Yhteistyöllä eteenpäin

Transkriptio

1 Suomen LVIS-Tietoverkko Oy:n asiakaslehti 2/2015 Yhteistyöllä eteenpäin Muutos oli välttämätöntä Taloushallinnon kulmakivi on toimialaohjelmisto

2 JULKAISIJA Suomen LVIS-Tietoverkko Oy, Lars Sonckin kaari 14, Espoo, puh PÄ ÄTOIMIT TA JA Taina Liimatainen TOIMITUS viestirinkelit.com TAITTO Adprimus, adprimus.fi PAINO Libris Oy ISSN vuosikerta JAKELU LVISNetin osoiterekisteri OSOITTEENMUUTOKSET kohdasta Yhteystiedot Tässä numerossa Kannessa: Hanna Lindroos (kuvaaja Timo Mäkelä), Mikko Moilanen (kuvaaja KuvaUljas), taustakuva (kuvaaja Marjo Koivumäki, Studio Apris) Pääkirjoitus Taloushallinnon kulmakivi 3 on toimialaohjelmisto 4 Eilistä ja tätä päivää 5 Nyt homma rokkaa 6 Pakko olla olemassa 8 Automaatio säästää satoja työtunteja vuodessa Huima kasvu edellyttää rutiinien sähköistämistä 9 10 Ahlsell Oy:n, LVI-Dahl Oy:n, Onninen Oy:n, Rexel Finland Oy:n ja SLO Oy:n omistama Suomen LVIS-Tietoverkko Oy tarjoaa talotekniikka-alan sähköisen kaupan yhteydet ja palvelut suur ten ja pienten yritysten tarpeisiin. 2

3 KUVA Marjo Koivumäki Vastuu oman yrityksen kilpailukyvystä Hallituksen tavoitteet työn yksikkökustannuksien pienentämisestä kirvoitti yhden jos toisenkin sanaista arkkua viimeistään siinä vaiheessa, kun hallitus esitteli pakkokeinonsa tavoitteidensa toteuttamiseksi. Työn yksikkökustannuksen pienentämisellä haetaan kilpailukyvyn parantamista valtion talouden elvyttämiseksi. Karkeasti voidaan sanoa, että työn yksikkökustannukset pienenevät, kun työaikaa pidennetään samalla palkalla tai kun työaika pysyy samana, mutta palkkoja pienennetään, tai kun saadaan samassa ajassa enemmän aikaiseksi samalla palkalla. Kaikille yrityksille, myös alamme urakoitsijoille, työn yksikkökustannusten pienentämisen pitäisi olla mieluinen haaste. Pienentämällä näitä kustannuksia voidaan nostaa yrityksen tuottavuutta. Nyt kun jumppa on vielä kesken ay-liikkeiden ja hallituksen välillä, ehdotan, että talotekniikka-alan yritykset ottavat omatoimisesti osaa talkoisiin. Yllä esittämistäni vaihtoehdoista työn yksikkökustannuksien pienentämiseksi mieluisin vaihtoehto olisi se, että saamme samassa ajassa enemmän aikaiseksi ja siten myös lisäämme yrityksen tuottavuutta. Automatisoimalla yrityksen rutiineja, kuten sähköistämällä ostolaskujen käsittelyn, sekä parantamalla keikkojen hallintaa ja projektivalvontaa yritys säästää aikaa, virheet vähenevät, laskutusvarmuus paranee ja tuottavuus lisääntyy. Ja koska hintakilpailu alan yrityksissä on paikoin jopa kovaa, vaikuttaa se suoraan töiden kannattavuuteen. Katteita ei voi loputtomiin polkea. Haastan teidät ottamaan löysät pois toiminnanohjauksesta ja taloushallinnosta tehdään töitä oikeilla työkaluilla lisätään yrityksen tuottavuutta ja otetaan osaa talkoisiin #tuottavuusloikka #suominousuun #työnkautta ja #lvisnetkäyttöön. Taina Liimatainen liiketoimintajohtaja LVIS-Tietoverkko 3

