Vastaavien infotilaisuus Maailma kylässä -festivaali

Transkriptio

1 Vastaavien infotilaisuus Maailma kylässä -festivaali

2 Maailma kylässä -festivaali 2017 Ajankohta: (la & su 11 19) Paikka: Kaisaniemen puisto & Rautatientori Teemat: - Kansalaisyhteiskunta (pääteema) - Latinalainen Amerikka (alueellinen painotus) - Pohjoismainen ulottuvuus - Osa Suomi 100 juhlavuoden ohjelmaa Keskeiset tavoitteet: 1. Innostaa kävijöitä toimimaan oikeudenmukaisen maailman puolesta kiinnostavan ja ajankohtaisen sisällön kautta 2. Tarjota alusta järjestöille ja muille kansalaistoimijoille kampanjointiin, toiminnan esittelyyn, uusien jäsenten hankintaan sekä varainhankintaan näytteilleasettajatoiminnan ja ohjelmayhteistyön kautta 3. Tarjota yleisölle mahdollisuus tutustua suomalaiseen kansalaisyhteiskuntaan ja sen eri muotoihin

3 Maailma kylässä -festivaali 2017 Yleisöodote: yli , joista 25% käy festivaalilla ensimmäistä kertaa Kohderyhmä: kestävään kehitykseen, kehityskysymyksiin ja maahanmuuttoon myönteisesti tai neutraalisti suhtautuvat, etenkin pääkaupunkiseudulla asuvat ihmiset. Tavoitekävijä ei vielä osallistu aktiivisesti kansalaisjärjestöjen toimintaan, mutta on kiinnostunut maailman kulttuureista sekä vaikuttamismahdollisuuksistaan omassa arjessaan. Keskeiset elementit: - yli 100 kulttuuri- ja asiaohjelmanumeroa - 7 lavaa/ohjelmapistettä - lähes 400 näytteilleasettajaa ja myyjää, joista n. 250 järjestöjä - 60 ruokamyyjää painottuen luomu-, kasvis- ja lähiruokaan - Laaja ja monipuolinen markkinointi- ja viestintäkampanja Työvoima: 3 vakituista työntekijää (+ harjoittelija ja sivari), n. 40 vastaavaa, vapaaehtoista, alihankkijat ja urakoitsijat, Kepan henkilökunta Pääpartnerit: Ulkoasiainministeriö, Euroopan Unioni, Ben & Jerry s, Maailman Kuvalehti

4 Maailma kylässä -organisaatio (keskeiset vastaavat) Näytteilleasettajat, alueja tekninen tuotanto * Tuotantopäällikkö * Festivaaliassistentti * Tuottaja * Vapaaehtoisvastaava * Opastevastaava * Somistusvastaava * Aluevastaavat * MT-teltan vastaava * Ruokavastaava / Staff catering * Kierrätysvastaava * Siivousvastaava * Rakennuspäällikkö * Trukki * Turvapäällikkö * Sähköurakoitsija * Vesiurakoitsija Tiedotus- ja markkinointi (varainhankinta) * Viestintä- ja varainhankintapäällikkö * Viestintäavustaja * Varainhankintakoordinaattori * Graafikko * Asiaohjelmatiedottaja * Festivaalilehden toimitussihteeri * Toimittaja/oikolukija * Kääntäjä * Infovastaava * Jakeluvastaava * Kävijä- ja näytteilleasettajatutkimusten vastaavat * Screen -vastaava * Valokuvausvastaava Ohjelmatuotanto (kulttuuri- ja asiaohjelma) * Ohjelmapäällikkö * Asiaohjelmavastaava * Lastenohjelmavastaava * Katutaidevastaava * Artistivastaava * Bäkkärivastaava * Katutaidevastaava * Lava- ja venuevastaavat (Savanni, Taiga, Mekong, Tenava-Timbuktu, Kino Caisa)

