Metsäntutkimuslaitos Lauri Karvonen Metsähallitus, Metsätalous Mika Puustinen Metsähallitus, Luontopalvelut

Transkriptio

1 MUISTIO AIHE: NATNET-Life hankkeen aloituspalaveri AIKA: klo 10:00 15:30 PAIKKA: Lapin ELY-keskus, Kaira LÄSNÄ: Noora Raasakka Lapin ELY-keskus Milka Parviainen Astrale Tiina Lohiniva Metshallitus, Palvelukeskus Päivi Paalamo Metsähallitus, Luontopalvelut Jouni Rauhala Lapin ELY-keskus Esa Huhta Metsäntutkimuslaitos Lauri Karvonen Metsähallitus, Metsätalous Mika Puustinen Metsähallitus, Luontopalvelut Ari Nikula Metsäntutkimuslaitos Timo Kemppainen Metsähallitus, Metsätalous Eija Virtanen Metsäntutkimuslaitos Nilla Aikio Metsähallitus, luontopalvelut Maarit Siekkinen Suomen metsäkeskus Ari Keskimölö Suomen metsäkeskus Sari Sivonen Lapin ELY-keskus 1. Osallistujien esittäytyminen Kokouksen osallistujan esittäytyivät lyhyesti. 2. Projektin esittely ja tekninen toteutus a. Teknisen toteutuksen läpikäynti toimenpiteittäin Noora esitteli hankkeen (pp-esitys), jonka jälkeen käytiin lävitse hankkeen toimenpiteiden tämänhetkinen tilanne ja mahdolliset muutokset. A1 & A8: Aineiston keruu, mallintaminen ja analysointi (Metla) alkaa heti hankkeen alusta > 2 vuotta toimenpiteessä hyödynnetään paikkatietoaineistoa suojelukohteiden valintaan käytetään useita paikkatietomenetelmiä jotka perustuvat käytävien rakentamiseen (ekologiset yhteydet, ei välttämättä fyysisiä yhteyksiä) Metsähallituksen aineistot (olemassa olevat suojelukohteet, sopimus aineiston käyttöoikeuksista ok) + yksityisten maanomistajien alueet (aineiston käyttöoikeusasia selvityksen alla/metsäkeskus) > koko aluetta koskevaa karkeaa tietoa on olemassa paikannetaan kohteet joita lähdetään katsomaan maastossa kootaan tieto ja testataan erilaisia käyttömenetelmiä käytäväominaisuuksien aikaansaamiseksi

2 Zonationin avulla optimointi + Hertta-tietokannan hyödyntäminen A2: Yhteissuunnittelu vuosittaiset yhteispalaverit (väh. 2 kertaa vuodessa), kaikki partnerit mukana tuloksena kokonaisvaltainen suunnitelma vuoden 2012 aikana partnereiden kanssa kokoonnuttu 2011, seuraava yhteispalaveri helmikuussa A3: Kaksivaiheinventointi Metso-kohteiden selvittämiseksi Metsäkeskuksella on olemassa metsävaratieto ja ilmakuva-aineisto sekä käytävähahmotelmia, joiden avulla pystytään hahmottelemaan kohteet maastokäyntejä varten aikataulullisesti haastava A4: Luonnonhoitosuunnitelmien laadinta aloitetaan kesällä 2012 tai 2013 A5: Luonnonarvojen neuvontapalvelu sijoittuu Länsi-Pohjan metsänhoitoyhdistykseen suunnittelu aloitettu A6: Ennallistamisten, lahopuun tuottamisen ja kulotusten valmistelu ja suunnittelu suunnittelu alkanut kulotuskohteet yhdistetään käynnissä oleviin hakkuukohteisiin, mahdollista aloittaa kesällä 2012 yksityismaiden osalta ennallistamiset aloitetaan myöhemmin A7: Pysyvien ja määräaikaisten rauhoitusten valmistelu suunnittelu aloitettu A8: Zonation-ohjelman käytäväversion kehittely ja testaaminen hankkeen aineistolla Metsähallituksen kanssa sopimus aineiston käytöstä valmistelutyöt aloitettu kts A1 B1: Rauhoitussopimukset ei ole vielä aloitettu C1: Ennallistamis- ja luonnonhoitotyöt Natura-kohteilla aloitetaan vuonna 2012 yhdellä tai kahdella kohteella loput kohteet kahden seuraavan vuoden aikana C2: Soiden ennallistamiset valtion talousmetsissä ei olemassa valmiita kohteita, maastosuunnittelu aloitetaan kesällä 2012, käytännön toteutus seuraavina vuosina mainitaan ja perustellaan aloitusraportissa että toteutus aloitetaan todennäköisesti vasta 2013 suunnitelmat organisaation oman standardin mukaan