4 Taloushallinnon kulmakivenä on toimialaohjelmisto Elämme digitalisoitumisen aikaa. Yhä useammalta suunnalta kuulemme uusista ratkaisuista automatisoida, tehostaa ja parantaa yrityksen toimintoja ja rutiineja. Digitalisoituminen näkyy myös erilaisten palveluiden sähköistymisenä. TEKSTI Taina Liimatainen Lukuisat yritykset hyödyntävät jo hienosti nykytekniikkaa. Uusien tehokkaampien ja tuottavampien toimintatapojen kehittäminen on avainasemassa näin toimitaan, jotta pysyttäisiin kilpailukykyisinä markkinoilla. Myös kuluttajat odottavat enenevässä määrin palveluiden ja tuotteiden ainutkertaisuutta ja sitä, että heidän odotuksensa ylitetään. Digitalisaation edeltäkävijä Talotekniikka-alalla olemme olleet edelläkävijöitä digitalisaatiossa. LVISNet on 90-luvulta saakka tarjonnut tukkujen asiakkaille tapoja tehostaa yrityksiensä tuottavuutta. Tämän palvelun hyödyntäminen ei kuitenkaan onnistu ilman palvelun kanssa yhteensopivaa toimialaohjelmistoa. Suomessa valtaosa talotekniikka-alan yrityksistä on alle viisi henkilöä työllistäviä pk-yrityksiä. Yritystoiminta sitoo pienen yrityksen lähes kaikki resurssit kenttätöihin, yrityksen ydintoimintaan, ja taloushallinto voi olla iso haaste. Yrityksen laskutuksen on kuitenkin toimittava hyvin, jotta toimintakyky säilytetään. Tarvitaan hyvä toimialaohjelmisto. Hyvän toimialaohjelmiston tunnuspiirteet Lista hyvän ohjelmiston ominaisuuksista on pitkä, mutta tärkeintä on, että hyvä ohjelmisto palvelee yritystä tuottamalla sille lisää rahaa. Ohjelmiston soveltuvuutta talotekniikka-alalla mitataan pitkälti sen mukaisesti, kuinka hyvin se huomioi alan toimittajien roolin sekä yrityksen eri prosessien välisen ketjutuksen. Tämä vaatii sitä, että ohjelmistotoimittajalla on erittäin hyvä toimialatuntemus ja että yrityksen taustalla vaikuttaa sellainen ammattilaisten joukko, jolla on into viedä kehitystä eteenpäin. Arviolta noin puolella talotekniikka-alan yrityksistä on toimialaohjelmisto käytössä. Näiden yrityksien tuoterekisterit ja hinnastot päivittyvät automaattisesti ohjelmistossa ja tuote- ja hintatiedot ovat aina ajan tasalla. Tuoterekisterien ja hinnastojen automaattinen päivitys on yritykselle merkittävä ja voikin tarjota selkeän kaulan muihin kilpailijoihin nähden. Irtiotto tapahtuu viimeistään siinä vaiheessa, kun laskuttaminen yrityksen tärkein prosessi on hiottu niin, että kaikki tarvikkeet tulee laskutettua ja tiedot tarvikkeista laskutukseen saadaan automaattisesti tavarantoimittajan lähettämistä sähköisistä kauppatiedoista: tilausvahvistukselta, lähetteeltä tai ostolaskulta. Nämä kauppatiedot ovat automaattisesti hyödynnettävissä vain sellaisen ohjelmiston kautta, joka on LVISNetpalvelun kanssa yhteensopiva. Hyvien alan ohjelmistotoimittajien haasteena on, kuinka saada asiakasyritykset hyödyntämään paremmin ohjelmiston tarjoamia ominaisuuksia ja automatiikkaa. Ohjelmiston on oltava helppokäyttöinen. Sen on edesautettava yritystä suoriutumaan toiminnanohjauksen ja taloushallinnon rutiineista järkevimmällä mahdollisella tavalla ilman turhaa työtä. Aivan pelkästään ei siis riitä, että yrityksellä on hyvä toimialaohjelmisto, vaan sitä pitää osata ja haluta hyödyntää. 4

5 Eilistä ja tätä päivää Noin neljännesvuosisata sitten olin melko vihreänä SLO:n sähkötukkuyksikön johtajana perustumassa nykyisen LVIS-Tietoverkko Oy:n varhaista esi-isää OVT-Tukku Oy:tä. Idea perustamiseen tuli sähköasennusalan tietojärjestelmäkehityksen pioneereilta Hällin veljeksiltä Matilta ja Jormalta. Mukana juonimassa oli myös Nokia Kaapelin silloinen myyntijohtaja Seppo Ojaluoma, ja näiden tahojen yhteistyönä ja -yrityksenä OVT-Tukku sitten perustettiinkin. Nuoruuden innolla tai kokemattomuudella uskoni oli kova, että sähköinen kaupankäynti ja tiedon siirto yleistyvät käden käänteessä ja edelläkävijänä ottaisimme merkittävän kilpailuedun muihin tukkureihin verrattuna. Niinhän ei sitten käynyt. Urakoitsijoiden into uusiin toimintatapoihin syttyi hyvin hitaasti. Myöskään asiakkaiden silloiset tietojärjestelmät eivät tukeneet OVT:n käyttöönottoa, eivätkä siitä saatavat tehokkuushyödyt näin ollen olleet lähelläkään sitä luokkaa, jota tohkeissamme visioimme ja markkinointipuheissamme julistimme. Merkittävin kehityksen hidaste oli kuitenkin urakoitsijoiden looginen bisnesajattelu: Ei kannata sitoutua ja investoida teknisiin järjestelmiin ja toimintatapoihin, joita tarjoaa vain yksi tavarantoimittajavaihtoehto, koska tällöin omin toimin vääristetään pidemmän aikavälin kilpailutilannetta ja heikennetään omaa neuvotteluvoimaa asiakkaana. Tämän sisäistämiseen meni muutama vuosi, minkä jälkeen tukut päättivätkin ottaa lusikan kauniiseen käteen ja yhdistivät OVT-kehitystänsä nykyiseen LVIS Tietoverkko Oy:hyn ja homma lähti etenemään, hitaasti mutta varmasti! IT-maailma ei ole vielä valmis eikä valmiiksi tule. Alan tehokkuuden kehittämisessä kunkin toimijan omien tekosien lisäksi tarvitaan myös yhteisiä hankkeita. Tuo minun 90-luvulla kantapään kautta saamani oppi on vieläkin voimassa. Millään innovatiivisillakaan yrityskohtaisilla IT-ratkaisuilla ei teknisessä tavarakaupassa saada merkittävää kilpailuetua ainakaan pitkällä aikavälillä. Hyvällä yhteistyöllä jakeluketjun eri portaiden kesken, niin vertikaalisesti kuin horisontaalisestikin, koko alan tehokkuutta voidaan parhaiten lisätä merkittävästi. Tässä kehityksessä LVIS-Tietoverkolla on edelleen tärkeä rooli ja paljon mahdollisuuksia. Näiden tehokkaaseen hyödyntämiseen toivon paitsi onnea, niin kaikkien asianosaisten tukea. Olli-Heikki Kyllönen toimitusjohtaja Sähkö- ja teleurakoitsijaliitto STUL ry KUVA Ari Korkala 5

6 Nyt homma rok Uudenmaan Lämpötekniikka muutti toimintatapansa ja uusi yritysohjelmansa tiukassa taloustilanteessa. Ohjelmiston mukana tuli myös LVISNet-palvelu. Toisen omistajansa, Marko Hiltusen mukaan yritys siirtyi kivikaudelta 2010-luvulle, ja homma alkoi rokata suvannon jälkeen. TEKSTI Riika Walden KUVAT Marjo Koivumäki Uudenmaan Lämpötekniikka Oy:n tarina alkoi siitä, kun Marko Hiltunen ja Petri Honka päättivät ryhtyä yrittäjiksi vuonna Aloitimme tyhjästä. Yritystä perustaessamme mietimme, miten hoidamme laskutuksen, ja hankimme ensimmäisen alan ohjelmiston. Vuonna 2011 yrityksellä meni niin lujaa, että kävimme ulkopuolisen konsultin kanssa yrityksen asioita läpi, teimme lujasti töitä ja paljon muutoksia toimintoihimme. Seuloimme talousasiat läpi perinpohjaisesti ja karsimme ylimääräiset toiminnot pois. Päätimme keskittyä yhä tiukemmin putkipalveluihin, kertoo Marko Hiltunen. - Muutoksilla oli huomattava vaikutus kassavirtaan. Rahankierto nopeutui ja tehostui huomattavasti, sanovat Petri Honka (vas.) ja Marko Hiltunen. 6 - Muutosvaiheessa päädyimme vaihtamaan yritysjärjestelmämme Adminetiin ja ottamaan samalla käyttöön sen mukana tulleen LVISNet-palvelun, joka välittää kaikki tilaus-toimitus-laskutusketjua koskevat sanomat sähköisesti tukkujen ja meidän järjestelmiemme välillä. Lisäksi uusimme useita toimintatapojamme ja prosessejamme uuden systeemin käyttöönoton myötä. Me todellakin siirryimme kivikaudelta tähän päivään. - Viime vuonna teimme liikevaihtoa 4,5 miljoonaa euroa noin 25 henkilön voimin. Lisäksi työllistämme alihankintaverkostoa, kertoo Marko Hiltunen.

7 okkaa Laskutus kuntoon Hanki alan yritysohjelma, ellei sitä sinulla jo ole. Hanki myös LVISNet-palvelu. Osta tarvikkeet työmaakohtaisesti työnumeroa käyttäen. Systeemi ei pelitä ilman työnumeroa Toimintatavat ja prosessit yksinkertaistuivat muutosten myötä. Marko Hiltusen mukaan myynti- ja ostolaskujen käsittely nopeutui huimasti. - Käsittelimme tuhansien paperilaskujen tietoja manuaalisesti ennen toimintatapojen muutosta ja sanomaliikenteen sähköistämistä. Nyt tukkujen sähköiset laskut ja rivitiedot siirtyvät työnumeroiden avulla automaattisesti oikeille projekteille tai laskutöille järjestelmässämme. Teimme heti alussa selväksi kaikille, että asentaja ei osta mitään eikä lähde mihinkään kohteeseen ilman työnumeroa. Sen käyttö on välttämätöntä, Marko Hiltunen sanoo. - Meillä on kuusi työnjohtajaa, ja jokainen hoitaa itse oman projektinsa urakkaerien laskutusta myöten. Laskutöitä tekevät asentajat toimivat samalla tavalla. Asentaja merkitsee järjestelmään työhön käyttämänsä tarvikkeet ja lisää tehdyt tunnit. Myyntilaskut lähtevät meiltä sähköisesti. Sydän tykyttää rauhallisemmin Taloushallinnossa tapahtui iso muutos, kun sekä kirjanpitäjä- että palkanlaskupalvelut ostetaan nyt ulkoa. - Aiemmin sydän tykytti palkanmaksun määräpäivän lähestyessä, kun edessä oli asentajien paperiset työtuntilistat kirjattavana manuaalisesti. Nyt kaikki merkitsevät työtuntinsa itse suoraan järjestelmäämme kahden viikon välein ja tiedot siirtyvät palkanlaskentaan. Muutos oli aikamoinen helpotus, Marko Hiltunen sanoo. - Kilpailutilanne on tällä hetkellä suorastaan epäterve. Jos joku hoitaa vielä tilaus- ja talousrutiineja manuaalisesti esimerkiksi 10 henkilön firmassa, pärjääminen tulevien vuosien bisneksessä on vaakalaudalla, ennustaa Marko Hiltunen ja kannustaa