakodin Liite Turvakodin palveluprosessikuvaus akodin palveluprosessikuvaus THL Raportti 24 /2011

18 THL Raportti 24 /

19 JOHDANTO-OSA Jarmo Jarmo Kärki Kärki Jarmo ja Riikka ja Kärki Riikka Väyrynen ja Väyrynen Riikka Väyrynen Asiakastietojen määrittely määrittely sosiaalialan sosiaalialan tietoteknologiahankkeesshankkeessa Sosiaalialan Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen tietoteknologiahankkeen tavoitteena tavoitteena on tavoitteena määritellä on määritellä on ne määritellä tiedot, ne tiedot, joita ne joita tule- tiedot, tule- joita tulevaisuudessa käytetään yhtenäisesti käytetään eri yhtenäisesti sosiaalihuollon eri eri sosiaalihuollon palvelujen palvelujen järjestäjien palvelujen järjestäjien ja järjestäjien tuot- ja tuot- ja tuotvaisuudessa käytetään tajien tajien tietojärjestelmissä. tajien tietojärjestelmissä. Tietojen Tietojen määrittelyä Tietojen määrittelyä on määrittelyä toteutettu on toteutettu on vaiheittain toteutettu vaiheittain siten, vaiheittain siten, että että siten, että ensin ensin on määritelty on ensin määritelty on peruskäsitteitä määritelty peruskäsitteitä ja kartoitettu ja kartoitettu ja sosiaalihuollon kartoitettu sosiaalihuollon asiakastiedot, asiakastiedot, sen sen sen jälkeen jälkeen näistä näistä jälkeen on muodostettu on näistä on muodostettu sosiaalihuollon sosiaalihuollon käyttöön käyttöön yleiset käyttöön yleiset asiakirjarakenteet yleiset asiakirjarakenteet ja viimein viimein edetään viimein edetään tietojärjestelmää edetään tietojärjestelmää koskeviin koskeviin teknisiin koskeviin teknisiin määrityksiin teknisiin määrityksiin ja määritysten ja määritysten ja määritysten käytännön käytännön pilotointiin. käytännön pilotointiin. pilotointiin. Kuvassa Kuvassa 1 on Kuvassa 1 esitetty on esitetty 1 Tikesos-hankkeen on esitetty Tikesos-hankkeen kehittämisalueet kehittämisalueet kokonaisarkkitehtuurinäkökulmasta. Kokonaisarkkitehtuurin Kokonaisarkkitehtuurin nähdään nähdään koostuvan nähdään koostuvan koostuvan neljästä neljästä ulottuvuudesta: neljästä ulottuvuudesta: toiminta-, toiminta-, tieto-, toiminta-, tieto-, järjestelmä- tieto-, ja järjestelmä- teknologia-arkkitehtuurista. ja ja teknologia-arkkitehtuurista. 18 THL Raportti 24 /2011

20 Kuva 1. Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen kehittämisen sisältöalueet kokonaisarkkitehtuurinäkökulmasta Kuva 1. Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen lokakuussa (lähteenä kehittämisen Tikesos-hankkeen sisältöalueet kokonaisarkkitehtuurinäkökulmasta esittelykalvot 2010). lokakuussa (lähteenä Tikesos-hankkeen esittelykalvot Kehittämistyön 2010). ensimmäisessä vaiheessa tapahtuva sosiaalihuollon asiakastietojen Kehittämistyön sisällön kuvaaminen ensimmäisessä on eriytetty vaiheessa sen mukaan, tapahtuva koskeeko sosiaalihuollon ko. asiakastieto asiakastietojen sisällön sosiaalihuollon kuvaaminen tehtäviä on eriytetty vai sen erityisesti mukaan, tiettyä koskeeko sosiaalipalvelua ko. asiakastieto tai tehtävää yleisesti yleisesti kaikkia (ks. kaikkia kuva sosiaalihuollon 2). Kaikille sosiaalipalveluille tehtäviä vai erityisesti yhteisiin tiettyä tietoihin sosiaalipalvelua kuuluvat muun tai tehtävää muassa asiakkaan (ks. kuva 2). perustiedot Kaikille (Kortelainen sosiaalipalveluille 2006) yhteisiin ja palvelun tietoihin antajaa