5 Vastaavan tehtävät Vapaaehtoistarpeiden ilmoittaminen vapaaehtoisvastaavalle Mikäli rekryät vapaaehtoisia tuttavistasi ja kavereistasi, pyydäthän heitäkin täyttämään vapaaehtoisten ilmoittautumislomakkeen tai ilmoita vapaaehtoisvastaavalle näiden henkilöiden tiedot Yhteydenpito omiin vapaaehtoisiin yhteydenotto huhtikuun aikana tai viimeistään, kun vapaaehtoisvastaava on toimittanut vapaaehtoisten yhteystiedot Vapaaehtoisten työvuorojen suunnittelu, ohjeistus ja työnohjaaminen Sairastumisen tai muun syyn takia pois jääneiden vapaaehtoisten ilmoittaminen vapaaehtoisvastaavalle Passien ja ruokalippujen jakaminen vapaaehtoisryhmälle Osallistuminen vapaaehtoisten infoon tiistaina 9.5. klo (Caisan sali) Osallistuminen vastaavien palautetilaisuuteen keskiviikkona 7.6. (TBA) Kirjallinen raportti sähköpostitse tai lomakkeella perjantaihin 9.6. mennessä

6

7

8

9

10

11 Uudistuksia Pidennetyt aukioloajat (la & su 11 19) Uusi venue: Kino Caisa kulttuurikeskus Caisan salissa Taiga-lavan (Lavaklubi) ohjelma striimataan verkkoon Alueella oma poliisiasema ensiapupisteen vieressä Kevennetty levykauppa (ilman työntekijöitä) Savanni-lavan viereen Biohajoavien astioiden myynti alueella ruokamyyjille Alpakoita!!!

12 Passit, ruokaliput, t-paidat Vastaavat saavat työntekijöiden taukotilasta (ruskea koppi) vapaaehtoisvastaavalta kirjekuoren, jossa tarvittavat passit ja ruokaliput Vastaaville Supervisor AAA passit ja vapaaehtoisille Staff passit (tarvittaessa Staff AAA passit) Passeihin kirjoitetaan työntekijän nimi. Ylimääräiset passit ja ruokaliput palautetaan vapaaehtoisvastaavalle Ruokalipun saaminen edellyttää vähintään 8 tunnin työpäivää. Yli 8 tunnin työrupeamasta saa kaksi ruokalippua Festaripaidan voi hakea ruskealta kopilta perjantaina klo tai lauantaina klo 9.30 alkaen

13 Festivaaliviikonloppu Rakennus: ke pe Festivaalin aukioloajat: la klo su klo Sunnuntaina purkusiivoukseen mahdollisimman moni mukaan! kokoontuminen Savanni-lavan edessä klo 19 vapaaehtoiset, jotka jäävät auttamaan siivouksessa jaetaan kaksi ylimääräistä drinkkilippua sunnuntain afterworkiin Työntekijöiden afterwork sunnuntaina Lavaklubilla klo alkaen

14 Ohjeistukset ja some Keskeiset ohjeistukset (mm. turvallisuusohjeistus, tietoa vapaaehtoisille -kirje jne.) päivitetään osoitteeseen Lisäksi tietoa jaetaan FB-rymissä: MK2017 Vastaavat (suljettu ryhmä) & Maailma kylässä festivaalin vapaaehtoiset sekä sähköpostitse Rummuta Maailma kylässä ilosanomaa somessa kutsu kaverisi Maailma kylässä -festivaalin FB tapahtumaan seuraa kommentoi Twitterissä: #maailmakylässä #mk2017 seuraa ja kuuntele Spotifyssa (Maailma kylässä 2017 soittolista) sekä YouTubessa

15 Tärkeät päivämäärät Aktivoituminen somessa ja yhteydenotto vapaaehtoisiin huhtikuun aikana Festivaalilehti ilmestyy 5.5. (hae jakoon esim. omalle työpaikallesi tai koulullesi) Palkkiolomake ja verokortti Kepaan yhteyshenkilöllesi mennessä Maailma kylässä -festivaali vastaavien palautetilaisuus klo & työtekijöiden karonkka klo (paikka ilmoitetaan lähempänä) Raportit 9.6. mennessä Seuraavaksi syömään Ravintola Ilvekseen josta siirtyminen Tavastialle Kivi-Paperi-SaksED 2017 suomenmestaruuskilpailuihin

16 Tapahtuman järjestää: