Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista

Transkriptio

1 Riikka Väyrynen Jarmo Kärki Helena Heinonen Susanna Kaisla Mari Metsävainio (toim.) vammaisten, ikäihmisten ja päihteiden ongelmakäyttäjien sosiaalipalveluissa RAPORTTI

2 Riikka Väyrynen, Jarmo Kärki, Helena Heinonen, Susanna Kaisla, Mari Metsävainio ja THL ISBN (painettu) ISSN (painettu) ISBN (pdf) ISSN (pdf) Yliopistopaino Helsinki 2010

3 Sisällys Tiivistelmä Sammandrag Abstract Johdanto Asiakastietojen määrittely sosiaalialan tietoteknologia-hankkeessa Palvelukohtaisten asiakastietojen määrittelyn tarkoitus ja menetelmät Asiakastietomäärittelyn reunaehtoja sosiaalihuollossa Palvelukohtaisten asiakastietojen esitystapa ja käytetyt viittaukset Asiakastietojen esitystapa Määrittelyissä käytetyt lyhenteet ja viittaukset Johdanto-osan lähteet OSA I Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon asiakastiedot 4 Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon asiakastietojen määrittely Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon tehtävät Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon asiakkuus Vammaispalveluja ja kehitysvammahuoltoa ohjaava lainsäädäntö Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon toteuttaminen ja yhteistyökumppanit Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon asiakkaan palveluprosessi Asian vireilletuleminen Palvelutarpeen selvittäminen Palvelujen suunnitteleminen Palvelujen toteuttaminen Vaikutusten ja suunnitelman toteutumisen arvioiminen Asiakkuuden päättäminen Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon asiakirjat ja niiden sisältämät tiedot Ilmoitus vammaispalvelujen tai kehitysvammahuollon tarpeesta Päivämäärä Palveluja tarvitsevan henkilötiedot Yhteydenottajan tiedot Yhteydenottotapa Yhteydenoton syy Sovitut asiat ja tehdyt toimenpiteet Vastaanottajan tiedot... 60

4 7.2 Asiakkaan taustatiedot Asiakkaan perustiedot Läheisen tiedot Muu verkosto Asiakkaan asioista vastaava työntekijä Tiedot asiakkaan elämäntilanteesta Nykyiset palvelut ja sosiaaliturva Vammaispalvelun tai kehitysvammahuollon tapahtumatiedot Tapahtuman päivämäärä Kirjaajan nimi ja virkanimike Tapahtuma Tapahtumaan liittyvät asiakirjat ja niiden tila Palvelutarpeen selvitys ja palvelusuunnitelma Palvelutarpeen selvitys Palvelusuunnitelma Hakemus Hakemuksen saapumispäivämäärä Hakemuksen jättötapa Hakijan perustiedot Hakijan laillinen edustaja Haettava palvelu tai tuki ja perustelut palvelun tarpeelle Vammaan tai sairauteen liittyvät tiedot Liitteet Allekirjoitustiedot Päätös Päätöksen numero Päätöksen osallinen Hakemuksen sisältö Hakemuksen vireille tulopäivä Päätöksen perustelut Päätös Päätöksen toimeenpano Allekirjoitustiedot Päätöksen päiväys Päätöksen tiedoksianto Muutoksenhakuohje ja osoitteet Päätös erityishuolto-ohjelmasta Päätöksen numero Päätöksen osallinen Huoltaja tai asiakkaan muu edustaja Erityishuollon mukaiset palvelut Perustelut... 78

5 7.7.6 Päätöksen voimassaoloaika Allekirjoitustiedot Päätöksen päiväys Päätöksen tiedoksianto Muutoksenhakuohje Toteuttamissuunnitelma Suunnitelman laadintapäivämäärä ja paikka Osallistujat Vamma tai sairaus Palvelut Tavoitteet Keinot ja vastuunjako Suunnitelman tarkistus Allekirjoitus Suunnitelman hyväksyminen Lausunto Lausuntoa pyytävä taho Asiakas Lausunnon tarkoitus Lausunto Lausunnon päiväys Lausunnon antaja Lisäselvityspyyntö Lisäselvityksen lähettämispäivä (t) Lisäselvityspyynnön vastaanottaja Pyydetyt selvitykset tai tositteet Perustelut lisäselvitykselle Lisäselvityksen saapumispäivä (t) Saapuneet selvitykset tai tositteet Pyynnön laatija Lähete Lähetteen vastaanottaja Henkilötiedot Kiireellisyys Lähete Loppulausunto Allekirjoitustiedot Suojatoimenpiteiden käyttöä koskeva toimintaohje Henkilötiedot Asumispaikka/toimintayksikkö Toimintaohjeen laatimispäivämäärä Toimintaohjeen laatimiseen osallistuneet henkilöt... 90

6 Lääkärin osallistuminen toimintaohjeen laatimiseen Asiakkaan henkilökohtainen turvasuunnitelma Suojatoimenpiteen käyttö ja perustelut Turvaamistoimenpiteiden käyttöä edellyttävien tilanteiden taustatekijät Keinot suojatoimenpiteiden käytön välttämiseksi Käytettävä suojatoimenpide Toimintaohjeen voimassaolopaikka Valvonnan ja kirjaamisen tiheys Toimintaohjeesta tiedottaminen Toimintaohjeen voimassaoloaika Allekirjoitustiedot Asiakkaan suhtautuminen Omaisen/ edunvalvojan suhtautuminen Suojatoimenpidepäätös ja tilanteen seuranta Henkilötiedot Asumispaikka/toimintayksikkö Voimassa oleva toimintaohje Käytetyn suojatoimenpiteen syy Toimenpide, jota päätös koskee Valvonnan ja kirjaamisen tiheys Suojatoimenpiteen toteuttamisesta vastaava työntekijä Alkamis- ja päättymisajankohta Tilanteen aikana käytetty lääkitys Huomiot suojatoimenpiteen aikana Tilanteen aikana mahdollisesti syntyneet vammat ja vahingot Päätöksen tehneen työntekijän allekirjoitus tiedot Päätöksen tehneen tai hyväksyneen lääkärin allekirjoitustiedot Jatkosuunnitelma Asiakkuuden päättyminen Asiakkuuden päättymispäivämäärä Asiakkuuden päättymisen syy Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon valtakunnalliset tilastot Kuntien ja kuntayhtymien talous- ja toimintatilaston toiminta- ja kapasiteettitiedot Hoitoilmoitusrekisteri (Hilmo) Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon asiakastietojen ulkopuolelle jätetyt tiedot Kehittämisehdotukset...100

7 11 Osan I lähteet OSA II Ikäihmisten sosiaalipalvelujen asiakastiedot 12 Vanhuspalvelujen asiakastietojen määrittely Ikäihmisten sosiaalipalvelut Yleinen palveluprosessi Palvelut Hyvinvoinnin edistäminen ennakoivalla ja ehkäisevällä työllä Palvelutarpeen arviointi Gerontologinen sosiaalityö ja -ohjaus Omaishoidon tuki Kotihoito Tukipalvelut Asunnon muutos- ja korjaustyöt Välimuotoiset palvelut Palveluasuminen Pitkäaikainen laitoshoito Yhteydenottotiedot Tiedot yhteydenottajasta Yhteydenottaja Valtuutus asioiden hoitoon Yhteydenottajan yksilöinti- ja yhteystiedot Yhteydenoton ajankohta Yhteydenottotapa Yhteydenoton syy Asiakkaan tai yhteydenottajan esittämä tarve Työntekijän arvio haettavasta palvelusta Yhteydenotosta seuranneet toimenpiteet Yhteydenoton vastaanottanut henkilö Lisätiedot Hakemus Vastaanottotiedot Päiväys Hakemuksen vastaanottanut henkilö Yksikkö tai taho Asiakastiedot Palvelutarpeen arviointi Yhteyshenkilön tiedot Haettavan palvelun tiedot Palvelu Lisätietoja haettavasta palvelusta...123

8 Palvelua haetaan ajalle: Palvelun tarpeeseen vaikuttavat syyt Asiakkaan saamat muut palvelut tai etuudet Sosiaali- ja terveyspalvelut Vireillä olevat hakemukset Lisätietoja Allekirjoitustiedot Päiväys Hakijan allekirjoitus, nimenselvennys Hakemuksen täyttämisessä avustanut henkilö tai hakemuksen täyttänyt henkilö, jos muu kuin asiakas Palvelutarpeen arviointi Arvioinnin esitiedot Arvioinnin tarkoitus Hyvinvointia edistävä kotikäynti Käsittelyaika Yhteydenottotiedot Asiakkaan perustiedot Palvelutarpeet Arviointitapa Arviointiin osallistuneet Suostumus tietojen luovuttamiseen Palvelu- ja hoitoverkosto Elämänkulku Lapsuus ja nuoruus Aikuisikä Vanhuus Asuminen Asunnon tyyppi Asunnon hallintaperuste Asuntokunta Muut samassa taloudessa asuvat, jos asuntokunta on enemmän kuin yksi ihminen Taloudessa olevat lemmikkieläimet Asunnon koko Asuma-alue Tyytyväisyys nykyiseen asumiseen Lähiympäristön turvallisuus Palvelujen saatavuus Asuinkiinteistön yhteyshenkilöt Asumista vaarantavat tekijät Asunnon soveltuvuus toimintarajoitteiselle...139

9 Asunnon kunto Asunnon varustelu Asunnon muutostyöt Vastuu asunnon pienistä korjauksista Tarpeenmukainen asumispaikka Palvelutarpeeseen vaikuttavat fyysiset tekijät Näkö Henkilön oma näkemys mahdollisista ongelmista ja ratkaisuista näköön liittyen Kuulo Henkilön oma näkemys mahdollisista ongelmista ja ratkaisuista kuulemiseen liittyen Puhe Henkilön oma näkemys mahdollisista ongelmista ja ratkaisuista Muut terveyteen liittyvät huomiot Ravitsemus Alkoholin käyttö Muut päihteet Paino Painonhallinta Itse arvioitu liikuntakyky Liikunta Nykyinen säännöllinen kestävyystyyppinen liikkuminen Liikunnan harrastamisen esteet Liikunnan harrastamisen tarpeet Ulkoilu Henkilön tyytyväisyys ulkoilumahdollisuuksiinsa Kyky selviytyä arjen askareista Kohdatut tapaturmat Apuvälineiden tarve Henkilön tarvitsema apu tai tuki Päivittäisiä toimintoja kuvaavat mittarit Palvelutarpeeseen vaikuttavat kognitiiviset tekijät Muisti Muistin ongelmien vaikutus arkeen Orientoituminen aikaan ja paikkaan Orientoitumisvaikeuksien vaikutus arkeen Arvostelukyky ja ongelmanratkaisu Arvostelukyvyn ja ongelmaratkaisun vaikutus arkeen Yhteisölliset toiminnot Yhteisöllisten toimintojen ongelmien vaikutus arkeen...151

10 Koti ja harrastukset Koti- ja harrastustoimintoihin liittyvien vaikeuksien vaikutus arkeen Kommunikointi toisten ihmisten kanssa Aivojen älyllistä toimintakykyä selvittävät mittarit Palvelutarpeeseen vaikuttavat emotionaaliset ja psyykkiset tekijät Elämänasenne Selviytymisstrategiat Mieliala Vuorokausirytmi Ratkaisumahdollisuudet uniongelmiin Käyttäytymisen muutokset Turvallisuuden kokemus Turvattomuutta aiheuttavat tekijät Väkivaltakokemukset Yksinäisyys Psyykkistä toimintakykyä selvittävät mittarit Käyttäytymistä selvittävät mittarit Palvelutarpeeseen vaikuttavat sosiaaliset tekijät Sosiaalinen verkosto Osallistuminen toimintaan kodin ulkopuolella Mielekäs tekeminen kotona Sosiaalinen toimintakyky Terveydentila ja sairaudet Koettu terveydentila Koetun terveydentilan muutos Sairauksien vaikutus henkilön elämään Kivut Diagnoosit tai keskeneräiset tutkimukset Lääkkeet Henkilön käyttämät palvelut Julkisesti tuotetut palvelut ja etuudet Yksityisesti tuotetut sosiaali- ja terveyspalvelut Järjestöjen tuottamat palvelut Palvelujen hakeminen, neuvonta ja ohjaus Teknologian käyttö Kodinkoneiden käyttö Tietoteknologian käyttö Teknisten apuvälineiden käytön tarve Talous Tulojen riittävyys Lisätiedon tarve...160

11 Muuta huomioitavaa Palvelutarpeen arvioinnin johtopäätökset Tarkennus johtopäätöksiin Lisätietoja palveluasumisen tai laitoshoidon tarpeesta Hoitoilmoitukseen liittyvät tilastotiedot Hoidon tarve tullessa, lähtiessä ja laskentahetkellä Hoitoon tulon syy Mistä tuli Ostopalvelun tilaaja Palvelualat Vakituinen asumismuoto Asumista haittaa Tulo- ja menoselvitys asiakasmaksun määräytymistä varten Vastaanottotiedot Tuloselvityksen viimeinen palautuspäivä Asiakastiedot Laskutusosoite Tulot Tulolaji Tulon suuruus Tulon päiväys Menot Menolaji Menon suuruus Menon päiväys Perustelut asiakasmaksun alennukselle Allekirjoitustiedot Palautusosoite Päätös Päätöksen numero Päätökseen osallinen Nimi Henkilötunnus Osoite Hakemus Hakemuksen vireilletulopäivä Päätöksen perustelut Sovellettavat säännökset Palvelun perustelut Päätös Myönnettävä palvelu Palvelun järjestämistapa...172

12 Palveluseteli Turvapalvelun tuottajan tiedot Lisätietoja Päätöksen voimassaoloaika Laskelma Laskelmajakso Tulot Menot Tulojen ja menojen erotus Asiakasmaksun suuruus Palveluseteli Allekirjoitustiedot Asian valmistelija Päätöksentekijän nimi Päätöksentekijän yhteystieto Allekirjoittajan virkanimike Kunta Päivämäärä Päätöksen tiedoksianto Saaja Tiedoksiantotapa Tiedoksiantopäivämäärä Tiedoksiantajan nimi Palvelu- ja hoitosuunnitelma Sosiaalihuollon palvelu Palvelu Laki Päätös Laatimispäivämäärä Osallistujat Asiakas Omaishoitaja Omainen tai muu läheinen henkilö Palvelunantajat Asiakkaan suostumus tietojen luovuttamiseen Taustatiedot ja nykytilanne Tavoitteet Päätavoite Konkreettiset osatavoitteet Toimenpiteet ja työtavat Asiakkaan vastuulla Omaishoitajan vastuulla...179

13 Omaisen vastuulla Työntekijän vastuulla Yhteistyötahojen vastuulla Yhteydenpito Erityistietoja liittyen omaishoidon tukeen Suunnitelman voimassaoloaika Suunnitelman toteutumisen arvioinnista sopiminen Suunnitelman seuranta ja arviointi Suunnitelma, johon seuranta liittyy Suunnitelman arvioinnin ajankohta Osallistujat Asiakkaan tiedot Laatija ja vastuuhenkilö Muut osallistujat Tavoitteiden toteutumisen arviointi Asiakaskertomus Tapahtuman päivämäärä Kirjaajan nimi ja virkanimike Tapahtuma Tapahtuman aihe Asiakasprosessin vaihe Tapahtumaan liittyvät asiakirjat ja niiden tila Lausunto sosiaalisista olosuhteista Palvelun antajan tiedot Laatija Toimintayksikkö Lausunnon pyyntötiedot Lausunnon hakija Lausunnon hakijan osoite Lausunnon tarkoitus Ajanjakso jolta lausunto pyydetään Allekirjoitus Puhelinnumero Lausunnon sisältö Henkilötiedot Asuminen Taloudellinen asema Muut henkilön/perheen kokonaistilanteeseen vaikuttavat tekijät Allekirjoitustiedot Päivämäärä Lausunnon antajan allekirjoitus...188

14 23 Sopimus omaishoidon tuesta Sopijapuolet Palvelun antaja Hoitajan tiedot Hoidettavan henkilön tiedot Sopimuksen sisältö Hoidon sitovuus ja vaativuus Hoitajalle maksettava palkkio sopimuksen alkaessa Hoitopalkkion suorittaminen Sopimuksen voimassaolo Voimassaolo Perustelu määräaikaiselle sopimukselle Sopimuksen irtisanominen Sopimuksen voimaantulo ja tarkistaminen Allekirjoitukset Päiväys Hoitajan allekirjoitus, nimenselvennys Palvelun antajan edustajan allekirjoitus, nimenselvennys Kehittämisehdotukset Iäkkään ihmisen yksilöllisyys ja yksityisyys Kirjaamisen ja tiedon saannin kehittäminen Osan II lähteet OSA III Päihdetyön asiakastiedot 26 Päihdetyön asiakastietojen määrittely Taustatiedon keruu, lausuntokierroksen palaute ja jatkotoimet Päihdetyön, päihdepalveluiden ja päihdehuollon määritelmä Määrittelytyöhön tehtyjä rajauksia Päihdetyön lähtökohdat lainsäädännössä ja virallisissa ohjeistuksissa Lainsäädäntö päihdetyössä Euroopan unioni ja päihdetyö Kansallisia päihdetyöhön liittyviä ohjeita ja suosituksia Päihdetyöhön tai päihteisiin liittyvää lainsäädäntöä (FINLEX) Päihdetyön tietomääritysten soveltamisala Päihdetyön määrittely palveluprosessin näkökulmasta Päihdepalveluiden laatusuositukset Päihdetyön palveluohjaus Päihdehaitat EY:n komission määrittelemänä Päihdetyön järjestäminen Päihdetyön toimijoita Mielenterveys- ja päihdeasiakkaan ohjautuminen palvelujärjestelmään tulevaisuudessa...216

15 28.8 Mieli työryhmän ehdotukset mielenterveys- ja päihdetyön kehittämiseksi vuoteen Työryhmän ehdotukset mielenterveys- ja päihdetyön kehittämiseksi Päihdeongelmaiset mielenterveys- ja päihdepalveluissa Toimintamalli päihtyneiden ensihoidon ja selviämisaseman järjestämiseksi Päihdetyön kuvaus tietomäärityksissä Tietomääritykset ja asiakastietojen sähköinen käsittely Asiakirjojen sähköinen arkistointi päihdetyön näkökulmasta Päihdetyössä käytettävien asiakastietojen käsittely lainsäädännön näkökulmasta Dokumentointiin liittyvää ohjeistusta ja lainsäädäntöä Nykyinen päihdetyön tilastotiedon keruu Asiakastietojen esitystapa päihdetyössä Tietokokonaisuudet osana päihdetyön prosessia Asiakkaan perustiedot päihdetyössä Palvelukohtaiset asiakkaan perustiedot päihdetyössä Henkilön avioliittotiedot ja tiedot rekisteröidyistä parisuhteista Perhesuhde Huollettava Tieto lastensuojeluasiakkuudesta Päihdetyön tapahtumatiedot Tapahtuman päivämäärä Palvelun antajan perustiedot Palvelun järjestäjän nimi Palvelun järjestäjän yhteystiedot Palvelun tuottajan tarkenne Palvelun tuottajan palveluyksikön tiedot Kirjaajan nimi ja virka tai tehtävänimike Toimintotieto päihdetyössä Asiakkaan tilannearviointi päihdetyössä Arvioinnin vaihe Arvioinnin päivämäärä Arvioitava ajanjakso Osallistujat Asiakkaan tiedot Laatija ja vastuuhenkilö Arvioinnin sisältö Johdanto Päihteiden käyttö...251

16 Päihteiden ongelmakäyttö tai muu ongelmakäyttäytyminen Kahden tai useamman päihteen yhtäaikainen käyttö Ruiskujen ja neulojen yhteiskäyttö Muihin ongelmiin liittyvät arviointitiedot Henkilön sosiaaliseen taustaan liittyvät arviointitiedot Henkilön yleisen terveydentilan arviointi Henkilön lähisuhteet ja sosiaaliset taidot Henkilön arkielämä Henkilön mieliala Arviointiyhteenveto, palvelusuunnitelman pohjaksi Henkilön samanaikaiset palvelukontaktit Henkilön ajantasainen lääkitys Tilannearvioinnin väli- ja loppuarvion kirjattava palvelun toteutuminen sekä palvelusuhteeseen sitoutuminen Suunnitelman toteutuminen Sovittujen käyntien tai suunniteltujen ryhmien tms. toteutuminen Palvelunkäyttäjän/asiakkaan näkökulma palvelusuhteen toimivuuteen Palveluntuottajan/työntekijän näkökulma palvelusuhteen toimivuuteen Arvio hoidon toteutumasta, pohjana palvelusuunnitelmalle Muut tiedot Yhteenveto Palvelutarpeen määritys Allekirjoitukset Asiakkaan tiedot Laatija ja vastuuhenkilö Päihdetyön palvelusuunnitelma Päihdetyön palvelu Suunnitelman päivämäärä Osallistujat Asiakkaan tiedot Laatija ja vastuuhenkilö Muut osallistujat Kohdetieto päihdetyössä Taustatiedot ja nykytilanne Työskentelyn tavoitteet Tavoitteiden toteuttaminen Suunnitelman voimassaoloaika Suunnitelman tarkistusajankohta Suunnitelman jakelu...280

17 34.11 Allekirjoitukset Asiakkaan tiedot Laatija ja vastuuhenkilö Muut osallistujat Jatkohoito- tai muu erityissuunnitelma Suunnitelman kohde Suunnitelman päivämäärä Osallistujat Asiakkaan tiedot Laatija ja vastuuhenkilö Muut osallistujat Taustatiedot ja nykytilanne Suunnitelman perustelut Suunnitelman voimassaoloaika Suunnitelman tarkistusajankohta Suunnitelman jakelu Allekirjoitukset Asiakkaan tiedot Laatija ja vastuuhenkilö Muut osallistujat Palvelupyyntö Palvelupyynnön sisältö Tieto kenelle palvelupyyntö osoitetaan Allekirjoitukset Suunnitelman seuranta ja arviointi, yhteenveto palvelusta Suunnitelman seuranta ja arviointi Palvelu-, Kuntoutus- tai Hoitoyhteenveto Yhteenvedon päivämäärä Yhteenvedon ajanjakso Osallistujat Yhteenvedon sisältö Allekirjoitukset Päätös tahdosta riippumattomaan hoitoon määräämisestä Päätöksen numero Päätökseen osallinen Nimi Henkilötunnus Osoite Asia Päätöksen perustelut Sovellettavat säännökset Perustelut...292

18 38.5 Päätös Hoitopaikka Päätöksen voimassaoloaika Allekirjoitustiedot Asian valmistelija Päätöksentekijä Päätöksentekijän yhteystieto Kunta Päivämäärä Päätöksen tiedoksianto Saaja Tiedoksiantotapa Tiedoksiantopäivämäärä Tiedoksiantajan nimi Muutoksenhakuohje Kehittämisehdotukset Päihdetyön asiakastietojen ulkopuolelle jätetyt tiedot Aktivointisuunnitelma Kotoutumissuunnitelma Suostumus tietojen hankkimiseen Suostumus tietojen luovuttamiseen Päätös henkilön sijoittamisesta ja asiakasmaksusta Päätös välitystilistä Muutoksenhaku Lähete Lausunto Osan III lähteet Liite 1. Kommenttikierroksen huomioita ikäihmisten sosiaalipalvelujen asiakastiedot määrityksiin Liite 2. Päihdetyön prosessimalleja Lapin päihdeklinikalla Liite 3. Sosiaalityöntekijän asiakaskohtaisen toimintoluokituksen kuvauskohteiden koodit ja luokkien nimet Liite 4. Sosiaalityöntekijän asiakaskohtaisen kohdeluokituksen kuvauskohteiden koodit ja luokkien nimet...313

19 Johdanto Tiivistelmä Riikka Väyrynen, Jarmo Kärki, Helena Heinonen, Susanna Kaisla ja Mari Metsävainio (toim.). vammaisten, ikäihmisten ja päihteiden ongelmakäyttäjien sosiaalipalveluissa. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), Raportti 8/2010, 317 sivua, Helsinki 2010, ISBN (painettu), ISBN (pdf). Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa ( ) määritellään sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä käytettävät tietosisällöt ja asiakirjarakenteet yhtenäisellä tavalla. Määritykset mahdollistavat sosiaalihuollon asiakkaasta tehtävien merkintöjen tallentamisen yhtenäisessä muodossa asiakkaan asuinpaikasta riippumatta. Yhtenäisten asiakastietojen käyttö parantaa erityisesti sosiaalialan sähköistä tiedonhallintaa, kuten tietojen kirjaamista, käyttöä, säilyttämistä ja saatavuutta sekä tiedon jalostamista tilastoiksi ja indikaattoreiksi. Näin yhdenmukaisesti käytetty tieto edistää niin asiakkaan saamaa palvelua kuin alan ammattilaisten työtä, mutta myös suunnittelua, johtamista ja päätöksentekoa kaikilla hallinnon tasoilla. Yhtenäisten tietosisältöjen ja -rakenteiden määrittelyn tärkeimpänä lähtökohtana on, että kaikilla sosiaalihuollon lakisääteisillä tehtäväalueilla tarvittavat asiakastiedot ensin kartoitetaan ja kuvataan. Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen dokumentaatioosion palvelukohtaisissa asiakastietokartoituksissa määritellään ne tietosisällöt ja tietokokonaisuudet, joita yksittäisten sosiaalipalvelujen asiakasdokumentaatiossa erityisesti tarvitaan. Yhdessä sosiaalihuollossa yleisesti käytettävien tietojen, kuten henkilön yksilöintitietojen ja asiakirjan kuvailutietojen, kanssa ne muodostavat eriytyneitä tietokokonaisuuksia, joita ehdotetaan käytettäväksi yksittäisten sosiaalipalvelujen sisällön sähköisessä kirjaamisessa tulevaisuudessa. Tässä julkaisussa esitellään hankkeen dokumentaatio-osiossa valmistellut sosiaalihuollon asiakkaasta kerättävät, kirjattavat ja tallennettavat palvelukohtaiset asiakastiedot (1) vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon, (2) ikäihmisten sosiaalipalvelujen sekä (3) päihdetyön osalta. Asiakastietojen lisäksi selostetaan kunkin kuvattavan palvelun tai tehtävän lainsäädännöllinen tausta ja palveluprosessien vaiheet yleisellä tasolla. Tehtävien osalta kuvataan myös niistä kerättävät valtakunnalliset tilastotiedot, ammattilaisten tiedonsiirtotarpeet yhteistyötahojensa kanssa sekä määrittelytyön aikana esiin nousseet kehittämisehdotukset. Kaikki julkaisussa esitetyt tiedot ja materiaalit perustuvat hankkeen yhteydessä tuotettuihin raportteihin kyseisten palvelualojen. Kunkin palvelualan asiakastietojen kuvaukset on tehty työryhmissä, joiden jäseninä toimi kyseisen aihealueen asiantuntijoita ja tehtävissä toimivia käytännön ammattilaisia. THL - Raportti 8/

20 Johdanto Avainsanat: sosiaalihuolto, sosiaalipalvelut, asiakastieto, tiedonhallinta, tietojärjestelmät, asiakirjat, tietosisältö, sosiaalityö, vammaispalvelut, kehitysvammahuolto, päihdetyö, päihdehuolto, vanhustyö, ikäihmisten sosiaalipalvelut, palveluprosessi, tilastot, kirjaaminen, dokumentaatio THL - Raportti 8/

21 Johdanto Sammandrag Riikka Väyrynen, Jarmo Kärki, Helena Heinonen, Susanna Kaisla ja Mari Metsävainio (red.). Rapport om servicespesifika klientuppgifter inom socialtjänster för handikappade, äldre och missbrukare. Institutet för hälsa och välfärd (THL), Rapport 8/2010, 317 sidor, Helsingfors 2010, ISBN (tryckt), ISBN (pdf). Inom IT-projektet för det sociala området ( ) definieras de datainnehåll och dokumentstrukturer som ska användas i klientdatasystemen inom socialvården så att det blir möjligt att lagra anteckningar om socialvårdsklienterna i enhetlig form oberoende av var klienterna bor. Användningen av enhetliga kunduppgifter förbättrar i synnerhet den elektroniska informationsförvaltningen inom de sociala området till exempel när det gäller att registrera, använda, förvara och ha tillgång till uppgifter samt förädla information till statistik och indikatorer. Denna samordnade användning av information främjar såväl klientservicen som de yrkesutbildade människornas arbete inom branschen, samt också planeringen, ledningen och beslutsfattandet på alla förvaltningsnivåer. Den viktigaste utgångspunkten i definitionen av enhetliga datainnehåll och datastrukturer är att först kartlägga och beskriva de klientuppgifter som behövs på alla lagstadgade uppgiftsområden inom socialvården. I de servicespecifika kartläggningarna av klientuppgifter i dokumentationsdelen av IT-projektet för det sociala området fastställs de datainnehåll och informationshelheter som är särskilt viktiga i klientdokumentationen inom de enskilda sociala tjänsterna. Tillsammans med de uppgifter som används allmänt inom socialvården, såsom identifieringsuppgifter om personer och referensinformation om dokument, bildar de separata informationshelheter som i framtiden förslagsvis ska användas i den elektroniska registreringen av enskilda sociala tjänsters innehåll. I denna publikation presenteras de servicespecifika klientuppgifter som beretts i dokumentationsdelen av projektet och som ska insamlas, registreras och lagras i fråga om socialvårdsklienterna inom (1) handikapptjänster, (2) tjänster för äldre och (3) missbrukarvård. Förutom klientuppgifterna redogörs också för den lagstadgade bakgrunden för varje tjänst eller uppgift och serviceprocessernas olika skeden på allmän nivå. I fråga om uppgifterna beskrivs också den riksomfattande statistik som insamlas om dem, behoven av dataöverföring mellan yrkesutbildade personer och deras samarbetspartner samt utvecklingsförslag som förts fram under definitionsarbetet. THL - Raportti 8/

22 Johdanto All information och allt material som presenteras i publikationen grundar sig på de rapporter om klientuppgifterna från ovan nämnda serviceområden som producerats inom ramen för projektet. Beskrivningarna av klientuppgifterna för varje serviceområde har sammanställts av arbetsgrupper bestående av experter och yrkesutbildade personer som arbetar inom respektive område. Nyckelord: socialvård, socialvårdstjänster, klientuppgift, informationsförvaltning, datasystem, dokument, datainnehåll, socialarbete, handikapptjänster, specialtjänster för personer med utvecklingsstörningar, missbrukarvård, åldringsvård, socialtjänster för äldre, serviceprocess, statistik, registrering, dokumentation THL - Raportti 8/

23 Johdanto Abstract Riikka Väyrynen, Jarmo Kärki, Helena Heinonen, Susanna Kaisla ja Mari Metsävainio (eds.). Report on Service-specific Client Data Regarding Social Services for People with Disabilities, Older People and Substance Abusers. National Institute for Health and Welfare (THL), Report 8/2010, 317 pp, Helsinki 2010, ISBN (printed), ISBN (pdf). The purpose of the social sector information technology project ( ) is to determine in a uniform way the data contents and document structures to be used in social care client information systems. This uniform scheme will enable entries on social welfare clients to be recorded in a compatible form wherever in the country they are located. The availability of uniform client data will improve information management in the social sector in particular, including the entering, use, storage and availability of data and the further processing of data into statistics and indicators. Uniform data will improve the service provided to the client and the quality of the work of professionals in the field, but will also contribute to planning, management and decision-making at all levels of administration. The principal task in determining uniform data contents and structures is to survey and describe all the client data that are required in the statutory task areas of social welfare. The service-specific client data surveys in the documentation portion of the social sector information technology project will determine the data contents and data structures that are particularly needed in client documentation in social services. Together with the information generally used in social welfare, such as personal identification data and document description data, they will form unique datasets that, according to the proposal, should be used for the electronic entering of social services contents in the future. This publication presents the service-specific client data structures to be collected, recorded and stored, as outlined in the documentation portion of the project, regarding (1) services for people with disabilities, (2) social services for older people and (3) services for substance abusers. In addition to the client data, the statutory basis and the stages of the service process are described on a general level for each service or task discussed. Regarding tasks, the national statistical data collected, the needs for professionals to exchange data with their partner bodies and the development proposals arising during the determination process are discussed. All the information and materials presented in this publication are based on reports on client data in the services in question generated in the course of the project. The client data descriptions for each service were drawn up in working THL - Raportti 8/