tehostamaan vähintään tilaus-toimitus-laskutusketjuun liittyvät rutiinit. - Meillä työnjohtajat olivat innoissaan muutoksista. Toki synnytystuskiakin oli alussa ja puoli vuotta vähän kapinaa siitä, että eikö näitä tietoja voisi paperille täyttää. Nuoret ovat auttaneet vanhempaa sukupolvea, ja homma rokkaa nyt. -> Sähköisen ostolaskun rivit kohdentuvat yritysohjelmassa automaattisesti työnumeron mukaan asiakkaan työlle. -> Lisää työlle tarvikerivien lisäksi työtunnit ja kilometrit, niin työ on laskutusvalmis. -> Tehokkaaseen laskuttamiseen kuluu korkeintaan minuutti. LVISNetin kanssa yhteensopivat yritysohjelmat Admicomin Adminet Ecom-ohjelmistot Pajadatan Xpaja-ohjelmisto SoftOne XE- ja Sauma-ohjelmistot Visma Softwaren L7-ohjelmisto Kysy myös mahdollisuudesta liittää muita ohjelmistoja LVISNet-palveluun. LVISNet-palvelun kuukausimaksut kun toimipaikkoja on 1: 19,50 euroa/kk + alv kun toimipaikkoja on alle 5: 38,50 euroa/kk + alv kun toimipaikkoja on vähintään 5: 59 euroa/kk + alv Ota yhteyttä LVISNetiin! Suomen LVIS-Tietoverkko Oy Vaihde: , Kotisivu: Sähköposti: kysy@lvisnet.fi Asiakastuki: Puh sähköposti information.fi@opuscapita.com 7

8 - Se on varmaa, että elämä ilman LVISNetiä olisi ollut aivan erilaista kuin nyt. Mutta minkälaista, niin en edes pysty kuvittelemaan, sanoo Markku Kohtamäki. Pakko olla olemassa TEKSTI Mari Salin KUVA Juha Harju Reilut 10 vuotta sitten Sähköasennus Kohtamäessä tehtiin päätös hakea tietotekniikasta apua laskutukseen ja projektien seurantaan. Tähän oli olemassa hyvä vaihtoehto, LVISNet. Tänään Markku Kohtamäki ei pysty edes kuvittelemaan, miten yrityksessä pärjättäisiin ilman sitä. Seinäjoella toimiva Sähköasennus Kohtamäki Oy perustettiin Lisäksi yrityksellä on Superwatti-sähkötarvikemyymälä. Projektien määristä riippuen työntekijöitä on hieman yli 10:stä 20:een ja liikevaihto pyörii 1,5 2 miljoonassa. - Kun aikoinamme valitsimme ohjelmistotoimittajaa, Ecom tuntui ottavan hyvin huomioon meidän kokoisen yhtiön tarpeet. LVISNetin hankinta oli toimittajan mielestä selviö. Nyt en voisi kuvitella, miten pärjäisimme ilman näitä kahta. On tärkeä pystyä helposti ja ajantasaisesti seuraamaan liiketoimintansa kannattavuutta, ja sen tuo kaksikko mahdollistaa, sanoo toimitusjohtaja Markku Kohtamäki. 8 Ostolaskupaljous ei menoa hidasta - Nykyään tukuilta tulee koontilaskujen sijaan usein pieniä laskuja, mutta se ei haittaa, kun laskujen rivit kohdentuvat automaattisesti työnumeroiden mukaan oikeille työmaille. Koska automaatiolla pystytään niin paljon nopeuttamaan ja yksinkertaistamaan omaa työtä, niin tuntuu kummalliselta, että kaikki yritykset eivät tartu tähän helpotukseen, vaan edelleen poimivat tukkujen laskuista rivit käsin, pohtii Markku Kohtamäki. Myymälän henkilökunta tilaa tarvikkeet LVISNetillä. Isoista projektitilauksista Markku Kohtamäki vastaa itse. Asentajat hakevat keikoille tavarat tukusta tai myymälästä. Hankintatavasta riippumatta kaikki tarvikkeet kirjataan työnumeroille.

9 - Meillä tavaraliikenne kulkee keskitetysti toimiston kautta. Asentaja merkitsee kohteeseen menneet tavarat ja työtuntinsa työmääräimelle, jonka tuo toimistoon. Samalla kirjataan tavarapalautukset. Olen huomannut, että yhä enenevässä määrin asentajilla on mobiileita, joihin kuittaavat jo työmailla tarvikkeet ja tunnit. Niihin siirtyminen voisi olla meilläkin seuraava kehitysaskel. - Koska kaikki tieto on työnumerolla, asiakas ei joudu pitkään odottamaan meiltä laskua. Myöskään mikään ei jää laskuttamatta. Projektit plussalla Sähköasennus Kohtamäessä seurataan tarkoin projektikohteita niin laskutuksen kuin työn etenemisen kannalta. Kaikki tieto on ajan tasalla, kun sähköiset ostolaskut kohdistuvat LVISNetin välityksellä suoraan asianomaisille projekteille. - Seuraamme projekteja ostolaskujen kautta rivitasolla. Tästä syystä voimme paremmin huolehtia, että myyntilaskutus rullaa ja kassavirta on plussalla, Markku Kohtamäki mainitsee. - Projektien tietojen pohjalta voimme myös suunnitella tulevien tarjousten laskentaa. Tiedämme, minkälaiset kohteet ovat olleet meille kannattavia, ja sen myötä osaamme kohdistaa tarjouksemme juuri tällaisiin kohteisiin. Tarjouslaskentaan saamme suoraan yritysohjelmistosta tarvikelistan määrineen ja projektilaskennasta näemme toteutuman. Näitä tietoja vertailemalla näemme, kuinka hyvin olemme osanneet tehdä tarjouksen. - LVISNet on näkymätön osa työtäni, mutta merkittävä osa. Sen vain on pakko olla olemassa, hymähtää Markku Kohtamäki. Kouluttaja Hanna Lindroos Ecom Oy Automaatio säästää satoja työtunteja vuodessa KUVA Timo Mäkipää Mikä kannustaa kehittämään Ecom-ohjelmistoanne myös LVISNet-yhteyksiä varten? Koko toimialan yhteistyö loppuasiakkaan parhaaksi on meille tärkeää. Kun pystymme puhaltamaan yhteen hiileen sen eteen, että talotekniikka-alalta palveluita tilaava asiakas on tyytyväinen, olemme onnistuneet. Talotekniikka-alan ohjelmiston tarjoajana näemme, että Ecomia käyttävän yrityksen ja tavarantoimittajan sähköinen yhteydenpito on yksi arjen keskeisimmistä asioista. Tässä yhteydenpidossa ja etenkin sen eteenpäin viemisessä LVISNetin rooli on oleellinen, sillä LVISNetin avulla voidaan kehittää uusia sanomanvälitystapoja sekä rikastuttaa nykyisiä sanomia palvelemaan koko toimialan tarpeita entistä paremmin. Mikä on LVISNetin hyöty asiakkaidenne kannalta? LVISNetin selkein hyöty syntyy tällä hetkellä sähköisen ostolaskun hyödyntämisen kautta. Sähköisen ostolaskun sisältönä olevat tuoterivit voidaan hyödyntää Ecomin laskutuksessa ja projektiseurannassa, jolloin yrityksen rutiinit helpottuvat huomattavasti. Oman vahvuutensa tuo vielä se, että kun tavara tilataan työnumerolla, ostolaskurivit saadaan LVISNetin avulla automaattisesti kohdistumaan oikeille töille. Toinen erinomainen työkalu yrityksen sisäisen prosessin tehostajana on sähköinen tilausjärjestelmä. Sähköinen tilaus