3 C3: Lahopuun tuottaminen suunnittelu aloitetaan 2012 ja toteutukset aloitetaan todennäköisesti 2014 C4: Soiden ennallistamiset yksityismailla aloitetaan kesällä 2013 vaatii metsänomistajien päätöksen, haasteellinen Riistakeskuksella käynnissä hanke yksityisillä kosteikkomailla > yhteydenpito C5: Luonnonhoidolliset kulotukset valtion metsissä ja yksityismetsissä mikäli Suomen metsäkeskus haluaa suorittaa ko. toimen ostopalveluna, tehtävä muutosilmoitus valtion maiden osalta katsotaan tehdyt ja tulevat hakkuut, joista valitaan sopivat kohteet, selviää kevään aikana aloitetaanko 2012 vai 2013 vakinainen toimihenkilö suunnittelee ja vakituiset metsurit toteuttavat, suunnitelmassa merkitty temporary henkilöstölle > miten osoitetaan komissiolle että vakinainen henkilöstö tekee extra-työnä (nimityskirja?) > Milka selvittää D1: Nettisivut sisällön tuottaminen on aloitettu D2: Tiedotuskirje maanomistajille jaettiin Jouni Rauhalan laatima luonnos postitus helmikuun aikana D3: Tiedotustilaisuudet järjestetään keväällä ja kesällä D4: Life+ Kick off tapahtumaan osallistuminen osallistuttu hankkeen ulkopuolisilla rahoilla syksyllä 2011 tästä säästyvät varat käytetään mahdollisesti LIFE 20-vuotisjuhlien järjestelyihin > Milka kysyy komission kannan asiaan D5 D16: toimenpiteet toteutetaan tulevaisuudessa E1: Projektin hallinto organisaatiot nimeävät itse jäsenet ohjausryhmään, nimeämispyynnöt lähetetään tammi-helmikuun aikana ohjausryhmä kokoontuu vähintään kahdesti vuodessa E2: Verkostoituminen projektikoordinaattori nimitetty Metzo-hankkeen ohjausryhmään yhteydenpito Latvian LIFE+ -hankkeen kanssa ja Suomen Riistakeskuksen hankkeen kanssa E3: After-Life Plan toteutus myöhemmin

4 E4: Tilintarkastus ulkopuolinen tilintarkastus suoritetaan hankkeen lopussa E5: Tieteellinen seuranta hakemukseen listattu seurattavia lajiryhmiä (lintuja, neidonkenkä) ongelmana seurannan toteuttaminen virkatöinä, löydettävä ulkopuolista rahoitusta Metsähallitus sitoutunut neidonkengän seurantaan lintulajien seurannan järjestäminen; haetaan hankkeen ulkopuolelta rahoitus, alkukartoituksen järjestämiseen tarvitaan lähtötietoja tulevista käytävistä, joten vuodelle 2012 ei tehdä alkukartoitusta toinen rahoitusmahdollisuus; jos hankkeen muista kustannuksista säästyy esim. neidonkengän ja muuttohaukan osalta ennallistamisalueilla on seurantaa kasvit ja kääväkkäät; seurannan järjestäminen avoin, haettava myös ulkopuolista rahoitusta kuukkeli ja neidonkenkä > hyödynnetään raportoinnissa pitkälti Hertan ja Tiiran tietokantoja muu seuranta alkukartoituksineen suunnitellaan kun tiedetään alustavat käytäväalueet 3. Hankkeen hallinnolliset ja talousasiat Käytiin lävitse hallinnollisia asioita Yhteisten määräysten 2010 (Common Provisions 2010) pohjalta. Yhteiset määräykset, raportointien lomakepohjat, työajanseurantalomakkeet ja muita ohjeita löytyy EU komission Environment - LIFE Program'in "Toolkit"-sivulta: Tarvittavat pohjat ja hankkeen muut asiakirjat kootaan myös NATNET Wikispace sivuille jotka otetaan lähiaikoina käyttöön (osallistujille lähetetään kutsu sivustolle). Pojille lähetetään asiakirjapohjat myös sähköpostitse. a. Työajanseuranta organisaatioiden työajanseurantajärjestelmistä toimitettu esimerkit (poislukien MH / metsätalous) koordinoija esitäyttää ja jakaa partnereille komission työajanseurantalomakkeet tunnit/päivät merkitään actioneittain, työntekijän ja esimiehen allekirjoitukset konsultin missiokäynnillä pyydetään yleensä kolme esimerkkiä työajanseurannoista tarkastettavaksi hyväksyjänä on oman organisaation esimies täytetään ja allekirjoitetaan kuukausittain niin, että päiväys on seuraavan kuukauden puolella (työntekijän ja esimiehen allekirjoitukset) työajanseurannat kerätään kolme kertaa vuodessa ja toimitetaan koordinoivalle edunsaajalle b. Laskutus kirjanpito: kaikki kuitit ja tositteet säilytettävä, komissio voi kysyä jäljennökset laskuissa tulee näkyä viitteenä NATNET Life + projektinro + action (Yhteiset määräykset artikla 8.5)