24 Johdanto groups consisting of experts in the subject at hand and professionals with practical experience in the field. Keywords: social welfare, social services, client data, information management, information systems, documents, data contents, social work, services for people with disabilities, substance abuse work, special services for people with intellectual disabilities, services for substance abusers, work with the aged, social services for older people, service process, statistics, recording, documentation THL - Raportti 8/

25 Johdanto 1 Johdanto Sosiaalialan omista tarpeista lähtenyt asiakastietojärjestelmien kansallinen kehittäminen käynnistyi vuonna 2004, kun sosiaali- ja terveysministeriö (STM) perusti Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen (josta jatkossa käytetään myös nimeä Tikesoshanke). Hankkeen tärkein tehtävä on määritellä yhtenäisellä tavalla sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä käytettävät tietosisällöt ja -rakenteet vuoteen 2011 mennessä. Visioksi on asetettu, että sosiaalihuollon asiakkaasta tallennettavat merkinnät tehtäisiin vähimmäistiedoiltaan yhtenäisessä muodossa asiakkaan asuinpaikasta riippumatta. Tähän pyritään kansallisesti yhtenäiseksi sovituilla tietosisällöillä ja tietorakenteilla, jotka ohjeistavat kuntien käytössä olevien tietojärjestelmien sisältöjä. Kansallisen sosiaalialan tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuurin sekä niitä koskevien standardointien uskotaan selkiyttävän sekä sosiaalialan sähköistä tiedonhallintaa yleensä että sosiaalipalveluissa tehtävää kirjaamista erityisesti. Yhtenäiset käytännöt auttavat kuntia ja muita palveluntuottajia kehittämään toimintaprosessejaan ja dokumentointiaan. Dokumentoinnin yhtenäistäminen edistää samalla tehokkaampaa sähköistä tiedonsiirtoa tietojärjestelmien välillä sekä helpottaa vertailtavan tilastotiedon tuottamista. Edelleen kansallisesti yhtenäisen sähköisen asiakasasiakirjojen arkistoinnin järjestäminen edellyttää tallennettavien tietojen säilyttämistä tietyssä yleisesti sovitussa muodossa. Myös asiakkaat hyötyvät dokumentoinnin yhtenäistämisestä palveluiden kirjaamiskäytäntöjen pysyessä samanlaisina asiakkuuden vaihtuessa toiseen kuntaan. Yhtenäisten tietosisältöjen ja -rakenteiden määrittely edellyttää sitä, että kaikilla sosiaalihuollon lakisääteisillä tehtäväalueilla tarvittavat asiakastiedot ensin kartoitetaan ja kuvataan. Tästä sosiaalihuollon dokumentaatioon kuuluvasta tietosisältöjen määrittelytyöstä on vastannut vuoden 2008 loppuun asti Stakesin Sosiaali- ja terveysalan tietoyhteiskuntayksikkö ja vuoden 2009 alusta alkaen Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen Tieto-osaston Tietorakenteet ja luokitukset -yksikkö (TILU). Asiakastietojen määritteleminen aloitettiin vuoden 2006 alussa ja sen ensimmäinen vaihe saatiin valmiiksi vuonna Tietoja kartoitettiin palvelutehtävittäin, kuten lasten päivähoidon tai toimeentulotuen osalta, tai palvelukokonaisuuksittain, kuten vammaispalvelujen tai ikäihmisten sosiaalipalvelujen osalta. Palvelukohtaiset asiakastietokartoitukset ovat lähtökohta yhtenäisten asiakastietojärjestelmien kehittämiselle sosiaalihuollossa. Niissä määritellään ne tietosisällöt ja tietokokonaisuudet, joita yksittäisten sosiaalipalveluiden asiakasdokumentaatiossa erityisesti tarvitaan. Yhdessä sosiaalihuollossa yleisesti käytettävien tietojen kanssa ne muodostavat eriytyneitä tietokokonaisuuksia, joita ehdotetaan käytettäväksi yksittäisten sosiaalipalvelujen sisällön kirjaamisessa tulevaisuudessa. Yleisesti käytettävillä tiedoilla tarkoitetaan kaikkien sosiaalihuollon palveluiden tai tehtävien kirjaa- THL - Raportti 8/

26 Johdanto misessa yhteisesti käytettäviä tietoja, kuten esimerkiksi asiakkaan henkilö- ja yhteystietoja sekä asiakirjallisia metatietoja. Nämä tiedot kuvataan Tikesos-hankkeessa erikseen. Kaikki hankkeen raportit ja selvitykset julkaistaan hankkeen verkkosivustolla osoitteessa Tässä julkaisussa esitellään sosiaalihuollon asiakkaasta kerättävät, kirjattavat ja tallennettavat palvelukohtaiset asiakastiedot seuraavien sosiaalihuoltoon kuuluvien tehtävien tai palvelujen osalta: (1) vammaispalvelut ja kehitysvammahuolto, (2) ikäihmisten sosiaalipalvelut ja (3) päihdetyö. Julkaisu etenee siten, että aluksi esitellään yleisesti sosiaalihuollon asiakastietojen määrittelyä, minkä yhteydessä kuvataan tietosisältöjen kartoittamisessa ja kuvaamisessa käytetyt menetelmät. Sen jälkeen raportti jakautuu kolmeen osaan, joista kukin muodostaa itsenäisen kokonaisuuden. Kussakin osassa käytetyt kirjallisuusviitteet löytyvät osan lopusta. Tämä julkaisu on temaattisesti jatkoa vuonna 2008 Stakesin raportteja sarjassa julkaistulle " lasten päivähoidossa, lastenvalvojan tehtävissä, adoptioneuvonnassa ja sosiaalipäivystyksessä" (Kärki et al 2008) sekä THL:n raportteja sarjassa julkaistuille " aikuissosiaalityön, toimeentulotuen ja sosiaalisen luototuksen tehtävissä" (Kärki et al 2009) ja " lastensuojelun, kasvatus- ja perheneuvonnan ja koulun sosiaalityön tehtävissä" (Väinälä et al 2010). Tämän takia julkaisujen johdantotekstit ja rakenteet ovat keskenään lähes identtisiä. Kaikki tässä julkaisussa esitetyt tiedot ja materiaalit perustuvat Tikesos-hankkeen yhteydessä tuotettuihin raportteihin ao. palvelualojen (Metsävainio ja Väyrynen 2009; Kaisla ja Kärki 2009; Heinonen 2009). Lukijan on hyvä huomioida, että tietosisällöt esitetään sellaisina kuin ne ilmenivät palvelualoilla silloin, kun niitä kartoitettiin ja määriteltiin. Toimintaympäristön, lainsäädännön ja toiminnan kehityksen vuoksi on todennäköistä, että muutamia tietokuvausten sisältämiä yksittäisiä tietoja tulisi päivittää ennen käyttöönottoa. Toinen huomio koskee julkaisun tekstiä ja kirjoittajia. Tämän julkaisun pohjana olevat alkuperäiset raportit tuotettiin työryhmissä, joiden jäsenet on esitetty kunkin tehtäväkohtaisen asiakastietokuvauksen yhteydessä. Kaikki ryhmien jäsenet osallistuivat raporttien tekemiseen. Kuitenkin jokaisella raportilla oli myös nimetty vastuukirjoittaja, joka tuotti pääosan raportin sisällöistä ja muotoiluista. Vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon raportin osalta vastuukirjoittajia olivat Mari Metsävainio ja Riikka Väyrynen. Ikäihmisten sosiaalipalvelujen asiakastietoraportin kirjoittamisesta vastasivat Susanna Kaisla ja Jarmo Kärki. Päihdetyön asiakastietomääritykset raportin kirjoittajana toimi Helena Heinonen. Alkuperäisten raporttien tekstin muokkauksesta ja tämän julkaisun toimittamisesta sekä johdanto-osan kirjoittamisesta vastasivat Riikka Väyrynen ja Jarmo Kärki. Julkaisu tarjoaa hyödyllistä tietoa kaikille sosiaalialan tiedonhallinnan suunnittelijoille ja kehittäjille sekä asiakastietojen käsittelijöille. THL - Raportti 8/