ja ostolaskut yhdessä auttavat yritystä keikkatöiden hoidossa, laskutuksessa, ostolaskujen hallinnassa sekä urakkaseurannassa, ja niiden avulla yritys säästää satoja tunteja vuodessa verrattuna siihen, jos samat toiminnot jouduttaisiin tekemään käsin. Mitä muuta haluaisit nostaa esiin? Talotekniikka-ala on ollut sähköisen tiedonvälityksen edelläkävijä jo pitkään ja on sitä vielä nykyäänkin. Sähköisten sanomien kehittämistä ja siihen liittyvien toimintamallien suunnitelua ja toteutusta sekä yhteisiä pelisääntöjä olisi hyvä kehittää jatkossakin etumatkan säilyttämiseksi. 9

10 - Perustimme yrityksen Tampereelle keväällä ja otimme sinne samat ohjelmistot käyttöön kuin Oulussakin. Näin raporttien ja seurannan vertailu on helppoa, Mikko Moilanen sanoo. Huima kasvu edellyttää rutiinien sähköistämistä Oululaisen Movitekin liikevaihto nousee tällä tilikaudella kahdeksasta 10 miljoonaan euroon. Tilaus- ja taloustoimintojen sähköistäminen oli pyörinyt usein johdon mielessä, jotta reipaskin kasvu saataisiin pidettyä kaikilta osin hallinnassa. Ratkaisuksi tulivat yritysohjelmiston vaihto ja LVISNet-palvelu. TEKSTI Riika Walden KUVAT KuvaUljas Movitek Oy starttasi toimintansa Oulussa vuonna 2010, kun yrittäjät Mikko Moilanen, Ilkka Rousu ja Matti Viitala päättivät yhdistää voimansa ja yrityksensä. Movitek työllistää nyt 45 henkilöä. Menossa oleva tilikausi ja erityisesti viime kesä ovat olleet aiempia vuosia huomattavasti vauhdikkaampia. Kasvua edellisvuoteen verrattuna tulee 172 prosenttia. Lähtölaukaus tukun yhteyshenkilöltä Voimakas kasvu johti pohtimaan myös tilaus-, toimitusja laskutusrutiinien tehostamista. Osto- ja laskutusrutiinit hoidettiin ensimmäiset vuodet manuaalisesti. - Osto- ja myyntilaskut kulkivat paperilla. Käsin naputeltiin kaikki laskutiedot pitkään käytössä olleeseen ohjelmistoomme. Hallinnossa toimimme pienin resurssein. Toimintojen sähköistäminen alkoi yhä useammin 10 pyöriä mielessä, Mikko Moilanen kertoo. Parhaimmillaan hyvä toimittajasuhde voi tuoda lisäarvoa asiakasyritykselle esimerkiksi silloin, kun myyjällä on kokonaisnäkemystä asiakkaan liiketoiminnasta. Lähtölaukaus Movitekin osto- ja taloustoimintojen kehittämiseen ja automatisointiin tuli tukkuliikkeen pitkäaikaiselta yhteyshenkilöltä. - Tapasimme tukun yhteyshenkilön kanssa LVISTietoverkon Taina Liimataisen, joka esitteli yksityiskohtaisesti LVISNetin tilaus-, toimitus- ja laskutussanomien välityspalvelua tukkujen ja asiakasyrityksien järjestelmien välillä. Saman tien päätimme ottaa käyttöön LVISNetin ja lisäksi vaihdoimme yritysohjelmistomme Ecomiin, kertoo Mikko Moilanen. - Uuden yritysohjelmiston ja LVISNetin käyttöönoton lisäksi kesä osoittautui urakoiden osalta kaikkien aiko-