kuuluvat koskevat muun perustiedot muassa (Kortelainen asiakkaan perustiedot 2007) sekä (Kortelainen asiakirjalliset 2006) metatiedot ja palvelun (Paakkanen antajaa et koskevat al 2009). perustiedot Perustiedoista käytetään 2007) myös sekä nimitystä asiakirjalliset ydintiedot. metatiedot Metatiedoilla (Paakkanen tarkoitetaan al 2009). asiakirjojen Perustie- (Kortelainen kuvailuun doista käytetään ja hallintaan myös liittyviä nimitystä tietoja, ydintiedot. kuten Metatiedoilla asiakirjan yksilöity tarkoitetaan tunnus, asiakirjojen muodostamispäivämäärä kuvailuun ja hallintaan tai säilytysaika. liittyviä tietoja, Sosiaalihuollossa kuten asiakirjan tarvittavat yksilöity yhteiset tunnus, tiedot muodostamispäivämäärä geneerisiä, tai säilytysaika. sosiaalihuollon Sosiaalihuollossa tehtävärajat tarvittavat ylittäviä tietoja. yhteiset Pääsääntöisesti tiedot ovat ovat luonteeltaan luonteeltaan niiden kartoitusta geneerisiä, ja kuvaamista sosiaalihuollon on tehty tehtävärajat Tikesos-hankkeessa ylittäviä tietoja. Itä-Suomen Pääsääntöisesti sosiaalialan osaamiskeskus kartoitusta ja ISO:n kuvaamista johdolla. on tehty Tikesos-hankkeessa Itä-Suomen sosiaa- niiden lialan osaamiskeskus ISO:n johdolla. THL Raportti 24 /

21 Kaikille sosiaalipalveluille yhteiset tiedot - Asiakirjojen yhteiset rakenteet ja metatiedot - Asiakkaan perustiedot - Palvelun antajan perustiedot Sosiaalipalvelukohtaiset tiedot - asiakastiedot lastenvalvojan tehtävissä - asiakastiedot toimeentulotuessa - asiakastiedot sosiaalisessa luototuksessa - asiakastiedot lasten päivähoidossa - asiakastiedot adoptioneuvonnassa - asiakastiedot sosiaalipäivystyksessä - asiakastiedot lastensuojelun avo-, sijaisja jälkihuollossa - asiakastiedot aikuissosiaalityössä - asiakastiedot kasvatus- ja perheneuvonnassa - asiakastiedot koulun sosiaalityössä - asiakastiedot vammaisten palveluissa - asiakastiedot päihdepalveluissa - asiakastiedot ikäihmisten sosiaalipalveluissa - asiakastiedot ensi- ja turvakotien palveluissa - väkivaltatapauksissa kerättävät asiakastiedot Kuva 2. Sosiaalipalveluille määritellyt yhteiset ja palvelukohtaiset tietokuvaukset Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa. Erityisesti tiettyä sosiaalipalvelua tai sosiaalihuollollista tehtävää koskevaa määritystyötä kutsutaan Tikesos-hankkeessa palvelukohtaisten asiakastietojen määrittelyksi. Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurissa tämä määrittelytyö sijoittuu toiminta-arkkitehtuurin ja tietoarkkitehtuurin käsitteelliselle tasolle (ks. kuva 1). Sen yhteydessä kartoitetaan ja kuvataan asiakastiedot kunkin sosiaalihuollon lakisääteisen palvelutehtävän osalta. Sosiaalihuollon lakisääteisillä palvelutehtävillä tarkoitetaan tässä niitä yhteiskunnallisia palvelumuotoja tai tehtäviä, jotka sosiaalihuoltoa koskevassa lainsäädännössä on määritelty kunnan järjestämisvelvollisuuden piiriin. Sosiaalihuollon palvelutehtävistä säädetään sosiaalihuollon yleis- ja erityislaeilla. Sosiaalihuollon yleislakeja ovat sosiaalihuoltolaki (710/1982) ja laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000). Esimerkiksi sosiaalityö ja ikäihmisten palvelut perustuvat sosiaalihuoltolakiin. Sosiaalihuollon erityislakeja ovat muut sosiaalihuollon palvelutehtävistä säätävät lait, joilla säädellään esimerkiksi vammaispalveluja, kehitysvammaisten erityishuoltoa ja päihdehuoltoa. Sosiaalihuollon palvelutehtävä voi perustua myös muuhun normiin kuin säädökseen. Yksittäisiä tehtäviä voidaan sosiaalihuollossa erottaa laskentatavasta ja määritelmästä 20 THL Raportti 24 /2011

22 riippuen. Tikesos-hankkeen Sosiaalipalvelujen luokitusta laadittaessa eroteltiin 26 sosiaalihuollon palvelutehtävää (Laaksonen ym. 2010, 44). Palvelukohtaiset tietomääritykset on tehty Tikesos-hankkeessa THL:n johdolla. Tässä julkaisussa esitetyt tietokuvaukset kuuluvat palvelukohtaisiin määrityksiin. Kehittämistyön toisessa vaiheessa tietokuvausten pohjalta muodostetaan asiakasasiakirjojen harmonisoidut tietokokonaisuudet ja tietorakenteet, joiden mukaisesti tietoja tulevaisuudessa käytetään ja tallennetaan sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä. Sosiaalihuollossa käytettävät asiakasasiakirjat voidaan erottaa sen mukaan, sisältääkö asiakirja tiettyä tehtävää varten määriteltyä tietosisältöä vai ei. Nämä piirteet tunnistetaan ja rakennetaan yhteisiä tietokokonaisuuksia, joita voidaan hyödyntää elementteinä useissa asiakirjoissa. Asiakirjarakenteet ja asiakirjojen tietosisällöt luodaan sekä yleisesti sosiaalihuollon eri tehtävissä käytettäviksi että erikseen kunkin tehtävän tarpeisiin. Asiakasasiakirjojen tietosisältöjen ja tietorakenteiden määritystyö alkoi Tikesos-hankkeessa vuoden 2008 alussa ja sen on suunniteltu jatkuvan ainakin vuoteen 2011 asti. Kolmannessa kehittämisvaiheessa asiakasasiakirjarakenteille ja vakioiduille tietosisällöille määritellään tekninen valmius tietojärjestelmäkäyttöä varten. Tähän liittyen on selvitetty sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin ja niiden siirtämiseen liittyviä teknisiä standardeja vuodesta 2007 alkaen. Sosiaalihuollon asiakirjojen tarpeisiin määritellään oma XML-standardin mukainen toteutus, joka mahdollistaa asiakirjan teknisen rakenteen luomisen sekä asiakirjan hallintaan tarvittavien metatietojen liittämisen dokumenttiin. Vuoden 2008 alussa alettiin kuvata sosiaalihuollon kansallista tietoarkkitehtuuria ja sen yhteydessä kuvataan aiempaa tarkemmin sosiaalihuollon tehtävien palveluprosessit. Vuosina selvitettiin myös asiakasasiakirjojen sähköisen säilyttämisen vaatimuksia sosiaalihuollon osalta ja näiden perusteella tullaan ratkaisemaan kysymys keskitetystä sosiaalihuollon sähköisestä arkistosta (Suhonen ym. 2009). Vuonna 2010 on aloitettu sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurin kuvaus kansallisesta näkökulmasta. Siihen liittyvät muun muassa selvitystyöt tietojärjestelmäpalveluista (Paakkanen ym. 2010), vastuista sekä lainsäädännöllisistä muutostarpeista. Määritysten käytännön testit ja käyttöönoton pilotoinnit on suunniteltu aloitettavan vaiheittain, kun tekniset määritykset valmistuvat ja pilotoinnin rahoitus varmistuu. Tikesos-hankkeen tietojen määrittelyvaiheistus on esitetty myös kuvassa 3. Todellisuudessa määritysten tekeminen ei etene näin suoraviivaisesti, vaan vaiheiden välillä on paljon keskinäistä vuorovaikutusta, jossa määritykset tarkentuvat ja jopa muuttuvat. THL Raportti 24 /