27 Johdanto Julkaisun kirjoittajat VTM Riikka Väyrynen toimii kehittämispäällikkönä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa. Hän työskenteli Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen dokumentaatio osion tietomäärittelytyössä vuoden 2009 loppuun asti. VTM Jarmo Kärki toimii projektipäällikkönä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa. Vuoden 2009 loppuun asti hän vastasi sosiaali ja terveysministeriön rahoittaman Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen dokumentaatio osiosta, jossa määriteltiin asiakastietoja sosiaalihuollon eri palveluille. Helena Heinonen toimii suunnittelijana Välittäjä 2009 hankkeessa, jossa kehitetään mielenterveys ja päihdepalveluja Väli suomen alueella. Hän kartoitti ja määritteli päihdetyön asiakastietoja Sosiaalialan tietoteknologiahankkeelle vuosien 2008 ja 2009 aikana. VTM Susanna Kaisla toimii johtavana sosiaalityöntekijänä Helsingin kaupungilla. Hän kartoitti ja määritteli ikäihmisten sosiaalipalvelujen asiakastietoja Sosiaalialan tietoteknologiahankkeelle vuosien 2008 ja 2009 aikana. Mari Metsävainio toimii sosiaalityöntekijän sijaisena Joensuun vammaispalveluissa. Hän kartoitti ja määritteli vammaispalvelujen ja kehitysvammahuollon asiakastietoja Sosiaalialan tietoteknologiahankkeelle vuonna THL - Raportti 8/

28 Johdanto 2 Asiakastietojen määrittely sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen tavoitteena on määritellä ne tiedot, joita tulevaisuudessa käytetään yhtenäisesti eri sosiaalihuollon palvelujen järjestäjien ja tuottajien tietojärjestelmissä. Tietojen määrittelyä on toteutettu vaiheittain siten, että ensin määritellään peruskäsitteitä ja kartoitetaan sosiaalihuollon asiakastiedot, sen jälkeen näistä muodostetaan sosiaalihuollon käyttöön yleiset asiakirjarakenteet ja viimein edetään tietojärjestelmää koskeviin teknisiin määrityksiin ja määritysten käytännön pilotointiin. Kuvassa 1 on esitetty Tikesos-hankkeen kehittämisalueet kokonaisarkkitehtuurinäkökulmasta. Kokonaisarkkitehtuurin nähdään koostuvan neljästä ulottuvuudesta: toiminta-, tieto-, järjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurista. Kuva 1. Sosiaalialan tietoteknologiahankkeen kehittämisen sisältöalueet kokonaisarkkitehtuurinäkökulmasta. (lähteenä Tikesos-hankkeen esittelykalvot 2009). Kehittämistyön ensimmäisessä vaiheessa tapahtuva asiakastietojen sisällön kuvaaminen on eriytetty sen mukaan, koskeeko ko. asiakastieto yleisesti kaikkia sosiaalihuollon tehtäviä vai erityisesti tiettyä sosiaalipalvelua tai tehtävää (ks. kuva 2). Kaikille sosiaalipalveluille yhteisiin tietoihin kuuluvat muun muassa asiakkaan pe- THL - Raportti 8/

29 Johdanto rustiedot (Kortelainen 2006) ja palvelun antajaa koskevat perustiedot (Kortelainen 2007) sekä asiakirjalliset metatiedot (Paakkanen et al 2009). Perustiedoista käytetään myös nimitystä ydintiedot. Metatiedoilla tarkoitetaan asiakirjojen kuvailuun ja hallintaan liittyviä tietoja, kuten asiakirjan yksilöity tunnus, muodostamispäivämäärä tai säilytysaika. Sosiaalihuollossa tarvittavat yhteiset tiedot ovat luonteeltaan geneerisiä, sosiaalihuollon tehtävärajat ylittäviä tietoja. Pääsääntöisesti niiden kartoitusta ja kuvaamista on tehty Tikesos-hankkeessa Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ISO:n johdolla. Kuva 2. Sosiaalipalveluille määritellyt yhteiset ja palvelukohtaiset tietokuvaukset Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa. Erityisesti tiettyä sosiaalipalvelua tai sosiaalihuollollista tehtävää koskevaa määritystyötä kutsutaan Tikesos-hankkeessa palvelukohtaisten asiakastietojen määrittelyksi. Sosiaalihuollon kokonaisarkkitehtuurissa tämä määrittelytyö sijoittuu toiminta-arkkitehtuurin tietosisällöt-osioon (ks. kuva 1 ympyröity kohta). Sen yhteydessä kartoitetaan ja kuvataan asiakastiedot kunkin sosiaalihuollon lakisääteisen palvelutehtävän osalta. Sosiaalihuollon lakisääteisillä palvelutehtävillä tarkoitetaan tässä niitä yhteiskunnallisia palvelumuotoja tai tehtäviä, jotka sosiaalihuoltoa koskevassa lainsäädännössä on määritelty kunnan järjestämisvelvollisuuden piiriin. Sosiaalihuollon palvelutehtävistä säädetään sosiaalihuollon yleis- ja erityislaeilla. Sosiaali- THL - Raportti 8/