11 jen vilkkaimmaksi. Tuplasimme liikevaihtomme edelliseen kesään verrattuna. Tekemistä riitti niin työmailla kuin uusien systeemien opettelussa. Työnumerot viimeistelevät automaation Nyt LVISNet-tukkujen kaikki laskut tulevat uuteen yritysohjelmistoon ja ne ohjautuvat työnumeroiden avulla automaattisesti oikeille työmaille. - Työnumeroita emme aiemmin käyttäneet. Nyt meillä kaikki tilaavat työnumeroilla. Myös tukkujen kanssa sovittiin heti, että ostoissamme pitää aina olla työnumero, jonka avulla tieto kulkee meillä automaattisesti oikealle työlle. Eihän siinä ole mitään järkeä, jos emme tiedä, mille työmaalle tavarat ovat menneet, sanoo Mikko Moilanen. Taloushallinnosta huolehtivan Anu Rajakankaan mukaan syyskuussa Movitekiin tuli yli 800 laskua. - Suurin osa laskuista tulee tukuilta sähköisesti. Kun laskujen rivejä ei enää tarvitse naputella koneelle, työ on nopeutunut huomattavasti. Rivit saamme suoraan reskontraan, lähetteille ja asiakkaiden laskuille. Myös työmaille litterointi onnistuu rivikohtaisesti. Virheiden määrä on vähentynyt automatiikan myötä. Kaikkia yritysohjelmiston ja LVISNetin mahdollisuuksia, kuten sähköisten tilausten ja tarjousten tekoa, emme vielä ole ottaneet täysipainoisesti käyttöön, sanoo Anu Rajakangas. Mikko Moilasen mukaan tilaukset tehdään pääosin tukkujen webshopeista tai puhelimella. Laskut niistäkin ostoista kohdistuvat automaattisesti työnumeroiden mukaan asianomaisille töille. Osa projektijohtajista tekee jo myös tilauksia LVISNetin kautta. Projektiseuranta ja kassavirta nopeutuvat Työmaista saadaan jo nyt reaaliaikaista tietoa muun muassa tarvikeostojen osalta. Työtuntien raportointi on kehitysvaiheessa. - Tarkoitus on siirtyä ensi talvena työtuntien raportointiin suoraan työmailta mobiililaitteilla. Osa porukasta odottaa jo mobiililla raportointia. Helpottaahan se työtä, kun asentaja työmaalle mennessään naksauttaa seurannan päälle ja illalla pois eikä hänen tarvitse erikseen käydä raportoimassa kuukusittain töitä järjestelmäämme. Kun tarvikerivit tulevat jo valmiiksi töille ja ensi vuonna saadaan työtunnitkin päivittäin, nopeutuvat sekä projektiseuranta että laskutöiden kassavirta huomattavasti, visioi Mikko Moilanen. - Yritämme hioa muutoksen loppuun ja otamme kaiken irti, mitä yritysohjelmistostamme ja LVISNetistä saamme. Siinä on valtavasti potentiaalia, kun vain ehdimme ottamaan kaikki toiminnot käyttöön. - Viime keväänä perustimme EteläSuomea palvelevan Movitek Etelä-Suomi Oy:n jonka kotipaikka on Tampere. Myös sinne otimme heti alusta alkaen samat ohjelmistot käyttöön kuin Oulussakin. Näin raporttien ja seurannan vertailu on helppoa samantyyppisistä listoista, Mikko Moilanen sanoo. - Syyskuussa saimme yli 800 laskua, joista suurin osa tuli tukuilta sähköisesti. Työ on nopeutunut huomattavasti, kun saamme rivit nyt suoraan reskontraan, lähetteille, projekteille ja asiakkaiden laskuille, sanoo Anu Rajakangas. 11

12 Tehoa toimintaan O ta LVISNet käyt töösi. i Nyt aloituskuukaus veloituksetta. Lue lis ää w w w.lvisne t.f i