23 Käsitemääritykset Sisältömääritykset Rakennemääritykset Tekniset määritykset!sosiaalialan sanasto Käsitemääritykset!Sosiaalialan sanasto!perustietomääritykset!palvelukohtaiset tietomääritykset Sisältömääritykset!Perustietomääritykset!Palvelukohtaiset tietomääritykset! Asiakirjatyyppiluokitus! Tekniset standardit! Yleiset asiakirjatyypit! Tietomallit (XML Rakennemääritykset! Asiakasasiakirjan Tekniset Schema) määritykset yleinen rakenne! Koodistot! Asiakirjatyyppiluokitus! Tietokokonaisuudet! Tekniset! Nimeäminen standardit! Yleiset asiakirjatyypit! Asiakasasiakirjan yleinen rakenne! Tietokokonaisuudet! Tietomallit (XML Schema)! Koodistot! Nimeäminen Kuva 3. Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa kehitettävien käsitteiden ja tietojen määrittelyvaiheet. (Lähteenä Tikesos-hankkeen esittelykalvot vuodelta 2009). Kuva 3. Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa kehitettävien käsitteiden ja tietojen määrittelyvaiheet Edellä mainittujen. (Lähteenä toimien Tikesos-hankkeen lisäksi vuonna esittelykalvot 2006 käynnistyi vuodelta Suomen 2009). Kuntaliiton johdolla asiakirjahallinnon kehittämiskokonaisuus, jossa määritellään asiakirjojen ja dokumenttien Edellä mainittujen säilytysaikoja toimien sekä lisäksi niiden vuonna muodostamista 2006 käynnistyi asian Suomen käsittelyprosessissa. Kuntaliiton Tämän johdolla työn asiakirjahallinnon tuloksena valmistui kehittämiskokonaisuus, raportti sosiaalihuollon jossa määritellään asiakasasiakirjojen asiakirjojen käsittelystä dokumenttien ja säilytyksestä säilytysaikoja vuonna sekä niiden Raportti muodostamista on luovutettu asian sosiaali- käsittelyprosessissa. ja terveysministe- ja riöön Tämän asiakirja-asetuksen työn tuloksena valmistui jatkovalmistelun raportti sosiaalihuollon tueksi. asiakasasiakirjojen käsittelystä Tikesos-hankkeen ja säilytyksestä vuonna toteuttamiseksi Raportti STM on luovutettu on solminut sosiaali- vuosittain ja terveysministeriöön asiakirja-asetuksen jatkovalmistelun tueksi. yhteistyösopimukset Suomen Kuntaliiton, THL:n (ennen vuotta 2009 Stakesin) ja ISO:n kanssa. Tikesos-hankkeen toteuttamiseksi STM on solminut vuosittain yhteistyösopimukset Suomen Kuntaliiton, THL:n (ennen vuotta 2009 Stakesin) ja ISO:n kanssa. 1.1 Palvelukohtaisten asiakastietojen määrittelyn tarkoitus ja 1.1 menetelmät Palvelukohtaisten asiakastietojen määrittelyn tarkoitus ja Palvelukohtaisia menetelmät asiakastietoja on kartoitettu ja kuvattu Tikesos-hankkeen dokumentaatio-osiossa Palvelukohtaisia Stakesin asiakastietoja Sosiaali- on kartoitettu ja terveysalan ja kuvattu tietoyhteiskuntayksikön Tikesos-hankkeen dokumentaatio-osiossa 2005 Stakesin alkaen. Toteutuksen Sosiaali- ja terveysalan suunnittelu- tietoyhteiskuntayksikön ja valmistelujakson johtamana jälkeen varsi- johtamana vuodesta nainen vuodesta määrittelytyö 2005 alkaen. käynnistettiin Toteutuksen vuoden suunnittelu ja alusta valmistelujakson lähtien. Vuodesta jälkeen 2009 varsi-alkanainen dokumentaatiotyöstä määrittelytyö käynnistettiin on vastannut vuoden Terveyden 2006 alusta ja lähtien. hyvinvoinnin Vuodesta laitoksen 2009 alka- Tietoeosastoen dokumentaatiotyöstä Tietorakenteet ja on luokitukset vastannut -yksikkö Terveyden (TILU). ja hyvinvoinnin laitoksen Tietoosaston Tavoitteena Tietorakenteet oli kartoittaa, ja luokitukset kuvata -yksikkö ja määritellä (TILU). valtakunnallisesti yhtenäisiä tieto- Tavoitteena oli kartoittaa, kuvata ja määritellä valtakunnallisesti yhtenäisiä tietoja asiakirjatarpeita sosiaalihuollon eri palveluille. Vuoden 2009 loppuun