30 Johdanto huollon yleislakeja ovat sosiaalihuoltolaki (710/1982) ja laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000). Esimerkiksi ikäihmisten palvelut perustuvat sosiaalihuoltolakiin. Sosiaalihuollon erityislakeja ovat muut sosiaalihuollon palvelutehtävistä säätävät lait, joilla säädellään esimerkiksi vammaispalveluja, kehitysvammaisten erityishuoltoa ja päihdehuoltoa. Sosiaalihuollon palvelutehtävä voi perustua myös muuhun normiin kuin säädökseen. Yksittäisiä tehtäviä voidaan sosiaalihuollossa erottaa laskentatavasta ja määritelmästä riippuen. Palvelukohtaiset tietomäärityksiä on tehty Tikesos-hankkeessa THL:n johdolla. Tässä julkaisussa esitetyt tietokuvaukset kuuluvat palvelukohtaisiin määrityksiin. Kehittämistyön toisessa vaiheessa tietokuvausten pohjalta muodostetaan asiakasasiakirjojen harmonisoidut tietokokonaisuudet ja tietorakenteet, joiden mukaisesti tietoja tulevaisuudessa käytetään ja tallennetaan sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä. Sosiaalihuollossa käytettävät asiakasasiakirjat voidaan erottaa sen mukaan, sisältääkö asiakirja tiettyä tehtävää varten määriteltyä tietosisältöä vai ei. Nämä piirteet tunnistetaan ja rakennetaan yhteisiä tietokokonaisuuksia, joita voidaan hyödyntää elementteinä useissa asiakirjoissa. Asiakirjarakenteet ja asiakirjojen tietosisällöt luodaan sekä yleisesti sosiaalihuollon eri tehtävissä käytettäviksi että erikseen kunkin tehtävän tarpeisiin. Asiakasasiakirjojen tietosisältöjen ja tietorakenteiden määritystyö alkoi Tikesos-hankkeessa vuoden 2008 alussa ja sen on suunniteltu jatkuvan ainakin vuoteen 2010 asti. Kolmannessa kehittämisvaiheessa asiakasasiakirjarakenteille ja vakioiduille tietosisällöille määritellään tekninen valmius tietojärjestelmäkäyttöä varten. Tähän liittyen on selvitetty sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin ja niiden siirtämiseen liittyviä teknisiä standardeja vuodesta 2007 alkaen. Sosiaalihuollon asiakirjojen tarpeisiin määritellään oma XML-standardin mukainen toteutus, joka mahdollistaa asiakirjan teknisen rakenteen luomisen sekä asiakirjan hallintaan tarvittavien metatietojen liittämisen dokumenttiin. Vuoden 2008 alussa alettiin kuvata sosiaalihuollon kansallista tietoarkkitehtuuria ja sen yhteydessä kuvataan aiempaa tarkemmin sosiaalihuollon tehtävien palveluprosessit. Vuosina 2008 ja 2009 selvitettiin myös asiakasasiakirjojen sähköisen säilyttämisen vaatimuksia sosiaalihuollon osalta ja näiden perusteella tullaan ratkaisemaan kysymys keskitetystä sosiaalihuollon sähköisestä arkistosta. Vuonna 2010 on suunniteltu aloitettavan sosiaalihuollon tietojärjestelmäarkkitehtuurin kuvaus kansallisesta näkökulmasta. Sitä edeltävät vielä muun muassa selvitystyöt tietojärjestelmäpalveluista, vastuista sekä lainsäädännöllisistä muutostarpeista. Määritysten käytännön testit ja pilotoinnit on suunniteltu aloittavan vaiheittain, kun tekniset määritykset valmistuvat ja pilotoinnin rahoitus varmistuu. Tikesos-hankkeen tietojen määrittelyvaiheistus on esitetty myös kuvassa 3. THL - Raportti 8/

31 Johdanto Kuva 3. Sosiaalialan tietoteknologiahankkeessa kehitettävien käsitteiden ja tietojen määrittelyvaiheet. (Lähteenä Tikesos-hankkeen esittelykalvot vuodelta 2009). Edellä mainittujen toimien lisäksi vuonna 2006 käynnistyi Suomen Kuntaliiton johdolla asiakirjahallinnon kehittämiskokonaisuus, jossa määritellään asiakirjojen ja dokumenttien säilytysaikoja sekä niiden muodostamista asian käsittelyprosessissa. Tämän työn on määrä valmistua vuonna Tikesos-hankkeen toteuttamiseksi STM on solminut vuosittain yhteistyösopimukset Suomen Kuntaliiton, THL:n (ennen vuotta 2009 Stakesin) ja ISO:n kanssa. 2.1 Palvelukohtaisten asiakastietojen määrittelyn tarkoitus ja menetelmät Palvelukohtaisia asiakastietoja on kartoitettu ja kuvattu Tikesos-hankkeen dokumentaatio-osiossa Stakesin Sosiaali- ja terveysalan tietoyhteiskuntayksikön johtamana vuodesta 2005 alkaen. Toteutuksen suunnittelu- ja valmistelujakson jälkeen varsinainen määrittelytyö käynnistettiin vuoden 2006 alusta lähtien. Vuodesta 2009 alkaen dokumentaatiotyöstä on vastannut Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen Tietoosaston Tietorakenteet ja luokitukset -yksikkö (TILU). Tavoitteena oli kartoittaa, kuvata ja määritellä valtakunnallisesti yhtenäisiä tietoja asiakirjatarpeita sosiaalihuollon eri palveluille. Vuoden 2009 loppuun mennessä selvitettiin ja kuvattiin kansallisesti yhtenäiset, riittävät ja tarpeelliset asiakastiedot yhteensä 21:ssä sosiaalihuollon palvelutehtävässä, joita ehdotetaan käytettäviksi sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä. Määrittelytyötä koordinoi STM:n asettama sosiaalihuollon dokumentaation asiantuntijatyöryhmä. Määrittelytyössä keskityttiin asiakastietojärjestelmissä palvelualakohtaisesti käytettäviin tietoihin ja tietojen joukkoihin, kuten dokumentteihin tai asiakirjoihin. Sosiaalihuollon palvelukohtaisista tietosisällöistä kuvattiin kaikki ne palvelualan tiedot, joiden halutaan olevan valtakunnallisesti yhtenäisesti tallennettavissa, siirrettävissä ja käytettävissä. Tavoitteena on, että kunnat ja yksityiset palveluntarjoajat käyttävät samoja tietomäärittelyjä tallentaessaan tietoja omiin asiakastietojärjestelmiinsä. Tietosisältöjä kartoitettiin palveluittain. Dokumentaatio-osion työsuunnitelmassa sosiaalihuollon palvelukenttä jaettiin 16 palvelukokonaisuuteen. Kutakin palvelua tai tehtävää varten perustettiin työryhmä, jonka jäseninä toimi aihealueen asiantuntijoita. Pyrkimyksenä oli hyödyntää määrittelytyössä kunkin palvelualan parhaita THL - Raportti 8/