5 sähköinen arkistointi riittää, kaikesta oltava kuitenkin varmuuskopiot. Järjestelmien vaihtuessa varmistettava että kaikki tiedot on löydettävissä vielä viiden vuoden kuluessa. kumppanit säilyttävät omat kuittinsa, raportointi (sis. kopiot kuiteista ja tositteista) tietyin väliajoin koordinoivalle edunsaajalle. Ensimmäinen raportointi komissioon tehdään syyskuussa 2012, joten tiedot kaudelta toimitetaan elokuun alussa koordinoivalle edunsaajalle. c. Metsäkeskuksen organisaatiomuutos ja siihen liittyvät kysymykset ja toimenpiteet Metsäkeskuksen organisaatiomuutoksesta tehdään muutoshakemus (komissio pyytää) d. Hankeraportointi aloitusraportin jälkeen progress raportit vuoden välein + loppuraportti väliraporttissa 2014 on oltava tarkasti kaikki kustannukset raportoitu, yleensä komission edustaja tulee tuolloin käymään raportointiaikataulu hankehakemuksessa e. Hankeviestintä Life- ja Natura-logot oltava näkyvillä kaikkialla (mm. nettisivuilla ja kaikessa materiaalissa sekä hankerahoituksella hankituissa laitteissa tmv) f. Muita huomioita ja tarkennettavia asioita suora kirjeenvaihto komissiolle ei ole sallittua, vaan kysymykset lähetetään koordinoivan edunsaajan ja/tai monitorin kautta kaikesta komission kanssa käydystä kirjeenvaihdosta kopio konsultille partnerisopimukset oltava valmiina viimeistään aloitusraportin yhteydessä (partnereille ei ole muita sopimuksia) päivämäärä ja summa grant agreementista toimitetaan Milkalle mahdolliset muutokset kustannuksissa: kustannuslajeittain joustetaan, mutta yli 10 %:n muutoksesta ja yli euron muutoksesta on tehtävä muutosanomus. Milka tarkistaa koskeeko prosentuaalinen osuus kustannuslajia ja lasketaanko se kustannuslajin kokonaisbudjetista vai partnereittain lasketusta budjetista. tukikelpoiset kustannukset ja ei-tukikelpoiset kustannukset (Yhteiset määräykset, artiklat 25 ja 26): ei voida tehdä hankintoja joita ei ole mainittu hankehakemuksessa (ilman muutoslupaa) partnerit toimittavat alv-todistukset koordinaattorille (oltava ensimmäisen raportin liitteenä) kustannusseurantaa kannattaa tehdä myös väliraportin pohjalle; siihen voi lisätä esim. alv-solun Keskusteltiin luonnonhoitosuunnitelmien sitovuudesta ja siitä jos ne jäävät suositustasolle? Korvaukset maksetaan täysrauhoitusalueilta, miten menetellään sellaisten kohteiden osalta, joista ei makseta korvauksia? Todettiin, että suunnitelmassa ei ole luvattu sitovia sopimuksia vaan sopimukset ovat suositustasoisia.

6 ennallistamiskohteiden ja kulotusten suunnitelmat: laaditaan organisaation oman standardin mukaan, organisaation allekirjoituksella ja tarvittavilla logoilla, liitetään raportteihin > Milka tarkistaa että menettely ok Nilla toimittaa Nooralle sähköpostitse kysymyksen "alihankinnasta" Metsäkeskuksen luontopalveluiden ja metsätalouden välillä > Milka selvittää komissiolta Hakemuksessa on virheitä temporary- ja permanent-työsuhteissa. Partnerit tarkastavat nämä omalta osaltaan ja toimittavat korjaukset koordinaattorille muutoshakemusta varten. Samalla varmistetaan ettei ns 2 %:n sääntö ylity (artikla 25.2). tarkistetaan Metsäkeskuksen osalta saako organisaatio alv:t takaisin ennallistamisten yhteydessä mahdollisesti tulevat myyntitulot kirjataan hankkeelle tuloksi ja voidaan käyttää omarahoitusosuutena kilpailutuksista: o usein julkisorganisaatioilla on raamisopimuksia (esim. kolmeksi vuodeksi tehty kilpailutus); tällainen kilpailutus pätee hankkeessa, eikä tarvitse kilpailuttaa uudestaan (case: Metsähallituksen konetyöt) o esim. aikaisemman tai muun meneillään olevan LIFE-hankkeen kilpailutus ei käy jos se koskee koko actionia o Milka pyytää kirjallisen vahvistuksen