mennessä ja asiakirjatarpeita sosiaalihuollon eri palveluille. Vuoden 2009 loppuun mennessä selvitettiin ja kuvattiin kansallisesti yhtenäiset, riittävät ja tarpeelliset asiakastiedot selvitettiin ja kuvattiin kansallisesti yhtenäiset, riittävät ja tarpeelliset asiakastiedot yhteensä 21:ssä sosiaalihuollon palvelutehtävässä, joita ehdotetaan käytettäviksi yhteensä 21:ssä sosiaalihuollon palvelutehtävässä, joita ehdotetaan käytettäviksi sosiaalihuollon sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä. asiakastietojärjestelmissä. Määrittelytyötä Määrittelytyötä koordinoi koordinoi STM:n STM:n asettama sosiaalihuollon dokumentaation asiantuntijatyöryhmä. Vuonna Vuonna kartoitettiin kartoitettiin asettama ja ja tarkennettiin vielä muutamia sosiaalipalveluissa käytettäviä käytettäviä asiakastietoja asiakastietoja muun muun muassa pitkäaikaistyöttömien työllistymispalvelujen, maahanmuuttajien kotouttamisen ja ja puolison elatusturvan vahvistamisen osalta. Määrittelytyössä keskityttiin asiakastietojärjestelmissä palvelualakohtaisesti käy- käytettäviin tietoihin ja tietojen joukkoihin, kuten dokumentteihin tai asiakirjoihin. tai So- Sosiaalihuollon palvelukohtaisista tietosisällöistä kuvattiin kuvattiin kaikki kaikki ne palvelualan ne palvelualan tiedot, kotouttamisen tiedot, 22 THL Raportti 24 /2011

24 joiden halutaan olevan valtakunnallisesti yhtenäisesti tallennettavissa, siirrettävissä ja käytettävissä. Tavoitteena on, että kunnat ja yksityiset palveluntarjoajat käyttävät samoja tietomäärittelyjä tallentaessaan tietoja omiin asiakastietojärjestelmiinsä. Tietosisältöjä kartoitettiin palveluittain. Dokumentaatio-osion työsuunnitelmassa sosiaalihuollon palvelukenttä jaettiin 16 palvelukokonaisuuteen. Kutakin palvelua tai tehtävää varten perustettiin työryhmä, jonka jäseninä toimi aihealueen asiantuntijoita. Pyrkimyksenä oli hyödyntää määrittelytyössä kunkin palvelualan parhaita asiantuntijoita. Työryhmien rinnalla hyödynnettiin asiantuntijakuulemisia tai vastaavia tiedonkeruutapoja. Palvelukohtaisten työryhmien tehtävänä oli kuvata palveluprosessit yleisellä tasolla ja kartoittaa dokumentaatiossa käytettävät asiakastiedot sekä kuvata tarvittavat tiedot tietoryhmittäin. Työryhmän käsittelemien, yhteisesti määriteltyjen tietojen tarkoituksena on muodostaa minimitietomäärä, jonka lisäksi paikalliset toimijat voivat kerätä haluamiaan tietoja omien käytäntöjensä mukaisesti. Tietojen määrittelytyö aloitettiin aina palvelualan tai tehtävän prosessikulun ja niiden sisältämien dokumenttien kartoituksella. Kokoamalla kaikki mahdollinen käytössä oleva kirjaamismateriaali saatiin oivallinen kuva palvelualan kirjaamisen nykytilanteesta. Tämän jälkeen palveluun kuuluvista asiakkaan tiedoista kuvattiin tarvittavat tietokokonaisuudet, tietoryhmät ja tiedot käsitteellisellä tasolla sekä organisaatioiden sisäiset ja ulkoiset tietojen siirtotarpeet. Määritystyötä leimasivat yhtäältä asiantuntijoiden innostus, toisaalta lainsäädäntömuutosten ja sosiaalipalveluiden järjestämisen ja tuottamisen uudelleenorganisoinnin ristipaineet. Asiakastietomäärityksiä valmisteleviin työryhmiin osallistui yhteensä yli 160 asiantuntijaa ja tietojen kommentointiin kaikkiaan yli 500 asiantuntijaa. Valmistelevia työryhmäkokouksia on pidetty yhteensä 156. Sosiaalihuollon palvelukohtaisten dokumentaatiotietojen määrittelytyö toteutettiin vaiheittain ja portaittain. Seuraavan palvelun tietomäärittely aloitettiin vasta, kun edellinen oli saatu hyvin käyntiin. Palvelukohtaisten tietomääritysten etenemistä on kuvattu taulukossa 1. Kaikki palvelukohtaiset asiakastiedot on raportoitu 16 raportissa, jotka on ollut julkisesti saatavilla hankkeen kotisivuilla heti niiden hyväksymisen jälkeen. Tässä julkaisussa esitetään työryhmissä määritetyt asiakastiedot, joita on kartoitettu väkivaltatapauksien kirjaamisen (Väyrynen, Kärki, Ewalds ja Piispa 2010) ja ensi- ja turvakotien palvelujen osalta (Kärki 2010). Aikaisemmin on julkaistu selvitykset palvelukohtaisista asiakastiedoista aikuissosiaalityössä, toimeentulotuessa ja sosiaalisessa luototuksessa (Kärki et al 2009), lastensuojelussa, kasvatusja perheneuvonnassa ja koulun sosiaalityössä (Väinälä et al 2010), lasten päivähoidossa, lastenvalvojan tehtävissä, adoptioneuvonnassa ja sosiaalipäivystystehtävässä (Kärki et al 2008) sekä vammaisten ikäihmisten ja päihteiden ongelmakäyttäjien sosiaalipalveluissa (Väyrynen et al 2010). THL Raportti 24 /

25 Taulukko 1. Asiakastietojen Taulukko 1. Asiakastietojen määritykset palvelualoittain määritykset palvelualoittain Tikesos-hankkeen Tikesos-hankkeen dokumentaatio-osiossmentaatio-osiossa doku- vuosina vuosina Sosiaalihuollon palveluala Sosiaalihuollon tai tehtävä palveluala tai tehtävä Tietomäärittelyn Tietomäärittelyn Taulukko 1. Asiakastietojen määritykset palvelualoittain ajankohta (vuosina) Tikesos-hankkeen ajankohta (vuosina) dokumentaatio-osiossa vuosina Lasten päivähoito Sosiaalihuollon Lasten päivähoito palveluala tai tehtävä Tietomäärittelyn Toimeentulotuki Toimeentulotuki ajankohta (vuosina) Sosiaalinen luototus Sosiaalinen luototus Isyyden selvittäminen, Lasten Isyyden lapsen päivähoito selvittäminen, huolto-, asumis- lapsen ja tapaamisoikeussopimus huolto-, asumis- ja tapaamisoikeusso sekä elatussopimus Toimeentulotuki sekä elatussopimus Adoptioneuvonta Sosiaalinen Adoptioneuvonta luototus Sosiaalipäivystys Isyyden Sosiaalipäivystys selvittäminen, lapsen huolto-, asumis- ja tapaamisoikeussopimus Aikuissosiaalityö Aikuissosiaalityö sekä elatussopimus Ensi- ja turvakotien Adoptioneuvonta Ensi- palvelut ja turvakotien palvelut Lastensuojelun avohuolto Sosiaalipäivystys Lastensuojelun sekä perhetyö avohuolto sekä perhetyö Lasten sijaishuolto Aikuissosiaalityö & Lasten jälkihuolto sijaishuolto & jälkihuolto Kasvatus- ja perheneuvonta Ensi- Kasvatus- ja turvakotien ja perheneuvonta palvelut Vammaispalvelut ja Lastensuojelun Vammaispalvelut kehitysvammahuolto avohuolto ja kehitysvammahuolto sekä perhetyö Ikäihmisten sosiaalipalvelut Lasten Ikäihmisten sijaishuolto sosiaalipalvelut & jälkihuolto Päihdetyö Kasvatus- Päihdetyö ja perheneuvonta Perhe- ja lähisuhdeväkivaltatapaus Vammaispalvelut Perhe- ja lähisuhdeväkivaltatapaus ja kehitysvammahuolto Koulun sosiaalityö Ikäihmisten Koulun sosiaalityö sosiaalipalvelut Päihdetyö Määrittelytyön Perhe- yksi Määrittelytyön ja tärkeä lähisuhdeväkivaltatapaus periaate yksi oli tärkeä kartoitus- periaate ja oli kuvausprosessin kartoitus- ja kuvausprosessin avoimuus avoimuus aina valmistelusta aina Koulun viimeistelyyn valmistelusta sosiaalityö asti. viimeistelyyn Tätä periaatetta asti. Tätä toteutettiin periaatetta julkaisemalla toteutettiin 2009 palvelualakohtaisivelualakohtaisia julkaisemalla palantuntijakommenttejantuntijakommentteja määritelmiä hankkeen määritelmiä kotisivuilla hankkeen jo niiden kotisivuilla luonnosvaiheissa. jo niiden luonnosvaiheissa. Asi- Asi- Määrittelytyön pyydettiin työryhmien yksi pyydettiin tärkeä ulkopuolisilta periaate työryhmien oli kartoitus- tahoilta ulkopuolisilta erikseen ja kuvausprosessin tahoilta myös erikseen avoimuus myös sähköpostitse. Palvelukohtaisen aina sähköpostitse. valmistelusta Palvelukohtaisen asiantuntijatyöryhmän viimeistelyyn asti. asiantuntijatyöryhmän Tätä rinnalla periaatetta toimi toteutettiin rinnalla usein ns. julkaisemalla toimi usein palvelualakohtaisia ns. kommentoijaryhmä, joka määritelmiä joka määritysluonnoksia kommentoi hankkeen määritysluonnoksia kotisivuilla työn alusta jo alkaen. niiden työn Saadut luonnosvaiheissa. alusta alkaen. Saadut Asi- kommentoijaryhmä, kommentit valottivat antuntijakommentteja kommentit hyvin valottivat palveluiden hyvin pyydettiin alueellisia palveluiden työryhmien toimintatapoja alueellisia ulkopuolisilta ja toimintatapoja käytetyn tahoilta ter-jminologian erikseen käytetyn myös ter- eroavuuksia, sähköpostitse. minologian joita eroavuuksia, pyrittiin Palvelukohtaisen työryhmässä joita pyrittiin asiantuntijatyöryhmän tulkitsemaan työryhmässä mahdollisimman tulkitsemaan rinnalla toimi mahdollisimman usein ns. yleisellä tasolla. kommentoijaryhmä, yleisellä tasolla. joka kommentoi määritysluonnoksia työn alusta alkaen. Saadut Kun kaikkien kommentit palveluiden Kun kaikkien valottivat asiakastiedot palveluiden hyvin saatiin palveluiden asiakastiedot kuvattua, alueellisia saatiin selvitettiin kuvattua, toimintatapoja vielä selvitettiin sosiaa-jlitoimen käytetyn vielä sosiaa- ter- johtamisen, minologian litoimen hallinnon johtamisen, eroavuuksia, ja tilastoinnin hallinnon joita pyrittiin tietotarpeet ja tilastoinnin työryhmässä sosiaalipalvelujen tietotarpeet tulkitsemaan sosiaalipalvelujen osalta mahdollisimman osalta (Jormalainen 2010). yleisellä (Jormalainen tasolla. 2010). Palvelutehtävittäin Kun Palvelutehtävittäin tarkasteltuna kaikkien palveluiden hankkeessa tarkasteltuna asiakastiedot jäivät hankkeessa selvittämättä saatiin jäivät kuvattua, asiakastiedot selvittämättä selvitettiin asiakastiedot vielä sosiaalitoimen nuorten rikoksentekijöiden johtamisen, henkilötutkinnassa, hallinnon henkilötutkinnassa, ja sosiaaliasiamiehen tilastoinnin tietotarpeet sosiaaliasiamiehen toiminnassa sosiaalipalvelujen ja toiminnassa osalta ja nuorten rikoksentekijöiden perhehoidossa. Näistä (Jormalainen perhehoidossa. kansallisesti 2010). Näistä yhtenäistä kansallisesti sosiaaliasiamiehen yhtenäistä sosiaaliasiamiehen asiakastilastointia asiakastilastointia on kehitetty erikseen on Palvelutehtävittäin kehitetty sosiaali- erikseen ja terveysministeriön sosiaali- tarkasteltuna ja terveysministeriön rahoittamassa hankkeessa jäivät Sosiaali- rahoittamassa selvittämättä ja poti-sosiaali- asiakastiedot ja potinuorten rikoksentekijöiden henkilötutkinnassa, sosiaaliasiamiehen toiminnassa ja perhehoidossa. Näistä kansallisesti yhtenäistä sosiaaliasiamiehen asiakastilastointia on kehitetty erikseen sosiaali- ja terveysministeriön rahoittamassa Sosiaali- ja poti- 24 THL Raportti 24 /2011